Zarządzanie programami wymaga wysokiego poziomu umiejętności, jeśli chodzi o komunikację, planowanie i realizację. Chociaż jesteś gwiazdą rocka i możesz to zrobić samodzielnie, posiadanie wsparcia w postaci szablonów pomoże zaoszczędzić czas i wysiłku, dzięki czemu możesz skupić się na powodzeniu swojej organizacji - a mniej na zadaniach, które można zautomatyzować.
Tutaj pokażemy, w jaki sposób szablony do zarządzania programami mogą zwiększyć wydajność i czego należy szukać w tych narzędziach. Udostępnimy również niektóre z naszych ulubionych szablonów planów zarządzania programami. 🌻
Zacznijmy ułatwiać sobie wysiłki związane z zarządzaniem projektami, dobrze?
Czym jest szablon zarządzania programem? Zarządzanie programem jest podobne do zarządzania projektami, z kilkoma kluczowymi różnicami. W zarządzaniu projektami koncentrujesz się na produkcji mniejszych projektów
produktów z jednego konkretnego projektu. W zarządzaniu projektami zajmujesz się dziesiątkami połączonych ze sobą i złożonych projektów, które składają się na większy system.
Celem planu zarządzania programem jest wsparcie organizacji lub biznesu na wielu płaszczyznach. Role te wymagają wyższego poziomu przywództwa, koordynacji i komunikacji.
W tym miejscu narzędzia do zarządzania programami jak szablony. Szablon do zarządzania projektami to narzędzie, które upraszcza różne kroki zarządzania powiązanymi ze sobą projektami. Mogą one pomóc w tworzeniu indywidualnych plan projektu s, identyfikować współzależności między projektami i tworzyć mapy drogowe dla planów projektów.
Niektóre szablony mogą również pomóc w śledzeniu procesu programowego, opracowywaniu propozycji programowych i przeprowadzaniu audytów istniejących procedur. ✅
Co składa się na dobry szablon do zarządzania programem?
Gotowy do użycia szablonu zarządzania programem, aby ułatwić planowanie procesu?
Oto, co składa się na dobry szablon do zarządzania programem:
- Przegląd izakres projektu widoczność: Kluczowym aspektem zarządzania programem jest znajomość jego ostatecznego celu. Poszukaj szablonów, w których możesz nakreślić plan programu i główne cele
- Narzędzia do identyfikacji kluczowych elementów i zależności: Zarządzanie programem opiera się w dużej mierze na identyfikacji potencjalnych ograniczeń. Zwróć uwagę na szablony, które oferują funkcje struktury organizacyjnej i mapy drogowe, aby utrzymać program zgodnie z harmonogramem
- Funkcja osi czasu: Programy składają się z różnych projektów z terminami realizacji. Śledź postępy za pomocą szablonu, aby stworzyć oś czasu i ramy czasowe dla celów programu
- Wsparcie współpracy: Aby być skutecznym menedżerem programu, musisz żonglować kilkoma projektami, czasem z różnych działów. Świetny szablon zapewni bezproblemową współpracę między członkami zespołu, a także interesariuszami - niezależnie od tego, czy jest tooprogramowanie do zarządzania projektami narzędzia do tworzenia harmonogramów projektów
- Dostosowywane pulpity: Spersonalizowane widoki oferują wgląd w konkretne kroki programu, ułatwiają śledzenie procesów i umożliwiają kontrolowanie uprawnień na różnych scenach planu zarządzania programem
Śledzenie i monitorowanie zadań, zasobów i postępu projektu w widoku ClickUp Dashboard
10 szablonów do zarządzania programami do wykorzystania w 2024 roku
Dzięki szablonom do zarządzania projektami możesz zaoszczędzić czas, niezależnie od tego, czy określasz zakres wielu projektów, czy też szukasz sposobów na usprawnienie procesów. Istnieje mnóstwo szablonów do wyboru, więc możesz wybrać odpowiedni dla swoich potrzeb.
Od szablonów, które pomagają śledzić cykle pracy, po takie, które umożliwiają analizę wszystkich istniejących procesów, istnieje sposób, aby sprawić, że Twoje pracować szybciej i bardziej efektywnie. I z narzędzia doskonalenia procesów i narzędzia do mapowania procesów , można tworzyć mapy drogowe dla programów i śledzić postępy od rozpoczęcia do zakończenia.
Oto lista naszych 10 ulubionych szablonów, z których możesz korzystać już teraz. ✨
1. Szablon do zarządzania programem ClickUp
Skorzystaj z szablonu zarządzania programami ClickUp, aby uzyskać przegląd wszystkich swoich projektów i ich postępów Szablon zarządzania programem ClickUp ułatwia śledzenie wielu projektów i ich powiązań z większym celem programu. Szybko twórz foldery dla różnych projektów i przypisuj zadania, terminy i kamienie milowe dla każdego z nich w szablonie oś czasu projektu .
