"Reagowanie na zmiany, a nie przestrzeganie planu" to czwarty filar manifest zwinności . Podsumowuje, co to znaczy być "zwinnym", oczekując od Teams przyjęcia zmian i dynamicznej ewolucji wraz ze zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi.
Oznacza to, że potrzebni są członkowie zespołu i menedżerowie, którzy dostosowują się do zmian i posiadają umiejętności i możliwości, aby obracać się, gdy wymaga tego sytuacja. Pomaga w tym zwinny plan obciążenia.
Czym jest zwinne planowanie obciążeń?
Zwinne planowanie obciążenia to proces oceny ilości dostępnego czasu wydajności w każdym sprincie. Kierownicy projektów używają zwinnego planowanie obciążenia do planowania pracy i zarządzania dostarczaniem oprogramowania.
Zwinny plan obciążenia jest funkcją następujących elementów.
- Długość sprintu: Zazwyczaj dwa tygodnie lub dziesięć dni roboczych
- Wielkość zespołu: Liczba członków zespołu dostępnych na sprint
- Dostępność zespołu: Liczba godzin, w których członkowie zespołu są dostępni, odliczając wszelkie urlopy i święta
- Współczynnik wykorzystania: Czas, w którym zespół może pracować nad celami sprintu, zazwyczaj 0,6-0,8
Jeśli jesteś przytłoczony całą terminologią, tutaj znajdziesz podręczny słownik pojęć zwinne terminy scrumowe .
Chociaż zwinność jako metodologia rozpoczęła się jako praktyka tworzenia oprogramowania, ostatnio została przyjęta przez zespoły z całego spektrum. Agencje cyfrowe , zespoły zajmujące się pisaniem zawartości, firmy e-commerce itp. wykorzystują zwinne metodologie, takie jak Kanban lub Scrum, do efektywnego świadczenia usług.
szablon zwinnego zarządzania projektami ClickUp
Jeśli nie jesteś programistą projekt deweloperski menedżer, który chce przyjąć zwinne praktyki, Szablon zwinnego zarządzania projektami ClickUp jest świetnym miejscem do rozpoczęcia.
Możesz użyć dołączonego formularza, aby usprawnić żądania w zaległościach, użyć sprintów do wykonania zadań i uruchomić zwinne ceremonie jak standupy i retrospektywy, a wszystko to w ClickUp.
Obciążenie Teams vs Szybkość Teams w Agile
Obciążenie zespołu i jego szybkość to dwa krytyczne wskaźniki zwinne tworzenie oprogramowania używają Teams.
Obciążenie zespołu odnosi się do liczby godzin pracy dostępnych na sprint. Szybkość zespołu odnosi się do liczby punktów fabularnych, które zespół może opracować w każdym sprincie.
W oparciu o tempo pracy zespołu osiągnięte w przeszłości, zwinny kierownik projektu lub scrum master szacuje przyszłe obciążenie i planuje historyjki użytkownika dla deweloperów.
Korzyści i znaczenie zwinnego planowania obciążeń
Zwinne tworzenie oprogramowania wymaga przejrzystości w chaosie. Nawet w miarę ewolucji wymagań biznesowych, kierownik projektu lub scrum master scrum team dostosowuje się i kontynuuje bez utraty tempa. Obciążenie planowanie sprintów zapewnia to.
Niezawodne dostarczanie oprogramowania: Dzięki dokładnemu planowi obciążenia, zwinne Teams mogą lepiej prognozować wysiłki inżynierów, tworząc większą przewidywalność. Dzięki temu podejmują możliwe do zrealizowania commit'y i dostarczają to, co obiecali.
Zwiększone zaufanie: Gdy dostarczanie oprogramowania jest niezawodne i przewidywalne, istnieje większe zaufanie między zespołami Business i inżynieryjnymi. Sprzyja to współpracy i innowacjom.
Lepsza jakość oprogramowania: Zwinny plan obciążenia ustawia strukturę tego, co można rozsądnie osiągnąć w każdym sprincie. Dzięki temu Teams nie idą na skróty i stosują najlepsze praktyki.
Raportowanie budżetu na ClickUp
Dokładne zarządzanie budżetem: Gdy kierownicy projektów mogą dokładnie prognozować obciążenie zespołu, mogą również efektywniej zarządzać zasobami i budżetem. Jeśli korzystasz z narzędzie do zarządzania projektami jak ClickUp, budżety i raportowania wydatków mogą być również automatycznie obliczane na podstawie danych dotyczących obciążenia.
Poprawa morale zespołu: Planowanie obciążenia odbywa się w oparciu o dostępność członków zespołu podczas każdego sprintu. Członkowie teamu wykazują większe zaangażowanie w projekt, ponieważ sami decydują, ile pracy mogą wykonać.
