Dla niektórych Teamsów, to nie faza wykonania stanowi problem - to faza planu może być prawdziwą zagwozdką. Myślenie o zadaniach i decydowanie, które z nich należy zakończyć, jest często najbardziej żmudnym krokiem w każdym przedsięwzięciu, osobistym lub zawodowym.
Na szczęście istnieje odpowiednie rozwiązanie na problemy związane z planowaniem: Szablony Getting Things Done (GTD)! Skorzystaj z nich, aby zarządzanie zadaniami stało się dziecinnie proste i skup się na tym, co ważne na koniec dnia - działaniu.
Aby pomóc ci znaleźć najbardziej odpowiednie narzędzie do planowania zadań, stworzyliśmy listę 10 najlepszych darmowych szablonów GTD. Zbadamy ich możliwości i pokażemy, jak najlepiej wykorzystać każdy z nich.
Czym jest szablon GTD?
Getting Things Done (GTD) to podejście do zrobienia kilku rzeczy zarządzanie zadaniami metodologia opracowana przez Davida Allena, znanego eksperta w dziedzinie wydajności. Celem GTD jest pomoc ludziom w przezwyciężeniu niepokoju związanego z zadaniami i osiągnąć swoje cele poprzez pięć prostych kroków:
- Przechwytywanie zadań w jednym miejscu
- Wyjaśnianie i decydowanie, czy zadanie jest wykonalne, czy może zostać wstrzymane
- Organizowanie w kategoriach
- Refleksja, przegląd i aktualizacja
- Zaangażowanie i zakończone działania
Integralną częścią systemu GTD jest "narzędzie do zbierania", tj. szablon, który łączy je wszystkie razem. Szablony GTD to gotowe ramy, które umożliwiają gromadzenie, organizowanie i priorytetyzować zadania jednocześnie śledząc postęp każdego kroku.
Dzięki szablonom GTD możesz planować i działać bardziej efektywnie. Mając przed sobą wyczyszczoną mapę drogową, trudniej jest przeoczyć krytyczne zadania lub terminy. Wiedza o tym, co należy zrobić, pozwala skupić się na osiąganiu najlepszych wyników, czy to w rozwoju osobistym, czy zawodowym. 🪴
Co składa się na dobry szablon GTD?
Odpowiedni szablon do zrobienia rzeczy ma następujące cechy:
- Funkcjonalność: Wsparcie dla całego procesu GTD - od przechwytywania zadań po śledzenie postępów
- Prostota: Ma czysty, przejrzysty układ i jest łatwy w użyciu do cotygodniowego przeglądu
- Elastyczność: Pozwala na skalowanie i dostosowanie szablonu do różnych scenariuszy
- Dostępność: Zapewnia dostęp na wielu urządzeniach, umożliwiając edycję w podróży
- Integracja: Bezproblemowe połączenie z innymi szablonaminarzędziami zwiększającymi wydajność których używasz
10 najlepszych szablonów GTD dla osobistej wydajności w 2024 roku
Nie spędzaj więcej czasu na rozmyślaniu o zadaniach niż na ich wykonywaniu. Użyj jednego z tych 10 niesamowitych szablonów GTD i zaoszczędź sobie kłopotów!
Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym praktykiem GTD, czy nowicjuszem w tej metodzie, te szablony przynoszą poczucie jasności i kontroli codzienny cykl pracy . Są one również dostępne za darmo!
1. Szablon do zrobienia zadań ClickUp Getting Things Done
Szablon ClickUp do zrobienia gotowych rzeczy
Gdyby szablony były budynkami, to Szablon ClickUp Getting Things Done byłby wieżowcem! Zawiera wiele poziomów funkcji i niestandardowych elementów, umożliwiając zarządzanie wszystkim projektami i zadaniami życie rzuca na ciebie. 🥏
Na początku może się to wydawać przytłaczające, ale szablon jest dostawcą dokumentu instruktażowego dla lepszej nawigacji. To samo dotyczy większości innych szablonów na tej liście!
Jako szablon na poziomie folderu, zawiera liczne Listy i widoki. Zacznij od przechwycenia i opisania wszystkich swoich zadań na liście Skrzynka odbiorcza. Następnie możesz oszacować czas ich trwania, ocenić je od jednego do pięciu w oparciu o wymagany poziom wysiłku i zdecydować, czy są one wykonalne, zgodnie z instrukcjami Allena, twórcy metody GTD.
