Czy jesteś zmęczony gubieniem się w chaosie nowych projektów? Czy jako kierownik projektu chciałbyś, aby Twoja praca była bardziej zorganizowana i wydajna? Szukasz rozwiązania, które usprawni zadania Twoich zespołów i sprawi, że wszyscy będą na bieżąco?
Nie szukaj dalej, ponieważ szablony planów pracy pomogą Ci to osiągnąć. Działają one jak plan działania przez cały czas trwania projektu, pomagając zobaczyć szerszy obraz, terminy i wszelkie zależności, które mogą uniemożliwić osiągnięcie celów.
W tym wpisie na blogu omówimy, czym są szablony planów pracy i co sprawia, że szablon jest dobry. Następnie podzielimy się naszymi 10 najlepszymi szablonami dla ClickUp, Microsoft i Google Docs. Gotowy, by zoptymalizować swoje plany pracy jak nigdy dotąd? Zanurzmy się!
Czym jest plan pracy w zarządzaniu projektami?
Szablon planu pracy to narzędzie, które określa konkretne zadania i działania wymagane do osiągnięcia określonych celów. Jest to struktura, która pomaga osobom lub zespołom skutecznie organizować, planować, komunikować się i ustalać priorytety ich pracy. Szablony planów pracy zazwyczaj zawierają sekcje takie jak cele projektu i cele, ramy czasowe, alokacja zasobów , wskaźniki wydajności i potencjalne przeszkody lub zagrożenia.
Szablony planów pracy są powszechnie stosowane w zarządzaniu projektami, badaniach, edukacji, biznesie i wielu innych dziedzinach. Można je dostosować do potrzeb różnych dużych projektów lub zadań i pomagają one osobom lub zespołom w projektowaniu osiągalnych celów, tworzeniu kroków działania, śledzeniu postępów i dokonywaniu niezbędnych korekt w celu zapewnienia pomyślnego zakończenia.
Korzystanie z szablonu planu pracy może zaoszczędzić czas i wysiłek, ponieważ zapewnia jasny plan projektu dla danego zadania. Poprawia również komunikację i współpracę między członkami zespołu, ponieważ każdy widzi zadania i terminy oraz ma wspólne zrozumienie tego, co należy osiągnąć.
Szablon planu pracy jest cennym narzędzie do zarządzania projektami które ułatwia skuteczne planowanie i realizację zadań lub projektów. Korzystając z szablonu planu pracy, osoby lub zespoły mogą zwiększyć swoją produktywność, efektywność i ogólną wydajność.
Co składa się na dobry szablon planu pracy nad projektem?
Dobry szablon planu pracy powinien być kompleksowy i dostosowany do konkretnego projektu lub zadania. Powinien zawierać wszystkie niezbędne kroki i terminy, a także przypisane obowiązki i zasoby wymagane do wykonania zadania. Powinien również umożliwiać elastyczność i możliwość dostosowania w przypadku zmian lub nieoczekiwanych przeszkód .
- **Przejrzysta i zwięzła prezentacja powinna być łatwa do odczytania, atrakcyjna wizualnie i zorganizowana w logiczny sposób. Poprawia to komunikację i zapewnia, że członkowie zespołu są na tej samej stronie w odniesieniu do harmonogramów, celów i strategii.
- **Właściwa alokacja zasobów - pokazanie, jak rozdzielić czas, personel i materiały jest również niezbędne. Dobry szablon powinien zapewniać wystarczającą ilość czasu na każde działanie i dzielić złożone zadania na możliwe do zarządzania podzadania.
- **Bieżące monitorowanie i ocena. Postępy i wyniki powinny być regularnie oceniane w stosunku do planu i odpowiednio dostosowywane. Pomaga to zidentyfikować przeszkody i obszary wymagające poprawy, zapewniając pomyślne zakończenie zadania.
Dobry narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą powinno być kompleksowe, jasne i ustrukturyzowane, zapewniać wystarczające zasoby i harmonogramy oraz być regularnie aktualizowane w celu uzyskania optymalnych wyników.
10 szablonów i przykładów planów pracy
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, kierownikiem zespołu czy przedsiębiorcą, posiadanie dobrze przygotowanego planu pracy jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Dobry plan pracy pomoże ci pozostać na dobrej drodze i zorganizować projekty, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji dotyczących najlepszego sposobu przydzielania zasobów i zarządzania harmonogramami.
