Jak korzystać z bloków czasowych, aby zwiększyć wydajność: Wskazówki i szablony

"Potrzebuję więcej godzin w ciągu dnia…" lub "jak to już jest piąta po południu?!" kiedy masz jeszcze tyle do zrobienia przed końcem dnia. 😅

Brzmi znajomo? Też tak miałem!

A gdybyś miał sposób, aby co tydzień zwolnić kilka godzin i skupić się na najważniejszych zadaniach?

Dobra wiadomość jest taka, że możesz to osiągnąć dzięki kilku prostym wskazówkom i technikom zarządzania czasem, które pomogą Ci maksymalnie wykorzystać czas w pracy (i poza nią).

W tym artykule przedstawimy koncepcję blokowania czasu, sposób jej działania oraz różne metody blokowania czasu, które można wykorzystać do uporządkowania harmonogramu w celu zwiększenia wydajności. Omówimy również kilka pomocnych narzędzi i wskazówek, które mogą ułatwić ten proces.

Zacznijmy!

Czym jest blokowanie czasu

Blokowanie czasu polega na rezerwowaniu określonych bloków czasu w harmonogramie na różne zadania i czynności.

Zamiast tworzyć niejasną listę rzeczy do zrobienia, przydzielasz dedykowane bloki czasu na wszystkie zadania, które musisz wykonać w ciągu dnia lub tygodnia. Pomaga to poprawić koncentrację, zapewniając jednocześnie wystarczającą ilość czasu na wszystkie priorytety.

Według American Journal of Lifestyle Medicine naukowcy odkryli, że blokowanie czasu i inne metody planowania mogą poprawić umiejętności zarządzania czasem i ogólną wydajność.

Blokowanie czasu może być pomocne dla osób, które:

Jak działa blokowanie czasu

Masz dużo na głowie? Podziel to na mniejsze części! Oto kroki, które należy wykonać podczas pierwszego ćwiczenia blokowania czasu:

Pamiętaj, że w trakcie wprowadzania zmian możesz je modyfikować. Celem techniki zarządzania czasem jest ułatwienie Ci życia, a nie utrudnienie!

Korzyści z blokowania czasu

Wiele osób ma problemy z zarządzaniem swoim czasem. Zawsze jest zbyt wiele rzeczy do zrobienia, a dnia za mało, co może prowadzić do stresu, wypalenia zawodowego, niepokoju itp.

Blokowanie czasu nie tylko pomoże Ci wytrenować mózg do tworzenia zdrowych granic czasowych i wykształcić zdrowe nawyki, ale ma również wiele innych zalet:

Wdrożenie blokowania czasu sprawi, że będziesz bardziej wydajny i zyskasz kontrolę nad swoim życiem.

Metody blokowania czasu

Istnieje więcej niż jeden sposób blokowania czasu. Wybór odpowiedniej techniki blokowania czasu zależy od rodzaju pracy, którą musisz wykonać. Najpopularniejsze rodzaje blokowania czasu to:

Timeboxing ⏳

Czy kiedykolwiek zacząłeś coś robić, a potem wpadłeś w pułapkę i po kilku godzinach wyszedłeś z niej, zastanawiając się, gdzie podziało się całe życie? Jeśli tak, spróbuj timeboxingu.

Timeboxing, wprowadzony po raz pierwszy jako technika zarządzania czasem w zwinnym tworzeniu oprogramowania, jest obecnie popularną metodą blokowania czasu wśród pracowników umysłowych. Zapobiega marnowaniu czasu poprzez ograniczenie czasu poświęcanego na dane zadanie.

Każdy konkretny blok czasu nazywany jest "timeboxem" i może obejmować od kilku godzin do kilku dni. Ma określony czas rozpoczęcia i zakończenia; po upływie timeboxu musisz przerwać to, co robisz, niezależnie od postępów (lub ich braku).

Przykładem timeboxingu w pracy są sprinty w tworzeniu oprogramowania. Każdy z nich ma określone cele i kamienie milowe, a także zdefiniowane daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań. Wszystko, czego nie uda się ukończyć przed końcem sprintu, należy przenieść do następnego.

Elon Musk planuje cały swój dzień w 5-minutowych blokach czasowych. Wszystko, naprawdę wszystko, jest zapisane w kalendarzu.

Dni tematyczne 📅

Ta metoda zwiększająca wydajność pozwala uniknąć przełączania się między zadaniami poprzez planowanie podobnych zadań razem. Różnica polega na rodzaju pracy — technika ta sprawdza się, gdy zadania można podzielić na trzy do pięciu dużych grup, z których każda może zająć mniej więcej cały dzień pracy.

