Wyobraź sobie ustawienie się na dzień na plaży, tylko po to, by zostać złapanym przez niespodziewaną burzę.
Czy nie byłoby lepiej znać pogodę wcześniej?
Podobnie w przypadku rozpoczynania nowych projektów, posiadanie jasnej prognozy potencjalnych wyników może stanowić różnicę między powodzeniem a porażką. W tym miejscu do gry wkracza nauka o prognozie projektów.
Podobnie jak meteorolodzy wykorzystują dane i wzorce do prognozowania pogody, tak i osoby zarządzające projektami wykorzystują narzędzia do prognozowania przyszłości swoich zadań. Zrozumienie tych przewidywanych wyników nie tylko pomaga w skutecznym planowaniu, ale także rozwija proaktywne strategie radzenia sobie z niepewnością, która nieuchronnie się pojawia.
W prognozie projektu nie chodzi o posiadanie kryształowej kuli, aby zobaczyć przyszłość. Zamiast tego chodzi o wyposażenie siebie lub swojego zespołu projektowego w odpowiednią wiedzę i narzędzia do adaptacji i rozwoju w nieznanym.
Zanurzmy się więc głębiej w tę fascynującą naukę i dowiedzmy się, jak może ona być tajną bronią w powodzeniu projektu.
Czym jest prognoza projektu?
Prognozowanie projektu lub zarządzanie projektami polega na dokonywaniu przewidywań lub założeń dotyczących tego, co może się wydarzyć w oparciu o dane, wiedzę i doświadczenie. Jest to prognoza potencjalnych wyników projektu.
Istnieją trzy główne elementy, które należy uwzględnić w prognozie zarządzania projektami:
- Czas trwania
- Koszt
- Jakość
Przeanalizujmy te obszary prognozy projektu nieco bardziej szczegółowo.
Czas trwania
Pierwszym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest czas trwania projektu. Wiedza o tym, jak długo projekt może potrwać oznacza, że można efektywnie planować zasoby. Dodatkowo, możesz dać swojemu klientowi lub osobie kontaktowej dobre oszacowanie, kiedy projekt zostanie zakończony. ⌚
Spraw, aby oś czasu projektu była łatwiejsza do uchwycenia za pomocą diagramu sieciowego, wykresu Gantta ClickUp lub innej metody
Ustal, ile czasu powinien zająć projekt na podstawie poprzednich iteracji, własnej wiedzy, udostępnianej wiedzy specjalistycznej lub pytając innych członków zespołu. Następnie podziel projekt na mniejsze elementy lub grupy zadań, abyś mógł skuteczniej monitorować i zarządzać czasem oraz stworzyć dokładny harmonogram oś czasu projektu .
Świetnym sposobem do zrobienia tego jest użycie dedykowanego narzędzia do zarządzania projektami. Pomaga to zrozumieć, gdzie jesteś w kierunku ogólnego powodzenia projektu, który został wdrożony po raz pierwszy.
Koszt projektu
Po ustaleniu przybliżonego czasu trwania zadania lub projektu, należy pomyśleć o kosztach. Zdolność do dokładnej prognozy lub przewidywania kosztów projektu oznacza, że możesz budżetować bardziej efektywnie i uniknąć konieczności powrotu do klienta, aby poprosić o dodatkowe fundusze lub wziąć na siebie uderzenie i wpłynąć na swoją rentowność. 💰
Proste dodawanie wartości pieniężnych do zadań w celu śledzenia budżetów projektów
Weź pod uwagę wszystkie zasoby potrzebne w projekcie i ich rzeczywiste koszty. Obejmuje to pracowników, wykonawców, materiały i narzędzia. Wykorzystaj dane historyczne, które posiadasz, aby zbudować dokładny budżet budżet projektu następnie monitoruj wydatki, aby utrzymać koszty jak najbliżej prognozy budżetu.
