Dla niektórych zespołów to nie faza realizacji stanowi problem — to faza planowania może być prawdziwym wyzwaniem. Myślenie o zadaniach i decydowanie, które z nich wykonać, jest często najbardziej żmudnym krokiem w każdym przedsięwzięciu, zarówno osobistym, jak i zawodowym.
Na szczęście istnieje idealne rozwiązanie Twoich problemów z planowaniem: szablony GTD (Getting Things Done)! Wykorzystaj je, aby zarządzanie zadaniami stało się dziecinnie proste i skup się na tym, co ostatecznie ma znaczenie — działaniu.
Aby pomóc Ci znaleźć najbardziej odpowiednie narzędzie do planowania zadań, stworzyliśmy listę 10 najlepszych darmowych szablonów GTD. Przyjrzymy się ich możliwościom i pokażemy, jak najlepiej je wykorzystać.
Czym jest szablon GTD?
Getting Things Done (GTD) to metoda zarządzania zadaniami opracowana przez Davida Allena, znanego eksperta ds. wydajności. Celem GTD jest pomoc ludziom w przezwyciężeniu niepokoju związanego z zadaniami i osiągnięciu ich celów poprzez pięć prostych kroków:
- Gromadzenie zadań w jednym miejscu
- Wyjaśnienie i podjęcie decyzji, czy zadanie wymaga wykonania, czy można je odłożyć na później
- Organizacja według kategorii
- Refleksja, przegląd i aktualizacja
- Zaangażowanie i zakończenie
Integralną częścią systemu GTD jest „narzędzie do gromadzenia”, czyli szablon, który łączy wszystkie elementy w całość. Szablony GTD to gotowe struktury, które pozwalają gromadzić, organizować i ustalać priorytety zadań, jednocześnie prowadząc śledzenie postępów na każdym kroku.
Dzięki szablonom GTD możesz planować i działać bardziej efektywnie. Mając przed sobą jasny plan działania, trudniej jest przeoczyć kluczowe zadania lub terminy. Świadomość tego, co musisz zrobić, pozwala skupić się na osiąganiu najlepszych wyników, czy to w zakresie rozwoju osobistego, czy zawodowego.
Czym charakteryzuje się dobry szablon GTD?
Dobry szablon GTD powinien posiadać następujące cechy:
- Funkcjonalność: Oferuje wsparcie dla całego procesu GTD — od rejestrowania zadań po śledzenie postępów
- Prostota: Charakteryzuje się przejrzystym, uporządkowanym układem i jest łatwy w użyciu do cotygodniowego przeglądu
- Elastyczność: pozwala na skalowanie i dostosowywanie szablonu do różnych scenariuszy
- Dostępność: Zapewnia dostęp na wielu urządzeniach, umożliwiając edycję w dowolnym miejscu
- Integracja: płynnie łączy się z innymi narzędziami zwiększającymi wydajność, z których korzystasz
10 najlepszych szablonów GTD zwiększających osobistą wydajność
Nie trać więcej czasu na rozmyślanie o zadaniach niż na ich realizację. Skorzystaj z jednego z tych 10 świetnych szablonów GTD i oszczędź sobie kłopotów!
Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym użytkownikiem GTD, czy dopiero zaczynasz przygodę z tą metodą, szablony te zapewnią Ci przejrzystość i kontrolę nad codziennym cyklem pracy. Są one również dostępne za darmo!
1. Szablon ClickUp „Getting Things Done”
Gdyby szablony były budynkami, ten szablon ClickUp „Getting Things Done” byłby wieżowcem! Zawiera wiele poziomów funkcji i niestandardowych elementów, co pozwala zarządzać wszystkimi projektami i zadaniami, jakie stawia przed Tobą życie.
Na początku może się to wydawać przytłaczające, ale szablon zawiera instrukcję, która ułatwi Ci poruszanie się po nim. To samo dotyczy większości pozostałych szablonów z tej listy!