Usprawnienie procesu: Spostrzeżenia z planowania obciążenia służą również różnym metodologie doskonalenia procesów . Pomagają one ocenić wydajność, produktywność i jakość pracy zespołu, budując skumulowaną efektywność w czasie.
Dobry zwinny plan obciążenia przynosi korzyści każdemu interesariuszowi zaangażowanemu w projekt. Pomaga kierownikom projektów kierować dostawą we właściwym kierunku i utrzymywać commit. Stanowi wsparcie dla pełnoprawnych członków zespołu. Co najważniejsze, buduje zaufanie i zależność zespołu inżynierów wśród interesariuszy biznesowych.
Działanie tak kluczowe dla powodzenia projektu rozwoju oprogramowania nie jest pozbawione wyzwań. Przyjrzyjmy się niektórym z nich i zobaczmy, jak można je pokonać.
Wyzwania związane ze zwinnym planowaniem obciążeń
Choć na pierwszy rzut oka wygląda to prosto, zwinne planowanie obciążenia obejmuje szeroki zakres czynników, które należy wcześniej dokładnie oszacować. Niektóre kluczowe zmienne, które mogą mieć wpływ na zwinne planowanie obciążenia, są następujące.
Stabilność Teams: Aby zwinne planowanie obciążenia było skuteczne, potrzebny jest spójny zespół. Jeśli w jednym sprincie obciążenie wynosi 40 godzin, a w innym 400 godzin, żadne z korzyści nie mogą zostać zrealizowane.
Indywidualna wydajność: Umiejętności i wydajność członków Teams mogą się znacznie różnić. Stażysta może potrzebować 10 godzin do zrobienia zadania, które doświadczona osoba może zrobić w 10 minut. Zasadniczo nie wszystkie godziny pracy inżynierów lub indywidualne obciążenia są sobie równe.
Wskaźnik wykorzystania: Współczynnik wykorzystania - czasami znany jako współczynnik skupienia - szacuje, jaka część godzin pracy zespołu ma pozostać skupiona na sprincie. Choć jest to rozsądne oszacowanie, może się ono różnić. Na przykład, ostatni sprint w roku kalendarzowym może mieć mniejsze wykorzystanie, biorąc pod uwagę zbliżający się okres świąteczny.
Skalowalność: W małym zespole zwinne planowanie obciążenia jest proste. Jednak w dużej organizacji, która musi planować obciążenie dla wielu teamów, gromadzenie odpowiednich danych i prognoza mogą stanowić wyzwanie.
Wartości względne: Obciążenie jest zwykle mierzone w godzinach, co jest wartością bezwzględną. Jednak prędkość zespołu i alokacja zadań są często zrobione w wartościach względnych, takich jak story points. Pogodzenie tych dwóch wartości napotyka na różnice zdań.
Zespoły Agile potrzebują odpowiedniej kombinacji narzędzi i procesów, aby sprostać tym wyzwaniom. Oto kilka pomocnych ram.
Jak obliczyć obciążenie w Agile
W najprostszej formie, obciążenie w Agile = czas trwania sprintu x dostępność zespołu x wskaźnik wykorzystania. A free oprogramowanie do zarządzania projektami lub arkusz kalkulacyjny mogą pomóc w dokonaniu tych obliczeń.
Nie zawsze jest to jednak proste. Każda z tych zmiennych może mieć inne czynniki. Omówimy je poniżej i pokażemy przykłady.
Czas trwania sprintu: Czas trwania sprintu to liczba dni przeznaczonych na każdą iterację. Typowy sprint może trwać dwa lub cztery tygodnie, choć dwa tygodnie są bardziej popularne. Nie licząc świąt i innych czynników zewnętrznych, typowy sprint ma dziesięć dni roboczych.
Automatyczny podział 8-godzinnego obciążenia pracą na dwa dni w ClickUp
Dostępność Teams: Dostępność zespołu jest funkcją liczby członków zespołu, godzin pracy dziennie, commitów w inne projekty, spotkań i innych aktywności poza pracą oraz ewentualnych nieobecności.
Dostępność = liczba członków zespołu x (godziny pracy - czas poza pracą - nieobecności)
Współczynnik wykorzystania: Nierozsądne jest oczekiwanie, że członkowie zespołu będą pracować przez 100% czasu nad przypisanymi im historiami użytkowników. Potrzebują oni kreatywnych przerw, wspólnych spotkań itp. Kierownicy projektów szacują wykorzystanie na poziomie 80% w przypadku doświadczonego zespołu lub 60% w przypadku świeżo upieczonych absolwentów lub nowych członków zespołu.
