Każdy projekt ma swoich interesariuszy i to właśnie sposób budowania relacji z tymi osobami może przyczynić się do jego sukcesu lub porażki. Silne relacje pomagają budować zaufanie i umożliwiają zespołowi wykorzystanie swojej wiedzy specjalistycznej do osiągnięcia celów projektu, podczas gdy słabe relacje mogą prowadzić do konfliktów i niezadowolenia klientów.
Zarządzanie relacjami z interesariuszami wymaga czasu, wysiłku i intencji. Spraw, aby całe doświadczenie przebiegało sprawniej dzięki planowi zarządzania interesariuszami.
W tym przewodniku omówimy podstawy zarządzania interesariuszami, dlaczego jest to ważne i jak stworzyć własny plan zarządzania interesariuszami.
Zanurzmy się.
Czym jest zarządzanie interesariuszami w zarządzaniu projektami?
Użyj Tablic ClickUp, aby przypisać zadania, etykiety interesariuszy jako osoby przypisane i wszystko, co jest potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Interesariusze to osoby, z którymi (lub dla których) pracujesz podczas projektu. Są to osoby, od których zależy powodzenie projektu i które powinny być na bieżąco informowane o jego postępach.
Zarządzanie projektami to sztuka i proces budowania i utrzymywania dobrych relacji z tymi osobami przez cały czas trwania projektu, dzięki czemu można osiągnąć najlepsze wyniki projektu. 🏆
Zarządzanie interesariuszami projektu to nie tylko tworzenie listy wszystkich osób, które są połączone z projektem. Jest to proces, który obejmuje kategoryzację i priorytetyzację interesariuszy, a także dostosowanie sposobu komunikacji z każdym z nich.
Celem jest stworzenie doświadczenia, które będzie płynne, wydajne i skuteczne dla interesariuszy projektu.
Rodzaje interesariuszy
Czym jest interesariusz w zarządzaniu projektami? Kiedy myślimy o kluczowych interesariuszach, często myślimy o głównym kliencie i wszelkich innych beneficjentach - ale w rzeczywistości lista interesariuszy projektu wykracza daleko poza to.
Interesariuszem jest każdy, na kogo projekt ma bezpośredni lub pośredni wpływ i każdy, kto jest żywo zainteresowany jego sukcesem - np. inwestor lub agencja rządowa. Oznacza to, że możesz mieć wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy w swoim planie zarządzania projektami.
Interesariusze są często wpływowi, mają poczucie mocy decyzyjnej lub udział finansowy w projekcie i pasują do wyjątkowej roli w zespole projektowym - jak główny klient lub istotny partner. 🤝
Najczęstsze typy interesariuszy projektu obejmują:
- Klienci
- Konsultanci
- Agencje rządowe
- Sponsorzy projektu
- Inwestorzy
- Wybrani przedstawiciele
- Członkowie Tablic i kadra kierownicza
- Właściciele gruntów lub zasobów
- Sprzedawcy i dostawcy (sprawdź teszablony list dostawców)
- Wykonawcy i podwykonawcy
- Członkowie zespołu projektowego
- Użytkownicy końcowi
- Członkowie społeczności
Lista ta nie jest wyczerpująca. Może się okazać, że w twoim projekcie są wewnętrzni interesariusze, którzy pełnią inne role lub mają unikalne obowiązki. Na początku projektu należy poświęcić czas na zidentyfikowanie interesariuszy pod każdym kątem, uważając, aby nikogo nie pominąć.
Dlaczego zarządzanie interesariuszami jest ważne?
Projekty często mają wielu wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy, a śledzenie wszystkich i wszystkiego, co dzieje się z samym projektem, szybko staje się wyzwaniem bez dobrego sposobu zarządzania tym wszystkim.
