Daj cal, a zrobią milę. Zwykle powiedzenie to odnosi się do ludzi, ale trafnie opisuje też większość projektów związanych z pracą.
Zadania mają paskudny zwyczaj rozlewania się i rozrastania do monstrualnych rozmiarów. Dlatego tak ważne jest, aby Teams dokładnie określili, czym powinien być projekt, zanim otrzyma zielone światło.
Jednym ze sposobów na utrzymanie projektów w ryzach jest użycie szablonu zakresu prac. Szablony te pomagają kierownikom projektów lub właścicielom firm w łatwym tworzeniu szczegółowych dokumentów, które przedstawiają wszystkie aspekty projektu, od celów i zasobów po kwestie prawne wymagania i kamienie milowe .
Niezależnie od tego, czy projektujesz stronę internetową, czy proponując projekt kierownictwu wyższego szczebla, szablon zakresu prac pomaga wyjaśnić swój pomysł i sprawić, by wszyscy byli zgodni co do przyszłego projektu.
Jednak to, że dokumenty te są ważne, nie oznacza, że mają zajmować więcej czasu niż to konieczne. Na szczęście w Internecie dostępnych jest wiele darmowych szablonów, które pomagają szybko i łatwo tworzyć skuteczne zakresy prac.
W tym artykule przyjrzymy się 10 darmowym szablonom zakresu prac od Microsoft i ClickUp - idealnym dla każdego, kto chce zachować bezpośredniość i wydajność swoich projektów.
Czym jest szablon zakresu prac?
Szablon zakresu prac to narzędzie, które pozwala zaplanować szczegóły nadchodzącego projektu. Pomoże ci on nakreślić ważne czynniki, takie jak wymogi prawne, przydzielone zasoby oraz rezultaty projektu .
Celem dokumentu zakresu prac jest stworzenie jednego miejsca, w którym Teams mogą pozostać zorganizowani i śledzić projekt. Z tego powodu, Teams powinien uczynić tworzenie dokumentu zakresu prac wstępnym krokiem w całym planie projektu, aby uniknąć straty czasu, błędnej komunikacji i zadań poza planem zakres projektu .
Poświęcenie czasu na stworzenie dokumentu zakresu prac gwarantuje również, że nie zostaniesz wciągnięty w scope creep . Scope creep to sytuacja, w której zakres projektu powoli rośnie, rośnie i rośnie, aż staje się znacznie większy niż ktokolwiek kiedykolwiek zamierzał.
Zapisując szczegóły tego, czym jest (i czym nie jest) twój projekt, zmniejszasz szanse na to, że zacznie on żyć własnym życiem.
Co składa się na dobry szablon zakresu prac?
Dobry szablon zakresu prac powinien być łatwy do odczytania i zrozumienia. W ten sposób członkowie zespołu i interesariusze mogą z łatwością przeczytać dokument i dowiedzieć się, czym jest projekt, jak długo potrwa i czego się od nich wymaga.
Najlepiej byłoby, gdyby szablony zakresu prac zawierały również najlepsze praktyki i porady dotyczące wypełniania każdej sekcji. Chociaż starzy wyjadacze w pisaniu zakresów prac nie będą potrzebować tych porad, mogą one pomóc nowym osobom w stworzeniu skutecznego dokumentu zakresu prac po raz pierwszy.
Oszczędza to również czas i umysł na zastanawianie się, co należy uwzględnić w każdej sekcji.
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby niestandardowo dostosować cykl pracy do swoich potrzeb
Wreszcie, każdy szablon, którego używasz, powinien być wszechstronny. Potrzeby każdego są inne, a ty chcesz szablonu, który można łatwo dostosować do swojej sytuacji. Oznacza to, że sekcje powinny być na tyle ogólne, aby każdy mógł z nich korzystać i korzystać z platformy, która pozwala na proste zmiany, dzięki czemu autor może dostosowywać się w miarę potrzeb.
Na szczęście w Internecie dostępnych jest wiele darmowych szablonów zakresu prac, które spełniają te kryteria! Przyjrzyjmy się teraz 10 najlepszym z nich.
10 darmowych szablonów zakresu prac w Word & ClickUp Docs
Jeśli jest coś, czego w Internecie nie brakuje - to jest to zawartość. Wystarczy poszukać w Internecie, aby znaleźć kilka szablonów zakresu prac dostępnych do darmowego użytku.
Aby zaoszczędzić ci czasu na samodzielne znalezienie dobrego szablonu zakresu prac, zebraliśmy te 10, abyś mógł od razu zabrać się do pracy.
