Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że nie robisz wystarczająco dużo?
Jakbyś zawsze był w tyle i nie robił wystarczająco dużo?
Jeśli tak, to być może nadszedł czas na stworzenie planu produktywności. Plan produktywności może pomóc ci uporać się z listą rzeczy do zrobienia, zorganizować się i utrzymać poziom produktywności, a wszystko to bez powodowania dodatkowego wypalenia. To klucz do zrobienia więcej w krótszym czasie bez poświęcania dobrego samopoczucia.
Ale jak wygląda plan produktywności i jak go stworzyć?
W tym artykule zbadamy koncepcję planowania produktywności i przedstawimy siedem kroków do stworzenia własnego planu produktywności, który będzie działał dla Ciebie, podobnie jak w przypadku Techniki Pomodoro.
Pod koniec będziesz mieć solidną mapę, która poprowadzi Cię do lepszej wydajność procesu i mniejsze wypalenie.
Czym jest plan produktywności?
Kiedy większość ludzi jest przytłoczona, zajmują się swoimi listami rzeczy do zrobienia bez większego zastanowienia lub planowania. Może to działać przez krótki czas, ale ostatecznie doprowadzi do wypalenia.
Badania przeprowadzone przez CNBC stwierdziło, że 50% pracowników jest wypalonych i uważa, że paranoja produktywności powoduje dodatkowy stres u pracowników.
W tym miejscu może pomóc plan produktywności.
Plan produktywności to dokument, który określa kroki, jakie należy podjąć, aby ukończyć listę rzeczy do zrobienia i obejmuje planowanie strategiczne z zarządzaniem czasem i umiejętnościami organizacyjnymi, aby zapewnić realizację wszystkich codziennych zadań i ogólnych celów.
Będzie to wymagało od ciebie zmapowania wszystkiego, nad czym musisz popracować, zajęcia się wszelkimi potencjalnymi przeszkodami, a następnie opracowania strategii radzenia sobie z każdym elementem. Pozwala również nadawać priorytety zadaniom i współpracować z naturalnym rytmem produktywności, aby upewnić się, że wykonujesz najważniejsze zadania.
Podczas gdy biznesplan plan produktywności organizacyjnej koncentruje wysiłki firmy na wszystkich obszarach, które mogą mieć wpływ na ogólną produktywność, w tym na obszarach taktycznych, operacyjnych i operacyjnych planowanie strategiczne .
Każdy może odnieść korzyści z tworzenia planów produktywności. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, studentem, zapracowanym rodzicem czy profesjonalistą, plan produktywności może pomóc poprawić wydajność, terminowość, energię i skupienie, a także stać się bardziej wydajnym i produktywnym bez poświęcania dobrego samopoczucia.
Przyjrzyjmy się wszystkim korzyściom, których doświadczysz po stworzeniu solidnego planu produktywności.
Korzyści z planowania produktywności
Planowanie produktywności może prowadzić do lepszego skupienia i koncentracji, zmniejszenia stresu i zwiększenia świadomości nawyków związanych z pracą.
Dodatkowo, tworzenie planu produktywności wymaga zwolnienia tempa i zastanowienia się nad swoją pracą. Może to prowadzić do bardziej przemyślanego podejścia i lepszych umiejętności rozwiązywania problemów.
W rezultacie nie tylko będziesz w stanie zrobić więcej, ale także będziesz w stanie zrobić to lepiej.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych korzyści.
Lepsze skupienie i koncentracja
Kiedy jesteś przytłoczony i niezorganizowany, trudno jest skupić się na jednym zadaniu. Twój umysł pędzi i ciągle przeskakujesz od jednej rzeczy do drugiej. Może to prowadzić do błędów, niskiej jakości pracy i straty czasu.
Planowanie produktywności pomaga tego uniknąć, zapewniając mapę drogową dla zadań poprzez mapowanie tego, co należy zrobić i kiedy można skupić uwagę na jednej rzeczy na raz. Prowadzi to do lepszego skupienia, koncentracji i ogólnej jakości pracy.
Mniej stresu
Chaos niezorganizowanej listy rzeczy do zrobienia może być stresujący i może sprawić, że poczujesz się w tyle i będziesz martwić się, że zapomniałeś o czymś ważnym. Ten rodzaj stresu może prowadzić do niepokoju, bezsenności, a nawet problemów ze zdrowiem fizycznym.
Planowanie produktywności pomaga zmniejszyć stres, zapewniając jasny system zarządzania zadaniami. Kiedy masz plan, czujesz większą kontrolę i mniejszy niepokój o to, co musisz zrobić.
Możesz także uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili i związanego z tym stresu poprzez grupowanie podobnych zadań i wykonywanie ich za jednym razem.
