Pamiętasz "pokaż i opowiedz"? Dzień, w którym mogłeś w końcu przynieść do szkoły swoją rybkę i przedstawić ją rówieśnikom z pierwszej klasy? To były czasy. 😌
Jako profesjonaliści mamy teraz do czynienia z podobnymi sytuacjami w postaci prezentowania pomysłów, burzy mózgów i realizacji projektów z grupą.
Od tego czasu nauczyliśmy się, że pokazywanie jest potężniejsze niż opowiadanie i wymyśliliśmy różnorodne, angażujące sposoby przekazywania naszych pomysłów. To ogromna wygrana dla osób, które przetwarzają informacje w różny sposób, w tym dla 65% naszej populacji którzy identyfikują się jako wzrokowcy.
Enter: Tablice Kanban .
Tablice Kanban to wysoce wizualne podejście do zwinnego zarządzania projektami, które pomaga zespołom optymalizować przepływ pracy, promować przejrzystość, identyfikować wąskie gardła i szybko zmieniać kurs w razie potrzeby. Chociaż celem jest jak najszybsze rozpoczęcie oszczędzania czasu, skonfigurowanie go od zera może być długotrwałe, a nawet przynieść efekt przeciwny do zamierzonego - dlatego właśnie przydają się szablony. 🤓
Zespoły funkcjonują szybciej i wydajniej dzięki odpowiednim szablonom tablic Kanban dostosowanym do ich unikalnych potrzeb - ale kto ma czas na wypróbowywanie każdego szablonu Kanban, który zalewa jego wyszukiwarkę Google? my mamy. 🙋🏼♀️
Potraktuj ten artykuł jako przyspieszony kurs wszystkiego, co dotyczy Kanban, w tym struktury, najczęściej zadawanych pytań, wskazówek, korzyści i oczywiście 11 darmowych szablonów Kanban, które pozwolą Ci osiągnąć cele związane z przepływem pracy!
Czym jest szablon tablicy Kanban?
Szablony tablic Kanban to konfigurowalne, gotowe tablice, które przyspieszają etapy przygotowań i konfiguracji związane z tworzeniem tablicy, dzięki czemu możesz zacząć oszczędzać czas w mgnieniu oka. Zasadniczo są to gotowe do użycia tablice Kanban, które można dowolnie modyfikować i edytować.
A ponieważ metoda Kanban może być wykorzystywana w wielu różnych działach i branżach, dobrze skonstruowany szablon zapewnia, że zespół korzysta z niej w najbardziej efektywny możliwy sposób. To jednak tylko zarys korzyści płynących z elastycznego szablonu tablicy Kanban!
Grupuj zadania według statusu, przypisanych osób, priorytetu i nie tylko dzięki intuicyjnemu i elastycznemu widokowi tablicy Kanban w ClickUp
Korzyści z używania szablonów tablic Kanban
Szablony tablic Kanban to coś więcej niż tylko oszczędność czasu - pomagają one rozpocząć pracę z czystym i dobrze utrzymanym interfejsem, zapewniając, że tablica jest zawsze gotowa do zaprezentowania - nawet w krótkim czasie - interesariuszom, menedżerom lub innym działom.
Inspirują one również do innowacji w zakresie dostosowywania, automatyzacji i bardziej efektywnych statusów zadań. Ponieważ podejście Kanban może przynieść korzyści w wielu przypadkach użycia, posiadanie wyznaczonego szablonu może działać jak koła treningowe, pokazując, które statusy, limity pracy w toku i automatyzacje są powszechnie przydatne w danej branży.
Co więcej, istnieje szablon dla każdego poziomu umiejętności. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z tablicami Kanban, istnieje wiele przyjaznych dla początkujących szablonów, które ułatwią ci wejście w ten proces zwinna metodologia . Lub, jeśli używasz tablic od lat i potrzebujesz świeżego spojrzenia lub szukasz sposobów na unowocześnienie swojego procesu Kanban, szablony są doskonałym sposobem na nauczenie cię, jak podnieść poziom swojej tablicy.
