Trudno jest wygospodarować czas ze swojego pracowitego dnia, aby wziąć udział w spotkaniu - to czas, którego nigdy nie odzyskasz! Chcesz więc mieć pewność, że każde spotkanie będzie wydajne i nic ważnego nie zostanie zapomniane.
Najlepszym sposobem do zrobienia tego jest dobre zaplanowanie, sporządzenie wyczerpujących notatek ze spotkania, a następnie przekształcenie ich w protokół ze spotkania do którego każdy może się odwołać. Może to być czasochłonny proces - chyba że korzystasz z szablonu notatek ze spotkania.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób spotkanie szablon notatki poprawia strategie robienia notatek . Następnie zbadamy szablony dla różnych rodzajów spotkań . Niezależnie od tego, czy potrzebujesz formatu na spotkania indywidualne, spotkania Teams, czy spotkania Tablicy, istnieje szablon dla Ciebie. 😊
Co to jest szablon protokołu ze spotkania?
A protokół ze spotkania szablon jest poręcznym zamiennikiem dla szablonu aplikacja do robienia notatek . Zapewnia ona podstawową strukturę do sporządzania notatek ze spotkań, oszczędzając czas i wysiłek. Przestrzeganie formatu szablonu pozwala również wszystkim śledzić przebieg spotkania, zapewniając jego wydajność i szybkie zakończenie.
Szablon notatki ze spotkania zawiera sekcje na różne rodzaje informacji, które pomagają uchwycić wszystkie kluczowe punkty, a także wszelkie podjęte decyzje i planowane kolejne kroki.
Bez wysiłku przechwytuj notatki, edytuj z bogatym formatem i przekształcaj je w zadania, które można śledzić, dostępne z dowolnego miejsca w ClickUp Notepad
Następnie możesz po prostu edytować notatki ze spotkania i przekształcić je w oficjalny zapis spotkania. 📃
Zapewnij wszystkim dostęp do informacji, udostępniając formalne protokoły ze spotkań członkom zespołu, którzy byli obecni, członkom zespołu, którzy nie byli obecni, a także innym ważnym interesariuszom, takim jak klienci lub członkowie Tablicy. Korzystanie z szablonu notatek ze spotkania ułatwia również późniejsze ponowne przeanalizowanie poprzednich protokołów ze spotkań w celu opracowania przyszłych strategii lub decyzji.
Ale co dokładnie składa się na skuteczny szablon notatki ze spotkania? Przeanalizujmy to, aby wiedzieć, czego szukać. 👀
Co składa się na dobry szablon protokołu i notatki ze spotkania?
Skuteczny szablon protokołu lub notatki ze spotkania oferuje następujące funkcje i funkcje:
- Struktura, która jest zgodna z przybliżonym formatem agendy spotkania i pozwala osobie sporządzającej protokół po prostu podążać za przepływem
- Przestrzeń do rejestrowania kluczowych szczegółów spotkania, takich jak godzina, data i cel spotkania, aby wszyscy wiedzieli, po co tam jesteś
- Lista uczestników i nieobecnych na spotkaniu, elementy agendy, główne punkty dyskusji, kluczowe wnioski i decyzje oraz kroki działania
- Narzędzia AI do wybierania najważniejszych punktów i podsumowywania długich tekstów w zwięzły i użyteczny dokument
- Płynna integracja w celu usprawnienia przepływu pracy, np. możliwość przekształceniaelementów akcji w zadania z terminami wykonania, które można przydzielić członkom zespołu w celu podjęcia działań następczych, co ułatwia zarządzanie projektami
Niezależnie od tego, czy prowadzisz projekt spotkanie w formie burzy mózgów z zespołem, nieformalne spotkanie z przełożonym lub formalne spotkanie biznesowe z klientem, każda odrobina czasu zaoszczędzona na żmudnych zadaniach, takich jak robienie notatek ze spotkania, jest wygrana. 🏆
10 Free Meeting Notes &Minutes szablonów do sporządzania lepszych notatek ze spotkań
Jeśli planujesz używać szablonów do notatek ze spotkań, ważne jest, aby wybrać te odpowiednie do swoich potrzeb. Zapoznajmy się z najlepszymi szablonami notatek ze spotkań dostępnymi online.
1. Szablon protokołu ze spotkania ClickUp
Szablon protokołu spotkania ClickUp
Szablon Szablon protokołu ze spotkania ClickUp jest idealny na spotkania zespołu, jako szablon protokołu ze spotkania zarządu i wszystko pomiędzy.
