Business działa w oparciu o procesy. Od procedur zatrudniania po ocenę ryzyka i ustawienie celów, procesy i cykle pracy działają w tle, aby zapewnić realizację celów.
Sprawdzenie, czy wdrożono skuteczne procesy, może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia firmy. Oznacza to, że nie można po prostu pozwolić procesom na zrobienie tego, co do nich należy - trzeba odgrywać aktywną rolę w tworzeniu, rozwijaniu i ciągłym ulepszaniu tych cykli pracy.
Jednym ze sposobów do zrobienia tego jest przeprowadzenie analizy przepływu pracy. Wiąże się to z regularnym przeglądaniem cyklu pracy i procedur, aby zobaczyć, co działa dobrze i gdzie można wprowadzić ulepszenia.
Tutaj zagłębimy się w analizę przepływu pracy i przedstawimy listę korzyści płynących z tego rodzaju przeglądu. Ponadto przedstawimy różne rodzaje analizy przepływu pracy, zaoferujemy krok po kroku podejście do przeprowadzania analizy przepływu pracy i przedstawimy przykłady z życia wzięte, które pomogą Ci w podejmowaniu wysiłków. ✨
Czym jest analiza cyklu pracy?
Analiza cyklu pracy to proces przeglądu procedur w celu zwiększenia ich wydajności. Ten rodzaj analizy jest integralną częścią zarządzania biznesem .
Polega ona na zbadaniu, które cykle pracy są nieefektywne, a następnie wykorzystaniu tych spostrzeżeń do stworzenia lepszych rozwiązań. Na przykład, można zidentyfikować powtarzalne zadania manualne, które można zautomatyzować lub znaleźć nowy sposób podziału pracy w oparciu o przepustowość zespołu.
Krótko mówiąc, analiza cyklu pracy to sposób na zbadanie trendów w przepływie pracy, odkrycie słabych punktów procesu i wygenerowanie wniosków do poprawy. 📝
Ogólnie rzecz biorąc, proces analizy przepływu pracy obejmuje:
- Dokumentowanie istniejącego cyklu pracy
- Identyfikację słabych obszarów lub blokad
- Określenie zadań, które idealnie nadają się do automatyzacji
- Tworzenie planów działania uwzględniających spostrzeżenia z analizy
## 4 korzyści z wdrożenia analizy cyklu pracy
Istnieje wiele korzyści płynących z analizy cyklu pracy, w tym lepsza wydajność, jaśniejsze oczekiwania i prostsza zgodność z przepisami. Analiza cyklu pracy nie tylko usprawnia wewnętrzne funkcjonowanie procesów biznesowych, ale także tworzy lepsze środowisko pracy i pozycja, dzięki której będziesz bardziej konkurencyjny na dużej scenie.
Oto niektóre z głównych korzyści płynących z analizy cyklu pracy.
1. Lepsza wydajność w różnych teamach
Kluczowym celem tej analizy jest przeprojektowanie procesów Business i uczynić je bardziej wydajnymi. Przez usprawnienie cyklu pracy można skupić się na ważniejszych celach, bez ryzyka, że coś umknie uwadze.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój Teams mógł skupić się na tym, co najważniejsze
Przegląd procesów oznacza również wyeliminowanie zbędnych zadań, przypisanie pogrupowanych zadań do odpowiednich członków zespołu oraz ustalanie priorytetów zadań które mają zależności. Używając a zarządzanie cyklem pracy pojawia się narzędzie automatyzacja cyklu pracy możliwości, dzięki którym można zwolnić czas członka zespołu, aby mógł skupić swoje wysiłki w innym miejscu. 👩💻
2. Zwiększona zdolność adaptacji do wykrywania i unikania wąskich gardeł
Właściwa analiza cyklu pracy jest procesem ciągłym. Oznacza to, że nie jest to proces do zrobienia tylko raz.