Jakość
Ostatnim obszarem do rozważenia jest jakość. Wszyscy chcemy, aby każdy projekt, który zakończymy, był na miarę naszych możliwości, ale czasami ograniczenia, takie jak czas, budżet lub zasoby, oznaczają, że musimy gdzieś wprowadzić poprawki.
Zrozumienie prawdopodobnej jakości końcowego projektu pozwala zachować przejrzystość wobec klientów w kwestii priorytetów w dążeniu do ostatecznego celu, jakim jest powodzenie projektu. ✔️
Kierownicy projektów muszą zastanowić się, czy jest to projekt, w którym jakość musi być zachowana za wszelką cenę, czy też będą musieli zaoszczędzić pieniądze na materiałach lub wykonawcach, aby zamiast tego nadać priorytet ukończeniu projektu w ściśle określonym terminie.
Do zrobienia tego potrzebny jest dobry pomysł na różnorodność materiałów i zasobów, do których można uzyskać dostęp, ile kosztują i kiedy będą dostępne.
Znaczenie prognozy projektu w zarządzaniu projektami
Prognoza projektu daje jaśniejsze wyobrażenie o wyzwaniach, które mogą pojawić się po drodze, dzięki czemu można planować z wyprzedzeniem i sprawić, że powodzenie projektu na czas i w ramach budżetu stanie się rzeczywistością.
Inne korzyści wynikające ze stosowania metod prognozowania w zarządzaniu projektami obejmują:
- Zapewnienie większej przejrzystości członkom Teams, wykonawcom i klientom
- Prognoza różnych potencjalnych wyników w oparciu o kluczowe punkty decyzyjne
- Uwzględnianie potencjałuryzyko związane z projektem i podejmowanie kroków w celu ich ograniczenia
- Możliwość zbudowania najlepszego możliwego zespołu
- Planowanie potencjalnych wyzwań lub przeszkód w oparciu o wcześniejsze doświadczenia
- Szybkie i pewne reagowanie na nieoczekiwane problemy
- Dostarczanie projektów bliższych założeniom początkowymzakresu projektu* Zwiększenie szansy na dotrzymanie terminów i powodzenie projektu
Szablon zakresu prac ClickUp może pomóc w nakreśleniu wszystkich szczegółów projektu
Prognoza w zarządzaniu projektami może zająć cenny czas, ale zdecydowanie jest tego warta. Bez prognozy projektu (lub wielu prognoz) nie masz pojęcia, jak długo może to potrwać, jakich zasobów będziesz potrzebować ani jaki może być wynik końcowy.
Dzięki dokładnej prognozie Twój zespół i klient końcowy mają jasny widok na przewidywane wymagania i wyniki.
Przykład prognozy zarządzania projektami w praktyce
Zrozumienie znaczenia prognozy dla projektu i wiedza o tym, jak zastosować ją w praktyce to dwie różne rzeczy. Oto przykład prognozy zarządzania projektami w akcji, abyś mógł zobaczyć, co się z tym wiąże.
Klient zwrócił się do Twojej firmy z prośbą o współpracę przy nowym komercyjnym projekcie budowlanym. Współpracowaliście już wcześniej, więc wiesz, że jakość projektu jest dla niego bardzo ważna - i że chętnie zainwestuje większy budżet, aby mieć najlepszy możliwy zespół w projekcie. 👷
Tworzenie planu prognozy
Po zebraniu wszystkich podstawowych informacji w celu ustalenia kontroli projektu , będziesz chciał zbudować swoją prognozę projektu.
Do zrobienia tego, rozważ:
- Co obejmuje projekt: Poproś klienta o szczegółowy brief i opracuj strategię, która sprawdzi wszystkie jego Boxy, w tym badanie potencjalnych lokalizacji, rekomendowanie materiałów przyjaznych dla środowiska i zarządzanie wykonawcami na miejscu
- których członków zespołu przydzielisz do projektu: Postaraj się przydzielić ulubionego kierownika projektu i zespół klienta, jeśli możesz, i uzupełnij ich swoimi najlepszymi ludźmi do określonych zadań lub ról.