Na przykład, jeśli prowadzisz kanał w mediach społecznościowych, bloga lub vloga, możesz wdrożyć blokowanie czasu, dzieląc tydzień pracy na dni tematyczne:

Oto Kristi DaSilva, dyrektor generalna DaSilva Life i konsultantka ClickUp, która dzieli się tym, jak tworzy swoje tygodniowe bloki czasu i śledzi je w ClickUp.

Uwielbiam wizualnie mapować moje główne zadania w widoku tablicy, aby zorientować się w tygodniowym obciążeniu pracą. Chociaż używam widoku "Wszystko", aby zobaczyć wszystkie zadania, które mam do wykonania w danym tygodniu, w każdą niedzielę lubię mapować główne tematy w moim tygodniowym bloku czasu, aby przygotować się na nadchodzący tydzień.

Jack Dorsey, współzałożyciel Twittera (obecnie X) i dyrektor generalny Square, również wykorzystuje dni tematyczne do zarządzania swoim czasem i utrzymania wydajności.

W poniedziałki w obu firmach skupiam się na zarządzaniu i prowadzeniu firmy... Wtorek poświęcony jest produktom. Środa skupia się na marketingu, komunikacji i rozwoju. Czwartek poświęcony jest programistom i partnerstwom. Piątek skupia się na firmie, kulturze i rekrutacji. W sobotę mam wolne, chodzę na wycieczki. Niedziela to czas refleksji, informacji zwrotnych, strategii i przygotowań do tygodnia.

Grupowanie zadań 📚

Czy masz wiele małych zadań tego samego rodzaju do wykonania w ciągu dnia lub tygodnia? W takim przypadku pomocne może być grupowanie zadań.

Grupowanie zadań to technika zwiększająca wydajność, polegająca na grupowaniu podobnych zadań, co zmniejsza obciążenie poznawcze. W zależności od ilości pracy, możesz zablokować kilka godzin w tygodniu na każdy rodzaj zadania.

Na przykład, jeśli pracujesz w sprzedaży, możesz utworzyć partie zadań w następujący sposób:

Marc Andreessen, współzałożyciel i partner generalny Andreessen Horowitz, również wierzy w blokowanie czasu dla wydajności. Jego podejście łączy grupowanie zadań z dniami tematycznymi, przy czym poniedziałki i piątki są zarezerwowane na pracę zespołową.

Obecnie mój typowy dzień wygląda dosłownie tak, że ściśle trzymam się kalendarza. Staram się, aby mój dzień był jak najbardziej "zaprogramowany".

Metoda Pomodoro 🍅

Potrzebujesz prostego, ale skutecznego sposobu na uporządkowanie dnia pracy, aby poprawić wydajność lub przestać zwlekać? Wypróbuj metodę Pomodoro.

Nazwana na cześć timera w kształcie pomidora ("Pomodoro" to po włosku pomidor) używanego przez jej twórcę Francesco Cirillo, technika Pomodoro polega na koncentracji pracy przez określone przedziały czasu, po których następują przerwy. Każda taka sesja pracy nazywana jest "Pomodoro". Ten sposób pracy pozwala nam zachować zaangażowanie i poprawia naszą zdolność koncentracji.

Słynny aktor Tom Hanks polegał na metodzie Pomodoro, aby zachować wydajność podczas pisania swojej pierwszej książki "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece"

Jak zacząć blokować czas w swoim harmonogramie

Chociaż blokowanie czasu można rozpocząć od prostego planera dziennego, aplikacja do zarządzania zadaniami z funkcją zarządzania czasem jest bardziej wydajna.

Platforma taka jak ClickUp ułatwia blokowanie czasu; możesz z łatwością dodawać, edytować i przeglądać swoje bloki czasowe. Ponadto posiadanie wszystkiego w ramach tej samej platformy ogranicza konieczność przełączania się między różnymi kontekstami. 🚀

Oceń wszystko, co musisz zrobić

Po pierwsze: zacznij od sporządzenia listy wszystkich rzeczy do zrobienia. Możesz to zrobić na kilka różnych sposobów.

Dzięki listom rzeczy do zrobienia w ClickUp możesz stworzyć internetową listę zadań, do której masz dostęp z dowolnego miejsca. Dodaj formatowanie, kolory i linki do listy, aby dodać więcej szczegółów. Jeśli są to zadania, które wykonujesz regularnie, możesz nawet utworzyć szablon na podstawie zapisanej listy kontrolnej.

Potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji? Dokumenty ClickUp i Notatnik ClickUp są przydatne w tym celu. Utwórz listę rzeczy do zrobienia, dodając szczegóły i dodatkowe informacje, takie jak obrazy i linki. Możesz również oznaczyć współpracowników, dodając ich w komentarzu w dokumencie.

