Każdy projekt ma interesariuszy - osoby, które są zainteresowane pracą lub mają na nią wpływ. Wiedza o tym, na kogo projekt ma wpływ, jest kluczem do uzyskania poparcia i wsparcia dla sukcesu projektu. Jednym ze sposobów, w jaki kierownicy projektów mogą osiągnąć ten krytyczny etap zarządzania, jest analiza interesariuszy.
Analiza ta, będąca częścią większego planu zaangażowania interesariuszy, pozwala dowiedzieć się, kim są te osoby. Pokazuje również, w jaki sposób projekt wpływa na nich i jaką rolę odgrywają w zapewnieniu osiągnięcia celów.
W tym artykule pokażemy, czym jest analiza interesariuszy i dlaczego jest ważna. Dowiesz się również, jak przeprowadzić analizę interesariuszy i znajdziesz rzeczywisty przykład, do którego możesz się odnieść podczas tworzenia własnego. 🛠️
Czym jest analiza interesariuszy?
Analiza interesariuszy to proces identyfikacji osób, których dotyczy projekt i ich potrzeb. Analiza ta obejmuje etapy organizowania i ustalania priorytetów dla różnych typów grup interesariuszy.
Proces koncentruje się na grupowaniu podobnych interesariuszy projektu w oparciu o ich udział, poziom zainteresowania i poziom wpływu. Skupiono się również na tym, jak komunikować się z każdym z różnych typów interesariuszy.
Celem analizy interesariuszy jest identyfikacja wewnętrznych i zewnętrznych grup, które mogą mieć wpływ na inicjatywy projektowe pod względem władzy lub zainteresowania. Jest to pierwszy krok w zarządzanie interesariuszami i kluczowy element podczas uzyskiwania wsparcia dla projektu. ✨
Przeglądaj wiele przepływów pracy w jednym widoku dzięki widokom Board i Everything w ClickUp w celu łatwego monitorowania projektu
Dlaczego analiza interesariuszy jest ważna?
Analiza interesariuszy ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia pomyślnych wyników projektu. Zapewnia wczesne dostosowanie, pomaga uniknąć potencjalnych blokad i tworzy mapę drogową komunikacji, aby osiągnąć swoje cele. Oto bliższe spojrzenie na to, co sprawia, że analiza interesariuszy jest tak ważna. 👀
Sprawdź najlepsze_ Oprogramowanie do zarządzania interesariuszami !
Tworzy jasny cel i strategię
Wczesne etapy projektów są często chaotyczne. Przeprowadzenie analizy interesariuszy zapewnia jasny cel i określa strategię wczesnego zaangażowania kluczowych osób. Dzięki temu spotkania inauguracyjne i spotkania na wczesnym etapie są łatwiejsze do zorganizowania i bardziej skuteczne.
Plus, monitorowanie projektu jest bezproblemowy, ponieważ masz jasną wizję.
Każdy interesariusz będzie wiedział, czego się od niego oczekuje i jakie korzyści odniesie z projektu cele projektu . Będziesz mieć również mapa drogowa procesu aby poprowadzić Cię po drodze, gdy musisz dostarczać aktualizacje różnym grupom potencjalnych interesariuszy.
Pomaga zdobyć wsparcie
Kiedy jesteś w trybie planowania projektu, wiedza o tym, na kogo wpłynie twoja praca i uzyskanie wsparcia, ma kluczowe znaczenie na wczesnych etapach. Analiza interesariuszy daje wgląd w to, kto pomoże, a kto może potrzebować wsparcia, aby poprzeć twoją wizję i cele.
Współpracując z osobami, które mają wpływ na projekt, można czerpać z ich wiedzy i doświadczenia w tworzeniu rezultatów. Osoby te zapewniają wsparcie w realizacji projektu i wywierają wpływ na innych interesariuszy.
Twórz cele SMART w ClickUp z wieloma sposobami śledzenia postępów i osiągania celów
Pozwala uniknąć konfliktów
Nie ma nic gorszego niż rozpoczęcie projektu po kilku tygodniach i odkrycie, że kluczowy interesariusz nie popiera twojego podejścia i chce przydzielić zasoby gdzie indziej. Identyfikacja wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy na wczesnym etapie oznacza, że unikniesz takich czkawek.