Głównym wnioskiem jest to, że szablony tablic Kanban są po to, by ci pomóc. Pozwól, by dobrze zaprojektowany szablon wykonał za ciebie całą pracę, byś mógł skupić się na swoim projekcie i zespole, który go realizuje.
Bonus:_ szablony storyboardów !
11 darmowych szablonów tablic Kanban
Mówimy tu o wielkiej grze - zobaczmy te potężne szablony w akcji! Oto 11 naszych ulubionych szablonów tablic Kanban dla ClickUp, OneNote i Excel oraz w jaki sposób mogą one przenieść Twój zespół na wyższy poziom.
1. Prosty szablon tablicy Kanban od ClickUp
Szablon prostej tablicy Kanban od ClickUp
Zastosuj szablon Szablon ClickUp Simple Kanban Board do ClickUp Workspace i zacznij optymalizować swój cykl wydawniczy w mgnieniu oka. Ten folder zawiera pięć statusów do podziału zadań oraz dokument pomocy ze wskazówkami i opisem każdej funkcji. Oferuje nawet dodatkowe zasoby do konfigurowania automatyzacja zadań , tworzenie list kontrolnych dla mniejszych zadań do wykonania oraz sugerowane integracje, dzięki którym przejście do widoku Board w ClickUp będzie jeszcze płynniejsze.
Statusy zadań są na tyle wszechstronne, że pasują do niemal każdego przepływu pracy, zwłaszcza jeśli wymagasz edycji lub informacji zwrotnej na temat swoich zadań - od marketingu do rozwój produktu a nawet redagowanie blogów czy projektowanie graficzne. Chociaż jest to szablon na poziomie średniozaawansowanym, jego dokument pomocy krok po kroku jest prosty i łatwy do naśladowania bez względu na twoje doświadczenie w Kanban. Pobierz ten szablon
2. Szablon Agile Management Kanban Board by ClickUp
Pobierz ten szablon
Szablon Szablon Agile Management Kanban Board od ClickUp pomaga szybko skonfigurować złożony przepływ pracy.
Podejście zwinne może początkowo wydawać się przytłaczające, ale ten szablon tworzy w ClickUp przestrzeń zawierającą wszystko, czego potrzebujesz, aby wdrożyć podstawowy przepływ pracy zwinny przepływ pracy w minutach.
W przypadku zwinnych zespołów pracujących w sprintach, masz możliwość włączenia 13 różnych ClickApps aby dostosować sposób organizacji zaległości, zarządzania obciążeniami i pracy z zespołem. Obejmują one limity pracy w toku, kamienie milowe, zależności, punkty sprintu i wiele więcej!
Dzięki 30 niestandardowym statusom, jednemu polu niestandardowemu, ośmiu tagom, sześciu widokom i czterem automatyzacjom, szablon ten jest wyposażony we wszystkie niezbędne funkcje do przekazywania informacji zwrotnych, obracania zasobów i szybszego osiągania wyników. Pobierz ten szablon
3. Szablon Simple Sprints Kanban Board od ClickUp
Szablon Simple Sprints Kanban Board od ClickUp
Zanurz swoje palce w fontannie sprintów dzięki szablonowi Prosty szablon tablicy Kanban Sprintów od ClickUp ! Mniej złożony i bardziej przyjazny dla średniozaawansowanych niż poprzedni szablon Agile Management Template, ten szablon stosuje przestrzeń do obszaru roboczego ClickUp z dziewięcioma statusami, dziewięcioma aplikacjami ClickApps oraz wstępnie ustawionymi widokami tablicy i listy.
Szablon ten obejmuje wszystkie podstawy sprintu dla Zwinne zespoły aby szybciej dostarczać produkty i oferuje pomocny dokument, który pokazuje, jak dostosować ten szablon do przepływu pracy i jak najlepiej wykorzystać Pasek narzędzi wielozadaniowości . Pobierz ten szablon
4. Szablon tablicy Kanban do zarządzania kontem od ClickUp
Szablon tablicy Kanban do zarządzania kontem od ClickUp
Jeśli jesteś kierownikiem biura, doradcą finansowym, zajmujesz się sprzedażą lub po prostu starasz się kontrolować swój budżet, ten szablon jest dla Ciebie.
