W ClickUp stawiamy na procesy i produktywność.
Jako kierownicy projektów wiemy, że są to również dwa z Twoich celów.
Aby pomóc Ci w planowanie projektu możesz użyć tej listy kontrolnej dla każdej części procesu. Można jej używać z zespołami projektowymi lub udostępniać innym kierownikom projektów w organizacji.
Możesz nawet dodać taką listę kontrolną do ClickUp (więcej na ten temat za chwilę).
Jako kierownik projektu twoje obowiązki obejmują posiadanie planu dla tworzenie planu projektu .
Po pierwsze, oto najważniejsze elementy każdego idealnego planu zarządzanie projektem lista kontrolna.
Lista kontrolna zarządzania projektami
- Ustalenie wizji, celów i zadań
- Spotkaj się z interesariuszami i innymi kierownikami projektu, aby przedstawićpropozycję projektu* Zbieranie specyfikacji i wymagań dla zespołu projektowego
- Przygotujpropozycja biznesowa* Tworzenie budżetu projektu
- Przydziel swoje zasobyTworzenie harmonogramu ## 2. Spotkania z interesariuszami i innymi kierownikami projektów
Są to osoby osobiście zaangażowane w postęp i wyniki końcowe projektu. Mają oni oczekiwania co do metod planowania projektu, a Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest ich spełnienie. Po raz kolejny z pomocą przychodzi lista kontrolna zarządzania projektami! Interesariusze projektu mogą obejmować:
- KlienciSprzedawcy !
3. Zbieranie specyfikacji i wymagań dla zespołu projektowego
Kolejnym krokiem na liście kontrolnej zarządzania projektem jest zebranie specyfikacji i wymagań dla projektu. Będzie to zależeć od rodzaju projektu, nad którym pracujesz.
Ogólnie rzecz biorąc, specyfikacje i wymagania powinny zawierać kilka kryteriów zorientowanych na wyniki:
- Czynniki sukcesu projektu (Skąd wiesz, czy ta kompilacja była satysfakcjonująca?)
- Czynniki niepowodzenia projektu (skąd wiadomo, czy ta kompilacja była niezadowalająca?)
- Specyfikacje testu (takie jak sposób administrowania testem)
- Raporty dotyczące testu i czynników sukcesu.
4. Przygotowanie planu projektu
Przeprowadziłeś już badania, zrozumieć wymagania i są teraz gotowi do stworzyć plan pracy .
Naturalną skłonnością może być przeskoczenie od razu do stworzyć oś czasu i zaplanuj zadania.
Zanim jednak utworzysz harmonogram projektu, musisz zastanowić się, jakie konkretne kroki należy wykonać.
Od pisania kodu po zamawianie części lub tworzenie oznakowania, części i elementy będą się różnić w zależności od konkretnego projektu. Żadne dwie listy kontrolne zarządzania projektami nie będą takie same, a ten krok ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.
Nie zapomnij o zarządzanie ryzykiem i jak poradzisz sobie z każdym trudne kwestie lub żądań zmian, które się pojawią. Będziesz także chciał zdefiniować zakres projektu w planie zarządzania projektem, aby nic nie wypadło z torów. Zawsze będą niespodzianki, ale pod warunkiem, że jesteś zaangażowany w komunikację projektową, realizacja projektu i korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami ClickUp, Ty i Twój zespół projektowy będziecie gotowi na sukces!
Uwzględnienie zależności podczas planowania projektu
W przypadku tego elementu listy kontrolnej należy również wziąć pod uwagę zależności - które zadania muszą zostać ukończone przed rozpoczęciem innych zadań. Uporządkuj swoje zadania i skonfiguruj zależności zadań, aby zarządzać kamieniami milowymi i oszczędzać czas.
W ClickUp utwórz Folder dla swojego projektu, a następnie utwórz Listę różnych części. Być może masz różne listy w oparciu o używane języki kodu. Możesz mieć jedną dla front-endu, a drugą dla back-endu. Projektowanie i copywriting również działają! Niezależnie od tego, jaką masz grupę zadań, lista może pomóc w utrzymaniu ich razem.
