Jako kierownikowi projektu nie jest ci obce tworzenie i optymalizacja procesów. Podczas gdy optymalizacja jest koniecznością, istnieją różne sposoby, aby poprawić swoje praktyki zarządzania projektami .
Metodologie doskonalenia procesów pomagają zidentyfikować problemy w procesach biznesowych i je naprawić. Dzięki odpowiednim ramom można przyspieszyć pracę, obniżyć koszty i poprawić jakość pracy. ⭐
Usprawnianie procesów pomaga również zespołowi uczyć się i doskonalić. Jeśli nadszedł czas, aby Twój zespół wziął na siebie większą odpowiedzialność, usprawnienie procesów jest tym, czego potrzebujesz. Wyzwaniem jest wybór odpowiedniej metodologii doskonalenia procesów dla konkretnej sytuacji.
W tym przewodniku zagłębimy się w metodologie doskonalenia procesów biznesowych, udostępnimy najważniejsze podejścia do naśladowania i damy ci kilka szablonów, aby przyspieszyć doskonalenie procesów.
Czym są metodologie usprawniania procesów?
Metodologie doskonalenia procesów to podejścia stosowane przez kierowników projektów w celu optymalizacji określonych procesów pod kątem konkretnego wyniku, niezależnie od tego, czy chodzi o jakość produktu, redukcję odpadów czy zadowolenie klienta.
Zamiast próbować rozwiązywać problemy metodą prób i błędów, metodologia zapewnia sprawdzone ramy do analizowania, przeglądania i ulepszania procesów w firmie. 🛠️
Wizualizuj zadania, projekty i cykle pracy w najlepszy dla siebie sposób dzięki ponad 15 konfigurowalnym widokom ClickUp
Większość metodologii doskonalenia procesów opiera się na następujących krokach:
- Identyfikacja: Najpierw określ, które procesy chcesz zoptymalizować, aby poświęcić czas i zasoby tylko na te, które są dla Ciebie najważniejsze
- Analiza: Do zrobienia głębokiego wglądu w istniejące procesy, aby zobaczyć, co działa, a co nie. Opieraj się na danych i metrykach, aby podejmować mniej stronnicze decyzje
- Strategia i wdrożenie: Stwórz strategię eliminacji nieefektywności w oparciu o zdobytą wiedzę
- Przegląd i iteracja: Twoja pierwsza strategia może nie być zwycięska, więc iteruj proces, aż uzyskasz wyniki, których potrzebujesz. Konieczne może być zbieranie informacji zwrotnych i monitorowaniekluczowych wskaźników wydajności (KPI), aby zobaczyć, co działa, a co nie
Wszystkie metodologie są różne, ale wszystkie działają jako plan dla udoskonalanie i zarządzanie wewnętrznymi cyklami pracy.
Najczęściej stosowane metodologie
Istnieje wiele technik doskonalenia procesów. Możesz wybrać opcję, która do Ciebie przemawia, ale przyjrzyjmy się niektórym z najczęściej używanych metodologii.
- Lean : Pierwotnie wywodząca się z zespołu produkcyjnego Lean Toyoty, metodologia ta koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa we wszystkich jego formach. To sprawia, że metodologia Lean jest popularna w produkcji, budownictwie i każdej innej branży, która w dużym stopniu opiera się na materiałach, częściach i pracy
- Six Sigma: Metodologia ta skupia się na redukcji zmienności w procesach produkcyjnych. Istnieją dwie szkoły myślenia w ramachSix Sigma metodologia. Wybierz pomiędzy Definiuj, Mierz, Analizuj, Ulepszaj, Kontroluj (DMAIC) i Zdefiniuj, Zmierz, Przeanalizuj, Zaprojektuj, Zweryfikuj (DMADV), aby usprawnić procesy
- Kaizen : Japoński termin oznaczający "zmianę na lepsze"Kaizen koncentruje się na ciągłym doskonaleniu wszystkiego, więc jest to pomocna metodologia, która sprawdza się w każdej organizacji
- Total Quality Management ( TQM ): TQM koncentruje się na poprawie jakości produktów i usług w celu zapewnienia niestandardowej satysfakcji klienta. Jeśli w dużej mierze polegasz na konsumentach końcowych, TQM może być dobrym rozwiązaniem
- PDCA Cycle : Plan, Do, Check, Act jest również znany jako cykl Deminga. Jest to ciągła pętla, która tworzy stały strumień inicjatyw usprawniających. To świetny sposób na stworzenie kultury ciągłego doskonalenia
- BPM: Zarządzanie procesami biznesowymi (Business Process Management)mapa bieżących procesów zschematy blokowe i innenarzędzia do modelowania procesów. Następnie przeprojektowuje, wykonuje, monitoruje i udoskonala procesy w czasie
Pamiętaj, że są to tylko najpopularniejsze metodologie. W dalszej części tego przewodnika udostępnimy więcej metodologii, aby dać ci lepsze wyobrażenie o dostępnych opcjach i dlaczego mogą one być dla ciebie odpowiednie.
