10 szablonów RFQ (zapytań ofertowych w programach Word i Excel) upraszczających zakupy

Zakupy czasami przypominają skomplikowany labirynt. Business musi przebrnąć przez liczne wybory, aby dotrzeć do mety, czyli wybrać idealnego dostawcę. Bez szablonów RFQ osoby podejmujące decyzje byłyby łatwo zagubione i przytłoczone. 😵

Szablon RFQ standaryzuje proces i pomaga zebrać odpowiednie informacje w celu podjęcia decyzji o wyborze dostawcy. Chociaż rzadko się je docenia, są one istotną częścią zaopatrzenia i biznesu w ogóle.

Aby uhonorować tych niedocenianych bohaterów, przygotowaliśmy listę 10 naszych ulubionych szablonów RFQ. Są one najlepsze w biznesie, a dobrą wiadomością jest to, że większość z nich jest darmowa!

Czym są szablony RFQ?

RFQ lub zapytanie ofertowe to proces, w którym Business poszukuje cen, ofert i innych ważnych informacji od dostawców i wykonawców, którzy chcą wziąć udział w projekcie. Szablony RFQ to dokumenty, które pozwalają firmom zbierać informacje w jednolity sposób, co pomaga im je przeglądać i podejmować łatwiejsze decyzje.

Proces RFQ może być mniej lub bardziej szczegółowy, zależnie od potrzeb firmy. Oprócz oferty cenowej, zazwyczaj zawierają one informacje kontaktowe, warunki płatności, oś czasu i oczekiwania dotyczące projektu.

Są one ważną częścią każdego biznesu, niezależnie od branży i wielkości, ale są szczególnie istotne dla firm, które wymagają stałych dostaw określonych produktów.

RFQ nie należy mylić z RFP (zapytaniem ofertowym). Choć podobne, dokumenty te służą różnym celom. Podczas gdy RFQ ma na celu dostarczenie informacji o cenach, RFP często zawiera inne szczegóły niezwiązane z cenami. RFQ może poprzedzać lub następować po RFP.

Co składa się na dobry szablon RFQ?

Nie ma uniwersalnej formuły. Dobre zapytanie ofertowe szablon cytatu lub szablon wyceny jest tym, który jest zrobiony i umożliwia skuteczną komunikację między Tobą a sprzedawcą . Ogólnie jednak szablon RFQ powinien:

• Zawierać wszystkie niezbędne informacje: Informacje kontaktowe, dokładne specyfikacje, informacje o dostawie i warunki
• Zawierać przesłane wytyczne: Termin, preferowany format i sposób dostawy
• Być wyczyszczone i zwięzłe: Z tabelami i innymi elementami wizualnymi pomagającymi w czytelności
• Bądź elastyczny: Dostawcy muszą mieć swobodę w swoich ofertachlista dostawców na wypadek, gdyby chcieli zaproponować alternatywne rozwiązania
• Wyglądaj profesjonalnie: Jednolity i atrakcyjny wizualnie

10 szablonów RFQ do wykorzystania w 2024 roku

Zrób sobie przysługę i użyj jednego z tych 10 skutecznych szablonów RFQ w 2024 roku ClickUp , Word lub Excel. Zapewniają one solidne podstawy dla Twojego procesu zaopatrzenia ale także usprawnić go, zapewnić spójność i ostatecznie doprowadzić do powodzenia współpracy między Tobą a dostawcami. 🤝

Pamiętaj - zawsze możesz zmodyfikować szablony, aby odzwierciedlały Twoje konkretne potrzeby biznesowe!

1. Szablon zapytania ofertowego ClickUp

Pobierz szablon

Szablon zapytania ofertowego ClickUp

Szablon Szablon zapytania ofertowego ClickUp jest tak prosty i skuteczny jak szablon RFQ. Jest krótki, ale obejmuje wszystkie kluczowe aspekty zapytania ofertowego, przedstawiając je w sposób jasny i logiczny. Po dostarczeniu dostawcy dokumentu zawierającego zarys plan strategiczny , budżet i oś czasu, wyślij im ten dokument RFQ, aby zebrać konkretne informacje i ocenić ich ofertę.