Dzięki udanej analizie interesariuszy wyłonisz wszystkich potencjalnych przeciwników i ich obawy. Następnie nadszedł czas, aby sformułować plan, który odnosi się do ich zastrzeżeń i pokazuje, w jaki sposób ten projekt jest dla nich korzystny. Jeśli nadal nie zdecydują się wejść na pokład, nie zmarnowałeś czasu zespołu projektowego i możesz poszukać nowego podejścia.
Jak przeprowadzić analizę interesariuszy?
Analiza interesariuszy wygląda bardzo różnie w zależności od branży lub rodzaju projektu, nad którym pracujesz. Ogólnie rzecz biorąc, podstawowe kroki pozostają takie same, nawet jeśli ogólny proces się różni. Oto spojrzenie na to, jak większość organizacji przeprowadza analizę interesariuszy. ✍️
1. Identyfikacja interesariuszy
Pierwszym krokiem jest określenie interesariuszy, którzy mają finansowy lub emocjonalny interes w projekcie. Dobrym pomysłem jest, aby ta lista była tak obszerna, jak to tylko możliwe. W razie potrzeby zawsze możesz ją później zawęzić, ale na pewno nie chcesz pominąć żadnych ważnych graczy.
Aby zidentyfikować interesariuszy, zacznij od burzy mózgów z członkami zespołu. Chcesz szybko przedstawić zakres projektu i współpracować w celu określenia kluczowych interesariuszy.
Mogą to być tacy interesariusze projektu jak:
- Kadra kierownicza
- Zespoły ds. rozwoju
- Konsultanci
- Zespoły finansowe
- Pracownicy marketingu
- Regulatorzy
- Sponsorzy projektów
Dokładnie zidentyfikuj interesariuszy i pamiętaj o udokumentowaniu procesu zarządzania projektem za pomocą oprogramowanie do zarządzania projektami . Korzystaj z narzędzi do analizy interesariuszy, takich jak oprogramowanie do tworzenia map myśli aby usprawnić proces burzy mózgów i śledzić przebieg dyskusji w zespole.
Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy projektu w ClickUp
Pamiętaj, aby uwzględnić różne typy interesariuszy, w tym interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych. Oto krótkie zestawienie trzech głównych typów interesariuszy:
- Kluczowi interesariusze: Osoby, które mają bezpośredni wpływ na Twój projekt
- główni interesariusze: Osoby, na które projekt ma jakikolwiek wpływ, pozytywny lub negatywny
- Interesariusze drugorzędni : Osoby, na które projekt ma pośredni wpływ
2. Kategoryzacja interesariuszy
Po określeniu kluczowych graczy i utworzeniu listy interesariuszy, nadszedł czas na ich kategoryzację. Celem jest podzielenie interesariuszy na grupy w oparciu o wspólne interesy lub motywacje.
Istnieje kilka metodologii, aby to zrobić, ale skupimy się na dwóch najpopularniejszych: siatce władzy/interesów i modelu salience. Można również użyć narzędzi takich jak szablony mapowania interesariuszy aby ułatwić ten proces. 🙌
Sieć energetyczna/interesów
Ta metodologia, znana również jako macierz interesów, dzieli interesariuszy na podstawie ich poziomu zainteresowania i władzy. Analiza dzieli ich na cztery ćwiartki i zapewnia przejrzyste wizualne podejście do poziomu wpływu i zaangażowania każdej osoby.
Pracując nad listą zidentyfikowanych interesariuszy, podziel ich na cztery kategorie w następujący sposób:
- Wysoka władza , Wysokie zainteresowanie : Są to najpotężniejsi interesariusze - a tym samym najważniejsi interesariusze. Wiele czasu należy poświęcić na upewnienie się, że są oni zadowoleni z postępów projektu
- Wysoka władza, niskie zainteresowanie: Osoby te mają duże wpływy w firmie, ale mogą nie chcieć być włączane do codziennej komunikacji w projekcie
- Niska władza , wysokie zainteresowanie : Osoby te nie mają dużej władzy, ale są zaangażowane w projekt. Pracuj nad utrzymaniem interesariuszy o wysokim zainteresowaniu w pętli, aby upewnić się, że nie mają problemów po drodze
- Niska władza, niskie zainteresowanie: Są to członkowie zespołu, którzy nie mają wysokiego poziomu zainteresowania lub władzy nad twoją pracą. Chcesz utrzymać ich w pętli, ale będą oni Twoim najniższym priorytetem
Uszereguj znaczenie zewnętrznych i wewnętrznych interesariuszy na tablicy ClickUp
The Salience Model
Druga metodologia nazywana jest Salience Model który wykorzystuje trzy parametry i osiem klasyfikacji interesariuszy. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli Twoja firma jest większa lub pracujesz z bardziej złożonymi grupami interesariuszy.