Szablon Szablon tablicy Kanban dla menedżera konta od ClickUp śledzi wszystko, od ostatniej aktywności użytkownika do odnowienia konta, kontaktów i zagrożeń. Ten folder dodaje 19 pomocnych statusów - policz je! - w tym Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding i inne - idealne dla potencjalnych klientów i utrzymywania relacji z obecnymi klientami.
Jest to również świetny szablon do nawiązywania kontaktów z nowymi klientami z siedmioma typami widoków, aby pielęgnować zaangażowanie z potencjalnymi klientami Widok formularza do rejestrowania nowych klientów w ankiecie z odpowiedziami, które można przekształcić w zadania ClickUp. Czy wspominaliśmy już, że ten szablon jest bogaty w pola niestandardowe? Z 10 do wyboru, masz jeszcze więcej sposobów na sortowanie, filtrowanie i grupowanie swojej tablicy Kanban. Pobierz ten szablon
5. Szablon zbiorczego przepływu Kanban dla programu Excel
Wizualizuj limity pracy w toku jako skumulowany wykres przepływu za pomocą tego szablonu Excel szablon
Wspomnieliśmy, że tablice Kanban mogą mieć różne kształty i rozmiary - a ten szablon Excel jest tego doskonałym przykładem! Zespoły uwielbiają tablice Kanban, ponieważ koncentrują się one na ciągłym i spójnym przepływie pracy w celu ukończenia projektów na czas, jedno zadanie na raz. Dzięki limitom prac w toku, zespoły mogą kontrolować liczbę zadań, nad którymi pracują, upewniając się, że nie ugryzły więcej pracy, niż są w stanie przeżuć. To Tablica Kanban w programie Excel szablon skupia się na tym aspekcie tablic Kanban.
Wystarczy wpisać datę powiązaną z zadaniem lub procesem oraz dozwoloną dzienną liczbę zadań Work In Progress, aby zobaczyć przepływ pracy w postaci wizualnego wykresu Cumulative Flow w programie Excel z kolorami powiązanymi z każdym zadaniem.
Ta tablica kanban w Excelu jest świetne narzędzie dla wzrokowców którzy muszą widzieć, jak zadania układają się względem siebie każdego dnia! Pobierz ten szablon Przysięgasz na przepływy pracy oparte na Excelu? Mamy narzędzie właśnie dla Ciebie! Dowiedz się wszystkiego o tym, jak tworzyć tablice Kanban w Excelu, znajdź dodatkowe szablony Excel , zasoby i więcej na stronie Blog ClickUp !
6. Szablon Team Requests Kanban Board by ClickUp
Szablon tablicy Kanban dla zgłoszeń zespołu od ClickUp
Tablice Kanban są popularnym narzędziem do zwinnego zarządzania projektami, ale cieszą się zaufaniem i są używane przez zespoły z różnych działów - w tym HR!
Szablon Szablon tablicy Kanban z prośbami zespołu od ClickUp jest kluczowym narzędziem dla HR iT i kierowników biur odpowiedzialnych za śledzenie i organizowanie żądań zdalnego zespołu.
Folder ten dodaje cztery widoki do przestrzeni roboczej, w tym oddzielną tablicę Kanban dla różnych typów przychodzących zgłoszeń oraz wewnętrzny formularz zgłoszeń z odpowiedziami, które można przekształcić bezpośrednio w zadania ClickUp, które pojawiają się na tablicy. Ponadto pięć statusów gwarantuje, że żadne zgłoszenie nie umknie uwadze. Pobierz ten szablon
7. Szablon tablicy Kanban do produkcji wideo od ClickUp
Szablon tablicy Kanban do produkcji wideo od ClickUp
Szablon Szablon tablicy Kanban do produkcji wideo od ClickUp to doskonały przykład tego, jak wszechstronne mogą być tablice Kanban. Ten przyjazny dla początkujących szablon umożliwia zaplanowanie harmonogramu zdjęć od etapu preprodukcji do postprodukcji. Wizualizuj swój harmonogram na liście lub przesuwaj zadania w dół linii produkcyjnej, przeciągając je i upuszczając na tablicy Kanban.
