Ograniczenie to limit, ustawienie granic, w ramach których musisz pracować. Większość ludzi postrzega ograniczenia jako coś negatywnego, ograniczającego to, co można osiągnąć.
W zarządzaniu projektami może być wręcz przeciwnie. Wyobraź sobie, że masz nieskończoną ilość czasu na opracowanie funkcji. Nigdy byś jej nie zakończył!
Bez ograniczeń dotyczących zakres projektu , będziesz popychany i ciągnięty we wszystkich kierunkach, co znacząco wpłynie na twoje skupienie. Bez ograniczenia zasobów przepływy pracy mogą nie być zoptymalizowane pod kątem wydajności lub produktywności.
Ograniczenia w projektach zapewniają wydajność i efektywność, pomagając Teams dostarczać oprogramowanie w małych przyrostach. Różne rodzaje ograniczeń mają różny wpływ na wyniki projektu. Przyjrzyjmy się im po kolei.
Potrójne ograniczenia zarządzania projektami
Typowy projekt może napotkać trzy rodzaje ograniczeń: Czas, koszt i zakres. Są one powszechnie znane jako potrójne ograniczenia. Są one również znane jako trójkąt zarządzania projektami, żelazny trójkąt lub trójkąt projektu.
Ograniczenie zakresu
Zakres odnosi się do funkcji lub funkcji produktu, które zespół zgodził się dostarczyć lub zadań, które zespół projektowy zgodził się zakończyć.
Określa, co musi zostać zrobione i w jakiej jakości. Zakres projektu zazwyczaj określa również czas i koszty.
Dobry zakres projektu daje zespołom programistycznym jasność i swobodę w tworzeniu oprogramowania. Zły pozwala na rozrost zakresu i wytrąca zespół ze śledzenia projektu.
Ograniczenie kosztów
Limit kosztów to budżet, nakładający ograniczenia na zasoby finansowe. Może to obejmować kilka rzeczy. Na przykład, zwinny zespół programistów może mieć ograniczenia dotyczące następujących kosztów projektu.
- Wynagrodzenia Teams
- Sprzęt, taki jak laptopy, serwery itp.
- Dodatki i koszty podróży
- Wszelkie oprogramowanie lub narzędzia automatyzacji potrzebne do zakończenia projektu
Skuteczne ograniczenia kosztów zapewniają zwrot z inwestycji (ROI) i wyniki biznesowe. Złe pozostawiają wszystkich zdemotywowanych i ograniczonych.
Ograniczenie czasowe
Granice czasowe mające zastosowanie do projektu. Innymi słowy, terminy. Ograniczenie czasowe jest stosowane w formie terminów dla każdego zadania, kamienia milowego i całego projektu.
Rozsądne ograniczenie czasowe pozwala zespołowi zbudować dobre produkty, które spełniają wszystkie kryteria akceptacji. Nierozsądne ograniczenie czasowe lub napięty termin zmusi Teams do pójścia na skróty i zbudowania produktu niskiej jakości, piętrząc dług techniczny.
Spośród trzech ograniczeń, które spędzają sen z powiek kierownikom projektów, dziś skupimy się na ograniczeniach czasowych. Zobaczymy, dlaczego są one ważne i co możesz zrobić, aby uniknąć ich wykolejenia projektu.
Czym są ograniczenia czasowe?
Ograniczenia czasowe to limity czasu trwania nałożone na ciebie przez projekt kursu. Do kiedy powinieneś ukończyć projekt, kiedy powinieneś wypchnąć funkcje do wydajności, ile osobogodzin możesz poświęcić na funkcję i tak dalej.
Ograniczenia czasowe są często wizualizowane jako harmonogram. Na przykład, można zaplanować projekt z terminami dla fazy planowania, rozwoju, testowania, końcowego przeglądu, wypchnięcia na produkcję i przekazania.
Każde opóźnienie w jednej z faz może wywołać efekt kuli śnieżnej, spychając cały projekt o kilka dni/tygodni. Opóźnienia te tworzą niepotrzebne i sztuczne ograniczenia w realizacji projektu.
Kierownik projektu stara się unikać sztucznych ograniczeń, które pojawiają się w środku projektu. Oto kilka sposobów do zrobienia tego.
10 strategii unikania ograniczeń czasowych
Unikanie ograniczeń czasowych nie jest jednorazową czynnością, ale ciągłym procesem. Teams projektowe ustawiają struktury i systemy, aby uniknąć wywierania na siebie presji. Niektóre z najbardziej efektywnych z nich wykorzystują narzędzie do zarządzania projektami jak ClickUp. Oto jak to zrobić.
1. Planowanie projektu
Solidny plan pozwala uniknąć połowy ograniczeń. Stwórz kompleksowy plan projektu określający zadania, rezultaty i terminy. Użyj ClickUp Widok kalendarza aby zobaczyć mapę swoich zadań.
