Kierownicy projektów to osoby odpowiedzialne za zrobienie wszystkiego w sposób wydajny i skuteczny. Dbają o to, by projekty były śledzone, Teams skoordynowane, a cele osiągane. Co jednak wyróżnia dobrego kierownika projektu?
Success Manager projektu powinien posiadać połączenie umiejętności technicznych, przywódczych i komunikacyjnych. Poniżej znajduje się 10 niezbędnych umiejętności zarządzania projektami, które muszą posiadać wszyscy świetni kierownicy projektów, aby odnieść powodzenie:
1. Usprawnia komunikację
Dobrzy kierownicy projektów są w stanie jasno i skutecznie komunikować, co i kiedy należy zrobić, aby wszyscy zaangażowani wiedzieli, czego się od nich oczekuje. Obejmuje to informowanie członków zespołu o wszelkich zmianach w projekcie, a także przekazywanie informacji zwrotnych i wskazówek.
PMI twierdzi, że jeśli taki poziom komunikacji będzie się utrzymywał, "istnieje niebezpieczeństwo przegapienia rezultatów lub inne wyniki."
Auć. Czy zbyt dużo komunikacji może być złe? Tak, gdy nie jest usystematyzowana lub wyczyszczona, lub gdy "komunikacja" składa się z kilku nienawiązujących do siebie e-maili. The zdolność do komunikacji robi ogromną różnicę w powodzeniu lub porażce projektu.
Można by pomyśleć, że skuteczni kierownicy projektów będą wiedzieli, jak to zrobić z dobrym skutkiem narzędzia do zarządzania projektami . Zdolność ta jest pomijaną umiejętnością komunikacyjną.
Potężne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp pomaga usprawnić komunikację, zapewnia interesariuszom/sponsorom aktualizacje i jasno określa terminy prac i zadań.
2. Pozytywne nastawienie do mojej pracy
Jeśli kierownik projektu uważa, że praca nie jest rozsądna lub osiągalna, jak będą się czuć pozostali członkowie zespołu?
Świetny projekt kierownik ma zdolność rozumienia priorytetów organizacji , tłumaczenia tych wartości swojemu zespołowi projektowemu i połączenia ich z poszczególnymi projektami i zadaniami. Tacy kierownicy projektów pracują również z zespołem nad strategiami osiągnięcia tej wizji.
Aby dotrzymać terminów, terminowości i utrzymać projekt zgodnie z harmonogramem, kierownik projektu powinien być pozytywnie nastawiony do wykonywanej pracy, pomagając całemu zespołowi w osiągnięciu celu.
Równoważenie pozytywnego nastawienia z rzeczywistością na temat ryzyko i problemy wymaga intuicji i doświadczenia, co prowadzi nas do następnego punktu:
3. Rozwiązuje problemy
Może się to wydawać oczywiste, ale dobry kierownik projektu potrafi rozwiązywać problemy . A jeszcze lepiej, są upoważnieni do rozwiązywania wyzwania związane z zarządzaniem projektami . Podstawowe rozwiązywanie problemów obejmuje te pięć kroków.
- Identyfikacja problemu
- Określenie przyczyn
- Generowanie rozwiązań
- Analiza rozwiązań
- Podejmowanie działań
Te pięć kroków wydaje się proste, ale często nie poświęcamy czasu na ich dokładne przeanalizowanie. Możemy znać problem, ale nie ocenić go pod każdym kątem lub nie udokumentować przemyśleń zespołu do zrobienia.
Może to oznaczać wyciągnięcie długopisu i papieru, aby naprawdę skupić się i pomyśleć o tym, co się wydarzyło. Zapisz każdy krok procesu i zanotuj pomysły na temat tego, co zadziałało, a co nie na każdym etapie.
Oto przykład wykorzystania tego projektu lista kontrolna zarządzania aby rozwiązać problem pracowników:
Krok pierwszy: Zidentyfikuj problem
Pracownik ma trudności z dotrzymaniem terminów spotkań.
Krok drugi: Ustalenie przyczyn
Pracownik ma za dużo pracy na głowie i za mało czasu na jej zakończenie.
