Kiedy rozpoczynasz nowy projekt z klientem, jedną z pierwszych rzeczy, na których musisz się skupić, jest zdobycie jego zaufania. Zapewnij swoich klientów za pomocą solidnej propozycji projektu - oświadczenia, które wyjaśnia, co zrobi Twoja agencja, aby pomóc klientowi w zrobieniu jego celów.
Ta propozycja jest w zasadzie "diagnozą" i "planem leczenia" Pokazuje klientowi, że rozumiesz jego sytuację i nakreśla, co należy zrobić rezultaty projektu które Twoja agencja stworzy, aby pomóc klientowi w osiągnięciu jego celu.
Zwiększ zaufanie klientów do swoich projektów dzięki temu przewodnikowi. Zawiera on najlepsze praktyki pisania propozycji, przykłady propozycji projektów i wiele innych informacji, które pomogą Ci wzmocnić Twoje oferty.
Czym jest propozycja projektu?
Propozycja projektu to dokument, który określa, jakie rezultaty twoja agencja będzie tworzyć i cele, które planujesz spotkać poprzez pracę. Jest to niezbędny dokument projektu a jego głównym celem jest uzyskanie poparcia interesariuszy.
Propozycja projektu podsumowuje szczegóły projektu i sprawia, że wewnętrzni i zewnętrzni interesariusze są nim podekscytowani. Powinna ona opisywać diagnostyczne i normatywne podejście do doprowadzenia ich tam, gdzie chcą się znaleźć.
Zanim zagłębimy się w ten temat, wyjaśnijmy nieporozumienia związane z niektórymi typowymi rodzajami dokumentacji projektowej, które mogą wydawać się takie same jak propozycja projektu.
Propozycja projektu a karta projektu
Propozycja projektu jest jak prezentacja; jest tworzona przed zatwierdzeniem projektu i ma na celu przekonanie interesariuszy lub decydentów do zatwierdzenia projektu.
Przykład: Propozycja stworzenia aplikacji mobilnej poprawiającej wydajność pracowników może podkreślać problem nieefektywnego cyklu pracy, proponowane rozwiązanie (aplikacja mobilna) i oczekiwane korzyści.
Po zatwierdzeniu projektu, karta projektu formalizuje decyzję. To jak umowa lub deklaracja intencji dla projektu, dająca kierownikowi projektu uprawnienia do kontynuowania.
Przykład: Po zatwierdzeniu projektu aplikacji, karta projektu może określać zakres aplikacji (np. funkcje takie jak zarządzanie projektami i śledzenie czasu), identyfikować kierownika projektu i ustanawiać kamienie milowe wysokiego poziomu, takie jak "Zakończenie prototypu za 2 miesiące"
Propozycja projektu a plan projektu
Propozycja plan projektu plan projektu i propozycja mają pewne wspólne elementy, co może prowadzić do nieporozumień. Jednak plan projektu pojawia się dopiero po zatwierdzeniu propozycji projektu.
Plan jest jak plan; szczegółowo opisuje, w jaki sposób projekt będzie realizowany, monitorowany i zamknięty.
Przykład: Plan projektu dla aplikacji może zawierać konkretne zadania, takie jak "Zaprojektuj interfejs użytkownika", przypisane zasoby, szczegółową oś czasu i strategie ograniczania ryzyka (np. szkolenia użytkowników w celu zwiększenia adopcji).
Propozycja projektu a uzasadnienie biznesowe
Uzasadnienie biznesowe jest wykorzystywane w organizacjach do uzasadnienia potrzeby realizacji projektu lub nadania priorytetu jednemu projektowi nad innym. Tak więc, choć jest ono związane z propozycją projektu, pojawia się przed propozycją (lub obok niej) i koncentruje się na tym, dlaczego projekt jest potrzebny.
Pomyśl o uzasadnieniu biznesowym jako o szczegółowym uzasadnieniu, które pokazuje, w jaki sposób projekt jest zgodny z celami strategicznymi i dlaczego warto go realizować.
Przykład: Uzasadnienie biznesowe dla aplikacji może zawierać dane na temat tego, ile czasu pracownicy tracą na ręczne procesy, przewidywany zwrot z inwestycji w aplikację i ryzyko, takie jak niski wskaźnik adopcji.
Zobaczmy te porównania dokumentów projektowych w tabeli dla lepszej przejrzystości. Pozostaniemy przy naszym przykładzie projektu aplikacji zwiększającej wydajność.
