Brak ustalonych ról i obowiązków w projekcie prowadzi do niezliczonych problemów związanych z zarządzaniem projektami - opóźnień w harmonogramie, skalowania kosztów i niższej wydajności, by wymienić tylko kilka.
Wtedy właśnie pojawia się matryca RACI, znana również jako diagram RACI lub matryca przypisania odpowiedzialności. 🖼️
Model RACI pomaga w mapowaniu wszystkich ról i obowiązków interesariuszy, wprowadzając strukturę i przejrzystość oraz angażując wszystkich członków zespołu w powodzenie projektu, dzięki czemu nie ma mowy o błędnych kalkulacjach.
Oto dlaczego wiele osób ze świata korporacji z różnych branż, od opieki zdrowotnej po budownictwo, przysięga na Wykresy RACI . 🙏
**Co to jest wykres matrycy RACI?
Matryca RACI to proste podejście do definiowania ról i obowiązków w projekcie, które pomagają osiągnąć pożądane rezultaty.
Termin ten jest akronimem oznaczającym Responsible, Accountable, Consulted i Informed. RACI zasadniczo opisuje różne role przypisane do członków zespołu zaangażowanych w projekt i wyszczególnia, kto co robi.
Odpowiedzialny: Jak można już zasugerować, osoba ta jest odpowiedzialna za podejmowanie działań i zapewnienie, że zadania w projekcie są realizowane.
Zazwyczaj jest to członek zespołu lub kierownik projektu, który raportuje do A. W RACI może być więcej R, a niektóre z nich mogą być również zaangażowane w proces decyzyjny .
Zaleca się jednak, aby nie przesadzać i nie przypisywać zbyt dużej liczby osób odpowiedzialnych w matrycy przypisywania odpowiedzialności.
Odpowiedzialny: To ktoś, kto zapewnia prawidłowe przypisanie wszystkich obowiązków, zatwierdza lub odrzuca pracę lub decyzje (w zasadzie ta osoba jest decydentem) i zapewnia, że wszystko jest pomyślnie i terminowo dostarczane. Zgodnie z matrycą RACI, powinno być tylko jedno A.
Consulted: Jest to osoba, z którą team konsultuje różne tematy i działania, ekspert. Ta osoba lub kilka osób dostarcza informacje zwrotne i ocenia, aby zadania mogły zostać wykonane.
Informowany: Ktoś, kto powinien być na bieżąco informowany o postępach, gdy wszystko jest już zrobione i odkurzone, ale nie jest bezpośrednio zaangażowany w proces. Osoba ta nie przyczynia się do podejmowania decyzji lub realizacji zadań, ani nie jest konsultowana w żadnej sprawie.
Wiemy teams zarządzający projektami uwielbiają skróty : PMP, KPI, SOW i SME. Lista jest długa i długa, ale wykres matrycy RACI ułatwia schematyzację kluczowych decyzji, zadań, kamienie milowe i role.
Zalety modelu wykresu RACI
Jeśli chodzi o duże zespoły zarządzania projektami, w których członkowie zespołu są rozproszeni po wielu działach i zależni od innych zespołów, naturalne jest, że cierpią z powodu pomieszania ról.
W takiej sytuacji do kierownika projektu lub wiodącego zespołu projektowego należy krok i upewnienie się, że każdy członek każdego zespołu jest świadomy tego, czego się od niego oczekuje. Sprawy mogą stać się jeszcze trudniejsze, jeśli praca jest zdalnie zarządzana i zrobiona. Wtedy jednak z pomocą przychodzi matryca RACI! 🚀
Model macierzy RACI dostarcza niezliczonych korzyści w tym zakresie:
- Eliminuje pomieszanie ról i niejasności co do tego, kto podejmuje decyzje (może się zdarzyć, że stroną decyzyjną jest osoba Odpowiedzialna lub Odpowiedzialny, więc należy to wyjaśnić od samego początku)
- Zachęca do pracy zespołowej i komunikacji między wszystkimi zaangażowanymi w projekt, co prowadzi do prostego ustawienia oczekiwań
- Zapobiega nadmiernemu lub niedostatecznemu przydzielaniu zasobów członkowi zespołu i zapewnia płynną realokację zasobów w razie potrzeby
- Gwarantuje, że nawet w przypadku realokacji zasobów, żadne zadanie nie zostanie pominięte
- Korzystając z niego, usprawnisz komunikację, wyeliminujesz rozwiązywanie konfliktów, zaszczepisz zaufanie i zapewnisz wysoki poziom zaangażowania
- Ostatecznie poprawia wydajność projektu i oszczędza czas
Warto wzmiankować, że schemat RACI może zapewnić, że każde powiązanie jest odpowiednio zarządzane, czy to z klientami, sponsorami, klientami VIP, użytkownikami wewnętrznymi, dostawcami, inwestorami, kadrą kierowniczą, analitykami czy rządowymi organami regulacyjnymi.