Krok trzeci: Generowanie rozwiązań
Możliwe rozwiązania mogą obejmować oddelegowanie zadań innym członkom zespołu, ustawienie realistycznych terminów lub użycie narzędzia do zarządzania projektami w celu lepszego zarządzania obciążeniem pracą.
Krok czwarty: Przeanalizuj rozwiązania
Analiza rozwiązań będzie obejmować rozważenie zalet i wad każdego z nich oraz określenie, co będzie najlepsze dla każdego członka zespołu.
Krok piąty: Podejmij działania
Po ustaleniu, jakie rozwiązanie jest najlepsze, nadszedł czas na podjęcie działań i wdrożenie skutecznego planu zarządzania projektami.
Postępowanie zgodnie z tą prostą listą kontrolną rozwiązywania problemów może sprawić, że przyzwoity kierownik projektu stanie się niezawodny.
4. Zachowuje spokój
Cóż, nie jest to praca na równi z byciem lekarzem na ostrym dyżurze czy policjantem. Ale kierownik projektu musi zrównoważyć potrzeby projektu, wraz z priorytetami organizacyjnymi, wynikami zespołu i wszelkimi osobistymi wkładami, które musi wnieść. Nie wspominając już o wszelkich frustrujących elementach, które mogą być poza kontrolą kierownika projektu, takich jak przestarzałe systemy lub cykle pracy.
To może być stresujące.
Dobry kierownik projektu potrafi jednak cofnąć się o krok, przeanalizować kolejne opcje i wyciągnąć wnioski nawet w obliczu niepowodzeń.
Kierownik projektu jest tym, który musi posprzątać i podejść do projektu ponownie - być może z innej perspektywy. Ale w tym przypadku kierownik projektu musi wiedzieć, co poszło nie tak i nie popełniać tego samego błędu ponownie. Dobry kierownik projektu powinien być w stanie wskazać, co poszło nie tak i zaproponować alternatywne rozwiązania (patrz punkt #3).
Zachowaj spokój i dobrze prowadź. Współpracuj z zespołem, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla wszystkich.
5. Dobrze oddelegowany
Dlaczego dobrze oddelegowane zadania są ważne? Kierownik projektu może osiągnąć więcej. Możesz być w stanie wślizgnąć się w rolę i wnieść swój wkład przez jakiś czas, ale w końcu wymagania dotyczące twojego czasu cię przytłoczą.
W rzeczywistości osiągniesz więcej, jeśli od razu dasz ludziom uprawnienia.
"Górna granica tego, co jest możliwe, wzrośnie tylko z każdym współpracownikiem, którego upoważnisz do wniesienia swojej najlepszej pracy do waszych wspólnych priorytetów. Podobnie, twoja władza maleje z każdą inicjatywą, której niepotrzebnie się trzymasz" - notuje Jesse Sostrin z PwC w artykule Harvard Business Review .
W tym celu odnoszący sukcesy kierownicy projektów rozumieją mocne i słabe strony ludzi, którymi zarządzają, a następnie wykorzystują i wdrażają ich mocne strony w celu zwiększenia wydajności.
Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp pomaga oddelegować zadania dzięki funkcji przejrzystości, raportowania, szczegółów i komentarzy. A jej hierarchia jest przyjazna dla użytkownika - wystarczająco solidna dla wielofunkcyjnych Teams ale z prywatnością udostępniania, która może być niestandardowa dla menedżerów lub tylko wybranych współpracowników.
6. Priorytetyzuje moją pracę
Każdy element nie może być priorytetem numer jeden. Z samej definicji coś musi spaść na pozycję numer dwa. Dobry kierownik projektu zrozumie, że jak ustalić priorytety pracy dla zespołu, a następnie dokonać właściwego wyboru.
Klucz tutaj? Zrozumienie pilne vs. ważne i odciąć się od szumu. Sponsor lub interesariusz projektu może krzyczeć o ASAP, ale dobry kierownik projektu zachowuje spokój i wie, jak ustalić priorytety tego, co najważniejsze.
Dlaczego jest to ważne? Ponieważ ważne zadania dodają wartości. To wartość matrycy Eisenhowera. Macierz Matryca Eisenhowera jest systemem opartym na kwadrantach gdzie zadania są oddzielone według ich ważności i wartości.
Po zrozumieniu znaczenia i wartości każdego zadania, dobry kierownik projektu oszacuje czas potrzebny na jego wykonanie, a następnie uszereguje je według ważności.
