Idea konsekwentnego, regularnego i stopniowego ulepszania pracy jest wszędzie. Toyota wprowadziła Kaizen, Motorola stworzyła Six Sigma, a Agile engineering teams stosują ciągłe doskonalenie.
Nadrzędnym tematem jest ciągłe doskonalenie, aby zapobiec stagnacji w biznesie.
Ulepszenia te przybierają niezliczone formularze. Może to być tak proste, jak przeniesienie niektórych produktów do działu zakupów impulsowych w supermarkecie lub przestawienie całej linii montażowej w celu zmniejszenia ilości odpadów.
Tak czy inaczej, zawsze jest miejsce na ulepszenia. Możesz stworzyć znaczące wydajność zwracając uwagę na swoje procesy i regularnie je optymalizując.
Czytaj dalej i dowiedz się, jak wykorzystać koncepcje i metody optymalizacji procesów w celu usprawnienia operacji biznesowych.
Czym jest optymalizacja procesów?
Optymalizacja procesów to ciągła aktywność polegająca na obserwowaniu, rozumieniu, ulepszaniu, testowaniu i usprawnianiu procesów biznesowych w celu maksymalizacji pożądanych wyników biznesowych, takich jak przepustowość, wydajność, produktywność, rentowność lub redukcja kosztów/odpadów.
Rodzaje optymalizacji procesów
W zależności od procesu, skali, wpływu, zaangażowanych kroków i celów biznesowych, istnieją różne metody optymalizacji procesów. Niektóre z najczęstszych rodzajów optymalizacji procesów to:
Optymalizacja punktowa
Niektóre sytuacje można szybko zoptymalizować - identyfikując luki i podejmując natychmiastowe kroki w celu ich naprawienia. Na przykład, jeśli kierownik projektu stwierdzi, że niektóre zadania zostały pominięte, może ustawić listę kontrolną.
Twórz proste listy kontrolne z zadań w obszarze roboczym, aby szybko sprawdzać priorytety, statusy i ważne daty
Optymalizacja systemu
Niektórzy potrzebują bardziej strategicznego podejścia. Menedżer ds. inżynierii wdrażający dziesiątki mikrousług w chmurze może chcieć dokładnie przeanalizować cały proces, aby zrozumieć powiązane ze sobą kroki i wprowadzić całościowe ulepszenia.
Zbuduj swój proces wsparcia w narzędziu ClickUp Mind Maps, aby zwizualizować cały cykl pracy
Optymalizacja Lean
Spopularyzowana przez metodologię Kaizen, optymalizacja Lean koncentruje się na redukcji marnotrawstwa. Często osiąga się to dzięki automatyzacji, współpracy i usprawnienie cyklu pracy .
Automatyzacja automatycznie wyzwala wyniki, gdy akcja ma miejsce w ClickUp
Optymalizacja eksploracji procesów
W inżynierii i rozwoju oprogramowania wykorzystuje dane i ciągłe monitorowanie w celu identyfikacji wąskich gardeł i nieefektywności.
Optymalizacja Six Sigma
Zazwyczaj koncentruje się na spójności, wykorzystując dane do identyfikacji wad i odchyleń.
Modelowanie procesów i symulacja
Jako jeden z najczęściej stosowanych kroków w większości programów optymalizacji procesów, obejmuje wizualizację i aktywne testowanie różnych wersji ulepszeń procesu w celu zidentyfikowania najlepszego z nich.
Niezależnie od jego rodzaju, podstawowe kroki w projektowaniu skutecznej optymalizacji procesów pozostają niezmienne. To właśnie omówimy w następnej kolejności.
Techniki optymalizacji procesów
1. Identyfikacja i priorytetyzacja procesów do optymalizacji
Każdy proces ma potencjał do optymalizacji. Dobry analityk biznesowy będzie wiedział, co i kiedy należy zoptymalizować. Najlepszą praktyką jest zadawanie następujących pytań zespołom projektowym.
