Warunek wstępny do wielkiego realizacja projektu jest planowanie strategiczne.
Obejmuje ono zdefiniowanie zakres projektu określanie zadań, ustalanie priorytetów, szacowanie harmonogramu projektu, zarządzanie interesariuszami i przydzielanie zasobów. 📑
Ale to nie wszystko. Musisz także stale śledzić projekt, zapewniać jakość dostarczanych produktów, eliminować silosy oraz identyfikować i zapobiegać potencjalnym zagrożeniom.
Wymaga to ręcznego wysiłku i pozostawia miejsce na błędy, zwłaszcza jeśli jednocześnie pracujesz nad wieloma projektami. Szablony zarządzania projektami są doskonałym sposobem na automatyzację i standaryzację procesów zarządzania projektami. Pomaga to zaoszczędzić wiele czasu i zasobów.
Na tym blogu podzielimy się pięcioma najlepszymi szablonami Excel do zarządzania projektami, które można wykorzystać do efektywnego zarządzania projektami planowania projektu i śledzenie.
Czym są szablony Excel do zarządzania projektami?
Szablony Excel do zarządzania projektami to wstępnie sformatowane arkusze kalkulacyjne Excel z ustrukturyzowanym układem do planowania i śledzenia projektów. Są to wydajne ramy do przydzielania zasobów, tworzenia budżetów projektów, ustalania harmonogramów, opracowywania raportów projektowych i ocena postępów.
Szablony zarządzania projektami można dostosować do własnych wymagań, celów i interesariuszy.
Ale jak dowiedzieć się, który szablon jest odpowiedni? Dowiedzmy się tego.
Co składa się na dobry szablon Excel do zarządzania projektami?
To proste - dobry szablon powinien ułatwiać życie.
Niektóre z najlepszych szablonów Excel szablony do zarządzania projektami są przejrzyste, przyjazne dla użytkownika, łatwo konfigurowalne, skalowalne i mogą być bezproblemowo zintegrowane z popularnymi aplikacjami oprogramowaniem do zarządzania projektami .
Oto kilka kluczowych elementów, które tworzą dobry szablon.
Elastyczność i personalizacja
- Możliwość dostosowania do różnych typów projektów: Szablon powinien być dostosowany do różnych rozmiarów projektów, złożoności i metodologii (np. Agile, Waterfall)
- Łatwość modyfikacji: Powinna istnieć możliwość łatwego dodawania, usuwania lub dostosowywania sekcji
Kluczowa funkcjonalność
- Wspólne zarządzanie zadaniami: Śledzenie zadań, zależności, terminów i postępów. Rozważ takie funkcje jak przeciąganie i upuszczanie oraz paski postępu
- Budżetowanie ialokacja zasobów: Śledzenie kosztów projektu, wydatków i odchyleń budżetowych. Umożliwia łatwe wprowadzanie i wizualizację danych finansowych
- Raportowanie: Generowanie raportów na temat postępów projektu, wykorzystania zasobów i wydajności budżetu
Atrakcyjność wizualna i użyteczność
- Czysty i profesjonalny wygląd: Używaj przejrzystego formatowania, spójnych czcionek i kolorów, aby poprawić czytelność i atrakcyjność wizualną
- Intuicyjny układ: Logiczne uporządkowanie informacji i wyraźne oznaczenia ułatwiające znalezienie potrzebnych informacji
Dodatkowe uwagi
- Bezpieczeństwo: Jeśli korzystasz z aplikacji wspólnie, rozważ ochronę hasłem lub inne środki bezpieczeństwa
- Kontrola wersji: Wdrożenie mechanizmów kontroli wersji w celu śledzenia zmian i przywracania ich w razie potrzeby
Mając na uwadze te podstawowe możliwości, przedstawimy kilka najbardziej przydatnych szablonów Excel do zarządzania projektami.
5 szablonów Excel do zarządzania projektami do wykorzystania w 2024 roku
Oto pięć najlepszych szablonów Excel, których można użyć w 2024 roku do optymalizacji zarządzania projektami.
