Kalendarz do zarządzania projektami pomaga błyskawicznie planować i organizować zadania projektowe. Jest to narzędzie, które tworzy wizualną oś czasu dla pracy zespołu, utrzymując wszystkich na tej samej stronie w zakresie terminów, obowiązków i postępów.
Jak jednak zabrać się do zrobienia takiego kalendarza, który naprawdę spełni potrzeby zespołu?
W tym wpisie na blogu przeprowadzimy Cię przez kroki tworzenia kalendarza do zarządzania projektami, który nie tylko organizuje Twoje zadania, ale także usprawnia ich realizację współpracę w zespole i wydajność. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, czy dopiero zaczynasz, ten przewodnik dostarczy praktycznych wskazówek i spostrzeżeń, które pomogą Ci z łatwością poruszać się po procesie planowania projektu.
Co to jest kalendarz zarządzania projektami?
Kalendarz projektu lub kalendarz planowania projektu to narzędzie, które pomaga zorganizować oś czasu projektu. Pozwala planować kamienie milowe projektu i upewnić się, że wszystko zostanie dostarczone na czas.
Kalendarz zarządzania planami jest jednak tylko jednym z czterech kalendarzy związanych z zarządzaniem projektami.
Masz również:
- Kalendarz bazowy : szablon, na którym opierają się wszystkie inne kalendarze. Definiuje on standardowy czas pracy projektu, w tym każdy dzień roboczy i dzień wolny od pracy
- Kalendarz zasobów **Podkreśla, w jaki sposób określone zasoby (ludzkie lub inne) będą wykorzystywane w czasie trwania projektu
- Kalendarz zadań : dla konkretnych lub jednorazowych zadań, które wykraczają poza zakreszakres regularnego projektu ## Rodzaje zarządzania projektami
Podczas dostosowywania strategii zarządzania projektami ważne jest, aby zapoznać się z różnymi typami kalendarzy projektów i wybrać ten, który najlepiej odpowiada potrzebom i okolicznościom zespołu. Oto przegląd niektórych z głównych typów, które można rozważyć:
Kalendarz bazowy: Jest to podstawowy kalendarz, na podstawie którego budowane są wszystkie inne kalendarze i modyfikowane w oparciu o wymagania projektu. Kalendarz podstawowy określa standardowy czas pracy, w tym dni, które są regularnie definiowane jako dni robocze i dni wolne od pracy.
Kalendarz zasobów: W zarządzaniu projektami kluczowa jest efektywna alokacja zasobów. Kalendarz zasobów jest dostosowany do tego aspektu i ma na celu śledzenie dostępności określonych zasobów (czy to osób, teamów, czy zasobów fizycznych) w całym projekcie.
Kalendarz zadań: Jak sama nazwa wskazuje, kalendarz zadań koncentruje się przede wszystkim na zadaniach projektu. Kieruje planowaniem działań projektowych, które wykraczają poza normalne dni i godziny pracy zdefiniowane w kalendarzu podstawowym, oferując szczegółowy przegląd terminów i postępów zadań.
Kalendarz zarządzania projektami: Kalendarz zarządzania projektami to zintegrowane, wszechstronne narzędzie. Łączy w sobie elementy kalendarza podstawowego, kalendarza zasobów i kalendarza zadań, zapewniając kompleksowy widok osi czasu projektu, w tym rozpoczęcia zadań, postępu, terminów i wykorzystania zasobów.
Kalendarz projektu Agile: Jeśli twój zespół wykorzystuje podejście Agile, kalendarz projektu Agile jest idealnym rozwiązaniem. Ten typ kalendarza pozwala na częste korekty i zmiany, nadążając za zmieniającymi się priorytetami i szybkimi sprintami pracy.
Hybrydowy kalendarz projektu: Hybrydowy kalendarz jest przeznaczony dla teamów korzystających z kombinacji metodologii zarządzania projektami. Dostarcza on bardziej elastycznego i elastycznego podejścia do planowania i zarządzania zadaniami.