Zwiększona samoświadomość
Kolejną zaletą planowania produktywności jest to, że pomaga ono stać się bardziej świadomym swoich nawyków związanych z pracą. Proces ten będzie wymagał od ciebie śledzenia swojego czasu analizować swoje wzorce produktywności i opracowywać strategie poprawy wydajności. W ten sposób zyskasz cenny wgląd w swoje nawyki związane z pracą.
Ta samoświadomość może pomóc ci zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy. Na przykład, możesz zdać sobie sprawę, że spędzasz zbyt dużo czasu w mediach społecznościowych lub że jesteś bardziej produktywny rano niż wieczorem. Po zidentyfikowaniu tych wzorców możesz odpowiednio zmienić swój plan produktywności.
7 kroków do stworzenia planu produktywności
Teraz, gdy znasz już wszystkie korzyści płynące z planowania produktywności, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak stworzyć własny plan produktywności. Planowanie produktywności nie jest trudne, ale wymaga trochę czasu i wysiłku. Postępuj zgodnie z poniższymi sześcioma krokami, aby stworzyć plan produktywności, który będzie dla Ciebie odpowiedni.
Krok 1: Wypisz wszystkie swoje zadania i obowiązki
Pierwszym krokiem jest sporządzenie lista akcji wszystkich zadań i obowiązków. Wiele osób popełnia błąd polegający na trzymaniu listy rzeczy do zrobienia w głowie i nie zadaje sobie trudu, aby ją zapisać lub uporządkować, co powoduje, że zapominają lub czują się przytłoczeni.
Nadszedł czas, aby pracować mądrzej i stworzyć lepsze systemy. Poświęć trochę czasu, aby usiąść i wypisać wszystko, co musisz zrobić, pamiętaj, aby uwzględnić zarówno duże, jak i małe zadania, a także zanotować wszelkie terminy lub elementy wrażliwe na czas. Gdy wszystko zostanie zapisane, możesz rozpocząć odpowiednią organizację.
Korzystanie z narzędzia do zarządzania zadaniami, takiego jak ClickUp, może pomóc w zarządzaniu i śledzeniu wszystkich zadań w jednym miejscu. Oferuje ono wiele sposobów tworzenia list i przeglądania Zadania ClickUp , takie jak widok Listy, Tablicy, Kalendarza i Osi czasu, aby pomóc Ci zobaczyć swoje zadania w najbardziej wydajny i skuteczny sposób.
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby dostosować przepływ pracy do swoich potrzeb
Możesz również skorzystać z Szablon codziennej listy rzeczy do zrobienia ClickUp -prosta rutyna cyfrowy planer tracker, który pomoże Ci zbudować nawyk i zrealizować plany. Pobierz szablon codziennej listy rzeczy do zrobienia
Krok 2: Zanotuj swoje przeszkody i wyzwania
Teraz, gdy masz już listę wszystkich swoich zadań, nadszedł czas, aby przyjrzeć się bliżej każdemu z nich. Dla każdego zadania zanotuj wszelkie potencjalne przeszkody lub wyzwania, przed którymi możesz stanąć. Mogą to być takie rzeczy jak brak zasobów, trudne terminy lub trudni współpracownicy. Nawet brak motywacji powinien zostać odnotowany, ponieważ może on znacząco wpłynąć na produktywność.
ClickUp Docs pozwala na bogate formatowanie i polecenia ukośnika aby pracować wydajniej
Poświęcając czas na przewidywanie tych wyzwań z wyprzedzeniem, możesz opracować strategie ich pokonywania. Na przykład, jeśli wiesz, że będziesz musiał zmierzyć się z trudnym terminem, możesz zaplanować rozpoczęcie pracy nad zadaniem wcześniej. Lub, jeśli wiesz, że zabraknie ci motywacji, możesz podzielić zadanie na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki.
Przed nakreśleniem planu produktywności musisz dokładnie zrozumieć, w jaki sposób obecnie spędzasz czas. Aby to zrobić, musisz śledzić swój czas przez co najmniej tydzień. Śledź czas każdego istotnego zadania, które wykonujesz w ciągu dnia, w tym zarówno zadania związane z pracą, jak i zadania osobiste.
Krok 3: Śledź swój czas
Dobrym pomysłem jest również śledzenie czasu wszelkich czynności marnujących czas, takich jak korzystanie z mediów społecznościowych. Pomoże ci to lepiej zrozumieć twoje wzorce produktywności i da ci wgląd w to, jak mądrze wykorzystywać swój czas.
Istnieje kilka różnych sposobów śledzić swój czas . Możesz użyć prostej metody długopisu i papieru, zapisując czas rozpoczęcia lub użyć narzędzie produktywności z zegarem, aby uprościć, zautomatyzować i utrzymać spójność procesu przez cały czas.