Dlatego ten model spełnia wszystkie wymagania zarówno dla firm B2B, jak i B2C. ✅
Kiedy używać modelu RACI Chart
Matryca RACI może być wykorzystywana do zarządzania projektami we wszystkich aspektach, od wyjaśnienia ról i zadań członków zespołu po wyeliminowanie wszelkiego rodzaju nieporozumień i zablokowanych procesów.
Wspaniałą rzeczą jest to, że jest niewiarygodnie elastyczny i można go używać bez względu na branżę, w której działasz. 🤩
Oto kilka przykładów, kiedy model RACI może być pomocny:
- Pomieszanie ról zazwyczaj przeszkadza w postępie i spowalnia proces zatwierdzania lub gdy decyzje są podejmowane pozornie arbitralnie, ponownie z powodu braku przejrzystości wokół ról
- Gdy autor, obowiązki, role i zadania nie są jasno zdefiniowane
- Gdy nie ma jasności co do tego, kto powinien wykonywać zadania, w wyniku czego wiele osób pracuje nad tym samym zadaniem lub żadna z nich nie pracuje nad zadaniami projektu, nad którymi powinna pracować
Przykładowo, każdy kierownik projektu lub właściciel produktu jest w jakiś sposób (niesłusznie) postrzegany jako odpowiedzialny za każdy najmniejszy szczegół i powodzenie zespołu projektowego w ogóle.
Wykres RACI zdejmuje ciężar z tych ról. Pozwala programistom i projektantom być odpowiedzialnymi za ich zakres pracy .
Należy jednak pamiętać, że RACI nie jest rozwiązaniem uniwersalnym.
Sprawdza się w przypadku większych, złożonych projektów, które angażują wielu interesariuszy. Z drugiej strony, po prostu nie nadaje się dla mniejszych teamów zarządzania projektami i szybko zmieniających się projektów, ponieważ może tylko spowolnić proces decyzyjny i projekt jako całość.
Jak stworzyć model wykresu RACI
Zanim zaczniesz tworzyć wykres RACI, weź pod uwagę następujące czynniki:
- Najlepiej byłoby, gdyby jedna osoba miała tylko jeden rodzaj odpowiedzialności
- Osoba odpowiedzialna powinna mieć autorytet i być w stanie udzielać wskazówek i pomagać w zakończeniu zadań
- Należy przypisać jedną osobę odpowiedzialną do każdego zadania
- Każde zadanie powinno być powiązane z rolą Odpowiedzialnego i Odpowiedzialnego, przy czym nie jest obowiązkowe proszenie o wkład z zewnątrz, jeśli zadanie nie jest zbyt złożone
- Interesariusze powinni być informowani nawet o drobnych zmianach i aktualizacjach w projekcie
Teraz, oto jak stworzyć wykres RACI:
1. Zdefiniuj rezultaty
Zdefiniuj i wypisz główne zadania projektu, które muszą zostać zakończone i umieść je wszystkie po lewej stronie wykresu RACI, jedno pod drugim.
Nie uwzględniaj wszystkich zadań do zrobienia rezultaty projektu na wykresie, w przeciwnym razie będzie on zbyt szczegółowy i zbyt skomplikowany w użyciu i zrozumieniu.
2. Zidentyfikuj role w projekcie
Zidentyfikuj członków zespołu projektowego i ich role (Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, Konsultowany i Poinformowany ) i dodaj ich na górze wykresu, jeden obok drugiego.
Na przykład, możesz wybrać coś takiego: kierownik projektu, kierownik projektu, analityk biznesowy, architekt techniczny i programista aplikacji.
Alternatywnie można określić role według nazwy. Jest to szczególnie przydatne, ponieważ wyjaśnia, kto co robi i jeśli wielu interesariuszom przypisano podobne role.
3. Połączenie kropek
Nadszedł czas na połączenie zadań i ról. ♻️
Przypisanie osób odpowiedzialnych i odpowiedzialnych za poszczególne zadania jest koniecznością, podczas gdy należy również dokładnie przemyśleć, z kim należy się konsultować i kto jest informowany o wynikach.
4. Rozwiązywanie wszelkich konfliktów, jeśli wystąpią
Najlepiej byłoby, gdyby jeden członek zespołu był przypisany tylko do kilku obowiązków (maksymalnie dwóch do trzech).
