Z niekończącą się listą rzeczy do zrobienia, trudno jest dowiedzieć się, od czego zacząć. W tym miejscu z pomocą przychodzą poziomy priorytetów zadań.
Kiedy podzielisz obciążenie pracą na łatwe do wykonania zadania - w oparciu o to, co jest najważniejsze - możesz skierować swoje wysiłki tam, gdzie mają one największe znaczenie. Plan z priorytetami oznacza mniej stresu, większą wydajność i szczęśliwsze nastawienie do pracy. 🧘
Dowiedz się więcej o poziomach priorytetów, w tym o najlepszych sposobach ustawienia poziomów priorytetów dla siebie i swojego zespołu. Następnie odkryj pięć szablonów poziomów priorytetów, które pomogą Ci szybciej zrobić to, co do zrobienia.
Czym są poziomy priorytetów?
Poziomy priorytetów pomagają uporządkować zadania w oparciu o różne czynniki, w tym terminy, ważność, pilność i wartość. Skala priorytetów jest zazwyczaj używana w odniesieniu do konkretnych projektów, celów lub poszczególnych osób listy do zrobienia ale może być również ustanowiona jako struktura obejmująca całą firmę.
Celem statusu priorytetów jest ułatwienie członkom zespołu podziału czasu i skupienie się na zadaniach o najwyższym priorytecie. Zapewnia to również, że zasoby są odpowiednio przydzielane do właściwych projektów i faz pracy.
Zespoły wsparcia i działy IT również wykorzystują poziomy priorytetów do obsługi zgłoszeń serwisowych. Pomagają one usprawnić zarządzanie incydentami umożliwiając pracownikom pracę nad najpilniejszymi problemami. Mogą oni podzielić pracę w oparciu o priorytet incydentu, potencjalne skutki incydentu i ogólne zadowolenie klienta.
W wyniku tego członkowie teamu są bardziej wydajni, skuteczni i elastyczni. Są oni upoważnieni do pracy nad najważniejszymi zadaniami, eskalacji problemów w momencie ich wystąpienia i automatyzacji mniej ważnych prac. 💪
Jakie są korzyści z ustawienia priorytetów dla zadań?
Ustawienie priorytetów zwiększa ogólną wydajność i kondycję zespołu. Wiedząc, jaka praca jest najpilniejsza lub najbardziej wartościowa, twój zespół może monitorować wskaźniki i osiągać cele szybciej niż wcześniej.
Dzięki narzędzia do ustalania priorytetów dzięki temu nie ugrzęzną w nudnej pracy lub nie zgubią się w górzystej liście rzeczy do zrobienia. Oto najważniejsze korzyści płynące z ustawienia priorytetów dla zadań zespołu. ✍️
Wyższa wydajność
Lepsza efektywność prowadzi do większej wydajności. Dzięki ustaleniu priorytetów, procesy biznesowe przebiegają sprawnie, a Teams mogą planować kolejne kroki. Mogą kategoryzować swoją pracę w oparciu o zadania o wyższym priorytecie i tworzyć łatwe w zarządzaniu dzienne, tygodniowe i miesięczne listy do zrobienia.
Ponieważ istnieje solidny plan oparty na priorytetach, członkowie zespołu mogą radzić sobie z nieprzewidzianymi przeszkodami i wyzwaniami w miarę ich pojawiania się. Mogą planować obejścia i dostosowywać harmonogramy tak, aby dostosować się do problemu, zamiast grzęznąć w błocie.
Zwiększona wydajność
Priorytetyzacja pracy opiera się na zadaniach o największym wpływie lub najpilniejszych. To naturalnie prowadzi do lepszej wydajności, ponieważ pracujesz nad ważnymi zadaniami, zamiast gubić się w natłoku pracy.
Ponadto, poziomy priorytetów i oprogramowanie do zarządzania zadaniami lepsze wsparcie podejmowanie decyzji umiejętności.
Ustawienie priorytetów w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co musi być zrobione teraz, a co może poczekać
Lepsze zarządzanie czasem
Dzięki zadaniom posortowanym według priorytetów, Teams mogą efektywniej zarządzać swoim czasem. Zamiast spędzać godzinę lub dwie rano na przeczesywaniu przepełnionej skrzynki odbiorczej, zaczynają dzień od dogłębnej pracy nad zadaniem zorientowanym na cel.
