Kiedy siadasz do wysłania skutecznego e-maila z zaproszeniem na spotkanie, to puste pole wiadomości może być nieco onieśmielające. Istnieje wiele szczegółów logistycznych, które należy dopracować, od połączeń wideo i godzin rozpoczęcia po dobrze zorganizowaną agendę spotkania.
Ale chcesz również ustawić odpowiedni ton: niezbyt swobodny, niezbyt złowieszczy, ale też nie frywolny.
Dzięki temu wszyscy pojawią się na czas i będą przygotowani do pracy - oznacza to również, że uczestnicy będą mniej skłonni do przerwania spotkania, jeśli dojdzie do konfliktu.
Ten przewodnik to plan działania dotyczący tworzenia skutecznych zaproszeń na spotkania e-mail za każdym razem. Damy ci kilka przykładów na początek, a ty odejdziesz z listą kontrolną tego, co należy uwzględnić, abyś mógł dopracować te przykłady dokładnie tak, jak potrzebujesz na każde spotkanie biznesowe. 🏅
Dlaczego dobre zaproszenie na spotkanie jest ważne?
Nie pozwól, aby zaproszenie na spotkanie stało się czymś drugorzędnym. Powinny one nadawać ton spotkaniu i być hubem zasobów dla wszystkiego, czego uczestnicy potrzebują, aby przygotować się i wnieść swój wkład podczas spotkania. Stworzenie solidnego zaproszenia na spotkanie za pośrednictwem poczty e-mail jest korzystne dla wszystkich zaangażowanych stron:
- Łatwo jest ludziom pojawić się -na czas: Dołącz link do spotkania wideo lub fizyczną lokalizację, datę i godzinę oraz wszelkie hasła lub szczegóły, których ludzie potrzebują, aby dostać się do pokoju - i spraw, aby były one łatwe do zobaczenia. Zmniejsza to liczbę pytań, opóźnień i nieobecności. Co więcej, nie ma już tych niezręcznych pięciu minut bezczynnej pogawędki w oczekiwaniu, aż wszyscy się pojawią
- Każdy wie, o czym jest spotkanie: Niezależnie od tego, czy masz cel, czy dobrze zorganizowane spotkanie agenda spotkania skuteczny e-mail z zaproszeniem na spotkanie mówi wszystkim, czego dotyczy spotkanie. Ułatwia to utrzymanie całego wydarzenia na właściwym torze i zatrzymanie wykolejenia w jego trakcie. Ponadto, jeśli ludzie muszą pojawić się na spotkaniu z przygotowanymi zadaniami, jasne zaproszenie sprawi, że każdy będzie za nie odpowiedzialny
- Wyglądaj jak profesjonalista: Klienci będą wiedzieć, że jesteś profesjonalistą, który jest na bieżąco ze sprawami, współpracownicy będą wiedzieć, że masz na myśli biznes, a ludzie na wszystkich poziomach schematu organizacyjnego będą wiedzieć, że twoje spotkania mają znaczenie
To, że zaproszenia na spotkania są podstawą, nie oznacza, że powinieneś poświęcać im dużo czasu. Teraz, gdy jesteśmy już zgodni co do tego, dlaczego ważne jest tworzenie skutecznych zaproszeń na spotkania za pośrednictwem poczty e-mail, zapoznajmy się z przykładami, listami kontrolnymi i zmianami w przepływie pracy, abyś mógł zacząć wysyłać najlepsze zaproszenia e-mail, jakie kiedykolwiek widziałeś, w ciągu zaledwie kilku minut.
Przykłady zaproszeń na spotkania wewnętrzne
Twórz szablony w ClickUp, aby skutecznie zapraszać na spotkania wewnętrzne za pomocą e-maili
Musisz wysłać e-mail z zaproszeniem na spotkanie wewnętrzne teraz i szukasz inspiracji. Skorzystaj z poniższych przykładów, aby rozpocząć tworzenie e-maila, a następnie zmień szczegóły lub uzupełnij puste pola.
Przykład #1: Grupowe spotkanie wideo
Spotkania grupowe są powszechne, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej. Wyślij e-mail z zaproszeniem na spotkanie grupowe ze zwięzłym tematem, który jasno określa cel i agendę spotkania:
Dzień dobry[Imię],
mam nadzieję, że ten e-mail dobrze Cię zastanie! Mamy spotkanie w dniu [data], aby omówić [temat.] Proszę dołącz do mnie o [godzina ze strefą czasową], abyśmy mogli [cel]_
podczas tego spotkania omówimy:_
- punkt 1_
- punkt 2
- punkt 3_
_Przed naszym spotkaniem proszę o poinformowanie mnie, jeśli masz jakieś pytania lub uważasz, że coś powinno zostać dodane do porządku spotkania
wszystkiego najlepszego
[Twoje imię i nazwisko]
Najlepiej wysłać tę wiadomość za pośrednictwem samej prośby o spotkanie, aby automatycznie zawierała adres URL spotkania i synchronizowała się z kalendarzem Google uczestnika.
