"Potrzebuję więcej godzin w ciągu dnia..." lub "jak to możliwe, że jest już 17:00?!", kiedy wciąż masz tak wiele zadań do zrobienia przed końcem dnia. 😅
Brzmi znajomo?
Niezależnie od tego, czy pracujesz nad projektem i rozpraszają Cię media społecznościowe, czy też masz kilka osobistych projektów, które wymagają Twojej uwagi poza godzinami pracy, ale e-maile Cię powstrzymują - w dzisiejszych czasach naprawdę łatwo jest zboczyć z toru!
Przy wszystkich czynnikach rozpraszających w biurze (i w domu), niekończącej się ilości pilnych zadań, wątków e-mail i tak dalej, zrobienie pracy na czas stało się powszechnym problemem w miejscu pracy.
Chociaż nie zawsze można przewidzieć, jakie czynniki rozpraszające pojawią się na naszej drodze, można się przygotować poprzez ustawienie dedykowanego (niepodlegającego negocjacjom) czasu na skupienie się na najważniejszych i najbardziej czasochłonnych zadaniach.
Nazywa się to blokowaniem czasu! ⏲ 👀
Ten wpis na blogu pokaże Ci korzyści płynące z blokowania czasu, nauczy Cię, jak blokować czas w ClickUp, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas, przejąć kontrolę nad swoimi dniami i wygrać w życiu. 🙌
zaczynamy!
Czym jest blokowanie czasu?
Blokowanie czasu to technika zarządzania czasem która pomaga podzielić dzień na mniejsze "bloki" czasu. Każdy blok czasu jest przeznaczony na pojedyncze zadanie lub grupę podobnych zadań i w przeciwieństwie do listy kontrolnej do zrobienia, blokowanie czasu nadaje strukturę i wyznacza czas, w którym zadania powinny zostać zrobione.
Blokowanie czasu może być pomocne dla osób, które:
🔴 mają słabe umiejętności planowania
mają problemy z ustalaniem priorytetów (co jest pilne, a co nie)
nie mają wyczyszczonych celów
🔴 Są źli w szacowaniu czasu
brak motywacji lub brak zainteresowania wykonywanym zadaniem
Korzyści z blokowania czasu
Dla wielu osób, zarządzanie czasem jest głównym problemem. Zawsze jest zbyt wiele rzeczy do zrobienia i za mało godzin w ciągu dnia. Może to prowadzić do stresu, wypalenia, niepokoju, a nawet depresji.
Jednak wdrożenie skutecznego bloku czasowego pozwoli ci zwiększyć wydajność i poczuć większą kontrolę nad swoim życiem! Niezależnie od tego, czy jesteś przytłoczony ilością rzeczy do zrobienia na swojej liście, masz trudności z koncentracją na jednym zadaniu na raz, czy może po prostu masz słabe umiejętności zarządzania czasem, blokowanie czasu z pewnością zapewni ci granice, których potrzebujesz do zrobienia.
Blokowanie czasu nie tylko pomoże wyćwiczyć mózg w tworzeniu zdrowych granic czasowych i formowaniu zdrowych nawyków, ale także przyniesie wiele korzyści, w tym:
🟢 Promocja lepszego zdrowia psychicznego ( redukuje stres i niepokój )
promocja lepszej organizacji zadań
umożliwia widok obciążenia pracą z wyprzedzeniem i odpowiednie ustalanie priorytetów, aby uniknąć przeciążenia i wypalenia
pozwala Tobie/zespołowi na określenie właściwej osi czasu i trzymać się harmonogramu 🟢 Zwiększa koncentrację i wydajność
pozwala wejść w stan przepływu i wykonać głęboką pracę
Mówiąc o stanie przepływu, porozmawiajmy o tym, czym on jest i jak jest pomocny w głębokiej pracy. ✨
Głęboka praca i stan przepływu
Czy kiedykolwiek doświadczyłeś sytuacji, w której straciłeś śledzenie czasu, ponieważ byłeś w pełni zanurzony w wykonywanej czynności lub zadaniu?
Pomyśl o czasie w pracy, kiedy czułeś się bardzo skupiony, kreatywny, a rzeczy po prostu naturalnie "płynęły".
