Cóż, stało się. Zakończyłeś pracę dla klienta, wysłałeś prośbę o płatność i... świerszcze. Być może zaoferowali różne wyjaśnienia, takie jak brak możliwości zapłaty w danym momencie, problemy z procesorem płatności, metodą płatności lub nieobecność księgowego.
Niezależnie od przyczyn, wynik pozostaje niezmienny: Ukończyłeś moją pracę, ale płatność nie nadeszła, pozostawiając cię ze stosem niezapłaconych faktur.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały Business, pracujesz jako freelancer, czy też zarządzasz projektami dla dużego Enterprise , utrzymanie zdrowego przepływu gotówki jest niezbędne. Osiągnięcie tego celu zależy od zdolności do szybkiego podpowiedź płatności, przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalizmu.
Zamiast uciekać się do agresywnych taktyk, ten przewodnik nauczy cię, jak grzecznie prosić klientów o zapłatę i unikać niezręcznych sytuacji. W końcu włożyłeś wysiłek i zasługujesz na wynagrodzenie za wykonaną pracę! 🌻
Dlaczego proszenie klientów o zapłatę jest trudne?
To delikatna i trudna sytuacja: Potrzebujesz, aby klient zapłacił należną kwotę, ale nie chcesz go nękać ani zawstydzać.
A już na pewno nie chcesz rozzłościć go na tyle, by odmówił zapłacenia faktury.
Wielu z nas czuje się niezręcznie wysyłając wezwania do zapłaty, ponieważ nie chcemy wyjść na niegrzecznych lub natarczywych. Wielu profesjonalistów obawia się wysłania e-maila o treści "Sprawdzam tylko, czy widziałeś tę fakturę".
Zwykle sprowadza się to do:
- Obawa przed utratą klientów: Jeśli w dużym stopniu polegasz na jednym kliencie, który generuje znaczną część przychodów, zrozumiałe jest, że obawiasz się, że go zdenerwujesz i stracisz przyszłą pracę. Ale tak długo, jak radzisz sobie z sytuacją profesjonalnie, możeszzatrzymać niestandardowego klientai_ otrzymać zapłatę. Ponadto, czy naprawdę chcesz współpracować z klientem, który konsekwentnie opóźnia płatności? Nawet jeśli zdecydują się rozstać, sytuacja ta może ostatecznie okazać się korzystna
- Wyzwania komunikacyjne: Wiesz, że musisz poprosić o zapłatę, ale trudno jest znaleźć odpowiednie słowa. Zarządzanie klientami często sprowadza się do przemyślanej komunikacji, ale jeśli nie masz scenariusza na taką sytuację, łatwo jest grzebać w słowach i popełnić błąd
- Osobisty dyskomfort: Jeśli masz tendencję do unikania konfliktów, możesz uznać, że bardziej atrakcyjne jest wykonanie nieprzyjemnego zadania niż żądanie od klienta pełnej zapłaty za fakturę. Unikanie konfliktów sprawia, że problem przeradza się w coś jeszcze gorszego. Rozwój osobisty jest częścią bycia profesjonalistą odnoszącym powodzenie, więc potraktuj to jako okazję do wzmocnienia swoich umiejętności
- Niewyraźne warunki płatności: Jeśli nie określiłeś z góry terminów płatności, opłat za opóźnienia w płatnościach i opcji płatności, stwarza to niejasności - a nie chcesz niejasności, jeśli chodzi o otrzymywanie płatności. Nie możesz uzyskać terminowych płatności, jeśli nie ustawisz warunków, dlatego każde powiązanie z klientem powinno rozpoczynać się od pisemnej umowyumowa.
- Konsekwencje prawne: Niektórzy klienci mogą udostępniać niejasne groźby prawne lub mówić rzeczy takie jak: "Będę musiał poprosić mojego prawnika, aby się temu przyjrzał" Nie pozwól, aby perspektywa działań prawnych cię zniechęciła. W takim przypadku należy zapoznać się z kwestiami prawnymi dotyczącymi procesu płatności w danym stanie, aby znać swoje prawa do płatności
Choć może to być trudne, musimy przezwyciężyć strach przed byciem postrzeganym jako "trudny" lub "asertywny" Daje to jednak możliwość profesjonalnego podejścia do sytuacji, co prowadzi do bardziej opartych na szacunku i wydajności powiązań z klientem!