Zarządzanie interesariuszami jest niezbędne, pozwalając na zorganizowanie się, ustalenie priorytetów interesariuszy i zapewnienie projektowi jak największej szansy na powodzenie. Skuteczne zarządzanie interesariuszami pomaga:
- Identyfikować kluczowych interesariuszy i ustalać priorytety
- Budować silne i oparte na zaufaniu relacje w celu skutecznego zaangażowania interesariuszy
- Dostosować podejście do potrzeb każdego interesariusza
- Radzić sobie z blokadami drogowymi o najmniejszym potencjalnym wpływie
- Skuteczna komunikacja z każdą ze stron w trakcie trwania projektu
- Utrzymywanie zaangażowania interesariuszy przez cały cykl życia projektu
- Tworzenierealizacja projektu łatwiejsze dla wszystkich zaangażowanych stron
- Lepiej współpracować, aby osiągnąć cele strategiczne irezultaty projektu Z powyższych powodów i nie tylko, skuteczne zarządzanie interesariuszami ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Bez wdrożenia procesu zarządzania interesariuszami, prawie niemożliwe jest informowanie właściwych osób, we właściwym czasie, o właściwych szczegółach.
Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest strategiczny plan zarządzania interesariuszami. 📄
Jak stworzyć plan zarządzania interesariuszami
Dobry plan strategiczny zarządzania interesariuszami zapewnia ramy potrzebne do zarządzania interesariuszami w najbardziej efektywny sposób. Oto siedmiostopniowy proces tworzenia własnego planu strategicznego, dzięki któremu będziesz mógł ściślej współpracować z interesariuszami i utrzymywać ich zaangażowanie w to, nad czym pracujesz.
1. Zidentyfikuj interesariuszy
Zanim zaangażujesz interesariuszy, musisz najpierw wiedzieć, kim oni są. Pierwszym krokiem do powodzenia każdego planu jest identyfikacja zewnętrznych lub wewnętrznych interesariuszy. 🕵️
Pomyśl o swoich zakres projektu i cele projektu, a także zanotować każdego, kto przychodzi na myśl jako potencjalny interesariusz. Kierownicy projektów powinni również uwzględnić wszystkie pozycje z powyższej listy, a także innych członków społeczeństwa, osoby lub organy zawodowe lub partnerów, którzy są zaangażowani w ogólne wskaźniki powodzenia projektu.
Na scenie identyfikacji interesariuszy lista nie musi być bardzo szczegółowa. W miarę postępu procesu będziesz kategoryzować i ustalać priorytety swoich interesariuszy. Obecnie celem jest po prostu stworzenie wstępnej listy.
2. Zbuduj bazę danych swoich interesariuszy
Śledzenie wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy na liście ClickUp
Gdy masz już listę interesariuszy projektu, możesz zacząć formułować bardziej szczegółowy obraz tego, kim oni są oraz jakie są ich role i obowiązki. Teraz jest idealny czas, aby rozpocząć tworzenie listy interesariuszy lub rejestru interesariuszy, aby móc później wykorzystać je do komunikacji i zaangażowania ich.
Zbierz szczegółowe informacje o interesariuszach, w tym o firmie lub organizacji, w której pracują, ich tytule, roli w projekcie, sposobie kontaktowania się z nimi i wszelkich istotnych notatkach - takich jak istniejące powiązania lub znane problemy. 📝
Użyj Szablon listy interesariuszy autorstwa ClickUp aby uporządkować informacje o interesariuszach w prosty, wizualny sposób. Szablon pomaga łatwo rozróżnić interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych lub niestandardowe etykiety, aby stworzyć własne kategorie. Wystarczy rzut oka, aby zobaczyć imię i nazwisko interesariusza, jego rolę, kanały komunikacji i dane kontaktowe.
Szablon ten jest niezwykle pomocny nie tylko w organizowaniu danych, ale także dla członków zespołu, gdy muszą szybko zidentyfikować lub skontaktować się z kierownikami projektów lub liderami projektów.
3. Kategoryzacja i priorytetyzacja interesariuszy
Skorzystaj z szablonu analizy interesariuszy ClickUp, aby śledzić wszystkich swoich interesariuszy
Chociaż powinniśmy tworzyć jak najlepsze doświadczenia dla każdego interesariusza, nie wszyscy interesariusze są sobie równi. Różne grupy interesariuszy wymagają nieco innych stylów zarządzania i komunikacji, więc identyfikacja jest niezbędna.