Tworzenie skutecznych planów od podstaw może być jednak czasochłonne i trudne. Dlatego też przygotowaliśmy listę najlepszych szablonów planów pracy - tak, aby bez względu na rodzaj projektu lub przedsięwzięcia biznesowego, można było znaleźć łatwe rozwiązanie.
Od prostych list rzeczy do zrobienia po bardziej rozbudowane mapy drogowe z kamieniami milowymi, szablony te zapewniają wszystkie funkcje potrzebne do efektywnego planowania bez dodatkowego wysiłku i kosztów.
1. Szablon planu pracy ClickUp
Prosty szablon planu pracy pomaga organizować zadania w grupach, ustalać priorytety, terminy i statusy oraz oznaczać odpowiedzialne zespoły.
Kiedy po raz pierwszy zaczynasz używać szablonów jako części procesu planowania pracy, czasami najlepiej jest zacząć od podstaw. To właśnie uwielbiamy w szablonach Prosty szablon planu pracy ClickUp .
Szablon ten jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia pracy, gdy po raz pierwszy korzystasz z ClickUp do planowania projektu. Pomaga on łatwo zwizualizować działania, które należy wykonać, zanim projekt zostanie uznany za ukończony.
Możesz zaimportować elementy i daty z istniejącej listy lub zacząć od zera. Każde działanie może być oznaczone innym poziom priorytetu, i są miejsca na wprowadzenie dat rozpoczęcia i terminów, aby każdy mógł łatwo zobaczyć, co i kiedy należy traktować priorytetowo.
Ten szablon zawiera kilka różnych konfigurowalnych pól, dzięki czemu można zbudować odpowiednie zarządzanie obciążeniem pracą struktura dla Twoich projektów. Dostosowywanie oferowane w tym szablonie sprawia, że jest to idealny punkt wyjścia dla niemal każdego projektu lub zadania.
2. Szablon rocznego planu pracy ClickUp
Szablon ten pomaga wyznaczyć długoterminowe cele poprzez uwzględnienie kluczowych zadań potrzebnych do osiągnięcia każdego z nich.
Jeśli jesteś fanem powiedzenia "Jeśli nie planujesz, to planujesz porażkę" Szablon rocznego planu pracy ClickUp może stać się Twoim nowym najlepszym przyjacielem. Aby upewnić się, że Ty, Twój zespół lub Twoja firma odniesie sukces w ciągu całego roku, potrzebujesz podejścia skoncentrowanego na procesie do długoterminowego planowania z wieloma kamieniami milowymi po drodze.
Ten szablon zawiera 5 sekcji, które pomogą Ci wyznaczyć długoterminowe cele i śledzić postępy w ich realizacji. Szablon pomoże tobie i twojemu zespołowi pozostać odpowiedzialnym za realizację celów w czasie. W ten sposób zasiejesz ziarno sukcesu od samego początku, co doprowadzi do terminowej realizacji celów kamieni milowych projektu i osiągnięcie długoterminowych celów.
3. Szablon planu pracy projektu ClickUp
Szablon planu pracy nad projektem pokazuje listę zadań, ale także pomaga wizualizować opóźnienia, poziom wysiłku i wszelkie miejsca, w których projekt nie jest realizowany.
Czasami zarządzanie projektem jest bardziej złożone niż tylko zapisanie listy działań, które należy wykonać i statusu każdego z nich. Gdy potrzeba nieco więcej szczegółów, Szablon planu pracy nad projektem ClickUp może pomóc.
Pomyśl o tym szablonie planu projektu jak o rozszerzonej wersji naszego szablonu Simple Work Plan. Oprócz standardowych pól, takich jak nazwa zadania, data rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania, szablon ten zapewnia również szczegółowe spojrzenie na to, czy zespół osiąga swoje kamienie milowe.
Dodatkowe pola w tym szablonie pokazują, jak zespół radzi sobie z przestrzeganiem ustalonego harmonogramu.
- Opóźnienia (dni): Śledzi, które kamienie milowe mają punkty oporu;
- Pole harmonogramu: Wyświetla kolor zielony (zgodnie z celem), bursztynowy (niewielkie opóźnienia) lub czerwony (znaczne opóźnienia); oraz
- Wysiłek: Pokazuje poziom wysiłku włożonego w ukończenie zadania, od 1 do 5.
