Jak zaplanować wirtualną konferencję

Chcesz zorganizować wirtualną konferencję. świetnie!

Wirtualne wydarzenia przeżywają wielki rozkwit i prawdopodobnie sam uczestniczyłeś w co najmniej tuzinie z nich - tak, te szczęśliwe godziny WFH i zajęcia jogi na żywo wciąż się liczą.

Wydarzenia online stanowią opłacalne i integracyjne rozwiązanie dla osób borykających się z ograniczeniami związanymi z podróżowaniem i prawdopodobnie pozostanie w pobliżu długo po tym, jak świat ponownie wkroczy w "poprzednie" czasy.

Ale do zrobienia? ? I do zrobienia swojego wirtualne spotkanie zakończyło się powodzeniem ?

Słyszymy Cię, my też tam byliśmy! ClickUp niedawno zorganizował własną konferencję internetową na dużą skalę, LevelUp zarządzane w całości w samym ClickUp! Ale niezależnie od tego, czy planujesz konferencję na temat wydajności, czy przyjęcie urodzinowe swojej siostry Zoom, istnieją pięć podstawowych kroków aby zaplanować wirtualne wydarzenie swoich _marzeń.

5 kroków do wirtualnego powodzenia

Lista kontrolna każdego wirtualnego wydarzenia zawiera kilka kroków, które są wspólne dla wielu planów zakończonych powodzeniem.

Więc zapnij pasy i przygotuj Rozszerzenie Chrome ClickUp przygotuj się na notatki, ponieważ jesteśmy tutaj, aby podzielić się z Tobą tymi krokami... teraz!

NBA/ Tenor

Krok 1: Wybierz wydarzenie

Zanim przystąpisz do planowania, musisz ustalić rodzaj wirtualnego wydarzenia, które będziesz organizować. Może będzie to konferencja, a może webinar? Jaka jest różnica? Istnieją cztery podstawowe typy wirtualnych wydarzeń, do których prawdopodobnie będzie należeć Twoje wydarzenie.

Wirtualna konferencja jest idealna na dłuższe, zakrojone na szeroką skalę wirtualne wydarzenie ze szczegółowym program konferencji z których każdy uczestnik może wybierać i wybierać, aby zbudować swój dzień. Wirtualna konferencja odbywa się zazwyczaj w czasie rzeczywistym i jest idealnym typem wydarzenia do generowania leadów i nawiązywania kontaktów online.

Webinar jest krótszy niż konferencja i jest samodzielnym wydarzeniem wirtualnym, które służy jako klasa lub "jak to zrobić" Webinarium nie oferuje zbyt wielu możliwości nawiązywania kontaktów, ponieważ ten rodzaj wydarzenia jest często nagrywany do odtworzenia w dowolnym momencie, ale zazwyczaj obejmuje sesję pytań i odpowiedzi, jeśli wydarzenie odbyło się w czasie rzeczywistym.

Wewnętrzne i zewnętrzne wydarzenia hybrydowe to wydarzenia, które odbywają się online i osobiście, w tym samym czasie.

wirtualne śluby i przyjęcia zaręczynowe

Wiele spotkań, imprez świątecznych i wydarzeń zespołowych również odbywa się w tym formacie! Jeśli wydarzenie jest ograniczone tylko do członków zespołu w firmie, jest to wewnętrzne wydarzenie hybrydowe. Ale jeśli na imprezę zaproszeni są potencjalni klienci, użytkownicy lub inne firmy, jest to zewnętrzne wydarzenie hybrydowe - i świetna okazja do nawiązania kontaktów!

Krok 2: Wybierz platformę wirtualnej konferencji

Gdy już zdecydujesz, jaki rodzaj wirtualnego wydarzenia najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, zastanów się, w jaki sposób będziesz je transmitować.

Istnieje mnóstwo platform streamingowych na każdą kieszeń, więc zanim zdecydujesz się na wybraną opcję tylko ze względu na cenę, najpierw zastanów się nad celem i zakresem wydarzenia.

Zadaj sobie pytanie:

• Jaki jest cel twojego wydarzenia? Wróć do typu wirtualnego wydarzenia i zanotuj cechy, które sprawiły, że wybrałeś format, który był dla ciebie najlepszy i dlaczego
• Ilu uczestników się spodziewasz? Czy będą to tysiące gości, czy dziesięciu najbliższych przyjaciół?
• **Jeśli udział publiczności jest ogromną częścią twojego wydarzenia, poszukaj platform, które umożliwiają członkom czatowanie, podnoszenie rąk lub rozmowę z rówieśnikami. Jeśli twoje wydarzenie to dziesięciominutowy samouczek na temat tego, jak odwrócić i przyciemnić brwi w domu, być może skupisz się na platformie, która pozwoli ci transmitować na żywo i nagrywać na później

Zadając sobie te pytania, być może pojawią się nowe, których nie ma na liście. I dobrze! Przynajmniej te trzy pytania sprawią, że twój umysł będzie pracował we właściwym kierunku, aby wybrać platformę streamingową, która będzie idealnie pasować.