Przykład #2: Powtarzające się spotkania Teams
Notatki ze spotkań cyklicznych w ClickUp Docs
Jeśli zarządzasz zespołem, wiesz, jak ważne jest regularne spotykanie się na odprawach.
komunikacja za pośrednictwem narzędzi tekstowych i wiadomości błyskawicznych zapewnia 90% sukcesu, ale cykliczne spotkania zapewniają pozostałe 10%. E-mail z zaproszeniem na cykliczne spotkanie może być nieco nieformalny, ale nadal powinien być pełen informacji.
cześć [Nazwa],_
nadszedł czas na nasze kolejne spotkanie! Tego [dnia] będziemy omawiać [temat(y)]. Nasza agenda obejmie:_
- punkt 1_
- punkt 2_
- punkt 3_
będziemy mieć również czas na ogólne pytania i wszelkie sytuacje, które chcesz omówić z zespołem. Zapoznaj się z naszą agendą i daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania w międzyczasie
do usłyszenia wkrótce
[Twoje imię]
Ponieważ takie spotkania odbywają się rutynowo, jest to świetna okazja do zapisania szablonu, dzięki czemu można po prostu dotknąć i wysłać.
Przykład #3: Spotkanie jeden na jeden
Czasami spotkania jeden na jeden między menedżerami i członkami zespołu mogą być niezwykle stresujące dla bezpośrednich raportujących. Dlatego przede wszystkim jasno określ cel spotkania i nigdy nie zostawiaj ich w niepewności. Jeśli spotkanie jest nagłe lub nieoczekiwane, uspokój ich lub daj im znać, gdy będzie to dobra wiadomość (jeśli możesz).
cześć
umieściłem nasze następne spotkanie w kalendarzu, abyśmy mogli omówić [temat] i sprawdzić się nawzajem. Proszę, przynieś listę pytań, które masz w związku z tematem lub swoją pracą
do zobaczenia
twoje imię i nazwisko
Przykład #4: Spotkania z dużą grupą lub spotkania prezentacyjne
Duże spotkania zyskują na dodaniu dokumentów i zasobów do zaproszenia e-mail, w czym może pomóc wiele gotowych do użycia szablonów ClickUp
Wraz ze wzrostem wielkości grupy, rośnie również potrzeba ścisłej struktury i dobrze zorganizowanego gospodarza. Możesz oprzeć się na pierwszym przykładzie e-maila, dodając więcej szczegółów - i odbierając ludziom możliwość dowolnego dodawania do agendy. Spotkanie prezentacyjne szczególnie zyskuje na jasnym, zablokowanym czasowo planie.
cześć wszystkim
nasze spotkanie w celu omówienia [tematu] jest zaplanowane na [dzień, data] o [godzina ze strefą czasową]. Prosimy o RSVP, a jeśli nie możesz wziąć udziału w spotkaniu, będziemy je nagrywać
mamy pełną agendę na to spotkanie w celu osiągnięcia celu, a harmonogram spotkania to:_
- czas: Punkt 1_
- czas: Punkt 2_
- [Time]: Punkt 3
- czas: Punkt X..._
prosimy o zapoznanie się z załączoną agendą/slajdami i przygotowanie się na wszelkie pytania dotyczące tematu
dziękuję
imię i nazwisko]_
Przykład #5: Spotkanie, o którym wszyscy już rozmawiali
Wiele spotkań odbywa się organicznie: nowy temat pojawia się na poprzednim spotkaniu zespołu lub wszyscy zgadzają się co do
aplikacja do komunikacji w zespole
że spotkanie zadziałałoby lepiej. Użycie jednego z pozostałych przykładów może nie być odpowiednie, więc zamiast tego wypróbuj ten.
cześć [Nazwa],_
nasze spotkanie w celu dokładniejszego omówienia tematu zaplanowane jest na [data]. Omówimy jego wpływ na zespół i będziemy mieć czas na udzielenie odpowiedzi na pytania. Prosimy o zapoznanie się z tym krótkim materiałem, zanim zaczniemy czekać, i przyniesienie wszelkich pytań lub komentarzy na spotkanie
do usłyszenia wkrótce
[Twoje imię]
Przykłady zaproszeń na spotkania zewnętrzne
Wykorzystanie ClickUp AI do dopracowania zaproszeń e-mail do potencjalnych klientów
Zaproszenia na spotkania zewnętrzne są o wiele bardziej zróżnicowane - i to one w dużej mierze przyczyniają się do zrobienia czegoś ważnego w relacjach. Różne działy odniosą korzyści z posiadania różnych szablonów zaproszeń na spotkania - i różnych zasobów, które można do nich załączyć.
