Czy jesteś nieustannie bombardowany powiadomieniami e-mail? Nie ma znaczenia, czy jest dzień, noc, wtorek, sobota czy niedziela. Otrzymujesz dziesiątki, jeśli nie setki wiadomości i czujesz, jak poziom stresu rośnie z każdym nowym dodatkiem do skrzynki odbiorczej.
Zamykasz oczy i masz nadzieję, że niektóre z nich po prostu magicznie znikną. Ale tak się nie dzieje - one wciąż tam są. A ponieważ e-mail pozostaje jednym z najczęściej używanych narzędzi komunikacji na całym świecie, pełna skrzynka odbiorcza wydaje się być złem koniecznym.
Chociaż nie możesz przestać otrzymywać e-maili, możesz upewnić się, że nie będą cię przytłaczać ani frustrować, wdrażając inteligentne podejście - metodę Inbox Zero.
W tym artykule przedstawimy tę sprytną strategię zarządzania skrzynką odbiorczą, omówimy jej zalety i zaoferujemy wskazówki dotyczące jej stosowania, aby utrzymać jedną lub wiele skrzynek odbiorczych bez bałaganu! 📨
Czym jest metoda zerowej wydajności skrzynki odbiorczej?
Skrzynka odbiorcza Zero to strategia zarządzania e-mailami która wymaga utrzymywania skrzynki odbiorczej pustej lub prawie pustej. 📥
Nie oznacza to, że powinieneś usuwać wszystkie e-maile. Ostatecznym celem Skrzynki odbiorczej Zero jest poprawa nawyków zarządzania pocztą e-mail i usprawnienie cyklu pracy, aby zapobiec przepełnieniu skrzynki odbiorczej.
Podejście to opiera się na założeniu, że uporządkowana przestrzeń poprawia koncentrację, wydajność i organizację. Pomaga ustalić priorytety i skrócić czas reakcji bez stresowania się liczbą e-maili lądujących w skrzynce odbiorczej.
Korzyści płynące z podejścia Skrzynka odbiorcza Zero
Utrzymanie skrzynki odbiorczej tak pustej, jak to tylko możliwe, może być wyzwaniem, ale wielu zgodzi się, że zdecydowanie warto. Sprawdź potencjalne korzyści płynące z koncepcji Skrzynki odbiorczej Zero:
- Zwiększona wydajność : Uporządkowana skrzynka odbiorcza pozwala wskazać ważne i pilne e-maile oraz zminimalizować rozpraszanie uwagi
- Zmniejszony poziom stresu : Skrzynka odbiorcza pełna e-maili może wyzwalać stres i niepokój. Skrzynka odbiorcza Zero pomaga utrzymać ten stres na dystans, utrzymując skrzynkę odbiorczą w porządku i czystości
- Lepiejzarządzanie czasem: Dobrze zorganizowana skrzynka odbiorcza oznacza, że nie musisz już tracić czasu na odkopywanie konkretnych e-maili i możesz skupić się na bardziej wartościowych zadaniach
- Ulepszonywspółpraca w Teams: Możesz łatwo znajdować i udostępniać istotne informacje swojemu zespołowi i szybciej odpowiadać na ważne e-maile
- Zwiększone bezpieczeństwo: Skrzynka odbiorcza Zero zapewnia lepszą widoczność tego, co ląduje w skrzynce odbiorczej, zwiększając szanse na rozpoznanie podejrzanego e-maila
Jak stworzyć Skrzynkę odbiorczą Zero i podnieść poziom organizacji: 10 prostych wskazówek
Chcesz uwolnić się ze szponów zagraconej skrzynki odbiorczej? Sprawdź nasze 10 wypróbowanych i sprawdzonych sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej i zastosuj te, które pasują do twojego stylu pracy i osobistych preferencji. 🥰
1. Nie bój się nacisnąć unsubscribe
Zapisałeś się do kilku newsletterów, aby być na bieżąco z nowymi produktami, rabatami oraz najnowszymi wiadomościami i aktualizacjami. Mijały jednak miesiące, a Ty ignorowałeś każdy newsletter, który subskrybowałeś. Powtarzasz sobie, że kiedyś może mi się to przydać, więc decydujesz się nie rezygnować z subskrypcji, mimo że przychodzące e-maile wciąż cię rozpraszają.