Zamiast tego należy zaplanować analizę przepływu pracy raz na kwartał lub raz w roku, aby ponownie ocenić sposób wykonywania zadań. Włącz to jako ostatni krok w projekcie, aby rozpocząć tworzenie podstaw dla powodzenia przyszłych projektów w oparciu o istniejące informacje zwrotne.
Dzięki ciągłemu przeglądowi procedur jesteś w stanie lepiej dostosować się do zmian rynkowych, zadowolenia i preferencji klientów oraz rotacji pracowników. Jesteś również lepiej przygotowany do radzenia sobie z wąskimi gardłami poprzez dokumentowanie mocnych i słabych stron, które miałeś w przeszłości oraz wgląd w to, jak je rozwiązałeś.
3. Szczęśliwsi pracownicy to wydajniejszy cykl pracy
Zarządzanie cyklem pracy i jego analiza budują lepsze środowisko pracy - zwłaszcza jeśli chodzi o zaangażowanie pracowników.
Pracownicy nie muszą zmagać się ze starą, przestarzałą technologią. Zachęcaj swój Teams do zgłaszania sugestii, jeśli chodzi o narzędzia usprawniające procesy . Ponieważ to oni pracują na co dzień z oprogramowaniem do zarządzania cyklem pracy, mają dobrą pozycję, aby dać wgląd w to, co wymaga poprawy.
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby niestandardowo dostosować cykl pracy do swoich potrzeb
Nie tylko prowadzi to do zrobienia lepszego cyklu pracy, ale także wzmacnia pozycję pracowników. Czują się oni wysłuchani i szanowani oraz mają większą autonomię i kontrolę nad swoimi procesami pracy. 🤩
4. Łatwiejsza zgodność z przepisami i ramami regulacyjnymi
Dla Business procesy w firmach opieki zdrowotnej narzędzia do analizy cyklu pracy ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami w agencjach rządowych, firmach finansowych i bankowych. Zapewniają wgląd i strukturę, dzięki czemu każdy wie, co jest wymagane, i zapewniają aktualizacje postępów w czasie rzeczywistym.
Analiza istniejącego procesu Business pozwala opracować strukturę zapewniającą lepszą zgodność z przepisami. Tworzenie bazy wiedzy jako część cyklu pracy w celu sporządzenia listy wszystkich wymaganych ram regulacyjnych, przypisywania etykiet do zadań w celu śledzenia odpowiedzialności i tworzenia kroków do szybkich raportów z audytów.
ClickUp Docs umożliwia bogaty format i polecenia / ukośnik aby pracować wydajniej i organizować dokumenty w hubach wiedzy w organizacji
Główne rodzaje analizy cyklu pracy
Istnieją trzy różne rodzaje analizy cyklu pracy. Każdy z nich udostępnia cel, jakim jest usprawnienie cyklu pracy i zwiększenie wydajności. 💪
Oto trzy typy analizy przepływu pracy:
- Liniowa analiza przepływu pracy: Ten typ przeglądu koncentruje się na procesach, które działają w linii prostej. Ta metoda jest najlepsza dla organizacji, które mają jasno określone kroki zadań, dobrze zdefiniowane procesy i jasną odpowiedzialność pracowników
- Przekrojowa analiza cyklu pracy: Ten typ analizy jest przeznaczony do przeglądu procesów w różnych działach lub w organizacjach, w których nie ma wyraźnego rozgraniczenia kroków zadań
- Hybrydowa analiza przepływu pracy: Ten typ analizy koncentruje się na analizie cyklu pracy w różnych działach i wewnątrz działów. Idealnie nadaje się do oceny procesów w projektach, w które zaangażowane są różne działy, ale istnieją również procesy wewnątrz działów, które wymagają usprawnienia
Każdy rodzaj analizy przepływu pracy może być wykorzystany do usprawnienia przepływu pracy w biznesie. Zastanów się nad strukturą swojej firmy lub projektu i wybierz najlepszy rodzaj analizy na spotkanie z potrzebami optymalizacja cyklu pracy potrzeby.