- Które procesy biznesowe trwają zbyt długo?
- Które procesy zawodzą zbyt często?
- Do zrobienia czego potrzeba?
- Które Teams czekają na informacje/zatwierdzenia itp.?
- Które procesy nie przynoszą wyników spełniających standardy ustawione w organizacji?
Te pytania powinny dać ci listę procesów, które należy zoptymalizować. Gdy już to zrobisz, zacznij ustalać priorytety. Do zrobienia tego weź pod uwagę trzy czynniki: wysiłek, oczekiwane zakłócenia i potencjalne wyniki.
Jeśli dopiero zaczynasz optymalizować procesy biznesowe w organizacji, możesz nadać priorytet tym, które wymagają umiarkowanego wysiłku, powodują minimalne zakłócenia i zapewniają średnie lub wysokie wyniki.
Matryca wysiłku ClickUp Impact Effort Matrix
została zaprojektowana, aby pomóc w szybkiej i dokładnej ocenie wpływu i kosztów, dzięki czemu wiadomo, które procesy powinny mieć najwyższy priorytet.
Pomaga to wprowadzać zmiany bez zakłócania prawidłowego funkcjonowania firmy, jednocześnie demonstrując wyniki.
Jeśli masz dojrzałe optymalizację cyklu pracy program, możesz wybrać procesy biznesowe, które wymagają dużego wysiłku i powodują duże zakłócenia, zapewniając jednocześnie wysokie wyniki. Ryzyko zakłóceń może być warte rozważenia wyników, które przyniesie.
2. Analiza i mapa bieżącego procesu
Podczas wykonywania poprzedniego kroku mogłeś zrozumieć podstawy tego, co pociąga za sobą proces. Teraz nadszedł czas, aby dokładniej go przeanalizować.
Wymień każdy krok procesu tak szczegółowo, jak to tylko możliwe. Porozmawiaj z teamami projektowymi. Jeśli współpracują z innymi działami, porozmawiaj także z nimi.
Wizualizuj przepływ zadań na każdej scenie projektu i kategoryzuj je na cele, działania i elementy akcji za pomocą szablonu Szablon mapy procesów ClickUp Zanotuj każdą niedoskonałość/nieefektywność na każdym kroku. Na przykład, w procesie rozliczania zobowiązań, przesyłanie faktur do systemu ERP może trwać zbyt długo, co sprawia, że proces ten wymaga automatyzacji. W dziale marketingu, niektóre projekty mogą być niezgodne z marką, co wymaga lepszej automatyzacji środków kontroli jakości .
Zapytaj, dlaczego proces jest taki, jaki jest. Często zdarza się, że zespoły operacyjne zmieniają istniejące procesy bez ich dokładnego zrozumienia.
Może to mieć katastrofalne skutki dla innych części procesu lub innych połączonych procesów.
Po udokumentowaniu tej analizy, mapa procesów wizualnie. Uwzględnij powiązane procesy, aby zrozumieć cały krajobraz.
Użyj Wykres Gantta aby rozłożyć je w czasie. Pomaga nam to wyraźnie zobaczyć te procesy i rozłożyć je na różne scenariusze.
Widok wykresu Gantta w ClickUp umożliwia planowanie zadań, śledzenie postępów projektu, zarządzanie terminami i radzenie sobie z wąskimi gardłami.
3. Burza mózgów usprawniająca procesy Business
Pomyśl o różnych ulepszeniach, które możesz wprowadzić do nieefektywnych procesów biznesowych. Poproś zespół projektowy o sugestie - często to oni najlepiej wiedzą, czego potrzebują.
Zainspiruj się innymi działami, które mogły już rozwiązać ten problem. Zbadaj wszystkie możliwe rozwiązania.
Dźwięk mapa myśli to świetny sposób na udokumentowanie wszystkich tych pomysłów bez obawy o pustą stronę lub ograniczenia wierszy i kolumn.
