Czym jest sponsor projektu? Role i obowiązki sponsorów projektów

Gdzie zaczyna się i gdzie kończy projekt? Od sponsora projektu.

Za projekt można uznać wszystko, od budowy mostu Golden Gate po organizację przyjęcia urodzinowego. Niezależnie od charakteru projektu, angażuje on wielu interesariuszy przez cały okres jego trwania.

Spośród nich wszystkich, najważniejszym jest sponsor projektu. Zobaczmy jak to zrobić.

Czym jest sponsor projektu?

Sponsor projektu inicjuje projekt i zatwierdza go rezultaty . Są interesariuszami biznesowymi odpowiedzialnymi za planowanie i powodzenie projektu. Często należą do zespołu kierowniczego wyższego szczebla, mając znaczący wpływ i autorytet, nawet jeśli nie ponoszą bezpośredniej odpowiedzialności kierowniczej za sam projekt.

W przypadku organizacji usługowej, sponsor projektu może należeć do podmiotu zewnętrznego, zazwyczaj klienta. Sponsor projektu jest wewnętrzny w organizacji produktowej, czasami znany jako właściciel projektu.

Sponsor projektu a kierownik projektu

Ponieważ zarówno sponsor projektu, jak i kierownik projektu pełnią role kierownicze, często są ze sobą mylone. Wyjaśnijmy najpierw różnice.

Różnica między sponsorem projektu a kierownikiem projektu

Chociaż sponsor projektu różni się od kierownika projektu na różne sposoby, ich współpraca ma fundamentalne znaczenie dla powodzenia projektu.

Sponsor definiuje cele i zakres projektu, podczas gdy kierownik projektu go realizuje. Śledzą oni metryki projektu takie jak czas wprowadzenia produktu na rynek lub zadowolenie klienta.

Z drugiej strony, kierownik projektu śledzi wskaźniki na poziomie projektu, takie jak wydajność programistów i jakość kodu, które przyczyniają się do wysokiego poziomu wskaźników biznesowych.

Sponsor zatwierdza budżet, oś czasu itp., ale to kierownik projektu decyduje, czy potrzebne są dodatkowe zasoby i składa takie wnioski.

Sponsor i kierownik wspólnie odpowiadają za zarządzanie projektami. Powodzenie projektu wymaga od nich współpracy w celu wzajemnego zrozumienia priorytetów.

Sponsor projektu a interesariusz projektu

"Interesariusz" to ogólny termin używany w odniesieniu do każdej osoby zaangażowanej w projekt. Może to być członek teamu, przełożony, menedżer, partner, sprzedawca, autor, organ rządowy lub dowolny pośrednik.

W tym sensie sponsor projektu jest również interesariuszem projektu . Jednak nie wszyscy interesariusze są sponsorami.

Role sponsora projektu

Przywództwo biznesowe

Sponsorowanie projektu to coś więcej niż tylko płacenie za niego. Sponsor projektu działa jako łącznik między Businessem a technologią. Oferuje wgląd i wskazówki z perspektywy Business. Prowadzi zespół wykonawczy w zakresie klienta, organizacji, strategii biznesowej i planów wejścia na rynek.

Załóżmy, że firma zajmująca się handlem detalicznym przychodzi do firmy technologicznej w celu opracowania rozwiązania dla punktów sprzedaży (POS). Sponsor projektu, lider wyższego szczebla w firmie detalicznej, poinformuje firmę technologiczną o użytkownikach produktu, cyklu pracy, wymaganiach dotyczących integracji itp.

Chociaż może nie określać wymagań technicznych, jest odpowiedzialny za zapewnienie, że produkt spełnia potrzeby biznesowe.

Umożliwienie przepływu informacji

Dokumenty ClickUp do zarządzania planami badań użytkowników i ankietami

Przez cały czas trwania projektu zapewniają płynny przepływ informacji między zainteresowanymi stronami. Umożliwiają połączenie członków Teams z zasobami i ekspertami, których potrzebują.

Mogą na przykład połączyć zespół ds. badań użytkowników z właściwymi celami w celu przeprowadzenia ankiet lub monitorowania zachowań.

Nadzór nad projektem

Sponsor projektu jest odpowiedzialny za ustawienie celów i określenie wskaźników powodzenia. Po powrocie zespołu projektowego z planem, dokonuje on przeglądu zakresu i zatwierdza rozpoczęcie projektu.

Od czasu do czasu przeprowadza przeglądy i retrospektywy z zespołem projektowym, aby upewnić się, że pozostają na właściwym torze. Aktywnie eliminują również przeszkody na drodze. Są odpowiedzialni za wyniki projektu.

Podejmowanie decyzji na wysokim szczeblu

Tablica ClickUp do burzy mózgów drzewa decyzyjnego

Podejmują oni decyzje wysokiego szczebla dotyczące budżetu i kierunku projektu. Są również odpowiedzialni za zatwierdzanie dużych wniosków zespołu projektowego o dodatkowe zasoby, rozszerzenia terminów itp.

Kierownicy projektów mogą tworzyć drzewa decyzyjne, aby pomóc sponsorom w podejmowaniu ważnych decyzji, przedstawiając ich konsekwencje.