Wybierz jedną z opcji, aby przechwycić notatki z wielu spotkań na jednej stronie - idealne na szybkie spotkania typu stand-up - lub na osobnych podstronach na dłuższe spotkania lub powrót do poprzednich protokołów ze spotkań.
Lista uczestników i dokumentowanie elementów agendy i punktów dyskusji. Rozszerzona funkcja współpracy ClickUp pozwala również uczestnikom dodawać osobiste aktualizacje postępów z wyprzedzeniem, aby zaoszczędzić czas. Następnie można rejestrować wszelkie elementy działań lub tematy, które należy omówić gdzie indziej lub później. Przechowuj wszystko w jednym miejscu dzięki połączonym nagraniom ze spotkań, ich zadaniom i kluczowym zasobom.
ClickUp oferuje również inne narzędzia, które pomogą usprawnić proces organizacji spotkania od początku do końca. Zacznij dobrze, korzystając z pomocnego Szablon agendy spotkania i burza mózgów z innymi uczestnikami spotkania w czasie rzeczywistym na temat Tablica ClickUp , zbierając myśli za pomocą Notatki samoprzylepne online .
Następnie użyj Funkcja ClickUp AI aby podsumować Twoje rozszerzenie Notatki ze spotkania wygenerowane przez AI do protokołów ze spotkań i wyciąganie spostrzeżeń i elementów działań. 🤖
Przekształć te elementy działań w zadania i połącz je bezpośrednio z cyklami pracy, tworząc mapę drogową ze szczegółowymi ośmioma czasu.
Ten darmowy szablon protokołu ze spotkania jest częścią szerokiego zakresu Dokumenty ClickUp szablony, wszystkie zaprojektowane tak, aby pomóc Ci tworzyć piękne, skuteczne dokumenty bez konieczności odkrywania koła na nowo. A jako bonus, ClickUp integruje się z Dokumentami Google, Microsoft Teams, Zoom i Slack, wśród wielu innych jeszcze bardziej usprawniając cykl pracy. 🙌
2. Szablon notatek ze spotkań cyklicznych ClickUp
Szablon notatek ze spotkań cyklicznych ClickUp
W przypadku regularnych spotkań, które mają podobny format, np. codzienne stand-upy lub cotygodniowe spotkania, Szablon notatek ze spotkań cyklicznych ClickUp jest najlepszym rozwiązaniem. Korzystanie z tego samego szablonu za każdym razem zapewnia spójność i daje jedno źródło prawdy, do którego można się odwołać w razie potrzeby. 💯
Udokumentuj datę i cel spotkania, wraz z uczestnikami, nieobecnymi i tym, czy masz kworum. Następnie znajduje się sugerowana struktura spotkania - którą można niestandardowo dostosować.
Dla każdego elementu porządku obrad przewidziano przestrzeń na notatki i wyniki głosowań. Istnieje również przestrzeń do rejestrowania elementów działań, łączenia ich z zadaniami i śledzenia ich za pomocą niestandardowych statusów. Wszystko można uporządkować, rejestrując czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz datę następnego spotkania.
Po zrobieniu łatwo jest utworzyć link tylko do odczytu, aby udostępniać ostateczny dokument wszystkim zainteresowanym stronom. 🔗
3. Szablon notatki ze spotkania 1 na 1 dla pracowników i menedżerów ClickUp
Szablon spotkania 1 na 1 dla pracowników i menedżerów ClickUp
Wydajność zespołu zależy od powiązań między menedżerem a członkami zespołu. Regularne spotkania w cztery oczy z bezpośrednimi raportującymi pozwalają zapewnić wsparcie, zoptymalizować wydajność i morale oraz pomóc wszystkim pozostać na bieżąco z zadaniami. 🤝
The Szablon ClickUp dla pracowników i menedżerów 1 na 1 tworzy skuteczną strukturę spotkania, pozwala na ustawienie oczekiwań dotyczących komunikacji i sposobu współpracy, a także pozwala skupić się na zrobieniu tego, co do zrobienia.
Jest to szablon zadań, więc łatwo jest ustawić spotkania w regularnych odstępach czasu, czy to raz w tygodniu, czy raz w miesiącu, za pomocą powtarzających się zadań.
Ustaw zarówno członka zespołu, jak i menedżera jako osoby przypisane do zadania, umożliwiając im dodawanie aktualizacji i punktów dyskusji do agendy przed spotkaniem. Podczas spotkania będą oni postępować zgodnie z sugerowanym konspektem i współpracować w celu zapisania notatek w opisie zadania.