ClickUp's Widok kalendarza, aby pokazać podzadania
Zwróć szczególną uwagę na zależności. Jeśli masz zadanie, które zależy od innego, popchnięcie tego drugiego może wykoleić pierwsze.
może pomóc w śledzeniu nakładających się na siebie zadań i zależności .
Wykorzystaj tę scenę projektu do oszacowania zasobów finansowych potrzebnych do jego zakończenia w terminie.
Planujesz projekt po raz pierwszy? Oto kilka doskonałych szablony do planowania projektów aby zacząć od właściwej stopy.
2. Ustalanie priorytetów zadań
Istnieje naturalny limit ilości pracy, którą można zrobić w określonym okresie. Nadawanie priorytetów właściwym zadaniom jest kluczowe dla efektywnego zarządzania czasem.
Jeśli zaplanujesz zbyt wiele zadań, nie dotrzymasz terminów. Jeśli zaplanujesz zbyt mało, możesz mieć niewykorzystane zasoby, co jest stratą czasu. Tak więc, ustal priorytety i harmonogram, aby zoptymalizować wyniki.
Używaj lista priorytetów aby kierować swoimi decyzjami. Spróbuj poziomowanie zasobów , przydzielając więcej zasobów do złożonych zadań i pozwalając zespołowi pozostać na właściwym torze.
ClickUp's Workload View do szacowania dostępnego obciążenia i wyrównywania zasobów
3. Realistyczne szacowanie czasu
Harmonogram projektu jest tworzony na podstawie tego, ile czasu zdaniem członków zespołu będzie potrzebne na zakończenie każdego zadania. Proces ten, zwany szacowaniem czasu, jest kluczową częścią projektu zarządzania projektami .
Kierownicy projektów i członkowie zespołów zazwyczaj opierają swoje prognoza projektu na podstawie wcześniejszych wyników. Jeśli ostatnim razem zapewnienie zgodności z RODO zajęło 20 godzin, prawdopodobnie zajmie to tyle samo czasu teraz.
Szacunki są jednak tylko prawdopodobnymi przypuszczeniami. Aby upewnić się, że szacunki są tak dokładne, jak to tylko możliwe, porównaj je z rzeczywistymi wynikami. Szacowany czas przez ClickUp i funkcje śledzenia czasu zostały zaprojektowane właśnie w tym celu.
4. Śledzenie czasu
Odliczaj godziny dla każdego zadania na osi czasu projektu. Dostępnych jest kilka aplikacji do zarządzania czasem które pozwolą ci do zrobienia tego. Śledzenie czasu przez ClickUp'a jest wbudowane w platformę do zarządzania projektami, umożliwiając uruchamianie i zatrzymywanie timera lub dodawanie ręcznych czasów dla każdego zadania, nad którym pracujesz. Wykorzystaj te informacje, aby zwiększyć dokładność swoich szacunków.
Natywne śledzenie czasu w ClickUp
Z biegiem czasu Twoja zdolność do szacowania i planowania wzrośnie, zmniejszając ograniczenia czasowe.
Jeśli tworzysz nowy team lub dopiero wdrażasz ClickUp, oto dziesięć z nich szablonów zarządzania czasem aby pomóc Ci wykorzystać śledzenie czasu w celu uniknięcia przyszłych ograniczeń.
5. Regularne monitorowanie postępów
Jeśli włączysz projekt i pozwolisz mu działać bez nadzoru, prawdopodobnie będziesz zaskoczony, gdy zadania nie zostaną zrobione na czas. Zarządzanie ograniczeniami czasowymi wymaga więc regularnego monitorowania.
przegląd projektów na ClickUp_
Użyj dowolnego free Gantt chart software do śledzenia, czy oś czasu przebiega zgodnie z planem. Niestandardowy Pulpity ClickUp aby zobaczyć raporty potrzebne do śledzenia postępów. Korzystaj z wykresów burn-up i burn-down, aby wiedzieć, jak może przebiegać projekt. Zidentyfikuj opóźnienia i dokonaj alternatywnych ustaleń.
6. Identyfikacja i ograniczanie ryzyka
Jakie jest prawdopodobieństwo niedotrzymania terminu spotkania? Jakie są tego potencjalne przyczyny?
Udzielenie odpowiedzi na te dwa pytania pomoże ci zidentyfikować ryzyka, przed którymi stoisz i ocenić ich wpływ na projekt. Ryzyko to może mieć charakter finansowy, operacyjny, a nawet behawioralny. Jego wpływ może być różny, od kilkudniowego opóźnienia do zakończonej niemożności dostarczenia projektu.
Przed rozpoczęciem projektu zbierz zespół w celu omówienia ryzyka. Zidentyfikuj i złagodź te zagrożenia, aby upewnić się, że ograniczenia czasowe nie zostaną zaostrzone.
