Jeśli kiedykolwiek byłeś przytłoczony żmudnym zadaniem ręcznego zarządzania sprzedawcami, dostawcami i ich kluczowymi informacjami, ten przewodnik jest dla Ciebie! Odkryjemy moc i prostotę korzystania z szablonów list dostawców, aby usprawnić operacje biznesowe i podnieść wydajność na nowy poziom.
W szybko zmieniającym się i dynamicznym świecie biznesu posiadanie dobrze zorganizowanej i aktualnej listy dostawców jest niezbędne. Jednak śledzenie niezliczonej liczby dostawców, ich danych kontaktowych, katalogów produktów i wskaźników wydajności może szybko stać się przytłaczające.
Niezależnie od tego, czy jesteś małym startupem, czy przedsiębiorstwem o ugruntowanej pozycji, efektywne zarządzanie dostawcami ma kluczowe znaczenie dla sprawnego działania, płynnego zarządzania łańcuchem dostaw i pomyślnej realizacji projektów!
Czym jest szablon listy dostawców?
Szablon listy dostawców rejestruje i organizuje wszystkie firmy, którym płacisz za wykonanie pracy, zapewnienie dostaw lub oferowanie usług w Twoim imieniu. W zależności od potrzeb, najlepsze szablony dostawców mogą pomóc w osiągnięciu takich celów jak:
- Ocena potencjalnych dostawców w standardowych kategoriach, takich jak ich ceny i zdolność do współpracy z Tobą
- Tworzenie bardziej znormalizowanego formularza umowy dla nowych i obecnych dostawców
- Ocena obecnych dostawców na podstawie wcześniejszych prac wykonanych dla organizacji
- Standaryzacja audytów dostawców w celu stworzenia uczciwego i przewidywalnego środowiska dla sprzedawców
- Organizowanie kontaktów z dostawcami w jednym arkuszu referencyjnym
- Uproszczenie zarządzania wydarzeniami dzięki centralnemu zasobowi zarówno do planowania wydarzeń, jak i zarządzania dostawcami
Wyobraź sobie, o ile łatwiej realizacja projektu staje się po standaryzacji wszystkich tych zasobów w szablonie listy dostawców, szczególnie w przypadku pracy zależnej od partnerstwa dostawców. Podobnie jak Szablony SOP ten poziom standaryzacji oszczędza wszystkim czas i pozwala na bardziej strategiczne partnerstwa.
Ale oczywiście jest to prawdą tylko wtedy, gdy znajdziesz właściwy szablon listy dostawców dla swojej organizacji.
Co składa się na dobry szablon listy dostawców?
Najlepsze szablony list dostawców mają kilka wspólnych cech:
- Łatwość użytkowania: Niepotrzebny czas na wdrożenie odbiera produktywność, więc każdy w zespole powinien być w stanie od razu wskoczyć i użyć lub zaktualizować szablon
- Integracja: Szablony, które nie integrują się z systemem zarządzania pracą i systememnarzędzia do ustalania priorytetów ryzykują życie w izolacji, gdzie nikt nie może ich znaleźć i stają się trudne do aktualizacji
- Elastyczność: Najlepsze szablony list dostawców są czymś więcej niż tylko arkuszami kalkulacyjnymi i powinny być wystarczająco elastyczne, aby dostosować ich format do informacji, które zawierają
- Dostosowanie: Szukaj szablonów, które pozwalają na aktualizację i dostosowanie poszczególnych pól i kolumn tak, aby pasowały do twojej sytuacji i organizacji
- Minimalizm: Im mniej niepotrzebnych informacji zawiera szablon, tym łatwiej będzie tobie i twojemu zespołowi szybko znaleźć potrzebne informacje
Szablon listy dostawców jest tak dobry, jak praca, którą eliminuje jego projekt. Oceniając szablony list dostawców, zwróć uwagę na te cechy, aby upewnić się, że ich wdrożenie poprawi Twoją produktywność.