Document | Purpose | When Created | Example Content | Audience | | --------------------------- | --------------------------------------------- | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------ | | Przed lub wraz z propozycją | Aby przedstawić projekt i uzyskać zatwierdzenie. | Przed zatwierdzeniem projektu | Problem: Ręczne procesy zmniejszają wydajność. Proponowane rozwiązanie: Aplikacja mobilna. | Kierownictwo, sponsorzy | Uzasadnienie wykonalności projektu i ROI. | Analiza kosztów i korzyści wykazująca zwrot z inwestycji na poziomie 120% w ciągu 2 lat. | Decydenci, Teams finansowy | Karta projektu | Formalny autor projektu. | Po zatwierdzeniu projektu | Cele: Stworzenie aplikacji do zarządzania zadaniami i śledzenia czasu. Przydzielony PM: Alec. | Zespół projektowy, sponsorzy | Plan projektu | Szczegółowy opis sposobu realizacji projektu. | Po zatwierdzeniu karty | Podział zadań, oś czasu, alokacja zasobów, zarządzanie ryzykiem. | Zespół projektowy, interesariusze |
Przeczytaj również: Zarządzanie projektami w agencji Ace: Narzędzia, strategie i szablony
Składniki propozycji projektu
Dobra propozycja projektu powinna zawierać Kto, Co, Gdzie, Kiedy i Jak dostarczanego rozwiązania. Oto zarys tego, co powinna zawierać propozycja projektu:
- Tabela zawartości: Indeks tego, co ma się pojawić w propozycji projektu i numery stron
- Podsumowanie wiedzy posiada Twoja agencja, które musisz zbadać podczas badania rynku ?
- Metodologia:
- Jak długo trzeba będzie prowadzić badania?
- Jakiego formularza zbierania danych użyjesz?
- Czy przeprowadzisz audyt konkurencji, ankiety wśród klientów czy analizę luk organizacyjnych?
- Jak będziesz analizować zebrane dane?
- Czy istnieją limity badań, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania?
- Kluczowe wnioski:
- Czy podczas przeprowadzania badań pojawiają się jakieś tematy?
- Odniesienia:
- Z jakich źródeł korzystałeś do zrobienia swoich badań?
- Czy źródła są wiarygodne?
- Czy źródła są wystarczająco zróżnicowane, aby dokładnie reprezentować branżę?
Kopiuj tego użytkownika szablon planu badawczego do pracy jako plan, który pomoże ci przeprowadzić analizę i zapewni skuteczną mapę drogową
Nie zapomnij udokumentować wszystkich swoich ustaleń w ClickUp Szablon planu badań użytkowników abyś mógł łatwo odnieść się do swojej analizy w propozycji projektu!
Pobierz szablon planu badań użytkowników
b. Burza mózgów z zespołem wewnętrznym
Uzbrojony w swoje badania, zbierz oddziały! Nadszedł czas, aby współpracować z wewnętrznym zespołem nad sposobem rozwiązania potrzeb klienta, zanim przelejesz je na papier.
Przeprowadź burzę mózgów, korzystając z narzędzi, które pozwalają teamom na wymianę pomysłów i omówienie każdej z ich unikalnych perspektyw na projekt - ostatecznie wymyślając najlepsze pomysły. Mapy myśli ClickUp'a i wirtualny Tablice ClickUp są idealne do tego celu.
Zgromadź cały ten geniusz w jednym pomieszczeniu dzięki Szablon ClickUp do mapowania projektów ! Ten zasób pozwala na łatwą burzę mózgów i wizualne organizowanie pomysłów w celu szybkiego zidentyfikowania połączeń między nimi.
Łatwo dodawaj węzły, zadania i połączenia do intuicyjnej mapy myśli ClickUp
Pobierz szablon mapy projektu
c. Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami
Będziesz w stanie stworzyć swoją propozycję projektu bardziej efektywnie, korzystając z narzędzia do zarządzania projektami. Oto kilka z nich ClickUp zarządzanie projektami narzędzia, które ci pomogą:
Błyskawiczne znajdowanie dokładnych liczb za pomocą prostych lub zaawansowanych formuł w niestandardowych polach ClickUp
- Pola niestandardowe:Pola niestandardowe ClickUp'a umożliwiają przypisanie unikalnych wartości do zadań, takich jak budżety, właściciele zadań, terminy i wiele innych.