Skorzystaj z procesu mapowania interesariuszy, aby zidentyfikować najważniejszych interesariuszy. The Szablon analizy interesariuszy według ClickUp pomaga do zrobienia tego wspólnie z przyjazną dla użytkownika siatką władzy/odsetek.
Umieść wszystkich interesariuszy na szablon matrycy w zależności od tego, gdzie pasują pod względem poziomu władzy (lub poziomu wpływu) i poziomu odsetków. To analiza interesariuszy strategia pozwoli ci zrozumieć, którym grupom należy poświęcić szczególną uwagę, a które można po prostu informować o postępach. 👀
Dla interesariuszy o dużej sile i odsetkach (takich jak sponsorzy projektu i klientów), ściśle nimi zarządzać oraz dbać o ich zadowolenie i informowanie przez cały czas trwania projektu. Analiza interesariuszy może również pomóc w znalezieniu interesariuszy o niskim odsetku i niskim potencjale (takich jak grupy społeczne lub członkowie społeczeństwa).
Osoby te mogą wymagać mniejszego poziomu zaangażowania i mogą być informowane sporadycznie i monitorowane w niewielkim stopniu.
4. Opracowanie planu komunikacji z interesariuszami
Po ustaleniu priorytetów interesariuszy, potrzebny jest plan komunikacji z nimi w trakcie całego procesu. Nadszedł czas, aby stworzyć strategiczny plan komunikacji z interesariuszami.
Weź pod uwagę każdego interesariusza w projekcie i zaplanuj spersonalizowany plan dotarcia do każdego z nich. Plan komunikacji i zaangażowania interesariuszy powinien obejmować:
- Cele komunikacji lub zaangażowania interesariuszy w ramach projektu
- Metody lub kanały komunikacji
- Częstotliwość komunikacji
- Styl i ton komunikacji
- Zasoby wymagane do realizacji planu komunikacji
- Odpowiedzialni członkowie zespołu na każdej scenie planu komunikacji
- Potencjalne komunikaty lub rezultaty komunikacji na różnych scenach planu
Komunikuj się ze swoim zespołem bezpośrednio w zadaniu, udostępniaj inne zadania i przesyłaj pliki z wątkami komentarzy w ClickUp!
W swoim planie działań komunikacyjnych możesz określić, że dla swojego klienta będziesz zapewniać cotygodniową komunikację poprzez Slack lub e-mail lub poprzez regularne spotkania w ramach projektu. W przypadku członków społeczności możesz wysyłać comiesięczne lub kwartalne aktualizacje projektu za pośrednictwem poczty e-mail. 📧
Tworzenie planu dostosowanego do potrzeb każdej grupy interesariuszy może początkowo wydawać się przytłaczające, ale poświęcenie czasu i wysiłku na początku ułatwia utrzymanie odpowiedzialności i spójności przez cały cykl życia projektu.
5. Przypisywanie zasobów do planu
Użyj ClickUp's Alokacja zasobów Szablon do śledzenia materiałów organizacji, członków zespołu i nie tylko dla każdego projektu
Posiadanie planu jest świetne, ale potrzebne są również odpowiednie zasoby, które pozwolą ci go zrealizować. Zastanów się, jakich zasobów potrzebujesz, a następnie przydziel je do swoich plan projektu i odpowiednio członków Teams.
Niektóre elementy planu komunikacji z interesariuszami będą wymagały więcej zasobów niż inne, ale zawsze będziesz potrzebował czasu i energii członka zespołu, aby je zrealizować. Inne potencjalne zasoby obejmują budżet na narzędzia komunikacyjne i projektowe, materiały drukowane, wydarzenia prasowe, fotografię promocyjną i inne. 📷
Jeśli korzystasz już z ClickUp lub rozważasz zmianę, istnieje wiele szablonów, które pomogą Ci w zarządzaniu zasobami. Użyj szablonu Szablon alokacji zasobów ClickUp do organizowania wniosków o zasoby i uzyskania przejrzystego przeglądu wszelkich uzgodnionych i przydzielonych zasobów.