Dzięki poziomom priorytetów ludzie mogą skonfigurować swój dzień wokół pracy, która musi zostać zrobiona. Oznacza to mniej czasu zmarnowanego na zastanawianie się, od czego zacząć. 🤷
Ulepszona alokacja zasobów
Dla menedżerów istnieją kluczowe różnice między zarządzanie projektami a zarządzanie zadaniami . Nie wystarczy zarządzać zadaniami, przydzielając je różnym członkom teamu. Podczas obsługi dużych projektów należy również rozważyć sposób alokacji zasobów.
Dzięki poziomom priorytetów można zobaczyć, gdzie zasoby są najbardziej wartościowe. Obejmuje to określenie, która scena projektu wymaga największego finansowania lub zasobów zewnętrznych. Identyfikując potrzeby i priorytety, zasoby są przydzielane i wykorzystywane bardziej efektywnie.
Zrozumienie na pierwszy rzut oka, kto w Twoim zespole jest niedostatecznie lub nadmiernie obciążony pracą, dzięki czemu możesz łatwo zmienić przydział zasobów
Rodzaje poziomów priorytetów
Jeśli chodzi o poziomy priorytetów, istnieją drobne niuanse w nazwie lub kategorii. Poziomy są ogólnie podzielone na zadania o wysokim priorytecie, średnim priorytecie, niskim priorytecie i bez priorytetu. Będzie to w dużej mierze zależało od twojego biznesu i projektu, nad którym pracujesz.
| Priority Level | Description | Examples | |
|---|---|---|---|
| Zadanie, które może wykoleić projekt lub spowodować problemy, jeśli nie zostanie zakończone - Sporządzenie raportu do zrobienia na jutrzejszym spotkaniu listy do zrobienia - Spotkanie z klientami w celu omówienia krytycznych problemów, które zagrażają powodzeniu projektu - Naprawienie błędu na stronie internetowej, który powoduje awarię projektu | |||
| Wysoki priorytet | - Ważne zadania, które są mniej pilne niż pilne zadania - Zadania, które często mają większą elastyczność terminów - Praca, która jest mniej prawdopodobna do wykolejenia projektu, ale nadal ma konsekwencje, jeśli nie zostanie spełniona | - Tworzenie materiałów marketingowych, które zostaną uruchomione za tydzień lub dwa - Przeprowadzanie badań do raportowania, które zostaną udostępniane na spotkaniu w przyszłym miesiącu - Tworzenie przycisków CTA dla blogów w celu zwiększenia konwersji | |
| Normalny priorytet lub Średni priorytet | - Praca, która przyczynia się do osiągnięcia celu, ale nie ma bezpośredniego wpływu - Zadania, które można oddelegować innym członkom zespołu, zlecić na zewnątrz lub zautomatyzować | - Pisanie cotygodniowych recenzji za zakończoną pracę - Organizowanie dokumentów firmowych lub podręczników zespołu | |
| Niski priorytet lub Brak priorytetu | - Zadania, które nie są związane z celem i mają bardziej proceduralny charakter - Praca, która może być zrobiona w okresach przestoju | - Zadania porządkowe, takie jak dodawanie pomysłów na projekty do rejestru zaległości - Planowanie spotkań lub gier z członkami zespołu | - Zadania, które mogą być wykonane w okresach przestoju - - Zadania, które mogą być wykonane w okresach przestoju |
Tworząc poziomy priorytetów zadań, należy wziąć pod uwagę poziom wpływu, pilności, ważności i wartości każdego zadania. Zadania o niższym priorytecie nie będą tak ważne, wartościowe lub pilne jak inne. Praca wymagająca dużego nakładu pracy może nie być tak wartościowa, jak zadania, które mogą zostać zrobione szybciej lub przy użyciu mniejszej ilości zasobów.