1. Szablon zakresu prac ClickUp
Szablon zakresu prac ClickUp
Jeśli szukasz ogólnego szablonu zakresu prac, który może być używany do wszystkich rodzajów projektów- Standardowy szablon zakresu prac ClickUp to.
Szablon ten jest niesamowitym narzędziem dla firm, które chcą przyspieszyć i ułatwić proces planowania projektów, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy.
Szablon zawiera kilka wstępnie wypełnionych sekcji, które większość projektów będzie chciała uwzględnić w swoim zakresie prac. Sekcje te obejmują cele projektu, zasoby, wymogi prawne, kamienie milowe i inne.
Jednak sam fakt, że szablon zawiera te sekcje, nie oznacza, że nie można wprowadzać zmian w razie potrzeby. ClickUp umożliwia łatwe dodawanie lub usuwanie sekcji w zależności od potrzeb. Co więcej, zmiany można zapisać, co nie stanowi większego problemu, jeśli planujesz regularnie tworzyć tego rodzaju dokumenty zakresu prac.
Ponadto każda sekcja została wstępnie wypełniona próbkami tekstu, dzięki czemu masz przykład do pracy podczas edycji. W ten sposób personalizacja szablonu zakresu prac będzie szybszym i prostszym procesem, nawet dla osób początkujących w tego rodzaju dokumentach.
Jeśli więc szukasz szablonu typu "wszystko w jednym", który pomoże ci lepiej zorganizować pracę twojego zespołu, skorzystaj z poniższego linku.
2. Szablon zakresu prac dla tablicy ClickUp
Szablon zakresu prac ClickUp Tablica
Jedną z największych pułapek pracy zdalnej jest to, że trudniej jest współpracować jako zespół.
Tam, gdzie kiedyś można było zebrać się w sali konferencyjnej i wypracować zakres swojego najnowszego projektu teraz musisz polegać na e-mailach i rozmowach przez Zoom. Szablon zakresu prac w Tablicy ClickUp ma na celu zmianę tego wszystkiego.
Pracując z poziomu tablicy ClickUp, Teams mogą współpracować w czasie rzeczywistym w celu zdefiniowania zakresu projektu, a następnie podzielić go na możliwe do zarządzania fragmenty którymi mogą kierować poszczególne osoby. Pozwala to na spontaniczną burzę mózgów i planowanie między wieloma osobami, dzięki czemu projekty zostaną zrobione na czas z udziałem członków całego zespołu.
Ten szablon tablicy ma kilka sekcji, w tym miejsce na zdefiniowanie założeń, uzasadnień, cele projektu i rezultaty.
Nie musisz zaczynać od zera. Najważniejsze sekcje już tam są - wszystko, co ty i twój zespół macie do zrobienia, to dostarczenie osobistych spostrzeżeń i iskier geniuszu.
Najlepsza praca jest zrobiona, gdy cały zespół wnosi swój wkład. Spraw, aby Twój zakres prac był prawdziwym wysiłkiem zespołowym, wypróbowując nasze rozwiązanie specjalnie opracowany szablon Tablicy .
3. Szablon zakresu prac dla strony internetowej ClickUp
Szablon zakresu prac dla strony internetowej ClickUp
Projektowanie i tworzenie stron internetowych to obecnie wielki biznes. Według jednego z szacunków, tworzenie stron internetowych było branża warta 1,9 miliarda dolarów w 2020 roku i oczekuje się, że będzie rosnąć wraz z postępem dekady.
Jeśli zlecono ci zbudowanie strony internetowej, będziesz potrzebować dokumentu z zakresem prac, aby upewnić się, że ty i twój klient macie jasność co do szczegółów projektu. Szablon zakresu prac nad stroną internetową ClickUp ułatwia ten proces.
To zarządzanie projektami stron internetowych szablon zawiera miejsca na zdefiniowanie cen, wykluczeń, dat końcowych i wiele więcej. Zawiera również wskazówki dotyczące wypełniania tych sekcji, aby zaimponować przyszłym klientom.
Na przykład, jeśli nie masz pewności, jak napisać szablon Cel i określenie problemu ten szablon wyjaśni, jak wygląda tego rodzaju oświadczenie i co należy w nim zawrzeć, aby było przydatne dla klienta.
Możesz również łatwo zmienić ten szablon, aby uczynić go swoim własnym, dzięki czemu klienci będą mieli pod ręką unikalny dokument, gdy sfinalizują projekt.
Bonus:_ wzory świadectw pracy !
4. Szablon zakresu prac dla aplikacji ClickUp
Szablon zakresu prac dla aplikacji ClickUp
Wiele firm korzysta dziś z aplikacji do niestandardowej interakcji z klientami na urządzeniach mobilnych. Jednak sam fakt, że potrzebują aplikacji, niekoniecznie oznacza, że wiedzą, jakiego rodzaju aplikacji chcą.
