Komunikacja ma kluczowe znaczenie, niezależnie od tego, czy nawiązujesz powiązania biznesowe z nowym klientem lub współpraca z powracającym klientem. Dobra komunikacja kładzie podwaliny pod efektywne projekty i usługi, a także zdrową wymianę informacji, która napędza biznes na nowe wyżyny.
Ale dobra komunikacja jest łatwiejsza do powiedzenia niż zrobienia, szczególnie jeśli ty i klient nie macie tego samego stylu komunikacji lub procesu. 👀
Klient prosi o rekonfigurację usługi, ale nie mówi, co chce zmienić. Być może w ogóle nie odpowiada na prośby o informacje zwrotne. Być może oferuje niejasne prośby bez wyjaśnienia swoich oczekiwań.
Na szczęście istnieją proste sposoby na stworzenie lepszej komunikacji z klientem. 🙌
W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego dobra strategia komunikacji z klientem jest ważna i udostępnimy najlepsze praktyki dotyczące procesów. Ponadto przedstawimy studium przypadku, które pokazuje, w jaki sposób te techniki zwiększają efektywność firmy.
Czym jest komunikacja z klientem?
Komunikacja z klientem to każda interakcja między firmą a klientem. Obejmuje ona komunikację werbalną i pisemną, od e-maili po rozmowy telefoniczne.
Raportowanie, faktury i umowy prawne to tylko niektóre przykłady krytycznej komunikacji z klientem. Jednak kluczowymi przykładami są również wymiany interpersonalne, takie jak lunche biznesowe i spotkania kwartalne. Komunikacja z klientem zaczyna się od momentu, w którym zaczynasz zbliżać się do potencjalnego klienta.
Łatwe formatowanie i współpraca nad dokumentami Docs wraz z zespołem bez nakładania się w ClickUp
Dobra komunikacja z klientem opiera się na doskonałych umiejętnościach interpersonalnych, organizacyjnych, samoświadomości i zdolności adaptacyjnych. Umiejętności te są niezbędne do budowania dobrych relacji i radzenia sobie w trudnych sytuacjach. ✨
Dlaczego skuteczna komunikacja z klientem jest ważna dla powiązań biznesowych?
Jako profesjonalista mający kontakt z klientem, dobra komunikacja jest niezbędna. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się sprzedażą i odpowiadasz za zamknięcie transakcji, czy jesteś account managerem obsługującym szanowanego klienta, wiedza o tym, jak się komunikować, może przyczynić się do osiągnięcia lub zniweczenia twoich celów. 🏆
Oto kilka powodów, dla których komunikacja z klientem jest tak ważna:
- Limit nieporozumień: Zmniejsza ryzyko słabej komunikacji z klientem i nieporozumień, które mogą wykoleić projekt
- Buduje zaufanie: Skuteczna komunikacja tworzy relację i zapewnia klienta, że masz na uwadze jego odsetki
- Ustala oczekiwania: Jednym zgłównych powodów niepowodzenia projektów jest brak wyczyszczonych oczekiwań. Dobra komunikacja sprawia, że wszyscy znają cel i wiedzą, co jest potrzebne, aby go osiągnąć
- Utrzymuje projekty na właściwym torze: Dezorganizacja i blokady również wpływają negatywnie na harmonogram projektu. Utrzymanie wszystkich na tej samej stronie dzięki dobrej komunikacji, która pozwala również na dostosowanie się, gdy klucz zostanie wrzucony do planów
- Usprawnianiestandardowe utrzymanie klienta: Klienci, którzy czują się wysłuchani, są zazwyczaj szczęśliwsi. Dobra komunikacja z klientami daje im znać, że słyszysz ich frustracje, rozumiesz ich cele i wdrażasz procesy, aby je zrealizować
- Prowadzi do lepszej zdolności adaptacji: Lepiej komunikując się z klientami, szybciej dostosowujesz się do zmieniających się warunków niż konkurencja. Klienci informują cię, jakich funkcji oczekują i wskazują obszary wymagające poprawy, dzięki czemu nie marnujesz czasu i zasobów na niechciane wysiłki
9 prostych wskazówek dotyczących komunikacji z klientem, o których warto pamiętać
Tutaj podzielimy się kilkoma najlepszymi sposobami na poprawę komunikacji z klientem. Od osobistych spotkań po regularne aktualizacje cyfrowe - wykorzystaj je, aby budować lepsze relacje z klientami i rozwijać swój biznes. 🎯
1. Wzmocnij zaangażowanie klienta dzięki dostosowanemu planowi komunikacji
Dzięki narzędziom do komunikacji z klientem istnieje mniejsza szansa na nieporozumienia i lepsze dostosowanie od początku do końca. Klient plan komunikacji pozwala zidentyfikować kluczowych interesariuszy , zdecyduj, co przekazać każdemu z nich i określ, jak często będziesz udostępniać im aktualizacje.