Jak przeprowadzić analizę cyklu pracy
Gotowy do włączenia analizy do swojego systemu zarządzania cyklem pracy? Oto cztery kroki analizy cyklu pracy, aby lepiej przeprowadzić i stworzyć mapę efektywnego procesu biznesowego. 🗺️
1. Zbierz dane, aby zrozumieć, co należy poprawić
Przed rozpoczęciem optymalizacji należy zebrać informacje na temat tego, co działa, a co wymaga poprawy. Rodzaj potrzebnych danych będzie się różnić w zależności od rodzaju optymalizowanego cyklu pracy.
Pamiętaj, aby ocenić zarówno dane ilościowe (takie jak liczba niekompletnych zadań), jak i dane jakościowe (np. jak członkowie Teams postrzegają zasoby wymagane do wykonania zadania).
Rysuj połączenia między dowolnymi kształtami lub mediami na Tablicy, aby utworzyć schemat blokowy w ClickUp
Najlepszym sposobem na zebranie danych jest przejście przez istniejący proces za pomocą narzędzia takiego jak Tablica ClickUp do tworzenie schematów blokowych procesów , który pozwala śledzić i optymalizować operacje za pomocą diagramów wizualnych. Idź krok po kroku i rób notatki na temat tego, kto jest za co odpowiedzialny rezultaty i podkreślić potencjalne przeszkody. ⚠️
Warto również przeprowadzić wywiady z pracownikami, aby uzyskać wgląd w podstawy projektu. W przypadku bardziej złożonych projektów, zorganizuj warsztaty, podczas których każdy pracownik będzie mógł przeprowadzić Cię przez swój cykl pracy.
Niektóre dane, których należy szukać, obejmują:
- Liczba zadań, za które odpowiedzialny jest każdy członek Teams
- Ogólne ramy czasowe zadań w projekcie
- Czas potrzebny na zakończenie zadania
- Liczba powtórzeń danego zadania
- Jak często zadania są zakończone lub odrzucone
Zbierz całą swoją pracę w jednym miejscu dzięki pulpitom nawigacyjnym
Użyj Pulpity ClickUp do wyświetlania i analizowania danych. Dostarcza wysokopoziomowy przegląd wszystkich zadań, które są częścią spotkania z celami firmy. Szybki widok tego, co jest w trakcie postępu, a co jest opóźnione. Ponadto można zidentyfikować nadmiarowe zadania, aby dostosować cykl pracy w celu uzyskania lepszej wydajności dzięki przeglądowi analizy międzyfunkcyjnego cyklu pracy.
2. Analizuj dane, aby odkryć obszary wymagające poprawy
Po zebraniu spostrzeżeń nadszedł czas na analizę danych. Pamiętaj, że głównym celem jest optymalizacja procesów, które nie działają. Czasami będą to duże zmiany, innym razem mogą być potrzebne drobne poprawki.
ClickUp ułatwia analizowanie niestandardowych danych dzięki funkcji zarządzanie cyklem pracy funkcje. Można utworzyć Diagram cyklu pracy aby uzyskać wizualną mapę drogową wszystkich istniejących procesów. W ten sposób można odkryć wąskie gardła i udokumentować istniejące systemy, które wymagają poprawy.
Zobacz postępy w realizacji zadania i stan rzeczy dzięki widokowi tablicy w ClickUp
Kolejnym świetnym narzędziem jest Widok tablicy ClickUp gdzie można przewijać każde zadanie i szybko zobaczyć, jak przechodzi ono przez kolejne etapy projektu.
Przyjrzyj się zebranym danym i zadaj sobie następujące pytania:
- Czy to zadanie lub proces jest niezbędny?
- Jaki jest cel tego zadania?
- Czy służy ono wartościowemu celowi?
- Czy to zadanie jest czasochłonne?
- Czy istnieją wskaźniki do pomiaru wydajności?
- Czy ten proces oferuje przyjazne doświadczenie użytkownika?