Twórz widoki problemów i ryzyka, aby identyfikować potencjalne przeszkody i rozwiązywać pojawiające się problemy, aby uniknąć wykolejenia programu rezultaty projektu dzięki temu szablonowi wykresu Gantta i uzyskaj całościowy widok postępów w projekcie.
Wskocz do widoku Tablicy w tym szablonie planu projektu, aby uzyskać widok z lotu ptaka na to, co zostało zakończone, co jest w trakcie realizacji i co będzie następne. ✍️
2. Szablon raportowania statusu programu ClickUp
Ten kodowany kolorami szablon ClickUp pokazuje status budżetu, oś czasu i jakość projektu
Z Szablon raportowania statusu programu ClickUp dostarczanie aktualnych informacji o stanie programu i poszczególnych projektów nigdy nie było łatwiejsze. Stwórz przegląd programu w przyjemnym wizualnie układzie z wykresami, grafami i tabelami, które podkreślają najważniejsze informacje.
Wypełnij sekcję szablonu wykresu kondycji programu, aby zidentyfikować status poszczególnych projektów składających się na większy program. Oznacz kolorem zielonym projekty, które są na dobrej drodze do śledzenia, użyj koloru żółtego, aby zidentyfikować projekty, w których występują problemy, i oznacz kolorem czerwonym wszystkie projekty, które wymagają natychmiastowej uwagi, aby powrócić do harmonogramu.
Utwórz wykres Gantta, aby zwizualizować całą mapę drogową programu i użyj wykresów, aby zidentyfikować kontroli projektu i alokacji zasobów. Menedżer programu może również zagłębić się w ryzyko projektu za pomocą tabeli podkreślającej zidentyfikowany problem i elementy działań .
3. Szablon śledzenia programu ClickUp
Śledź wszystkie swoje projekty i oś czasu dla członków zespołu dzięki szablonowi ClickUp Program Tracker Template
Jednym z trudnych aspektów zarządzania programami jest utrzymanie jasnego widoku wszystkiego, co się dzieje. Przy kilku trwających projektach i różnych członkach zespołu łatwo jest przeoczyć pewne rzeczy. Już nie, dzięki szablonowi Szablon Program Tracker od ClickUp .
Ten szablon planu osi czasu zapewnia widoczność każdego projektu, jednocześnie określając jego priorytet.
Menedżer programu może korzystać z różnych widoków, aby określić oś czasu projektu dla każdego działu i podkreślić obciążenie poszczególnych członków zespołu. Rozpocznij od zdefiniowania programu w widoku listy projektów.
Utwórz i przypisz zadania do różnych członków zespołu projektowego i dodaj terminy, które można wykorzystać do utworzenia osi czasu dla każdego projektu. W widoku osi czasu pogrupuj działania według działów i filtruj na podstawie faza projektu do śledzenia postępów programu.
Użyj widoku obciążenia pracą, aby zobaczyć, jak praca jest podzielona między pracowników. Użyj tych informacji ze struktury podziału pracy, aby ponownie przydzielić zadania, przenieść obciążenia pracą i dostosować oś czasu, aby utrzymać program na właściwym poziomie na drodze do powodzenia . 🙌
4. Szablon podsumowania programu ClickUp
Informuj swój zespół o ważnych szczegółach bez konieczności czytania dłuższego dokumentu
Potrzebujesz sposobu na dostarczenie szybkich aktualizacji programu i zwięzłego streszczenia? Zwróć się do Szablon podsumowania programu od ClickUp . Użyj tego jednostronicowego szablonu szablon raportu z postępu prac aby dać zajętym interesariuszom lub członkom zespołu wgląd w status projektu, bez zmuszania ich do czytania niekończących się stron raportowania.
Uwzględnij takie informacje, jak ogólny przegląd postępów, krótka wzmianka o problemach i ich proponowanych rozwiązaniach oraz najważniejsze informacje o kolejnych krokach.
5. Szablon propozycji programu ClickUp
Składaj wnioski o zatwierdzenie projektów wspierających cele programu za pomocą szablonu propozycji programu ClickUp
Zarządzanie projektami to nie tylko śledzenie i obsługa postępów powiązanych ze sobą projektów. Kluczowym aspektem zarządzania projektami jest identyfikacja nowych projektów i programów, które mogą stanowić wsparcie dla głównych celów projektowych organizacji.