- Jak długo potrwa każdy krok projektu: Podziel swój projekt na sekcje i wykorzystaj doświadczenie swojego zespołu, aby przewidzieć, ile czasu zajmie każda z nich. Użyj tego, aby zbudowaćharmonogram projektu który da ci jasny widok na cały proces.
- Jaki powinien być budżet: W oparciu o powyższe, omów budżet projektu i prawdopodobne koszty z klientem. Przedstaw mu potencjalne opcje cenowe i poproś o zgodę na ustawienie budżetu, z rezerwą na potencjalne przekroczenie budżetu
Ustaw wyraźną kolejność działań, dodając zależności "blokujące" lub "oczekujące" między zadaniami i utrzymuj swój zespół na dobrej drodze, aby wiedzieć, nad czym pracować w pierwszej kolejności
Nie jest to każdy krok związany z powodzeniem w zarządzaniu projektami, ale jest to to, czego potrzebujesz, aby stworzyć dokładną prognozę projektu. Po zakończeniu prognozy możesz udostępniać ją klientowi, aby stworzyć bardziej przejrzysty proces.
10 najlepszych wskazówek dotyczących prognozy dla zespołów projektowych
Skorzystaj z tych eksperckich wskazówek dotyczących zarządzania projektami, gdy następnym razem będziesz musiał zrozumieć trasę projektu.
1. Ustaw cele projektu
W ramach procesu planowania projektu należy ustawić cele SMART. Twórz cele projektu, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Twoje cele będą nie tylko bardziej skoncentrowane, ale także będziesz wiedział, według jakich wskaźników je śledzić.
Śledzenie celów aż do najważniejszych wskaźników KPI i automatyczne uzyskiwanie szczegółowych widoków postępów
Korzystaj z aplikacja do śledzenia celów jak Cele ClickUp do ustawienia, przypisania, śledzenia i świętowania osiągnięcia celów. Gdy masz już określone cele, możesz użyć ich do kierowania procesem prognozy projektu. Wiedząc, że chcesz osiągnąć X do daty Y, możesz pracować wstecz, aby zbudować realistyczne ramy czasowe, a następnie oszacować prawdopodobną dostępność zasobów i koszty. 🎯
2. Przegląd danych historycznych
Aby uzyskać dokładną prognozę projektu, najlepiej jest użyć rzeczywistych danych projektu. Najlepszym miejscem do ich znalezienia jest wcześniejsza praca nad podobnymi projektami lub dane dotyczące zasobów, zadań lub kosztów, które firma ogólnie posiada.
Dzięki odpowiednim danym przewidywania natychmiast stają się dokładniejsze. Jeśli jest to całkowicie nowy projekt, możesz nie mieć zbyt wielu danych, które możesz wykorzystać do prognozowania. W takim przypadku sprawdź, czy możesz zebrać spostrzeżenia od innych Teams lub wyniki innych projektów w Twojej niszy. 📈
3. Tworzenie wielu prognoz
Kuszące jest, aby dostarczyć jedną prawdziwą prognozę, za którą można włożyć całe serce. W rzeczywistości często tak nie jest, a dostarczanie wielu prognoz jest w rzeczywistości świetnym sposobem na zademonstrowanie swojej wiedzy.
Stwórz wiele prognoz, które uwzględniają różne możliwe wyniki z nieco innymi szacunkami kosztów, rezultatami, ramami czasowymi i zespołami projektowymi w oparciu o to, co jest dostępne. Posiadanie więcej niż jednej potencjalnej drogi naprzód daje ci opcje, gdy napotkasz przeszkodę i pokazuje klientom, że wierzysz, że istnieje więcej niż jedna droga do powodzenia. 📊
4. Śledzenie czasu
Bycie w stanie zaoferować realistyczną oś czasu dla swoich projektów zaczyna się od zrozumienia, ile czasu zajmuje każde zadanie. Jest to kluczowy krok w prognozie projektu.