Podczas planowania spotkań zewnętrznych, zwłaszcza z klientami, oferuj większą elastyczność w zakresie czasu spotkania w e-mailu. Jeśli korzystasz z tych przykładowych zaproszeń na spotkania, dołącz do nich przycisk lub połączony link do narzędzia do planowania spotkań, abyście oboje mogli ustalić dogodny dla siebie czas spotkania.
Przykład #1: Spotkanie z klientem w celu nadrobienia zaległości
Jesteś w swoim
oprogramowanie do współpracy z klientem
i zdajesz sobie sprawę, że minęła minuta od ostatniego spotkania z klientem. Ale można to łatwo naprawić za pomocą dobrze przygotowanego zaproszenia. Te e-maile działają najlepiej, gdy są przyjazne i przystępne, ale także odrobinę formalne (ale tylko odrobinę).
cześć [Imię], _
mam nadzieję, że ten e-mail jest dla Ciebie dobry!
twoje konto ma [status], a teraz jest świetna okazja, aby zacząć myśleć o [wcześniej ustalonym długoterminowym celu] na nadchodzące tygodnie. Czy jesteś Free w tym tygodniu, aby nadrobić zaległości i omówić [trwający projekt]? Po prostu daj mi znać, która godzina będzie dla Ciebie najlepsza, lub zaplanuj spotkanie w moim kalendarzu, kiedy tylko będzie to dla Ciebie najlepsze
z niecierpliwością czekam na rozmowę na temat [korzyści, które otrzyma klient]!
wszystkiego najlepszego
twoje imię i nazwisko
Przykład #2: Kontakt z byłym klientem
Były klient w twojej sieci kontaktów mógł zmienić pracę lub mogłeś wpaść na niego podczas wydarzenia branżowego. Skorzystaj z okazji, aby wzmocnić te powiązania.
cześć,
miło było znów Cię zobaczyć na [okazja] i porozmawiać o [istotne szczegóły]
LUB
_Widziałem, że pracujesz teraz dla/nad [nowa firma lub projekt]. Gratulacje! To ekscytująca zmiana i mają szczęście, że cię mają
chętnie porozmawiam o tym, nad czym obecnie pracujesz. Mój Teams pomaga ludziom w znalezieniu odpowiednich korzyści i byłoby wspaniale, gdybyśmy mogli pomóc ci w znalezieniu celu
jeśli masz trochę czasu w przyszłym tygodniu, spotkajmy się! Oto link do mojego kalendarza._
porozmawiajmy wkrótce!
[Twoje imię]
Przykład #3: Ciepłe zaproszenie na spotkanie informacyjne
Marketerzy i sprzedawcy mogą tworzyć zadania do zarządzania zaproszeniami e-mail i spotkaniami
Jest to rozwiązanie dla marketerów i sprzedawców, którzy chcą wypełnić lukę między punktem styku a bezpośrednim kontaktem. Zacznij od szablonu zaproszenia, ale personalizuj, personalizuj, personalizuj!
witaj [Imię],_
to świetny moment, aby rozpocząć rozmowę na temat [korzyści, które będą miały wartość z Twojej firmy/usług]. Dziękujemy za [konkretny rodzaj interakcji z Twoją firmą] i mamy nadzieję, że nadal jesteś odsetki jak [temat] może [powtórzenie korzyści]
chcę pomóc Ci odkryć wszystkie sposoby, w jakie możesz zobaczyć wyniki dzięki [usługa]. Masz czas na krótką prezentację lub rozmowę? Zanurzmy się w szczegółach - po prostu zaplanuj 15 spotkań, które pasują do Twojego harmonogramu tutaj
w międzyczasie, oto szybki podgląd tego, co zrobiliśmy do zrobienia
porozmawiajmy wkrótce!
twoje imię i nazwisko
Przykład #4: Sprzedaż z polecenia
Unosząc się pomiędzy ciepłym i zimnym zasięgiem, zasięg oparty na poleceniu może usunąć niektóre z początkowych tarć i niezręczności. Wypróbuj ten przykładowy szablon, aby zacząć.