Opóźnienia w płatnościach znacznie utrudniają przepływ gotówki - zwłaszcza w przypadku właścicieli małych firm - i prowadzą do czkawek operacyjnych, których można by uniknąć, gdyby ludzie płacili ci wtedy, kiedy powinni.
Zbuduj CRM w ClickUp, aby organizować klientów, zadania, płatności i nie tylko
Do's & Don'ts jak profesjonalnie i grzecznie poprosić o zapłatę
Każda sytuacja jest inna, ale ogólnie rzecz biorąc, rozsądnie jest przestrzegać tych wskazówek, aby poprosić o płatność w jak najbardziej uprzejmy sposób.
Do zrobienia: Ustaw oczekiwania od samego początku
Im bardziej przejrzyste są Twoje oczekiwania od samego początku, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że klienci będą spóźniać się z płatnościami. Od momentu na pokładzie klienta poinformuj go o swoich cenach i warunkach płatności.
Bądź proaktywny i wzmiankuj warunki płatności w swoich umowach. Każdy arkusz płatności powinien zawierać:
- Imię i nazwisko klienta
- Dane kontaktowe, w tym numer telefonu i adres do wysyłki
- Ramy czasowe lub terminy płatności
- Metoda płatności i waluta
- Zasady zwrotu kosztów
- Opłaty za zwłokę i ich warunki
- Często zadawane pytania wyjaśniające, jak radzić sobie z opóźnieniami w płatnościach
Aby uzyskać dodatkową oomph, poproś klientów o parafowanie obok warunków płatności.
Aby uniknąć chronicznych opóźnień w płatnościach, dodaj klauzulę w umowie, która mówi, że zastrzegasz sobie prawo do rezygnacji z klientów, którzy płacą z opóźnieniem określoną liczbę razy.
Nie: Powiedz coś, czego będziesz żałować
Sprzeczny ton zniszczy powiązania z klientem, a nie chcesz przecież palić za sobą mostów.
Zamiast reagować pod wpływem chwili, stwórz plan komunikacji do radzenia sobie z opóźnieniami w płatnościach. Dołącz podręcznik, jak eskalować opóźnienia w płatnościach - ze skryptami - aby nie powiedzieć czegoś negatywnego, co spowoduje utratę konta.
Do zrobienia: Zapewnij różne metody płatności
Być może klienci spóźniają się z płatnościami, ponieważ akceptujesz tylko płatności za pomocą czeków papierowych. Istnieje tak wiele metod płatności i procesorów płatności, że najlepiej jest akceptować jak najwięcej z nich. 💸
Akceptuj co najmniej:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Karta kredytowa lub debetowa
- Przelewy ACH na konto bankowe
Pamiętaj, aby dodać mini SOP w swoim kliencie dokument onboardingowy o tym, jak korzystać z instrumentu płatniczego, aby z góry znali proces.
Nie: Zaskakuj klientów
Elementy na fakturze naprawdę nie powinny być niespodzianką. Jeśli chcesz, aby klienci płacili ci na czas, wyślij uprzejme przypomnienie przed terminem płatności.
Szybki e-mail z przypomnieniem o płatności, rozmowa telefoniczna lub wiadomość tekstowa - z kopią faktury - to uprzejme przypomnienie dla osób, które szczerze zapomniały i nie miały zamiaru pozostawić jej niezapłaconej.
Wysyłanie i odbieranie e-maili w ClickUp w celu usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną
Do zrobienia: Wysyłaj przypomnienia o otrzymaniu płatności
Niektórzy zapominają o opłaceniu faktury nawet po upływie terminu płatności. Życie jest zajęte, a skrzynki odbiorcze są wypełnione po brzegi, więc nie jest niczym niezwykłym, że klienci przegapią wiadomość z przypomnieniem.