Kolejnym krokiem jest uporządkowanie zadań w odpowiednie kategorie. Możesz nadać im kontekst za pomocą etykiet, takich jak praca, dom lub niestandardowa kategoria. Możesz również posortować je na innych listach, które obejmują:
- Zaplanowane: ZawieraWidok kalendarza dla zadań z blokiem czasowym
- Lista projektów: Pomaga podzielić ipriorytetyzować projektyczyli złożonych zadań
- Odniesienie: Dotyczy materiałów, które mogą być pomocne w przyszłych zadaniach
Szablon posiada cztery opcje automatyzacji, które pozwalają zaoszczędzić czas, takie jak przenoszenie zadań ze Skrzynki odbiorczej na listy Zaplanowane, gdy zmienią się ich terminy. A co najlepsze - zawsze możesz je niestandardowo dostosować do swojego preferowanego cyklu pracy GTD!
2. Szablon Tablicy do zrobienia rzeczy w ClickUp
Szablon tablicy ClickUp Getting Things Done
Szablon Szablon do zrobienia tablicy Getting Things Done by ClickUp sprawia, że codzienne obowiązki stają się mniej onieśmielające dzięki przedstawieniu ich w prosty i angażujący sposób.
Jest to przyjazny dla początkujących szablon na poziomie listy z dwoma trybami widoku, tj. widokami. Pierwszy z nich to Tablica Kanban która wyświetla zadania jako karty. Dzięki obrazom i kolorowym etykietom dodaje odświeżający akcent do przyziemnego procesu. 🍋
Drugi widok zawiera te same informacje, ale jest ułożony w tradycyjny sposób lista do zrobienia format.
Korzystanie z szablonu zapewnia bezstresową wydajność. Niezależnie od tego, czy jest to lista, czy Widok Tablicy , dodawać nowe zadania i dostarczać istotnych informacji na ich temat, takich jak:
- Szacowany czas
- Etykiety kategorii dla różnych aspektów życia, takich jak biznes, strona główna i fitness
- Etykiety kontekstowe, takie jak osobiste, komputer, rozmowa telefoniczna i praca papierkowa
- Oceny energetyczne
- Etykiety priorytetów
Domyślnie zadania są pogrupowane według statusu. Aby zaktualizować status zadania, przeciągnij i upuść je na wyznaczone pole grupy. Można również niestandardowo dostosować kryteria grupowania i sortowania, podobnie jak każdy inny element szablonu.
3. Szablon ClickUp Getting Things Done Framework
Szablon ramowy ClickUp Getting Things Done
Niezależnie od tego, czy jesteś weteranem GTD, czy nowicjuszem, ten szablon Szablon Getting Things Done Framework firmy ClickUp to bilet pierwszej klasy do miasta wydajności! 🎫
Oferuje wiele funkcji, a jednocześnie jest łatwy i intuicyjny w użyciu. Jest to szablon na poziomie folderu z czterema listami:
- Ideas: Miejsce, w którym można przechowywać potencjalne i porzucone zadania oraz zostawiać referencje na później
- Do zrobienia: Lista zadań ze zdefiniowanymi poziomami pilności i zależnościami
- Kalendarz: Lista zaplanowanych zadań i interaktywny widok działań w Kalendarzu
- Projects: Lista nadchodzących wieloetapowych zadań
Na poziomie Folderu znajduje się główny widok Listy zadań, który zawiera wszystkie zadania z poprzedniego tygodnia i inne, niezależnie od listy, do której należą.
Szablon zawiera również schemat blokowy GTD w postaci Widok Tablicy . Ten poręczny diagram pomaga zrozumieć cały proces GTD, tak jak ma to miejsce w ClickUp. Składa się on z serii działań i pytań, które możesz sobie zadać, aby zdecydować, co zrobić z każdym zadaniem, które pojawia się na Twojej drodze. Możesz go niestandardowo dostosować do swojego konkretnego cyklu pracy.
4. Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp
Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp
Czasami najprostsze rozwiązanie jest najbardziej skuteczne. The Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp ucieleśnia tę filozofię dzięki minimalistycznemu projektowi i solidnym możliwościom.
Możesz wybrać pomiędzy dwoma widokami zawierającymi te same informacje - Listą lub Tablicą. Jeśli jesteś przyzwyczajony do arkuszy kalkulacyjnych, widok listy może być bardziej praktyczny, podczas gdy typy wizualne zazwyczaj preferują widok tablicy.
Niezależnie od tego, który z nich wybierzesz, użyj szablonu, aby zebrać wszystkie swoje zadania i towarzyszące im informacje. Przydzielaj zadania, ustawiaj oś czasu i ustalaj priorytety poprzez nadawanie etykiet pilności.