1. Szablon Excel Project Tracker 📑
via Microsoft W przypadku jednoczesnej obsługi wielu projektów Szablon Excel Project Tracker jest dla Ciebie. Ten szablon dzieli różne zadania w ramach projektu na różne kategorie, aby uprościć monitorowanie.
Śledź daty rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz to, która kategoria projektu została przypisana do którego członka zespołu za pomocą tego szablonu. Pomaga zarządzać terminami i umożliwia efektywną alokację zasobów.
Po zakończeniu projektów można przeanalizować czas poświęcony na różne projekty i przyczyny opóźnień oraz odpowiednio zoptymalizować inne projekty.
A co najlepsze? Można ją dostosować i dodać tabele przestawne i wykresy, aby lepiej zrozumieć, jak postępują różne projekty. Pobierz ten szablon
2. Szablon listy zadań do wykonania w programie Excel 📊
via Microsoft Jeśli chcesz uzyskać przejrzysty i szczegółowy przegląd każdego zadania w ramach projektu, pobierz aplikację Szablon listy zadań do wykonania w programie Excel . Zawiera wszystkie niezbędne funkcje listy rzeczy do zrobienia. Możesz wziąć największe projekty i podzielić je na konkretne "Działania", każde z terminem realizacji, budżetem i procentem postępu.
Możesz także dodawać konkretne notatki lub przypomnienia dla każdego działania, aby usprawnić projekt i na bieżąco informować wszystkich interesariuszy.
Paski danych Excel dodane do arkusza kalkulacyjnego zapewniają wizualny widok ogólnego postępu. Jest to doskonały szablon do planowania tygodniowych, miesięcznych i kwartalnych działań dla BHAG (Big, Hairy, Audacious Goals). Pobierz ten szablon
3. Szablon osi czasu projektu Excel 🗓️
via Microsoft To Szablon osi czasu projektu Excel jest doskonałym narzędziem dla kierowników projektów, którzy wolą wizualny i uproszczony widok danych niż informacje upakowane w niekończących się wierszach lub kolumnach.
Szablon zapewnia wizualną mapę ogólnej osi czasu projektu. Dodaj do szablonu kamienie milowe, terminy i nazwiska członków zespołu pracujących nad określonymi zadaniami, a otrzymasz diagram osi czasu wszystkich kamieni milowych projektu.
Kiedy przydaje się ten szablon? Za każdym razem, gdy wpadasz w panikę, że projekt jest opóźniony. Zmotywuje to ciebie i twój zespół do przygotowania się i pracy dwa razy ciężej. Pobierz ten szablon
4. Szablon wykresu Gantta w programie Excel 📈
via Microsoft The Szablon wykresu Gantta w programie Excel to zaawansowane narzędzie do wizualnego śledzenia postępów projektu. Podczas gdy inne szablony Excel do zarządzania projektami zapewniają przegląd projektu, ten szablon zawiera szczegółowe informacje.
Dodaj szczegóły zadania w kolumnie opisu kamienia milowego. Następnie wprowadź odpowiednie kategorie, w tym cele projektu i kamienie milowe, lub dostosuj szablon do własnych potrzeb Szablon wykresu Gantta aby uwzględnić informacje istotne dla Ciebie, Twojego zespołu i interesariuszy projektu.
Następnie podaj datę rozpoczęcia zadania, przypisz je do członka zespołu i określ liczbę dni wymaganych do jego wykonania.
Następnie należy dodać procent ukończenia zadania. Rezultat? Wiesz, które zadania są na dobrej drodze, które mają niskie/średnie/wysokie ryzyko ukończenia, a które są nieprzypisane.
Choć przyzwyczajenie się do tego szablonu wymaga trochę czasu, jego zaletą jest to, że jest dostępny w jasnych, ciemnych i kolorowych motywach, które sprawiają, że praca z nim jest wizualną przyjemnością. Pobierz ten szablon
5. Szablon wydajności projektu Excel ✅
via Microsoft The Szablon wydajności projektu Excel jest nieco bardziej złożony niż niektóre inne szablony Excel do zarządzania projektami.