Używaj Śledzenie czasu projektu w ClickUp aby uzyskać dokładny widok tego, ile czasu zajmuje każde zadanie lub czynność w projekcie. Śledź czas, ustaw szacowany czas i przeglądaj raporty, które podkreślają, jak członkowie Twojego zespołu spędzają czas.
Śledzenie czasu, ustawienie szacowanego czasu, dodawanie notatek i widok raportowania czasu z dowolnego miejsca dzięki globalnemu timerowi w ClickUp
Jeśli chcesz zwiększyć wydajność swojego zespołu, skorzystaj z techniki zarządzania czasem i skorzystaj z naszych szablony zarządzania czasem aby ograniczyć marnowanie czasu i pracować bardziej efektywnie. ⏰
5. Zapewnienie czasu na realizację zadań
Podczas gdy śledzenie czasu daje widok na to, ile czasu naprawdę zajmuje każde działanie, nie można opierać każdej decyzji na każdej iteracji tego zadania, która zajmuje tyle samo czasu. Zamiast tego, w czasie trwania projektu należy przewidzieć czas na działania, które mogą trwać dłużej niż oczekiwano.
Dając swojemu zespołowi trochę przestrzeni do zrobienia, oznacza to, że mogą pracować w stałym tempie i wykonywać swoją najlepszą pracę, bez presji do zakończenia każdego zadania, tak jakby nie było nic innego na ich liście rzeczy do zrobienia. Ten dodatkowy czas oznacza również większe prawdopodobieństwo śledzenia czasu realizacji projektu i raportowania klientom statusu "na czas". ✅
6. Zostań ekspertem w zarządzaniu zasobami
Trudno jest planować zasoby projektu, jeśli nie masz dobrego zrozumienia zarządzania ludźmi i zasobami. Musisz rozumieć dostępność zasobów, koszty, harmonogramy i zarządzanie projektami, aby tworzyć jak najdokładniejsze prognozy.
Alokacja i prognoza zasobów to kluczowa część procesu zarządzania projektem zarządzanie zasobami więc jest to umiejętność, którą warto rozwijać. Po uwzględnieniu mocnych stron, umiejętności, harmonogramów, potencjalnych urlopów lub okresów wypalenia zawodowego członków zespołu, można tworzyć prognozy, które odzwierciedlają rzeczywisty wpływ każdego unikalnego talentu w zespole.
Użyj widoku kalendarza ClickUp, aby zobaczyć swoje zadania według tygodnia i miesiąca
Użyj Widok kalendarza w ClickUp do wizualizacji dostępności i obciążenia pracą Twojego zespołu na pierwszy rzut oka. Twórz solidne harmonogramy prognozy w oparciu o ich dostępność i zobacz zadania projektu, oś czasu i potencjalną niewykorzystaną przestrzeń w widoku tygodnia lub miesiąca. 📅
7. Weryfikacja wczesnych prognoz dla projektów
Prognoza projektu nie jest ustawiona w kamieniu - w rzeczywistości rozsądnie jest ją zweryfikować, gdy projekt postępuje poza początkowymi scenami. Sprawdzanie swoich przewidywań w całym projekcie oznacza, że możesz działać proaktywnie, jeśli zauważysz, że zbaczasz z kursu.
Łatwo dostrzegaj krytyczne punkty projektu dzięki kamieniom milowym ClickUp i używaj pogrubionych, diamentowych ikon, aby wszyscy skupili się na kluczowych celach
Wbuduj kamienie milowe w proces prognozy i uzgodnij sprawdzanie w kluczowych punktach w celu monitorowania postępów. Zdecyduj, czy Twoja obecna ścieżka nadal jest zgodna z najbardziej prawdopodobną prognozą, czy też zaczęła zmierzać w innym kierunku. 📝
8. Udostępnianie prognozy projektu innym osobom
Posiadanie wewnętrznej świadomości na temat prawdopodobnych wyników projektu i dróg rozwoju jest zawsze przydatne, ale jeszcze większy wpływ ma udostępnianie tego innym. Nie trzymaj prognozy projektu w tajemnicy; udostępniaj ją swoim interesariuszom i szerszemu zespołowi projektowemu jako część swojego projektu raportowania projektu aby wiedzieli, co się dzieje.