Elementy listy do zrobienia łatwo stają się zadaniami lub podzadaniami dla kolejnych kroków. Następnie wystarczy skopiować notatki do komentarzy, aby zapewnić zapis do wykorzystania w przyszłości.
4. Szablon notatki ze spotkania z klientem ClickUp
Szablon notatek ze spotkania z klientem ClickUp
Gdy klient płaci rachunki, szczególnie ważne jest śledzenie każdego aspektu projektu. Ułatw sobie życie, korzystając z szablonu Szablon notatek ze spotkania z klientem ClickUp aby uchwycić wszystkie ważne informacje przed, w trakcie i po spotkaniu. 📝
Ten darmowy szablon zapewnia kompleksową strukturę do pracy, dzięki czemu będziesz zorganizowany i nic nie zostanie pominięte lub przeoczone. Niestandardowe statusy informują o tym, czy spotkanie jest zaplanowane, w trakcie czy zakończone, a wszelkie potrzebne zasoby można łatwo zebrać w jednej lokalizacji.
To spotkanie z klientem szablon umożliwia zespołowi współpracę w ramach dokumentu w celu wcześniejszego dodawania aktualizacji lub elementów porządku obrad. Łatwo jest uczestniczyć w spotkaniu w czasie rzeczywistym i śledzić wszelkie informacje zwrotne od klientów, nowe wymagania biznesowe, decyzje i kolejne kroki.
Po spotkaniu możesz wysłać notatki ze spotkania e-mailem do wszystkich zainteresowanych stron bezpośrednio z platformy ClickUp. Wszystkie notatki ze spotkania są przechowywane w jednym miejscu, dzięki czemu łatwo jest się do nich odwoływać podczas kolejnych spotkań.
5. Szablon notatki ze spotkania organizacji non-profit ClickUp
Szablon notatek ze spotkania organizacji non-profit ClickUp
Kiedy pracujesz dla organizacji non-profit, większość swojego czasu i wysiłku chcesz poświęcić na wprowadzanie zmian - a nie sporządzanie notatek ze spotkań. Szablon Szablon notatek ze spotkań organizacji non-profit ClickUp ułatwia skupienie się na tym, co ważne, niezależnie od tego, czy są to ostatnie wysiłki związane z pozyskiwaniem funduszy, czy też plany dotyczące działań na rzecz społeczności. 🙋
Skorzystaj z szablonu, aby współpracować z członkami zespołu przy tworzeniu agendy, dokumentowaniu dyskusji i elementów działania w notatkach ze spotkania, a następnie przydzielaniu zadań do wykonania.
Rejestruj decyzje w widoku dziennika decyzji, aby mieć do nich łatwy dostęp. Następnie śledź otwarte zadania w widoku elementów akcji z polami statusu Do zrobienia, W trakcie i Zakończone. Dzięki wspólnej pracy będziesz mieć pewność, że zawsze podążasz w kierunku swojej wizji przyszłości.
Sprawdź te_ szablony pozyskiwania funduszy !
6. Szablon notatek z zajęć ClickUp
Szablon notatek z zajęć ClickUp
Szablony notatek ze spotkań są bardzo przydatne do planowania, dokumentowania i kontynuowania spotkań, ale przydają się również w szkole. Koniec z nieuporządkowanymi kartkami papieru piętrzącymi się na biurku lub zapominaniem o tym, co powiedział profesor. 🧑🏫
The Szablon notatek klasowych ClickUp przechowuje wszystko w jednym miejscu, w tym notatki z wykładów, połączone z pomocnymi zasobami i zadaniami domowymi.
Ten szablon notatek to ClickUp Doc, który zapewnia podstawową strukturę i można go dostosować do własnych potrzeb. Dzięki wbudowanej tabeli zawartości szybko znajdziesz i przejdziesz do potrzebnej sekcji. Szablon umożliwia również formatowanie notatek, osadzanie połączonych linków lub tabel lub tworzenie zadań dla siebie, aby nigdy nie przegapić żadnej sztuczki.
7. Szablon raportu ze spotkania ClickUp
Szablon raportu ze spotkania ClickUp
Zaprojektowany głównie dla organizacji, które intensywnie pracują z opiniami klientów, szablon Szablon raportu ze spotkania ClickUp jest również przydatny w przypadku innych rodzajów spotkań.