Ten dokument ofertowy ClickUp zaczyna się od nazwy i logo Twojej firmy. Aby jeszcze bardziej go spersonalizować, dodaj obraz okładki, zmień czcionkę i wybierz elementy, które chcesz wyświetlić.

Kolejna sekcja zawiera dane kontaktowe Business, datę oraz numery klienta i oferty, a następnie dane odpowiedzialnej osoby kontaktowej, datę ważności oraz informacje o osobie, która napisała zapytanie.

W następnej sekcji, zwanej Special Instructions, można umieścić listę konkretnych wymagań dla sprzedawcy, takich jak metoda płatności lub warunki. Szablon kończy się dwiema tabelami:

• Pierwsza podsumowuje najważniejsze informacje o zamówieniu i wysyłce, w tym numer P.O., datę wysyłki, firmę wysyłkową i punkt F.O.B
• Druga to lista zamówionych elementów, w tym ich ilość i cena

2. Szablon formularza wyceny ClickUp

Pobierz szablon

Szablon formularza wyceny ClickUp

Jeśli jesteś po drugiej stronie łańcucha popytu i podaży i potrzebujesz szablonu do zbierania i zarządzać klientem żądania, sprawdź Szablon formularza wyceny ClickUp . Jest prosty i przyjazny dla użytkownika, a po jego otwarciu zostaniesz powitany szczegółowymi instrukcjami i sugestiami dotyczącymi użytkowania.

Ten darmowy szablon RFQ składa się z różnych widoków, a mianowicie:

1. Quote Form: Formularz do zbierania danych potencjalnych klientów. Należy pamiętać, że udostępnianie formularzy jest dostępne dla subskrybentów planu Unlimited i wyższych
2. Lista zapytań ofertowych: Widok podstawowy, który wyświetla wszystkie zapytania i umożliwia ich grupowanie, filtrowanie i sortowanie. Zawiera kolumny takie jak nazwa firmy, termin, status i koszt projektu, ale można je niestandardowo dostosować do własnych preferencji
3. Tablica procesu tworzenia ofert: Widok ten pozwala na przejrzystą wizualizację zadań. Można je grupować i zmieniać ich kolejność w dogodny dla siebie sposób
4. Tabela wszystkich zapytań: Jeśli jesteś entuzjastą Excela, ten widok wyda ci się znajomy. Jest prosty, szybki i umożliwia edycję zbiorczą oraz eksport danych

Oprócz tych głównych widoków, szablon zawiera uproszczoną tablicę, a także szablon Wykres Gantta oraz widok obciążenia pracą dla łatwego zarządzania czasem i projektami.

3. Szablon formularza wyceny usługi ClickUp

Pobierz szablon

Szablon formularza wyceny usługi ClickUp

Z szablonem Szablon formularza wyceny usługi , możesz stworzyć formularz zapytania klienta, aby rządzić nimi wszystkimi. Będziesz miał wszystko, czego potrzebujesz, aby dostarczyć swoim klientom dokładną wycenę i szybko osiągnąć porozumienie business agreement . Formularz automatycznie zamienia żądania w zadania, usprawniając proces planowania.

Chociaż możesz edytować formularz nawet jako gość (pod warunkiem, że masz uprawnienia), musisz być subskrybentem usługi Plan Unlimited jeśli chcesz go udostępniać lub stworzyć od podstaw.