Pola harmonogramu tego szablonu sprawiają, że jest on szczególnie przydatny podczas retrospektywnego przeglądania projektu, aby zobaczyć, gdzie mogłeś błędnie obliczyć czas lub wysiłek potrzebny do wykonania określonej czynności. W ten sposób można dostosować i utworzyć dokładniejszy harmonogram dla następnego projektu.
4. Szablon planu pracy zdalnej ClickUp
Szablon planu pracy zdalnej pomaga zespołom zdalnym pozostać w kontakcie podczas współpracy nad projektami.
Zespoły zdalne mają wyjątkowe wyzwania, jeśli chodzi o współpracę nad projektami grupowymi. Szablon planu pracy zdalnej ClickUp tylko dla nich.
Nie pracując blisko siebie, zespoły zdalne muszą być bardziej świadome, aby wszyscy byli na tej samej stronie w zarządzaniu projektami. Trudne może być również ustalenie, które żądania projektowe są ważne dla firmy jako całości, a które fajnie byłoby mieć, ale nie są ważne w szerszej perspektywie. To sprawia, że znalezienie właściwego narzędzia do pracy w domu krytyczne dla sukcesu zdalnego zespołu.
Ten szablon klasyfikuje każdy projekt w oparciu o jego wpływ na organizację, aby pokazać jego znaczenie dla firmy.
- Projekty o niskim znaczeniu: mogą być realizowane lub nie, w zależności od obciążenia pracą zespołu, ponieważ nie mają znaczącego wpływu na organizację.
- Projekty o dużym znaczeniu: Muszą być realizowane, ponieważ mają znaczący wpływ na organizację.
Szablon ma również miejsce na wpisanie celu projektu ("zwiększenie udziału zespołu o 90%" lub "wygenerowanie 200 nowych klientów"), a także budżet projektu i rzeczywisty koszt, poziom wysiłku oraz link do kluczowych rezultatów projektu, dzięki czemu każda osoba pracująca nad zadaniem ma pełny wgląd w kontekst pracy i odpowiednie pliki.
5. Szablon tablicy z planem pracy ClickUp
Szablon tablicy z planem pracy zapewnia cyfrową przestrzeń roboczą do pracy z zespołem, niezależnie od tego, czy jesteście w tym samym pokoju, czy na drugim końcu kraju.
Whiteboarding to świetny sposób na wizualizację pomysłów, omawianie strategii i współpracy z kolegami .
Korzystanie z tablic podczas spotkań zespołowych daje wszystkim możliwość zapisania swoich przemyśleń i wspólnego rozwiązywania problemów. Jednak w dzisiejszych nowoczesnych środowiskach pracy zespół nie zawsze znajduje się w tym samym miejscu, aby wspólnie korzystać z tablicy i może potrzebować dostępu do notatek z tablicy w podróży. Dlatego właśnie stworzyliśmy Szablon tablicy z planem pracy ClickUp .
Zapewnia zaplanowane wizualne odniesienie do projektu w formacie cyfrowym, ale podobnie jak fizyczna tablica, możesz "wieszać" notatki, zapisywać zadania i przenosić zadania.
Tablica ma wiele funkcji, które sprawiają, że jest jak fizyczna tablica - ale lepsza!
- Narzędzia do rysowania: Odręczne rysowanie markerami w różnych kolorach i rozmiarach, dodawanie kształtów i karteczek samoprzylepnych, tekstu, strzałek i map myśli, a nawet przesyłanie obrazów i zdjęć.
- Biblioteka szablonów: Zacznij od 9 różnych gotowych szablonów, aby szybko uporządkować i dodać do swojej tablicy.
- Zadania, dokumenty, osoby i listy: Upuść lub oznacz dowolne z nich z innych tablic lub list w obszarze roboczym ClickUp.
- Linki: Zawierają klikalne trasy do plików Figma, stron internetowych, Dokumentów Google, arkuszy i slajdów oraz Youtube.
Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz burzę mózgów, czy mapujesz złożone procesy, to szablon tablicy może być pomocnym narzędziem do przeniesienia pracy na wyższy poziom.
Bonus: Szablony planów komunikacji Pobierz ten szablon
6. Szablon 12-tygodniowego planu ClickUp
Skorzystaj z szablonu planu 12-tygodniowego, aby zapisać wszystkie zadania do wykonania, ich terminy, osoby do nich przypisane i poziom priorytetu.