Jeśli tworzysz aplikację dla klienta, będziesz potrzebować Szablon zakresu prac nad aplikacją ClickUp aby nakreślić dokładnie, co zostanie stworzone, aby nikt nie był zaskoczony, gdy zostanie dostarczone.
Szablon ten ułatwia wyjaśnienie oczekiwanej funkcji aplikacji i zapewnia klientom przegląd projektu z wyszczególnieniem ram czasowych i niezbędnych zasobów. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest spędzenie miesięcy na opracowywaniu jednej rzeczy, a następnie odkrycie, że klient miał zupełnie inną wizję zakończonego produktu.
Ponadto, jeśli jesteś niezależnym twórcą aplikacji, możesz nie być zbyt zaznajomiony z pisaniem tego rodzaju dokumentów. Nasz szablon sprawia, że pisanie jest tak bezbolesne, jak to tylko możliwe, dostarczając przykładowe zwroty i wskazówki podczas całego procesu tworzenia dokumentu.
Bez względu na to, kim jesteś, ten szablon zapewni, że nie będzie żadnych nieporozumień między tobą a klientem, jeśli chodzi o twoją pracę.
5. Szablon propozycji zmiany ClickUp
Szablon propozycji zmian ClickUp
Wszyscy wiemy, że nie ma czegoś takiego jak idealny system - od czasu do czasu potrzebna jest zmiana. Jeśli proponujesz zmiany w trwającym projekcie lub procesie w pracy, użyj Szablon propozycji zmian ClickUp aby upewnić się, że wszystko jest jasne i szybkie.
Do zrobienia tego, nasz szablon zawiera podstronę "Przypadek zmiany", dzięki czemu możesz nakreślić, dlaczego zmiana jest tak bardzo potrzebna. To idealne miejsce na dodanie szczegółów wspierających twój punkt widzenia, w tym wskaźników i danych, które cię wspierają.
Ten szablon zawiera również miejsce na dodać oś czasu i listę zasobów potrzebnych do zakończenia zmiany. Uwzględnienie tych elementów pozwoli menedżerom zrozumieć skalę proponowanych zmian.
Wreszcie, nasz szablon zawiera stronę podpisu, na której interesariusze muszą podpisać dokument przed wdrożeniem czegokolwiek. Może to nie wydawać się kluczowe od razu, ale posiadanie tego rodzaju papierowego śladu jest zawsze dobrym pomysłem, jeśli te wybory zostaną ponownie przeanalizowane w przyszłości.
6. Szablon propozycji projektu ClickUp
Szablon propozycji projektu ClickUp
Uzyskanie zielonego światła dla projektu może być ciężką pracą, ale możesz ułatwić ten proces dzięki Szablon propozycji projektu ClickUp od ClickUp. Szablon ten zapewnia przestrzeń do zaplanowania propozycji na jednej interaktywnej tablicy cyfrowej.
Na tej tablicy będziesz mógł dodać informacje takie jak cele projektu, budżet, ramy czasowe i członków zespołu. Ponadto, ponieważ jest to format tablicy, współpraca całych Teams jest łatwa. Oznacza to, że więcej osób może współpracować, aby stworzyć prawdziwie zmieniającą biznes propozycję.
Jeśli poświęciłeś czas i wysiłek na zbudowanie najlepszego możliwego zespołu, jesteś to winien sobie i im, aby stworzyć przestrzeń, w której mogą robić to, co robią najlepiej. Interaktywna tablica to puste płótno, które pozwala na swobodne myślenie, którego zespół potrzebuje, aby się rozwijać.
Podnieś jakość swoich projektów dzięki jednej z naszych tablic interaktywnych szablonów propozycji projektów .
7. Szablon propozycji biznesowej ClickUp
Szablon propozycji biznesowej ClickUp
Dokonanie sprzedaży nigdy nie jest łatwe. Ludzie z natury wahają się przed propozycji Business więc musisz dać im wszelkie powody, aby powiedzieli "tak".
Jednym ze sposobów na przekształcenie propozycji w ROI dla firmy jest profesjonalny Szablon propozycji biznesowej ClickUp . Szablon ten pomaga dokładnie określić, jakie prace muszą zostać zakończone i ile to będzie kosztować. Nasz szablon zawiera również przewodnik krok po kroku, który mówi, co zrobić do zrobienia, aby stworzyć najlepszą możliwą propozycję.