Jednak po zapoznaniu się z nim, można uzyskać wysoki poziom informacji finansowych na temat wydajności projektu, zwłaszcza w odniesieniu do rzeczywistego generowania przychodów. Możesz ocenić kondycję finansową dowolnego projektu, porównując budżet projektu, całkowite poniesione koszty i kwotę przekroczenia budżetu.
Jest to jeden z najlepszych szablonów Excel do analizy rzeczywistej wartości projektu dla firmy. Można go używać do śledzenia wskaźników efektywności kosztowej i efektywności harmonogramu. Pobierz ten szablon
Ograniczenia korzystania z programu Excel do zarządzania i śledzenia projektów
Chociaż szablony Excel zapewniają standardowe, przejrzyste i wydajne ramy zarządzania projektami, mogą być trudne w użyciu. Mogą się one mylić z powodu nadmiernego polegania na ręcznym wprowadzaniu danych.
Oto niektóre z nich wyzwania, z którymi możesz się spotkać podczas korzystania z programu Excel do zarządzania projektami:
1. Brak automatyzacji
Śledzenie zadań, zarządzanie ryzykiem i angażowanie interesariuszy wymaga czasu i wysiłku. W tym chaosie ręczne aktualizowanie danych jest ostatnią rzeczą, którą chciałbyś robić.
Ale w Excelu nie ma innej opcji. Musisz wpisywać wszystko, niezależnie od tego, czy chodzi o generowanie spostrzeżeń, czy aktualizowanie statusu projektu.
2. Trudności w śledzeniu postępów projektu
Płynna współpraca jest podstawą skutecznego zarządzania projektami.
Nie można jednak śledzić postępów w czasie rzeczywistym ani identyfikować blokad w programie Excel, zwłaszcza w przypadku dużych zespołów pracujących nad jednym projektem.
3. Brak możliwości integracji programu Excel z innymi narzędziami
Zarządzanie projektami wymaga udostępniania danych przy użyciu różnych platform. Potrzebne są narzędzia, które można płynnie zintegrować z innymi aplikacjami.
Można na przykład zintegrować platformę do zarządzania projektami, taką jak ClickUp, ze Slackiem i tworzyć zadania na podstawie dyskusji projektowych. Excel nie może być jednak tak łatwo zintegrowany z innymi platformami.
4. Ograniczona wizualizacja danych
Jak wolisz przeglądać harmonogramy projektów - sprawdzając kolumnę kilka razy w arkuszu Excel czy uzyskując dostęp do wizualnej osi czasu w intuicyjnym pulpicie nawigacyjnym?
Druga opcja jest łatwiejsza, ale niewykonalna w programie Excel. Jednak z narzędzia do zarządzania projektami takich jak ClickUp, można wizualizować harmonogramy projektów, zasoby, alokację budżetu i wydajność w oparciu o kilka wskaźników.
Poznaj ClickUp: Najlepszy szablon do zarządzania projektami w Excelu
Cyfryzacja zmienia branże na lepsze; zarządzanie projektami nie jest wyjątkiem. Szablony Excel nie spełniają już swojej roli. Potrzebujesz oprogramowanie do zarządzania projektami jak ClickUp dla bardziej zaawansowanych funkcjonalności. szablony do zarządzania projektami ClickUp pomagają w lepszym planowaniu, optymalizacji, śledzeniu i analizie. Oto 10 szablonów, które warto rozważyć jako alternatywę dla szablonów zarządzania projektami Excel.
1. Szablon zarządzania projektami ClickUp
Zwiększ wydajność projektu poprzez ciągłe monitorowanie zadań w różnych fazach dzięki szablonowi zarządzania projektami ClickUp
Szczegółowe planowanie i realizacja mają kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Szablon Szablon zarządzania projektami ClickUp jest doskonałym narzędziem do efektywnego planowania różnych zadań projektowych i zidentyfikować wąskie gardła na wczesnym etapie.
Zapewnia mapę drogową, która pozwala poruszać się po całym cyklu życia projektu. Oto jak to zrobić.