Wiele firm działa w cyklach kwartalnych po 12 tygodni każdy. Dla tych, którzy stosują to podejście, stworzyliśmy Szablon 12-tygodniowego planu ClickUp aby upewnić się, że kolejny kwartał będzie jeszcze lepszy niż poprzedni. Ale na tym zabawa się nie kończy! Szablon ten może być wykorzystany do zarządzania wszystkimi aspektami życia, pomagając zrównoważyć cele osobiste i zawodowe z najbardziej efektywnym planowaniem plan produktywności możliwe.
Nasz 12-tygodniowy szablon prostego planu projektu działa jak gigantyczna lista rzeczy do zrobienia, w której można wprowadzić szczegółowy opis zadania, dodać dowolne podzadania i utworzyć listy kontrolne. Szablon zawiera również dwa pola niestandardowe:
- Planuj i monitoruj postęp: Automatycznie wypełnia pola, które pokazują, jak daleko jesteś w realizacji zadania
- Kategoria aktywności: Oznacz każdą kategorię odpowiednią grupą (np. osobista, praca, rodzina lub finanse)
Skorzystaj z tego szablonu, aby "wyrzucić do kosza" wszystko, co musisz zrobić w ciągu najbliższych 12 tygodni. Następnie użyj pól ClickUp, aby przypisać odpowiednie osoby do zadań, utworzyć terminy ich wykonania oraz nadać swojej liście priorytety według tego, co należy zrobić i kiedy.
7. Szablon planu procesu ClickUp
Nasz szablon planu procesu pomaga zorganizować specyfikę projektu, w tym metody, kryteria i niezbędne działania usprawniające.
Plan procesu to zasadniczo mapa drogowa prowadząca krok po kroku do osiągnięcia określonego rezultatu.
Obejmuje on kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć cel, środki jakości i reakcji, które zostaną wdrożone, oraz wszelkie odpowiednie plany reakcji. Jest to najlepszy sposób, aby upewnić się, że oczekiwania Twoje (lub Twojego klienta) zostaną spełnione, i dlatego właśnie stworzyliśmy Szablon planu procesu ClickUp .
Plany procesów są często wymagane do celów zgodności w miejscach pracy, w których produkt lub usługa wymagają inspekcji w celu zapewnienia ich jakości. Dokument ten oferuje pola do szczegółowego opisania specyfiki działalności firmy.
- Sekcja zawierająca listę działań usprawniających: Obejmuje opis, dane wejściowe i wyjściowe, zastosowane metody, kryteria i działania, które należy podjąć, jeśli kryteria nie zostaną spełnione.
- Sekcja szczegółów zmian planu procesu: Zawiera datę rewizji, historię rewizji oraz listę osób zatwierdzających i potwierdzających.
Niezależnie od tego, czy wprowadzasz nowy produkt, czy wdrażasz nową strategię sprzedaży, posiadanie planu procesu ma kluczowe znaczenie. Pomoże ci to zachować porządek i zapewni, że postępujesz zgodnie z najlepszymi praktykami i protokołami, aby osiągnąć sukces. Ponadto, posiadanie jasnego planu może zapewnić ci spokój ducha w realizacji twojej wizji.
8. Szablon planu pracy programu Microsoft Excel
Przez Microsoft
Chociaż uważamy, że biblioteka szablonów ClickUp zapewnia wszystko, czego firma może potrzebować, aby się zorganizować i pozostać zorganizowanym, wiemy, że nie zawsze możesz wybrać rozwiązania, z których chcesz korzystać. Dla organizacji, które wymagają korzystania z produktów Microsoft i dla tych, którzy wolą arkusze kalkulacyjne od dokumentów tekstowych, te Szablony planów pracy Excel są dla Ciebie.
Excel oferuje kilka różnych konfigurowalnych osi czasu i szablony map drogowych aby pomóc w organizacji projektów.
- Oś czasu projektu:Tworzenie osi czasu do śledzeniaharmonogramy projektówpokazując, w którym miesiącu nastąpi każde zadanie. Zawiera tabelę z nazwami działań, datami rozpoczęcia i zakończenia. Excel udostępnia trzy szczegółoweoś czasu projektu szablony i jeden czterotygodniowyszablon osi czasu projektu.
