Czy kiedykolwiek spojrzałeś na swoją listę rzeczy do zrobienia i pomyślałeś: "Czy moglibyśmy przyspieszyć planowanie programu i przejść od razu do części, w której świętujemy?"
Słyszymy cię i rozumiemy, dlaczego zarządzanie programami brzmi, jakby zabierało więcej z twojego dnia pracy niż dawało. Jeśli poświęcasz czas, pieniądze i zasoby w niewłaściwy sposób, istnieje taka możliwość. Ale my do tego nie dopuścimy.
Zamiast tego pokażemy ci, jak zmienić podejście do skalowania i zarządzania programami.
Często mylone z zarządzanie projektami zarządzanie programami ma strategiczną odrębność i zasługuje na swoją chwilę! Jak więc odróżnić program od projektu? Które programy mają sens? Jaką wartość mają programy dla organizacji, jej pracowników i niestandardowych klientów?
Masz pytania, a my mamy odpowiedzi! Rozpakujmy, czym różnią się programy od projektów, jaka jest rola menedżera programu i jakie są najważniejsze elementy stosu technologicznego dla powodzenia zarządzania programami!
Czym jest zarządzanie programami?
Zarządzanie programami to strategizowanie i koordynowanie programów w celu realizacji inicjatyw i wprowadzania zmian w organizacji. Program to zbiór powiązanych projektów, procesów i działań zarządzanych jako grupa w celu osiągnięcia wspólnego celu.
Zastanawiasz się, "jeśli zamienię słowo program na projekt w twojej definicji, to również oznacza to samo... twój ruch."
Jeśli traktujemy programy tak samo jak projekty, to już stworzyliśmy naszą pierwszą przeszkodę. Oto dlaczego:
Ty (kierownik projektu) jesteś kapitanem łodzi (projektu) nadzorującym operacje i docierającym do celu zgodnie z harmonogramem. Wokół ciebie znajdują się inne łodzie (projekty) z ich kapitanami (kierownikami projektów). Czy byłoby możliwe, abyś zarządzać wszystkimi statkami i ich operacjami i harmonogramami? Mało prawdopodobne.
Wypróbuj nasz_ szablony zarządzania programem !
Zarządzanie programami a zarządzanie projektami
Jaka jest więc różnica między zarządzaniem programem a zarządzaniem projektami? Projekt zajmuje się trasą i zasobami do miejsca docelowego. Program wykracza poza tradycyjne obowiązki projektowe i koncentruje się na tym, co dzieje się po dotarciu projektów do celu. Korzyści, transformacja i zmiana dla organizacji. ✨
Cykl życia programu
Mając to na uwadze, jak wygląda cykl życia programu? Na początek należy wziąć pod uwagę trzy główne fazy, w tym:
- Faza konceptualizacji programuInteresariusze i kadra kierownicza spotykają się, aby stworzyć brief programu obejmujący wizję, zakres, minimalne cele,oszacowanie budżetu,zarządzanie zasobamii korzyści. Brief jest przekazywany do kierownika programu w celu zidentyfikowania współpracowników programu, zależności projektu, czynników ryzyka, harmonogramu i wymagań technicznych
- Faza realizacji programu. Delivery ma podwójne znaczenie. Pierwszym znaczeniem jest realizacja wyników przez Teams projektu. Drugie znaczenie to okres przejściowy, w którym następuje integracja i zmiana w organizacji
- Faza zamknięcia programu. Programy trwają tak długo, jak długo organizacja korzysta z ich wartości. Zanim jednak wyruszy w drogę bez załączonych kółek treningowych, musi przejść przez wiele kontroli i instrukcji, aby się utrzymać. Zespoły projektowe są rozwiązywane, oszczędności kosztów są oceniane, a informacje o programie są zapisywane jako aktywa organizacyjne dla przyszłych ulepszeń (lub innych programów)
Przyjrzyjmy się kilku przykładom programów istotnych dla każdej branży:
- Program bramy procesowej dla wsparcia złożonychinżynieria oprogramowania problemy
- Program talentu i kultury, aby przenieść karierę pracowników na wyższy poziom
- Program wdrażania klientów aby edukować menedżerów sprzedaży
- Program dostępności do prowadzeniasystem projektowania produktów *Program rozwoju do budowania i szkolenia międzynarodowych Teams
To nie jest skalowalne dla tych inicjatywy Business istnieć w ramach jednego projektu. Pamiętasz naszą analogię do łodzi?
W swojej istocie program obejmuje więcej funkcji wykraczających poza zakres jednego i zrobionego projektu, a zatem wymaga wyspecjalizowanych osób do zrobienia i bieżącego zarządzania programem.
menedżerowie programów weszli na czat
Czym zajmuje się menedżer programu?