6. Udostępnianie planu interesariuszom
Gdy jesteś zadowolony ze swojego planu zaangażowania i masz pewność, że jest on realistyczny, nadszedł czas, aby udostępniać go interesariuszom. Może to nie wydawać się oczywistym krokiem, ale jest to krok, który może ogromnie pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami interesariuszy.
Udostępnianie plan komunikacji dla lepszego zaangażowania interesariuszy, aby pomóc im zrozumieć proces, oś czasu komunikacji i to, czego mogą się spodziewać. Potraktuj swój plan jako mapę drogową dla sposobu, w jaki kierownicy projektów pozostają ze sobą w kontakcie podczas realizacji projektu.
Wizualizacja i zarządzanie mapą drogową produktu w widoku osi czasu ClickUp
Jeśli obie strony są świadome planu, można zarządzać oczekiwaniami, a jednocześnie czuć się zmotywowanym do pozostania odpowiedzialnym i śledzenia postępów.
Udostępniając swój plan i dokumenty do mapowania interesariuszy, ułatwiasz także budowanie powiązań z nimi. Zaangażowanie interesariuszy może być trudne - zwłaszcza jeśli są zajęci - więc bycie otwartym i przejrzystym od samego początku może zbudować zaufanie i stworzyć silniejszą więź, która ułatwi współpracę. 🤩
7. Monitorowanie i dostosowywanie planu
Nawet najlepsze plany dla interesariuszy mogą ulec zmianie, a twój powinien się czasem zmieniać, jeśli dobrze radzisz sobie z zarządzaniem interesariuszami. W miarę przechodzenia przez cykl życia projektu mogą pojawiać się nowe wyzwania i możliwości - więc zmiana planu ma sens.
Pracuj nad zarządzaniem interesariuszami i powiązaniami z nimi przez cały czas trwania projektu. Regularnie sprawdzaj, czy twój plan jest skuteczny. Może się okazać, że zaplanowane aktualizacje odbywają się zbyt często, przez co interesariusze przestają się angażować.
Może się też okazać, że wybrane kanały komunikacji nie współgrają z planem zarządzania interesariuszami. Monitoruj proaktywnie, aby móc wprowadzać zmiany na lepsze. ⚒️
Wskazówki dotyczące planu zarządzania interesariuszami
Świadomość, że potrzebujesz planu, a zrozumienie najlepszego sposobu na jego realizację to dwie różne rzeczy. Znajdź sposoby, aby powodzenie planu zarządzania interesariuszami było jeszcze bardziej efektywne i skuteczne dzięki tym pięciu przydatnym wskazówkom.
1. Uczyń swój plan bardziej przyjaznym dla użytkownika
Plan zarządzania interesariuszami jest nie tylko dokumentem wewnętrznym, ale także dokumentem udostępnianym całemu zespołowi projektowemu, a być może także interesariuszom. Oznacza to, że musi być łatwy do zrozumienia, napisany jasnym i zwięzłym językiem.
Unikaj zbyt technicznych sformułowań i używaj diagramów, oś czasu, tabel i odpowiednich obrazów, aby rozdzielić tekst i dostarczyć pomocnych wizualizacji, dzięki czemu doświadczenie będzie bardziej przyjazne dla użytkownika. ✨
2. Plan na nieoczekiwane
Nie możemy zaplanować każdej ewentualności, ale możemy przewidzieć niektóre z bardziej prawdopodobnych problemów. Upewnij się, że Twój plan ma funkcję zarządzania ryzykiem, która uwzględnia potencjalne przeszkody i komplikacje - wraz z pomysłami, jak sobie z nimi poradzić. ⚒️
Możesz planować publikowanie aktualizacji zgodnie z określonym harmonogramem, ale opóźnienia w projekcie i blokady drogowe oznaczają, że mogą się one opóźnić. Weź pod uwagę momenty, w których może się to zdarzyć i uwzględnij w swoim harmonogramie pewne luki, aby nie być zawsze o krok do tyłu, jeśli napotkasz problem.