Śledź czas, ustalaj szacunki, dodawaj notatki i przeglądaj raporty z dowolnego miejsca dzięki Globalnemu Timerowi ClickUp ClickUp's Global Time Tracker to świetna opcja, ponieważ jest łatwa w użyciu i zapisuje raporty dotyczące śledzonego czasu.
Krok 4: Przeanalizuj, na co przeznaczasz swój czas
Ile czasu poświęcasz na te czynności? Czy istnieje sposób, aby je ograniczyć lub wyeliminować ze swojego dnia?
Po tygodniowym śledzeniu swojego czasu nadszedł czas na analizę informacji. Sprawdź, ile czasu poświęcasz na każde zadanie i jak ten czas rozkłada się w ciągu dnia. Da ci to dobry obraz twoich obecnych wzorców produktywności, w tym wszelkich czynności i zachowań marnujących czas.
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym harmonogramom, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
Powinieneś także zwrócić uwagę na wszelkie spadki produktywności w ciągu dnia. Czy masz tendencję do tracenia koncentracji po południu? Jeśli tak, to czy możesz przenieść zadania do wykonania w tym czasie na inną część dnia?
Krok 5: Opracowanie strategii
Teraz, gdy dobrze rozumiesz swoje wzorce produktywności, nadszedł czas, aby rozpocząć opracowywanie strategii poprawy produktywności. Istnieje wiele metod, których możesz użyć, aby to zrobić, więc ważne jest, aby znaleźć taką, która działa najlepiej dla Ciebie.
Dla niektórych strategia może po prostu polegać na skupieniu się na jednym zadaniu na raz lub wykonywaniu całej pracy o określonej porze dnia. Dla innych obejmuje to włączenie techniki zarządzania czasem lub narzędzie do zarządzania projektami .
Technika Pomodoro
Jedną z najpopularniejszych metod zarządzania czasem jest Technika Pomodoro . Technika ta polega na pracy nad zadaniem przez 25 minut, a następnie zrobieniu pięciominutowej przerwy. Po czterech sesjach Pomodoro robi się dłuższą przerwę trwającą 20-30 minut. Ideą tej techniki jest to, że robiąc regularne przerwy, można pozostać skupionym i uniknąć wypalenia.
Aby korzystać z tej techniki, będziesz potrzebować minutnika do śledzenia czasu pracy i przerw. Istnieje wiele czasomierzy Pomodoro dostępnych online lub można użyć zwykłego minutnika kuchennego.
Matryca Eisenhowera Matryca Eisenhowera
to technika produktywności, która pomaga ustalić priorytety zadań według ich poziomu ważności i pilności. Technika ta została opracowana przez byłego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera i jest również znana jako matryca pilne-ważne. Została ona spopularyzowana przez eksperta ds. produktywności Stephena Covey'a w jego książce The 7 Habits of Highly Effective People i od tego czasu jest wykorzystywana przez miliony ludzi.
Aby skorzystać z tej techniki, musisz najpierw zidentyfikować swoje zadania. Gdy już to zrobisz, możesz skategoryzować je w jednym z następujących kwadrantów:
Stwórz własną matrycę Eisenhowera i kategoryzuj swoje zadania w ClickUp Whiteboards
Kwadrant 1: Pilne i ważne (Zrób)
Zadania te muszą zostać wykonane natychmiast i są najważniejsze. Przykłady zadań należących do tej kategorii to dotrzymywanie terminów, gaszenie pożarów itp.
Kwadrant 2: Ważne, ale nie pilne (Zdecyduj)
Są to ważne zadania, ale nie muszą być wykonane natychmiast. Są to rodzaje zadań, na których powinieneś się skupić, ponieważ mogą one pomóc ci uniknąć kryzysów w przyszłości. Przykłady zadań należących do tej kategorii to planowanie, strategowanie itp.
Kwadrant 3: Pilne, ale nieważne (Deleguj)
Są to zadania, które muszą zostać wykonane natychmiast, ale nie są ważne. Są to generalnie rzeczy, które mogą poczekać i nie powinny zajmować dużo czasu. Przykłady zadań należących do tej kategorii to sprawdzanie poczty e-mail, odbieranie połączeń telefonicznych itp.
Kwadrant 4: Niepilne i nieważne (Usuń)
Są to zadania, które nie są pilne ani ważne. Ogólnie rzecz biorąc, można je całkowicie wyeliminować z listy rzeczy do zrobienia. Przykłady zadań należących do tej kategorii to przeglądanie Internetu, oglądanie telewizji itp.
Metoda Ivy Lee Metoda Ivy Lee to technika produktywności opracowana na początku XX wieku przez eksperta ds. efektywności Ivy Lee. Jest to bardzo prosta, ale skuteczna technika, która polega na zapisaniu sześciu najważniejszych zadań na dany dzień, a następnie skupieniu się na jednym zadaniu na raz, aż do jego ukończenia.