Disney/ GIPHY

Niektóre z naszych najlepszych platform streamingowych:

Wraz z rozwojem świata wirtualnych wydarzeń, rośnie także pula platform streamingowych do zrobienia! Wybieraj ostrożnie, to będzie zasadniczo twoje wirtualne miejsce - i pamiętaj, że nie ma potrzeby się zadowalać! Niektóre z naszych ulubionych to:

• Brandlive : Brandlive jest wyjątkowy, ponieważ oferuje trzy różne produkty streamingowe w zależności od rodzaju wirtualnego wydarzenia konferencyjnego, które planujesz. Jej produkty obejmują Allhands, Streams i Showrooms, co pozwala wybrać doświadczenie dostosowane do kategorii wirtualnego wydarzenia - od codziennych spotkań w pracy po wirtualne premiery produktów. Gwarantuje to, że otrzymujesz funkcje, których potrzebujesz!
• HeySummit : Ta platforma streamingowa pomoże ci również zbudować stronę docelową dla strony internetowej konferencji przed wydarzeniem, aby śledzić rejestrację i uzyskać szybki start w marketingu konferencji. Jeśli planujesz serię wykładów lub sesje z wieloma prelegentami, warto rozważyć HeySummit.
• AirMeet : Podobna platforma stworzona z myślą o wirtualnych szczytach i warsztatach. Podkreśla społeczny aspekt organizowania wydarzeń online lub webinarów i obiecuje bogate doświadczenie sieciowe.
• Zoom : Wypróbowane i prawdziwe. Zoom stał się popularny w ciągu ostatniego roku i prawdopodobnie raz lub dwa przekroczyłeś 40-minutowy limit, ale dzięki płatnym opcjom Zoom może organizować wydarzenia każdej wielkości. Funkcja sesji przerywnikowych oferuje możliwości nawiązywania kontaktów dla uczestników i organizatorów, a możliwość korzystania z urządzeń mobilnych pozwala użytkownikom dołączyć z dowolnego miejsca.

Krok 3: Zadbaj o zaangażowanie odbiorców

Jednym z głównych wyzwań związanych z wirtualnymi konferencjami jest fakt, że wydarzenie jest w rzeczywistości wirtualne.

Istnieje pewna energia, która buduje się w pomieszczeniu podczas dobrze zorganizowanej konferencji osobistej - kiedy dzień przebiega dokładnie tak, jak sobie wyobrażałeś, a wszyscy kipią podekscytowaniem.

Ale nie martw się, to uczucie jest nadal możliwe w przypadku wydarzeń online

Musisz tylko wykazać się nieco większą kreatywnością w kwestii tego, w jaki sposób utrzymasz swoich uczestników przy swoich treściach.

Strukturyzując wydarzenie, podziel sposób dostarczania informacji i rozważ użycie mieszanki treści na żywo i nagranych wcześniej.

Zwłaszcza w przypadku dłuższych wydarzeń, takich jak konferencje lub szczyty, mieszana zawartość daje prezenterom krótką przerwę od mówienia i może działać jako plan awaryjny n w wydarzeniu błędu technologicznego lub czasowego.

Mieszana zawartość również zmienia sposób, w jaki uczestnicy przyswajają informacje i może pomóc im zapamiętać ważne pomysły i kluczowe momenty dnia!

Może to oznaczać włączenie wideo stworzonych przez twoją firmę, które są istotne dla tematu wydarzenia, a nawet świetnego gifa. A kto nie lubi dobrych gifów?

Pop TV/ GIPHY Pro tip: Udostępnianie i omawianie pomysłów na zawartość z zespołem podczas całego procesu planowania poprzez przechowywanie ich w ClickUp! Osadzanie wideo z YouTube, adresów URL Vimeo, plików z Dysku Google i nagrania ekranu bezpośrednio w opisy zadań i komentarze dzięki czemu nigdy nie jesteś dalej niż kilka sekund od zawartości, której potrzebujesz.

Inny sposób na utrzymanie uwagi ludzi? Wybierz gospodarza lub odpowiednich prelegentów, którzy będą w stanie utrzymać agendę w ruchu.

Solidny prelegent może pomóc w zwiększeniu sprzedaży biletów na wydarzenie i utrzymać gości w napięciu! Szczególnie warto wybrać gości, którzy specjalizują się w temacie wydarzenia lub są ekspertami branżowymi, są znanymi nazwiskami w firmie lub są profesjonalnymi mówcami publicznymi, którzy wiedzą, jak wypełnić nieoczekiwaną martwą przestrzeń.