Nie wykluczają się one wzajemnie; często kilka typów jest używanych razem dla jednego projektu. Identyfikując odpowiedni typ kalendarza zarządzania projektami dla swojego projektu, możesz pomóc w zapewnieniu płynnej ścieżki do jego realizacji celów projektu .
Korzyści z kalendarza zarządzania projektami
Ogólnie rzecz biorąc, kalendarze zarządzania projektami są wykorzystywane do trzech kluczowych celów:
Lepsze planowanie zadań
Kalendarz projektu pozwala ustawić zadania projektu jedno po drugim w łańcuchu wydarzeń.
Dzięki temu zawsze wiadomo, co należy zrobić w następnej kolejności.
Zablokowany i załadowany kalendarz projektu oznacza, że projekt może praktycznie działać na autopilocie,
podczas gdy ty możesz się zrelaksować przy filiżance kawy!
Ulepszone zarządzanie zasobami
Kalendarz planowania projektu do zarządzania projektami pokaże ci, co twój zespół projektowy ma w swoim harmonogramie w nadchodzących dniach, tygodniach lub miesiącach.
Informacje te mają kluczowe znaczenie dla propozycji projektu i plan, ponieważ określony zespół, kluczowa kadra kierownicza lub inne zasoby mogą być dostępne tylko w określonych godzinach.
Teraz możesz szybko zobaczyć, nad czym pracuje każda osoba, a następnie zbudować harmonogram projektu złożonych projektów wokół ich dostępności.
W ten sposób przydzielasz zadania członkom zespołu projektowego tylko wtedy, gdy są oni gotowi do ich podjęcia.
To właśnie nazywamy "nagradzaniem" ludzi zarządzanie zasobami !
Sprawdź te_ szablony planów zasobów !
Zarządzanie czasem
Kalendarz do zarządzania projektami rejestruje kamienie milowe na każdej scenie i raportuje kiedy powinny zostać osiągnięte.
Co więcej, kiedy przewidujesz blokady i wyzwania na swojej drodze, możesz przygotować się do ich obejścia, co pomoże ci dokładniej oszacować ostateczny termin dostawy.
Nie można ignorować ratującej życie (a może raczej ratującej projekt?) mocy kalendarza planowania projektu.
Zobaczmy więc, jakich narzędzi możesz użyć, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas na projekcie.
Jak stworzyć kalendarz do zarządzania projektami
Ustawienie skutecznego kalendarza zarządzania projektami obejmuje kilka kluczowych kroków. Przyjrzyjmy się temu procesowi:
1. Zidentyfikuj potrzeby swojego projektu: Przed utworzeniem kalendarza kluczowe jest zidentyfikowanie wszystkich zadań potrzebnych do zakończenia projektu. Zdefiniuj, co musi zostać zrobione i kto będzie odpowiedzialny za poszczególne zadania.
2. Ustawienie kamieni milowych i terminów:: Podziel swój projekt na kluczowe kamienie milowe i ustal jasne terminy dla każdego z nich. Zapewni to dostawcę jasnych oś czasu dla projektu .
3. Wybierz platformę kalendarza: Zdecyduj się na narzędzie do zarządzania projektami, które będzie używane do tworzenia kalendarza. ClickUp, na przykład, jest niezawodnym wyborem z potężną funkcją kalendarza i innymi możliwościami zarządzania projektami.
4. Skonfiguruj kalendarz bazowy: Korzystając z wybranej platformy, utwórz kalendarz bazowy, ustawiając standardowe dni i godziny pracy dla swojego projektu.
5. Stwórz kalendarz zadań: Stwórz szczegółowy kalendarz zadań, który nakreśli kolejność i oś czasu wszystkich zadań wymaganych dla projektu.
6. Ustawienia: kalendarz zasobów **Jednocześnie należy ustawić kalendarz zasobów w celu monitorowania dostępności i alokacji zasobów. Pomoże to zapobiec nadmiernemu lub niedostatecznemu wykorzystaniu dostępnych zasobów.
