Każdy kierownik projektu marzy o pracy z klientem lub interesariuszem, który mówi takie rzeczy jak "Poświęć tyle czasu, ile potrzebujesz" i "Pieniądze nie są problemem"
Jednocześnie każdy kierownik projektu wie, że takie scenariusze to mrzonki. Niestety, większość z nich napotka na ograniczenia projektu, które mogą spowodować falowanie w cyklu życia projektu.
Te nieznośne limity wpływają na sposób podejścia do projektów, na to, co możesz dostarczyć, kiedy możesz je dostarczyć i jaka będzie jakość dostarczanych produktów. Zarządzanie ograniczeniami projektu jest niezbędne do planowania powodzenia projektu.
Dobra wiadomość jest taka, że ograniczenia związane z zarządzaniem projektami można wyeliminować, naprawić lub całkowicie im zapobiec. Potrzebujesz odpowiednich narzędzi i procesów, aby zapewnić, że wszystko pozostanie na czas i w ramach budżetu, a rezultaty projektu spełnią oczekiwania klienta.
Przeprowadzimy Cię przez najczęstsze ograniczenia projektu i podzielimy się wskazówkami i narzędziami do zarządzania nimi, abyś mógł ustawić swój zespół na powodzenie.
Czym są ograniczenia projektu?
Ograniczenia projektowe to wszelkie czynniki, które ograniczają liderów zespołów lub kierowników projektów w pomyślnym zakończeniu projektu. Najczęstsze rodzaje ograniczeń projektowych dotyczą: Oś czasu projektu lub żelazny trójkąt, o którym wiemy, że brzmi jak nazwa prywatnej wyspy złoczyńcy Bonda. 🦹
Oprócz potrójnych ograniczeń, istnieją jeszcze trzy typowe ograniczenia projektu, w tym zasoby, ryzyko i standardy jakości. Poniżej przedstawiamy wszystkie sześć typowych ograniczeń i ich wpływ na projekt:
1. Zakres projektu
Zakres projektu określa, co projekt ma osiągnąć i ile pracy należy zrobić. Musisz mieć jasne zrozumienie ograniczeń zakresu, aby określić, czy inne ograniczenia projektu - takie jak oś czasu i budżet - są rozsądne.
Zrozumienie zakresu projektu może pomóc w zapobieganiu przerażającemu
-gdy coraz więcej zadań jest dodawanych do projektu.
Dokument dotyczący zakresu prac zapewnia wszystkim zgodność w zakresie
Na przykład, powiedzmy, że twój projekt ma zbudować 10-stronicową stronę internetową i nagle twój klient chce dodać dwie dodatkowe strony. Ponieważ jest to poza pierwotnym zakresem projektu, wiesz, że musisz wrócić do klienta, aby omówić, w jaki sposób dodanie tych dwóch stron wpłynie na projekt
(lub oś czasu i budżet projektu).
To dlatego dokumenty takie jak
są niezbędne do rejestrowania wszystkiego na temat projektu. Ty i Twój klient powinniście uzgodnić dokument dotyczący zakresu projektu ze zrozumieniem, że wszelkie zmiany wpłyną na inne główne ograniczenia projektu.
2. Oś czasu projektu
Oś czasu projektu to ilość czasu, jaką masz na zakończenie projektu. Oś czasu musi uwzględniać czas potrzebny na zakończenie całego cyklu życia projektu - od rozpoczęcia, przez planowanie, po zakończenie i zamknięcie projektu. ⏰
Czasami interesariusze przychodzą do ciebie z konkretną osią czasu. Niektórzy mogą jednak wyjaśnić zakres projektu i poprosić o ponowne oszacowanie czasu potrzebnego na jego zakończenie.
Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby zaplanować zadania, śledzić postępy projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami.
Podczas tworzenia harmonogramu projektu należy pamiętać o zależnościach. Podczas gdy niektóre zadania mogą być zakończone jednocześnie, inne mogą wymagać ukończenia przed przejściem do następnego kroku w cyklu pracy.
3. Budżet projektu
Budżet projektu określa, ile pieniędzy można wydać do zrobienia danej rzeczy. Podczas pracy nad alokacją budżetu należy pamiętać, że wynagrodzenia członków zespołu są częścią kosztów projektu (i często największą ich częścią). 💸
Podobnie, jeśli masz subskrypcje SaaS i narzędzia, których Twój zespół używa do zrobienia swojej pracy, być może będziesz musiał uwzględnić te koszty w swoim budżecie. W przypadku kierowników projektów, którzy pracują w środowisku ze wszystkimi wewnętrznymi interesariuszami, może być konieczne potwierdzenie, czy wynagrodzenia pracowników wchodzą do budżetu, czy nie.
Uzyskaj wysoki poziom przeglądu budżetu projektu podczas zarządzania zadaniami i statusami za pomocą szablonu ClickUp Budgeted Project Management Template
Jeśli masz określoną kwotę na zakończenie projektu i nie musisz uwzględniać wynagrodzeń zespołu, możesz przeznaczyć budżet na niezbędny sprzęt. Jeśli jednak konieczne jest uwzględnienie wynagrodzeń, należy wziąć pod uwagę koszty związane z prowadzeniem projektu dokładnie w tej osi czasu.