6 sposobów na ustawienie priorytetów dla zespołu
Gotowy do wykorzystania poziomów priorytetów w swoim Teams? Tutaj pokażemy różne sposoby ustawienia poziomów priorytetów dla współpracowników. Gdy już to zrobisz, będziesz mieć płynniejszy cykl pracy, większą wydajność i zadowolonych pracowników. ✨
1. Organizowanie zadań na podstawie ich wpływu i pilności
Zanim zaczniesz ustalać priorytety pracy, ustal jakie zadania muszą zostać zrobione. Zbierz zespół i przeprowadź burzę mózgów na temat tego, co należy zrobić, aby osiągnąć wyznaczone cele. Podziel te zadania na możliwe do wykonania zadania dzienne, tygodniowe i miesięczne. 🎯
Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp aby utworzyć zadania. Przypisz każde Zadanie ClickUp członkowi zespołu i dodać terminy. Upewnij się, że terminy są realistyczne i osiągalne. Dobrym pomysłem jest również uwzględnienie czasu buforowego, aby umożliwić elastyczność w przypadku pojawienia się wyzwań.
Następnie przejrzyj każde zadanie i określ te najważniejsze. Podziel zadania na grupy w oparciu o wpływ i poziom pracy. Nadaj priorytet zadaniom, które wymagają najmniejszego wysiłku i mają największy wpływ. Priorytety zadań ClickUp jest prosta i łatwa w użyciu. Dostępne są cztery różne kolory flag, dzięki czemu Twój zespół dokładnie wie, jakie zadania muszą zostać zrobione w pierwszej kolejności, a jakie w następnej. Cztery flagi to: Pilne, Wysokie, Normalne i Niskie. 🚩
Każdy członek zespołu może posortować swoją listę zadań według priorytetu lub upuścić pilne zadania do zasobnika zadań, aby zawsze widzieć te zadania w dowolnym miejscu w obszarze roboczym. Niestandardowe zapisane filtry pozwalają na widok listy do zrobienia na podstawie priorytetu, podczas gdy zależności podkreślają zadania blokujące inne.
2. Użyj kalendarza do ustawienia terminów, aby utrzymać zespół na właściwym torze i dostosować się do blokad drogowych
Kluczowym aspektem aplikacji zarządzanie priorytetami to ustawienie harmonogramu i terminów. W ten sposób można zobaczyć, które zadania mają bezpośredni wpływ na oś czasu projektu - zwłaszcza te, które mogą wykoleić całą sprawę. Posiadanie kalendarza z listą zadań i ich priorytetów jest niezawodnym sposobem na spotkanie się z celami. 🗓️
Organizuj projekty, planuj oś czasu i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie Widok kalendarza w ClickUp utrzymuje Cię na dobrej drodze w przyjemnym wizualnie obszarze roboczym. Łatwa obsługa wielu projektów w jednym widoku dzięki niestandardowym opcjom kodowania kolorami dla każdego statusu zadania.
Skonfiguruj kalendarz jako widok dzienny, tygodniowy lub miesięczny i łatwo udostępniaj go swojemu zespołowi. Zarządzaj swoją pracą poprzez przeciąganie i upuszczanie zadań na codzienną listę do zrobienia w oparciu o poziom priorytetu.
Funkcja dwukierunkowej synchronizacji pozwala na wyświetlanie zadań bezpośrednio w kalendarzu Kalendarz Google . Ułatwia to organizowanie spotkań z klientami w celu omówienia krytycznych problemów lub wskakiwanie na rozmowę telefoniczną zespołu w celu opracowania blokad drogowych.
3. Ustanów bloki czasowe, aby podzielić swoją pracę na łatwe do zarządzania fragmenty
W dzisiejszym świecie czynniki rozpraszające są zawsze na wyciągnięcie ręki - lub na biurku. Łatwo jest zejść z obranego toru, od swędzenia, by sprawdzić media społecznościowe, po współpracowników wpadających na pogawędkę lub dzieci przychodzące i wychodzące z domowego biura. ⌛️
Bądź proaktywny i unikaj tych rozpraszających czynników, stosując blokowanie czasu. Technika ta dzieli dzień na sekcje lub "bloki" czasu. Każdy z nich przeznaczony jest na wykonanie określonego projektu, listy do zrobienia lub grupy zadań.
W ten sposób można skupić się na dogłębnej pracy i zrobić wszystko w wyznaczonym czasie. Wszelkie pozostałe lub nieukończone zadania są dodawane do następnego bloku czasowego przeznaczonego na ten rodzaj pracy.