Model Salience dzieli interesariuszy przy użyciu trzech atrybutów:
- Władza: Osoby posiadające władzę i wpływ na sam projekt, jak również na całą firmę
- Legitymacja: Osoby, od których wymaga się udziału w projekcie (np. osoby mające zobowiązania moralne lub prawne)
- Pilność: Członkowie zespołu, których role wiążą się z wrażliwością na czas
Te trzy atrybuty tworzą podstawę diagramu Venna z trzema dużymi okręgami. Następnie istnieje osiem obszarów, w których można kategoryzować interesariuszy na podstawie ich atrybutów.
3. Priorytet interesariuszy
Ostatnim krokiem w procesie analizy interesariuszy jest ustalenie priorytetów. Wiesz, na kogo ma wpływ projekt, podzieliłeś ich na kategorie, a teraz nadszedł czas, aby przypisać wyższy priorytet tym, którzy mają największy wpływ i zainteresowanie. ✅
Priorytetyzacja może ulec zmianie w trakcie trwania projektu. Na początku może być konieczne zaspokojenie potrzeb interesariuszy finansowych.
Później może być konieczne nadanie priorytetu interesariuszom z sektora rozwoju. Wiedza o tym, kim są interesariusze i czego potrzebują, będzie stanowić podstawę procesu ustalania priorytetów.
Po ustaleniu priorytetów interesariuszy, współpracuj z innymi członkami zespołu, aby stworzyć strategie komunikacji dla różnych interesariuszy. Niektórzy będą wymagać regularnych aktualizacji na wysokim poziomie, podczas gdy inni będą potrzebować tylko krótkich informacji, aby być na bieżąco.
Ustaw priorytety w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co należy zrobić teraz, a co może poczekać
Przykład analizy interesariuszy
Szukasz przykładu analizy interesariuszy, który mógłbyś wykorzystać jako punkt odniesienia podczas tworzenia własnej analizy? Mamy dla Ciebie rozwiązanie. Tutaj przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia analizy interesariuszy przy użyciu narzędzia Szablon matrycy analizy interesariuszy ClickUp .
Załóżmy, że pracujesz w firmie marketingowej i przeprowadzasz analizę interesariuszy dla nadchodzącego projektu związanego z wyświetlaniem reklam na dużej platformie. Będzie to zupełnie nowy projekt. Aby zapewnić powodzenie projektu, potrzebujesz poparcia kierownictwa firmy, a także innych członków zespołu w dziale marketingu.
Zacznij od ustalenia, kim są Twoi interesariusze. Zbierz zespół, aby przeprowadzić burzę mózgów i wyróżnić wszystkich, którzy mogą być zainteresowani lub mieć wpływ na określony projekt. Użyj map myśli, aby udokumentować proces lub po prostu zanotuj nazwiska i role na liście.
Niektórzy interesariusze, których warto wziąć pod uwagę, to
- Dyrektor finansowy lub kontroler
- Kierownik ds. marketingu
- Marketerzy w zespole, którzy będą pisać i publikować reklamy
- Kierownicy projektów, którzy będą nadzorować codzienną pracę
Gdy masz już listę, zapisz ją w jednym miejscu. Użyj matrycy, aby dodać informacje o każdej osobie. Szablon przedstawia kolorową siatkę podkreślającą różne zainteresowania i poziomy władzy. Po prawej stronie wypełniasz listę interesariuszy i umieszczasz ich bezpośrednio na siatce szablon macierzy .
Matryca analizy interesariuszy ClickUp ułatwia wykreślenie zainwestowanych osób w oparciu o ich poziom władzy i zainteresowania
Umieść różnych interesariuszy na wykresie w oparciu o ich poziom zainteresowania i władzy. Każde pole siatki jest oznaczone kolorem łatwo zobaczyć, którzy członkowie zespołu muszą być traktowani priorytetowo, a którzy powinni być monitorowani lub informowani po drodze.
W tym przykładzie firmy marketingowej, kierownik ds. marketingu i kontroler mają wysoki poziom władzy. Jednak poziom zainteresowania kontrolera byłby niższy niż menedżera ds. marketingu.
To samo dotyczy wszystkich innych graczy na liście. Kierownicy projektów mieliby prawdopodobnie wysokie zainteresowanie, ale mniejszą władzę. Pisarze, którzy tworzą reklamy, nadal są interesariuszami, choć będą mieli zarówno mniejszą władzę, jak i mniejsze zainteresowanie.