- Czy wymaga to stromej krzywej uczenia się lub znacznych zasobów wdrożeniowych?
- Czy pracownicy mają zasoby potrzebne do zrobienia tego kroku?
- Czy ten ręczny proces można zautomatyzować?
Warto również sprawdzić, które zmiany będą miały największy wpływ, zwłaszcza jeśli masz mało czasu lub masz ograniczone zasoby.
Ustaw priorytety zadań w ClickUp oznaczone kolorami, aby Twój zespół wiedział, czym należy zająć się jak najszybciej Priorytety zadań ClickUp pozwalają wybrać jedną z czterech flag, aby zidentyfikować najważniejsze elementy. W pierwszej kolejności należy nadać priorytet zmianom, które mają największy wpływ i wymagają najmniej pracy. Mogą one przynieść dużą różnicę bez wpływu na budżet, a w następnej kolejności można zająć się mniej istotnymi zmianami. 🙋🏻♂️
3. Wdrażanie zmian wynikających z ustaleń
Po przeanalizowaniu danych powinieneś mieć wgląd w to, jakie zmiany należy wprowadzić w cyklu pracy.
Być może zidentyfikowałeś zadania, które zajmą mniej czasu, jeśli zostaną zautomatyzowane. Być może zidentyfikowałeś obszary, w których można usprawnić przekazywanie zadań innym członkom zespołu. Być może zdecydowałeś, że potrzebujesz nowych cykli pracy lub chcesz ustanowić kontroli projektu gdy jest to konieczne, aby nie przekroczyć budżetu.
Proste dodawanie wartości pieniężnych do zadań w celu śledzenia budżetów projektów
Niezależnie od tego, co mówią ci dane, zastanów się, jak możesz wprowadzić zmiany, aby usprawnić cykl pracy. Narzędzia do automatyzacji procesów takie jak funkcja Tablicy w ClickUp, umożliwiają wizualizację zmian w cyklu pracy. Po sfinalizowaniu cyklu pracy można tworzyć zadania w ciągu kilku sekund bezpośrednio z Tablicy i dodawać kontekst za pomocą dokumentów, opisów i plików. 💪
Pamiętaj, aby poinformować wszystkich interesariuszy o zmianach. Od zespołu zarządzania projektami po dział kadr - powiadom wszystkich, którzy są zaangażowani w proces. Stwórz jasne wytyczne i instrukcje dotyczące zmian, aby każdy wiedział, czego oczekuje się w przyszłości.
4. Regularnie przeglądaj swój cykl pracy w Businessie
Analiza cyklu pracy nie kończy się na wdrożeniu. Powinieneś regularnie przeglądać i analizować swoje procesy, aby zapewnić wydajność cyklu pracy i sprawne działanie.
Ustaw harmonogram przeglądu wydajności cyklu pracy. Wykorzystaj narzędzia do raportowania i narzędzia retrospektywne aby konsekwentnie monitorować postępy.
Ten szablon retrospektywy projektu ocenia ogólne powodzenie lub niepowodzenie projektu, jednocześnie identyfikując ulepszenia, aby zapobiec przyszłym błędom
W rzeczywistości można użyć szablonu Szablon retrospektywy projektu ClickUp do łatwego zbierania informacji zwrotnych, znajdowania mocnych i słabych stron cyklu pracy oraz wprowadzania zmian w celu ulepszenia przyszłych projektów. ✍️
Rozmawiaj z członkami Teams, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Uzyskasz cenne informacje zwrotne, które możesz wdrożyć i poprawić swój cykl pracy w oparciu o sugestie pracowników.