Ułatwia to menedżerowi programu przedstawianie pomysłów kierownictwu wyższego szczebla za pomocą Szablon propozycji programu ClickUp .
Zacznij od wypełnienia podstawowych szczegółów swojej propozycji, takich jak opis programu wraz z proponowanymi celami, metodologią, układem i budżetem.
Dzięki przyjemnemu wizualnie interfejsowi i zwięzłym szczegółom, biuro zarządzania projektami (PMO) z pewnością kliknie "zatwierdzam"! 🤩
6. Szablon karty programu ClickUp
Nakreśl zakres i cele pracy swojego działu za pomocą szablonu karty programu ClickUp
Innym świetnym sposobem na przedstawienie szybkiego przeglądu programu jest użycie Szablon karty programu ClickUp . Użyj tego szablonu karty planowania projektu, aby nakreślić plan zarządzania projektami w całym cyklu życia projektu.
Rozpocznij od określenia organizacji programu, w tym tytułu programu, jego plan komunikacji oraz harmonogram projektu wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia. Kierownicy projektów mogą to wykorzystać, aby następnie zagłębić się w poszczególnych członków zespołu, którzy będą odgrywać rolę w programie i celach.
Ten darmowy szablon do zarządzania projektami pozwala nakreślić wskaźniki, które zostaną wykorzystane do określenia powodzenia projektu, zakres prac oraz wszelkie inicjatywy i plany działania.
Zachowaj ten folder w łatwo dostępnej lokalizacji w obszarze roboczym ClickUp. W ten sposób projekt lub pracowników i interesariuszy mogą odwoływać się do niego w trakcie pracy nad programem, upewniając się, że są świadomi celów i kamieni milowych, które powinni osiągnąć.
Usprawnij zarządzanie programem za pomocą_ Zarządzanie projektami AI !
7. Szablon tablicy przyrostów programu ClickUp
Skorzystaj z szablonu tablicy przyrostów programu ClickUp, aby stworzyć wizualną oś czasu i mapę cykli pracy
Program Increments to ustawienie osi czasu i celów dla zwinnych teamów, które są częścią większego Agile Release Train. Użyj Szablon Tablicy Przyrostów Programu ClickUp jeśli chcesz dodać automatyzację do tego krytycznego kroku planowania.
Widok Tablicy został stworzony z myślą o współpracy, więc kierownik projektu może go użyć, aby pomóc zespołowi w burzy mózgów i śledzeniu pomysłów wszystkich interesariuszy w trakcie procesu.
Zacznij od zdefiniowania faz planu programu, a następnie zidentyfikowania członków zespołu programowego. Przydziel obciążenie różnym członkom zespołu i działom w oparciu o dostępność, aby śledzić cykl pracy.
Następnie dodaj kamienie milowe i działania do listy zadań, aby uzyskać wizualny obraz tego, za co każdy jest odpowiedzialny. 🛠️
8. Szablon programu audytu ClickUp
Spełniaj standardy firmy, korzystając z szablonu programu audytu ClickUp do śledzenia zasobów
Ułatw życie swojemu zespołowi audytowemu dzięki szablonowi planu zarządzania programem, który koncentruje się na zarządzaniu zasobami. Z Szablon programu audytu ClickUp , śledzenie środków trwałych w celu zapewnienia zgodności ze standardami firmy.
Użyj widoku podsumowania, aby nakreślić główne cele programu audytu w szablonie zarządzania projektami.
Następnie możesz użyć widoku Tablica według procedur, aby zobaczyć, gdzie znajduje się każdy element w procesie audytu. Przełącz się do widoku Tablica wyników audytu, aby posortować zadania według ich wyniku audytu.
Gdy będziesz gotowy do utworzenia listy zadań do zrobienia w ramach planu działania, przejdź do widoku Listy zadań do zrobienia, aby zobaczyć szybkie zestawienie w czasie rzeczywistym wszystkich elementów, którymi należy się zająć. Widok Tablicy ułatwia śledzenie wszystkich projektów w jednym widoku, dzięki czemu zabawka może stworzyć ostateczny plan projektu dla procesu audytu.
9. Szablon wydajnych procesów ClickUp
Zwiększ wydajność i śledź wszystkie działania programu dzięki szablonowi efektywnych procesów ClickUp
Bycie menedżerem programu oznacza, że musisz być wydajny i elastyczny, aby sprostać wymaganiom stale zmieniającego się środowiska biznesowego. Szablon Efektywnych Procesów ClickUp został zaprojektowany w celu zwiększenia wydajności i optymalizacji procesów związanych z planem zarządzania programem.