Jesteśmy tutaj, aby zachęcić Cię do wciśnięcia przycisku rezygnacji z subskrypcji. Zmniejszysz liczbę otrzymywanych e-maili i będziesz mógł skupić się na tych, które wymagają Twojej (natychmiastowej) uwagi. Jeśli pożałujesz swojej decyzji, to nie koniec świata - zawsze możesz zasubskrybować ponownie.
2. Używaj etykiet
Korzystanie z etykiet to kolejny doskonały sposób na utrzymanie uporządkowanej skrzynki odbiorczej bez konieczności usuwania e-maili. Pomagają one kategoryzować wiadomości e-mail, aby zapewnić łatwą nawigację i organizację.
Dokładny proces tworzenia etykiet zależy od używanej platformy e-mail, ale zazwyczaj jest prosty. Na przykład w skrzynce odbiorczej Gmaila etykiety znajdują się w lewym dolnym rogu ekranu. Wszystko do zrobienia to naciśnięcie znaku plus, wprowadzenie nazwy etykiety i wybranie opcji Twórz.
Następnie należy otworzyć wiadomość e-mail, nacisnąć ikonę Przenieś do nad jej tematem i wybrać odpowiednią etykietę. Wybrany e-mail zniknie ze Skrzynki odbiorczej i będzie można uzyskać do niego dostęp, klikając etykietę.
Poza utrzymaniem porządku w skrzynce odbiorczej, etykiety mogą pomóc w efektywniej zarządzać swoim czasem -nigdy nie będziesz miał trudności ze znalezieniem konkretnego e-maila.
Powiedzmy pracujesz w sprzedaży . Możesz utworzyć etykiety e-mail, takie jak Prospects, Offerings, Follow-ups, Contracts, Promotions lub Internal. W ten sposób skategoryzujesz swoją pracę, zmniejszysz cyfrowy bałagan i zapewnisz płynne zarządzanie wiadomościami e-mail. ⛵
Możesz również zdecydować się na inne metody etykiety. Na przykład, możesz sortować swoje e-maile na podstawie nazwisk klientów, miesięcy w roku lub innych kryteriów, które pasują do twojego cyklu pracy.
3. Przeznacz czas na codzienne sprawdzanie e-maili
Masz obsesję na punkcie sprawdzania e-maili? Nie jesteś jedyny - wiele osób stale odświeża swoją skrzynkę odbiorczą, aby sprawdzić, czy otrzymali nowego e-maila. Choć jest to doskonała taktyka pozwalająca na wyłapywanie e-maili, gdy tylko pojawią się w skrzynce odbiorczej, jest ona szkodliwa dla koncentracji. Częste przełączanie kontekstu zmniejsza wydajność i zwiększa stres.
Jednym ze skutecznych sposobów na walkę z tym zjawiskiem jest ustawienie określonych przedziałów czasowych na sprawdzanie e-maili, co stałoby się kolejnym zadaniem do wykonania lista do zrobienia . Zależnie od ilości otrzymywanych e-maili, roli na danym stanowisku i stylu pracy, warto przeznaczyć kilka przedziałów czasowych w ciągu dnia na przejrzenie wiadomości e-mail, ustalenie priorytetów i zajęcie się tym, co pilne i ważne. Jest to dobra strategia, aby zapewnić minimalne przerwy w przepływie pracy. ✅
4. Stosuj zasadę trzech minut
Jeśli otrzymałeś e-mail i możesz na niego natychmiast odpowiedzieć w ciągu trzech minut lub mniej, do zrobienia! W ten sposób usuniesz z listy prostsze, ale ważne zadania i zapobiegniesz piętrzeniu się e-maili.
Nie oznacza to, że powinieneś ignorować każdy e-mail, który wymaga więcej niż trzech minut twojego czasu. W takich przypadkach określ jego pilność, aby określić kolejne kroki. Możliwe, że musisz zająć się nim od razu. Możesz też zostawić ją na później lub pozwolić współpracownikowi zająć się nią, jeśli sytuacja w zespole na to pozwala.
5. Oddelegowane, jeśli to możliwe
Jeśli jesteś praca w zespole możesz zorganizować swój e-mail za pomocą pomoc w oddelegowaniu . Na przykład, jeśli nie jesteś głównym odbiorcą e-maila, prawdopodobnie możesz go zignorować. Oczywiście należy to sprawdzić z członkami zespołu, aby upewnić się, że e-mail nie zostanie pominięty.
