"Dlaczego nie ma dań wegańskich?" "Zespół narzeka na mikrofon i oświetlenie." "Jest gość, który mówi, że na pewno RSVP'd, ale nie mogę go znaleźć na liście!"
Wyobraź sobie, że musisz zajmować się wszystkimi tymi problemami podczas zarządzania całym wydarzeniem!
To jest właśnie to, do zrobienia mają kierownicy projektów wydarzeń, więc nic dziwnego, że potrzebują trochę pomocy w zarządzaniu tym wszystkim.
W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu projektami związanymi z wydarzeniami, a także podkreślimy osiem wskazówek, które planiści eventów mogą zapożyczyć od kierowników projektów, wraz z najlepszą aplikacją do zrobienia tego wszystkiego .
Rozpocznijmy tę imprezę! 🥳
Czym jest zarządzanie projektami wydarzeń?
Zarządzanie projektami związanymi z wydarzeniami polega na planowaniu, organizowaniu i utrzymanie powodzenia wydarzenia .
Wydarzenia te mogą być czerwonymi dywanami, imprezami, konwencjami, targami i wszystkim innym, co można świętować.
Chociaż wydarzenia zawsze wydają się zabawne i łatwe do zorganizowania, wymaga to mnóstwa pracy, aby osiągnąć ten punkt.
Proces planowania wydarzenia wymaga budżetowania, planowania, rezerwacji, koordynacji transportu i, co najważniejsze, dobrego jedzenia!
W końcu nie chcesz, aby Twoi goście czuli się w ten sposób:
Jakie są główne elementy planowania wydarzeń związanych z zarządzaniem projektami?
Data wydarzenia i liczba gości to dwa najważniejsze czynniki związane z planowaniem wydarzenia. Nawet jeśli planujesz mniejsze wydarzenie, posiadanie szacunkowej liczby gości może pomóc ci zaplanować catering, plany ewakuacji i wiele innych.
Oto kilka innych kluczowych elementów, które należy uwzględnić w planie wydarzenia:
- Wydarzenie: wybierz konkretny typ wydarzenia i motyw przewodni
- Miejsce: wybierz lokalizację, która pasuje do wydarzenia, gości i motywu przewodniego
- Budżet: oszacuj wszystkie wydatki związane z wydarzeniem i stwórz plan finansowybudżet dla projektu *Sponsorzy: wydarzenia specjalne mogą być kosztowne, a przyciągnięcie ichsponsorów może pomóc w zarządzaniu wszystkimi tymi kosztami
- Wolontariusze: dobiorą wykwalifikowaną ekipę i ustalą kontrakty, role,trasyi spotkania
- Marketing: tutaj musisz przyciągnąć ludzi na wydarzenie. Możesz to zrobić za pomocą e-mail marketingu, kampanii w mediach społecznościowych lub drukowanych reklam
- Rozrywka: wybierz zespół, głównego mówcę, tancerzy lub inny rodzaj występu, aby zapewnić gościom rozrywkę
- Produkcja: jeśli wydarzenie będzie transmitowane na żywo, musisz zorganizować nagrania audiowizualne i transmisję
- Sprzęt: upewnij się, że wifi, mikrofony, oświetlenie, projektory, ekrany i kable działają prawidłowo
- Uczestnicy: dostarcz informacje o wydarzeniu, takie jak procesy płatności, dane kontaktowe i wskazówki dla każdego uczestnika. Powinieneś także rozdać wejściówki, aby zapobiec zakradaniu się imprezowiczów
Jakie są podobieństwa między zarządzaniem projektami a zarządzaniem wydarzeniami?
Oto trzy podobieństwa między zarządzaniem wydarzeniami a zarządzaniem projektami:
1. Oba wykorzystują kamienie milowe do śledzenia postępów
Zarówno menedżerowie wydarzeń, jak i projektów używają kamienie milowe projektu aby zapewnić, że wszystko zostanie dostarczone na czas.