Można również użyć Szablon analizy interesariuszy ClickUp aby sporządzić listę interesariuszy. Aby rozpocząć, pobierz szablon i kliknij "Dodaj zadanie" Wpisz imię i nazwisko interesariusza, jego rolę, adres e-mail, poziom wsparcia, wpływ i działanie.
Szablon analizy interesariuszy ClickUp umożliwia utworzenie kolorowej listy wszystkich osób zaangażowanych w projekt
Przejdź do widoku Interesariusze według działań, aby zobaczyć, które osoby przyczyniają się do jakiego aspektu projektu. Użyj filtrów, aby zobaczyć tylko te osoby, które mają wpływ na działania finansowe, takie jak kontroler, lub te, które odgrywają rolę w obsłudze projektu kontrole projektu i planowanie, jak kierownicy projektów.
Widok interesariuszy według wsparcia pozwala zobaczyć, kto wspiera projekt, a kto ma negatywny pogląd na pracę. Korzystając z tych informacji, nadaj priorytet komunikacji z osobami, które potrzebują więcej wskazówek. Pamiętaj, aby zająć się obawami, aby wesprzeć projekt.
Widok interesariuszy według działań ułatwia sprawdzenie, którzy interesariusze odgrywają rolę pod względem działań, inwestycji i dźwigni finansowej
Ponadto można wykorzystać wsparcie ze strony kluczowych interesariuszy, aby zapewnić wsparcie i pomóc w zaangażowaniu innych osób. Osoby te mają większy wpływ na współpracowników, zapewniając cenne wsparcie, gdy jest ono najbardziej potrzebne.
Załóżmy na przykład, że kierownik ds. marketingu uważa, że projekt reklamowy to świetny sposób na zwiększenie przychodów i budowanie marki. Kontroler uważa jednak, że to wyrzucanie pieniędzy w błoto. Poproszenie kierownika ds. marketingu o pomoc w wyjaśnieniu kontrolerowi finansowych implikacji projektu może pomóc w uzyskaniu wsparcia.
Użyj widoku interesariuszy według wpływu, aby zobaczyć, kto ma największy wpływ na powodzenie projektu
Widok interesariuszy według wpływów umożliwia sprawdzenie, kim są najpotężniejsi interesariusze. W ten sposób możesz skoncentrować swoje wysiłki komunikacyjne na tych osobach. Obejmuje to początkowe etapy, a także regularne aktualizacje w trakcie trwania projektu.
Użyj widoku interesariuszy według wsparcia, aby zobaczyć swoich największych zwolenników i zidentyfikować przeciwników, których musisz pozyskać
Teraz, gdy już wiesz, na czym stoją wszyscy interesariusze, nadszedł czas, aby opracować plan komunikacji dla każdego z nich. Dodaj zadania w ClickUp w celu regularnego monitorowania i komunikacji, zwłaszcza z najważniejszymi interesariuszami.
Będziesz chciał poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że Twój kontroler jest na bieżąco, zwłaszcza że jest on sceptycznie nastawiony do projektu. W przypadku osób o mniejszym zainteresowaniu można zaplanować rzadsze aktualizacje. Osoby o wysokim zainteresowaniu i dużej władzy powinny być aktualizowane najczęściej.
Zautomatyzuj spotkania i raporty z postępów, aby być na bieżąco z sukcesem projektu i jego rezultatami. Możesz wstępnie zaplanować cotygodniowe lub dwumiesięczne spotkania, aby informować interesariuszy. Należy pamiętać, że różne grupy interesariuszy będą potrzebować innego rytmu, jeśli chodzi o raportowanie.
Przeprowadź skuteczną analizę interesariuszy
Aby być skutecznym kierownikiem projektu, musisz wiedzieć, jak Twoje projekty wpływają na osoby w Twoim zespole i w firmie. Dzięki skutecznej analizie interesariuszy będziesz w stanie stworzyć jasną strategię, uniknąć konfliktów i uzyskać wsparcie od kluczowych graczy w organizacji. Wypróbuj ClickUp już dziś i zacznij tworzyć analizy interesariuszy dla wszystkich swoich kluczowych projektów. Dzięki narzędziom ClickUp będziesz mógł zaoszczędzić czas sporządzanie list interesariuszy i opracowywanie najlepszych podejść dla każdego z nich!