Większość teamów ma umowy dotyczące oddelegowanych zadań. Jeśli tak nie jest, ustanowienie pewnych podstawowych zasad dotyczących obsługi e-maili może być dobrym pomysłem, ponieważ może to przynieść korzyści wszystkim.
Inną kwestią jest ustalenie, czy jesteś najbardziej odpowiednią osobą do obsługi wiadomości e-mail. Weźmy niestandardowa obsługa klienta jako przykład. Wiele firm dzieli swój dział obsługi klienta na Teams - jeden zajmuje się podstawowymi problemami i FAQ, podczas gdy drugi zajmuje się bardziej złożonymi problemami lub klientami VIP.
Jeśli twój zespół zajmuje się podstawowymi sprawami, a otrzymasz e-mail, który jest poza twoim zasięgiem, oddelegujesz go do współpracownika, który z łatwością się nim zajmie.
6. Używaj filtrów
Niektóre platformy poczty e-mail, takie jak Gmail, umożliwiają korzystanie z filtrów w celu "automatyzacji" zarządzania pocztą e-mail i łatwego kategoryzowania nieprzeczytanych wiadomości.
Załóżmy, że otrzymujesz cotygodniowe newslettery od platforma do zarządzania projektami . Chcesz je kiedyś przeczytać, ale nie chcesz, aby teraz zaśmiecały Twoją skrzynkę odbiorczą. Możesz ustawić filtry, aby sortować wszystkie przyszłe newslettery.
Oto jak to wygląda w Gmailu:
- Otwórz newsletter, który wylądował w Twojej skrzynce odbiorczej
- Naciśnij trzy kropki nad tematem e-maila
- Wybierz Filtruj wiadomości takie jak te
- Wypełnij wymagane pola, aby podać więcej informacji o e-mailach, które chcesz automatycznie filtrować
- Niestandardowe działania, gdy e-mail spełnia kryteria określone w poprzednim kroku. Możesz na przykład zarchiwizować e-mail, oznaczyć go jako przeczytany lub ważny, przesłać go dalej lub zastosować etykietę 🏷️
Wróćmy do naszego przykładu newslettera. Jeśli utworzyłeś etykietę Newsletter, możesz użyć filtrów, aby upewnić się, że wszystkie otrzymywane biuletyny są natychmiast kategoryzowane w celu łatwiejszej nawigacji i organizacji. W ten sposób Gmail przejmuje część Twojej pracy i pomaga Ci uporządkować skrzynkę odbiorczą.
7. Użyj reguły touch it once
Zasada touch-it-once może przyspieszyć wysiłki związane ze Skrzynką odbiorczą. Zasada jest prosta -jeśli otworzysz e-mail, musisz na niego zareagować. Możesz ją usunąć, oddelegować, zarchiwizować lub na nią odpowiedzieć, ale musisz podjąć jakieś działanie.
Takie podejście może poprawić wydajność i jest szczególnie korzystne dla prokrastynatorów. Zapobiega odkładaniu pracy na później i nawarstwianiu się zadań.
Warto zauważyć, że stosowanie tej zasady nie zawsze jest najlepszą decyzją. Może ona nie sprawdzić się w przypadku e-maili, które wymagają dodatkowej uwagi, a zajęcie się nimi zajmuje trochę czasu. Ponadto, ponieważ zasada ta kładzie nacisk na wydajność i szybkość, niektórzy ludzie mogą uznać ją za stresującą.
8. Tworzenie szablonów
Jeśli codziennie otrzymujesz setki e-maili, których nie możesz odłożyć na później lub oddelegować, będziesz mieć problem z utrzymaniem skrzynki odbiorczej w porządku. W takim przypadku możesz skorzystać z szablonów.
Szablony to struktury z gotowymi sekcjami do różnych celów, w tym do zarządzania e-mailami. Oprócz oszczędności czasu, szablony minimalizują ryzyko popełnienia błędu. 😊
Załóżmy, że pracujesz w dziale sprzedaży i obsługujesz zapytania od ludzi. Mógłbyś ręcznie odpowiadać na każdy otrzymany e-mail, ale to ogromna strata czasu. Zamiast tego możesz dać sobie przewagę, tworząc szablon oferty lub propozycji i po prostu kopiując go i wklejając do każdego zapytania (z kilkoma modyfikacjami).