7. Połącz wszystkie kalendarze: Zintegruj kalendarze bazowe, zadań i zasobów, aby utworzyć główny kalendarz do zarządzania projektami. Pozwoli to na uzyskanie pełnego widoku osi czasu projektu oraz alokacja zasobów .
8. Monitorowanie i aktualizowanie kalendarza: Ciągłe monitorowanie i aktualizowanie kalendarza zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie dla śledzenia postępów i dostosowywania harmonogramu w razie potrzeby.
Stworzenie dobrze zorganizowanego kalendarza zarządzania projektami jest niezbędnym krokiem do powodzenia w zarządzaniu projektami. Usprawnia on planowanie, zależność i śledzenie zadań, ułatwiając zespołowi osiągnięcie celów. Pamiętaj, że kroki mogą się różnić w zależności od potrzeb konkretnego projektu lub wybranego narzędzia do zarządzania projektami.
Kalendarz zarządzania projektami - najlepsze praktyki
Aby jak najlepiej wykorzystać kalendarz do zarządzania projektami, należy wziąć pod uwagę następujące najlepsze praktyki:
1. Wyczyszczone zadania: Upewnij się, że wszystkie zadania są jasno i dokładnie zdefiniowane, aby wyeliminować wszelkie niejasności. Niejasne zadania mogą prowadzić do nieporozumień i ostatecznie utrudniać postęp.
2. Ustawienie realistycznych terminów: Przypisanie realistyczne terminy dla każdego zadania. Nierealistyczne oś czasu może prowadzić do stresu, niższej jakości pracy i pominięcia kamieni milowych.
3. Oznaczaj zadania kolorami: Używaj oznaczeń kolorystycznych, aby szybko identyfikować kategorie zadań, priorytety lub odpowiedzialne za nie zespoły. Taka praktyka zwiększa atrakcyjność wizualną kalendarza i ułatwia nawigację.
4. Wykorzystaj zintegrowane narzędzia: Wykorzystaj zintegrowane narzędzia, takie jak ClickUp, aby usprawnić zarządzanie kalendarzem. Nie tylko pozwala to zaoszczędzić czas poprzez pobieranie danych z innych części projektu, ale także zapewnia spójność organizacyjną i dostępność wszystkiego w jednym miejscu.
5. Regularnie aktualizuj swój kalendarz: Kalendarz do zarządzania projektami powinien być dokumentem aktualizowanym na bieżąco, w miarę postępu prac lub identyfikacji nowych zadań.
6. Zaangażuj swój zespół: Zaangażuj swój zespół w tworzenie i utrzymanie kalendarza, aby każdy rozumiał oś czasu, swoje obowiązki i potencjalny wpływ na realizację projektu termin realizacji projektu .
7. Unikaj overbookingu: Uważaj, aby nie przebookować żadnego z członków teamu. Upewnij się, że przydział zadań uwzględnia ich istniejące commit'y, możliwości i przepustowość.
8. Regularne przeglądy: Regularnie przeglądaj kalendarz zarządzania projektami ze swoim zespołem, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, co i kiedy należy wykonać. Jest to również świetny sposób na wczesne rozwiązywanie potencjalnych problemów.
Przestrzegając tych najlepszych praktyk, można zmaksymalizować efektywność kalendarza zarządzania projektami i utrzymać projekt na właściwym torze.
Narzędzia kalendarza zarządzania projektami
Oto kilka powszechnie używanych platform do zarządzania projektami:
1. ClickUp
ClickUp to nie tylko zwykła platforma wydajności; to kompleksowe rozwiązanie z ponad 15 konfigurowalnymi widokami, w tym Widok kalendarza ClickUp ! Funkcja ta pozwala Teamsom obserwować wszystkie swoje spotkania, działania i zadania - codziennie, co tydzień lub co miesiąc - w jednym miejscu, ułatwiając zarówno dogłębne planowanie, jak i planowanie z lotu ptaka.