Ostateczna walidacja

Sponsor projektu posiada uprawnienia do zatwierdzania rezultaty projektu . Weryfikują, czy produkt końcowy spełnia wymagania techniczne i biznesowe. Projekt wymaga zgody sponsora na zamknięcie projektu i płatności.

Niektóre z tych ról i obowiązków mogą pokrywać się z obowiązkami kierownika projektu lub innych interesariuszy. Wyjaśnijmy więc najpierw różnice.

Znaczenie posiadania sponsora projektu

Rola sponsora projektu nie jest tak powszechnie postrzegana jak kierownika projektu. Biorąc pod uwagę strategiczny charakter roli sponsora projektu, jest ona często pomijana.

W niektórych przypadkach jest ona również słabo zdefiniowana. Rola sponsora projektu jest nakładana na lidera wyższego szczebla, który ma już różne inne obowiązki. To tylko utrudnia powodzenie projektu. Oto jak to zrobić.

Business alignment: Niezależnie od tego, czy budujesz technologię, czy projektujesz nowe logo, sponsorzy projektu są ważni, aby zapewnić, że projekt spełnia potrzeby biznesu.

Zarządzanie relacjami: Sponsor projektu utrzymuje zdrowe relacje z kluczowymi interesariuszami, takimi jak klient, sprzedawcy i autorytety rządowe. Umożliwiają one skuteczne współpracę przy projekcie .

Zatwierdzenia i finansowanie: Są oni odpowiedzialni za zatwierdzanie budżetów, uwalnianie funduszy i negocjowanie ewentualnych dodatkowych wniosków.

Rozwiązywanie konfliktów: W przypadku różnicy zdań na wysokim szczeblu, sponsor projektu buduje konsensus i podejmuje trudne decyzje. Na przykład, jeśli istnieje niejasność w sposobie definiowania funkcji, co powoduje zamieszanie wśród zespołów technicznych, sponsor projektu pomaga wyjaśnić. Odgrywają oni kluczową rolę w zapewnieniu, że projekt nie utknie w martwym punkcie.

Wspieranie sprawy: Są orędownikami projektu i jego celu wśród kierownictwa wyższego szczebla i Tablicy, przynosząc widoczność i zaangażowanie ze strony kluczowych interesariuszy. Zapewniają, że projekt zyskuje uznanie, na jakie zasługuje.

Obowiązki sponsora projektu na różnych jego scenach

Teraz, gdy znamy już ogólną rolę i cel sponsora projektu, przyjrzyjmy się jego obowiązkom na różnych scenach projektu: Inicjowanie, planowanie, realizacja i zamknięcie projektu .

Rozpoczęcie projektu

Obowiązki sponsora projektu związane z inicjowaniem projektu obejmują:

• Definiowaniecelów projektu i zakresu
• Podpisanie karty projektu
• Wyjaśnienie wymagań Business i oczekiwanych wyników
• Przekazanie zespołowi projektowemu wysokopoziomowych informacji o biznesie i niestandardowym kliencie

Czasami wyznaczają kierownika projektu i prowadzą go przez proces zatrudniania i wdrażania członków zespołu.

Planowanie projektu

Daje sponsorowi projektu jasny i uporządkowany widok planu projektu

Po zainicjowaniu projektu, sponsor działa jako mistrz projektu. Nie jest już zaangażowany w najdrobniejsze działania. Kieruje on planem projektu faza tworzenia projektu i doprowadzenie go do realizacji.

• Dostarczenie danych wejściowych potrzebnych do zaplanowania projektu
• Ustawienie linii bazowej dla wskaźników
• Upewnienie się, że plan projektu jest zgodny z planem biznesowym
• Przeglądanie wniosków i zatwierdzanie

Realizacja projektu

Tutaj rola sponsora projektu jest jeszcze bardziej ograniczona. Współpracuje on jednak ściśle z kierownikiem projektu, aby zapewnić jego sprawną realizację.

• Od czasu do czasu monitoruje postęp prac
• Śledzenie wskaźników projektu i dostarczanie informacji zwrotnych
• Upewnienie się, że projekt zmierza we właściwym kierunku i we właściwym tempie
• Ocenianie i zatwierdzanie wniosków zespołu projektowego o dodatkowe zasoby lub budżety
• Rozwiązywanie ewentualnych konfliktów między interesariuszami

Zamknięcie projektu

Sponsor projektu zamyka projekt. Jest on odpowiedzialny za:

• Ocenę rezultatów projektu w odniesieniu do wymagań Business
• Pomiar wyników projektu
• Podpisanie realizacji projektu
• Zatwierdzanie formalnego zamknięcia projektu i płatności

Sposoby na efektywną współpracę ze sponsorami projektu

Każdy kierownik projektu regularnie współpracuje ze sponsorami, co najmniej raz w miesiącu, jeśli nie raz w tygodniu. Ich relacje nie są jednak proste.

Kierownik projektu współpracuje ze sponsorem projektu w zakresie udostępniania informacji, zrozumienia wymagań biznesowych i rozwiązywania problemów. Rolą sponsorów projektu jest ustawienie kierownika projektu na powodzenie.