10 szablonów list dostawców do wykorzystania w 2024 roku
Nie ma dwóch takich samych szablonów list dostawców. Każdy poniższy szablon listy dostawców obejmuje zakres informacji, których możesz potrzebować, od standardowych umów po szablony zadań audytowych, listy kontaktów i szablony zarządzania wydarzeniami.
Łączy je jednak jedna wspólna cecha: laserowe skupienie się na pomocy w bardziej efektywnym wykonaniu określonego zadania związanego z zarządzaniem dostawcami za każdym razem, gdy się ono pojawia. Właśnie dlatego je uwielbiamy i dlatego wybraliśmy je na tę listę.
1. Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp
Spraw, aby zarządzanie zamówieniami i dostawcami było łatwiejsze niż kiedykolwiek dzięki szablonowi listy kontrolnej Clickup
Chcesz ocenić wielu dostawców pod kątem ich możliwości współpracy z Twoją firmą? Szablon Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp jest tutaj, aby pomóc.
Ten szablon listy dostawców to prosty arkusz kalkulacyjny zaprojektowany, aby pomóc w ocenie różnych dostawców w oparciu o standardowe kryteria, takie jak struktura organizacyjna, rentowność, logistyka, terminowość i szybkość reakcji. Oceniasz każdego dostawcę pod kątem tych kryteriów za pomocą skali od 1 do 5, a następnie przenosisz ich przez różne etapy przeglądu przed sfinalizowaniem transakcji.
Piękno tego szablonu listy dostawców polega na możliwości jego dostosowania. Możesz na przykład dynamicznie zastępować różne kryteria w oparciu o to, co jest najważniejsze dla Twojej organizacji i poszczególnych procesów. Szablon ten służy również jako lista kontaktów z dostawcami, umożliwiając dodanie adresu e-mail, numeru kontaktowego i strony internetowej dla każdego dostawcy w celu usprawnienia dalszych działań.
W rzeczywistości pozwala to na jeszcze głębszą analizę. Możesz poprosić poszczególnych członków zespołu o przesłanie swoich opinii na temat danego dostawcy za pośrednictwem formularza oceny dostawcy. Szablon następnie sumuje te liczby, aby zapewnić kompleksowy przegląd każdego potencjalnego partnera w pipeline. Pobierz ten szablon
2. Szablon umowy z dostawcą ClickUp
Uprość negocjacje z dostawcami dzięki standardowemu szablonowi umowy
Każdy dostawca, z którym współpracujesz, potrzebuje formalnej umowy. Umowa musi określać zakres prac, harmonogramy, warunki płatności i inne ważne szczegóły. Najlepszą częścią Szablon umowy z dostawcą ClickUp jest to, że nie musisz tworzyć żadnego z tych elementów od zera.
Zamiast tego możesz użyć standardowego formularza, aby określić warunki swoich relacji biznesowych. Dodaj trochę brandingu specyficznego dla firmy na górze, dostosuj szablon, aby pasował do usługi, którą chcesz zamówić, i jesteś gotowy do pracy.
Elastyczność to podstawa. Można na przykład dostosować szablon listy dostawców, aby uwzględnić sytuacje, w których trzeba będzie zaangażować różnych dostawców, takich jak sponsorzy na targach. Od tego momentu powielanie wymaga jedynie minimalnych indywidualnych dostosowań.
Nie pozwól, aby złożoność umów z dostawcami stanęła na drodze do usprawnienia relacji z nimi. Skorzystaj z szablonu umowy z dostawcą, aby zacząć od właściwej stopy z każdym zaangażowanym partnerem. Pobierz ten szablon
3. Lista główna dostawców ClickUp
Utwórz główną listę obecnych i potencjalnych partnerów za pomocą tego szablonu ClickUp
Podczas gdy dwa pierwsze szablony są niezbędne do zaopatrzenia, musisz również zarządzać swoimi obecnymi relacjami z dostawcami. To właśnie tutaj znajduje się szablon Szablon głównej listy dostawców ClickUP wchodzi w skład.