Niezależnie od wybranej metody, ClickUp pozwala tworzyć zadania bezpośrednio z listy rzeczy do zrobienia we wszystkich trzech aplikacjach, dzięki czemu można je wyświetlić bezpośrednio w zadaniach ClickUp.

Ustal swoje priorytety

Skuteczne i bezwzględne ustalanie priorytetów to sekret skutecznej realizacji zadań, zwłaszcza gdy masz mało czasu i milion rzeczy na liście.

Po utworzeniu zadań na podstawie listy rzeczy do zrobienia, użyj funkcji Priorytety zadań w ClickUp, aby oznaczyć każde z nich jako pilne lub przypisać im wysoki, średni lub niski priorytet. Dzięki temu najpierw zajmiesz się najważniejszymi zadaniami.

Przydziel czas na wszystkie zadania do wykonania

Ustalanie priorytetów jest niezbędne, ale musisz również wiedzieć, ile czasu potrzebujesz na wykonanie wszystkich zadań. ClickUp pomaga również w tym zakresie.

Szacowany czas w ClickUp pozwala dodać szacowany czas trwania do każdego zadania, a także podzielić go na różne podzadania. Dzięki temu można również oszacować całkowity czas trwania projektu. Wystarczy upuścić zadania do widoku kalendarza, aby wizualizować swój harmonogram.

Pobierz ten szablon

Dzięki szablonowi blokowania czasu w ClickUp możesz zaplanować harmonogram dnia, aby osiągnąć maksymalną wydajność. Pomaga on:

Szablon zawiera również tablicę, która ułatwia ustalanie priorytetów poprzez podział każdego zadania na cztery kategorie: do zrobienia, do oddelegowania, do zaplanowania i do usunięcia.

Zespoły mogą również korzystać z szablonu harmonogramu godzinowego ClickUp, aby jak najlepiej wykorzystać swój dzień.

Twórz bloki czasowe dla wszystkich priorytetowych zadań

Tworzenie listy zadań, ustalanie ich priorytetów i dodawanie szacowanego czasu pozwala na bardziej uporządkowane podejście do pracy. Kolejnym krokiem jest faktyczne utworzenie bloków czasu w kalendarzu. Szablony blokowania czasu w ClickUp mogą Ci w tym pomóc.

Jeśli używasz Kalendarza Google do pracy, możesz po prostu użyć go do planowania bloków. Pozwala to łatwo blokować czas na spotkania, zadania i wydarzenia oraz oznaczyć je kolorami zgodnie z własnymi preferencjami.

Analizuj i optymalizuj

Teraz, gdy ustaliłeś priorytety zadań i zablokowałeś czas na każde z nich w kalendarzu blokowania czasu, możesz użyć różnych widoków w ClickUp, aby wizualizować zadania w sposób, który Ci odpowiada.

Możesz na przykład śledzić postępy według statusu zadania na tablicach Kanban lub filtrować i sortować zadania, aby uporządkować je w widoku listy.

Jeśli zarządzasz zespołem, widok obciążenia pracą pomoże Ci wizualizować harmonogram każdego członka zespołu i zapewnić, że nikt nie jest przeciążony pracą.

Pulpit ClickUp to łatwy sposób na analizę postępów i wyników. Śledź wskaźniki realizacji zadań dla siebie i swojego zespołu, wizualizuj karty czasu pracy i czas poświęcony na zadania, przeglądaj statusy zadań i nie tylko.

Możesz również zadać AI dowolne pytanie, a ClickUp Brain przeszuka dane w każdym pulpicie obszaru roboczego, aby natychmiast udzielić odpowiedzi.

Oto, co klient ClickUp mówi o tym, jak dzięki ClickUp podwoił wydajność swojej firmy.

Korzystanie z ClickUp pomogło nam lepiej planować, szybciej realizować zadania i efektywnie organizować nasze zespoły, a od momentu dołączenia do firmy nasz zespół produkcyjny podwoił się! Nie byłoby to możliwe, gdybyśmy nie mieli solidnej struktury alokacji zasobów i zarządzania projektami.

Błędy, których należy unikać podczas blokowania czasu, oraz najlepsze praktyki

Oto kilka typowych błędów związanych z blokowaniem czasu i sposoby ich uniknięcia:

Przeszacowywanie wydajności

Bez danych porównawczych łatwo jest mieć nierealistyczne oczekiwania dotyczące osi czasu zadań. Może to prowadzić do stresu związanego z niedotrzymaniem terminów, niekompletnymi zadaniami lub mniej niż idealnymi wynikami.