7. Współpracuje i słucha
Współpraca polega na wspólnym działaniu, a do zrobienia tego z powodzeniem niezbędne jest aktywne słuchanie. Nie można współpracować bez słuchania i dążenia do zrozumienia.
Jeśli pracujesz z zespołem projektowym, a kod się psuje lub nie może przejść kontroli jakości, będziesz chciał ocenić sytuację, zanim wyciągniesz pochopne wnioski. Początkowe pytanie lub dwa mogą nie doprowadzić cię do dokładnej odpowiedzi, której potrzebujesz - zamiast tego być może będziesz musiał użyć różnych podejść, aby znaleźć rozwiązanie.
Wspólna praca pomaga próbować nowych rzeczy, eksperymentować i znaleźć rozwiązanie.
Dobry kierownik projektu będzie do tego zachęcał współpracę w zespole i stworzyć podnoszące na duchu środowisko, zamiast izolować każdą osobę w jej własnym silosie.
Dobre narzędzia, takie jak ClickUp i te inne narzędzia do współpracy online -mogą pomóc do zrobienia tego.
Mając przejrzysty zestaw projektów i zadań, członkowie zespołu mogą zobaczyć, co muszą zrobić i w jakich terminach muszą to zrobić. Dobre narzędzia do współpracy powinny wspierać wydajność, a nie ją ograniczać.
bonus: Szablony CV do zarządzania projektami !**_
8. Zarządza czasem
Jedną z głównych ról kierownika projektu jest upewnienie się, że zespół dotrzymuje terminów i dotrzymuje harmonogramu projektu.
Nie oznacza to śledzenia każdej minuty spędzonej na zadaniach lub mikrozarządzania każdym ich ruchem (to byłby koszmar), ale raczej zrozumienie, co musi zostać zrobione i kiedy musi zostać zakończone. Zarządzanie czasem obejmuje również śledzenie tego, co dzieje się w danej chwili i jakie zasoby są dostępne dla poszczególnych zadań. Jest to miejsce, w którym narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, błyszczy, ponieważ można podzielić pracę na możliwe do zarządzania fragmenty, które przyczyniają się do realizacji większych celów zespołu.
9. Koncentracja na interesariuszach
Interesariuszem jest każdy, kto ma wpływ na projekt i jego rezultaty.
Osoby te mają interes w tym, co robisz, więc musisz upewnić się, że są na bieżąco z tym, co się dzieje. Dobry kierownik projektu będzie na bieżąco informował interesariuszy, ale także wyjaśni, co jest potrzebne, aby dostarczyć to, czego oczekują.
To właśnie robi dobry kierownik projektu - buduje relacje z interesariuszami i członkami zespołu. W ten sposób, gdy pojawiają się zmiany lub wyzwania, kierownik projektu może przejąć inicjatywę, zanim stanie się to większym problemem.
10. Motywowanie
Wreszcie, dobry kierownik projektu musi rozumieć, co jest możliwe i jakie są granice.
Kiedy napotka wyzwanie, powinien być na tyle kreatywny, aby opracować własne rozwiązania i sposoby radzenia sobie z nim. Powinien również myśleć nieszablonowo, jeśli chodzi o zarządzanie projektami, aby nadążać za duchem czasu. Zobacz, co nowa technologia może zrobić do zrobienia projektu szybciej i lepiej.
Innowacyjni i kreatywni kierownicy projektów są tym, co napędza projekty. Wymyślają rozwiązania problemów, o których istnieniu ludzie nie mieli pojęcia i znajdują sposoby, aby to, co kiedyś było niemożliwe, stało się możliwe.
Te wskazówki i techniki zarządzania czasem będą pomocne:
Zostań świetnym Project Managerem dla swojego Teamu
Skuteczni kierownicy projektów wiedzą, co jest potrzebne, aby przekształcić nudny projekt w prawdziwie powodzenie przedsięwzięcie. Wymaga to połączenia umiejętności miękkich, zarządzania i przywództwa, a także odpowiedniego zestawu umiejętności technicznych, aby ustalić priorytety pracy i podejmować właściwe decyzje. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby w pełni wykorzystać możliwości swojego zespołu!