Ale to dopiero początek! Dzięki możliwości personalizacji widoków Kalendarza zarówno dla poszczególnych osób, jak i zespołów, możesz:
- Aktywować Me Mode, aby zobaczyć i podpowiedzieć wszystkie komentarze, wkłady na liście kontrolnej i podzadania przypisane do ciebie
- Używać filtrów do natychmiastowej lokalizacji zadań spełniających określone kryteria
- Dostosować ustawienia karty zadania, aby uwzględnić szczegóły, takie jak osoby przypisane,poziom priorytetu, śledzenie czasu i inne
Ten poziom organizacji zmienia zasady gry. Przenosząc planowanie i dystrybucję zadań na zupełnie nowy poziom, drastycznie minimalizuje bałagan i zwiększa wydajność zespołu.
Najlepsze funkcje ClickUp obejmują:
- Ponad 1000 integracji z różnymi obszarami roboczymi, takimi jak Zoom, Slack, Google Workspace, Microsoft Office i wieloma innymi, aby usprawnić obciążenie pracą
- Dokładne planowanie terminów i kamieni milowych dzięki szczegółowym datom rozpoczęcia, terminom i dokładnym czasom
- Oznaczanie zadań kolorami w celu kategoryzacji harmonogramu według projektów, priorytetów i innych zmiennych
- Filtry umożliwiające widok zadań, podzadań, priorytetów i czasu spędzonego nad każdym zadaniem zgodnie z preferencjami użytkownika
- Przypisywanie wielu osób do zadań w celu zapewnienia maksymalnej przejrzystości i śledzenia postępów
- Szeroki szyknarzędzi do współpracy wizualnej dostępnych na wszystkich poziomach cenowych
- Niestandardowe statusy zadań dla szybkiej i skutecznej aktualizacji postępów
- Gotowe do użycia szablony kalendarzy idealne do zarządzania zawartością, planowania wydarzeń i nie tylko
Wzmocnij współpracę swojego zespołu i uprość planowanie, wykorzystując Szablon kalendarza tygodniowego ClickUp . Dzięki udostępnianym kalendarzom ClickUp koordynowanie i dostosowywanie harmonogramów z członkami Teams i klientami nigdy nie było łatwiejsze.
Odblokuj wydajność poprzez opanowanie swojego tygodnia dzięki szablonowi kalendarza tygodniowego ClickUp
2. Microsoft Excel
przez Microsoft Excel Wiele teamów używa Excela jako narzędzia do zarządzania projektami, więc używanie Excela jako domyślnego kalendarza ma "sens", prawda?
Jasne, możesz tworzyć kalendarze w Excelu ale nie oznacza to, że powinieneś to robić.
Excel może sprawdzić się w przypadku długoterminowej osi czasu lub prostego projektu.
Ale do zakończonych zadań i codziennej pracy? To się nie zdarza.
Na początek będziesz musiał ręcznie utworzyć kalendarz w arkuszu kalkulacyjnym Excel (coś w rodzaju tworzenie kalendarza w Arkuszach Google lub Dokumenty Google ).
A nawet wtedy funkcje sortowania komórek w Excelu nie są intuicyjne dla wszystkich typów projektów.
Wiąże się to ze wstążkami, modułami i kodem.
Tak, faktyczne kodowanie!
Dodatkowo, niewiarygodnie ograniczone mobilne wersje Excela lub Arkuszy Google oznaczają, że nigdy nie można ich naprawdę nazwać aplikacją kalendarza projektu.
po co obciążać członków zespołu pracą w Excelu?
jaki inżynier oprogramowania chce aktualizować Excela? Jaki projektant chce aktualizować Excela?
Twarda prawda o Excelu jest taka, że kierownicy projektów wolą Excela, ponieważ jest im znany. Przenosi się to na ich pracowników, którzy czują, że też muszą pracować w Excelu.
powiązane: Sprawdź 6 najlepszych alternatyw dla Excela & Jak utworzyć kalendarz w programie Microsoft Word ! 😊_
3. Kalendarz Google
Przykład widoku trzydniowego Kalendarza Google
Jeśli już używasz Kalendarz Google do zarządzania spotkaniami i terminami z zespołem roboczym, to możesz pokusić się o przekształcenie go w kalendarz zespołu dla swoich projektów.