🌟Rozwiązanie: Pamiętaj, aby uwzględnić opóźnienia spowodowane typowymi przerwami, takimi jak spotkania, rozmowy telefoniczne, e-maile itp. Dodaj również czas potrzebny na przygotowanie i/lub przejście do kolejnych zadań do szacowanego czasu. Zaakceptuj fakt, że opóźnienia mogą wystąpić, i ustal priorytety zadań, aby najpierw wykonać te najważniejsze.

Próba zrobienia zbyt wielu rzeczy

Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz przeładować swój harmonogram. Czasami można zaplanować każdą minutę dnia, nie pozostawiając czasu na przerwy. Jednak czas na posiłki, odpoczynek, a nawet kreatywne myślenie jest niezbędny.

🌟Rozwiązanie: W blokach czasowych uwzględnij przestrzeń na wszystko, od przerw i posiłków po dojazdy do pracy. Dodanie czasu buforowego między zaplanowanymi zadaniami może również pomóc w uniknięciu przepełnienia kalendarza.

Pobierz ten szablon

Szablon blokowania harmonogramu ClickUp pomoże Tobie i Twojemu zespołowi:

Widoki miesięczne, dzienne i tygodniowe pomogą Ci zaplanować harmonogram na różne okresy czasu trwania i pozostać na dobrej drodze. Niestandardowe statusy, takie jak Anulowane, Zakończone, W trakcie i Do zrobienia, pomogą Ci informować wszystkie zainteresowane strony o postępach.

Złe ustalanie priorytetów

Blokowanie czasu będzie nieskuteczne, jeśli nie ustalisz prawidłowych priorytetów. Bez odpowiedniego ustalenia priorytetów ryzykujesz pominięcie kluczowych zadań. Ponadto możesz spowodować nieprzewidziane opóźnienia, jeśli nie zidentyfikujesz zależności między zadaniami.

🌟Rozwiązanie: Użyj narzędzia takiego jak ClickUp, aby zidentyfikować zależności i efektywnie ustalić priorytety zadań, zapewniając sobie wykonanie tych o najwyższym priorytecie w pierwszej kolejności. Najbardziej produktywne godziny przeznacz na pracę wymagającą skupienia i najważniejsze zadania, a mniej ważne czynności na mniej wymagające fazy dnia.

Brak adaptacji

Aby blokowanie czasu zakończyło się powodzeniem, musisz śledzić jego skuteczność i w razie potrzeby poprawiać swoje podejście, aby zwiększyć wydajność. Jeśli priorytety ulegają zmianie, może zaistnieć konieczność przeniesienia bloków czasu, w przeciwnym razie możesz poczuć się przytłoczony.

🌟Rozwiązanie: Rób regularne przerwy, aby ocenić swoje wzorce planowania i w razie potrzeby je zmodyfikować. Bądź otwarty na dostosowywanie wielkości bloków i ich przeznaczenia, aby dostosować się do zmian w harmonogramie. Narzędzia do blokowania czasu, które zapewniają elastyczność planowania, są do tego odpowiednim wyborem.

Oto jak Kristi DaSilva zarządza swoim harmonogramem na platformie.

Mam folder o nazwie "Codzienny blok czasu", który zawiera 3 listy: "Poranek", "Popołudnie" i "Wieczór". Na tych listach planuję swój dzień godzina po godzinie, aby zmaksymalizować wydajność. Przypisuję różne bloki czasu (30, 60 lub 90 minut) za pomocą pól niestandardowych. Robię to poprzedniego wieczoru, aby przygotować się na następny dzień i zmaksymalizować wydajność dzięki solidnemu planowi.

⭐️ Bonus: Obejrzyj wideo ClickUp o blokowaniu czasu!

Wybierz łatwą drogę do wydajności dzięki ClickUp

Skuteczne zarządzanie czasem i harmonogramami pracy jest kluczem do utrzymania wydajności i uniknięcia wypalenia zawodowego. Spróbuj tworzyć bloki czasowe przy użyciu różnych technik, które polecamy, aby znaleźć te, które najlepiej sprawdzają się w Twoim przypadku.

Platformy do zarządzania wydajnością i zadaniami, takie jak ClickUp, wspierają Cię w realizacji wybranych technik zarządzania czasem, zapewniając jednocześnie dodatkowe narzędzia, które pomogą Ci lepiej zarządzać swoją pracą.

Wypróbuj ClickUp i przekonaj się, jak może pomóc Ci zaoszczędzić wiele godzin w każdym tygodniu!

Załóż darmowe konto ClickUp już dziś.