**Czym są kamienie milowe?
Kamienie milowe to w zasadzie punkty kontrolne, które pokazują, kiedy zostały zakończone ważne wydarzenia lub zadania. W zarządzaniu projektami może to być sfinalizowanie planu projektu .
Ponieważ wydarzenia mają mnóstwo ruchomych części, kamienie milowe pomagają menedżerom wydarzeń upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem.
Oto kilka etapów planowania wydarzeń kamienie milowe w zarządzaniu projektami :
- Wybór miejsca
- Wysyłanie zaproszeń
- Otwarcie wydarzenia
- Ocena po pokazie
2. Obaj używają list zadań, aby zachować porządek
Listy zadań to proste listy do zrobienia, które zazwyczaj zawierają krótkoterminowe cele. Po zakończeniu realizacji tych celów, jesteś o krok bliżej kamieni milowych.
Menedżerowie projektów i planiści wydarzeń korzystają z list zadań, aby upewnić się, że żadne zadanie nie zostanie niewykonane. Wyobraź sobie, że zapomniałeś zorganizować muzykę, pozostawiając swoich gości w takiej sytuacji:
Oto przykład listy zadań do zaplanowania na wydarzenie:
- Spotkanie z klientem
- Sprawdź kilka miejsc
- Ustawienie budżetu
- Ustalenie dat wydarzenia
- Stworzenie strony internetowej wydarzenia
- Zorganizuj wykonawców
- Zorganizuj sponsorów
- Stworzenie listy kontrolnej na miejscu wydarzenia
- Ankieta po wydarzeniu
3. Oba wymagają współpracy między Teams
Zarządzanie projektami opiera się na połączonym wysiłku zespołu projektowego, zespołu finansowego, zespołu marketingowego, zespołu produkcyjnego i wielu innych, aby dostarczyć projekt na czas.
Podobnie, aby stworzyć powodzenie wydarzenia, potrzebujesz:
- Zespół finansowy do sporządzenia dokładnych budżetów
- Zespół ds. zarządzania relacjami z klientem, aby określić, czego oczekują goście
- Zespół sprzedaży do zarządzania płatnościami i biletami
- Zespół dszespół marketingowy promocja wydarzenia
Potrzebujesz wszystkich rąk na pokładzie, jeśli nie chcesz, aby Twoje wydarzenie przeszło do historii (lub oceanu) jako jedno z najgorszych wydarzeń w historii!
Co robi kierownik projektu wydarzenia?
Menedżerowie projektów eventowych muszą zarządzać wydarzeniem od początkowej koncepcji do jego pomyślnego zakończenia.
Planista wydarzeń jest w zasadzie superbohaterem, ponieważ musi radzić sobie z rzeczami, które są poza jego kontrolą, takimi jak nagłe złe warunki pogodowe, opóźnione loty i przerwy w dostawie prądu.
Oprócz obowiązków superbohatera, oto kilka innych obowiązków kierownika wydarzenia:
- Definiowanie kamieni milowych projektu, harmonogramów i terminów
- Zorganizowanie wydarzenia, które spełni oczekiwania firmycele i zadania* Wybór miejsca, dekoracji, firm cateringowych i rozrywki 🎸
- Negocjowanie umów z dostawcami i klientami
- Maintainer budżetu wydarzenia
- Rozwiązywanie wszelkich problemów klienta, które wystąpią podczas wydarzenia. Na przykład, goście narzekający na zawartość komika
_Gdyby tylko kierownik wydarzenia nas zatrudnił 😉
8 wskazówek, które planiści wydarzeń mogą zaczerpnąć od kierowników projektów
Planista wydarzeń ma podobne obowiązki do kierownika projektu. Jedyna różnica polega na tym, że kierownik wydarzenia musi mieć więcej cierpliwości, ponieważ musi dbać o to, by ludzie byli najedzeni, rozgrzani, szczęśliwi i rozbawieni!