Główna lista dostawców rozpoczyna się od formularza dostawcy, w którym należy wprowadzić ogólne informacje, takie jak nazwa i dane kontaktowe. Następnie lista kontaktów dostawców wypełnia główną listę potencjalnych i przyszłych partnerów w prostym widoku tabeli. Oczywiście nadal można wprowadzać zmiany w tym widoku, gdy informacje o dostawcy ulegają zmianie.
Nie musisz też traktować każdego dostawcy na głównej liście dostawców jako równego. Jeśli masz zatwierdzonych dostawców lub preferowanych dostawców, oznacz te indywidualne organizacje jako priorytetowe, a pojawią się one w widoku Priorytetowi dostawcy.
Szukasz partnerów specyficznych dla lokalizacji? Widok Lokalizacja dostawcy może pomóc w oparciu o wprowadzone informacje o adresie pocztowym.
Szablon listy dostawców zawiera również pola niestandardowe, dzięki czemu można organizować listy dostawców za pomocą kategorii, takich jak jakość usług i rodzaj materiałów eksploatacyjnych. Wreszcie, możesz przypisać status do każdego dostawcy w oparciu o jego relacje z tobą, w tym nowych, trwających, zakończonych lub nieaktywnych dostawców.
Podobnie jak w przypadku każdej funkcji ClickUp, możesz dostosować ten szablon dostawcy do swoich konkretnych potrzeb biznesowych. Pobierz ten szablon
4. Szablon ClickUp Vendor Retro
Oceń swoje relacje z dostawcami dzięki szablonowi Vendor Retro Template firmy ClickUp
Ocena dostawcy jest równie ważna dla poprzednich i bieżących relacji, jak i dla pozyskiwania nowych dostawców usług. Szablon ClickUp Vendor Retro Template sprawia, że przeprowadzanie takich ocen jest dziecinnie proste.
Dzięki temu szablonowi listy dostawców można łatwo ocenić usługi świadczone przez danego dostawcę na rzecz organizacji. Oprócz zapewnienia podstawowego przeglądu umowy, łączy on oryginalny zakres prac i obiecane usługi rezultaty z rzeczywistymi dostarczonymi wynikami i rezultatami.
Użyj tego szablonu, aby:
- Tworzyć studia przypadków relacji z dostawcami do wykorzystania w przyszłości
- Negocjować lepsze warunki przed odnowieniem umowy w oparciu o rzeczywiste wyniki
- Pokazać potencjalnym nowym partnerom, jak wygląda udana relacja z dostawcą w ich procesie zakupu
- Prowadzić rejestr pracy wykonanej dla nich przez dostawcę
Twój vendor retro może stać się kluczowym elementem jakościowym do oceny dostawców i mądrego wydawania zasobów organizacyjnych. Pobierz ten szablon
5. Szablon zadania audytu dostawcy ClickUp
Zorganizuj wszystkie informacje dotyczące audytu dostawcy w zadaniu ClickUp
Szczególnie pomocny dla firm, które polegają na wielu stałych dostawcach, szablon Szablon zadania audytu dostawcy ClickUp stanie się nieocenionym zasobem. Zapewnia, że dostawcy spełniają standardy jakości organizacji i zasługują na swoje miejsce w łańcuchu dostaw.
Skorzystaj z tego szablonu listy dostawców, aby ustandaryzować proces audytu dostawców. Postępuj zgodnie z planem audytu i dokumentuj go, abyś mógł poświęcić mniej czasu na pracę nad postępami, a więcej na ocenę jakościową, której potrzebujesz, aby zoptymalizować relacje z dostawcami.