Planuj i organizuj projekty, pomysły lub istniejące zadania w ClickUp, aby uzyskać najlepszy wizualny zarys
4. Ustal priorytety ulepszeń
Po sporządzeniu listy możliwych optymalizacji procesów, omów je szczegółowo. Zidentyfikuj te, które z największym prawdopodobieństwem rozwiążą problem i przyniosą pożądane rezultaty, pozostając jednocześnie w ramach ograniczeń operacyjnych i budżetowych.
Na przykład, jeśli problemem są opóźnienia spowodowane ręcznym wgrywaniem faktur papierowych do systemu ERP, potencjalnym usprawnieniem procesu może być:
- Wdrożenie programu skanującego opartego na AI, który automatycznie wyodrębnia dane i aktualizuje ERP. Wiąże się to z wysokimi kosztami, dużym wysiłkiem i dyskusyjnym zwrotem z inwestycji
- Dodanie większej liczby pracowników do zrobienia tegowprowadzania danych jest kosztowne i nieskalowalne
- Żądanie od wszystkich dostawców wysyłania faktur cyfrowych za pośrednictwem poczty e-mail. Jest to tanie, wymaga dużego wysiłku i ma długi cykl zmian
W oparciu o swoje priorytety i ograniczenia, wybierz rozwiązanie, które jest dla Ciebie odpowiednie.
5. Przetestuj ulepszenia procesu
Zanim wdrożysz usprawnienia procesu, przetestuj je na mniejszą skalę. Można to zrobić poprzez zastosowanie zmian do niewielkiego ustawienia użytkowników lub przez krótki okres.
Monitoruj reakcje użytkowników na ulepszenia. Zmierz wyniki. Zbieraj jakościowe i ilościowe informacje zwrotne od wszystkich interesariuszy, aby upewnić się, że Twoje intencje zostały spełnione.
Przeciągnij i upuść niestandardowe pola do widoku formularza, aby tworzyć kompleksowe ankiety lub zbierać opinie w ClickUp 3.0
Dowiedz się więcej o ClickUp_ formatowanie warunkowe Widok formularza tworzenie inteligentniejszych formularzy!
6. Wdrażanie i ulepszanie
Jeśli test się powiedzie, należy go wdrożyć w całej organizacji, przygotowując się do zarządzania zmianą.
- Poinformuj wszystkich interesariuszy o wprowadzonych zmianach
- Zaproś ich do zadawania pytań i proaktywnego reagowania
- Ustawienie systemu rozwiązywania wszelkich problemów, z jakimi mogą się spotkać w związku z wdrożoną optymalizacją procesów
- Zaprojektuj metryki i mechanizmy pomiaru wyników na dużą skalę
Co najważniejsze, monitoruj, jak każdy użytkownik przyjmuje nowy proces. Zidentyfikuj potencjalne możliwości jego dalszej optymalizacji. Zachowaj skrzynkę odbiorczą otwartą na informacje zwrotne.
Korzyści i wyzwania związane z optymalizacją procesów
Optymalizacja procesów może być złożonym przedsięwzięciem. Obejmuje ona wprowadzanie niewielkich, ale znaczących zmian w procesach, które ludzie wykonują codziennie, często podświadomie. Każda optymalizacja procesu wiąże się z pewnym poziomem zakłóceń.
Jedyna różnica między tymi, które zakończyły się powodzeniem, a innymi polega na tym, że wyniki tych pierwszych przeważają nad skutkami zakłóceń. Dobra optymalizacja procesów może przynieść korzyści na jeden z poniższych sposobów.
Korzyści z optymalizacji procesów
Przykład procesu sprzedaży w organizacji
- Minimalizacja nieefektywności: Najczęściej najważniejszą korzyścią płynącą z optymalizacji procesów jest wyeliminowanie nieefektywności. Redukuje czas, wysiłek manualny, utratę przepustowości itp., umożliwiając Teamsom zrobienie więcej za mniej.