Oddelegowanie ról niestandardowych do innych ról opartych na administratorze lub klientach zewnętrznych w ClickUp, aby zachować prywatny charakter określonej pracy
Zacznij od ustanowienia cele komunikacyjne i identyfikacja klientów. Następnie zdecyduj, z jakich kanałów i metod będziesz korzystać: aktualizacje w mediach społecznościowych, wiadomości tekstowe, rozmowy telefoniczne lub spotkania osobiste, w zależności od preferencji klienta.
Na koniec należy monitorować plan komunikacji i wprowadzaj zmiany w razie potrzeby. Pamiętaj, aby słuchać opinii klientów i wprowadzać zmiany, jeśli chcą, aby komunikacja była dostarczana w inny sposób.
Doskonałe oprogramowanie do komunikacji z klientami pozwala na segmentację różnych klientów w oparciu o to, w jaki sposób wolą otrzymywać aktualizacje i jak często trzeba ich informować.
Skorzystaj z wielu narzędzi ClickUp do formatowania, aby uporządkować cele komunikacji, oś czasu i interesariuszy
Z szablonem Szablon planu komunikacji ClickUp , możesz stworzyć hierarchię interesariuszy i określić sposób szybkiego udostępniania informacji. Zbuduj strategię komunikacji projektu z klientami i określ niestandardowe role, dostęp i uprawnienia oraz wszystko inne, co może wymagać publicznego lub prywatnego charakteru.
2. Zdefiniuj mierzalne cele, które są zgodne z potrzebami klienta i Twoimi celami biznesowymi
Komunikacja powinna mieć wyczyszczone cele . Niezależnie od tego, czy chodzi o informowanie klienta o zmianach po drodze, czy o uzyskanie wglądu w celu opracowania lepszych produktów, od samego początku należy ustawić jasne cele. ✍️
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia celów swoich i swoich klientów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
Użycie Cele ClickUp aby ustawić mierzalne cele, śledzić kamienie milowe i trzymać się jasnych oś czasu. Twórz pola niestandardowe dla różnych strategii komunikacji z klientem i przypisuj statusy, aby śledzić postępy dla każdej z nich.
Ustaw priorytety, aby wyróżnić najpilniejsze komunikaty i skonfiguruj powiadomienia, aby nigdy nie przegapić ważnej aktualizacji.
3. Komunikuj się często i przejrzyście, aby informować i angażować klienta
Jednym z kluczy do zadowolenia klienta jest przejrzystość i jasne oczekiwania. Od momentu wdrożenia do końcowej fazy projektu, bądź szczery w kwestiach takich jak ceny i oferty.
Pozwala to budować zaufanie i wcześnie ustawić oczekiwania klienta. Wyraźnie wyjaśnij swój cykl pracy i sposób, w jaki Twoje produkty lub usługi będą służyć klientowi.
Odpowiadaj na pytania klientów jasno i szczerze. To nie jest czas na przesadne przewidywania lub obietnice.
Użyj ClickUp Docs, aby utrzymać klientów i członków zespołu w pętli dzięki natychmiastowym powiadomieniom
Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp aby komunikować się z klientami i informować ich o przebiegu procesu.
Komentarze i wzmianki ClickUp wysyłają natychmiastowe powiadomienia, gdy udostępniane są nowe dyskusje lub gdy użytkownik oznaczy je w zadaniu.
4. Ćwicz aktywne słuchanie, aby prowadzić konstruktywne rozmowy
Jedną z najlepszych umiejętności komunikacyjnych jest aktywne słuchanie, co oznacza, że nie tylko słyszysz, co mówi klient. Zamiast tego zwracasz uwagę na mowę ciała i sygnały społeczne oraz koncentrujesz się na celu znalezienia rozwiązań i poprawy sytuacji niestandardowa podróż klienta .
Oznacza to słuchanie perspektywy klienta i wsłuchiwanie się w jego potrzeby. Do zrobienia tego należy zadawać otwarte pytania, aby klient mógł dostarczyć jak najwięcej szczegółów.
Skup się na dotarciu do źródła problemu i tego, jak czuje się klient. Podczas dyskusji bądź obecny - wyłącz wszystkie potencjalne czynniki rozpraszające - zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne i powtarzaj to, co udostępniał klient, aby upewnić się, że rozumiesz, co mówi. 💡
5. Wdrożenie szkolenia zespołu w celu zapewnienia spójnego doświadczenia klienta
Komunikacja z klientem jest skuteczna tylko wtedy, gdy jest praktykowana w całej Tablicy. Od rozwoju oprogramowania i obsługi klienta po zarządzanie kontem, należy wdrożyć wyraźne strategie komunikacji w procedurach szkoleniowych i wdrożeniowych. 🛠️
Zapewnij szkolenia dla wszystkich członków zespołu i stwórz jasne plany komunikacji dla każdego dostawcy usług w Twojej firmie. Pamiętaj, aby dwukrotnie sprawdzić swoje procesy i uzyskać informacje zwrotne od pracowników i klientów w celu ulepszenia procedur.