cześć [imię], _
_Skontaktowałem się z Tobą, ponieważ niedawno rozmawiałem z [wzajemny kontakt/referrer], który zasugerował, że mogę być w stanie pomóc Ci w rozwiązaniu [bolączka odbiorcy]. Jestem [tytuł w firmie] i możemy pomóc w rozwiązaniu [kluczowe zadanie lub obawy odbiorcy]
chętnie porozmawiam więcej o celu spotkania i przedstawię krótkie demo. Daj mi znać, jaki termin będzie dla Ciebie najlepszy!
w międzyczasie, oto krótki przegląd tego, jak działamy
z niecierpliwością czekam na spotkanie z Tobą
twoje imię i nazwisko
Przykład #5: E-mail typu cold outreach
Jest to często najtrudniejszy rodzaj prośby o spotkanie. Chcesz udostępniać kluczowe informacje, ale muszą one być skrótowe. Przede wszystkim należy dostarczyć wyczyszczoną wartość. Zaczynając od zwięzłego tematu, ustal, co oferujesz i dlaczego powinni się z tobą spotkać w jak najmniejszej liczbie słów.
cześć [Imię],_
zwracam się do Ciebie, ponieważ chcemy/chcemy dowiedzieć się, co możesz im zaoferować. Może to być [korzyść lub wartość dla odbiorcy]. \Opcjonalnie: W tym momencie wyjaśnij, kim jesteś i dlaczego masz ich informacje
spotkajmy się, aby omówić szczegóły. Czy masz 15 minut do zrobienia w dniu i godzinie spotkania, aby porozmawiać o korzyściach? Oto mój kalendarz, jeśli inny termin bardziej Ci odpowiada
dziękuję za poświęcony czas
twoje imię i nazwisko
Co zawrzeć w e-mailu zapraszającym na spotkanie
Wiadomość zawarta w zaproszeniu e-mail jest często najtrudniejszym elementem, ale nie jest to jedyna rzecz, którą należy w nim zawrzeć. Postaraj się zawrzeć wszystko, czego potrzebują odbiorcy, aby uzyskać jak największą wartość ze spotkania. Oto kilka niezbędnych elementów:
- Jasny temat: Przejdź od razu do sedna tego, o czym jest spotkanie w pierwszej części tytułu. Jeśli podwaja się on jako nazwa spotkania w ich kalendarzach, mogą zobaczyć tylko pierwsze 40 znaków, gdy skanują swój harmonogram. W drugiej połowie krótko wzmiankuj wszelkie zadania do wykonania lub korzyści jako pomocne przypomnienie
- Załącznik do agendy: Nawet jeśli agenda nie jest jeszcze ustawiona, daj wszystkim link do dokumentu. Następnie można go uzupełnić w miarę upływu czasu bez konieczności wysyłania wszystkim dodatkowych e-maili
- Pusty dokument na notatki ze spotkania: Dołącz go od razu, wypełnij go za pomocą pliku szablon notatki ze spotkania i dodaj szczegóły podczas spotkania. Każdy, kto szuka ważnych wniosków, będzie dokładnie wiedział, gdzie je znaleźć
- Link do spotkania: Jeśli czas spotkania jest ustawiony, dołącz link, aby każdy mógł szybko dołączyć do spotkania. Idealnie byłoby, gdyby zarówno wiadomość, jak i zaproszenie do kalendarza znajdowały się w jednym e-mailu. Jeśli jednak wysyłasz przypomnienie lub osobny e-mail, pamiętaj o ponownym dołączeniu linku
- Wezwanie do działania: Jeśli ludzie muszą RSVP, powiedz im (i daj im termin). Jeśli muszą coś przejrzeć lub zakończyć, dołącz przypomnienie i link do zadania.
- Przydatny załącznik marketingowy: W przypadku zewnętrznych e-maili, zastanów się, kiedy warto dołączyć darmowy PDF lub inne freebie
Z czasem będziesz w stanie opracować konkretną listę kontrolną rzeczy, które powinien zawierać każdy rodzaj zaproszenia e-mail. W ten sposób można uniknąć podwójnego wysyłania i naprawdę
zoptymalizować swój cykl pracy
.
Jak stworzyć idealne zaproszenie na spotkanie dla Twojego Teamu
Te przykładowe zaproszenia e-mail ułatwią ci organizowanie dobrze zorganizowanych spotkań wewnętrznych i zewnętrznych. Gdy jednak zajdzie potrzeba dopracowania e-maili lub dostosowania przekazu do wyjątkowych wydarzeń, nie należy wracać do pustej tablicy kreślarskiej, aby stworzyć powodzenie e-maila z zaproszeniem na spotkanie.