Stwórz wewnętrzny cykl pracy w swojej firmie oprogramowanie do zarządzania zadaniami do wysyłania okresowych przypomnień o fakturach na różnych scenach:
- Przed terminem płatności
- W terminie płatności
- Gdy płatność jest przeterminowana
Nie: Zapominać o niezapłaconych fakturach
Jedyną rzeczą gorszą od tego, że klient zapomni o fakturze, jest to, że ty zapomnisz o zaległej płatności! Miej zakładki na wszystkich nieuregulowanych fakturach, korzystając z aplikacji inteligentnego narzędzia do zarządzania klientami które śledzi faktury, płatności, powiadomienia o braku płatności i nie tylko.
Do zrobienia: Utwórz formularz żądania płatności, korzystając z Payment Request API
Ułatw ludziom dokonywanie płatności. Utwórz formularz wniosku o płatność online, aby usprawnić proces płatności.
Być może konieczna będzie współpraca z działem IT w celu zintegrowania API żądania płatności - lub prostego Formularz DIY do zrobienia. Osadź go na stronie internetowej za pomocą niewielkiej ilości HTML i voilà! Twoi klienci po prostu odwiedzają portal i płacą zaległe saldo, a wszystko to dzięki tej prostej integracji z API żądania płatności.
Twórz niestandardowe formularze z polami typu "przeciągnij i upuść" w ClickUp, aby pobierać płatności w mgnieniu oka
Jak uniknąć konieczności proszenia o płatność
Gonienie za fakturami nie jest najlepszym wykorzystaniem czasu, a możemy zagwarantować, że Twoi klienci również nie lubią być ścigani. 👀
Zminimalizuj kłopoty i unikaj żądań zapłaty dzięki tym niewielkim zmianom:
- Poproś o płatność z góry: Jeśli znasz już zakres, poproś klienta o zapłatę przed zakończeniem jakichkolwiek prac. Jeśli nie jest to możliwe, poproś o depozyt lub zaliczkę
- Oferuj subskrypcję usług: Jeśli dostarczasz ten sam poziom usług co miesiąc, pobieraj od klienta cykliczną opłatę za subskrypcję za pomocą karty w pliku
- Wysyłaj faktury podpowiedź: Nie odkładaj wysyłania faktur. Zawsze wysyłaj je szybko, gdy projekt jest jeszcze świeży w pamięci klienta
- Oferuj plany płatności: Niektórzy klienci mogą mieć trudności z płatnościami, szczególnie w przypadku większych faktur. W takim przypadku zaoferuj plany płatności, które pozwolą im płacić w ratach. Raty pokazują klientom, że chcesz z nimi współpracować
Szablony próśb o płatność do zbierania płatności od klientów
W tym momencie wiesz już, jak przezwyciężyć "irytację" związaną z prośbą o płatność. Rozumiemy, że trudno jest znaleźć odpowiednie słowa w e-mailach z prośbą o płatność, dlatego ważne jest, aby użyć szablonu prośby o płatność.
Szablony próśb o płatność ClickUp
Po co spędzać godziny na formatowaniu formularzy i umów dotyczących płatności? Polegaj na szablonach ClickUp, aby używać właściwego języka w prośbach o płatność - zakończonych ładnymi kolorami i przejrzystym formatem. ✨
Na początek poproś swoich klientów o podpisanie Szablon prostej umowy płatności ClickUp . Użyj tego szablonu do śledzenia płatności, śledzenia statusów klientów i tworzenia pól niestandardowych dla swoich rekordów.
Określ warunki płatności za pomocą szablonu Simple Payment Agreement od ClickUp
Szablon Szablon formularza płatności ClickUp ułatwia bezpieczne zbieranie informacji o płatnościach klientów online. Wysyła nawet automatyczne powiadomienia, aby wszyscy byli na bieżąco z płatnościami.