3. Bądź otwarty i przejrzysty
Przejrzystość buduje zaufanie, a to jest coś, co chcesz, aby Twoi interesariusze mieli w Tobie. Bądź otwarty i przejrzysty przez cały czas trwania projektu, aby uzyskać poparcie kluczowych interesariuszy projektu, którzy zaufają Ci do zrobienia jak najlepszej pracy.
Bądź szczery w kwestii terminów, oś czasu i kamieni milowych, abyś mógł zarządzać oczekiwaniami. Przyznawaj się do popełnionych błędów i przepraszaj za ich wpływ na innych. Rozliczaj siebie i innych oraz prowadź swój projekt w sposób przejrzysty i zaufania, aby plan zarządzania interesariuszami odniósł prawdziwy sukces. 🤝
4. Bądź dostępny dla swoich interesariuszy
Chociaż nie musisz być dostępny dla swoich interesariuszy w każdej minucie dnia, powinni oni czuć, że mają z tobą dobre relacje i mogą się z tobą skontaktować, jeśli mają jakieś pytania. Odpowiednio wcześnie ustaw oczekiwania dotyczące tego, kto i kiedy będzie dostępny w celu omówienia projektu, aby utrzymać otwarte i odpowiednie linie komunikacji. 📞
Wyznacz członka zespołu, który będzie osobą kontaktową dla każdego z kluczowych interesariuszy - lub kogoś dla każdej grupy interesariuszy, jeśli prowadzisz projekt na dużą skalę. Dostarcz interesariuszom dane kontaktowe odpowiedzialnego członka Teams i poinformuj ich o najlepszym sposobie pozostawania w kontakcie między oficjalnymi aktualizacjami.
Budowanie komunikacji uspokaja ich i daje kolejny sposób na utrzymanie ich zaangażowania poprzez skuteczny plan zarządzania interesariuszami.
5. Użycie narzędzi ułatwiających zarządzanie interesariuszami
Widok osi czasu w ClickUp daje widok zasobów i zadań z lotu ptaka
Zarządzanie interesariuszami i resztą procesu projektowego bez odpowiednich narzędzi może być wyzwaniem. Na szczęście stworzyliśmy najlepszy oprogramowanie do zarządzania projektami tam-ClickUp.
ClickUp jest idealnym hubem dla wszystkich Twoich projektów zarządzanie projektami potrzeby. Organizowanie ludzi, zasobów, budżetów i zadań. Tworzenie i monitorowanie wykresy zarządzania projektami , oś czasu, listy do zrobienia i zależności.
Burza mózgów lub rozwiązywanie problemów za pomocą Tablic i współpraca w Dokumentach w celu utworzenia dokumentacja projektu dla całego zespołu. Spersonalizuj swój pulpit i zobacz status projektu w mgnieniu oka, umożliwiając proaktywną i strategiczną pracę. ✨
Stwórz zwycięskie podejście do zarządzania interesariuszami
Zarządzanie interesariuszami ma kluczowe znaczenie dla procesu planowania projektu - zwłaszcza jeśli pracujesz nad dużym lub ważnym projektem lub takim, który obejmuje długi okres czasu, lub jeśli twój projekt dotyczy klientów o wysokim priorytecie. Skorzystaj z poniższych wskazówek, które pomogą Ci zrozumieć ten proces i stworzyć plan zarządzania interesariuszami, dzięki któremu wszyscy będą w pętli od początku do końca.
Jeśli prowadzenie udanych projektów jest na twojej liście rzeczy do zrobienia, rozważ użycie ClickUp jako platformy do zarządzania projektami. ClickUp posiada nie tylko specjalne szablony, które pomagają usprawnić proces zarządzania interesariuszami, ale oferuje również wiele funkcji i wbudowanych szablonów, które pomagają we wszystkich obszarach zarządzania projektami i wydajności.
Wskakuj na pokład i wypróbuj ClickUp już dziś za darmo aby zobaczyć, jak może wyglądać Twój nowy hub wydajności. 🤩