Zespół ClickUp stworzył szeroki zakres pomocnych szablonów, narzędzi i funkcji zarządzania spotkaniami, dzięki czemu masz wszystko, czego potrzebujesz, aby stworzyć idealne zaproszenie na spotkanie dla swojego zespołu.
Użyj ClickUp Docs do tworzenia (i szablonów!) swoich zaproszeń
Twórz, poprawiaj i rozbudowuj swoje zaproszenia e-mail dzięki łatwym w użyciu funkcjom ClickUp Docs
W
, możesz pisać, udoskonalać i przeglądać teksty zaproszeń e-mail, które Ty i Twój zespół wysyłaliście w przeszłości. Stwórz bibliotekę powodzenia wiadomości, przygotuj się do testów A/B konkretnych sformułowań i uzyskaj informacje zwrotne, gdy sformułowania naprawdę mają znaczenie. (Każdemu z nas zdarzyło się, że kumpel z biura czytał e-maila nad naszym ramieniem, aby pomóc nam w jego poprawnym sformułowaniu. Teraz możesz to zrobić bez konieczności wychodzenia z biura)
ClickUp Docs pozwala tworzyć i przechowywać dokumenty, tworzyć listy kontrolne i pomocne przypomnienia oraz łączyć się ze wszystkimi potrzebnymi zasobami przewodników stylu. Możesz nawet połączyć Docs z zadaniami jako dokumentacją.
Wysyłaj zaproszenia wideo za pomocą ClickUp Clip
Udostępnianie wielu szczegółów i tworzenie bardziej dynamicznych zaproszeń dzięki ClickUp Clip
Chcesz uatrakcyjnić zaproszenie na spotkanie wysyłane e-mailem? Wyślij wiadomość wideo, aby zaprosić ludzi.
to proste narzędzie do nagrywania ekranu, które pozwala przechwycić ekran lub wideo użytkownika. Idealnie nadaje się do dołączenia krótkiego poradnika lub zapowiedzi spotkania. Dodaje również nieco osobistego charakteru. Możesz nakreślić agendę, przedstawić się lub powiadomić współpracowników, jeśli nastąpiła zmiana w sposobie logowania się do połączenia wideo.
Dobierz odpowiednie sformułowania i szczegóły dzięki ClickUp AI
Użyj ClickUp AI do tworzenia szablonów zaproszeń na spotkania - i wszystkich innych zasobów potrzebnych do następnego spotkania
Przenieś dane powstania dokumentów ClickUp i powodzenia e-maili z zaproszeniami na spotkania na wyższy poziom dzięki
. Teraz nasz użyteczny
są zintegrowane z Dokumentami w celu ułatwienia burzy mózgów dotyczącej zaproszeń na spotkania, dokładnych sugestii dotyczących sformułowań zaproszeń na spotkania i zarządzania spotkaniami.
Użycie
jeszcze przed rozpoczęciem spotkania - aby opracować agendę, wypełnić wszystkie szczegóły spotkania i podsumować notatki ze spotkania lub utworzyć elementy działań. Nasze gotowe rozwiązania
posiadają również know-how specyficzne dla danego działu, aby zbudować pełną bibliotekę spersonalizowanych zaproszeń e-mail dla wszystkich scen marketingu, sprzedaży, zatrudniania i wewnętrznego zarządzania projektami.
Wyślij podsumowanie po spotkaniu z notatkami i zasobami
To jest dodatkowa wskazówka. Po zakończeniu spotkania wyślij kolejną wiadomość, dziękując wszystkim za poświęcony czas. Omów wnioski ze spotkania i konkretną wartość, jaką ono dostarczyło. Dzięki ClickUp AI możesz również wysyłać połączone linki do świeżo utworzonych materiałów
podsumowanie spotkania i zadania do wykonania dla każdego uczestnika.
Pozwól ClickUp do zrobienia ciężkiej roboty przy wysyłaniu e-maili z zaproszeniami na spotkania do Twojego zespołu
Martwienie się o konkretne sformułowania i wahanie się z myszką nad przyciskiem wysyłania to już przeszłość. Dzięki współpracy, kreatywności i
z ClickUp, możesz za każdym razem wysłać idealne zaproszenie na spotkanie przez e-mail. Co więcej, Ty i Twój zespół nie musicie nawet za to płacić.
na darmowe konto, które pozwoli Ci zarządzać każdym spotkaniem jak profesjonalista - przed, w trakcie i po.