Korzystanie z Szablon do zarządzania projektami z budżetem ClickUp może pomóc w śledzeniu wydatków i potencjalnych wydatków, aby uniknąć tego kosztownego ograniczenia.
4. Zasoby projektu
Zasoby obejmują wszystko, co jest potrzebne do zakończenia projektu, inne niż czas i pieniądze. Mogą to być członkowie Teams potrzebni do zbudowania tej 10-stronicowej - mamy na myśli 12-stronicowej - strony internetowej.
Możesz potrzebować programisty, projektanta i copywritera - ale niektóre zasoby mogą pracować nad innymi projektami obecnie lub zaraz po nowym projekcie strony internetowej. Kładzie to duży nacisk na unikanie
w ramach osi czasu projektu.
Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania w celu realokacji zasobów
To, czego naprawdę potrzebujesz, to ogólny widok obciążenia pracą Twoich zespołów, abyś mógł planować lub wprowadzać zmiany na bieżąco. Na szczęście kierownicy projektów mogą korzystać z
narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą i czasem między zadaniami, aby upewnić się, że nie przydzielisz zbyt mało lub zbyt dużo pracy.
5. Ryzyko projektu
Niektóre projekty są bardziej ryzykowne niż inne, ale prawie każdy projekt wiąże się z ryzykiem. Dla
zarządzanie projektami budowlanymi
ryzyko może obejmować urazy na miejscu lub utratę sprzętu. Ale dla
zarządzanie projektami stron internetowych
, istnieje ryzyko awarii witryny, niedziałających połączeń, zmian kopii w ostatniej chwili lub utraty przychodów, gdy witryna nie działa.
Aby upewnić się, że projekt odniesie powodzenie, należy wymyślić
strategia zarządzania ryzykiem
przed rozpoczęciem.
Ryzyko na placu budowy można ograniczyć, upewniając się, że wszyscy członkowie zespołu zostali przeszkoleni w zakresie protokołów bezpieczeństwa, a plac budowy jest ubezpieczony. Ryzyko związane z migracją witryny można ograniczyć, wprowadzając zmiany później w nocy, gdy ruch w witrynie jest minimalny.
Uzyskaj wizualną reprezentację potencjalnych zagrożeń dla projektu za pomocą szablonu ClickUp Risk Analysis Tablica Template, aby Twój zespół mógł współpracować nad ich ograniczeniem
Nawet jeśli uważasz, że projekt wiąże się z niewielkim ryzykiem, poświęć trochę czasu, aby zapytać członków zespołu, co ich zdaniem może pójść nie tak i opracować plan awaryjny. Dzięki szablonowi
Szablon Tablicy Analizy Ryzyka ClickUp
w tym wizualnym formacie Tablicy można uzyskać przewagę w znalezieniu potencjalnego problemu lub ograniczenia projektu.
Ten szablon pozwala również zaoszczędzić czas i wysiłek związany z projektami, zapewniając, że wszystkie potencjalne ryzyka projektu są oceniane przy użyciu tych samych kryteriów. Oznacza to, że szybciej uzyskuje się skuteczniejsze strategie zarządzania ryzykiem.
6. Jakość projektu
Ostatnim ograniczeniem jest jakość projektu - lub kaliber projektu
. Członkowie Teams i interesariusze będą chcieli tworzyć i widzieć najlepsze produkty o jakości projektu.
Jednak wszystkie inne ograniczenia projektu będą miały wpływ na to, jak wysoką jakość można uzyskać. A jako kierownik projektu, być może będziesz musiał zdecydować, jakie kompromisy jesteś skłonny poczynić w zakresie jakości projektu, aby zakończyć go szybciej lub za mniejsze pieniądze.
Jak zarządzać ograniczeniami projektu
Zarządzanie ograniczeniami projektu to ciągła żonglerka. (Nie wiemy, dlaczego te cyrkowe analogie wciąż nam się nasuwają - może dlatego, że bycie kierownikiem projektu przypomina bycie wodzirejem biurowego cyrku) 🎪
Ale dzięki odpowiednim narzędziom można pracować w ramach ograniczeń projektu i dostarczyć najwyższej jakości produkt końcowy. Oto 10
narzędzia do zarządzania projektami
aby pomóc w zarządzaniu ograniczeniami.
1. Zrozumienie pełnego zakresu projektu
Twój
dokument musi określać dokładne cele projektu, jego zakres i rezultaty, które zostaną osiągnięte
oczekiwać. Będzie to służyć jako punkt odniesienia w całym projekcie i pomoże zapobiec pełzaniu zakresu.
2. Utwórz kartę projektu
Karta projektu to odniesienie wysokiego poziomu, pokazujące najważniejsze informacje o projekcie
Karta projektu służy jako szybki punkt odniesienia, który przedstawia interesariuszy projektu, członków zespołu, zasoby, cele, zakres, rezultaty, kamienie milowe, ryzyko i proces zatwierdzania. Daje ona wszystkim członkom zespołu ogólny widok i pomaga utrzymać się na właściwym torze.