Aby zapobiec wyczerpaniu cierpliwości, oto osiem wskazówek, które można zapożyczyć od kierowników projektów:
Wskazówka 1: stwórz plan projektu
Po pierwsze, musisz wymyślić koncepcję wydarzenia.
Obejmuje to określenie rodzaju wydarzenia, jego celów, konkretnych ograniczeń czasowych oraz szczegółowego podziału zadań i zaangażowanych członków zespołu.
A. Cele
Można ustawić namacalne cele, takie jak zgromadzenie 500 gości na wydarzeniu, lub cele niematerialne, takie jak budowanie świadomości na temat zrównoważonego rozwoju środowiska. #SaveThePlanet 🌳
Cokolwiek wybierzesz, będziesz musiał użyć narzędzia takiego jak ClickUp, aby zmierzyć swój postęp w realizacji tych celów.
**Chwila... Co to jest ClickUp?
ClickUp jest jedną z najbardziej popularnych aplikacji na świecie najwyżej ocenianych oprogramowanie do zarządzania wydajnością i wydarzeniami używane przez zespoły o wysokiej wydajności w małych i dużych firmach.
Dzięki funkcjom takim jak Dokumenty które pozwalają na tworzenie pięknych programów do obsługi wydarzeń Przypomnienia które sprawią, że nigdy nie zapomnisz odebrać tortu, ClickUp jest najbardziej wypełnionym wydarzeniami narzędzie do zarządzania projektami tam.
Wróćmy teraz do tego, jak ClickUp może pomóc w ustawieniu celów wydarzeń. Cele w ClickUp to cele wysokiego poziomu, które można podzielić na mniejsze Cele. Za każdym razem, gdy Target zostanie zakończony, zbliżasz się do osiągnięcia swojego celu.
ClickUp będzie również wyświetlać postęp w realizacji celu w procentach, dzięki czemu będziesz dokładnie wiedzieć, na jakim etapie jesteś.
Zainteresowany ustawieniem celów w zespole? Tutaj znajdziesz więcej informacji jak używać ClickUp do ustawienia celów dla swojego zespołu. B. Ograniczenia
Podczas planowania wydarzenia z pewnością napotkasz kilka ograniczeń.
Mogą to być ograniczenia budżetowe, mały lokal, sztywny termin lub ograniczona liczba członków zespołu.
Ważne jest, aby zidentyfikować te ograniczenia, aby móc zorganizować wydarzenie z uwzględnieniem tych ograniczeń.
Świetny organizator wydarzenia wykorzysta ograniczenia jako okazję do wykazania się kreatywnością! Na przykład, jeśli masz ograniczoną przestrzeń w swoim obiekcie, możesz otworzyć boczne drzwi, aby stworzyć dodatkowy obszar pod namiotem. 🎪
ClickUp może pomóc w zarządzaniu tymi ograniczeniami za pomocą wykresy zarządzania projektami , szablony do planowania wydarzeń i widoki:Widok wykresu Gantta ? Dokumenty w ClickUp są idealnym miejscem do tworzenia dowolnych dokumentów cyfrowych, które mogą być udostępniane członkom zespołu i wewnętrznym interesariuszom .
Czasami spotkanie twarzą w twarz nie jest konieczne. Właśnie dlatego ClickUp posiada usługę Integracja Zoom która pozwala szybko łączyć się z Zoom bez konieczności opuszczania ClickUp!
Jeśli jednak wolisz spotkania w starym stylu, po prostu ustaw powtarzające się zadania dla cotygodniowych spotkań, dzięki czemu nigdy o nich nie zapomnisz:
Wskazówka 4: zawsze śledź postęp
Specjaliści od wydarzeń rozumieją, jak ważne jest śledzenie postępów w realizacji zadań i terminów projektów.