Najpierw dodaj zadania i pogrupuj je w cztery kategorie - nierozpoczęte, w trakcie przeglądu, w toku i wymagana aktualizacja. Możesz dodawać nowe zadania w każdej kategorii lub przenosić zadania między różnymi kategoriami.
Następnie dodaj dział dla każdego projektu, wybierz priorytet, dodaj opis projektu i zdefiniuj kluczowe wskaźniki wydajności.
W ten sposób będziesz mieć wszystkie niezbędne informacje o projekcie na wyciągnięcie ręki.
Szablon zawiera różne zakładki aktywności, które zwiększają komfort zarządzania projektami. Posiada zakładkę przeglądu, która opisuje różne fazy projektu, tablicę postępu zadań w stylu Kanban i zakładkę pilnych zadań, aby pomóc ci zawsze być na bieżąco z wymaganiami projektu. Pobierz ten szablon
2. ClickUp Prosty szablon wykresu Gantta
Zidentyfikuj blokady na wczesnym etapie i podejmij natychmiastowe działania w celu sprawnego ukończenia projektu dzięki szablonowi ClickUp Simple Gantt Chart Template
Szablon ClickUp Prosty szablon wykresu Gantta jest prostym i skutecznym narzędziem do zarządzania projektami dla wszystkich typów projektów. Szablon ten pomaga śledzić i wizualizować postępy różnych zadań oraz oceniać ich stan zaawansowania zgodnie z czasem przeznaczonym na dane zadanie.
Uzyskaj kompleksowy przegląd każdego komponentu projektu z polami takimi jak opis zadania, osoba przypisana, aktualny status, priorytet, faza projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz postęp projektu.
Możesz użyć tego szablonu, aby przewidzieć i naprawić zależności lub blokady, zanim wykoleją projekt. Ten wizualny tracker pozwoli ci przeanalizować potencjalne opóźnienia w realizacji poszczególnych zadań, zwiększając w ten sposób ogólną wydajność. Pobierz ten szablon
3. Szablon rezultatów projektu ClickUp
Skorzystaj z szablonu ClickUp Project Deliverables Template, aby zdefiniować zakres projektu i efektywnie przydzielić zasoby
Ostatecznym celem zarządzania projektami jest zapewnienie produktów wysokiej jakości do klienta. The Szablon rezultatów projektu ClickUp pomaga osiągnąć ten cel. Zapewnia on przegląd rezultatów projektu, zadań i faz.
Ten szablon zapewnia widok tablicy lub Kanban wszystkich projektów dla różnych klientów. Poniżej opisu projektu należy dodać szczegółową listę rezultatów. Możesz także dodać konkretne procesy, aby osiągnąć wyniki, harmonogramy, budżety i kamienie milowe.
Użyj tego szablonu do śledzenia postępów każdego projektu. Możesz też pójść o krok dalej i śledzić rzeczywistą wydajność projektu w oparciu o kilka wskaźników. Pomoże to określić wskaźnik sukcesu projektów i ich wkład w rozwój organizacji. Pobierz ten szablon
4. Szablon raportowania projektu ClickUp
Przygotuj przejrzyste raporty dla interesariuszy, komunikacji, monitorowania wydajności i podejmowania strategicznych decyzji dzięki szablonowi raportowania projektów ClickUp
Wśród innych obowiązków kierownika projektu, raportowanie projektu często schodzi na dalszy plan. The Szablon raportowania projektu ClickUp ułatwia przygotowywanie szczegółowych raportów projektowych do wewnętrznego śledzenia i dostarczania aktualnych informacji interesariuszom.
Szablon ten wykorzystuje tradycyjny układ raportu do opisania szczegółów i statusu projektu. Można również użyć tego szablonu do wyświetlenia osi czasu działań dla projektu, otrzymanych zatwierdzeń, zgłoszonych uwag, blokad, wykorzystanych zasobów i kosztów projektu.
Ten szablon pulpitu nawigacyjnego projektu zawiera następujące istotne szczegóły dotyczące przygotowywania wyczerpujących raportów.