Jeśli jest wiele pustych komórek, spróbuj zmienić przydział zasobów (zmień Odpowiedzialny na Konsultowany).
Ponadto, jeśli istnieje zbyt wiele ról Odpowiedzialnych, może to spowolnić proces podejmowania decyzji, więc staraj się mieć tylko jedną osobę Odpowiedzialną na zadanie.
Zbyt wiele C może również powodować opóźnienia dla osób zarządzających projektami, ponieważ niektóre z nich w ramach rola konsultanta często można zmienić na Informed. Brak ról C i I zwykle wskazuje na brak komunikacji w zespole.
Przykłady i przypadki użycia matrycy RACI
Przykłady ClickUp
W naszych pierwszych przykładach wykorzystamy nasze ukochane narzędzie, ClickUp . Każdą część platformy można niestandardowo dostosować, dzięki czemu stworzenie idealnej matrycy RACI jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Gdy potrzebujesz inspiracji lub wskazówek, skorzystaj z gotowych do użycia i edytowalnych szablonów Szablon planu RACI w ClickUp aby pomóc Ci zacząć. Pobierz szablon planowania RACI ClickUp za darmo Zobaczmy, jak wiele elastyczności możemy mieć podczas tworzenia wykresów RACI w ClickUp.
Prosty wykres RACI w widoku dokumentu
Przykład matrycy RACI w dokumentach ClickUp
Oto doskonały przykład tego, co wyjaśniliśmy powyżej. Widok dokumentu ClickUp'a może być używany do tworzenia wykresu RACI bez nadmiernego komplikowania rzeczy.
Interesariusze po lewej stronie, role na górze i po prawej. Jack, Sabrina i Selena są odpowiedzialni za zarządzanie programem caroll jest odpowiedzialny, Samatha jest konsultowany, a Ahmed jest informowany.
Wspaniałą rzeczą jest to, że jest tylko jedna odpowiedzialna osoba, która pełni rolę Odpowiedzialnego, jeśli chodzi o zarządzanie programem. Tak to już jest z marketing kampanii design, marketing produktów , analiza danych, marketing marki i powodzenie klienta!
Łatwo jest również zauważyć, że żadne zasoby nie są nadmiernie przydzielane. Jack jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie programem, marketing marki i powodzenie klienta, podczas gdy on jest odpowiedzialny za marketing kampanii, Informowany za marketing produktów oraz Konsultacje w zakresie analizy danych.
Kolorowa matryca RACI w widoku listy
Kolorowa matryca RACI w widoku listy w ClickUp
Widok listy w ClickUp pozwala nam zagłębić się w szczegóły wykresu RACI. Pozwala również na wprowadzenie koloru do całej koncepcji, aby czasami nudne zarządzanie projektami było bardziej odświeżające. 🌈
W rzeczywistości można wybierać między różnymi kolorami ról. Użyliśmy niebieskiego dla Odpowiedzialnego, zielonego dla Odpowiedzialnego i tak dalej. Dostosowanie tabeli i ról do własnych upodobań zależy wyłącznie od użytkownika.
Mamy tu również nieco inną pozycję ról i zadań. Lista zadań projektu znajduje się po lewej stronie, jedno pod drugim, podczas gdy nazwy i obowiązki są zlokalizowane na górze i po prawej stronie (jeśli wolisz tego rodzaju wizualizację, to w porządku).
Możesz również zobaczyć flagi priorytetów, które mogą nadać wszystkim kierunek i wskazać zadania, którymi należy się zająć jak najszybciej i te, które mogą trochę poczekać. 🚩
Model RACI w widoku tabeli
Model RACI w widoku tabeli programu ClickUp
Widok tabeli pozwala na bardziej szczegółowe zapoznanie się z wykresem RACI. Oprócz wyświetlania ról, zadań i priorytetów, można również śledzić status każdego zadania na wykresie. Statusy są w pełni konfigurowalne; to tylko przykład tego, jak można je nazwać i pokolorować.
Przykład wykresu RACI pogrupowanego według statusu
Przykład wykresu RACI pogrupowanego według statusu w widoku tabeli ClickUp
W widoku tabeli ClickUp umożliwia również filtrowanie i grupowanie zadań według nazwy, roli, statusu, priorytetu itp. Pozwala to na dokładniejsze zapoznanie się ze szczegółami wykresu RACI i sprawdzenie, które zadania są w toku, nad którymi trzeba jeszcze popracować, a które zostały zakończone.