Prostota tego szablonu daje również swobodę jego personalizacji. Wprowadź nowe listy lub widoki i dostosuj szablon do różnych kontekstów. Na przykład, możesz przeprowadzić burzę mózgów używając Mapa myśli lub Widok dokumentu lub nawet osadzić pliki Dokumentów Google i edytować je na platformie.
5. Szablon ClickUp Praca do zrobienia
Szablon ClickUp Praca do zrobienia
Chociaż nie jest całkowicie zgodny z metodologią GTD, ten szablon Szablon do zrobienia przez ClickUp nadal może zwiększyć swoją wydajność . Oferuje dynamiczny i konfigurowalny system zarządzania zadaniami dla każdego zespołu lub biznesu.
Ten szablon na poziomie listy składa się z trzech widoków:
- Lista zadań
- Kalendarz tygodniowy
- Kalendarz miesięczny
W widoku listy znajduje się pełna lista wszystkich działań. Są one podzielone na grupy dzienne, tygodniowe i miesięczne, oznaczające zakończone ramy czasowe. Możesz podać więcej informacji w polach po prawej stronie, takich jak status, termin i priorytet. W polu typu zadania wskaż dział odpowiedzialny za zadanie, taki jak Marketing lub IT.
W widokach kalendarza możesz przeciągać zadania, aby je zaplanować lub przełożyć. Jeśli masz już aplikację kalendarza, możesz ją zsynchronizować, aby usprawnić cykl pracy. 🗓️
Chociaż szablon ten jest przeznaczony dla biznesu, można go łatwo dostosować do użytku osobistego. Wystarczy tylko zastąpić kategorie typów zadań własnymi i gotowe!
6. Szablon listy rzeczy do zrobienia w kalendarzu ClickUp
Szablon listy rzeczy do zrobienia w kalendarzu ClickUp
Szablon Szablon listy rzeczy do zrobienia w kalendarzu ClickUp płynnie łączy organizację zadań i zarządzanie czasem. Jest to niezbędny Narzędzie GTD dla każdego, kto zmaga się z terminami i dąży do zoptymalizować swój plan . ⏰
Jak widać na widoku listy harmonogramów, szablon został zaprojektowany z myślą o menedżerach, umożliwiając im organizowanie pracy dla swoich pracowników. Szablon można jednak dostosować do własnych potrzeb, zastępując nazwy działaniami i wprowadzając kilka innych zmian.
Oprócz tradycyjnych widoków Listy i Kalendarza, szablon zawiera również Prośbę o spotkanie Widok formularza . Dostosuj go do swoich potrzeb i wyślij innym, czy to współpracownikom, czy znajomym. ClickUp automatycznie utworzy zadanie przy użyciu dostarczonych informacji, oszczędzając czas i wysiłek.
Jeśli planujesz używać szablonu do pracy, ucieszy cię fakt, że jest on wyposażony w wbudowane śledzenie czasu. Opcję tę można znaleźć klikając na zadanie i otwierając zakładkę Schowek na zadania . W schowku można również dodawać zależności, podzadania i komentarze.
7. Szablon codziennych spraw do zrobienia ClickUp
Szablon codziennych spraw do zrobienia ClickUp
Innym narzędziem, które można wykorzystać do śledzenia codziennych obowiązków jest szablon Szablon codziennych rzeczy do zrobienia ClickUp . Może i jest prosty, ale świetnie nadaje się do zrobienia. Pomaga pozostać na szczycie codziennych zadań, zapewniając, że nic nie umknie uwadze.
Jeśli nie korzystałeś z żadnego narzędzie do zarządzania zadaniami ten szablon byłby doskonałym miejscem do rozpoczęcia.
Jest to szablon na poziomie zadania, który ujawnia wszystkie swoje funkcje po otwarciu zasobnika zadań. Zawiera trzy kategorie list kontrolnych - Osobiste, Praca i Szkoła. Jak zwykle, można je niestandardowo dostosować, podobnie jak prawie wszystkie inne elementy.
Skorzystaj z szablonu, umieszczając listę wszystkich zadań w odpowiednich kategoriach listy kontrolnej. Oceń obciążenie pracą w danym dniu, wybierając jego poziom trudności z rozwijanej listy, lub dodaj pliki i komentarze, aby wprowadzić dodatkowe informacje. Możesz także śledzić czas, aby uzyskać wgląd w to, ile wysiłku wymagają określone zadania. Masz przemyślenia na dany temat? Zapisz je w komentarzach. 💬
Po zakończeniu zadań zaznacz odpowiednie pola wyboru. Pasek postępu będzie automatycznie aktualizowany w oparciu o liczbę codziennie zakończonych zadań. Możesz przejrzeć wszystkie zmiany w dzienniku po prawej stronie listy kontrolnej.