Nic dziwnego, że jest to jedna z najczęściej używanych aplikacji Google!
Jednak Kalendarz Google najlepiej sprawdza się w roli automatycznego przypomnienia o nadchodzących projektach, a nie głównego narzędzia do zarządzania zadaniami.
czego więc brakuje?
Zależności, po pierwsze. Kalendarz Google nie ma świetnego sposobu na połączenie zadań projektu i projektów. Może jedynie pokazać, co jest do zrobienia. Co więcej, nie można zagłębić się w szczegóły zadania.
Śledzenie szczegółów projektów, załączników i list do zrobienia w Kalendarzu Google jest również trudne.
Nie można nawet dodać nowego kalendarza dla każdego nowego projektu.
Wyobraź sobie, że utknąłeś w domyślnym widoku kalendarza!
Ugh.
Dlatego Zarządzanie projektami w Google nie jest tak naprawdę opcją dla poważnych współpracowników.
Jeśli jednak Kalendarze Google są najlepszym rozwiązaniem dla Twojego zespołu, zintegruj je z ClickUp! Integracja ClickUp z Kalendarzem Google pozwala na szybką konwersję wydarzeń na zadania i widok zadań bezpośrednio w Kalendarzu Google, dzięki czemu każdy może być na bieżąco ze swoją pracą.
Możesz również połączyć ze sobą zadania i wydarzenia, aby usprawnić cykl pracy. Po włączeniu integracji, wszelkie zmiany dokonane w ClickUp będą odzwierciedlane w Kalendarzu Google, zapewniając, że wszyscy członkowie Twojego teamu są na bieżąco
Wyświetlanie zsynchronizowanych wydarzeń z Kalendarza Google w widoku Kalendarza ClickUp Synchronizacja Kalendarza Google z ClickUp
4. Microsoft Project
przez Projekt MicrosoftMicrosoft Project był pionierem na polu zarządzania projektami, inspirując nową generację oprogramowania do zarządzania projektami.
Jest więc częścią historii zarządzania projektami.
Jednak nic z tego nie rekompensuje skomplikowanych i prymitywnych opcji kalendarza.
Na początek, MS Project wymaga intensywnego szkolenia. Tylko menedżerowie wysokiego szczebla z wystarczającym doświadczeniem na tym polu mogą z niego korzystać.
Po drugie, można kupić albo wersję na pulpit, albo wersję opartą na chmurze, ale nie obie jednocześnie. A nawet wtedy jest to dość drogie rozwiązanie dla freelancerów lub małych firm.
sprawdź naszą listę najlepszych *[alternatywy dla Microsoft Project](https://clickup.com/compare/smartsheet-alternative)* .
Więc jeśli Excel jest zbyt nerdowski, Kalendarz Google jest zbyt podstawowy, a MS Project jest zbyt skomplikowany (i drogi), czego używasz?
Najlepszy kalendarz do zarządzania projektami jest tuż przed Tobą.
Stwórz kalendarz zarządzania projektami dla swojego zespołu za pomocą ClickUp
Nie ma lepszego sposobu na usprawnienie cyklu pracy zespołu niż dobrze opracowany kalendarz projektu. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami, takim jak ClickUp, możesz łatwo stworzyć kalendarz planowania projektu, który zwiększa wydajność, jednocześnie wspierając współpracę w zespole.
Pamiętaj jednak, że bez względu na to, jak wydajny jest Twój system, prawdziwym przełomem jest jego wykonanie. Przestrzegaj wskazówek zawartych w kalendarzu, wykonuj zadania i utrzymuj otwarte kanały komunikacji. Aby dodatkowo zwiększyć wydajność, ClickUp stanie się Twoim sprzymierzeńcem!
Porzuć samodzielne kalendarze na pulpicie i poznaj przyszłość zarządzania projektami z ClickUp już dziś . Nadszedł czas, aby podnieść wydajność swojego zespołu na zupełnie nowy poziom!