Jako szablon na poziomie folderu zawiera on liczne listy i widoki. Zacznij od zebrania i opisania wszystkich swoich zadań na liście „Skrzynka odbiorcza”. Następnie możesz oszacować czas trwania ich wykonania, ocenić je w skali od 1 do 5 w zależności od poziomu wymagającego wysiłku oraz zdecydować, czy nadają się do realizacji, zgodnie z instrukcjami Allena, twórcy metody GTD.
Kolejnym krokiem jest uporządkowanie zadań w odpowiednich kategoriach. Możesz przypisać im kontekst, używając etykiet, takich jak praca, dom lub kategoria niestandardowa. Możesz je również sortować na innych listach, które obejmują:
- Zaplanowane: Zawiera widok kalendarza dla zadań z zarezerwowanym czasem
- Lista projektów: Pomaga w podziale i ustalaniu priorytetów projektów, tj. złożonych zadań
- Materiały referencyjne: Dotyczy materiałów, które mogą okazać się pomocne przy przyszłych zadaniach
Szablon oferuje cztery opcje automatyzacji, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas, np. przenoszenie zadań z listy „Skrzynka odbiorcza” do listy „Zaplanowane” po zmianie terminu wykonania. A co najlepsze — zawsze możesz je dostosować do swojego preferowanego cyklu pracy z GTD!
2. Szablon tablicy „Getting Things Done” w ClickUp
Szablon tablicy Getting Things Done od ClickUp sprawia, że codzienne obowiązki nie wydają się już tak przytłaczające, przedstawiając je w prosty i angażujący sposób.
Jest to przyjazny dla początkujących szablon na poziomie listy z dwoma trybami wyświetlania, czyli widokami. Pierwszy z nich to tablica Kanban, która wyświetla zadania w formie kart. Dzięki obrazkom i kolorowym etykietom wnosi odświeżający akcent do tego skądinąd prozaicznego procesu.
Drugi widok zawiera te same informacje, ale ma format tradycyjnej listy zadań do zrobienia.
Korzystanie z szablonu to bezstresowe doświadczenie zwiększające wydajność. Niezależnie od tego, czy korzystasz z widoku listy, czy tablicy, dodawaj nowe zadania i podawaj istotne informacje na ich temat, takie jak:
- Szacowany czas
- Tagi kategorii dotyczące różnych aspektów życia, takich jak Business, dom i fitness
- Tagi kontekstowe, takie jak sprawy osobiste, komputer, rozmowy telefoniczne i dokumentacja
- Oceny energetyczne
- Etykiety priorytetów
Domyślnie zadania są pogrupowane według statusu. Aby zaktualizować status zadania, przeciągnij je i upuść w odpowiednim polu grupy. Możesz również dostosować kryteria grupowania i sortowania, a także dowolny inny element szablonu.
3. Szablon struktury Getting Things Done w ClickUp
Niezależnie od tego, czy jesteś weteranem GTD, czy dopiero zaczynasz, ten szablon ClickUp Getting Things Done Framework to Twój bilet pierwszej klasy do krainy wydajności!
Oferuje wiele funkcji, a mimo to jest łatwy i intuicyjny w obsłudze. Jest to szablon na poziomie folderów z czterema listami:
- Pomysły: miejsce, w którym możesz przechowywać potencjalne i porzucone zadania oraz zostawiać notatki na później
- Do zrobienia: Lista zadań z określonymi poziomami pilności i zależnościami
- Kalendarz: Lista zaplanowanych zadań oraz interaktywny widok kalendarza zawierający działania
- Projekty: Lista nadchodzących zadań wieloetapowych
Na poziomie folderu znajduje się widok głównej listy zadań, który zawiera wszystkie zadania z poprzedniego tygodnia oraz inne, niezależnie od listy, do której należą.
Szablon zawiera również schemat blokowy GTD w widoku Tablica. Ten przydatny diagram pomoże Ci zrozumieć cały proces GTD w ClickUp. Zawiera on serię działań i pytań, które możesz sobie zadać, aby zdecydować, co zrobić z każdym zadaniem, które trafia do Ciebie. Możesz go niestandardowo dostosować do swojego konkretnego cyklu pracy.
