Jest wiele rzeczy, które wchodzą w skład zarządzanie projektami .
Budżetowanie, uzyskiwanie zgody od interesariuszy projektu tworzenie zespołu, monitorowanie postępów, sporządzanie raportów....
a to tylko wierzchołek góry lodowej!
Jeśli krzyczysz wewnętrznie, nie martw się!
oto coś, co ci pomoże:_
Zasady zarządzania projektami działają jak niezawodny kompas podczas nawigacji po całym procesie zarządzania projektem.
W tym artykule wyjaśnimy, czym są te podstawowe zasady zarządzania projektami, jakie są ich zalety i jak można je wykorzystać do zarządzania projektami z powodzenie.
Zaczynajmy.
Jakie są zasady zarządzania projektami?
Zasady zarządzania projektami to podstawowe koncepcje, które można wykorzystać do powodzenia w zarządzaniu projektami.
Całkiem proste, prawda?
jakie są więc podstawowe zasady zarządzania projektami, które_ każdy kierownik projektu powinien przysięgać?
Pogrupowaliśmy te 12 rzeczy w 3 kategorie.
Przyjrzyjmy się im:
Definiowanie projektu
Zasada 1: Musi to być projekt
Najbardziej podstawową zasadą jest to, że projekt musi istnieć.
Weźmy definicja projektu według Project Management Institute: aby zakwalifikować się jako projekt, praca musi być tymczasowym przedsięwzięciem, a jej celem jest stworzenie wartości.
Ponieważ zarządzanie projektami jest narzędziem wykorzystywanym do skutecznego zarządzania projektem, zasady zarządzania projektami powinny mieć zastosowanie do tej definicji.
Działania takie jak odpowiadanie na zgłoszenia lub edytowanie zawartości nie liczą się zatem jako projekt.
Zasada 2: Jasna struktura projektu
Kluczową zasadą w projekcie jest planie zarządzania projektami w fazie definiowania jest struktura projektu.
Bez niej projekt rozpadnie się szybciej niż wieża Jenga!
Oto trzy komponenty, które należy zdefiniować:
A. Cele projektu
_Jak zacząć coś, jeśli nie wiesz, co chcesz zrobić w pierwszej kolejności?
Ustawienie celu wprawi wszystko w ruch i pomoże stworzyć strukturę projektu. Zacznij od zadania sobie pytania wymagania projektu są, co musi zostać zrobione i dlaczego.
Jako kierownik projektu, musisz wyjaśnić cel projektu i sprawić, by był on powszechnie zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych w projekt.
Ale do zrobienia cele projektu? A jaka jest różnica między celami i celami ? Free narzędzia do zarządzania projektami takie jak ClickUp sprawiają, że ustawienie celów i zadań to bułka z masłem.
B. Oś czasu projektu
nikt nie ma nieograniczonego czasu na ukończenie projektu
(chyba że potrafisz cofać czas jak Dr. Strange)
Aby projekt został szybko zakończony, musisz mieć jasną oś czasu projektu .
Zawiera on zadania, które muszą zostać zrobione oraz ich daty rozpoczęcia i zakończenia.
Wskazuje również kolejność, w jakiej należy wykonywać zadania.
C. Kamienie milowe
Najpierw należy zdefiniować kamienie milowe, a następnie podzielić oś czasu na te ważne kamienie milowe.
co to jest? Kamienie milowe są wskaźnikami które pomagają zrozumieć, kiedy projekt wszedł w nową fazę.
Na przykład, jeśli twój zespół przechodzi od kamienia milowego do kamienia milowego w ciągu zaledwie kilku dni; wiesz, że pracują szybciej niż The Flash na kofeinie!
A jeśli między dwoma kamieniami milowymi jest długa przerwa, musisz upewnić się, że wrzucają wyższy bieg.
Dzięki takiemu podejściu będziesz w stanie trzymać się harmonogramu projektu. **Zawsze
uff!
I jeszcze jedno: kamienie milowe podnoszą morale zespołu.
Ponieważ pamiętaj, każdy lubi widoczny postęp.
Zasada 3: Identyfikacja rezultatów projektu
Kolejną zasadą zarządzania projektami jest określenie rezultatów projektu .
Dostawy odnoszą się do każdego unikalnego wyniku lub produktu, który jest związany z określonym procesem lub fazą projektu.
jak zatem zdefiniować rezultaty projektu?
Zacznij od zadania sobie właściwych pytań, takich jak:
- Co to jestcel projektu?
- Czego potrzebujesz do zrobienia tego celu?
- Jak długo to potrwa iile to będzie kosztować?
Tego typu pytania pomogą określić rezultaty projektu i jego wymagania.
Oto kilka przykładów rezultatów, nad którymi może pracować Twój zespół:
- For aprojekt strony internetowej projekt, rezultaty mogą obejmować opracowanie makiety
- W przypadku projektu marketingowego, rezultatem może być zmyślna reklama
wygląda na to, że Jim ze "Stranger Things" w końcu ma się lepiej!