Następnie utwórz indywidualne zadania dla każdego z elementów, które muszą zostać ukończone. Nie ustawiaj terminów! Możesz jednak dodać wszelkie istotne szczegóły lub pliki. ClickUp zapewnia bogaty edytor tekstu, który pomaga podkreślić określone punkty, skopiować kod, a nawet zacytować sekcje kursywą.
5. Tworzenie budżetu projektu
Po zakończeniu tworzenia plan projektu nadszedł czas na szczegóły: budżet.
Jest to oparte na czasie oszacowanie kosztów projektu.
Miejmy nadzieję, że Twoi interesariusze podali Ci jakąś liczbę, z którą możesz pracować.
Ale oto rada: nie patrz na nią.
Pomyśl o tym, co byłoby potrzebne, aby projekt został wykonany najlepiej jak potrafisz i w ramach zakresu, a następnie zastanów się nad tą liczbą.
Wtedy będziesz wiedział, co wyciąć, a co zachować. Zacznij od dużych szacunków, a następnie przejdź do bardziej szczegółowych iteracji.
Koszty bezpośrednie i pośrednie
Każdy budżet będzie zawierał koszty bezpośrednie i pośrednie.
Koszty bezpośrednie obejmują robociznę, sprzęt, oprogramowanie do zarządzania projektami oraz wszelkie koszty związane z badaniami (takie jak podróże lub grupy fokusowe).
Koszty pośrednie mogą nie wymagać uwzględnienia (w zależności od projektu). Mają one konsekwencje wykraczające poza projekt, takie jak wynajem powierzchni biurowej lub materiałów biurowych. Mogą one zostać wykorzystane również w innych projektach.
Z Funkcja pól niestandardowych ClickUp można faktycznie tworzyć unikalne kolumny zadań do zarządzania budżetem lub dowolną inną wartością liczbową.
Możesz nawet określić wszystkie koszty, obliczyć pola budżetowe w raportach, aby znaleźć ich sumę, średnią lub zakres. Jest to idealny sposób na zarządzanie kosztami i uzyskanie perspektywy na ogólną wydajność projektu, dzięki czemu można stworzyć plan zasobów dla projektu.
6. Przydziel swoje zasoby
Kto będzie pracował nad czym?
Jest to część, w której zaczynasz przydzielać pracę lub przydzielać zadania konkretnym członkom zespołu. Zastanów się nad zestawami umiejętności każdej osoby, ich wcześniejszym doświadczeniem oraz rolami i obowiązkami w firmie.
Często jest oczywiste, że dany członek zespołu będzie pracował nad projektem. Innym razem możesz tworzyć wyspecjalizowany zespół, w którym każdy z tych czynników będzie ważniejszy.
Przydzielanie zasobów i sprzętu
Poza personelem, konieczne może być przemyślenie harmonogramów i sprzętu. Czy trzeba zamówić więcej części? Jaki jest twój aktualny stan magazynowy i czy to wystarczy do wykonania zadania? Jakiego dodatkowego oprogramowania potrzebujesz?
Te rozważania są częścią alokacja zasobów . Jesteś odpowiedzialny za dostosowanie harmonogramów do liczby pracowników.
Może to oznaczać prośbę o dodatkowe zatrudnienie lub zawarcie umowy z innymi dostawcami w celu ukończenia projektu zgodnie z harmonogramem.
7. Utwórz harmonogram
Po ustaleniu, jakie zadania należy wykonać i jakie zasoby są do tego potrzebne, możesz utworzyć harmonogram i oś czasu dla swoich projektów.
Wiąże się to z oszacowaniem czasu, jaki zajmie każde zadanie, a następnie wykreśleniem ich w celu uzyskania rozsądnie oszacowanej daty zakończenia projektu.
Możesz poprosić konkretnych współpracowników o oszacowanie czasu lub zrewidować harmonogram projektu, gdy masz już kilka szacunków.
W ClickUp dostępnych jest wiele opcji dotyczących czasu i harmonogramów: Ustawianie dat rozpoczęcia i zakończenia Częścią planu komunikacji będzie sposób udokumentować każdy z etapów projektu .
ClickUp umożliwia załączanie plików, łączenie się z Dyskiem Google/Dropbox, a nawet osadzanie arkuszy kalkulacyjnych lub innych dokumentów bezpośrednio w ClickUp. ClickUp może być aplikacją, która zastąpi je wszystkie w zarządzaniu dokumentami, eliminując tarcia związane z innymi narzędziami.