Wspólnie twórz raporty z projektów w ClickUp Docs, a następnie udostępniaj je wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom
Podobnie jak we wszystkich obszarach zarządzania projektami, bycie otwartym i przejrzystym usprawnia pracę zespołu i komunikację z klientem i zaufanie. Udostępnianie prognozy i przewidywań interesariuszom, aby czuli się bardziej pewni, że jesteś w stanie nie tylko dostarczać, ale także monitorować zmiany i podejmować działania w razie potrzeby. 🙌
9. Korzystaj z narzędzi do prognozy projektu
Każdy silny Teams potrzebuje skutecznych oprogramowanie do zarządzania projektami aby zwiększyć swoje umiejętności i usprawnić zadania związane z powodzeniem projektów. Zainwestuj w oprogramowanie, które nie tylko pozwala na zarządzanie projektami, ale także na ich prognozę, takie jak ClickUp.
ClickUp jest wypełniony funkcjami zaprojektowanymi z myślą o teamach projektowych i prognozie. Użyj Zadania ClickUp do zarządzania listą rzeczy do zrobienia i działaniami związanymi z projektem, a także nad całym projektem od początku do końca za pomocą Zarządzanie projektami ClickUp .
Łatwe przeglądanie i śledzenie szacowanego czasu w zadaniach ClickUp w celu lepszego zarządzania zasobami
Ustaw oczekiwania i zrozum, ile czasu zajmie każde zadanie dzięki Szacowany czas ClickUp . Użyj a szablon zarządzania programem lub Szablon harmonogramu projektu autorstwa ClickUp aby stworzyć wizualną oś czasu do śledzenia postępów. Bądź w kontakcie z członkami Teams w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Chat i użyj Pulpity ClickUp do wizualizacji postępów w wielu projektach jednocześnie. ⚒️
10. Oceń dokładność swoich prognoz
Po zakończeniu projektu najlepszą praktyką jest porównanie rzeczywistych wyników z pierwotnymi szacunkami. Daje to Twojemu Teamsowi i interesariuszom użyteczny punkt odniesienia i porównania oraz pozwala zidentyfikować możliwości poprawy prognozy lub cyklu pracy na przyszłość.
Oceń wydajność projektu i porównaj ją z szacowanymi prognozami. Ustal, czy zrealizowałeś swoje cele, czy oś czasu się przesunęła i czy zrealizowałeś projekt w stosunku do ustalonego budżetu.
Wykorzystaj te nowe dane, aby usprawnić cykl pracy, wprowadzić wydajność procesu i poprawić dokładność przyszłych prognoz. 👀
Zwiększ powodzenie swojego projektu dzięki technikom prognozowania w zarządzaniu projektami
Dokładne prognozy dla projektów pozwalają zespołowi pracować na najwyższych obrotach bez zbędnej presji, a klientom i interesariuszom zrozumieć, co może się wydarzyć w całym okresie realizacji projektu. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby poprawić swoje podejście do zarządzania projektami w zakresie prognozowania, dzięki czemu będziesz w stanie dostarczać prognozy dla przyszłych projektów, które będą dokładne, poparte danymi i strategiczne.
Jeśli szukasz narzędzia, które nie tylko ułatwi prognozowanie projektów, ale także usprawni cały proces zarządzania projektami, wypróbuj ClickUp za darmo . Nasza platforma oferuje zespołom projektowym bezkonkurencyjne połączenie funkcji do zarządzania projektami, zadaniami i zasobami. ✨