Jest jeszcze jedna korzyść z posiadania z góry dobrze zdefiniowanych rezultatów.
Nie będziesz musiał w pośpiechu dodawać nowych rezultatów w połowie projektu.
Nie tylko nie będziesz musiał poświęcać na to zbyt wiele czasu, ale także nie będziesz musiał pracować w nadgodzinach, aby dotrzymać terminów.
w ten sposób nie będziesz musiał rezygnować z oglądania seriali kryminalnych na Netflixie
Zasada 4: Alokacja budżetu projektu
czy nie byłoby wspaniale, gdybyś miał nieograniczony budżet?
Niestety, o ile nie masz dżina spełniającego te życzenia, będziesz musiał pracować z rygorystycznym budżetem budżet projektu .
Przy ograniczonych zasobach trzeba bardzo uważać na wydatki.
Pamiętaj, że nie chcesz być zszokowany, gdy okaże się, że twoje wydatki są poza skalą!
Oto, co możesz zrobić:
- rozważyć możliwe obszary, w których można zaoszczędzić lub wyeliminować wydatki
- upewnić się, że każda faza projektu została uwzględniona
- zarezerwować część budżetu na wydatki awaryjne
Budżetowanie i księgowość mogą wymagać wiele pracy i różnych narzędzi.
ale po co zaopatrywać się w kilka narzędzi, skoro oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może pomóc zrównoważyć księgi rachunkowe?
Dzięki gotowym zestawieniom ClickUp Szablon księgowości , możesz zarządzać rejestrami sprzedaży, wydatkami na projekty, fakturami i nie tylko, a wszystko to w obrębie obszaru roboczego.
Zasada 5: Wyczyszczona strategia wykonania
Wcześniej faza wykonania potrzebna jest karta projektu i plan projektu na miejscu. Odgrywają one ważną rolę w powodzeniu dużych projektów.
co należy uwzględnić?
Faza planowania powinna mieć jasną definicję kluczowych wskaźników wydajności (KPI), używanego oprogramowania do zarządzania projektami i czynniki ryzyka, które mogą mieć wpływ na wynik .
Powinieneś także zidentyfikować potencjalne problemy, które mogą spowodować pełzanie zakresu lub wykoleić postęp.
Identyfikacja ról i obowiązków Teams
Zasada 6: Własność kierownika projektu lub sponsora projektu
Kolejną fundamentalną zasadą jest to, że jedna osoba, kierownik projektu, musi być odpowiedzialna za powodzenie projektu. Osoba ta musi działać jako rzecznik i być na tej samej stronie co zespół wykonawczy.
Jako tacy, kierownicy projektów prowadzą interesariuszy projektu przez ich proces decyzyjny , określić obowiązki Teams, zainicjować plan projektu i zmierzyć powodzenie.
Ze względu na interdyscyplinarny charakter tej roli, kierownicy projektów muszą posiadać doskonałe umiejętności interpersonalne, wiedzę na temat biznesu i technologii oraz doświadczenie w strukturze podziału pracy.
Zasada 7: Przypisane role i obowiązki zespołu
Sama znajomość celu projektu i ustawienie celów nie wystarczy.
Musisz również określić co każdy członek powinien do zrobienia.
Jeśli tego nie zrobisz, możesz zacząć przygotowywać się do pogrzebu: ponieważ twój projekt jest martwy, jeszcze zanim zacząłeś nad nim pracować!
Po zdefiniowaniu ról i obowiązków, każdy członek zespołu staje się odpowiedzialny za swoje zadania.
A ponieważ członkowie zespołu dokładnie wiedzą, co mają zrobić, nie będą tracić czasu na próby uzyskania jasności co do projektu.
Ustalanie wartości
Zasada 8: Wyczyszczona komunikacja między członkami zespołu
Słaba komunikacja w zespole = złe wyniki.
Podczas zarządzania projektami, silna komunikacja od pierwszego dnia powinna być głównym celem
Nie chcesz, aby komunikacja w projekcie zamieniła się w grę typu "on powiedział - ona powiedziała".
Ponieważ oznaczałoby to katastrofę.
ale dlaczego?
Wyczyszczona komunikacja z zespołem jest kluczem do uniknięcia wpadek. Każdy członek wie, nad czym pracuje i nad czym pracują inni, co usprawnia przepływ pracy.
Ponadto wyczyszczona komunikacja pozwala identyfikować i świętować osiągnięcia członków zespołu.
Zasada 9: Zgodność w całej organizacji
Jest to ważna zasada pozwalająca uniknąć problemów w późniejszym czasie, gdy projekt będzie postępował.
Interesariusze i kierownik projektu współpracują ze sobą tak, aby wszystkie elementy organizacji wzajemnie się wspierały. Obejmuje to misję, strukturę i systemy firmy.