Komunikacja za pomocą konwersacji w ClickUp
Konwersacje w ClickUp zwiększają możliwości komunikacji. Dodaj rozmowę do folderu lub listy i wspomnij o swoim współpracowniku lub członku zespołu projektowego. Powiadomienie pojawi się w ich sekcji powiadomień i będą mogli na nie odpowiedzieć. Konwersacje świetnie nadają się do zadawania szybkich pytań.
Możesz również rozważyć formalne prezentacje jako aktualizacje.
Upewnij się, że dobrze planujesz swoje projekty, korzystając z poniższych wskazówek szablony planowania projektów jako punkt wyjścia i upewnij się, że masz zarówno plan komunikacji, jak i rejestr ryzyka przed rozpoczęciem pracy nad listą kontrolną projektu.
Pamiętaj: Udany projekt rozpoczyna się od wizji projektu, w której wszyscy interesariusze są mocno zaangażowani i rozumieją jego cel struktura podziału pracy ( WBS ), kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i harmonogram projektu.
przeczytaj więcej o efektywnym projekcie komunikacja w zespole & *[narzędzia struktury podziału pracy](https://clickup.com/pl/blog/62545/struktura-podzialu-pracy-software/)* .
9. Monitoruj swoje postępy
Czy jesteś na dobrej drodze?
Czy dotrzymałeś terminu?
Są to ważne pytania na początku projektu. Pomyśl o potrzebnych rezultatach i zastosuj je do harmonogramu projektu. Weź również pod uwagę wyciągnięte wnioski na temat poprzednich projektów, którymi zarządzałeś, i upewnij się, że wszystkie istotne informacje o projekcie są dostępne dla twojego zespołu. Im więcej szczegółów możesz podać z góry, tym lepiej!
Istnieje kilka sposobów monitorowania postępów projektu w ClickUp.
Wykresy Gantta w ClickUp dadzą Ci wgląd w to, które projekty są na dobrej drodze, które są opóźnione, a które nie Ścieżka krytyczna aby pokazać najważniejsze elementy do wykonania. Raporty w ClickUp pokażą również, kto nad czym pracuje, ile zadań zostało ukończonych i nie tylko.
Możesz także użyć Celów w ClickUp do monitorowania postępów projektu. Ustaw cel, a następnie dodaj folder, listę lub zadania jako cele. Możesz zobaczyć, jakie postępy poczyniłeś.
Inną funkcją, która może pomóc w monitorowaniu postępów jest Portfele . Ta funkcja pozwala uzyskać ogólny przegląd tego, co dzieje się w zespole, umożliwiając połączenie wybranych list w jednym spójnym miejscu. Możesz dostosować widoki portfolio, a nawet udostępniać je innym, aby wszyscy byli na bieżąco z harmonogramem projektu.
Bonus:_
**Przykłady zarządzania projektami
Zakończenie
Teraz, gdy przeszliśmy przez dziewięć krytycznych kroków na liście kontrolnej zarządzania projektami, jest jeszcze jedna przydatna funkcja narzędzia PM, która może ci pomóc.
Tak, pokazaliśmy ci, jak ClickUp może ci pomóc - od terminów do raportowania postępów i wydajności projektu - ale jest jeszcze jeden element procesu.
Możesz utworzyć listę kontrolną zadań w ClickUp która zawiera każdą część tego procesu. Za każdym razem, gdy chcesz rozpocząć projekt, możesz mieć zapisaną listę kontrolną, która pomoże Ci wykonać każdy krok.
Jest to plan rozpoczęcia projektu.
Oto jeden z nich, który stworzyłem w tym celu:
Aby było jeszcze łatwiej, możesz zapisać szablony list kontrolnych jak szablon zarządzania projektem a następnie załadować je ponownie, gdy będą gotowe do użycia w kolejnym projekcie.
ClickUp sprawia, że planowanie projektów jest prostsze i bardziej produktywne dla kierowników projektów.
Przenieś całą swoją pracę w jedno miejsce i zacznij oszczędzać dzień w tygodniu dzięki ClickUp !