Aby skorzystać z tej techniki, wystarczy zapisać sześć najważniejszych zadań na dany dzień przed pójściem spać. Następnie, po przebudzeniu, zacznij pracować nad pierwszym zadaniem i nie przechodź do następnego, dopóki pierwsze nie zostanie ukończone.
Może się to wydawać prostą techniką, ale w rzeczywistości jest bardzo skuteczna w pomaganiu w skupieniu się i wykonywaniu zadań. Możesz przećwiczyć tę metodę w ClickUp; użyj Szablon ClickUp Get Things Done aby dać ci ramy, od których możesz zacząć i dostosować je do swojego stylu pracy i osobistych preferencji.
Szablon Getting Things Done (GTD) Szablon oparty na systemie GTD autorstwa Davida Allena pomaga organizować zadania i projekty poprzez ich rejestrowanie i dzielenie na możliwe do wykonania elementy pracy. Sprawdź więcej Szablony GTD! Pobierz szablon Get Things Done
Krok 6: Eksperymentuj i zmieniaj w razie potrzeby
Bez względu na to, jaką technikę wypróbujesz, ważne jest, aby eksperymentować i zmieniać ją w razie potrzeby, aż znajdziesz taką, która będzie dla ciebie najlepsza. Prawdopodobnie nie od razu wybierzesz idealną strategię, więc ważne jest, aby być cierpliwym i próbować nowych rzeczy, aż znajdziesz plan produktywności, który będzie dla ciebie najlepszy.
Bądź cierpliwy, wytrwały i eksperymentuj, aż znajdziesz strategię, która zwiększy twoją wydajność i wprowadzi więcej równowagi do twojego życia.
Krok 7: Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby Twoje zadania były zawsze widoczne i uporządkowane
Na szczęście w dzisiejszych czasach możemy korzystać z narzędzi do zarządzania projektami, aby poprawić naszą produktywność. Jednym z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność jest ClickUp. ClickUp może pomóc ci we wszystkich sześciu poprzednich krokach, od organizacji listy działań po zarządzanie zadaniami śledzenie czasu .
Narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne do śledzenia zadań i upewnienia się, że jesteś na bieżąco ze wszystkim. Korzystając z narzędzia takiego jak ClickUp, możesz upewnić się, że Twoje zadania są zawsze widoczne i zorganizowane, co ułatwi Ci utrzymanie produktywności. Teraz, gdy już wiesz jak być bardziej produktywnym nadszedł czas, aby wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce.
Na przykład, możesz utworzyć macierz produktywności 2×2 w ClickUp aby pomóc w ustalaniu priorytetów i organizowaniu zadań. Jeśli więc masz trudności z opracowaniem lub trzymaniem się planu produktywności, rozważ skorzystanie z narzędzi ClickUp, które Ci w tym pomogą.
Skorzystaj z tablicy priorytetów 2×2, aby uporządkować swoje zadania według ich ważności i poziomu priorytetu Pobierz szablon matrycy priorytetów 2×2
Stwórz plan produktywności już dziś
Stworzenie planu produktywności to świetny sposób na zwiększenie wydajności i wykonanie większej ilości zadań w krótszym czasie. Poświęcając czas na opracowanie planu produktywności, możesz zwiększyć swoją koncentrację, zmniejszyć poziom stresu i dowiedzieć się więcej o tym, kim jesteś jako pracownik.
Znalezienie systemu listy rzeczy do zrobienia, który sprawdzi się w twoim przypadku, może zająć trochę czasu i eksperymentów, ale gdy już znajdziesz i zastosujesz technikę produktywności, która działa najlepiej, pomoże ci to poczuć się lepiej przygotowanym, zrównoważonym i kontrolować swoje dni.
Z pomocą odpowiednich narzędzi do zarządzania zadaniami i oprogramowania do tworzenia list rzeczy do zrobienia, takich jak ClickUp otrzymasz dostęp do bezpłatnych szablonów, które pomogą ci zacząć i zwiększyć produktywność a także setki konfigurowalnych funkcji, które pozwalają skonfigurować platformę w sposób najlepiej wspierający przepływ pracy. Narzędzia takie jak ClickUp mogą pomóc w tworzeniu skutecznych planów produktywności, zarządzaniu codziennymi zadaniami i poprawie planowania operacyjnego - lista jest długa.
Nie poddawaj się więc, próbuj nowych rzeczy, a w końcu znajdziesz plan produktywności, który będzie dla Ciebie najlepszy. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś Guest Writer:
dave Lavinsky_
jest prezesem i współzałożycielem Growthink. W ciągu ostatnich 20 lat, _
Growthink
pomogliśmy ponad 500 000 przedsiębiorców i właścicieli firm rozpocząć, rozwijać i wyjść z ich firm poprzez nasz szablon biznesplanu i usługi konsultingowe