Ustanowienie linii bazowej zarządzania wydajnością z trzema podstawowymi komponentami - kosztami, harmonogramem i zakres projektu
- jest ważne przy dostosowywaniu się do wartości firmy i ustawieniu zakresu większego projektu.
Po ustaleniu jasnych oczekiwań z kierownictwem i wyznaczeniu kierownika projektu do kierowania działaniami projektowymi, osoba ta powinna mieć swobodę w podejmowaniu decyzji dotyczących projektu.
Zasada 10: Przejrzystość i odpowiedzialność
Przechodząc do kolejnej zasady zarządzania projektami. Przejrzystość projektu .
Jeśli nie jesteś nieuczciwym szpiegiem, ukrywanie się jest złym pomysłem
Jeśli ukrywasz dane lub statusy projektu przed interesariuszami i sponsorami, będzie cię to prześladować w przyszłości.
A to może zmniejszyć zaufanie między Teams a interesariuszami.
Jednak nie doszłoby do tego, gdybyś ty i twój zespół zawsze zachowywali przejrzystość.
Jeśli każdy będzie miał dostęp do istotnych informacji dotyczących projektu, w tym statusów, kamieni milowych i osi czasu, wszystko będzie przebiegać znacznie sprawniej.
wynik?
Poziom zaangażowania Twojego Teams'u poszybuje w górę, a oni sami będą o wiele szczęśliwsi i zadowoleni ze swojej pracy.
Dzięki ClickUp Funkcja dla gości umożliwia współpracę z osobami spoza zespołu, takimi jak interesariusze lub klienci.
Zasada 11: Zarządzanie ryzykiem i jego wykrywanie
Z każdym projektem wiąże się pewne ryzyko. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy żongluje się wieloma złożonymi elementami zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie .
Wypróbuj te_ Narzędzia oprogramowania do zarządzania projektami !
Gdy ocenisz te ryzyka przed rozpoczęciem projektu, będziesz przygotowany na stawienie czoła wszelkim potencjalnym problemom, które mogą się pojawić.
A to nie jedyna korzyść:
- Będziesz w stanie zapobiec wszelkim opóźnieniom w realizacji projektu
- Członkowie zespołu projektowego będą mieli plan, który pomoże im poradzić sobie z wszelkimi zagrożeniami
- Będziesz w stanie wyeliminować lub ograniczyć wpływ każdego problemu na projekt
Dzięki takiemu podejściu można również wyznaczyć cały zespół, który skupi się na ryzyku pojawiającym się w trakcie cyklu życia projektu.
Sprawdź te_ Szablony zarządzania ryzykiem !
(Uważamy, że "Pogromcy Ryzyka" byliby odpowiednią nazwą dla tego zespołu) 😉 )
Zasada 12: Pomiar postępów w realizacji projektu
Monitorowanie i mierzenie postępów jest podstawową zasadą, która ma kluczowe znaczenie dla całego procesu zarządzania projektami.
Wyobraź sobie, że nie ma monitorowania. Praca z domu wyglądałoby mniej więcej tak..
Z ClickUp's Wykresy Gantta można wyświetlić wszystkie zadania, które muszą zostać zrobione, ich terminy oraz członków zespołu, którzy są do zrobienia przypisani do niego.
I gotowe.
Wszystkie zasady powodzenia w zarządzaniu projektami pogrupowane w 3 kategorie.
Często zadawane pytania
Jakie są podstawowe zasady zarządzania projektami?
Choć istnieją różne opinie na ten temat, podstawowe zasady zarządzania projektami obejmują następujące elementy: jasno zdefiniowany projekt przez strukturę, rezultaty i strategię jasno określone role w zespole, w tym kierownika projektu, oraz ustanowienie wartości, takich jak dostosowanie organizacyjne, komunikacja, przejrzystość, odpowiedzialność, zarządzanie ryzykiem i pomiar wydajności.
Ile jest zasad zarządzania projektami?
Istnieje 12 zasad, które można pogrupować w 3 grupy - definiowanie projektu, definiowanie roli i obowiązków oraz ustalanie wartości.
Wnioski
Zasady zarządzania projektami są blokami konstrukcyjnymi wszystkich biznesów; bez względu na to, jak duże czy małe.
Używaj ich mądrze, a wszystkie Twoje projekty będą strzałem w dziesiątkę!
Jednak zasady te nie pomogą ci samodzielnie zarządzać całym projektem.
Na szczęście narzędzia takie jak ClickUp zostały zaprojektowane specjalnie do zrobienia całej tej ciężkiej roboty; pomagając ci z wszystkimi zadaniami, oś czasu i członkami zespołu.
Niezależnie od tego, czy podążasz za metodologie np Wodospad , Zwinny lub Chudy clickUp posiada wszystkie funkcje potrzebne do organizacji pracy.
Więc pobierz ClickUp za darmo już dziś a zarządzanie projektami stanie się bułką z masłem!