Organizacje działające w branżach podlegających wielu regulacjom prawnym mogą dostosować szablon do swoich potrzeb. Audyty zgodności, procesów i produktów są możliwe jako cele śledzenia po zainstalowaniu tego szablonu zadań i przypisaniu odpowiednich właścicieli zadań w ClickUp. Pobierz ten szablon
6. Szablon przestrzeni zakupowej ClickUp
Stwórz kompleksowy katalog wszystkich danych dostawców za pomocą szablonu zamówień Clickup, aby mieć je w jednym miejscu
Szablon Szablon zamówień ClickUp jest złożony, ale każdy element tej złożoności ma swoje miejsce i pozostaje łatwy w użyciu. Jego funkcje obejmują:
- Katalog głównej listy dostawców, który zawiera podstawowe informacje kontaktowe na liście kontaktów dostawców, a także niestandardowe pola, takie jak Ryzyko dostawcy i Poziom dostawcy
- Centrum przechowywania wszystkich standardowych procedur operacyjnych zaopatrzenia, które zespół może łatwo znaleźć i odnieść się do nich
- Niestandardowy widok dla dostawców o znaczeniu krytycznym, dzięki czemu zawsze można zobaczyć najważniejszych dostawców usług i produktów
- Widok listy dla zespołu ds. zaopatrzenia do śledzenia ważnych zadań związanych z zarządzaniem dostawcami
- Niestandardowe statusy zadań i dostawców, takie jak Wymagane wyjaśnienia, Otwarte, W toku i Do podpisu
Dzięki integracji z ClickUp, ten szablon listy dostawców płynnie łączy się również z Twoimi szablony zamówień zakupu i Szablony RFQ . Staje się centralnym ośrodkiem dla całego zespołu ds. zaopatrzenia, znacznie ułatwiając łańcuch zarządzania dostawcami i sprzedawcami. Pobierz ten szablon
7. Kliknięcie Uruchom szablon Pokaż folder
Zarządzaj skomplikowanymi wydarzeniami i relacjami z dostawcami dzięki szablonowi Run of Show od ClickUp
Organizacja wydarzenia wymaga specjalnych relacji z dostawcami, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. Szablon Szablon ClickUp Run of Show upraszcza ten proces.
Choć nie jest to stricte lista dostawców, szablon Run of Show pomaga w przeprowadzeniu wydarzenia tak sprawnie, jak to tylko możliwe - w tym w pracy z dostawcami, których potrzebujesz, aby je zrealizować.
Oprócz konspektu wydarzenia, szablon listy dostawców zawiera niestandardowe widoki zadań dostawców, które obejmują wszystkich partnerów wydarzenia wraz z zadaniami, które będą musieli wykonać. Widok logistyki materiałów łączy się z nim bezpośrednio w sytuacjach, gdy materiały pochodzą ze źródeł zewnętrznych.
Funkcje te zwiększają się, gdy używasz ClickUp jako swojego oprogramowanie do planowania wydarzeń . Twój zespół może śledzić zadania i współpracować w tej samej przestrzeni, a szablon Run of Show łączy się również bezpośrednio z innymi szablonami dostawców z tej listy. Pobierz ten szablon
8. Szablon dokumentu planowania wydarzeń ClickUp
Przygotuj szybki przegląd swojego wydarzenia dzięki temu poręcznemu szablonowi planowania wydarzeń od ClickUp
Mówiąc o planowaniu wydarzeń, jeśli szukasz bardziej szczegółowego przeglądu swoich dostawców, możesz skorzystać z szablonu Szablon planowania wydarzeń ClickUp może być najlepszym rozwiązaniem.
Jest to prosty dokument, który zawiera listę dostawców w formie narracyjnej, takich jak dostawca miejsca, catering, rozrywka i inne.
Szablon przechowuje go w centralnym miejscu, które można łatwo udostępnić wszystkim zaangażowanym w planowanie wydarzenia. Możesz nawet utworzyć proste listy kontrolne dla dostawców i zarządzania nimi, aby usprawnić planowanie i realizację wydarzenia.