Dodatkowo, ten podstawowy szablon tablicy Kanban zawiera dokument pomocy, który usprawni organizację i sprawi, że twoje kreatywne projekty przekroczą linię mety bez zbędnego wysiłku. Pobierz ten szablon
8. Szablon tablicy Kanban do zarządzania projektami od ClickUp
Szablon tablicy Kanban do zarządzania projektami od ClickUp
Jeśli wszystkie te szablony brzmią świetnie, ale mogą być nieco zbyt skomplikowane dla twojego dotychczasowego poziomu doświadczenia w Kanban, ten szablon jest właśnie dla ciebie.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem, czy organizujesz cotygodniowe zadania do wykonania, ten przyjazny dla początkujących szablon do zarządzania projektami Szablon tablicy od ClickUp obejmuje wszystkie podstawy Kanban. Zacznij od tablicy już podzielonej na pięć statusów, które można zastosować do praktycznie każdego przepływu pracy - Otwarty, W trakcie, Przegląd, Zablokowany i Zamknięty. Pobierz ten szablon
9. Szablon tablicy Kanban do śledzenia kampanii od ClickUp
Szablon tablicy Kanban do śledzenia kampanii od ClickUp
To szablon, o którym marzył Twój zespół marketingowy. ✨
Pomiędzy żonglowaniem różnymi narzędziami, wieloma kampaniami, utrzymaniem budżetu i presją wydajności, łatwo jest czuć się przytłoczonym przepływem pracy marketingowej - ale Szablon do śledzenia i analizy kampanii od ClickUp został zaprojektowany do śledzenia tych wielu ruchomych części.
Szablon ten zawiera 10 pól niestandardowych, dzięki czemu możesz wprowadzić tyle szczegółów do każdego zadania, ile potrzeba i wizualizować swoje kampanie w sposób, który najbardziej Ci odpowiada. Przy wielu kampaniach i zadaniach pracujących w tandemie, tablica Kanban zapewnia, że nikt nie bierze na siebie więcej, niż jest w stanie udźwignąć. Poza tablicą, znajdziesz swoje kampanie zaplanowane w przejrzystym widoku kalendarza i na liście wszystkich kampanii, aby uniknąć nakładania się zadań. Pobierz ten szablon
10. Szablon mapy drogowej Kanban od ClickUp
Szablon mapy drogowej Kanban od ClickUp
Rozwój produktu nie ma jednego uniwersalnego podejścia. Każda firma ma swoje unikalne wymagania, a każdy zespół musi wytyczyć własną ścieżkę. Ulepsz swój proces dzięki temu narzędziu Kanban. Szablon mapy drogowej Kanban firmy ClickUp pozwala zarządzać zadaniami i celami, ustalać priorytety krytycznych elementów i ostatecznie uzyskać przejrzystą perspektywę działań rozwojowych. Pobierz ten szablon
11. Szablon tablicy Kanban według OneNote
Tworzenie tablicy Kanban od podstaw w aplikacji OneNote Podobnie do tego, jak można ustrukturyzować tablicę Kanban w Excelu lub na komputerze tablica cyfrowa można również utworzyć tablicę w programie OneNote! Twórz kolumny, aby zarządzać przepływem pracy w biurze lub w domu dzięki elastyczności dodawania dowolnej liczby kolumn, kolorów i szczegółów. Uzyskaj dostęp do tego przewodnika Więcej zasobów dotyczących szablonów zarządzania projektami:
- Szablony zarządzania projektami
- Szablony CRM
- Szablony zarządzania produktami
- Szablony do zarządzania projektami z wykresem Gantta
- Szablony wykresów RACI
- Szablony kamieni milowych
Podstawy tablicy Kanban i najczęściej zadawane pytania
Mając swoje korzenie w produkcji motoryzacyjnej w latach 40. XX wieku, tablice Kanban zostały zaadaptowane i rozszerzone, aby przynieść korzyści zespołom z różnych branż dzięki prostej, ale elastycznej strukturze wizualizacji przepływów pracy.