Oto kilka pomysłów na szkolenie z zakresu komunikacji z klientem:
- Praktykuj odgrywanie ról: Niech członkowie zespołu na zmianę wcielają się w rolę klienta i pracują nad rzeczywistą sytuacją. Omów typowe problemy, takie jak klienci, którzy zadają mnóstwo pytań lub sytuacja, w której klient jest niezadowolony z wyników pracy
- Stosuj metodę LAST: Akronim ten oznacza "Listen, Acknowledge, Solve, and Thanks", metodę, która szkoli pracowników, jak krok po kroku radzić sobie z niezadowolonym klientem
- Budowanie programów mentorskich: Dla nowych pracowników radzenie sobie z trudną sytuacją może być onieśmielające. Połącz pracownika w parę z mentorem lub kolegą, który pomoże mu przejść przez ten proces
Twórz drzewa decyzyjne w Tablicach ClickUp, aby przeprowadzić członków zespołu przez kolejne kroki komunikacji z klientem
6. Zarządzanie oczekiwaniami i budowanie połączeń w celu pielęgnowania trwałych relacji
W biznesie mamy tendencję do utrzymywania profesjonalizmu, ale możesz przegapić lepszą komunikację, jeśli nie nawiążesz emocjonalnego połączenia z klientami. Zamiast tego użyj kluczowych metod komunikacji, aby głębiej połączyć się z klientami.
Buduj połączenia z klientami, stawiając się w ich sytuacji. Wyobraź sobie, czego od ciebie oczekują i dostarczaj wyniki, które spełniają ich konkretne potrzeby. Buduj relacje, sprawdzając i mając lekkie chwile, gdy jest to właściwe. 🤝
Kluczowym elementem połączeń emocjonalnych jest samoświadomość i zrozumienie swoich reakcji. Jeśli klient przekazuje ostrą informację zwrotną, zastanów się nad swoim tonem głosu i dostosuj mimikę twarzy, która może eskalować rozmowę.
Inteligencja emocjonalna pomaga również reagować na niezadowolonego klienta. Rozwijaj umiejętności komunikacji z klientem, które rozładują napiętą sytuację i usprawnią zarządzanie klientem .
Related: Jak profesjonalnie poprosić klienta o zapłatę
7. Dbaj o czas klienta, działając sprawnie i szybko
Wszystko zależy od czasu, jeśli chodzi o komunikację z klientem. Na początku klient może chcieć częstych aktualizacji, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Inni długoterminowi klienci lub zapracowani profesjonaliści mogą chcieć rzadszych aktualizacji.
Porozmawiaj z klientem, aby określić, jak często chciałby się komunikować i zdecydować o najlepszych kanałach komunikacji. Komunikacja werbalna, taka jak rozmowy telefoniczne, może być bardziej inwazyjna dla niektórych klientów niż zautomatyzowana komunikacja e-mail. 📧
Ustaw powtarzające się zadania dla komunikacji z klientem, aby zorganizować i usprawnić komunikację
Innym wygodnym sposobem na usprawnienie komunikacji z klientem jest użycie Zadania ClickUp . Ustaw powtarzające się zadania, które powiadomią Cię, gdy nadejdzie czas na wysłanie wiadomości do klienta
ClickUp umożliwia również wyzwalacz powiadomień po zakończeniu zadania. W ten sposób klient otrzyma e-mail po osiągnięciu ważnego kamienia milowego.
8. Gromadzenie i organizowanie danych klientów w CRM
Komunikacja z klientem często szwankuje, ponieważ dane kontaktowe nie są aktualizowane lub przechowywane w jednym łatwym miejscu. Usprawnij cykl pracy za pomocą arkusze kalkulacyjne w ClickUp do przechowywania wszystkich ważnych informacji kontaktowych dla każdego klienta.
Dodaj arkusz kalkulacyjny z informacjami o kliencie do dowolnego dokumentu ClickUp za pomocą widoku tabeli, aby nie przegapić żadnego zdarzenia
Pamiętaj, aby podać numery telefonów, adresy e-mail i preferowaną metodę kontaktu z klientem. Udostępniaj arkusz nowym pracownikom i przechowuj go w przestrzeniach projektu, aby był dostępny dla członków zespołu, którzy go potrzebują.