A dzięki
Szablon karty projektu ClickUp
, otrzymujesz dostęp do darmowego i kluczowego dokumentu, który pozwala formalnie autoryzować istnienie projektu. Praca w oparciu o ten szablon zapewni kierownikom projektów możliwość budowania i przydzielania zasobów organizacyjnych do działań projektowych. 🛠️
3. Zorganizuj spotkanie inauguracyjne
Zorganizuj i zaplanuj spotkanie inauguracyjne, aby uzyskać poparcie zespołu projektowego
Gdy masz już ogólny widok projektu, nadszedł czas, aby zebrać zespół projektowy. Spotkanie inauguracyjne pozwala wyjaśnić projekt i jego ograniczenia wszystkim zaangażowanym. Możesz usprawnić swoją listę kontrolną za pomocą
Szablon spotkania rozpoczynającego projekt ClickUp
.
Niezbędni członkowie teamu będą w stanie wskazać potencjalne ryzyko związane z projektem lub problemy z osią czasu lub budżetem, abyś mógł zająć się nimi z interesariuszami tak wcześnie, jak to możliwe.
Bonus: Sprawdź nasze top_
**10 szablonów rozpoczęcia projektu dla spotkań w dokumentach i PPT
4. Organizowanie struktury podziału pracy
W strukturze podziału pracy zorganizujesz swój projekt na wszystkie zadania, które Twój zespół projektowy musi wykonać do zrobienia, aby zakończyć dostarczanie produktów. Pomoże to rozpocząć planowanie działań i zbudować oś czasu.
Struktury podziału pracy pozwalają zobaczyć swoje działania na liście, tablicy statusów lub wykresie Gantta, aby naprawdę zwizualizować, w jaki sposób osiągniesz powodzenie projektu. Zapobiegnie to przejęciu kontroli nad całym procesem przez jakiekolwiek ograniczenia projektu.
5. Tworzenie planu zarządzania projektami
Plan projektu pozwala rozpocząć przydzielanie zadań i monitorowanie postępu prac
Plan projektu pozwoli na oficjalne ustawienie projektu w ruchu. Rozpocznij planowanie działań, dodawaj zależności i monitoruj postępy w ramach swojego czasu
.
Można użyć
ClickUp Przykładowy szablon planu projektu
aby rozpocząć lub odkryj więcej szablonów pasujących do preferowanych metodologii zarządzania projektami - od
do
do
.
6. Tworzenie podziału budżetu
Dzięki podziałowi budżetu możesz przydzielić część budżetu do każdego działania w planie projektu. Następnie można śledzić wydatki w miarę realizacji projektu, aby wiedzieć, czy zespół realizuje budżet, czy też go przekracza.
7. Przeprowadzenie analizy ryzyka
Rozpocznij zarządzanie ryzykiem od początku projektu. Pozwala to przeanalizować potencjalne zagrożenia i uporządkować je pod względem wagi. Dzięki temu można stworzyć plan awaryjny i szybko zająć się najpoważniejszymi zagrożeniami.
8. Uzyskaj przegląd obciążenia pracą
Zarządzanie pracą jest istotnym elementem zarządzania zasobami. Z
Widok obciążenia pracą w ClickUp
umożliwia natychmiastowe sprawdzenie przepustowości członków zespołu, dzięki czemu można zapobiec ich przeciążeniu, co może pomóc w uniknięciu niedotrzymania terminów lub pracy niższej jakości.
9. Automatyzacja powtarzalnych zadań
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
Jeden z
najlepszych narzędzi do zarządzania czasem
dostępne dla Ciebie i Twojego teamu to
. Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala szybciej zakończyć projekty i uwolnić zespół do ważniejszych zadań.
10. Dodaj kontrole jakości
Lista kontrolna kontroli jakości i proces zatwierdzania zapewniają spełnienie ograniczeń jakościowych
Szablon listy kontrolnej kontroli jakości ClickUp
może pomóc w dostarczaniu produktów o wyższej jakości. Każdy z członków zespołu może użyć go do monitorowania własnej pracy, a recenzenci mogą upewnić się, że wszystko jest zgodne ze standardami. Dzięki temu, gdy projekt zostanie zatwierdzony, wszystko pójdzie gładko. ⛵️
Czujesz się ograniczony? Wypróbuj ClickUp
Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc ci być na bieżąco ze wszystkimi ograniczeniami projektu, od oś czasu i budżetu po ryzyko i kontrole jakości. Dzięki temu możesz zarządzać zwycięskim projektem. 🏆
ClickUp to najlepsze narzędzie do
zespołów zarządzania projektami
. Pomaga zorganizować się dzięki pulpitom projektów, automatyzacji i integracji z narzędziami, z których już korzystasz. Ponadto, dzięki tysiącom szablonów do wyboru, można planować i monitorować wszystkie ograniczenia projektu.
Nawet jeśli twój interesariusz nie jest ekscentrycznym miliarderem, ClickUp może sprawić, że poczujesz się jak budżet twojego projektu i
nie stanowią problemu.
A mówiąc o budżecie, można zacząć korzystać z ClickUp free. To zdecydowanie pasuje do ograniczeń projektu.