- Szablon planu pracy: Przedstaw swoje projekty w 4 fazach, w tym działania wymagane w każdej z nich. Dane są wprowadzane do innego arkusza, a następnie automatycznie wypełniane w wizualnej mapie drogowej.
Szablony te nie są przeznaczone specjalnie do zarządzania projektami, ale w razie potrzeby pozwalają uporządkować najpilniejsze zadania w projekcie i przedstawić je wizualnie. A jeśli wolisz dokumenty od arkuszy kalkulacyjnych, oto jak utworzyć oś czasu za pomocą programu Word zamiast.
9. Microsoft Project Szablon osi czasu planu projektu
Przez Microsoft
Jeśli chcesz zachować planowanie projektu w ramach pakietu Microsoft, ale potrzebujesz bardziej kompleksowego rozwiązania niż szablony Excel, rozważ następujące rozwiązania Szablony planów pracy Microsoft Project .
Microsoft Project to oprogramowanie, które pomaga planować, harmonogramować i zarządzać złożonymi projektami. Dzięki takim funkcjom jak Wykresy Gantta , zarządzanie zasobami i śledzenie zadań, Microsoft Project ułatwia organizację i dotrzymywanie terminów.
Project integruje się również z innymi programami Microsoft, takimi jak Excel i Outlook, dzięki czemu można łatwo udostępniać informacje i współpracować z zespołem. Niezależnie od tego, czy planujesz ślub, budujesz budynek, czy wprowadzasz na rynek nowy produkt, Microsoft Project może pomóc Ci pozostać na dobrej drodze i wykonać zadanie.
Ten szablon planowania projektu może pomóc w organizowaniu zadań i kamieni milowych w sposób, który można łatwo udostępnić wielu członkom zespołu i interesariuszom. Aby skorzystać z tych szablonów, należy jednak zarejestrować się w usłudze.
10. eFinancial Models Google Sheets Szablon prostego planowania projektu
Przez eFinancial Models
Dla tych, którzy nie mogą wybrać własnych platform do zarządzania projektami i których firmy korzystają z Google Workspace, istnieje Szablony planów pracy w Arkuszach Google również dla Ciebie!
Dobra wiadomość dotycząca Arkuszy Google jest taka, że jeśli kiedykolwiek korzystałeś z programu Microsoft Excel, poczujesz się jak w domu. Jest to oparte na chmurze narzędzie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, które umożliwia tworzenie, edytowanie i udostępnianie skoroszytów innym osobom w czasie rzeczywistym. Google Sheets umożliwia współpracę z zespołem w scentralizowanej lokalizacji, bez konieczności zapisywania i wysyłania plików tam i z powrotem.
Do planowania pracy można używać Arkuszy Google do ustalania terminów, śledzenia postępów projektu, przydzielania zadań i nie tylko. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad wieloosobowym projektem, prezentacją, czy po prostu chcesz uporządkować swoją codzienną listę rzeczy do zrobienia, Arkusze Google mogą Ci w tym pomóc usprawnić proces i znacznie ułatwić życie zawodowe.
Zoptymalizuj swój przepływ pracy dzięki szablonowi planowania pracy już dziś
Ustalanie priorytetów w zakresie obciążenia pracą i planowanie wykonywania obowiązków jest niezbędne do uzyskania najlepszej możliwej produkcji. Na szczęście dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami, które mogą ci pomóc, niezależnie od tego, czy szukasz sposobu na zorganizowanie pracy rocznie, według projektu, czy kwartalnie.
Możemy być nieobiektywni, ale uważamy, że najłatwiejszym sposobem na rozpoczęcie planowania obciążenia pracą jest użycie ClickUp. Przestrzeń robocza ClickUp pozwala łatwo wizualizować zadania, a nasze szablony pomagają szybko i intuicyjnie je organizować, niezależnie od tego, czy pracujesz samodzielnie, czy jako część większego zespołu. A kiedy musisz współpracować z innymi współpracownikami, ClickUp sprawia, że otrzymywanie informacji zwrotnych jest proste.
Rozpoczęcie pracy z ClickUp jest bezpłatne, więc wypróbuj nas już dziś aby zobaczyć, jak odrobina planowania z góry może zmaksymalizować produkcję w dłuższej perspektywie.