9. Automatyzacja elementów działań w celu śledzenia opinii i próśb klientów
Nie wystarczy tylko położyć podwaliny pod skuteczną komunikację z klientem. Musisz także zbudować proces kolejnych kroków w celu wdrożenia otrzymanych informacji zwrotnych.
Planuj przyszłość poprzez automatyczne tworzenie zadań w celu monitorowania opinii klientów i wdrażania nowych rozwiązań.
Ulepsz praktyki komunikacji z klientem i cykl pracy swojego zespołu dzięki automatyzacji ClickUp
Może nie być jasnej drogi naprzód, dlatego ważne jest, aby wdrożyć procesy burzy mózgów. Mapy myśli ClickUp pomagają pracownikom organizować swoje pomysły i opracowywać rozwiązania problemów klientów.
Używaj Map Myśli do burzy mózgów i twórz cykle pracy w oparciu o swoje pomysły. Automatycznie przydzielaj zadania odpowiednim członkom zespołu i pamiętaj o uwzględnieniu kroku aktualizacji klienta. 👨🏽💻
Pomocny przykład komunikacji z klientem w celu usprawnienia procesów
Techniki te wydają się proste, ale jak sprawdzają się w praktyce?
Oto przykład komunikacji z klientem, który pokazuje te elementy w akcji. Przyjrzymy się temu, jak agencja marketingowa Firma V4 używany narzędzia do zarządzania klientami w ClickUp, aby poprawić swoje relacje z klientami. 🌱
Problem
V4 to firma marketingowa, która współpracuje z klientami, aby pomóc im sprzedawać produkty online. Z ponad 5000 klientów w 200 biurach, komunikacja ma kluczowe znaczenie dla powodzenia.
Komunikacja zaczęła jednak szwankować w miarę powodzenia ich biznesu z takimi klientami jak Spotify i XP Inc.
Twórz niestandardowe automatyzacje, które uruchamiają się na podstawie wyzwalaczy i warunków wybranych przez Ciebie w ClickUp
Problem polegał nie tylko na tym, że komunikacja była pomijana. Firma musiała również wielokrotnie wysyłać te same informacje, marnując czas i zasoby na pracochłonną pracę.
Rozwiązania
Właśnie wtedy zespół V4 zwrócił się do ClickUp. Wykorzystali oni następujące rozwiązania Automatyzacja ClickUp aby przyspieszyć korespondencję z klientem i zmniejszyć ilość zajętej pracy poprzez wyzwalacz cotygodniowych aktualizacji dla różnych klientów w oparciu o status projektu.
Zdecydowali się również na udostępnianie Wykresy Gantta za pośrednictwem WhatsApp co tydzień, aby zespół klienta mógł sprawdzić, czy jakikolwiek rezultaty i śledzenie postępów. Oznaczało to lepsze doświadczenie klienta i większą odpowiedzialność z góry.
Przekształć swoje najważniejsze zadania w kamienie milowe, aby stworzyć wykres Gantta pokazujący postępy w projektach
V4 spodobało się również to, że mogą przyznać dostęp do plany projektów mogli decydować, co klienci mogą zobaczyć i nad czym mogą współpracować, dzięki czemu monitorowanie stało się łatwiejsze przejrzysty proces dla swojej bazy niestandardowych klientów.
V4 wykorzystało również Szablony ClickUp'a aby usprawnić komunikację i uczynić ją bardziej wydajną. Firma V4 wykorzystała matryce komunikacyjne do zidentyfikowania największych interesariuszy. W ten sposób mogli ustalić priorytety, kogo i jak często należy aktualizować.
Wykorzystali również szablony planów komunikacji, aby śledzić dziesiątki wiadomości od klientów. Ułatwiło to sprawdzenie, którzy klienci wymagają częstszych aktualizacji i zapewniło, że nigdy nie przegapili krytycznej komunikacji.💡
Buduj skuteczną komunikację z klientem za pomocą ClickUp
Niezależnie od tego, czy przekazujesz złe wiadomości, czy udostępniasz ekscytujące aktualizacje dotyczące projektu, komunikacja z klientem jest kluczem do powodzenia. Dzięki tym najlepszym praktykom możesz usprawnić cykl pracy i pomóc swoim pracownikom w skutecznej komunikacji. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zacznij budować lepsze relacje z klientami. Zacznij od stworzenia planu komunikacji z jasno określonymi celami, a następnie zdecyduj, w jaki sposób chcesz na bieżąco informować każdego klienta. 🤩
Korzystaj z szablonów, aby przygotowywać cykliczne aktualizacje i ustaw automatyzacje, aby usprawnić cykl pracy. Ustaw zadania, aby informować klientów o najnowszych wydarzeniach i dodawaj pola niestandardowe dzięki czemu widzą potrzebne informacje.
Dzięki ClickUp komunikacja z klientem jest łatwiejsza i skuteczniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.