7. Usprawniona komunikacja
Czego członkowie teamu nie wiedzą, tego nie mogą zrobić. Na przykład, wyobraźmy sobie sytuację, w której kryteria akceptacji dla konkretnej funkcji nie są jasno zakomunikowane. Deweloper może myśleć, że dostarczył funkcję, podczas gdy analityk jakości może się z tym nie zgadzać. Odesłaliby funkcję z powrotem do programisty, dodając niepotrzebny czas na przeróbki.
ClickUp Docs do dokumentowania i udostępniania ważnych informacji zespołowi
Uniknij tego, usprawniając całą komunikację w projekcie.
- Dokumentuj notatki ze spotkań, wymagania i inne rozmowy na stronieDokumenty ClickUp* Napisz szczegółowe opisy dla każdej funkcji / historii użytkownika w ramach zadania
- Pozwól członkom Teams wyjaśnić wszystko, czego potrzebują kontekstowo w sekcji komentarzy zadania
- Dodaj listy kontrolne/elementy działań, aby zapewnić, że kryteria akceptacji dla każdej funkcji są zawsze pod ręką
- Oprócz osób, które pracują nad funkcjami, dodaj osoby obserwujące do sekcjiZadania ClickUp aby mogli interweniować, jeśli to konieczne
8. Zwinne zarządzanie projektami
Czasami projekt nie idzie zgodnie z planem. Interesariusz biznesowy może wprowadzić zmiany w wymaganiach. Członkowie Teams mogą zachorować i potrzebować dłuższych dni wolnych. Organizacjom może zabraknąć gotówki. Różne rzeczy się zdarzają. W wyniku tego możesz nieuchronnie napotkać ograniczenia czasowe.
Zwinne zarządzanie projektami zostało zaprojektowane z myślą o takich właśnie spotkaniach. Od osób zarządzających projektami Agile oczekuje się przewidywania potencjalnych problemów i tworzenia planów awaryjnych. A przynajmniej muszą ostrzegać kierownictwo i zarządzać oczekiwaniami.
9. Zarządzanie spotkaniami
"To mógł być e-mail" to internetowy mem nie bez powodu. Jednym z największych pochłaniaczy czasu dla zespołu programistów są spotkania, z których wiele jest niepotrzebnych i nieefektywnych.
Aby konsekwentnie zapobiegać nieprzewidzianym ograniczeniom czasowym, lepiej zarządzaj spotkaniami. Przejrzyj swoje narzędzia do zarządzania czasem aby zrozumieć, ile czasu zajmują spotkania. Na tej podstawie zoptymalizuj swoje procesy.
Prowadź spotkania tylko dla działań, które wymagają aktywnej dyskusji. Wyznaczaj im ramy czasowe i naciskaj na realizację elementów działań. Dokumentuj kluczowe spostrzeżenia i decyzje, aby nie musieć wymyślać koła na nowo podczas następnego spotkania.
Do wszystkiego innego używaj dobrego narzędzia do współpracy. Komentarze w zadaniach ClickUp umożliwiają zagnieżdżone rozmowy. Widok czatu w ClickUp pozwala zobaczyć wszystkie wiadomości w jednym miejscu i podjąć odpowiednie działania.
widok czatu ClickUp dla wszystkich rozmów w jednym miejscu_
10. Ciągłe doskonalenie
Teams Agile nie bez powodu stawiają na ciągłe doskonalenie. Stale doskonalący się zespół może zapewnić wyższą wydajność i wartość w dłuższej perspektywie. Na przykład, zoptymalizowałeś proces konteneryzacji dla każdej funkcji poprzez ciągłe doskonalenie.
Następnie możesz zautomatyzować cały proces lub jego część, oszczędzając jeszcze więcej czasu i wysiłku. Jest to kluczowy sposób na trwałe uniknięcie ograniczeń czasowych.
Pokonaj ograniczenia projektu z ClickUp
Ograniczenia są nieuniknione w każdym projekcie. Posunęlibyśmy się nawet do stwierdzenia, że ograniczenia są konieczne.
Jednak nieoczekiwane i nieuzasadnione ograniczenia mogą całkowicie wykoleić projekt. Dobre zarządzanie projektami powinno temu zapobiec. ClickUp został zaprojektowany z myślą o tym.
Dzięki ClickUp możesz stosować najlepsze praktyki, aby uniknąć ograniczeń czasowych. Zadania ClickUp, podzadania i listy kontrolne zapewniają przejrzystość wymagań. Widoki kalendarza i wykresu Gantta umożliwiają spojrzenie z lotu ptaka na trwające prace.
Pulpit ClickUp zapewnia widoczność postępów projektu. Mając wszystkie potrzebne zasoby, jesteś gotowy, aby pokonać ograniczenia projektu z ClickUp. Wypróbuj ClickUp teraz za darmo .