Może dzieje się tak, gdy uprawiasz swój ulubiony sport lub hobby... Niezależnie od tego, co to jest dla Ciebie, to uczucie i stan umysłu sprawiają, że cieszysz się tym tak bardzo i co sprawia, że osiągasz najlepsze wyniki.
W psychologii pozytywnej, bycie w stanie stanie przepływu pozwala na głęboką pracę i całkowite skupienie i zaabsorbowanie jakimkolwiek zadaniem lub aktywnością.
Jest to skupienie, które gdy staje się intensywne, prowadzi do poczucia ekstazy, poczucia jasności. Wiesz dokładnie, co chcesz zrobić z chwili na chwilę; otrzymujesz natychmiastową informację zwrotną.
Mihaly Csikszentmihalyi & Jeanne Nakamura, psychologowie pozytywni
Jednak w czasach pełnych rozpraszaczy i rosnących wymagań w pracy i w domu, osiągnięcie tego kreatywnego i hiper-wydajnego stanu przepływu staje się coraz trudniejsze.
Aby wykorzystać przepływ i wejść w stan głęboka praca musimy znaleźć sposoby na wytrenowanie naszych mózgów, aby blokowały hałas i tworzyły systemy, które pomogą poprawić naszą uwagę i skupienie - w tym może pomóc blokowanie czasu!
Ale blokowanie czasu nie tylko pomaga ci dotrzeć do głębokiej pracy, ale także pozwala trenować mózg do płytkiej pracy.
Praca głęboka vs praca płytka
Czynności wymagające głębokiej pracy to te, które wymagają pełnej koncentracji i uwagi. Czynności wymagające głębokiej pracy są wymagające umysłowo i zaleca się zrobienie ich w środowisku wolnym od zakłóceń, aby pomóc wprowadzić się w stan przepływu.
Oto kilka przykładów pracy głębokiej:
🟡 Pisanie kreatywnej i pouczającej zawartości (jak na przykład ten blog 😉 )
opracowywanie strategii
analizowanie danych
tworzenie raportów
kodowanie
Z drugiej strony, płytkie czynności nie wymagają dużej mocy mózgu do zrobienia. Te drobne zadania nie wymagają pełnej koncentracji, ponieważ nie są tak wymagające poznawczo.
Oto kilka przykładów płytkiej pracy:
🟠 Sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile
organizowanie harmonogramu, dokumentów i zadań
sprawdzanie aktualizacji i powiadomień
odpowiadanie na komentarze
zadania administracyjne
Niezależnie od tego, jaką rolę pełnisz i w jakiej branży działasz, prawdopodobnie będziesz balansować między oboma rodzajami aktywności w ciągu dnia.
Kluczem jest blok czasowy. 🔑 ⏳
Blokowanie czasu może pomóc zmaksymalizować moc mózgu, skutecznie zrównoważyć zarówno głęboką, jak i płytką pracę oraz zapobiec wypaleniu.
Rodzaje blokowania czasu
Istnieje kilka sposobów korzystania z blokowania czasu. Zrozumienie, jakie są twoje zadania i jaki rodzaj metody blokowania czasu odpowiada potrzebom tych zadań, będzie kluczem do twojego powodzenia. Jakie są więc odmiany blokowania czasu? Zanurzmy się w to! 😊
Task Batching: łączenie podobnych zadań w grupy w celu zrobienia ich wszystkich naraz, zamiast sporadycznego wykonywania ich w ciągu dnia
Planowanie dnia: grupowanie podobnych zadań na jeden dzień i praca nad każdym z nich z osobna
Time Boxing: limitowanie czasu spędzanego na wykonywaniu zadań
Te trzy rodzaje technik blokowania czasu mogą pomóc w bardziej efektywnym podziale dnia i skupieniu uwagi na głębokiej pracy.
Bonus: Dowiedz się więcej **Technika_Pomodoro ! ⏰
Jak używać ClickUp do skutecznego blokowania czasu?