Zespoły powracają do tablic Kanban, ponieważ są one proste, intuicyjne i spójne. Są one na tyle elastyczne, że mogą być wykorzystywane w niemal każdym przypadku - a gdy już nauczysz się, jak interpretować jedną tablicę Kanban można w zasadzie przeczytać je wszystkie.
Prawidłowo używane tablice Kanban tworzą płynny i ciągły przepływ pracy, promują przejrzystość i jasno określają właścicieli każdego zadania.
Choć tablice Kanban nie ograniczają się tylko do jednego "wyglądu", często zaczynają się od co najmniej trzech kolumn - lub statusów - które reprezentują etapy do ukończenia, a karty zadań przesuwają się po tablicy, aż projekt zostanie ukończony.
Ale jak one właściwie wyglądają? Cóż, stwórzmy jedną!
Jak zorganizować tablice Kanban? Z przykładami
Możesz zbudować swoją tablicę IRL na powierzchni takiej jak tablica korkowa lub osobista tablica - lub z pomocą dynamicznego oprogramowania Oprogramowanie Kanban zaprojektowane dla tego podejścia. Ale niezależnie od tego, czy wolisz tablicę na biurku, czy na ekranie, podążaj za nami, aby przeanalizować cechy charakterystyczne, które musi mieć każda skuteczna tablica Kanban:
1. Kolumny
Kolumny na tablicy Kanban reprezentują statusy, przez które musi przejść każde zadanie, zanim zostanie uznane za ukończone. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z metodą Kanban, postaw na prostotę w postaci trzech kolumn o nazwach podobnych do To-Do, In Progress i Done, ale najlepiej, jeśli będziesz dążyć do takiej samej liczby kolumn, co kroków w twoim workflow.
Jest to również pierwsza okazja, aby dostosować tablicę do procesu swojego zespołu.
Jeśli Twój zespół regularnie pracuje z innym zestawem niestandardowych statusów lub dodatkowymi etapami badań, rozwoju lub informacji zwrotnych, po prostu dodaj więcej kolumn, aby reprezentować te kroki w przepływie pracy.
Pro tip: powiązanie koloru z każdym statusem pomoże dodać kolejną wizualną warstwę zrozumienia do twojej tablicy i każdego zadania - nawet na pierwszy rzut oka. Jeśli tworzysz swoją tablicę Kanban w formie cyfrowej z pomocą oprogramowanie do zarządzania projektami jak ClickUp statusy niestandardowe są automatycznie oznaczane kolorem, aby pomóc członkom w sortowaniu, filtrowaniu i organizowaniu obciążenia pracą w wysoce wizualny sposób.
Grupuj zadania na tablicy Kanban według statusu, pól niestandardowych, priorytetu i nie tylko w widoku tablicy w ClickUp
2. Zadania
To miejsce, w którym wypełniasz każde zadanie związane z projektem - tak, każde. Jest to jeden ze sposobów, w jaki tablice Kanban promują przejrzystość.
Kategoryzuj zadania według ich aktualnego statusu, aby uzyskać jaśniejszy obraz ogólnego stanu projektu - ile zadań jeszcze się nie rozpoczęło, ile zadań jest w toku i ile zadań zostało ukończonych.
Zadania - lub karty zadań - przesuwają się po tablicy od lewej do prawej, zaczynając od statusu To-Do, aż zostaną ukończone i dotrą do kolumny Done.