Sercem każdego ekosystemu programowego jest menedżer programu. Ich codzienne priorytety obejmują:
- Zadawanie wyjaśniających pytań w celu określenia zakresu problemów biznesowych i zdefiniowania, jak wygląda powodzenie
- Zapewnienie nawigacji na najwyższym poziomie, aby pomóc teamom projektowym w podejmowaniu świadomych decyzji
- Zarządzanie tempem programu, tak aby wymierne wyniki były dostarczane regularnie
- Koncentrowanie się na ogólnej kondycji programu
Często kierownik programu nie ma bezpośredniej władzy nad kierownikami projektów i współpracownikami programu. Jeśli się nad tym zastanowić, program obejmuje różne typy teamów: Marketing, Sprzedaż, Rekrutacja, Customer Enablement, IT, Zasoby Ludzkie itp. Te zespoły specjalizują się w swoim polu, a kierownik programu dostarcza długoterminową strategię, aby wszystkie zespoły były zgodne co do celów programu i rezultatów.
Rzecz w tym, że kierownik programu może nie mieć od razu wszystkich odpowiedzi. Jeśli masz do zrobienia coś, co nigdy wcześniej nie zostało zrobione w Twojej branży lub organizacji, istnieje niezwykły poziom niejednoznaczności. A programy są przede wszystkim niejasne na początku. Oto prawdziwy przykład programu:
Program SparkShorts ma na celu odkrywanie nowych twórców, badanie nowych technik opowiadania historii i eksperymentowanie z nowymi cyklami pracy produkcyjnej. Te filmy są niepodobne do niczego, co kiedykolwiek zrobiliśmy w Pixar, zapewniając możliwość uwolnienia potencjału poszczególnych artystów i ich pomysłowych podejść do tworzenia filmów na mniejszą skalę niż nasza normalna oferta.
Jim Morris, prezes Pixar Animation Studios
Już pierwsze zdanie jest pełne pytań. Nie, wszystkie pytania: W jaki sposób odkrywamy gawędziarzy? Jakie są nasze kryteria dla gawędziarza? Jaki jest zakres tych eksperymentów? Czy te nowe cykle pracy będą wymagały pomocy ze strony naszego podstawowego zespołu?
Menedżerowie programów zaczynają od tego, co wiedzą i tworzą formularz reszty w miarę postępów. Ponieważ nie są w chaszczach dla każdego projektu (ponownie, pomyśl o naszej analogii do łodzi), polegają na kierownikach projektów, aby zapewnić wsparcie taktyczne. Na wysokim poziomie, kierownicy programów:
- Praktykametodyki zwinne w ramach ekosystemu programu, aby osiągnąć cele biznesowe
- Stosowanie zasad, procesów i wiedzy merytorycznej w celu osiągnięcia wyników
- Być liderem w rozwiązywaniu złożonych zapytań iograniczać ryzyko* Tworzenie budżetu, zakresu i standardów jakości programu
- Wyrównanie lub dostosowanierezultaty projektu do wyników programu
- Wykorzystywanie wskaźników do regularnego informowania i angażowania interesariuszy
- Zarządzanie współzależnościami między projektami
- Eliminacja dublujących się lub niepotrzebnych wysiłków
- Analizowanie przychodzących propozycji programowych
- Prowadzenie dokumentacji programu
A może jeszcze kilka przykładów programów? ⬇️
Wskazówki dotyczące powodzenia w zarządzaniu programem
Od start-upów po doświadczone firmy, kroki potrzebne do przekształcenia pomysłów w rzeczywiste wyniki organizacyjne wydają się przytłaczające. Ile, jak szybko i jak zrobić, by program zadziałał? Oto trzy wskazówki, które można zastosować już dziś, aby zapewnić powodzenie i wpływ programów.
Wskazówka 1: Zachęcaj Teams do wczesnego i częstego wyrażania swojego zdania
Jakość naszych ludzkich umiejętności sprawia, że jesteśmy lepszymi pracownikami i liderami.
Przeczytaj to zdanie jeszcze raz.
Ustaliliśmy wcześniej, że niektórzy kierownicy programów nie mają bezpośrednich władz nad teamami. Są jednak odpowiedzialni za postęp i wyniki programu. Tak wiele dobrych rzeczy wynika z zachęcania Teamsów do wczesnego i częstego wyrażania swojego zdania:
- Zbliżające się wąskie gardła są wskazywane i skutecznie rozwiązywane
- Zróżnicowane perspektywy dają początek kreatywnym rozwiązaniom złożonych problemów
- Członkowie otrzymują praktyczne informacje zwrotne, które pozwalają im się doskonalić
- Zaufanie jest budowane organicznie
Powodzenie programu zależy od pracy zespołowej. Ważne jest, aby komunikować to od pierwszego dnia cyklu życia programu, ale nigdy nie jest za późno, aby zacząć. Jeśli więc szukasz praktycznych porad dotyczących budowania efektywnej pracy zespołowej mamy dla Ciebie ochronę!