- Oszczędność kosztów: Zoptymalizowane procesy minimalizują straty i zapobiegają utracie wydajności w ramach procesu. Oszczędza to koszty dla organizacji. Na przykład, jeśli deweloper czeka sześć godzin na dostarczenie środowiska w chmurze, zmniejszenie tego czasu może zaoszczędzić na wydajności i wynagrodzeniu.
- Poprawa jakości: Solidny proces jest podstawą dobrej jakości wyników. Optymalizacja procesów zapewnia przestrzeganie wszystkich procedur jakości, poprawiając wydajność produktu końcowego.
- Wspieranie współpracy: Podczas gdy proces jest zazwyczaj serią kroków, wiele z nich wymaga współpracy wielu osób lub teamów. Zoptymalizowany proces wymaga płynnego udostępniania wiedzy i przekazywania jej między nimi. Ciągła optymalizacja procesów umożliwia to, wspierając silniejszą współpracę.
- Mitygowanie ryzyka: Często ignorowaną korzyścią płynącą z optymalizacji procesów jest możliwość znacznego zmniejszenia ryzyka. W usługach finansowych dobrze zoptymalizowany proces może zapobiegać oszustwom. W opiece zdrowotnej może uratować życie. W oprogramowaniu może zminimalizować naruszenia bezpieczeństwa i wzmocnić prywatność, poufność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Interwencja operacyjna, która może przynieść tak wyjątkowe korzyści, nie obywa się bez wyzwań. Przeanalizujmy, co prawdopodobnie napotkasz na swojej drodze do optymalizacji procesów i jak je pokonać.
Wyzwania związane z optymalizacją procesów
- Limit widoku procesu: Często ludzie rzucają się do wprowadzania zmian w procesach, które uważają za nieefektywne. Wprowadzają więc zmiany, nie rozumiejąc ich wpływu na ludzi, procesy i połączone cykle pracy. Wyobraźmy sobie przeniesienie kawiarni na taras, aby zaoszczędzić na oświetleniu, ponieważ nie ma tam dostępu dla wózków inwalidzkich. Takie zmiany mogą mieć skutki odwrotne do zamierzonych.
- Złożoność procesów: Nie wszystkie procesy są proste i sekwencyjne. Dlatego zmiana jednego kroku może sprawić, że reszta złożonych procesów zawali się jak stos kart.
- Opór przed zmianą: Ludzie często opierają się zmianom, nawet jeśli ich nie odrzucają. Mogą podświadomie nadal podążać za starym procesem, powodując nieefektywność dla siebie i innych.
- Niewystarczający zwrot z inwestycji: Większość programów optymalizacji procesów szuka zwrotu z inwestycji poprzez zwiększenie sprzedaży, wydajności, szybkości itp. Procesy biznesowe, które nie są w stanie zapewnić takiego zwrotu, mogą zostać zignorowane, tracąc tym samym znaczące możliwości.
- Brak akceptacji ze strony kierownictwa: Małe, przyrostowe zmiany są często poza radarem kierownictwa Business. To sprawia, że takie optymalizacje procesów są trudniejsze do wdrożenia i egzekwowania.
Jak widać, wyzwania te nie dotyczą samej optymalizacji procesów, ale jej wdrożenia. Przy odpowiednim narzędzia do usprawniania procesów można przezwyciężyć te wyzwania i usprawnić operacje. Oto jak to zrobić.
Jak używać narzędzi do poprawy optymalizacji procesów
Żyjemy w świecie przeładowanym narzędziami. Istnieją dziesiątki narzędzi do współpracy, zarządzania projektami komunikacja i tak dalej. Wykorzystaj odpowiedni zestaw narzędzi, aby poprawić wyniki swoich wysiłków w zakresie optymalizacji procesów.
