Niezależnie od tego, czy spotykasz się wirtualnie, czy w staromodny sposób osobiście, spotkania z klientami są szansą na zebranie informacji, utworzenie relacji biznesowych i powalenie klientów na kolana. Ale wszystko, od pogawędki przed spotkaniem do elementy agendy ma duży wpływ na powodzenie projektu i opinię klienta o tobie.
Bez presji.
Pierwsze wrażenie ma znaczenie, więc właściciele firm, sprzedawcy i menedżerowie ds. powodzenia klienta muszą prowadzić napięte, efektywne spotkania z klientami. Jednak rozwlekłe przemówienia, odbieganie od tematu i nieprzygotowani organizatorzy spotkań powodują, że wiele spotkań wymyka się spod kontroli, dlatego tak ważne jest proaktywne planowanie lepszych spotkań z klientami.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak powinno przebiegać spotkanie z klientem i podzielimy się najlepszymi praktykami ekspertów w zakresie planowania powodzenia spotkań z klientami.
Co to jest spotkanie z klientem?
Skuteczne spotkanie z klientem to połączenie właściciela firmy lub zespołu z potencjalnym klientem lub istniejącym klientem. Oboje uzgadniają program i czas spotkania, a następnie zbierają się, aby..:
- Udostępniania informacji
- Uzgodnić cele
- Rozwiązać problemy
- Wspierać silne relacje
- Przygotowanie do następnego spotkania z klientem
Ostatecznym celem spotkania z klientem jest zaspokojenie jego potrzeb i oczekiwań. Wiele można zrobić za pośrednictwem e-maila lub oprogramowania do zarządzania projektami, ale wciąż nie ma nic lepszego niż spotkanie twarzą w twarz - lub ekran w ekran, jeśli spotykasz się za pośrednictwem wideokonferencji. 🖥️
W ramach zadania ClickUp łatwo udostępniaj swój ekran i nagrywaj go, aby szybciej komunikować się z innymi użytkownikami bez konieczności przechodzenia do innych narzędzi do nagrywania ekranu
Podczas spotkania z klientem możesz dogłębnie poznać jego cele, wyzwania i założenia. Ułatwia to dostosowanie usług do konkretnych potrzeb.
Spotkanie z klientem to znacznie więcej niż zwykła rozmowa. To okazja do zacieśnienia relacji, zwiększenia zadowolenia klientów i zrobienia dobrego pierwszego wrażenia na nowych klientach.
Rodzaje spotkań z klientami
Zawartość spotkania z klientem zależy całkowicie od świadczonych usług i powiązań z klientem. Zrozumienie niuansów różnych rodzajów spotkań z klientami znacznie ułatwi ci prowadzenie sprawnej firmy.
Spotkanie wprowadzające
Zrób świetne pierwsze wrażenie dzięki pięknie sformatowanym agendom spotkań i dokumentom informacyjnym
Spotkanie wprowadzające to zazwyczaj pierwsze spotkanie z potencjalnym klientem w celu omówienia szczegółów. Celem agendy spotkania jest mniej twarda sprzedaż, a bardziej wzajemne poznanie się. Spotkanie wprowadzające ma na celu zbadanie, w jaki sposób możesz służyć klientowi - innymi słowy, czy powiązanie jest odpowiednie.
Nie chcę Cię stresować, ale pierwsze wrażenie naprawdę ma tutaj znaczenie. Klienci podejmą decyzję częściowo w oparciu o to, jak czują się z tobą i twoim zespołem, więc naprawdę musisz ich zaskoczyć.
Spotkanie sprzedażowe
Spotkanie sprzedażowe skupia się na prezentacji produktów lub usług. Najczęściej jest to spotkanie z nowym klientem, ale często zdarza się też, że sprzedajesz coś istniejącemu klientowi.
Spotkania sprzedażowe obracają się wokół tabel cenowych, demonstracji produktów i wszystkiego innego, co pozwoli zamknąć transakcję. Przedstawiciele handlowi dostosowują swoje podejście do klienta, mając na celu przekształcenie go w klienta.
Sesja strategiczna
Sesje strategiczne gromadzą wszystkich członków Teams, w tym decydentów, w "pokoju wojennym", aby opracować innowacyjne pomysły dla klienta. Jest to bardziej oparte na współpracy spotkanie z klientem, podczas którego Twój zespół przeprowadza burzę mózgów wraz z klientem.