Możesz planować i układać swój harmonogram w codziennym plannerze, ale najlepszym i najbardziej efektywny sposób na ustawienie kalendarza jest skorzystanie z aplikacji do blokowania czasu online, w której można łatwo dodawać, edytować i wyświetlać swoje bloki czasowe, takiej jak ClickUp. ClickUp to narzędzie do zarządzania zadaniami, które oferuje różne konfigurowalne funkcje, które mogą Ci pomóc stworzyć solidny harmonogram , zarządzaj swoim czasem i zwiększ wydajność.
Załóż darmowe konto, aby odkryć następujące kluczowe funkcje blokowania czasu:
- Wiele opcji widoku
- wybierz swój ulubiony sposób widoku zadań (Tablica, Lista, Kalendarz i inne)
- Widok wszystkiego
- widok wszystkich zadań w całym Obszarze roboczym
- Widok obciążenia pracą
- planuj, monitoruj i zarządzaj obciążeniem mojej pracy
- Niestandardowe statusy
- widok na jakiej scenie znajduje się każde zadanie
- Flagi priorytetów
- przypisywanie flag w celu nadania priorytetu pilnym zadaniom
- Listy kontrolne zadań : dodawanie list do zrobienia w ramach zadania
- Szacowany czas
- dodawanie szacowanych czasów do zadań w celu zarządzania obciążeniem pracą (wskazówka: użyj tej funkcji do boksowania czasu!)
- Natywny time tracker
- łatwe śledzenie czasu spędzonego na zadaniach i skupienie się na głębokiej pracy
- Daty rozpoczęcia i zakończenia **Twórz jasne ramy czasowe, decydując, kiedy rozpocząć i zakończyć zadania
- Zależności iPowiązania: połącz zadania i zobacz, które zadania blokują lub czekają na inne _(podpowiedź: te funkcje są świetne do grupowania zadań i tworzenia tematów dnia!)
- Etykiety zadań
- dodawaj niestandardowe etykiety, aby kategoryzować i organizować swoje zadania _(kolejna wskazówka: ta funkcja jest również przydatna w przypadku łączenia zadań i tworzenia tematów dnia!)
- Wykorzystajszablony blokujące czas!
- I więcej; zobaczpełną listę funkcji tutaj!
Wyświetlanie obciążenia pracą i zasobów w widoku obciążenia pracą
Następny krok: Planowanie bloków czasowych w ClickUp
Teraz, gdy zapoznałeś się już z kluczowymi funkcjami ClickUp do blokowania czasu, pokażemy Ci, jak możesz z nich korzystać! Najpierw utwórz zadania w ClickUp i dodaj do każdego z nich następujące elementy:
- Dodaj opisy zadań
- Dodaj osoby przypisane i obserwujące
- Dodawanie flag priorytetów
- Dodawanie szacowanych czasów
- Dodawanie dat rozpoczęcia i terminów zakończenia
- Dodawanie etykiet zadań
- Dodaj relacje i zależności (jeśli dotyczy)
- Dodaj listę kontrolną zadania (jeśli dotyczy)
Po utworzeniu zadań i dodaniu do nich wszystkich ważnych szczegółów, wybierz swój ulubiony widok i kliknij na niego, aby zobaczyć swój harmonogram z lotu ptaka!
Aby dać ci wyobrażenie o tym, jak możesz blokować czas w ClickUp, oto CEO DaSilva Life i konsultant ClickUp, Kristi DaSilva aby pokazać, jak zarządza swoim harmonogramem na platformie.
Codzienne blokowanie czasu w widoku listy
Mam folder z etykietą "Daily Time Block", w którym znajdują się 3 listy: "Rano", "Po południu" i "Wieczorem"
Na tych listach mapuję swój dzień godzina po godzinie, aby zmaksymalizować wydajność. Przypisuję różne bloki czasowe (30, 60 lub 90 minut) za pomocą pól niestandardowych
Robię to do zrobienia poprzedniego wieczoru, aby przygotować się na następny dzień i zmaksymalizować swoją wydajność dzięki solidnemu planowi
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
Dzienny harmonogram bloków czasowych Kristi DaSilva w widoku listy ClickUp
Tygodniowe blokowanie czasu w widoku Tablicy
_Uwielbiam wizualnie mapować moje główne zadania w widoku Tablicy, aby poczuć moje tygodniowe obciążenie pracą
Chociaż używam widoku "Wszystko", aby zobaczyć każde zadanie, które mam na tydzień, lubię mapować moje główne tematy w Tygodniowym Bloku Czasowym w każdą niedzielę, aby przygotować się na nadchodzący tydzień
Kristi DaSilva, CEO w DaSilva Life
Dzienny plan bloków czasowych Kristi DaSilva w widoku Tablicy ClickUp
Korzystanie z Kalendarza Google do blokowania czasu
Aby jak najlepiej wykorzystać swój dzień, musisz ustawić czas na każde zadanie, które musi zostać zakończone. Blokowanie czasu za pomocą funkcjonalnego kalendarza to technika, która pomoże ci do zrobienia właśnie tego.