4. Prosty szablon do zarządzania zadaniami w ClickUp
Czasami najprostsze rozwiązanie jest najskuteczniejsze. Szablon ClickUp do prostego zarządzania zadaniami odzwierciedla tę filozofię dzięki minimalistycznemu wyglądowi i rozbudowanym funkcjom.
Możesz wybierać między dwoma widokami zawierającymi te same informacje — Listą lub Tablicą. Jeśli jesteś przyzwyczajony do arkuszy kalkulacyjnych, widok listy może okazać się dla Ciebie bardziej praktyczny, podczas gdy osoby preferujące wizualizację zazwyczaj wybierają widok Tablicy.
Niezależnie od tego, kim jesteś, użyj szablonu, aby zebrać wszystkie swoje zadania i towarzyszące im informacje. Przydzielaj zadania, ustalaj osie czasu i ustalaj priorytety, przypisując etykiety pilności.
Prostota tego szablonu daje Ci również swobodę personalizacji. Dodawaj nowe listy lub widoki i dostosowuj szablon do różnych kontekstów. Możesz na przykład przeprowadzać burzę mózgów, korzystając z widoku mapy myśli lub Tablicy, a nawet osadzać pliki Dokumentów Google i edytować je bezpośrednio na platformie.
5. Szablon zadań do zrobienia w ClickUp
Chociaż ten szablon zadań do zrobienia od ClickUp nie jest w pełni zgodny z metodologią GTD, nadal może zwiększyć Twoją wydajność. Oferuje on dynamiczny i konfigurowalny system zarządzania zadaniami, dostosowany do potrzeb każdego zespołu lub firmy.
Ten szablon na poziomie listy zawiera trzy widoki:
- Lista zadań
- Kalendarz tygodniowy
- Kalendarz miesięczny
W widoku listy znajdziesz wyczerpującą listę wszystkich działań. Są one uporządkowane w grupy dzienne, tygodniowe i miesięczne, wskazujące wyznaczony termin realizacji. W polach po prawej stronie możesz podać dodatkowe informacje, takie jak status, termin wykonania i priorytet. W polu typu zadania wskaż dział odpowiedzialny za zadanie, np. Marketing lub IT.
W widokach kalendarza możesz przeciągać zadania, aby je zaplanować lub zmienić termin. Jeśli masz już ulubioną aplikację kalendarza, możesz ją zsynchronizować, aby usprawnić cykl pracy.
Chociaż szablon ten jest przeznaczony dla biznesu, z łatwością możesz go dostosować do użytku osobistego. Wystarczy, że zastąpisz kategorie zadań własnymi, i gotowe!
📮ClickUp Insight: Tylko 12% respondentów naszej ankiety korzysta z funkcji AI wbudowanych w pakiety wydajnościowe. Tak niski poziom wykorzystania sugeruje, że obecne wdrożenia mogą nie zapewniać płynnej, kontekstowej integracji, która skłoniłaby użytkowników do przejścia z ich ulubionych, samodzielnych platform konwersacyjnych.
Na przykład, czy AI może wykonać cykl pracy na podstawie zwykłej tekstowej podpowiedzi od użytkownika? ClickUp Brain może ! AI jest głęboko zintegrowana z każdym aspektem ClickUp, w tym między innymi z podsumowywaniem wątków czatu, tworzeniem lub dopracowywaniem tekstu, pobieraniem informacji z obszaru roboczego, generowaniem obrazów i nie tylko! Dołącz do 40% klientów ClickUp, którzy zastąpili 3 lub więcej aplikacji naszą wszechstronną aplikacją do pracy!
6. Szablon listy zadań w kalendarzu ClickUp
Szablon listy zadań w kalendarzu ClickUp płynnie łączy organizację zadań z zarządzaniem czasem. To niezbędne narzędzie GTD dla każdego, kto zmaga się z terminami i pragnie zoptymalizować swoje planowanie. ⏰
Jak widać w widoku listy harmonogramów, szablon został zaprojektowany z myślą o menedżerach, umożliwiając im organizowanie pracy swoich pracowników. Możesz jednak dostosować szablon do użytku osobistego, zastępując nazwy działaniami i wprowadzając kilka innych zmian.