- Metryki projektu
- Status aktywności
- Podsumowanie priorytetów
- Status harmonogramu
- Status budżetu Pobierz ten szablon ### 5. Szablon ClickUp Project Tracker
Zwiększ produktywność dzięki lepszemu planowaniu i śledzeniu projektów za pomocą szablonu ClickUp Project Tracker Template
Śledzenie zadań jest jednym z najtrudniejszych aspektów zarządzania projektami, szczególnie w przypadku projektów na dużą skalę, które angażują wielu interesariuszy. Jest to miejsce, w którym ClickUp Project Tracker Template wchodzi do gry.
Automatyzuje on planowanie i monitorowanie zadań, umożliwiając dodawanie zadań do określonej kategorii projektu. Możesz także utworzyć kilka podzadań i przypisać je do różnych członków zespołu.
Możesz aktualizować i śledzić stan różnych zadań, klikając przycisk rozwijany obok każdego zadania.
- Czerwony oznacza krytyczne i wymagające natychmiastowej uwagi
- Bursztynowy oznacza opóźnienie i może mieć wysoki priorytet
- Zielony oznacza, że zadanie jest na dobrej drodze
Możesz także dodać niestandardowe pole daty, aby śledzić szacowany i rzeczywisty czas ukończenia zadań. Pobierz ten szablon
6. Szablon zamknięcia projektu ClickUp
Skorzystaj z szablonu ClickUp Project Closure Template, aby ocenić wskaźnik powodzenia projektu na podstawie różnych wskaźników
W końcu złożyłeś projekt w wyznaczonym terminie. Ale czy zakończył się on sukcesem? Czy klient zaakceptował rezultaty? The Szablon zamknięcia projektu ClickUp pomaga uzyskać te odpowiedzi.
Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć listę zadań zawierającą wszystkie elementy działań wymagane do ukończenia projektu, w tym sfinalizowanie kosztów projektu, uzyskanie zgody od interesariuszy i uzyskanie potwierdzenia od klienta.
Dodaj osoby przypisane, priorytet, termin wykonania, a następnie wybierz status zadania. Możesz także dostosować dodatkowe pola, aby dodać metryki projektu.
Potrzebujesz tego zamknięcie projektu szablon pod koniec projektu po dostarczeniu projektu do klienta. Można go rozesłać do wszystkich interesariuszy w celu przeprowadzenia ostatecznej dyskusji, po której można ogłosić, że projekt został zakończony.
Szablon ten można wyświetlić w pięciu formatach: Lista, Tablica, Gantt, Dokument i Oś czasu. Pobierz ten szablon
7. Szablon mapy drogowej projektu ClickUp
Osiągnij cele projektu, dodając strukturę i kierunek do projektu za pomocą szablonu mapy drogowej projektu ClickUp
W zarządzaniu projektami mapa drogowa jest często mamutem. Alokacja zasobów, śledzenie postępów, monitorowanie ryzyka i zarządzanie interesariuszami to tylko wierzchołek góry lodowej.
Możesz czuć się przytłoczony, stracić orientację i oddalić się od celu końcowego. The Szablon mapy drogowej projektu ClickUp pozwala spojrzeć na każdy projekt z innej perspektywy.
Szablon ten pozwala zachować kontrolę poprzez dostosowanie wszystkich zadań do celu projektu. Został zaprojektowany z perspektywy zespołu zajmującego się rozwojem produktu. W związku z tym można go używać do łatwej współpracy z zespołem, śledzenia nadchodzących zadań i ustalania priorytetów.