Obejmuje to gotowe listy zadań, które możesz przypisać do swojego zespołu, dzięki czemu propozycja jest gotowa na spotkanie inauguracyjne z klientem . Wreszcie, daj swojej ofercie najlepszą możliwą szansę na zapoznanie się z nią dzięki naszemu gotowemu do użycia szablonowi e-mail. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać szczegółowe informacje o tym, kim jesteś i dlaczego warto zapoznać się z załączoną propozycją.
Gotowy do tworzenia profesjonalnie wyglądających propozycji biznesowych przy mniejszym zamieszaniu i mniejszym bólu głowy? Zacznij usprawniać proces składania ofert dzięki naszemu szablonowi Business Proposal.
8. Szablon umowy o świadczenie usług w zakresie ClickUp
Szablon umowy o świadczenie usług w zakresie zakresu prac ClickUp
Szablon umowy o świadczenie usług związanych z zakresem prac ClickUp jest doskonałym narzędziem dla osób, które chcą sformalizować swoje powiązania z klientem.
Szablon zawiera sekcje dotyczące warunków płatności, produktów i oczywiście umowa o świadczenie usług się. Wypełnij każdą sekcję i masz solidny jak skała business agreement między Tobą a Twoim partnerem.
Nie ma potrzeby pisania własnego dokumentu - ryzykując błędy, literówki lub pominięcia, które mogą spowodować późniejsze problemy. Co więcej, po jednorazowej pracy z tym szablonem, łatwo będzie go użyć ponownie za każdym razem, gdy zajdzie taka potrzeba wdrożyć nowego klienta .
Ponieważ jest to standardowa umowa ogólna, wystarczy wprowadzić minimalne zmiany, aby dostosować ją do każdej sytuacji. Nie trać czasu na wielokrotne przepisywanie standardowego dokumentu prawnego. Zamiast tego skorzystaj z tego szablonu, aby skoncentrować swoje wysiłki tam, gdzie mają one największe znaczenie.
9. Szablon zakresu prac w programie Microsoft Word
Przez Microsoft
Microsoft Word od dziesięcioleci jest najpopularniejszym programem do tworzenia dokumentów. Nie powinno więc dziwić, że mają własny szablon zakresu prac, z którego można korzystać za darmo.
Chociaż jest to Szablon zakresu prac w programie Microsoft Word może wyglądać na nieco przestarzały, ale nadal zawiera miejsce na wszystkie najważniejsze informacje, które powinny znaleźć się w dokumencie zakres pracy dokument. Obejmuje on sekcje takie jak Zakres, Rezultaty projektu i zainteresowane strony.
Jedną z największych zalet tego szablonu jest jego prostota. Jeśli już używasz Microsoft Office będzie to taki sam dokument, jak każdy inny utworzony w programie Word.
Jeśli więc potrzebujesz szybkiego i łatwego rozwiązania, ten szablon Word może być właściwym wyborem.
10. Szablon zakresu prac w Arkuszach Google
Przez Arkusze Google
Na koniec, ale nie mniej ważne, mamy Szablon zakresu prac w Arkuszach Google . Największą zaletą tego szablonu jest to, że działa on w ekosystemie obszaru roboczego Google.
Jeśli jesteś zaznajomiony z działaniem Arkuszy i nie widzisz potrzeby częstego korzystania z tego rodzaju szablonu, może to być najlepszy wybór. Jedną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że ten konkretny szablon został sformatowany jako przykład zakresu prac dla generalnych wykonawców lub handlowców.
Jeśli pracujesz nad projektem projekt budowlany wszystko, co będziesz musiał zrobić, to dodać swoje specyfikacje. Jeśli jednak nie jesteś, powinieneś być przygotowany do zrobienia sporej ilości niestandardowych ustawień, aby dostosować go do swoich celów.
Mocne rozpoczęcie projektów
Bez względu na to, nad jakim projektem pracujesz, posiadanie jasnego dokumentu zakresu prac może wiele zmienić. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz go do projektu rozwoju aplikacji lub strony internetowej, propozycji zmian, czy umowy o świadczenie usług - z pewnością znajdziesz coś dla siebie szablon, który odpowiada Twoim potrzebom .
Dodatkowo, jeśli zdecydujesz się użyć jednego z naszych szablonów ClickUp, uzyskasz przewagę pracy w ramach Platforma ClickUp . Oznacza to inteligentne tworzenie zadań, udostępnianie danych i dostęp do całej masy darmowych szablonów przeznaczonych do wszelkiego rodzaju zastosowań biznesowych.
Na co więc czekasz? Rozpocznij pracę nad swoimi projektami już teraz dzięki aplikacji darmowe konto ClickUp i szablon zakresu prac, który najbardziej Ci odpowiada!