Domyślnie Widok formularza zawiera następujące pola:

• Imię i nazwisko oraz nazwa firmy
• Wybrana usługa
• Liczba pracowników
• Data rozpoczęcia
• Informacje kontaktowe

Możesz edytować tekst wprowadzający i poszczególne pytania oraz dodać Pola niestandardowe przeciągając i upuszczając je z menu po lewej stronie na formularz. Jeśli wybierzesz plan Business, będziesz mógł niestandardowo dostosować wygląd formularza, dodać swój branding i nadać mu osobisty charakter. 💫

Podobnie jak poprzedni szablon oferty na tej liście, zawiera on inne widoki, takie jak Lista i Tablica Kanban ułatwiająca zarządzanie prośbami i zadaniami.

4. Szablon propozycji budżetu ClickUp

Pobierz szablon

Szablon propozycji budżetu ClickUp

Podobnie jak zapytanie ofertowe, propozycja budżetu jest kolejnym kluczowym elementem planu projektu. Te dwa elementy są ze sobą ściśle powiązane i zależą od siebie. Zapytanie ofertowe pomaga wybrać dostawcę i zebrać informacje o cenach. Pozwala to zaplanować zasoby i stworzyć efektywny budżet propozycję projektu do przedstawienia zainteresowanym stronom.

The Szablon propozycji budżetu od ClickUp jest dość prosty, ale zawiera wszystko, czego potrzebujesz do powodzenia planu finansowego, w tym różne podstrony i sekcje. W procesie RFQ dokument ten może działać jako szablon cenowy do zarządzania różnymi rzeczami w budżecie projektu.

Strona główna zawiera podstawowe informacje o projekcie - nazwę firmy, dane kontaktowe, tytuł projektu, opis oraz datę rozpoczęcia/końcową. Podstrony obejmują:

• Personel, tj. zespół/uczestnicy projektu
• Materiały i sprzęt
• Szczegóły logistyczne
• Realizacja wydarzenia

Każda sekcja ma dedykowaną tabelę, w której można przeglądać i obliczać koszty. Możesz edytować wszystkie elementy szablonu, takie jak tekst i kolumny tabeli, a także dodawać nowe.

Szablon kończy się podstroną Podsumowanie. Zawiera ona sekcję Podział budżetu z wykresem kołowym, Warunki umowy oraz sekcję, w której autor i osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie mogą umieścić swoje podpisy w celu potwierdzenia przyjęcia oferty.

5. Szablon wniosku o dotację ClickUp

Pobierz szablon

Szablon wniosku o dotację ClickUp

Jeśli potrzebujesz pomocy w sfinansowaniu dostawców i innych uczestników budżetu projektu, musisz przedstawić projekt i poprosić zainteresowane strony o dotację. Aby to zrobić, musisz wymyślić skuteczną propozycję dotacji do zrobienia za Ciebie. Po raz kolejny ClickUp ma dla Ciebie rozwiązanie!

The Szablon wniosku o dotację ClickUp to najlepszy wybór, jeśli chodzi o wnioski o dofinansowanie. Jest przyjazny dla początkujących i zaczyna się od dokumentu instruktażowego służącego jako legenda i wyjaśniającego, jak najlepiej wykorzystać wszystkie elementy.

Widok listy to miejsce, w którym dzieje się większość akcji. Jest to baza danych dla wszystkich innych widoków zawierających wszystkie części wniosku, zorganizowane w grupy, takie jak Ogólne, Definicja problemu i Budżet. Grupy te można niestandardowo dostosować do własnych preferencji.

Kolumny obejmują osobę przypisaną, termin, etykietę priorytetu, koszt pierwszego roku i pomiar wydajności, ale można je również zmodyfikować zgodnie z procesem zarządzania projektami. Inne widoki obejmują tablicę Kanban i harmonogram projektu Widok kalendarza , który umożliwia przegląd zaplanowanych elementów propozycji na osi czasu.