Śledzenie postępów pomoże twojemu zespołowi eventowemu określić, ile pracy pozostało do wykonania i czy terminy zostaną dotrzymane. Ponadto, pomoże to w informowaniu klientów o wszelkich opóźnieniach.
ClickUp sprawia, że śledzenie postępów jest dziecinnie proste.
Z Niestandardowe statusy , możesz dodać różne sceny do projektu wydarzenia, takie jak "logistyka", "zaproszenia" i "dzień wydarzenia" W ten sposób możesz stworzyć cykl pracy nad wydarzeniem, który będzie dla Ciebie odpowiedni.
chcesz mieć oko na to, jak postępują prace nad Twoim wysokiej klasy wydarzeniem korporacyjnym? Pulpity zapewniają przegląd wydarzeń na wysokim poziomie. Tutaj, można monitorować postęp projektu , wydajność pracowników i wąskie gardła w przepływie pracy.
Można również dodać Widżety sprintu jak Wykresy spalania , Wykresy Burndown , Wykresy przepływu skumulowanego , i Wykresy prędkości do Pulpitu, aby upewnić się, że organizujesz najlepsze wydarzenie pod krawatem:
Wskazówka 5: wykazuj się przywództwem i pewnością siebie
Wykazywanie się doskonałymi umiejętnościami przywódczymi i pewnością siebie pomoże ci utrzymać motywację zespołu.
Jest to szczególnie ważne w przypadku zarządzania ryzykiem.
_Co mamy na myśli?
Podczas wydarzeń zawsze dużo się dzieje i czasami coś może pójść nie tak. Na przykład może wybuchnąć pożar lub bójka.
Niezależnie od tego, co się stanie, goście i Teams nie mogą biegać w kółko jak bezgłowe kurczaki.
Sztuką jest zachować spokój i opanowanie, aby Twój team mógł pójść w jego ślady.
Nie wiesz, jak poradzić sobie ze zgiełkiem zarządzania projektami? Oto one 3 wskazówki dotyczące zarządzania projektami dla zapracowanych menedżerów .
Wskazówka 6: Bądź elastyczny
Bycie elastycznym menedżerem wydarzeń oznacza, że będziesz w stanie poradzić sobie z wszelkimi opóźnieniami, wąskimi gardłami i innymi wyzwaniami.
A bycie elastycznym członkiem zespołu oznacza, że będziesz słuchać opinii innych ludzi, aby uzyskać najlepsze wyniki. Jest to niezwykle ważne w zarządzaniu wydarzeniami, ponieważ wszystko może się zmienić w ostatniej chwili, a ty nie będziesz miał innego wyjścia, jak tylko się dostosować.
Ale dzięki elastycznemu narzędziu do zarządzania projektami, takiemu jak ClickUp, możesz poradzić sobie ze wszystkim, co pojawi się na Twojej drodze.
ClickUp posiada mnóstwo funkcji, takich jak elastyczne widoki dla każdego działu w organizacji:
- Widok listy: widok zadań w postaci zaawansowanej listy i łatwe filtrowanie, sortowanie i grupowanie kolumn
- Widok tablicy: masz zwinny zespół zarządzający wydarzeniami? Użyj tego widoku, aby przenieść zadania przez swójzwinny cykl pracy Widok Box*: zobacz, nad czym wszyscy pracują, co zostało zrobione i kto ma przestrzeń do zrobienia więcej na swoim talerzu
- Widok obciążenia pracą: zarządzaj obciążeniem zespołu, aby upewnić się, że nikt się nie wypali
- Widok osi czasu: uzyskaj wizualny podgląd harmonogramu nadchodzącego wydarzenia
Przeciągnij i upuść do zaplanuj zadania w widoku osi czasu ClickUp.
Porada 7: Dostarcz doskonały produkt końcowy
Pamiętasz, jak wspomnieliśmy, że kierownik projektu eventowego musi monitorować wydarzenia od ich koncepcji do zakończenia?