Zobaczmy, jak ta formuła sprawdza się w praktyce.
Przykładowy scenariusz pierwszy
Załóżmy, że masz 10-osobowy zespół pracujący po 8 godzin dziennie w 10-dniowym sprincie.
Twoje obciążenie dla następnego sprintu wynosiłoby 10 (czas trwania sprintu) x 10 (wielkość zespołu) x 8 (dostępność zespołu) x 80% (wskaźnik wykorzystania), czyli 640 godzin.
Przykładowy scenariusz drugi
Załóżmy, że masz zespół składający się z pięciu pełnoetatowych programistów pracujących po 8 godzin dziennie i pięciu konsultantów pracujących w niepełnym wymiarze godzin po 3 godziny dziennie. Jeden z nich jest na tygodniowym urlopie.
W tym przypadku, twoje obciążenie agile dla dwutygodniowego sprintu byłoby następujące.
- Dostępność teamu: [4 (pełnoetatowych deweloperów) x 8 (godzin) + 5 (niepełnoetatowych deweloperów) x 3 (godziny) x 10 (dni roboczych)] + [1 (pełnoetatowy deweloper) x 8 (godzin) x 5 (dni roboczych)]
- Wskaźnik wykorzystania: 80%
Obciążenie = 408 godzin
W miarę powiększania się zespołu, na dostępność wpływają inne czynniki, a planowanie obciążenia może stać się nieskończenie skomplikowane. Oto, w jaki sposób można zapewnić skuteczne zwinne planowanie obciążenia za pomocą odpowiednich narzędzi.
Jak przeprowadzić skuteczne zwinne planowanie obciążenia
Skuteczne zwinne planowanie obciążenia obejmuje kilka kroków, które mogą się znacznie różnić w zależności od wielu czynników. Oto struktura wykorzystująca zwinne narzędzie do zarządzania projektami, która pomoże ci zacząć.
Jesteś nowy w zwinnym zarządzaniu projektami? Oto dziesięć zwinnych szablonów dla projektów, aby zapewnić podstawy i dane do skutecznego planowania obciążeń.
Przygotowanie do następnego sprintu
Najlepszym momentem na planowanie obciążenia jest spotkanie dotyczące planowania sprintu. Zanim zaplanujesz obciążenie, zidentyfikuj elementy zaległości, nad którymi planujesz pracować i nadaj im priorytety. Proces ten można rozpocząć od podstaw lub skorzystać z jednego z wielu dostępnych narzędzi szablonów do planowania obciążeń aby przeprowadzić Cię przez ten proces.
widok tablicy ClickUp do planowania sprintów_
Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, masz mapę całego cyklu życia produktu, w tym wszystkie historie. Możesz przyjrzeć się elementom backlogu, ocenić ich status i wybrać odpowiednie do następnego sprintu. To da ci wyobrażenie o całkowitym obciążeniu, którego prawdopodobnie będziesz potrzebować.
Szablon do rejestrowania obciążenia pracą pracowników w zwinnym zespole
Z Szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp można ustawić oczekiwania i zaplanować zadania tak, aby nikt nie był przytłoczony lub nieprzygotowany. Efektywnie zarządzać zespołem obciążenie pracą i planowanie nadchodzących sprintów za pomocą tego szablonu.
Zidentyfikuj potrzebne umiejętności
Zanim sprawdzisz, jakie masz obciążenie, określ, czego potrzebujesz. W zależności od wybranych historii, możesz potrzebować x deweloperów, y analityków jakości i z analityków biznesowych.
Dokonaj tych obliczeń i określ dokładne profile potrzebnych członków zespołu.
Zablokuj czas trwania sprintu
Na podstawie zidentyfikowanych elementów backlogu zdecyduj, jak długo potrwa następny sprint. Usuń z tych obliczeń wszelkie święta lub inne dni wolne dla całego Teams/org.
Zrozumienie dostępności teamu
Żaden sprint nie jest zupełnie nowy. Trwające projekty zawsze mają pozostałości z poprzednich sprintów, a członkowie zespołu mogą być zmuszeni do pracy nad innymi projektami. Dokładnie oblicz dostępność zespołu na następny sprint.
ClickUp Workload view
Gdy używasz ClickUp do zarządzania pracą swojego zespołu, jego wydajność i dostępność w przyszłości są natychmiast dostępne. Widok obciążenia pracą pozwala zobaczyć szacowany czas, zakończone zadania, otwarte zadania, punkty sprintu itp.
Gdy każdy członek zespołu wprowadzi swoje plany urlopowe do ClickUp, możesz również dokładnie uchwycić ich dostępność do planowania projektu.