8. Szablon codziennego planu działania ClickUp
Szablon codziennego planu działania ClickUp
Zbliża się ważne wydarzenie? Skorzystaj z szablonu Szablon codziennego planu działania ClickUp do organizowania i zarządzania wszystkimi zadaniami z nim związanymi. Jest to wszechstronny narzędzie do zarządzania projektami które pomoże ci przejrzeć wszystkie twoje przedsięwzięcia.
Ten szablon na poziomie listy zawiera trzy niestandardowe widoki:
- Action Steps: Widok listy zawierający wszystkie kroki projektu i towarzyszące im informacje, takie jak przypisany dział, terminy, priorytet i złożoność
- Cele: Widok Tablicy z zadaniami i podzadaniami, uporządkowanymi według działów
- Oś czasu: Poziomy widok osi czasu, który wyświetla sekwencję działań dla każdego działu, zgodnie z terminami izależności i inne informacje z widoku listy
Ze względu na elastyczny charakter ClickUp, szablon można dostosować do wszelkiego rodzaju wydarzeń i projektów.
9. Szablon listy do zrobienia w Excelu autorstwa Vertex42
Skorzystaj z szablonu listy zadań do zrobienia w programie Excel firmy Vertex42, aby udokumentować i ocenić zadania
Jeśli Excel jest twoją ulubioną bronią, spodoba ci się ten szablon listy zadań do zrobienia od Vertex42. Pozwala on zbierać, oceniać i śledzić postępy w codziennych zadaniach, w stylu arkusza kalkulacyjnego!
Zacznij od listy wszystkich swoich zadań lub projektów w pierwszej kolumnie. W kolejnych kolumnach możesz ustawić terminy, zaktualizować status, wskazać priorytet i dodać notatki. Możesz również oceniać zadania w oparciu o model PICK:
- Możliwe: Łatwe, niska wartość
- Wdrożenie: Łatwy, wysoka wartość
- Wyzwanie: Trudne, wysoka wartość
- Zabij: Trudne, niska wartość
W zakładce Lista można niestandardowo ustawić rozwijane kategorie dla kolumn PICK, status i priorytet.
To, co wyróżnia ten szablon, to ustawione reguły formatu warunkowego. Na przykład, gdy status zadania zmieni się na zakończony, wszystkie informacje zmienią kolor na szary, co sprawi, że będzie ono mniej widoczne wśród aktywnych zadań.
10. Szablon do zrobienia podstawowych zadań w Arkuszach Google by Template.net
Bądź na bieżąco ze wszystkim dzięki wszechstronnemu szablonowi Arkusze Google Basic Getting Things Done Template by Template.net
Pomimo swojej nazwy, ten Arkusz Google Basic Getting Things Done Template by Template.net jest daleki od podstawowego! Zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby wdrożyć strategię GTD i zaplanować swoje projekty do perfekcji.
Szablon zawiera wiele zakładek. Główną z nich jest Podsumowanie, które zawiera najważniejsze informacje i ogólny postęp. Pozostałe zakładki można wykorzystać do różnych kategorii zadań GTD, takich jak:
- Skrzynka odbiorcza
- Lista zadań oczekujących
- Lista projektów
- Lista "kiedyś/może
Każda zakładka ma unikalny układ dostosowany do kategorii zadania. Na przykład zakładka Skrzynka odbiorcza ma różne kolumny przeznaczone do oceny zadań, co jest kluczowe dla wczesnej sceny triage.
Jako dokument w Arkuszach Google, szablon ten automatycznie zapisuje postępy w chmurze i umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym z członkami zespołu lub przyjaciółmi. 🧑💻
10 najlepszych szablonów GTD: Przegląd
W poniższej tabeli krótko omówimy zalety każdego szablonu:
Zwiększ swoją wydajność dzięki szablonom GTD i ClickUp
Bycie wydajnym nie jest łatwe, zwłaszcza w dzisiejszym świecie pełnym rozpraszaczy. 😶🌫️
Z pomocą szablonów GTD możesz lepiej zorganizować swoje zadania i skupić się na swoich celach. Dzięki nim możesz pozostać zaangażowany w realizację swoich celów, utrzymać samodyscyplinę i osiągnąć większe powodzenie zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.