Szablon zawiera przestrzeń na szczegóły, takie jak imiona i nazwiska moderatora, osoby sporządzającej notatki i osoby odpowiedzialnej za czas, a także typ spotkania, lokalizację i czas trwania. Pole liczbowe umożliwia dodanie łącznej liczby uczestników. Następnie użyj szablonu, aby udokumentować wszelkie notatki ze spotkania i sporządzić proponowaną agendę na następne.
Lista kontrolna po spotkaniu zapewnia, że wszyscy uczestnicy otrzymają końcowe notatki ze spotkania i że te protokoły są bezpiecznie przechowywane. Przypomina również o śledzeniu zadań wynikających ze spotkania, które mogą obejmować zamknięcie pętli informacji zwrotnej z zespołem i kierownictwem firmy, a także z klientem. 🔃
8. Szablon notatki ze spotkania indywidualnego ClickUp
Szablon spotkania jeden na jeden z pracownikiem ClickUp
Szablon spotkania jeden na jeden dla pracowników ClickUp jest przeznaczony dla menedżerów do połączenia z pracownikami. Proces ten pomaga zapewnić, że wszyscy pracownicy otrzymają informacje niezbędne do powodzenia w ich rolach i osiągnięcia celów związanych z wydajnością.
Szablon ten ułatwia sporządzanie gwiezdnych notatek ze spotkań i zachęca do rozmowy między menedżerem a pracownikiem, aby uniknąć sytuacji, w której menedżer mówi przez cały czas.
9. Szablon protokołu ze spotkania w ramach projektu Excel by Template Lab
przez Szablon Lab
Pobierz ten szablon notatki ze spotkania projektowego jako arkusz kalkulacyjny Excel, dokument Word lub PDF.
Na początku znajduje się przestrzeń na nazwę projektu i cel spotkania, a także dane logistyczne, takie jak miejsce spotkania, data oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Można również wpisać uczestników spotkania, wraz z ich działem lub firmą i danymi kontaktowymi.
Istnieją pola do dokumentowania różnych tematów w porządku obrad i sporządzania krótkich notatek na temat dyskusji wokół nich. Dostępna jest również lista elementów do wykonania, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, jakie są kolejne kroki i kto jest za nie odpowiedzialny.
Na koniec, ustaw siebie i swój Teams na powodzenie, blokując datę i godzinę następnego spotkania oraz określając jego cel, aby uczestnicy mieli dużo czasu na przygotowanie się do niego. 🗓️
10. Szablon protokołu ze spotkania autorstwa Canva
via Canva
Jeśli szukasz prostego dokumentu do planowania i robienia notatek bez integracji z cyklem pracy, to może być dla ciebie dobre rozwiązanie. Canva minimalistyczny szablon notatek ze spotkania ułatwia sporządzenie listy uczestników i punktów porządku obrad, przekazanie krótkich informacji na temat wszelkich projektów w trakcie realizacji oraz uporządkowanie elementów działań. Gotowe do zrobienia są wszelkie ogłoszenia końcowe.
Czysty i opływowy układ szablonu można dostosować w Canva, a dokument jest zaprojektowany w formacie US letter, co ułatwia drukowanie, jeśli potrzebujesz fizycznej kopii. 🖨️
Oszczędzaj czas i zwiększ wydajność dzięki szablonom notatek ze spotkań
Spotkania są ważną częścią powodzenia każdej organizacji, ale jeśli są źle zarządzane, mogą również marnować dużo czasu. Oszczędzaj czas i wysiłku, korzystając z szablonu notatek lub protokołów ze spotkań, który dostarcza strukturę, do której można pisać. 📰
Szablon zapewnia przejrzystość porządku obrad, sporządzanie świetnych notatek i szybkie dokumentowanie decyzji i elementów działań w celu późniejszego ich monitorowania.
ClickUp przenosi szablony notatek ze spotkań na wyższy poziom. Wybieraj spośród szerokiego zakresu szablonów, używaj Narzędzia AI, które pomogą Ci podsumować notatki ze spotkań a następnie przekształcić elementy działań w przydzielone zadania, które można śledzić za pomocą narzędzi do zarządzania projektami ClickUp.
I nie ma potrzeby na tym poprzestawać. ClickUp to platforma typu "wszystko w jednym", która pomaga zoptymalizować każdy aspekt biznesu od początku do końca. Zarejestruj się za Free i obserwuj, jak Twój Business kwitnie. 📈