Usprawnij organizację zadań, dodając niestandardowe etykiety i korzystając z opcji filtrowania w ClickUp
W ClickUp utwórz zadania i przypisz poziomy priorytetów do każdego z nich. Wypełnij szczegóły, takie jak szacowany czas, terminy, listy kontrolne zadań i etykiety. ✅
Następnie użyj widoku listy, aby utworzyć dzienny blok czasowy dla swojej pracy. Dodaj zadania do różnych bloków dla pracy rano i po południu. Rozpocznij dzień od otwarcia tego bloku czasowego i zakończenia najpilniejszych zadań.
4. Twórz cykle pracy za pomocą map myśli, które rysują połączenia między zadaniami i podkreślają zależności
Ustalanie priorytetów w pracy to coś więcej niż tylko określenie tego, co jest najważniejsze lub najbardziej wartościowe dla realizacji celów. Musisz planować i rysować połączenia między różnymi zadaniami w różnych Teams. W tym miejscu Mapy myśli ClickUp wejdź. 🗺️
Zacznij od ustalenia głównego projektu lub celu i dodaj gałęzie dla zadań, które muszą zostać zakończone w celu osiągnięcia powodzenia. Narysuj połączenia i relacje między zadaniami, aby podkreślić pracę, która blokuje inne zadania.
Błyskawicznie twórz zadania i przenoś je bezpośrednio w aplikacji mapa myśli bez konieczności przełączania widoków. Wbudowany oprogramowanie do automatyzacji zadań umożliwia szybkie automatyczne przypisywanie zadań do odpowiednich członków zespołu i dodawanie terminów ich wykonania.
5. Organizowanie zadań na tablicy Kanban w celu szybkiej wizualizacji cyklu pracy Zarządzanie zadaniami może być mylące i onieśmielające. Dla wielu z nas postrzeganie naszych szyków zadań jako części większego obrazu jest trudne.
Tablice Kanban pomagają wizualizować cykle pracy i procesy, dzięki czemu masz lepszy wgląd w to, jak zadania są ze sobą połączone. Widoki ClickUp Tablica ułatwiają wizualizację cyklu pracy, od najbardziej prozaicznych zadań po krytyczne. Kolumny pozwalają organizować grupy powiązanych zadań, podczas gdy poszczególne karty zadań zapewniają głębszy wgląd w pracę. 🔍
Podziel zadania na kolumny "Do zrobienia", "Praca w toku" i "Zrobione", aby łatwo zobaczyć, na czym stoją wszyscy członkowie zespołu. Dodawaj flagi priorytetów do zadań, które wymagają szybkiej realizacji i podkreślaj pojawiające się problemy.
Grupuj zadania według względnej ważności lub poziomów ważności na Tablicy ClickUp
6. Usprawnienie komunikacji w celu ustawienia oczekiwań i zarezerwowania czasu na regularne przeglądy procesów
Niezależnie od tego, czy tworzysz umowy dotyczące poziomu usług (SLA) dla klientów, czy tworzysz plany komunikacji dla swojego wewnętrznego zespołu, ważne jest, aby przekazywać istotne informacje. Ustaw powiadomienia w ClickUp, aby powiadamiać zespół o zmianie priorytetów lub dodaniu zadań.
Zaplanuj zadanie, aby regularnie sprawdzać poziomy priorytetów. W końcu terminy, niespodziewane przeszkody i zmiany w wymaganiach projektu mogą wpływać na priorytety różnych zadań.
5 szablonów do ustawienia poziomów priorytetów
Oto pięć naszych ulubionych szablonów szablony ustalania priorytetów aby zacząć lepiej zarządzać harmonogramem pracy i realizować swoje cele. 🛠️
1. Szablon matrycy priorytetów ClickUp
Skorzystaj z szablonu matrycy priorytetów ClickUp, aby zidentyfikować krytyczne zadania oznaczone według pilności, wpływu i ważności Szablon matrycy priorytetów ClickUp ułatwia określenie, które zadania są najważniejsze. Funkcja matrycy obejmuje cztery bloki oznaczone kolorami w oparciu o ważność i pilność. Zbierz Teams i omówcie zadania dla projektu.