Sponsorzy projektu są jednak liderami wyższego szczebla z większymi autorytetami niż kierownik. Kierownik projektu przedstawia postępy, wyniki i dane do przeglądu. Kierownik projektu raportuje do sponsora w tym charakterze, nawet jeśli nie jest to powiązanie na linii kierownik-podwładny.

Nawigowanie tą relacją może być skomplikowane. Oto sposoby, w jakie kierownicy projektów mogą efektywnie współpracować ze sponsorami projektów.

Organizacja projektu

Tworzenie zadań i podzadań za pomocą ClickUp

Przede wszystkim sponsor projektu potrzebuje widoczności. Musi wiedzieć, w jaki sposób projekt będzie realizowany. Skorzystaj z kompleksowego oprogramowanie do zarządzania projektami jak ClickUp, aby zorganizować projekt. Dzięki ClickUp możesz:

• Podzielić projekt na zadania i podzadania
• Napisać opisy dla każdego zadania, aby wyjaśnić wymagania członkom zespołu; sponsor może zatwierdzić, jeśli zajdzie taka potrzeba
• Ustawić daty rozpoczęcia i zakończenia dla każdego zadania
• Uwzględniać priorytety, zależności i etykiety

Jeśli jesteś niezależną agencją lub freelancerem, Twoim klientem prawdopodobnie będzie sponsor projektu. W takich przypadkach spróbuj oprogramowanie do zarządzania projektami dla małych Business aby się zorganizować.

Przedstaw swoje plany

Użyj ClickUp, aby prognoza wymagań projektu . Następnie przedstaw swoje plany sponsorowi projektu i uzyskaj jego zgodę. Po ustawieniu projektu w ClickUp, użyj widoku wykresu Gantta, aby zwizualizować go w czasie.

Użyj Tablicy ClickUp, aby wyjaśnić złożone tematy. Korzystaj z map myśli ClickUp, aby tworzyć logiczne ścieżki i demonstrować cykle pracy.

Konsolidacja zasobów

Sponsor projektu oczekuje, że wiedza, którą udostępniał kierownikowi projektu i początkowemu zespołowi, zostanie starannie przekazana każdemu członkowi zespołu/interesariuszowi. Aby to zapewnić:

• Umieść kartę projektu na ClickUp Docs
• Ustaw cele projektu jakoCele ClickUp i połącz zadania, aby każdy miał do niego dostęp

Ułatwienie komunikacji

Żaden sponsor projektu nie chce, aby informacje przedostawały się przez szczeliny. Używaj Zarządzanie projektami ClickUp w celu budowania przejrzystości i jasności komunikacji.

• Zapewnij sponsorowi dostęp do obszaru roboczego ClickUp, aby uzyskać pełną widoczność
• Korzystaj z komentarzy pod każdym zadaniem, aby omawiać problemy kontekstowo
• Przypisuj sponsorowi elementy działań, gdy potrzebujesz wyjaśnień na jakikolwiek temat
• UżyjClickUp Chat widok do współpracy w czasie rzeczywistym

Włącz powiadomienia w aplikacji lub przez e-mail, aby sponsor projektu nigdy nie przegapił aktualizacji.

Wzmocnij dokumentację zarządzania projektami

Każdy sponsor projektu uwielbia dobrą dokumentację. Używaj Dokumenty ClickUp aby napisać dobrze sformatowaną dokumentację dla każdej funkcji. Połącz je z zadaniami, dzięki czemu nigdy nie zgubisz ich w stogu siana.

Automatyzacja raportowania

Pulpit ClickUp do raportowania

Informuj sponsora projektu o postępach, nawet zanim o to zapyta. Użyj pulpitów ClickUp do raportowania w czasie rzeczywistym z raportami dla:

• Postępu projektu w stosunku do celów
• Wykresy spalania w górę i w dół
• Śledzenie czasu w porównaniu z szacunkami
• Identyfikacja wąskich gardeł w cyklach pracy
• Obciążenie pracą i alokacja zasobów

Jeśli sponsor projektu zażąda określonych raportów, można utworzyć niestandardowe wykresy dla dowolnych potrzeb bezpośrednio w narzędziu do zarządzania projektami.

W zależności od tego, jak bardzo zaangażowany jest sponsor projektu, będzie on potrzebował regularnych aktualizacji różnych szczegółów. Dostosuj szczegółowość i częstotliwość aktualizacji za pomocą ClickUp. Daj im dostęp do konta gościa, aby mogli samodzielnie dostosowywać swoje aktualizacje.

Płynna współpraca ze sponsorem projektu dzięki ClickUp

Sponsor projektu będzie towarzyszył Ci od początku do końca. Użyj ClickUp, aby rozpocząć projekt z pewnością siebie, wykonać go efektywnie i zakończyć go z dumą.

Zazwyczaj kierownicy projektów spędzają nadmierną ilość czasu na comiesięcznym raportowaniu dla sponsorów projektu. Wyeliminuj powielanie pracy. Efektywnie zarządzaj projektami i współpracuj ze sponsorem w jednym miejscu, w ClickUp! Wypróbuj ClickUp za darmo teraz.