Tak, cóż, kierownicy projektów muszą zrobić to samo. Być może jest to sztuczka, której kierownicy projektów nauczyli się od planistów wydarzeń 😉
Nie ma znaczenia, czy w kuchni wybuchł mały pożar, czy też jeden z DJ-ów musiał zostać zastąpiony w ostatniej chwili. Liczy się tylko powodzenie i jakość wydarzenia.
Wynik wydarzenia jest tym, co goście zabiorą ze sobą przez tygodnie i miesiące po wydarzeniu.
Fantastycznym sposobem na zapewnienie jeszcze większego powodzenia przyszłych wydarzeń jest zbieranie opinii od gości i pracowników. Widok formularza ClickUp umożliwia tworzenie pięknych niestandardowych formularzy. Formularze te mogą być udostępniane za pośrednictwem połączonego linku lub wbudowane w strony. Odpowiedzi na formularze są automatycznie przekształcane w zadania i mogą być przenoszone przez cykl pracy, gdy jesteś gotowy.
Porada 8: podsumowanie
Podsumowanie następuje dopiero po zakończeniu wydarzenia.
Wszyscy wykonawcy wracają do swoich rodzinnych miast, zdjęcia z wydarzenia krążą po mediach społecznościowych, a zamówienia są realizowane.
Teraz musisz zaplanować spotkanie z zespołem projektowym i klientami, aby omówić, co poszło dobrze, a co można poprawić.
Aby ułatwić ten proces, powinieneś poprosić swoich pracowników o notatki na temat wszelkich problemów, które napotkali w trakcie całego procesu planowania wydarzenia.
A propos robienia notatek,
Notatnik ClickUp'a
to darmowa przestrzeń online dla Twojego zespołu eventowego do notowania pomysłów i problemów w czasie rzeczywistym. Możesz nawet
przekształcić notatki w zadania
na sesję podsumowującą.
myślałeś, że to już koniec tego wydarzenia? cóż, przygotuj się do zrobienia after-party, bo jeszcze nie zrobione
Oto jeszcze więcej sposobów, w jakie ClickUp może pomóc w zarządzaniu wydarzeniami:
- Szablony: użyj szablonuSzablon zarządzania wydarzeniami,Szablon do planowania imprezoraz Szablon do planowania wydarzeń aby zapewnić spójne wydarzenia
- Sprawdzanie i adnotacje współpracujemy nad ogłoszeniami dotyczącymi wydarzenia i współpracujemy z klientami, aby przyspieszyć zatwierdzanie umów
- Mapy myśli : burza mózgów na temat pięknych wydarzeń i mapa cyklu pracy
- Priorytety zadań: etykieta określająca zadania jako pilne, o wysokim, normalnym lub niskim priorytecie, dzięki czemu zespół odpowiedzialny za wydarzenie zakończy je w odpowiedniej kolejności
- E-mail ClickApp: pozostań w kontakcie z interesariuszem, który preferuje e-mail, wysyłając i odbierając wiadomości e-mail bezpośrednio z zadań ClickUp
Wydarzenie końcowe 🎭
Chociaż wydarzenia to świetna zabawa, sprawne przeprowadzenie wszystkiego to zupełnie inna sprawa!
Na szczęście wydarzenie narzędzia do zarządzania projektami mogą pomóc w zarządzaniu wszystkim bez zamieniania wydarzenia w cyrk.
Ale jeśli chcesz, aby Twoje wydarzenia zakończyły się powodzeniem, musisz użyć kompleksowe oprogramowanie do planowania wydarzeń jak ClickUp.
ClickUp posiada takie funkcje jak zależności od zadań dokładny szacowany czas i potężne aplikacje mobilne które pomogą Ci zorganizować dobrze zorganizowane, powodzenie wydarzenia. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś aby poznać narzędzie, które pomoże Ci zorganizować wydarzenie życia!