Ten przyjazny dla użytkownika szablon zapewnia pięć widoków do wizualizacji szczegółów projektu - listę, obciążenie pracą, kalendarz, Gantt i widok tablicy lub Kanban. Można również dostosować różne pola i statusy, aby odzwierciedlić, czy realizacja projektu jest zsynchronizowana z mapą drogową. Pobierz ten szablon
8. Szablon portfolio zarządzania projektami ClickUp
Skorzystaj z ClickUp Project Management Portfolio Template, aby śledzić wszystkie projekty w jednym miejscu i usprawnić zarządzanie ryzykiem, koordynację, raportowanie i analizę
Szablon Szablon do zarządzania projektami ClickUp Portfolio służy jako plan dla wszystkich projektów w całej firmie. Jest podobny do pulpitu nawigacyjnego portfela inwestycyjnego, w którym można śledzić zyski i straty wszystkich inwestycji w jednym miejscu. Szablon ten zapewnia widok z lotu ptaka na wszystkie projekty we wszystkich działach organizacji.
Możesz dodać niestandardowe tagi, takie jak oczekujące na przegląd, w toku lub nierozpoczęte, aby śledzić status projektu. Szablon zawiera również kilka pól, takich jak opis projektu, komentarze związane z projektem, szacowany harmonogram projektu i status priorytetu.
Szablon ten jest niezwykle przydatny, gdy chcesz przygotować raporty o stanie projektu lub dać interesariuszom szybką aktualizację. Pobierz ten szablon
9. Szablon osi czasu do wypełnienia ClickUp
Skorzystaj z szablonu osi czasu ClickUp Fillable Timeline Template, aby z łatwością wizualizować i śledzić harmonogramy wydarzeń i projektów
Kierownicy projektów są stale pod presją, aby realizować projekty w sztywnych terminach. The Szablon osi czasu do wypełnienia ClickUp zmniejsza stres, pomagając w łatwym mapowaniu projektów i ustalaniu harmonogramów wydarzeń z sekwencyjnymi działaniami. Możesz także wizualizować złożone harmonogramy i udostępniać je odpowiednim interesariuszom.
Masz również możliwość dodawania/usuwania/edycji zadań z osi czasu, co pozwala skupić się na pilnych zadaniach. To nie wszystko. Możesz uzyskać szybki przegląd postępów, udostępniać harmonogramy swojemu zespołowi i śledzić koszty projektu. Najciekawszą cechą tego szablonu jest to, że możesz dostosować sposób wyświetlania osi czasu - wybierz widok listy, wykresy Gantta, widok obciążenia pracą lub widok kalendarza.
Spersonalizuj szablon, dodając etykiety priorytetów, reakcje na komentarze i wielu przypisanych. Ten szablon do zarządzania projektami ClickUp doskonale nadaje się do projektów wymagających elastyczności lub projektów o niskim priorytecie. Pobierz ten szablon
10. Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp
Usprawnij proces planowania i realizacji projektów dzięki szablonowi ClickUp Project Management Framework Template
Jeśli wydaje się, że dom płonie, a Ty z trudem gasisz pożar, potrzebujesz lepszego planowania i alokacji zasobów.
Zmniejsz chaos w planowaniu projektu dzięki Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp . Jest to szablon typu "wszystko w jednym", który ułatwia szczegółowe planowanie każdego elementu projektu, pomaga skonfigurować standardowe procedury operacyjne (SOP) dla różnych zadań i pomaga śledzić aktualizacje w czasie rzeczywistym w celu ograniczenia ryzyka.
Szablon ten zapewnia ustrukturyzowany pulpit nawigacyjny do przypisywania zadań, ustalania kamieni milowych, śledzenia postępów i dostosowywania terminów. Pobierz ten szablon Bonus: Narzędzia AI dla programu Excel !
Usprawnij zarządzanie projektami dzięki szablonom Excel i ClickUp
Jako kierownik projektu pokonujesz wszelkie przeszkody i prowadzisz swój zespół właściwą ścieżką. Potrzebujesz jednak strategicznej mapy drogowej i solidnego wykonania, aby pewnie iść naprzód. Szablony do zarządzania projektami ClickUp to zapewniają.
Automatyzują one planowanie i śledzenie projektu, pomagając zidentyfikować i pokonać przeszkody. Co więcej, szczegółowa analityka oferowana przez oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zapewnia wyciąganie wniosków z bieżących projektów w celu poprawy wyników przyszłych projektów. Zarejestruj się w ClickUp już dziś aby zoptymalizować ramy zarządzania projektami!