Po pierwsze, możesz zaplanować swoje bloki za pomocą Kalendarza Google. Łatwo blokuj czas na wydarzenia, zadania i spotkania, a następnie oznaczaj je kolorami zgodnie z własnymi preferencjami, aby łatwo się do nich odwoływać.
Tworzenie i widok harmonogramu bloków czasowych w Kalendarzu Google
Korzystanie z trzech rodzajów blokowania czasu (time boxing, day theming, task batching) w Kalendarzu Google
temat dnia
time Boxing
🟪 Grupowanie zadań
Najlepsze jest to, że Kalendarz Google umożliwia wizualizację bloków w widoku kalendarza, aby pomóc ci pozostać na bieżąco. Aby upewnić się, że dotrzymasz harmonogramu, powiadomi Cię również, gdy rozpocznie się kolejne wydarzenie, aby przygotować Cię do zmiany zadań.
Otrzymywanie powiadomień z Kalendarza Google przed rozpoczęciem wydarzenia w kalendarzu
Ale poczekaj... od tego momentu będzie lepiej 😉
Jeśli chcesz jeszcze bardziej usprawnić swój cykl pracy, połącz Kalendarz Google z ClickUp!
Dzięki integracji Kalendarza Google i ClickUp będziesz mógł zsynchronizować swoje zadania i wydarzenia z ClickUp z Kalendarzem Google. Dwukierunkowa synchronizacja zapewni, że zmiany i aktualizacje w obu aplikacjach będą zawsze zsynchronizowane i aktualne.
Dodatkowo możesz wybrać wyświetlanie wydarzeń z Kalendarza Google na widoku Kalendarza ClickUp. Jeśli wprowadzisz zmiany lub przełożysz wydarzenie w dowolnym miejscu, możesz liczyć na to, że ClickUp odzwierciedli aktualizacje w obu aplikacjach!
Poważnie. Ty dokonujesz zmiany, ClickUp zajmuje się resztą. ✅
sprawdź inne aplikacje blokujące czas w naszym najnowszym artykule_ ._
Integracja ClickUp i Kalendarza Google w celu aktywacji dwukierunkowej synchronizacji
Blokuj hałas i przejmij kontrolę nad swoim czasem
Większość z nas nie ma wystarczającej ilości snu i zawsze jesteśmy zajęci... a jeśli chcesz być bardziej wydajny i czuć się mniej zestresowany, być może nadszedł czas na zmiany.
Blokowanie czasu może być skutecznym sposobem na zorganizowanie swoich dni, ustalanie priorytetów zadań i efektywniej zarządzać swoim czasem.
Pozwoli ci to upewnić się, że masz (psychiczną) energię, aby zachować wydajność przez cały dzień, a także dać sobie trochę czasu na odpoczynek między okresami pracy.
Efektywny zarządzanie czasem techniki takie jak ta są również świetne dla zdrowia psychicznego! Będziesz w stanie zmniejszyć wypalenie zawodowe, tworząc zdrowe nawyki z granicami wokół tego, kiedy wykonujesz głęboką lub płytką pracę każdego dnia.
Z pomocą narzędzia do zarządzania zadaniami, takiego jak ClickUp, będziesz mieć wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania swoimi dniami - jeden blok na raz!
Spróbuj. Wypróbuj free już dziś i zacznij lepiej zarządzać swoim czasem!
⭐️ Bonus: Obejrzyj wideo ClickUp na temat czasu tutaj !