9. Skorzystaj z opcji Archive
Masz mnóstwo e-maili, które nie są już istotne i nie wymagają żadnych działań z Twojej strony. Nie masz jednak 100% pewności, że w pewnym momencie nie będziesz musiał do nich wrócić. Możesz zachować te e-maile w swojej skrzynce odbiorczej, ale mogą one zakłócać skupienie, jeśli będą się piętrzyć.
Dobrą alternatywą jest skorzystanie z opcji Archive w Gmailu. Po zarchiwizowaniu e-mail jest usuwany ze Skrzynki odbiorczej, ale pozostaje zapisany na koncie, dzięki czemu można do niego wrócić w razie potrzeby.
Archiwizacja e-maili jest szybka i prosta. Wszystko, co musisz zrobić, to otworzyć e-mail i nacisnąć ikonę archiwum nad wierszem tematu, a będziesz o krok bliżej do zrobienia porządku w Skrzynce odbiorczej!
Jeśli chcesz uzyskać dostęp do zarchiwizowanych e-maili, naciśnij All Mail w menu po lewej stronie ekranu i znajdź konkretny e-mail, którego szukasz. Możesz również użyć wyszukiwania zaawansowanego i niestandardowych kryteriów, aby szybciej pobrać e-mail.
10. Korzystanie z platformy wydajności
Wiele platform zwiększających wydajność oferuje fantastyczne opcje zarządzania wiadomościami e-mail, które mogą pomóc w zapomnieniu o przepełnionych skrzynkach odbiorczych. Jedną z takich platform jest ClickUp -wszystko w jednym narzędzie wydajności z funkcjami, które mogą zrewolucjonizować Twoje podejście do zarządzania pocztą e-mail i zwiększyć Twoją wydajność. Zobaczmy, jak ClickUp może usprawnić Twoją pracę i pomóc Ci osiągnąć pustą skrzynkę odbiorczą. 👇
ClickUp Zarządzanie projektami e-mail
ClickUp oferuje całkowite ustawienie funkcji dedykowane do tworzenia zarządzanie e-mailami tak łatwe, jak to tylko możliwe - czyli Zarządzanie projektami ClickUp Email suite!
Wysyłaj i odbieraj e-maile w ClickUp, twórz zadania z e-maili, ustaw automatyzacje, załącz e-maile do dowolnego zadania i nie tylko
Szczególnie spodoba Ci się E-mail ClickApp -umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili bezpośrednio z zadania ClickUp. Koniec z przeskakiwaniem między aplikacjami i platformami do zrobienia e-maili - możesz zrobić wszystko w ramach platformy, zaoszczędzić mnóstwo czasu i pożegnać się z przełączaniem kontekstu. Platforma natywnie integruje się z Gmailem , Outlook, IMAP i Microsoft 365, dzięki czemu możesz bezproblemowo połączyć swoje konto e-mail z ClickUp i od razu rozpocząć pracę. 😎
ClickUp wypełnia lukę między pocztą e-mail a zarządzanie zadaniami . Umożliwia połączenie e-maili z powiązanymi elementami pracy. Na przykład, jeśli wymieniasz e-maile z klientem, możesz załączyć je do istniejących zadań powiązanych z tym klientem. Możesz także powiadomić swój zespół o konkretnym e-mailu lub nawet przypisać im wynikające z niego zadanie, aby ułatwić oddelegowanie i działania następcze. W ten sposób wszyscy przyczyniają się do osiągnięcia zerowej Skrzynki odbiorczej.
Połącz swój e-mail z ClickUp, aby łatwo sortować wiadomości na liście zadań i przypisywać wiadomości do członków zespołu
Kolejną cenną opcją w repozytorium ClickUp jest Automatyzacja ClickUp . Użyj ich do usprawnić zarządzanie wiadomościami e-mail -create elementy akcji na podstawie niestandardowych e-maili klientów i ustawienie wyzwalaczy do automatycznego wysyłania e-maili. Pozwoli to zaoszczędzić czas i uporządkować skrzynkę odbiorczą!
ClickUp AI
Korzystaj z ClickUp AI, aby pisać szybciej i dopracowywać swoje teksty, odpowiedzi na e-maile i nie tylko
ClickUp pełni wyjątkową funkcję Asystenta pisania opartego na AI który może pełnić wiele ról w celu zwiększenia wydajności i efektywności. Oprócz pomocy w burzy mózgów, podsumowywaniu, formatowaniu i edytowaniu zawartości, ClickUp AI jest cennym sprzymierzeńcem w usprawnianiu zarządzania wiadomościami e-mail.