Korzyści z wdrożenia metodologii doskonalenia procesów
Każdy lubi usprawnienia, ale czy naprawdę warto poświęcać czas na korzystanie z metodologii usprawniania procesów? Niektóre Teams radzą sobie bez niej, ale nie jest to dobry sposób na zobaczenie prawdziwych, trwałych zmian. Wdrożenie metodologii doskonalenia procesów niesie ze sobą wiele korzyści.
Eliminacja nieefektywności
Metodologie doskonalenia procesów identyfikują działania, które nie przynoszą wartości dodanej. Stosują one krytyczne spojrzenie na procesy, aby zidentyfikować nadmiarowe działania i zminimalizować marnotrawstwo, niezależnie od tego, czy chodzi o czas, zasoby czy materiały.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój Teams mógł skupić się na tym, co najważniejsze
Dzięki metodologiom usprawnień usprawnić cykl pracy nawet dla najbardziej skomplikowanych procesów. Korzyścią jest to, że pracujesz w prostszy sposób, co zmniejsza zamieszanie i skraca czas realizacji. 🙌
Poprawa kontroli jakości
Metodologie doskonalenia procesów zapewniają jasne wskaźniki i punkty odniesienia do zrobienia. Jeśli masz trudności z generowaniem wysokiej jakości pracy na dużą skalę, doskonalenie procesów biznesowych umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o dane.
Ponadto szablony i ustandaryzowane procesy zmniejszają liczbę odchyleń i błędów, ostatecznie poprawiając jakość pracy zespołu. 🤩
Zwiększ satysfakcję niestandardowych klientów
Usprawnienie procesów, zarówno wewnętrznych, jak i związanych z obsługą klienta, ma bezpośredni wpływ na jego zadowolenie. Jeśli zoptymalizujesz właściwe rzeczy, może to zwiększyć lojalność i zachęcić do powtarzania transakcji.
Zachęcaj do ciągłego uczenia się i doskonalenia
Nie stanie się to z dnia na dzień, ale coś niesamowitego dzieje się, gdy zaczynasz ulepszać procesy: tworzy to kulturę rozwiązywania problemów. Proces ciągłego doskonalenia pobudza bardziej kreatywne pomysły i lepsze metody pracy, co przynosi korzyści zespołowi i klientom. To prawdziwa wygrana-wygrana. 💡
wzrost rentowność
Eliminacja nieefektywności i optymalizacja cykli pracy ma szczęśliwy efekt uboczny: niższe koszty. Szczęśliwsi klienci wydają więcej, więc niższe koszty i wyższe zyski zwiększą rentowność. 💰
6 metodologii usprawniania procesów, które warto znać
Omówiliśmy najpopularniejsze metodologie usprawniania procesów, ale nie są to jedyne metodologie, które masz do dyspozycji.
Przeanalizujmy niektóre z najbardziej przydatnych metod doskonalenia procesów, aby poprawić wydajność zespołu i pożegnać się z wąskimi gardłami. ⏱️
1. Agile
Agile to strategia zarządzania projektami która nadaje priorytet elastyczności, informacji zwrotnej i współpracy. Agile jest zazwyczaj narzędziem do rozwoju wydajności, ale można go również wykorzystać do usprawniania procesów.
Połącz ClickUp Docs ze swoim cyklem pracy, łącząc ze sobą zadania
Z Metodologia Agile , tworzysz plan, projektujesz go, rozwijasz, testujesz, wdrażasz i przeglądasz. Po przejrzeniu process improvement plan wyniki, rozpoczynasz proces od nowa. Agile tak naprawdę nigdy się nie "kończy", co sprawia, że dobrze pasuje do każdego zespołu, który lubi iterować i ściśle ze sobą współpracować.