Kolumny szybko się zapełniają, ale chcesz, aby tablica pozostała czysta i przejrzysta, aby każdy mógł ją łatwo odczytać w dowolnym momencie. Skanując tablicę, będziesz chciał zobaczyć wszystkie podstawowe informacje o zadaniu, w tym nazwę, zadania, termin wykonania i obraz (jeśli dotyczy).
Pro tip: jeśli korzystasz z elastycznego oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak ClickUp, nie musisz wybierać, jakie informacje o zadaniach chcesz udostępnić! ClickUp zrobi to za Ciebie. 😎
Załaduj swoje zadanie linkami, Pola niestandardowe , Priorytety , szczegółowe opisy, wielu przypisanych , obserwatorów, i więcej do każdego zadania, utrzymując tablicę zorganizowaną i reprezentacyjną.
3. Limity pracy w toku
Jest to jeden z kluczowych sposobów, w jaki tablice Kanban utrzymują spójny przepływ pracy. Aby uniemożliwić członkom zespołu żonglowanie wieloma zadaniami naraz, limity zadań w toku (WIP) ograniczają liczbę zadań, które mogą zostać przeniesione z Do zrobienia do W toku w tym samym czasie.
4. Swimlanes
Podczas gdy kolumny dodają pionową strukturę do tablicy, pływaki dzielą tablicę poziomo, aby pomóc w wizualizacji wielu przepływów pracy na jednej tablicy. Jeśli zarządzasz wieloma projektami lub nadzorowanie różnych członków zespołu, swimlanes tworzą sekcje na tablicy, aby pokazać, które zadania należą do którego członka zespołu lub projektu.
Jeśli jesteś użytkownikiem arkusza kalkulacyjnego, możesz myśleć o swimlanes jako o wierszach, które zawierają tylko zadania związane z określoną kategorią informacji.
Ta-da!
Po dodaniu tych informacji, twój zespół jest gotowy do działania z wykorzystaniem podejścia Kanban! Brzmi to dość prosto, ale wadą tworzenia tablicy od podstaw jest to, że każdy z tych czterech kroków wymaga przemyślenia, czasu i wysiłku. Zwłaszcza jeśli jesteś nowym użytkownikiem tablic Kanban lub masz do czynienia ze skomplikowanymi przepływami pracy - łatwo jest zapomnieć o kluczowych zadaniach i informacjach.
Ale to nie wszystko. Bez szablonu lub elastycznego oprogramowania do zarządzania projektami, konserwacja związana z utrzymaniem aktualności tablicy może bardziej utrudnić projekt niż pomóc.
Dlatego też wielu kierowników projektów korzysta z szablonów jako rozwiązania typu plug-and-play, aby jak najszybciej rozpocząć korzystanie z tablic Kanban.
Zarządzaj kolejnym projektem za pomocą szablonu kanban
Choć w Google można znaleźć mnóstwo szablonów, nie wszystkie tablice Kanban są sobie równe.
Ponieważ mają one moc optymalizacji procesów w różnych działach i branżach, ważne jest, aby wybrać szablon już dostosowany do twoich potrzeb. W ten sposób możesz czerpać inspirację ze statusów i automatyzacji, które zapewnia i działa jako trampolina dla ciebie i twojego zespołu, aby jeszcze bardziej rozwinąć podejście Kanban.
Nasza sugestia?
Wybierz szablon stworzony przez i dla potężnego oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak ClickUp . Ponieważ zadania, praca, zespół i proces już istnieją w przestrzeni roboczej, tablice Kanban również! Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas podczas konfigurowania przepływu pracy, ale także pomaga w realizacji procesu na tablicy, która jest automatycznie aktualizowana podczas pracy.
A co najlepsze? To nic nie kosztuje! 💸
Dostęp do mnóstwa szablonów tablic Kanban oraz 100 MB przestrzeni dyskowej, nieograniczona liczba zadań i członków, ponad 1000 integracji , dokumenty do współpracy i wiele więcej za darmo, na zawsze w ClickUp ! 🦄