Od przeprowadzania analiz po tworzenie działań elementy zarządzania zmianą dzięki temu szablonowi staniesz się bardziej skutecznym liderem.
Aby rozpocząć, nakreśl wszystkie działania procesowe, które wymagają optymalizacji. Użyj widoku listy przeglądu procesów, aby utworzyć zadania dla każdego z nich. Wypełnij pola niestandardowe szablonu zarządzania projektami, w tym opis procesu, poziom wysiłku, rolę i terminy.
W przypadku procesów, które wymagają dodatkowej pracy, utwórz podzadania, aby podzielić je na łatwiejsze do zarządzania zadania w szablonie zarządzania projektami.
Widok wykresu Gantta pozwala szybko umieścić wszystkie wpisy na wykresie w celu wizualizacji harmonogramu projektu. Widok ten podkreśla również zależności, dzięki czemu można zidentyfikować wszelkie potencjalne przeszkody lub obszary, w których program może się zawiesić na różnych etapach projektu.
Chcesz współpracować podczas burzy mózgów na temat procesów planowania? Przejdź do widoku Tablicy Diagramu SIPOC. Jeśli jesteś wzrokowcem, skorzystaj z widoku tablicy mapy procesów, aby uzyskać obrazowy widok mapowania procesów. 🗺️
10. Szablon audytu procesu ClickUp
Przeglądaj i analizuj skuteczność swoich systemów dzięki szablonowi audytu procesów od ClickUp
Analizuj i ulepszaj swoje procesy za pomocą Szablon audytu procesów ClickUp . Na podstawie Metodologia miękkiego oprogramowania szablon koncentruje się na systemach i rzeczywistym myśleniu podczas pracy nad audytem. Niestandardowe pole dla plików umożliwia przesyłanie dokumentów projektowych i arkuszy kalkulacyjnych w celu wsparcia badań i ustaleń.
Szablon ten można wykorzystać do zrobienia zakończonego przeglądu procesów lub wbudować go w system audytu, aby przeprowadzać regularne aktualizacje i przeglądy procedur w celu zapewnienia ich optymalizacji. Szablon do zarządzania projektami składa się z pięciu zakładek, z których każda została zaprojektowana tak, aby zapewnić wgląd w procesy, sposoby ich ulepszenia oraz elementy działań mających na celu wprowadzenie tych zmian.
W zakładce Model Conception należy utworzyć ramy dla procesu audytu. W tym miejscu można dodać zadania, w tym jedno w celu nakreślenia istniejącego procesu, zidentyfikowania luk, stworzenia propozycji zmian i porównania modeli z rzeczywistymi sytuacjami w planie projektu.
ClickUp Docs umożliwia bogaty format i polecenia / ukośnik aby pracować wydajniej
W zakładce Analiza procesu zagłęb się w najdrobniejsze szczegóły istniejącego procesu. Może to obejmować widoczność procesów dla członków zespołu, niezbędne zasoby i procedury monitorowania.
Przejdź do zakładki Analiza CATWOE, aby skorzystać z ram rozwiązywania problemów w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy w procesach. CATWOE to skrót od słów Klienci, Aktorzy, Światopogląd, Właściciele i Środowisko.
Oceniając każdy z tych elementów, można opracować cele programu i procesy, które lepiej służą organizacji i niestandardowym klientom.
Wreszcie Zarządzanie zmianami zakładka jest idealna do podkreślenia wszelkich spostrzeżeń odkrytych podczas audytu procesu i określenia kolejnych kroków. W zależności od tego, jak wiele zmian jest wymaganych, można podzielić te zadania na różne etapy lub po prostu utworzyć jedno lub dwa zadania w celu rozwiązania problemów.
Podnieś swój program zarządzania na wyższy poziom
Zarządzanie programami to wymagająca i satysfakcjonująca kariera. Będziesz musiał wykorzystać swoje umiejętności komunikacyjne i wykazać się przenikliwością w planowaniu, aby opracować programy wspierające cele organizacji.
Od burzy mózgów, przez śledzenie czasu, aż po zakończone projekty , musisz być na swojej grze do zrobienia w swoim planie projektu.
Skorzystaj ze wsparcia narzędzi, takich jak szablony do zarządzania programami z tej listy, które mogą pomóc ci we wszystkim, od tworzenia harmonogramów po audyt postępów.
Gotowy, by przenieść zarządzanie programem na wyższy poziom? Wypróbuj ClickUp już dziś !
Zacznij od przeglądania naszego Szablony PMO i integracje, które zostały zaprojektowane tak, aby można było tworzyć plany działania, audyty, mapy drogowe i wiele więcej dla wszystkich potrzeb związanych z zarządzaniem programami. 👀