- Gantt Chart: Łatwo jest zdefiniować oś czasu, gdy patrzysz na zadania wWidok wykresu Gantta w ClickUp, w którym można zdefiniować zależności między zadaniami i układ rezultatów projektu w kolejności sekwencyjnej.
- Listy kontrolne: Czasami wystarczy prosta lista rzeczy do zrobienia, aby upewnić się, że przypisałeś każdy element projektu; to właśnie tutajlisty kontrolne są bardzo przydatne! Łatwo przypisz etykiety właścicielom zadań, ustaw terminy i powiadom zespół projektowy o ich zakończeniu za pomocą jednego kliknięcia.
Reorganizacja listy kontrolnej ClickUp poprzez przeciąganie i upuszczanie elementów
d. Zachowaj przejrzystość i zwięzłość
Sponsorzy projektu i interesariusze są zajęci i docenią zwięzłość.
Propozycja powinna mieć limit kilku stron, a jej treść powinna być prosta i zwięzła. Ponadto, daj swojemu wewnętrznemu zespołowi projektowemu szansę na przejrzenie i wprowadzenie wszelkich niezbędnych poprawek przed wysłaniem propozycji projektu.
Porada dla profesjonalistów: Użyj ClickUp Brain's AI writer aby dopracować swoją propozycję w kilka minut
e. Dodaj elementy wizualne do propozycji projektu
Użyj wykresów, grafów lub infografik, aby rozbić tekst i uczynić dane strawnymi.
Teams może również po prostu dostosować Szablon Tablicy Propozycji Projektu ClickUp dla każdego nowego klienta, aby zachować spójność marki i zaoszczędzić czas.
Skorzystaj z szablonu Tablica ClickUp, aby stworzyć przyciągające wzrok propozycje projektów, które zrobią wrażenie na klientach
Pobierz szablon Tablica z propozycją projektu
Porada dla profesjonalistów: Wysyłasz wiele e-maili z propozycjami? Uczyń ten krok szybkim, łatwym i spójnym dla wszystkich teamów, opracowując standardowy szablon szablon e-maila w ClickUp .
f. Działania następcze
Nie pozwól, aby potencjalni klienci prześlizgnęli się przez szczeliny. Śledź każdą scenę propozycji projektu, aby wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za kontakt z potencjalnym klientem i kiedy Twój zespół ostatnio się z nim kontaktował.
Śledzenie cyklu życia klienta w czasie rzeczywistym jest łatwe w ClickUp dzięki niestandardowym polom. Możesz definiować sceny swoich projektów za pomocą pól niestandardowych, przypisywać role, ustawiać terminy rutynowych działań następczych i oznaczać członków zespołu.
Możesz także wysyłać klientom wiadomości e-mail i komentarze bezpośrednio z okna zadania, co zapewnia przejrzystą ścieżkę audytu każdej komunikacji z klientem.
Szablony propozycji projektów i inne zasoby:
- Szablony propozycji projektów
- Szablon usług profesjonalnych
- Szablon planu projektu kreatywnego
- Szablon planu propozycji dla agencji kreatywnej
- Szablon planu projektu konsultingowego
- Szablon wniosku o dotację
- Szablony konsultingowe
- Szablony RFQ
Skorzystaj z ClickUp dla swojej następnej propozycji projektu
U podstaw powodzenia projektów leży efektywna współpraca zespołu. I to jest dokładnie to, do zrobienia czego ClickUp umożliwia Twojej agencji.
Łączymy wszystkie narzędzia, dokumenty, zespoły, pulpity, budżety i cykle pracy w jednym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Wszystko to w ramach wysiłku, aby położyć kres przełączaniu kontekstu i silosowym cyklom pracy wynikającym z pracy w wielu narzędziach.
Co jest lepsze?
Mamy ponad 1000 integracji aplikacji oraz pełną bibliotekę free szablony stworzone przez ekspertów w dziedzinie zarządzania projektami, które ułatwiają tworzenie cykli pracy. Nie musisz już poświęcać swojego cennego czasu na tworzenie każdego procesu i procedury od podstaw.
To już tu jest, tylko czeka na Ciebie w ClickUp. Zacznij już dziś- zupełnie za darmo -i zobacz, dlaczego tak wiele firm przechodzi na ClickUp.