Częste przypadki użycia:
- Projekty rozwoju oprogramowania, w których wymagania zmieniają się w czasie
- Projekty z iteracyjnymi informacjami zwrotnymi i zmianami, takie jak projekty z zakresu customer experience
Najlepsze dla:
- Teams, które potrzebują elastyczności co do zakresu
- Wyczyszczone projekty, które nie mają jasnych wymagań na początku
- Teams, dla których wartość ma współpraca
2. Kanban
Kanban to wizualne narzędzie usprawniające zarządzanie cyklem pracy. Narzędzie to ułatwia przeglądanie statusu każdego projektu, osób przypisanych i postępów.
W celu usprawnienia procesów, Kanban działa jako narzędzie tablicy które umożliwia sporządzenie mapy bieżących procesów i zidentyfikowanie punktów tarcia.
Grupowanie zadań na tablicy Tablica Kanban według statusu, pól niestandardowych, priorytetów i nie tylko w widoku tablicy ClickUp
Ponieważ jest to narzędzie do wizualizacji, a niekoniecznie metodologia sama w sobie, najlepiej jest łączyć tablice Kanban z innymi metodami usprawniania procesów. Mimo to jest to pomocne narzędzie do wizualizacji złożonych procesów i upraszczania ich, aż do uzyskania zadowalającego wyniku. ✨
Częste przypadki użycia:
- Planowanie i realizacja zawartości
- Wizualizacja cyklu pracy
Najlepsze dla:
- Projekty z ustalonymi krokami lub fazami
- Identyfikacja nieefektywności cyklu pracy
3. Analiza przyczyn źródłowych Analiza przyczyn źródłowych (RCA) to strategia rozwiązywania problemów stosowana przez kierowników projektów w celu rozwiązania rzeczywistego problemu, a nie jego objawów.
Na przykład, jeśli masz problem z czasem reakcji obsługi klienta, twoją odruchową reakcją może być wywarcie presji na zespół obsługi klienta. Ale dzięki RCA i odrobinie kopania, możesz zdać sobie sprawę, że to twoje ustawienia techniczne powodują opóźnienia, a nie twój zespół. 👀
Poświęcając czas na zidentyfikowanie prawdziwej przyczyny problemu, będziesz pracować wydajniej i zapobiegniesz powtarzaniu się problemów.
Częste przypadki użycia:
- Usuwanie awarii systemu i bezpieczeństwa
- Projekty poprawy jakości
Najlepsze dla:
- Skomplikowane sytuacje, które wymagają czegoś więcej niż prostej naprawy
- Proaktywne zapobieganie problemom
4. Just-In-Time (JIT)
JIT to strategia produkcyjna polegająca na tworzeniu elementów tylko wtedy, gdy są one potrzebne. Jest to podejście produkcyjne opracowane przez ludzi z Toyoty, ale każdy biznes, który opiera się na fizycznych zapasach lub materiałach, może korzystać z JIT.
Jeśli masz dużo zapasów w magazynie i wiążą one twój budżet, przejście na JIT zminimalizuje marnotrawstwo i poprawi przepływ gotówki. 💸
Częste przypadki użycia:
- Usprawnienie procesów produkcyjnych w celu zmniejszenia kosztów zapasów
- Minimalizacja odpadów materiałowych
Najlepsze rozwiązanie:
- Business z niezawodnym łańcuchem dostaw i szybkimi możliwościami produkcyjnymi
- Organizacje, które muszą obniżyć koszty zapasów i zwiększyć przepływ gotówki
5. Analiza SIPOC
Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers (SIPOC) to metodologia usprawniania procesów, która wizualizuje procesy na wysokim poziomie.
Nie zagłębia się w najdrobniejsze szczegóły, ale jeśli trzeba porównać kilka procesów jednocześnie, SIPOC jest najlepszym narzędziem do tego zadania. SIPOC jest również idealny, jeśli chcesz szybko zaangażować wszystkich w projekt.