Burza mózgów, strategie lub mapa cyklu pracy z wizualnie współpracującymi tablicami ClickUp
Chociaż powinieneś pracować w oparciu o opinie klienta, przygotowanie kilku punktów do dyskusji przed sesją strategiczną jest nadal dobrym pomysłem. Nieco wcześniejsze planowanie prowadzi do lepszych pomysłów, więc przynieś kilka pomysłów do tabeli, aby zachwycić klienta.
Aktualizacja statusu lub odprawa
Regularne odprawy dają szansę na olśnienie obecnych klientów swoją ciężką pracą i wynikami. Przedstaw dane ilościowe, aby pokazać im dokładnie, w jaki sposób Twoje usługi przynoszą korzyści ich biznesowi.
Błyskawiczne pobieranie postępów do raportów dla klientów na podstawie kamieni milowych, zadań, czasu, aktywności i innych
Skuteczne spotkanie z klientem zostanie zaplanowane w trakcie lub po rozmowie telefonicznej w celu przyszłej kontroli, aby lepiej uzasadnić swoją wypłatę klientowi. Są one również niezbędne do utrzymania i budowania zdrowych relacji z klientami.
Stwórz wykresy lub inne wizualizacje pokazujące postępy klienta w czasie, jeśli to możliwe.
Spotkanie podsumowujące
Możesz zaplanować spotkanie z klientem po wstępnej sprzedaży lub prezentacji. Nie chcesz być tutaj zbyt nachalny, ale celem jest udzielenie odpowiedzi na pytania klienta, jednocześnie delikatnie nakłaniając go do podjęcia decyzji. Jeśli klient zdecyduje się cię zatrudnić, będziesz musiał przedstawić mu plan dalszych kroków.
Onboarding
Oczekiwania mogą przyczynić się do powstania lub zerwania powiązania z klientem. Onboarding nie jest obowiązkowy, ale jest niezbędny zarządzanie klientem najlepsza praktyka, ponieważ uczy klienta, jak z tobą współpracować.
Twórz nowe role w Uprawnieniach zaawansowanych, aby dać użytkownikom częściowy lub pełny dostęp administratora w obszarze roboczym
To spotkanie ma na celu ustawienie klienta na powodzenie, więc możesz przeszkolić go w zakresie swoich produktów lub usług, porozmawiać o strukturach wsparcia i odpowiedzieć na jego pytania.
Networking
Ten rodzaj spotkania jest mniej ustrukturyzowany i tak naprawdę nie ma agendy. Pozytywne relacje mają znaczenie w świecie biznesu, a okazjonalne otarcie się o klientów może skutkować długoterminowym biznesem, poleceniami i utrzymaniem.
Zamiast pokazywać się z elementami agendy, skupiasz się bardziej na pogawędkach, udostępnianiu odsetków lub nowościach branżowych.
Najlepsze praktyki dotyczące spotkań z klientami
Prowadzenie spotkań z klientami nie musi być przerażające. Jeśli tylko będziesz postępować zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, zaplanujesz efektywne, wydajne spotkania z klientami, które przyniosą korzyści Twojej firmie.
1. Ustaw wyczyszczone cele
Czy kiedykolwiek dołączyłeś do spotkania i pomyślałeś: "To mógł być e-mail"? Nie chcesz, aby Twoi klienci tak myśleli, więc zawsze miej jasny cel spotkania. Nawet jeśli jest to standardowa kontynuacja, musisz wnieść wartość dodaną.
Ustanawiaj mierzalne cele dla zadań i projektów z automatycznym postępem, aby skuteczniej osiągać cele ze zdefiniowanymi ośmioma czasu i wymiernymi celami
W końcu czas to pieniądz, więc planuj spotkania tylko wtedy, gdy istnieje wyraźna potrzeba lub cel. Zamiast tego zawsze możesz wysłać e-mail. 📧
2. Przygotuj się dokładnie
Nie ma nic bardziej krępującego niż pojawienie się na spotkaniu nieprzygotowanym. Może to poważnie zaszkodzić powiązaniom z klientem, więc nawet jeśli jest to tylko pięć minut, zawsze daj sobie trochę czasu na planowanie każdego spotkania z klientem.
Nawet jeśli pracujesz z jednym klientem, którego znasz jak własną kieszeń, nigdy nie wskakuj na spotkanie w ciemno. Kontekst ma niestandardowe znaczenie dla planowania efektywnych spotkań, więc zawsze sprawdzaj klienta:
- Historia współpracy
- Model biznesowy
- Branża
- Cele
Dobrze jest również przyjrzeć się poprzednim notatki ze spotkań i dane CRM. Możesz sprawdzić, czy Twój zespół miał jakieś punkty styku z klientem od ostatniego czatu i poszukać potencjalnych problemów przed dołączeniem do spotkania.