Oprócz tradycyjnych widoków listy i kalendarza szablon zawiera również widok formularza zaproszenia na spotkanie. Dostosuj go i wyślij do innych osób, czy to współpracowników, czy znajomych. ClickUp automatycznie utworzy zadanie na podstawie podanych informacji, oszczędzając czas i wysiłek.
Jeśli planujesz używać szablonu w pracy, z pewnością docenisz wbudowaną funkcję śledzenia czasu. Opcję tę znajdziesz, klikając zadanie i otwierając schowek zadań. W schowku tym możesz również dodawać zależności, podzadania i komentarze.
7. Szablon codziennych zadań do zrobienia w ClickUp
Kolejnym narzędziem, które możesz wykorzystać do śledzenia codziennych obowiązków, jest szablon codziennych zadań ClickUp. Może jest prosty, ale doskonale spełnia swoje zadanie. Pomaga nadążać za codziennymi zadaniami, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze.
Jeśli nie korzystałeś wcześniej z żadnego narzędzia do zarządzania zadaniami, ten szablon będzie doskonałym punktem wyjścia.
Jest to szablon na poziomie zadań, który ujawnia wszystkie swoje funkcje po otwarciu paska zadań. Zawiera trzy kategorie list kontrolnych — Osobiste, Praca i Szkoła. Jak zwykle, możesz je dostosować, podobnie jak prawie wszystkie inne elementy.
Korzystaj z szablonu, wpisując wszystkie zadania do odpowiednich kategorii na liście kontrolnej. Oceń dzienne obciążenie pracą, wybierając poziom trudności z listy rozwijanej, lub dodaj pliki i komentarze, aby wprowadzić dodatkowe informacje. Możesz również śledzić czas, aby zorientować się, ile wysiłku wymagają poszczególne zadania. Masz przemyślenia na konkretny temat? Zapisz je w komentarzach.
Po zakończeniu zadań zaznacz odpowiednie pola wyboru. Pasek postępu zostanie automatycznie zaktualizowany na podstawie liczby zakończonych zadań w danym dniu. Wszystkie zmiany możesz przejrzeć w dzienniku po prawej stronie listy kontrolnej.
8. Szablon codziennego planu działania ClickUp
Zbliża się ważne wydarzenie? Skorzystaj z szablonu codziennego planu działania ClickUp, aby zorganizować i zarządzać wszystkimi zadaniami z nim związanymi. To wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga Ci zrealizować wszystkie Twoje przedsięwzięcia.
Ten szablon na poziomie listy zawiera trzy niestandardowe widoki:
- Kroki działania: Widok listy zawierający wszystkie kroki projektu oraz towarzyszące im informacje, takie jak przypisany dział, terminy realizacji, priorytet i stopień złożoności
- Cele: Widok tablicowy zadań i podzadań, uporządkowany według działów
- Oś czasu: Poziomy widok osi czasu, który wyświetla sekwencję działań dla każdego działu, określoną na podstawie terminów, zależności i innych informacji z widoku listy
Dzięki elastyczności ClickUp możesz dostosować szablon do wszelkiego rodzaju wydarzeń i projektów.
9. Szablon listy zadań w programie Excel autorstwa Vertex42
Jeśli Excel jest Twoim ulubionym narzędziem, spodoba ci się ten szablon listy zadań do zrobienia autorstwa Vertex42. Pozwala on gromadzić, oceniać i prowadzić śledzenie postępów w realizacji codziennych zadań w stylu arkusza kalkulacyjnego!