To tylko jeden z wielu szablonów do planowania wydarzeń można wykorzystać do zwiększenia wydajności. Jest to najbardziej odpowiednie rozwiązanie dla mniejszych wydarzeń, gdzie prowadzenie przeglądu jest prostsze lub wirtualne planowanie konferencji gdzie sprzedawcy odgrywają mniejszą rolę w ogólnym przebiegu wydarzenia. Pobierz ten szablon
9. Szablon firmowej listy kontaktów ClickUp
Wygeneruj prostą, ale kompleksową listę kontaktów firmy ze wszystkimi potrzebnymi szczegółami
Czasami potrzebujesz tylko podstawowego szablonu listy kontaktów do dostawców, aby Twoja wirtualna książka adresowa była aktualna i dokładna. To jest dokładnie to, czego Szablon firmowej listy kontaktów ClickUp robi.
Jest to potężna alternatywa dla statycznej listy kontaktów. Oprócz łatwego przechowywania i uzyskiwania dostępu do informacji kontaktowych, otrzymujesz jedno źródło prawdy, do którego może odwołać się każdy członek zespołu. Opcje dostosowywania dodatkowo ulepszają szablon, w tym:
- Niestandardowe atrybuty, które umożliwiają dodawanie pól, takich jak typ dostawcy i główny punkt kontaktowy
- Statusy, takie jak nowy pracownik, regularny i próbny, które pasują do typów dostawców, z którymi pracujesz
- Pola daty, które pomagają śledzić pochodzenie i czas trwania relacji z dostawcami
Jeśli outsourcing części swojej organizacji dostawcom, lista ta może naprawdę pomóc w usprawnieniu współpracy. Może ona nawet pełnić funkcję listy preferowanych lub zatwierdzonych dostawców. Jej celowa prostota może przynieść korzyści wszystkim uczestnikom procesu zarządzania dostawcami, od kierownictwa wyższego szczebla po osoby pracujące w terenie. Pobierz ten szablon
10. Szablon listy dostawców programu Excel według Spreadsheet.com
Via Spreadsheet.com Ostatni, ale z pewnością nie mniej ważny, szablon listy dostawców Excel Spreadsheet.com oferuje inny sposób na łatwe zarządzanie relacjami z dostawcami.
Każdy wiersz w szablonie jest przeznaczony dla konkretnego dostawcy, z niestandardowymi polami, takimi jak dostarczane przez niego produkty lub usługi, dane kontaktowe i średnia wartość zamówienia, co ułatwia dostosowywanie i sortowanie według typu dostawcy. Ponadto do szablonu można dołączyć poszczególne pozycje zapasów i faktury, aby połączyć dostawców z dostarczanymi przez nich produktami.
Stworzony w programie Microsoft Excel, szablon ten jest stosunkowo statyczny i nieelastyczny w porównaniu z niektórymi alternatywami ClickUp wymienionymi poniżej. Mimo to, jest on pomocny narzędzie do zarządzania dostawcami dla każdej firmy poszukującej podstawowego szablonu listy kontaktów z dostawcami, szablonu cennika dostawców lub listy zatwierdzonych dostawców. Pobierz ten szablon
Gotowy do usprawnienia zarządzania dostawcami?
Nawet najlepsi dostawcy przyprawiają o ból głowy, gdy nie masz łatwego sposobu na zarządzanie relacjami. Nie pozwól, by doszło do takiej sytuacji. Zamiast tego pozwól szablonowi listy dostawców wykonać ciężką pracę, aby usprawnić i ulepszyć zarządzanie dostawcami.
Ale nie poprzestawaj na tym. Być może zauważyłeś, że większość powyższych szablonów trafia bezpośrednio do ClickUp. Jest ku temu powód. Zarejestruj się w ClickUp a otrzymasz kompleksowy system zarządzania pracą zaprojektowany z myślą o Twoich potrzebach. Zarządzanie projektami, współpraca w czasie rzeczywistym, śledzenie SOP lub zarządzanie dostawcami - ClickUp może pomóc!