Użyj go do napisania e-maili w mgnieniu oka - wystarczy, że podasz punkty rozmowy i kilka innych szczegółów, a ClickUp AI dostosuje niestandardowy e-mail z tonem i strukturą, która jest zgodna z twoimi intencjami i dostawcami.
Z pewnością docenisz możliwość wyboru zawartości e-maila i generowania na jego podstawie elementów akcji. Pozwala to na szybsze zajęcie się obowiązkami przy jednoczesnym uporządkowaniu i osiągnięciu zerowej skrzynki odbiorczej.
Rozszerzenie do Chrome ClickUp
ClickUp działa na telefonach komórkowych, urządzeniach z systemem Windows, Mac i Linux. Posiada również własną Rozszerzenie dla Chrome które może pomóc w utrzymaniu dobrej organizacji skrzynki odbiorczej e-mail.
Oto jak używać rozszerzenia ClickUp do Chrome, aby osiągnąć skrzynkę odbiorczą zero:
- Zainstaluj rozszerzenie i połącz z nim swój Obszar Roboczy
- Przejdź do Gmaila, otwórz dowolny e-mail i sprawdź, czy widzisz w nim ikonę ClickUp, aby dwukrotnie sprawdzić, czy połączenie się powiodło
- Otwórz e-mail, który chcesz dodać do ClickUp i naciśnij ikonę ClickUp. Wybierz, czy chcesz dodać e-mail do istniejącego zadania (Attach to task), czy utworzyć nowe zadanie (New task)
- Wybierz miejsce docelowe (sprawdź dwukrotnie, czy wybrano właściwy obszar roboczy i listę)
- Dodaj tytuł zadania, opis i osoby przypisane, ustaw termin wykonania i utwórz zadanie
- Powtórz proces dla innych e-maili w skrzynce odbiorczej
Wskazówka bonusowa: Utwórz wyznaczoną listę zadań e-mail w ClickUp, aby scentralizować wszystkie wiadomości e-mail, dzięki czemu komunikacja będzie łatwa w zarządzaniu i ustalaniu priorytetów.
Szablony ClickUp
Twórz szablony w ClickUp w celu skutecznej automatyzacji e-maili, aby ograniczyć ręczne zadania i zaoszczędzić czas
ClickUp pozwala Tobie i Twojemu zespołowi niestandardowe szablony e-mail w mgnieniu oka, aby standaryzować komunikację , zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów.
Oto jak utworzyć szablon e-maila w ClickUp :
- Włącz funkcję Email ClickApp i połącz swoje konto e-mail z ClickUp (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś)
- Otwórz zadanie w ClickUp
- Kliknij w pole Nowy komentarz (w prawym dolnym rogu ekranu)
- Naciśnij ikonę _Wyślij e-mail
- Wybierz ikonę Email Templates (magiczna różdżka)
- Wybierz Dodaj szablon e-mail
- Wprowadź nazwę szablonu i żądaną zawartość
- Wybierz osoby, które mogą korzystać z szablonu i kliknij Twórz
Jeśli chcesz użyć szablonu, po prostu kliknij ikonę Email Templates, wybierz żądany szablon, dodaj odbiorcę i wyślij e-mail bezpośrednio z ClickUp!
Tworzenie tych szablonów może wymagać trochę czasu, ale opłaca się na dłuższą metę - Ty i Twój zespół będziecie w stanie pracować szybciej , błyskawicznie obsługiwać wiadomości e-mail i zwiększać zadowolenie klientów. 🤩
ClickUp: Twój skrót do skrzynki odbiorczej zero
Osiągnięcie zerowej skrzynki odbiorczej wymaga czasu, organizacji i wysiłku, ale może zdziałać cuda w zakresie koncentracji, wydajności i współpracy. Jeśli chcesz przyspieszyć ten proces i uczynić go tak wydajnym, jak to tylko możliwe, skorzystaj z ClickUp jego opcji zarządzania wiadomościami e-mail pomagają porządkować skrzynkę odbiorczą i być na bieżąco z zadaniami przy minimalnym ryzyku popełnienia błędu. 📨 Zarejestruj się w ClickUp i zmień swój cykl pracy, aby zwiększyć wydajność!