Częste przypadki użycia:
- Uzyskanie ogólnego widoku na początku projektu
- Wyjaśnienie elementów procesu
- Udostępnianie zakresu projektu innym interesariuszom
Najlepsze dla:
- Business w początkowej scenie projektumapa procesów* Teams, które potrzebują jasności co do roli, obowiązków i rezultatów
- Złożone procesy wykraczające poza działy lub zespoły
6. Teoria ograniczeń
Teoria Ograniczeń to metodologia usprawniania procesów, która aktywnie poszukuje blokad (ograniczeń) i eliminuje je w celu usprawnić cykl pracy . Nie da się wyeliminować każdego ograniczenia, ale nawet wtedy poprawa lub usunięcie kilku wąskich gardeł może znacznie usprawnić procesy. 🎯
Częste przypadki użycia:
- Linie produkcyjne, które chcą zwiększyć wydajność
- Radzenie sobie ze spowolnieniami w zarządzaniu łańcuchem dostaw
- Rozwiązywanie problemów z przepływem gotówki lub czasem oczekiwania
Najlepsze dla:
- Business, który stara się przezwyciężyć wąskie gardła lub powolną wydajność
- Organizacje, które muszą znacznie zwiększyć swoją wydajność
3 niezbędne szablony metodologii doskonalenia procesów
Metodologie są pomocne, ale nawet mając metodologię w ręku, musisz stworzyć wszystkie dokumentację procesu siebie. To dużo pracy, prawda?
Na szczęście nie ma potrzeby do zrobienia usprawnienia procesu w pojedynkę. Szablony ClickUp są tutaj, aby Cię wesprzeć, niezależnie od tego, czy potrzebujesz zrozumieć zakres pracy swojego zespołu, czy stworzyć SOP dla nowych procesów. 🌻
Szablon struktury podziału pracy usprawniania procesów ClickUp
Dostosuj własne sceny lub skorzystaj z gotowych kategorii szablonu struktury podziału pracy, aby być na bieżąco z zadaniami związanymi z usprawnianiem procesów
Zamiast śledzenia wszystkiego za pośrednictwem e-maili, czatów lub notatek, skorzystaj z szablonu Szablon struktury podziału pracy usprawniającej procesy ClickUp .
Uwzględnia on duże, ambitne cele usprawnień i dzieli je na mniejsze, łatwe do wykonania zadania. Szablon ten identyfikuje wąskie gardła w procesie doskonalenia procesów, przypisuje zadania i śledzi postępy w jednym miejscu.
Szablon karty projektu usprawnienia procesu ClickUp
Zorganizuj swój projekt, zdefiniuj wskaźniki powodzenia i zidentyfikuj potencjalne problemy dzięki hiper-zorganizowanemu szablonowi karty projektu ClickUp
Szablon Szablon karty projektu doskonalenia procesów ClickUp to niezbędny dokument procesowy do rozpoczęcia pierwszego projektu doskonalenia procesów. Użyj tego szablonu, aby:
- Udokumentować cele, zakres i rezultaty końcowe
- Zidentyfikować aktualny stan
- Zdefiniować kamienie milowe i oś czasu
- Przypisać obowiązki i zadania
Jeśli próbujesz zaplanować duże spotkanie dotyczące usprawnienia procesu, ten szablon karty sprawi, że wszyscy będą na tej samej stronie, szybciej.
Szablon procedur ciągłego doskonalenia ClickUp
Przyspiesz tworzenie SOP dzięki temu gotowemu szablonowi od ClickUp - po prostu wpisz swoje dane i możesz ruszać na wyścigi
Na tym etapie masz już cele i plan, ale czasami wdrażanie projektów staje w miejscu. Nie pozwól, aby czkawka proceduralna Cię załamała. Skorzystaj z Szablon SOP do ciągłego doskonalenia ClickUp .
Standardowe procedury operacyjne (SOP) zawierają szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób Twój zespół będzie dążył do zrobienia ciągłego doskonalenia procesów. Ten szablon ClickUp pozwala również śledzić postępy i mierzyć wpływ wprowadzanych zmian, dzięki czemu można dość szybko stwierdzić, czy coś działa, czy też wymaga zmiany.
Usprawnij procesy i zwiększ wydajność dzięki ClickUp
Żaden proces nie jest doskonały, ale zawsze jest miejsce na ulepszenia. Nawet jeśli Twoje procesy są prawie idealne, rzeczy będą się nadal zmieniać. Postępuj zgodnie z najlepszymi metodologiami doskonalenia procesów, aby pozostać w czołówce swojej branży, pracując w najbardziej efektywny sposób.
Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz robić tego sam. ClickUp łączy w sobie moc Zadań, Automatyzacji, Szablonów, Tablic i nie tylko, aby usprawnić procesy pracy.
Doświadcz oszczędzających czas korzyści płynących z prawdziwie wszechstronnej platformy do pracy. Zarejestruj się w ClickUp już teraz - to Free Forever.