6. Szablon propozycji biznesowej ClickUp

Pobierz szablon

Szablon propozycji biznesowych ClickUp

W morzu propozycji biznesowych Twoja musi się wyróżniać, aby odnieść powodzenie i przyciągnąć odpowiednich klientów. 🎣

The Szablon propozycji biznesowej od ClickUp jest wyposażony w narzędzia i funkcje usprawniające dane powstania i komunikację Business . Jak wszystkie Szablony ClickUp zaczyna się od dokumentu instruktażowego przedstawiającego najważniejsze elementy i najlepszy sposób ich użycia.

Szablon zawiera wiele widoków. Głównym z nich jest lista kroków propozycji biznesowej, która służy jako przypomnienie i lista kontrolna podczas procesu tworzenia i składania ofert. Domyślne kolumny obejmują:

• Status
• Data rozpoczęcia i termin składania ofert
• Etykieta priorytetu
• Złożoność zadania
• Poziom wysiłku
• Poziom zakończony
• Ostatnie komentarze

Klikając na poszczególne kroki/zadania, można wyświetlić dodatkowe informacje na ich temat, takie jak podzadania, zależności i załączniki. Tworzenie procesu ofertowania z wewnętrznymi interesariuszami w ClickUp jest bardzo proste Dokumenty .

Inne widoki obejmują listę Priorytety, która grupuje zadania według ich etykiet pilności, dokument Szablony e-mail, w którym można przechowywać wiadomości e-mail na później, tablicę zadań, wykres Gantta i widok Obciążenie pracą.

ClickUp pozwala na automatyzację danych powstania propozycji i wielu innych zadań procesów Business . Automatycznie śledzi postęp zadań i aktualizuje kolumnę statusu. Można również dodać niestandardowe działania automatyczne .

7. Szablon propozycji usług ClickUp

Pobierz szablon

Szablon propozycji usług ClickUp

Sprzedaż usług zamiast elementów często wymaga innego podejścia. Szablon Szablon oferty usług ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc ci zapewnić potencjalnych klientów o twoich kompetencjach i zdolności do rozwiązywania ich problemów, a w konsekwencji zdobyć kontrakt.

Szablon rozpoczyna się od danych kontaktowych obu stron. W kolejnych dwóch sekcjach, Opis projektu i Tło firmy, możesz napisać swoje serce, opisując swój biznes i projekt oraz to, jak powstały. ✍️

Kolejna sekcja dotyczy wstępnie uzgodnionych celów, proponowanych usług i szacowanego czasu dla każdej z nich. Następnie można zdefiniować zakres prac tj:

1. Podejście i metodologia: Co należy zrobić?
2. Rezultaty projektu: Ile i kiedy musi być zrobione
3. Zależności: Co inne strony muszą zrobić, aby umożliwić produkcję

Poniżej znajduje się lista opłat i cen wszystkich proponowanych usług oraz zbieranie podpisów w celu sfinalizowania dokumentu.

Podobnie jak poprzednie szablony ClickUp, pozwala on na dodanie osobistego charakteru poprzez osadzanie obrazów i zmianę czcionki.

8. Szablon zapytania o projekt ClickUp

Pobierz szablon

Szablon wniosku o projekt ClickUp

Podczas gdy poprzednie szablony były przyjazne dla początkujących, ten wymaga więcej wysiłku, aby go opanować ze względu na jego złożoność. W końcu, jeśli chodzi o funkcje, szablon Szablon wniosku o projekt od ClickUp jest jak bufet "wszystko, co możesz zjeść". 🍽️

Kiedy już się to opanuje, można do zrobienia wszystko planowanie projektu w ramach jednej platformy. Pozwala zbierać i zarządzać żądaniami, przypisywać je jako zadania i nadzorować ich postęp.