Zacznij od wpisania wszystkich zadań lub projektów w pierwszej kolumnie. W kolejnych kolumnach możesz ustawić terminy, aktualizować status, wskazywać priorytet i dodawać notatki. Możesz również oceniać zadania w oparciu o model PICK:
- Możliwe: Łatwe, o niskiej wartości
- Wdrożenie: Łatwe, bardzo wysokiej wartości
- Wyzwanie: Trudne, o dużej wartości
- Odpadają: Trudne, o niskiej wartości
W zakładce Lista możesz dostosować listy rozwijane dla kolumn PICK, status i priorytet.
To, co wyróżnia ten szablon, to wstępnie ustawione reguły formatowania warunkowego. Na przykład, gdy status zadania zmieni się na „zakończony”, wszystkie informacje staną się szare, dzięki czemu będą mniej widoczne wśród aktywnych zadań.
10. Podstawowy szablon Getting Things Done dla Arkuszy Google autorstwa Template.net
Pomimo swojej nazwy, ten podstawowy szablon Getting Things Done dla Arkuszy Google autorstwa Template.net wcale nie jest podstawowy! Zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby wdrożyć strategię GTD i perfekcyjnie zaplanować swoje projekty.
Szablon zawiera wiele zakładek. Główna z nich to „Podsumowanie”, która zawiera przegląd najważniejszych informacji i ogólnych postępów. Pozostałe zakładki możesz wykorzystać do różnych kategorii zadań GTD, takich jak:
- skrzynka odbiorcza
- Lista spraw do załatwienia
- Lista projektów
- Lista „Kiedyś/Może”
Każda zakładka ma unikalny układ dostosowany do kategorii zadania. Na przykład zakładka „Skrzynka odbiorcza” zawiera różne kolumny przeznaczone do oceny zadań, co ma kluczowe znaczenie na wczesnym etapie selekcji.
Ten szablon, będący dokumentem Arkuszy Google, automatycznie zapisuje Twoje postępy w chmurze i umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym z członkami zespołu lub znajomymi.
10 najlepszych szablonów GTD: przegląd
W poniższej tabeli pokrótce omówimy zalety każdego szablonu:
| Szablon | Do czego służy |
| Szablon ClickUp „Getting Things Done” | Klasyczny szablon GTD pełen funkcji i opcji automatyzacji |
| Szablon tablicy ClickUp „Getting Things Done” | Prostszy szablon GTD z atrakcyjnym wizualnie widokiem zadań w formie Tablicy |
| Szablon struktury Getting Things Done w ClickUp | Szablon zawierający wszystkie potrzebne elementy GTD, w tym schemat blokowy wyjaśniający proces |
| Prosty szablon do zarządzania zadaniami w ClickUp | Podstawowe narzędzie do planowania, które zapewnia dużą swobodę niestandardowego dostosowywania |
| Szablon zadań do zrobienia w ClickUp | Szablon planowania zorientowany na biznes z dwoma widokami kalendarza |
| Szablon listy zadań w kalendarzu ClickUp | Szablon idealny do zarządzania czasem, uzupełniony formularzem zaproszenia na spotkanie |
| Szablon codziennych zadań do zrobienia w ClickUp | Szablon oparty na liście kontrolnej do codziennego planowania i śledzenia postępów |
| Szablon codziennego planu działania ClickUp | Wszechstronny szablon planowania projektów GTD, który pomoże Ci śledzić i zarządzać wszystkimi krokami |
| Szablon listy zadań do zrobienia w Excelu autorstwa Vertex42 | Szablon planowania, który pozwala definiować i oceniać zadania w oparciu o model PICK |
| Podstawowy szablon „Getting Things Done” dla Arkuszy Google autorstwa Template.net | Kompleksowy szablon GTD z różnymi zakładkami, w tym podsumowaniem postępów |
Zwiększ swoją wydajność dzięki szablonom GTD i ClickUp
Bycie wydajnym nie jest łatwe, zwłaszcza w dzisiejszym świecie pełnym rozpraszających czynników.
Dzięki szablonom GTD możesz lepiej zorganizować swoje zadania i skupić się na swoich celach. Pozwalają one zachować zaangażowanie w realizację celów, utrzymać samodyscyplinę oraz osiągnąć większe powodzenie zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.