3 Przykłady analizy cyklu pracy
Wszystko to brzmi świetnie w teorii, ale w praktyce jest jeszcze lepiej! Chcesz poznać przykłady analizy cyklu pracy z życia wzięte? Mamy dla Ciebie te różne przypadki użycia. 👀
Przypadek użycia 1: Uproszczenie rozwoju firmy
W miarę powodzenia firmy mają tendencję do rozrastania się. Procesy i procedury stosowane w małym zespole liczącym od pięciu do dziesięciu osób nagle zaczynają się łamać, gdy liczba pracowników wzrasta do 50 lub więcej. Zapobiega to blokadom wydajności, a nawet może utrudniać rozwój.
Potrzebujesz bardziej dopracowanego lub podzielonego na segmenty systemu przepływu pracy, aby nadążyć za zmianami. Skorzystaj z automatyzacji przepływu pracy, aby stworzyć nową mapę drogową powodzenia z większym zespołem i usprawnić te procesy.
Ponadto, mając więcej osób na pokładzie, uzyskasz bardziej zróżnicowane spostrzeżenia i większy zakres informacji zwrotnych, co wyniknie z kreatywnych rozwiązań. 🥳
Przypadek użycia 2: Usprawnienie procesów manualnych
Wielu kierowników projektów i ich teamów wykonuje powtarzalne zadania ręcznie. Czasami oznacza to odpowiadanie na faktury klientów za pośrednictwem poczty e-mail. Innym razem praca ta może obejmować pisanie od podstaw tego samego briefu artykułu na blogu.
Zadania te wymagają czasu, a kiedy zaczynasz skalować lub pracować nad większymi projektami, mogą stać się czasochłonne.
Zautomatyzuj powtarzalne zadania za pomocą kilku kliknięć, korzystając z setek szablonów automatyzacji cyklu pracy ClickUp
Zautomatyzuj procesy manualne, kiedy tylko możesz. Może to oznaczać korzystanie z narzędzi finansowych, takich jak QuickBooks, do obsługi płatności i faktur. Może to również oznaczać korzystanie z aplikacje do tworzenia zawartości i inne szablony skracające czas tworzenia powtarzalnej zawartości. ⌚️
Przypadek użycia 3: Bardziej efektywna współpraca z niestandardowymi klientami
Komunikacja z niestandardowymi klientami ma ogromne znaczenie. Potrzebujesz informacji zwrotnych od dostawców, aby móc dostarczać lepsze produkty i usługi.
W przypadku małych firm łatwo jest nawiązać połączenie z klientami na poziomie osobistym. Odpowiadasz na ich e-maile, oferujesz porady dotyczące korzystania z produktów i usług oraz rozwiązujesz pojawiające się problemy.
W przypadku większej firmy i kilku pełnoetatowych pracowników - lub gdy podejmujesz się większych projektów - samodzielne wykonywanie tych zadań może być trudniejsze. Ponadto, wysiłki są prawdopodobnie lepiej skoncentrowane na większych celach i ważniejszych zadaniach.
Zarządzanie danymi klientów, zadaniami osobistymi i komunikacją w ClickUp z dowolnego urządzenia
A Narzędzie CRM do cyklu pracy to lepszy sposób na zarządzanie relacjami z klientami dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy. Po przeanalizowaniu istniejących procesów można użyć CRM do automatyzacji odpowiedzi i generowania zadań dla odpowiednich członków zespołu. 📚
Przeprowadź analizę cyklu pracy i usprawnij swoje procesy dzięki ClickUp
Wspieraj operacje biznesowe i kieruj bardziej wydajnymi zespołami, dodając analizę cyklu pracy do swojej listy rzeczy do zrobienia. Dzięki temu poręcznemu przewodnikowi masz wszystko, czego potrzebujesz do zbierania danych, analizowania wyników i tworzenia elementy działań z przeglądu cyklu pracy. Wypróbuj ClickUp już dziś aby skorzystać z funkcji cyklu pracy, w tym diagramów, schematów przepływu i setek szablonów, które zostały zaprojektowane tak, aby uczynić pracę bardziej metodyczną. Każdy z nich jest konfigurowalny, dzięki czemu można wykorzystać narzędzie do zaspokojenia konkretnych potrzeb biznesowych. 🏙