Wyznacz każde zadanie na podstawie jego ważności i poziomu pilności. Po zrobieniu tego, przypisz flagi priorytetów do każdego zadania na podstawie dyskusji. Użyj filtrów i widoków, aby szybko zobaczyć najpilniejsze zadania na liście do zrobienia.
2. Szablon matrycy ustalania priorytetów ClickUp
Skorzystaj z szablonu matrycy priorytetów 3×3 ClickUp, aby ocenić zadania na podstawie ich wpływu i poziomu wysiłku
Aby uzyskać bardziej szczegółowe poziomy priorytetów, użyj szablonu Szablon matrycy priorytetyzacji od ClickUp . Dzieli on zadania na dziewięć różnych bloków. Oś x dotyczy wysiłku, dzieląc pracę na niskie, średnie i wysokie kategorie. Na osi y znajduje się podział pracy w oparciu o wpływ.
Korzystając z tej matrycy, twój zespół uzyska szybki widok zadań, które mają największy wpływ na twoje cele i które wymagają największego wysiłku. W ten sposób można zająć się nisko wiszącymi owocami, wykonując w pierwszej kolejności zadania wymagające niewielkiego wysiłku i mające duży wpływ. 🍇
3. Szablon matrycy priorytetów ClickUp 2×2
Skorzystaj z Tablicy Matrycy Priorytetów 2×2, aby zorganizować swoje zadania w odpowiednim czasie
Szablon szablon matrycy priorytetów 2×2 od ClickUp to kolejna czteroblokowa siatka, która pomaga zobaczyć, które zadania mają najwyższy priorytet. Podzielona według ważności i priorytetu, pozwala szybko zwizualizować zadania i poprawić komunikację w zespole.
Przeciągaj i upuszczaj zadania do szablonu i dodawaj pola niestandardowe, aby jeszcze bardziej podzielić pracę. Użyj filtrów i widoków, aby uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do ustalenia priorytetów zadań.
4. Szablon matrycy priorytetów działań ClickUp
Uzyskaj jasność co do tego, co ma najwyższy priorytet, aby posunąć się naprzód dzięki szablonowi matrycy priorytetów działań ClickUp Szablon matrycy priorytetów działań ClickUp pozwala ocenić obciążenie pracą zespołu i przekierować je na listę zadań, która w pierwszej kolejności zajmuje się najważniejszą pracą. Zacznij od wspólnej rozmowy ze swoim zespołem. Zrób listę wszystkich zadań i umieść je w czterech blokach w oparciu o wpływ i wysiłek.
Następnie dodaj flagi priorytetów do zadań pilnych lub o wysokim priorytecie. Dodaj je do Schowka zadań, aby szybko otworzyć i wyświetlić zadania o najwyższym priorytecie lub wysokiej wartości.
5. Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp
Grupowanie zadań według poziomów priorytetu zdarzeń na liście ClickUp
Użyj Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp do wizualizacji cykli pracy i usprawnienia współpracy w zespole. Szablon pełni funkcję sześciu widoków, dzięki czemu możesz wizualizować pracę w sposób, który jest dla Ciebie najbardziej sensowny.
Dodaj pola niestandardowe, aby zobaczyć, kto jest przypisany do zadania, szacowany czas, budżet i odpowiednie pliki. Przypisuj niestandardowe statusy, aby śledzić postępy i zobaczyć, gdzie znajduje się każde zadanie w cyklu pracy. Flagi priorytetów pozwalają podzielić pracę według ważności, dzięki czemu zespół wie, co jest najważniejsze.
Skuteczne ustalanie priorytetów zadań za pomocą ClickUp
Dzięki poziomom priorytetów Twój zespół zawsze będzie wiedział, na jakiej pracy się skupić, stworzy lepsze listy rzeczy do zrobienia i pozostanie na właściwym torze. Skorzystaj z tych szablonów i wskazówek, aby przypisać poziomy priorytetów do pracy nad projektem, aby szybciej i wydajniej niż wcześniej spotkać się z celami. 🙌 Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zacznij tworzyć lepsze cykle pracy. Dzięki różnym widokom, flagom priorytetów i szablonom będziesz mieć narzędzia do usprawnienia procesów pracy i określenia, gdzie członkowie zespołu powinni przeznaczyć swój wysiłek.