Tak jak w przypadku Amy Poehler i Tiny Fey były gospodarzami Złotych Globów cztery razy i jak ClickUp sprowadził światowej sławy psychologa organizacyjnego, Adama Granta, jako Główny mówca LevelUp 2021. 😉

Nawet mając świetnego mówcę lub gospodarza, rozważ te opcje, aby wypełnić swój program znaczącymi okazjami do wykorzystania swojej wiedzy:

• Zaoferuj sesje w przerwach lub dyskusje panelowe w ciągu dnia, aby uczestnicy mogli uczyć się od moderatora i wspólnie dyskutować. Jest to świetny sposób, aby goście poznali się nawzajem i nawiązali kontakty po obu stronach
• Jeśli to możliwe, włącz funkcje czatu na swojej platformie, aby uczestnicy mogli wchodzić w interakcje i nawiązywać kontakty między sobą w dowolnym momencie. Ożyj trochę
• Zostaw czas na sesje pytań i odpowiedzi na żywo pod koniec każdej sekcji. Wirtualna konferencja będzie miała bardziej osobisty charakter, a goście będą bardziej zaangażowani, jeśli będą wiedzieć, że są częścią rozmowy. Poproś innego członka zespołu o monitorowanie czatu wydarzenia, aby żadne pytanie nie pozostało bez odpowiedzi

Krok 4: Zarządzaj wszystkimi ruchomymi częściami w jednym miejscu

Jest rzeczą oczywistą, że wirtualna konferencja dowolnej wielkości wymaga wielu planów, a jeśli dotarłeś do tej sceny gry, prawdopodobnie już to czujesz. Śledź postępy na osi czasu swojego wirtualnego wydarzenia, organizując swoje zadania do zrobienia w jednym miejscu platformie do zarządzania projektami .

AKA, powinieneś użyć ClickUp .

ClickUp jest klejem, który utrzyma Twój wirtualny plan wydarzenia razem, a jednym z jego kluczowych atutów są jego niestandardowe możliwości. Oznacza to, że każdy członek zespołu może pracować tak, jak chce.

Jak wykorzystaliśmy naszą własną platformę do zrobienia planu LevelUp? Oto kilka małych rzeczy do zrobienia, które mają duży wpływ:

• Stwórz jedenLista dla wszystkich rzeczy związanych z nadchodzącą konferencją i dodaj pola niestandardowe do listyzadania dla każdego działu, aby pokazać, których interesariuszy i organizatorów dotyczy dane zadanie
• Szybko znajdź zadania przypisane do Ciebie na każdej Liście za pomocąfiltry iMe Mode. Znajdź swoje natychmiastowe i najpilniejsze zadania, usuwając wszelkie czynniki rozpraszające i patrząc na zadania, które odnoszą się do określonych organizatorów wydarzeń lub tylko do Ciebie
• UżyjPulpit aby łatwo zobaczyć niefiltrowane podsumowanie tego, jak blisko jesteś do zakończenia projektu. Zasadniczo jest to widok z lotu ptaka na to, jak się sprawy mają. Używaj pulpitu na spotkaniach podczas raportowania do interesariuszy lubkierownikom projektów* Organizuj spotkania bezpośrednio w ClickUp! Uczyń dowolne spotkanie spotkaniem Zoom dzięki aplikacjiIntegracja z Zoom w zadaniu ClickUp

Krok 5: Marketing tego, co najlepsze

Jesteś już prawie na miejscu! Masz:

✅ typ wydarzenia

usługa przesyłania strumieniowego

agenda wydarzenia

✅ Najlepsze narzędzie do zarządzania projektami. kaszel, kaszel_, ClickUp.

Teraz nadszedł czas, aby zająć wirtualne miejsca w wirtualnych licencjach poprzez wdrożenie kompleksowego strategię marketingową aby osiągnąć cele .

Wirtualne konferencje zapewniają elastyczność w przyciąganiu odbiorców z całego świata, o ile wiesz, jak do nich dotrzeć! ClickUp może pomóc w zarządzaniu postami w mediach społecznościowych, wideo na firmowy kanał YouTube, e-mail marketingiem, strategiami PR, i nie tylko .

Użyj Pola niestandardowe aby szybko uzyskać dostęp do postów, formularzy, dokumentów, adresów URL, a nawet podstawowych informacji do przeglądu lub odniesienia. Pozostają one przy Twoich zadaniach i podzadania w każdej scenie procesu planowania i niebo jest limitem, jeśli chodzi o wszystko, co mogą pomieścić pola niestandardowe! Więc baw się dobrze. 🤓

Jeśli Twoja strategia marketingowa obejmuje dodanie statusu VIP na liście gości, oferty dla influencerów aby promować swoje wydarzenie lub sponsoring, nadszedł czas, aby użyć Centrum szablonów ClickUp .

Utwórz lub zastosuj wstępnie zbudowany szablon szablon do planowania wydarzeń z Centrum szablonów ClickUp

Wybierz jeden z gotowych szablonów ClickUp szablonów zaprojektowanych do planowania wydarzeń lub stwórz własne, aby szybko pokryć wszystkie niezbędne podstawy powtarzających się zadań.

Ready, Set, GO!

Pamiętaj, że to dopiero początek!

To może być pięć podstawowych kroków do planowanie następnego wirtualnego wydarzenia konferencyjnego ale możliwości są nieograniczone, a rynek wydarzeń online tylko się powiększa! Więc pozwól ClickUp do zrobienia od strony organizacyjnej, a następnie pozwól swojej kreatywności zaszaleć!

Fox/ GIPHY