Zwiększ wydajność dzięki współpracy zarządzanie zadaniami poprzez przydzielanie zadań, etykiety w komentarzach i udostępnianie nagrań ekranu na jednej platformie
Gromadzenie dokładnych i istotnych danych
Zbieranie danych nie jest czynnością jednorazową. Dlatego też potrzebne jest systematyczne podejście z wielu perspektyw, aby gromadzenie danych było skuteczne.
Przeprowadzaj ankiety, aby zrozumieć obawy zespołu związane z procesem, który chcesz zoptymalizować
Użyj time trackera, aby zmierzyć, ile czasu zajmuje każdy krok w procesie. W tym celu ClickUp time tracker jest doskonałym narzędziem do zrobienia tego. Możesz uruchomić/zatrzymać timer lub ręcznie dodać spędzony czas. Możesz to zrobić w dowolnym miejscu - na urządzeniach mobilnych, w przeglądarkach lub aplikacjach natywnych.
Przejrzyj archiwa zakończonych projektów, aby dowiedzieć się więcej o sposobie wykonywania zadań. Przejrzyj komentarze i listy kontrolne, aby przeanalizować bieżące procesy.
Współpracuj efektywnie
Żaden proces nie może być z powodzeniem zoptymalizowany bez współpracy, czy to podczas zbierania danych, burzy mózgów, wdrażania zmian, czy pomiaru wyników. Do zrobienia tego we właściwy sposób służą nowoczesne narzędzia do współpracy.
Użyj Notatnik ClickUp do robienia notatek i udostępniania ich zespołowi. Co więcej? Użyj funkcji Narzędzia AI do ich korekty i podsumowania.
Podsumowywanie wątków w ClickUp AI
Wykorzystaj narzędzia takie jak ClickUp Whiteboards do wizualizacji procesów Business. Przeciągaj i upuszczaj kroki, dodawaj zależności i udostępniaj widoczność wszystkim komentującym. Tworzy to kompleksową widoczność, łącząc wszystkich na tej samej tablicy!
Możesz również użyć Mapy myśli ClickUp aby symulować potencjalne ulepszenia i umożliwiać zespołom dodawanie adnotacji.
Debatuj nad pomysłami. Proponowanie zmian w dokumencie, np Dokumenty ClickUp , zapraszając członków zespołu do przeglądu i oferowania opinii. Skorzystaj z funkcji komentarzy, aby omówić wszelkie sugerowane ulepszenia, analizując zalety i wady asynchronicznie.
Planuj i prezentuj lepsze procesy w swoich teamach
Wyzwania związane z oporem wobec zmiana i przywództwo można osiągnąć dzięki lepszemu planowi, prezentacji i komunikacji. Mamy do tego odpowiednie narzędzia!
Użyj Widok wykresu Gantta ClickUp aby wizualizować proces w czasie. Utwórz widoki przed i po, aby pokazać różnicę w optymalizacji procesu. Pomoże to Teams wyobrazić sobie potencjalne korzyści z zaakceptowania zmiany.
Usprawnienie połączonych procesów za pomocą Zależności ClickUp . Połączone zadania, klientów, zamówienia, transakcje, użytkowników, raporty błędów, dokumenty itp. Widok wszystkich powiązań i zależności w jednym miejscu w celu podejmowania właściwych decyzji.
Użyj Automatyzacja ClickUp do zrobienia. Automatycznie zmieniaj osoby przypisane i priorytety oraz stosuj etykiety, aby przyspieszyć program optymalizacji procesów. Wyzwalacz zadań w oparciu o dowolną akcję lub warunek.
ClickUp to jedyna platforma zapewniająca wydajność, która skupia całą Twoją pracę w jednym miejscu. Dzięki wielu wbudowanym funkcjom zapewniającym kontrolę nad procesami, jest to najlepsze miejsce do rozpoczęcia projektu optymalizacji procesów.