Wreszcie, jak już wiadomo, Widoki ClickUp a Tablica należy do naszych ulubionych! 😍
Role RACI w widoku Tablicy
Role RACI w widoku tablicy ClickUp
The Tablica ClickUp ułatwia wizualizację zadań, ról i ról osobno, a wszystko to z odrobiną koloru. Zapewnia to, że wszyscy pracują jako zespół. To praktycznie nie pozostawia miejsca na konflikty lub niskie morale.
Przykłady Miro
Następne w kolejności jest niesławne narzędzie do tworzenia map myśli, Miro . Zobaczmy, jaką magię RACI możemy wymyślić.
Mapa interesariuszy RACI
Przykład mapy interesariuszy RACI w programie Miro Miro to kolejne doskonałe narzędzie do przypisywania ról, obowiązków i zadań. W tym konkretnym przykładzie Miro pokazuje, że można łatwo utworzyć matrycę interesariuszy RACI dla zespołów projektujących usługi.
Czy można zauważyć, że jest tu coś innego? 🤔
Dokładnie! Zamiast trzymać się zwykłego wykresu RACI, Miro zdecydował się na nowe podejście i uporządkował wszystko, od ról i obowiązków po zadania, korzystając z widoku mapy. 🗺️
Możesz zobaczyć interesariuszy i zadania po lewej stronie, ich role (decydent, duży wpływ, ścisłe zarządzanie) zwizualizowane poniżej, a wszystkie razem na mapie w kształcie koła.
Widać, że role są ułożone w okręgi, przechodząc od tych z, powiedzmy, mniejszą odpowiedzialnością (np. Informed) do Responsible.
Nie wiem jak ty, ale my uwielbiamy cyfrowe notatki! Imiona wszystkich osób w zespole są zapisane na tych notatkach, a ich role są oznaczone za pomocą emotikonów.
Bonus:_ szablony map interesariuszy
Model zespołu marketingowego RACI
RACI Marketing Team Model in Miro Ten schemat RACI został stworzony specjalnie na potrzeby teamów marketingowych. Zarządzanie projektami, kampaniami, produktem i marketingiem marki, a także powodzenie klienta, czyli rezultaty, znajdują się po lewej stronie.
Obowiązki i role są jasno określone do zrobienia w każdym zadaniu, podczas gdy członkowie zespołu są odpowiednio pogrupowani i ułożeni, aby każdy wiedział, co robi i co robią inni.
Dla każdego zadania istnieje jedna osoba odpowiedzialna, podczas gdy liczba osób odpowiedzialnych jest względnie zrównoważona.
Przykłady kodowania
Ostatnim, ale nie mniej ważnym narzędziem jest nowy produkt w bloku zarządzania projektami, Coda . Zobaczmy, jak wypada na tle naszych poprzednich szablonów RACI.
Bonus: szablony map percepcyjnych !
Przykład matrycy RACI z podziałem na zadania
Przykład matrycy RACI z podziałem na zadania w programie CodaCoda daje praktyczny przykład tego, jak wygląda tworzenie i korzystanie z wykresu RACI, nawet jeśli niekoniecznie pracujesz nad zbyt złożonym projektem.
Wszystkie zadania są jasno określone, podobnie jak wszystkie role (CEO, CTO, wiceprezes ds. produktu, menedżer produktu, projektant UI, autor zawartości i analityk finansowy) i obowiązki, które są wyświetlane w żywych kolorach. Pozwala to na lepszą widoczność i rozróżnienie, a także możemy zintegrować go z innymi firmami oprogramowanie do planowania konsultacji a nawet śledzenie postępów każdego projektu.
Przykład wykresu RACI według statusu zadania
Przykład wykresu RACI według statusu zadania w Coda Coda umożliwia również śledzenie statusu każdego zadania (nierozpoczęte, w toku, zrobione) na wykresie RACI, oznaczanie każdego statusu kolorami i dodawanie notatek w celu wyjaśnienia, kto pracuje nad danym zadaniem i ile zasobów jest dostępnych.
Zamiast zaczynać od zera, możesz wybrać spośród kilku innych, absolutnie rewelacyjnych szablonów wykresów RACI, które pozwolą Ci zaoszczędzić cenny czas i ustawią Twój zespół w gotowości już od pierwszej sekundy!
Bonus:_ Matrix Templates & Przykłady struktury organizacyjnej macierzy
Kto odnosi korzyści z używania schematu RACI?
Kierownicy projektów: Wykres RACI jest przydatnym narzędziem dla kierowników projektów, którzy muszą śledzić różne zadania i role związane z projektem. Śledzenie tych ról pomaga zapewnić, że wszyscy zaangażowani w projekt są odpowiedzialni za swoje indywidualne zadania. Schemat RACI w zarządzaniu projektami jest marketingowcem cyfrowym i założycielem HustlerEthos.com .