Jeśli Twój CRM ma funkcję plan komunikacji dla klienta, zapoznaj się z nim przed przystąpieniem do spotkania.
3. Rób notatki i korzystaj z szablonu agendy spotkania
Notatki ze spotkań mogą być prawdziwym ratunkiem, ale wiemy, jak trudno jest robić dobre notatki podczas prowadzenia niestandardowego spotkania z klientem. Zamiast tego, wyznacz notatkę na każde spotkanie z klientem.
Może to być asystent lub nawet opiekun klienta. Ale zawsze dobrze jest mieć co najmniej dwóch pracowników na każdym spotkaniu, aby jeden mógł kierować statkiem, podczas gdy drugi dokumentuje wszystko. Spotkania ClickUp sprawia, że robienie niesamowitych notatek, do których będziesz się wielokrotnie odwoływać, to pestka. Wystarczy otworzyć dokument, aby sporządzić notatki, przypisać komentarze i elementy działań, formatować z super bogatą edycją i zminimalizować liczbę kliknięć dzięki inteligentnym poleceniom / Slash Commands. 🛠️
Przypisane komentarze zapewniają, że elementy działań nie zostaną utracone, niezależnie od tego, gdzie zostały utworzone
Nie musisz też tworzyć agendy spotkania od podstaw. The Szablon spotkań ClickUp śledzenie wszystkich spotkań w wielu widokach w celu monitorowania postępów klienta, kluczowych punktów, statusów i nie tylko.
4. Zarządzanie klientami w CRM Oprogramowanie CRM to ogromna oszczędność czasu. Narzędzie to prowadzi zakładki dotyczące każdego niestandardowego klienta:
- Historię zamówień
- Komunikacja
- Cele
Możesz nawet dodawać wewnętrzne notatki do konta każdego klienta. Na przykład, możesz dodać notatkę na temat zwierzaka klienta lub jego ostatnich wakacji. Sprawdzenie CRM przed spotkaniem z klientem przypomni ci o tych drobnych informacjach i pomoże w budowaniu lepszych relacji z klientami.
Zarządzaj danymi klientów, zadaniami osobistymi i komunikacją w ClickUp z dowolnego urządzenia
Minusem jest to, że większość systemów CRM jest oddzielona od rzeczywistej pracy. ClickUp CRM rozwiązuje ten problem, łącząc dane klientów z notatkami ze spotkań, zadaniami, celami i nie tylko. Sprawdź historię ClickUp CRM klienta, aby dowiedzieć się, czy musisz zmienić swoje podejście do nadchodzącego spotkania - może to po prostu uratować konto.
5. Korzystaj z narzędzi AI
Podsumowywanie notatek ze spotkań w kilka sekund za pomocą ClickUp AI
Tworzenie agend spotkań, robienie notatek i przypisywanie elementów działań zajmuje dużo czasu. Zamiast próbować robić wszystko na raz, prowadź lepsze spotkania z klientami za pomocą narzędzi AI, takich jak ClickUp AI .
Wystarczy określić ClickUp AI swoją rolę w pracy, a asystent napędzany robotem zajmie się wszystkim. Przekazuj mu notatki ze spotkań, aby zautomatyzować przydzielanie zadań, generuj plany działania w oparciu o opinie klientów lub pisz przemyślane e-maile do klientów dzięki temu oszczędzającemu czas pomocnikowi AI.
6. Skup się na metrykach i wynikach
Śledzenie celów dla każdego klienta aż do najbardziej istotnych wskaźników KPI i automatyczne uzyskiwanie szczegółowych widoków postępu prac
Klienci chcą otrzymywać to, na co ich stać. Jako właściciel firmy lub account manager musisz udowodnić swoją wartość, dlatego tak ważne jest udostępnianie danych ilościowych podczas spotkań z klientami. Jest to czarno-biały dowód na to, że twoje strategie działają.
Użyj Cele ClickUp do tworzenia kamieni milowych i wskaźników dla każdego klienta. Zbuduj pulpit, aby zobaczyć wszystkie metryki w jednym miejscu lub zagłębić się, aby zobaczyć wydajność według projektu lub zadania.
7. Przetestuj swoją technologię (nawet w przypadku spotkań osobistych)
Gdybyśmy mieli pięciocentówkę za każdym razem, gdy dołączamy do spotkania i ktoś mówi: "Nie słyszę cię", bylibyśmy bogaci. Nie można zapobiec wszystkim technicznym wpadkom, ale z pewnością można ich uniknąć (lub naprawić je proaktywnie), testując technologię przed spotkaniem z klientem.