Zaawansowane formuły w polach niestandardowych ClickUp
Możesz również automatycznie obliczać dostępność zespołu za pomocą zaawansowanych formuł w polach niestandardowych ClickUp.
Ustawienie sprintu w ClickUp
Użyj zadań ClickUp, aby ustawić każdy element jako część sprintu. Użyj widoku zadania, aby szczegółowo opisać historię użytkownika, zostawić komentarze, przypisać priorytet, dodać etykiety lub inne niestandardowe pola, których możesz potrzebować.
Widok raportowania tygodniowego w ClickUp
Na podstawie danych z przeszłości dodaj szacowany czas dla każdego zadania, aby upewnić się, że może ono zostać zakończone w ramach sprintu. Następnie ustaw daty rozpoczęcia/zakończenia i zależności.
Uzyskaj commit zespołu
Samoorganizacja zwinne teamy jak autonomia. Zamiast więc przydzielać zadania członkom zespołu, zwołaj spotkanie i zachęć ich do zobowiązania się do dyspozycyjności. Niech sami przydzielą sobie zadania i rozwiążą wszelkie problemy w trakcie.
Potwierdź, że wszystko jest ustawione
Po ustawieniu całego sprintu w ClickUp i przypisaniu zadań, nadszedł czas, aby upewnić się, że zespół jest w stanie je zakończyć.
Widok obciążenia pracą zespołu na ClickUp
Racjonalizacja obciążenia pracą: Widok obciążenia pracą w projekcie pomaga zobaczyć alokacja zasobów dla wszystkich członków zespołu, skąd można dodawać/usuwać zadania na podstawie ich wykorzystania. Jeśli ktoś jest na czerwono, tj. ma nadmierne obciążenie, usuń zadania z jego listy i oceń szybkość ich realizacji. Dla tych, którzy są poniżej obciążenia, można dodać zadania sprintu.
widok wykresu Gantta ClickUp do planowania obciążenia sprintu_
Usprawnij oś czasu: Użyj widoku wykresu ClickUp Gantt do organizowania sprintów i zarządzania kamieniami milowymi. Zobacz zależności i połączone zadania, aby upewnić się, że mogą zostać zakończone. Łatwo wprowadzaj aktualizacje, aby zająć się blokadami i przesunięciami osi czasu.
ClickUp Automations
Zwiększ wykorzystanie zasobów dzięki automatyzacji: Możesz uwolnić obciążenie swoich zasobów poprzez wyeliminowanie powtarzalnych zadań administratora z ich pipeline. Użyj automatyzacji ClickUp do przypisywania zadań, publikowania komentarzy i przenoszenia statusów. Wybierz jedną z ponad 100 konfigurowalnych automatyzacji, w tym integracje z narzędziami takimi jak GitHub i Sentry.
Bądź zwinny przez cały czas
Często zdarza się, że nowe historie są dodawane do sprintu lub członek zespołu zachoruje, co negatywnie wpływa na obciążenie. Prawdziwie zwinny zespół może dostosować się do tych wydarzeń i nadal dostarczać wysokiej jakości oprogramowanie na czas i w ramach budżetu.
Aby to osiągnąć, kierownicy projektów muszą:
- Dokonywać przeglądu zakończonych prac każdego dnia
- Upewnić się, że obciążenie jest dostępne zgodnie z planem lub odpowiednio dostosować obciążenie pracą
- Ułatwiać komunikację między członkami Teams, aby zapewnić płynne przekazywanie zadań
- Zachęcać członków zespołu do aktualizowania wszystkich danych w celu zapewnienia aktualności raportowania
- Zidentyfikować więcej zadań/czynności, które można zautomatyzować w celu poprawy wydajności
- Zbieranie pomysłów naoptymalizacji procesów na następny sprint
Zbuduj prawdziwie zwinną praktykę planowania obciążeń dzięki ClickUp
Zwinne projekty nie zawsze przebiegają zgodnie z planem. Z definicji metodyki zwinne sprzyjają dostosowywaniu się do zmian, a nie przestrzeganiu planu. Dotyczy to również planowania obciążeń. Jako zwinny kierownik projektu, musisz być gotowy do zmiany, ewolucji lub pivot strategii planowania obciążenia.
Niezależnie od tego, czy jest to nagła sytuacja osobista pojedynczego członka zespołu, czy całkowita niedostępność zespołu, który utknął w innym projekcie w kryzysie, zawsze musisz być przygotowany na alternatywne rozwiązania.
Kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zapewnia elastyczność i widoczność, które pozwalają zachować zwinność. Dzięki ClickUp możesz zawsze mieć zakładkę z dostępnością, wydajnością, postępem i nie tylko swojego zespołu. Planuj i realizuj swoje zwinne projekty bez wysiłku. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .