Do obowiązków kierownika projektu należy kierowanie zespołami, zarządzanie terminami i uważne kontrolowanie budżetu. Dobra wiadomość jest taka, że skuteczna komunikacja w zespole może znacznie ułatwić pracę i wygenerować lepszy produkt.
Jednak większość nieporozumień w pracy wynika ze złej komunikacji. Gdzieś, w jakiś sposób, przewody się krzyżują i łatwo jest zespołowi upuścić piłkę.
Nikt tego nie chce, dlatego tak ważne jest, aby kierownicy projektów tworzyli udokumentowany plan komunikacji na początku każdego dużego projektu. Może się to wydawać dodatkowym krokiem, ale ta strategia jest niezbędna, aby uniknąć nieporozumień, zwiększyć spójność zespołu i poprawić jakość pracy.
Jeśli nigdy wcześniej nie opracowałeś skutecznego planu komunikacji, nie przejmuj się. Zapoznaj się z tym przewodnikiem, aby dowiedzieć się, czym jest plan komunikacji projektu, dlaczego jest tak ważny i jak go stworzyć.
Dorzucimy nawet kilka przykładów - plus szablony planów komunikacji projektowej - aby przyspieszyć strategię komunikacji.
Czym jest plan komunikacji projektu?
Plan komunikacji w projekcie to dokument, który wyjaśnia, w jaki sposób interesariusze projektu będą dzielić się informacjami między sobą. Plan komunikacji projektu powinien zawierać:
- Listę członków zespołu projektowego lub kluczowych interesariuszy
- Rodzaj informacji, którymi będziesz się dzielić i z którymi członkami zespołu
- Metody komunikacji, w tym scenariusze wykorzystania każdej z nich
- Częstotliwość komunikacji
- Informacje kontaktowe dla każdego członka zespołu
Komunikacja może brzmieć jak zdrowy rozsądek, ale szczerze? Wcale tak nie jest.
Nikt nie uczy nas, jak się komunikować, a pisemne opisywanie rzeczy pomaga zespołowi uniknąć głupich, możliwych do uniknięcia błędów.
Na przykład, jeśli jeden z członków zespołu woli wysyłać przez Slack ale inny polega na wysyłaniu szybkich wiadomości e-mail, istnieje duża szansa, że jeden z nich przegapi ważną aktualizację od drugiego. Stworzenie planu komunikacji w projekcie przed rozpoczęciem współpracy stawia wszystkich na tej samej stronie i tworzy uzgodnione normy dotyczące sposobu współpracy w przyszłości.
Korzyści płynące z efektywnego planu komunikacji w projekcie
Oczywiście, jakość pracy i terminy mają znaczenie, ale sukces projektu często sprowadza się do dobrej komunikacji. Z drugiej strony słaba komunikacja prowadzi do przeróbek, frustracji i zrujnowanych budżetów.
Nie brzmi to zbyt przyjemnie, prawda?
Plany komunikacji w projekcie pomagają zespołowi uniknąć typowych problemów komunikacyjnych, ale pomagają też osiągnąć znacznie więcej.
Usprawnienie przepływu pracy i harmonogramów
Plany komunikacji zapewniają jasne wskazówki i oczekiwania, dzięki czemu każdy wie, co musi zrobić. Usprawnia to przepływ pracy i utrzymuje projekt na czas.
Poprawa współpracy w zespole
Wykrywanie współpracy umożliwia zespołom jednoczesną pracę i edycję w ClickUp Whiteboards Ułatwia lepszą pracę zespołową poprzez zapewnienie wszystkim jasnego zrozumienia ich ról i obowiązków. Jasność zwiększa również zaangażowanie poprzez informowanie zespołu o postępach i zmianach w projekcie.
Zapobieganie nieporozumieniom
Nieporozumienia mogą zmienić pozornie prosty projekt w szekspirowski dramat. Jednak solidny plan komunikacji w projekcie znacznie ogranicza nieporozumienia i zamieszanie, co zapobiega opóźnieniom i błędom w projekcie.
Zachowaj wszystkie rozmowy razem w ramach zadania bezpośrednio i przypisz komentarze, aby łatwo przekształcić swoje myśli w elementy działań
Buduj zaufanie
Komunikacja jest podstawą zaufania. Przejrzystość projektu i otwarta komunikacja sprawiają, że każdy czuje się częścią zespołu. A kiedy zespół ufa sobie nawzajem, zdrowa komunikacja przebiega bardziej naturalnie.
Minimalizuj konflikty
Jako kierownik projektu wiesz, jak stresujące mogą być projekty. Plan komunikacji zawiera wbudowane ramy rozwiązywania konfliktów, dzięki czemu masz podręcznik do rozwiązywania wszelkich problemów, które pojawiają się podczas projektu.
Zarządzanie ryzykiem
Zobowiązania prawne i finansowe zawsze budzą obawy. W końcu nikt nie chce otrzymać listu od działu prawnego. Na szczęście plany komunikacji współpracują z zarządzaniem ryzykiem, aby jak najszybciej zidentyfikować i naprawić potencjalne problemy.
Przeglądanie zależności zadań w widoku listy ClickUp jest bardzo proste i pozwala szybko zorientować się, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Ostatecznie, dobrze wykonany plan komunikacji w projekcie jest niezbędny dla jego powodzenia. Jeśli chcesz, aby wszyscy wiosłowali w tym samym kierunku, plan komunikacji dostosowuje wszystkich tak, aby pracowali nad tymi samymi celami projektu.
Jak stworzyć plan komunikacji w projekcie
Jesteś nowym użytkownikiem planów komunikacji w zarządzaniu projektami? Bez obaw. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku, aby stworzyć solidny plan komunikacji projektu dla swojego zespołu.
Najpierw zdecyduj się na ogólną strategię komunikacji
Po pierwsze, zdecyduj się na ogólne podejście do planu komunikacji projektu. Podejmij decyzje dotyczące:
- strategie komunikacji zespół będzie przestrzegać
- Którzy członkowie zespołu będą pracować nad projektem
- Jak często zespół będzie się spotykał i kto będzie prowadził spotkania?
- Jak będziesz planować spotkania
W tym pierwszym kroku należy zdecydować o rodzaju i częstotliwości komunikacji. Na przykład, czy chcesz codziennych czy cotygodniowych aktualizacji statusu? Czy będziesz dostarczać aktualizacje projektu ustnie, czy też zespół oczekuje formalnych raportów o stanie projektu?
Jako kierownik projektu masz ostateczny głos w sprawie planu komunikacji, ale nie oznacza to, że powinieneś budować go samodzielnie. Zorganizuj spotkanie inauguracyjne z zespołem, aby uzyskać poparcie wszystkich.
Bonus: Sprawdź 10 szablonów rozpoczęcia projektu dla spotkań w dokumentach i PPT Podczas spotkania, ustal cele komunikacyjne i zbieraj informacje zwrotne od zespołu. Na przykład, możesz ustalić cel, aby spotykać się z zespołem projektowym w każdy poniedziałek rano, aby przyjrzeć się zadaniom na tydzień, a także w piątek, aby śledzić postępy.
Zaplanuj synchroniczne i asynchroniczne kanały komunikacji
ClickUp oferuje mnóstwo opcji komunikacji: Rozmawiaj na bieżąco w widoku czatu, zostawiaj komentarze w dokumentach, oznaczaj członków zespołu w określonych zadaniach i nie tylko
Następnie zdecyduj, jakich form komunikacji będziesz używać w tym projekcie. Ogólnie rzecz biorąc, Twój plan powinien uwzględniać komunikację synchroniczną (która odbywa się w czasie rzeczywistym, np. czat) i synchroniczną (która odbywa się w czasie rzeczywistym) komunikacja asynchroniczna (która jest bardziej opóźniona, jak e-mail).
O ile nie pracujesz w branży, w której nagłe wypadki zdarzają się 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, twój zespół będzie korzystał z kombinacji natychmiastowych i opóźnionych metod komunikacji.
Plan komunikacji w projekcie powinien określać wszystkie potencjalne kanały, z których może korzystać zespół i kiedy należy korzystać z każdego z nich. Każdy zespół jest inny, ale plan może obejmować:
- Spotkania osobiste: Zależy to od tego, czy zespół pracuje zdalnie, czy w biurze. Określ, kiedy należy zwołać spotkanie osobiste. W przypadku niektórych zespołów może to być tylko formalna rozmowa z klientem, a w przypadku innych może to być standardowa praktyka
- Połączenia telefoniczne Działy: Działy każdej wielkości mogą odnieść korzyści z posiadania planu komunikacji w projekcie. Pozwala to członkom zespołu być na bieżąco z najnowszymi zmianami i otrzymywać istotne informacje, których potrzebują na czas.
Komunikacja w zespole ma bezpośredni wpływ na skuteczne zarządzanie projektami. Solidna komunikacja jest niezbędna niezależnie od tego, czy pracujesz we własnym dziale, w zespole zdalnym, czy w zespole wielofunkcyjnym.
Zanim wyślesz wiadomość e-mail dotyczącą projektu, stwórz najpierw plan komunikacji w projekcie, aby Twój zespół był na tej samej stronie. Na szczęście nie musisz spędzać godzin na tworzeniu idealnego planu komunikacji.
ClickUp łączy plan komunikacji, zadania, czaty i zespoły w jedną, intuicyjną platformę. Zaoszczędź czas, przyspiesz przepływ pracy i usprawnij komunikację w zespole dzięki platformie stworzonej dla zapracowanych zespołów. Wypróbuj sam: Zarejestruj się w ClickUp już teraz za darmo.