Klienci mogą cię osądzać, jeśli nie wiesz, jak wyłączyć wyciszenie w Zoom, więc wczesne testowanie zapobiega błędom technologicznym. 👩🏽💻
I tak, dotyczy to również spotkań osobistych. Jeśli korzystasz z telefonu w sali konferencyjnej, wykonaj testowe połączenie telefoniczne, aby upewnić się, że wiesz, jak działa system.
Brzmi to banalnie, ale zdziwiłbyś się, jak bardzo technologia może przeszkadzać w efektywnych spotkaniach.
8. Wzmocnij swoje umiejętności miękkie
Mowa ciała i kontakt wzrokowy mają znaczenie dla każdego kanału komunikacji, niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie osobiste, czy wirtualne spotkanie . Uśmiechaj się oczami, miej otwartą mowę ciała (nie krzyżuj ramion!) i bądź przyjazny.
Mała rozmowa i osobiste pogawędki też są dobre. Nie musi to zepsuć spotkania, ale poświęcenie dwóch minut na pogawędkę o weekendzie inwestuje w powiązanie z klientem i buduje zaufanie.
9. Śledzenie czasu i szanowanie go
Nie ma nic gorszego niż spotkanie, które nie chce się skończyć. Jeśli zarezerwowałeś spotkanie z klientem na godzinę, nie przekraczaj czasu. Czas klienta jest cenny i nawet jeśli tego nie powie, gwarantujemy, że nie chce maratonów spotkań.
Osoby przypisane mogą łatwo śledzić swój czas spędzony nad zadaniem, który zbiorczo pojawia się w prostym rozwijanym menu
Śledź czas podczas niestandardowych rozmów z klientami. Możesz spróbować zaplanować domyślnie 30-minutowe spotkania, aby zaoszczędzić czas, lub przypisać członka zespołu, aby był strażnikiem czasu i utrzymywał spotkanie na właściwym torze.
10. Planowanie elementów działań i następnego spotkania
Powodzenie spotkania nigdy nie powinno kończyć się bez kolejnych kroków. Poświęć ostatnie pięć minut spotkania na sporządzenie listy elementów działania, ustalenie, kto jest odpowiedzialny za co i kiedy należy to zrobić. Usunie to niejasności, dzięki czemu każdy opuści spotkanie wiedząc, co ma zrobić.
Dobrym pomysłem jest również zaplanowanie następnego spotkania, gdy wszyscy są w trakcie rozmowy. Natychmiastowe planowanie pozwala uniknąć grania w etykiety e-mail i załatwić coś jak najszybciej.
Korzyści z niestandardowych spotkań zakończonych powodzeniem
Wiemy, że żonglujesz miliardem różnych zadań. Czasami spotkania spadają na sam dół listy priorytetów i rozumiemy to. Jednak poświęcenie czasu na planowanie skutecznych spotkań z klientami przynosi wiele korzyści.
Nawiązywanie lepszych relacji
Relacje z klientami są podobne do relacji z przyjaciółmi i rodziną. Dobre traktowanie klientów i zapewnianie im doświadczenia na poziomie A+ pozwoli z czasem nawiązać głębsze więzi.
Nie tylko zmniejszy to rotację, ale powiązania z klientami zachęcą również do długoterminowej lojalności i obniżą koszty marketingu. Nic więc dziwnego, że budowanie powiązań jest zarządzanie klientami najlepsze praktyki!
Zwiększ sprzedaż
Kto nie chce zarabiać więcej pieniędzy? Skuteczne spotkania z klientami wywierają pozytywne wrażenie na klientach i zachęcają ich do pozostania w firmie. Zwiększa to szanse na to, że będą nadal wspierać Twój biznes, a nawet polecą Cię swoim znajomym. 🙌
Zbuduj lepszy Business
Spotkania z klientami to kopalnia informacji zwrotnych. Klienci mają wiele spostrzeżeń, które można wykorzystać do napędzania innowacji, tworzenia nowych produktów i dostrajania swojego biznesu.
Spełniaj potrzeby klientów dzięki ClickUp
Powodzenie spotkania z klientem nie kończy się na pożegnaniu - jest ono kontynuowane poprzez elementy działania, komunikację, współpracę i nie tylko. Bądź na szczycie swoich spotkań dzięki ClickUp.
Zmieniamy sposób, w jaki przygotowujesz się do spotkań, prowadzisz je i kontynuujesz po ich zakończeniu, aby usprawnić procesy i sprawić, że każde spotkanie z klientem będzie miało znaczenie.
Przekonaj się sam: Stwórz darmowy obszar roboczy ClickUp już teraz.