Utwórz przepływ płatności za pomocą szablonu formularza płatności ClickUp
Interesują Cię dane dotyczące płatności? Śledź je za pomocą szablonu Szablon historii płatności ClickUp . Rejestruj wszystkie szczegóły płatności klientów, a także płatności dokonywane na rzecz dostawców. Szablon monitoruje dane płatności w czasie, aby zidentyfikować potencjalne problemy i dać ci szybki wgląd w kondycję finansową.
Szablon historii płatności ClickUp umożliwia śledzenie płatności dla freelancerów, klientów i pracowników w jednym miejscu
Pisz wnioski o płatność za pomocą ClickUp AI, w tym odpowiednie szczegóły płatności
Podczas gdy solidne szablony stanowią mocną podstawę, skomponowanie uprzejmego e-maila z zapytaniem o płatność może być wyzwaniem.
Na szczęście nie musisz wcale pisać wiadomości z prośbą o płatność. Użyj ClickUp AI napisze dla Ciebie uprzejmą, ale stanowczą wiadomość - a wszystko to bez opuszczania platformy do zarządzania projektami. Używaj go do pisania sekwencji e-maili, skryptów telefonicznych i tekstów, które wyjaśniają Twoje potrzeby bez palenia mostów.
Korzystaj z ClickUp AI, aby pisać szybciej i dopracowywać swoje teksty, odpowiedzi na e-maile i nie tylko
Jeśli masz już prośbę o płatność i chcesz dostosować ją tak, aby miała bardziej przyjazny ton, poproś ClickUp AI o przeanalizowanie jej za Ciebie. Jeśli tekst brzmi zbyt agresywnie, AI zasugeruje zmiany, które sprawią, że wiadomość będzie mniej pikantna.
Zbieraj płatności za pośrednictwem formularzy ClickUp
Szukasz eleganckiego interfejsu płatności? Wypróbuj formularze ClickUp! To najszybszy sposób na zachęcenie do szybkich płatności, a Twoi klienci również docenią wygodę. Formularze ClickUp przechwytuj odpowiedzi, które mają połączenie z zadaniami Twojego zespołu. Stwórz niestandardowy formularz, który poprowadzi klientów przez proces płatności w ramach zgrabnego portalu online. Uzyskanie płatności jest tak proste, jak naciśnięcie przycisku płatności.
Ostatnia deska ratunku: Skorzystaj z pomocy prawnika
W tym momencie zrobione zostało wszystko, co w Twojej mocy do zrobienia, aby wspierać dobrą wolę i komunikować się z klientem. W wydarzeniu, w którym klient uporczywie unika płatności lub wręcz odmawia wywiązania się ze swoich zobowiązań finansowych, kolejnym krokiem może być podjęcie kroków prawnych.
Twój prawnik prawdopodobnie wyśle klientowi stanowcze pismo z informacją o możliwości podjęcia kroków prawnych, jeśli płatność nie zostanie dokonana podpowiedź. W wielu przypadkach wzmianka o działaniach prawnych może podpowiedzieć klientowi uregulowanie długu. Ale uwaga: To prawie na pewno spowoduje utratę konta, więc nie podejmuj tej decyzji lekkomyślnie.
Jeśli zaangażowanie prawnika nie jest finansowo wykonalne, możesz dochodzić płatności za pośrednictwem sąd ds. drobnych roszczeń , ale zależy to od stanu, warunków umowy i kwoty płatności.
Pa pa, zaległe płatności
Niektórzy profesjonaliści czują się niezręcznie, prosząc o zapłatę, na którą słusznie zasługują, i rozumiemy, że może to być nieprzyjemne uczucie. Postępuj zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym przewodniku, aby przezwyciężyć strach przed proszeniem o zapłatę. Tak długo, jak wysyłasz uprzejme i profesjonalne e-maile, będziesz w stanie zachować powiązania, jednocześnie rozwijając swój biznes.
Możesz samodzielnie wysyłać prośby o płatność, ale jeśli chcesz zaoszczędzić czas i uniknąć czkawki w komunikacji, skorzystaj z ClickUp. Szablony, narzędzia AI, formularze i wiele więcej sprawiają, że prośby o płatność są dziecinnie proste, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniach, które faktycznie poruszają igłę. Zarejestruj się w ClickUp !