Szablon ten jest folderem składającym się z dwóch list - Formularza zgłoszeń i Backlogu oraz Zatwierdzonych projektów. W pierwszej z nich można znaleźć wiele widoków:

1. Submit Project Request Form: Umożliwia jednolite zbieranie opinii niestandardowych klientów
2. Lista zgłoszeń: Zawiera zestawienie wszystkich próśb/zadań pogrupowanych według statusu
3. Tablica zgłoszeń: Pozwala wizualizować i organizować zadania w stylu agile
4. Gantt: Tworzy oś czasu zadań dla płynniejszej pracyzarządzanie czasem5. Obciążenie pracą: Pokazuje zadania z widoku osoby przypisanej w celu efektywnegoprzydział zasobów6. Czat: Ułatwia komunikację między członkami zespołu

Na liście zatwierdzonych projektów można wyróżnić i skupić się na początkowym żądaniu (lub żądaniach), które są gotowe do produkcji i obserwować, jak projekty rozkwitają w miarę ich wydajności. 🌼

9. Szablon RFQ Word od Template.net

Skorzystaj z szablonu Word RFQ Template by Template.net, aby uzyskać proste i skuteczne zapytanie ofertowe

Jeśli Word jest Twoją ulubioną bronią, ta opcja może być dla Ciebie odpowiednia. Szablon RFQ w programie Word od Template.net jest minimalistyczny i rzeczowy, wymagający niewielkiego wysiłku zarówno po stronie firmy, jak i dostawcy.

Składa się tylko z 3 sekcji - informacji kontaktowych nadawcy i odbiorcy, tła i szczegółów zapytania. Tło jest opisem dokumentu i zawiera krótką wzmiankę o wymaganym produkcie i terminie.

Tabela ze szczegółami żądania pozwala przejść do sedna sprawy i poinformować drugą stronę, czego dokładnie potrzebujesz. Zawiera ona takie informacje jak:

• Numer RFQ
• Osoba wydająca polecenie
• Okres przesłanego zapytania
• Kamienie milowe
• Preferowana liczba personelu
• Wymagania bezpieczeństwa i prawne
• Dodatkowe wnioski

Oprócz Word, ten szablon działa również w Dokumentach Google i Apple Pages. Pamiętaj, że aby pobrać szablon, musisz być płatnym subskrybentem Template.net.

10. Szablon RFQ Excel autorstwa Vertex42

Twórz profesjonalne zapytania ofertowe w formie arkusza kalkulacyjnego dzięki szablonowi Excel RFQ Template by Vertex42

Skorzystaj z szablonu RFQ od Vertex42 w Excelu lub Arkuszach Google i przekształć swój proces zakupowy z przyziemnego w doskonały.

Pomijając format, nie różni się on zbytnio od szablonów z naszej listy. Zawiera sekcje na dane kontaktowe klientów i dostawców, a także szczegóły oferty i zapytania.

Sekcja opisu pozwala na listę wszystkich potrzebnych elementów lub usług i ich cen oraz dodanie znaku oznaczającego, że kwota podlega opodatkowaniu. Jedną z najważniejszych zalet programu Excel jest możliwość wykonania obliczeń za użytkownika, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów. Możesz także szybko generować szczegółowe raporty.

Ostatnią sekcją szablonu jest Regulamin. Wykorzystaj ją jako okazję do określenia szczegółów technicznych i preferencji. Możesz również dodać podpis. Zgodnie z zaleceniami Vertex42, przed dystrybucją wśród dostawców należy wyeksportować go jako plik PDF.

10 najlepszych szablonów RFQ - przegląd

Aby uzyskać krótkie podsumowanie wszystkich szablonów i tego, co oferują, zapoznaj się z poniższą tabelą:

Usprawnienie procesu RFQ dzięki szablonom - przemyślenia końcowe

Nie pozwól, aby Twoje zapytania ofertowe były tylko refleksją. Zadbaj o nie, a otworzysz drzwi do wielu możliwości dla dostawców. 🚪

Na szczęście dzięki tym poręcznym szablonom RFQ nie musisz wkładać wiele czasu i wysiłku, aby wyglądały profesjonalnie. Wystarczy tylko wypełnić puste pola i dostosować je w razie potrzeby, a to wszystko - możesz cieszyć się usprawnionymi i powodzącymi zakupami!