Wskazówka 2: W pełni oceń pomysł na program
Nie traktuj kilku słów zamienionych na pomysł programu jako zielonego światła! Zdefiniowanie programu jest najbardziej krytyczną sceną w cyklu życia programu, ponieważ energia, pieniądze i zasoby organizacji zostaną wydane na to duże przedsięwzięcie. Zanim więc przygotujesz e-mail z CC'ed swojego zespołu marzeń, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, co przyniesie ten program.
- Na jakie obszary biznesu wpłynie ten program? (Zasoby ludzkie,Doskonałość jakości,Marketingitp.)
- Jakie są potencjalne zagrożenia i konsekwencje? (Zakłócenie usług organizacyjnych,rozszerzenie zakresu, dezinformacja itp.)
- Co wpłynie na nasze systemy, usługi, narzędzia i technologie?
- Kto jest odbiorcą docelowym?
Wskazówka 3: Używaj najlepszych w swojej klasie oprogramowanie do zarządzania programemJak wygląda najlepsze w swojej klasie oprogramowanie? Konkurencyjne plany cenowe i niezawodność platformy? Oczywiście, ale do powodzenia w zarządzaniu programem potrzebne są również:
- Potężneintegracja z innymi narzędziami do przenoszenia danych pod jedną maską
- Solidna funkcja zależności zadań i projektów
- widok 360 wszystkich prac w całej firmie
Rozpakujmy nr 3: widok 360 wszystkich prac w całej firmie. Czy wiesz, ile godzin tygodniowo tracimy? przełączanie kontekstu i przerzucanie się między wieloma narzędziami ? Qatalog i naukowcy z Ellis Idea Lab na Uniwersytecie Cornella dokonali obliczeń i oto, co znaleźli w nowoczesnym miejscu pracy:
5
Liczba godzin, które tracimy tygodniowo, próbując znaleźć informacje uwięzione w aplikacjach.
7 na 10
Odsetek osób, które raportują, że znalezienie informacji do zrobienia swojej pracy jest czasochłonne.
⅔
Liczba osób, które zgłaszają, że nie są pewne, czy wszystkie działy korzystają z tych samych aplikacji online.
Czy możesz się z tym utożsamić?
Jeśli czujesz, że twoje ramiona są trochę ciężkie, odwróćmy sytuację!
Rozumiem, jeśli masz zmęczenie oprogramowaniem po wypróbowaniu Monday, Asana, Jira i inne . Pierwsze tygodnie są świetne, a potem nagle, teams stają w obliczu konkurujących ze sobą priorytetów , a projekty utknęły w martwym punkcie.
3 funkcje ClickUp potrzebne do zarządzania programami
ClickUp to oprogramowanie do zarządzania programami, z którego Twoje Teams będą chciały korzystać każdego dnia. Dzięki ClickUp mają oni kontrolę nad optymalizacją swojej wydajności podczas wspólnej pracy nad realizacją inicjatyw programu. Oto trzy niezbędne funkcje ClickUp do zarządzania programem:
1. Cele ClickUp, aby połączyć każde zadanie z rezultatami programu
" Cele ClickUp pomagają skupić się każdemu członkowi działu na tym, co jest naprawdę ważne, co ma kluczowe znaczenie, gdy nowy produkt jest wprowadzany na rynek ." Darya
HYPERVSN
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
2. Pulpity ClickUp aby wyświetlić historię danych
Zarządzaj wszystkim w swoim programie za pomocą konfigurowalnego centrum sterowania
"Korzystanie z ClickUp pomogło nam najbardziej, zwłaszcza jeśli chodzi o oszczędność czasu. Wcześniej korzystaliśmy z systemu, w którym pod koniec tygodnia każdy członek zespołu wysyłał cotygodniowe raportowanie za pośrednictwem e-maila, które było analizowane w weekend. Jednak dzięki ClickUp stopniowo pozbywamy się zbędnych raportów, oszczędzając w ten sposób czas, który teraz przeznaczamy na bardziej wydajne działania" studium przypadku eHealth4Everyone
3. ponad 15 konfigurowalnych widoków do wizualizacji zadań i cykli pracy
"Nawet jeśli te funkcje wyglądają na bardzo drobne, odgrywają ogromną rolę w wypełnianiu luki dla nas, biorąc pod uwagę fakt, że nasze Teams pracują zdalnie. Z trzema różnymi Widoki w ClickUp nasi klienci i menedżerowie mają 360-stopniowy widok na to, co dzieje się na poziomie gruntu, co pozwala im bardziej skupić się na strategii i kreatywnym myśleniu w porównaniu z bagnem zarządzanie zadaniami i zespołem ." Joshua Rozario
Mindshare Digital
Przykłady zarządzania programami w ClickUp
Często jesteśmy pytani, czy w ClickUp używamy ClickUp do zarządzania naszymi programami. Szczerze mówiąc, jest to ulubione pytanie, ponieważ przypomina nam, jak skutecznie platforma radzi sobie zarówno z zwykłymi zadaniami, jak i złożonością, dzięki czemu mamy pozycję do skalowania.
Cała moja praca jest ze sobą powiązana. Pracujemy na tej samej liście projektów i podejmujemy świadome decyzje jako zespół. Każdy ma dostęp do scentralizowanych informacji do zrobienia.
Oto kilka uruchomionych programów ClickUp, które wymagały wielu menedżerów programów i całego dostępnego cold brew, aby odnieść powodzenie. zespole, czy możesz mi pomóc?
ClickUp powiększa starszy zespół EMEA przy wzroście popytu w Europie o 233%
Nie traciliśmy czasu na ustawienie naszego głównego zespołu kierowniczego EMEA, sprowadzając wyjątkowe talenty, które napędzają wyniki, jednocześnie koncentrując się na naszej podstawowej wartości "baw się dobrze, znajdź radość i bądź sobą"
Mamy już solidną bazę pracowników w regionie, z członkami zespołu rozsianymi po całej Europie. Zatrudniamy najlepszych ludzi do tej pracy i wykorzystujemy ClickUp, aby zapewnić naszym zespołom hiper-wydajność, gdy nie są zlokalizowane w jednym miejscu. Jesteśmy głęboko zaangażowani w budowanie biznesu ze współpracą, kulturą i społecznością w samym sercu"
Amber Coster, wiceprezes ClickUp ds. operacyjnych w regionie EMEA
ClickUp University, bezpłatna platforma edukacyjna online
ClickUp University
> Nasz cel z ClickUp University (CUU) jest prosty: Pomagać naszej społeczności osiągać cele szybciej, oszczędzać czas, kontynuować rozwój o 1% na swoim polu każdego dnia i eliminować niepotrzebne frustracje spowodowane nieefektywnością pracy.
>
> Niezależnie od tego, czy jesteś nowy w ClickUp, czy jesteś z nami od lat, CUU pomoże Ci zdobyć wiedzę i praktyczne doświadczenie potrzebne do stworzenia idealnego cyklu pracy i zwiększenia wydajności.
>
> Dowiesz się, jak korzystać z ClickUp, jak niestandardowo dopasować go do potrzeb projektu i preferencji dotyczących cyklu pracy, a także staniesz się oszczędzającym czas i zwiększającym wydajność guru ClickUp.
Leila Cruz, Koordynator Redakcji ClickUp
LevelUp by ClickUp (edycja 2021)
W przypadku LevelUp, podczas gdy wszystko zostało zrobione wewnętrznie, musieliśmy zintegrować proces korzystania z zewnętrznych firm zewnętrznych, takich jak firmy produkcyjne i usługi transmisji na żywo. Stworzyliśmy więc dedykowane Listy - klucz do całej organizacji tego wydarzenia.
Stworzyliśmy listę główną i upubliczniliśmy pewne zadania naszym partnerom. Zaprosiliśmy gości i pozwoliliśmy naszym partnerom koordynować zadania. To pozwoliło nam działać szybciej niż przy użyciu wielu narzędzi, w tym e-maili. Wyobrażasz sobie przeglądanie tysięcy e-maili? ClickUp rozwiązał to za nas.
Melissa Rosenthal, dyrektor kreatywny ClickUp
Powodzenie naszych programów nie byłoby możliwe bez zróżnicowanej grupy menedżerów programów i teamów, dzięki którym możemy szybko i sprawnie przekazywać prośby i dzielić się opiniami. Chcemy tego samego dla Ciebie. 🤝
Realizuj swoje największe cele organizacyjne z ClickUp
ClickUp to wszechstronne oprogramowanie do koordynowania wielkich pomysłów, obserwowania postępów w czasie rzeczywistym i zarządzania projektami z pełną widocznością. Dzięki ClickUp i zarządzaniu programami, będziesz pielęgnować zdrowy, dobrze funkcjonujący Teams już od pierwszego dnia!
Nasz zespół jest tutaj, aby pomóc, jeśli masz konkretny przypadek użycia i potrzebujesz wsparcia w jego realizacji. Szczerze mówiąc, możemy rozmawiać o programach cały dzień i uwielbiamy spotkania z innymi, którzy też do zrobienia! 👋 Zaczynamy