Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami Google

So, is Zarządzanie projektami w Google _software a real thing?

Nie..

Ale w pewnym sensie tak.

Wyjaśnijmy to:

Google nie ma pełnoprawnego oprogramowania dedykowanego do zarządzania projektami. Ale oferuje pewne aplikacje, które w pewnym stopniu zaspokajają określone potrzeby związane z zarządzaniem projektami.

Te aplikacje Google narzędzie do zarządzania projektami są szeroko wykorzystywane przez organizacje do współpracy zespołowej, zarządzania dokumentami i nie tylko.

ale pytanie brzmi, czy Twoja organizacja w ogóle potrzebuje tych narzędzi Google? aplikacje do zarządzania projektami_ ?_ W tym artykule omówimy zalety korzystania z różnych aplikacji Google, czy faktycznie pomagają one w zarządzaniu projektami, a także zwrócimy uwagę na następujące kwestie dedykowane narzędzie, które może naprawić wszystkie ich wady. Zaczynajmy.

Jakie są różne aplikacje do zarządzania projektami Google?

czy Google ma oprogramowanie do zarządzania projektami?

Rodzaj.

nazywa się Suite... _G-Suite _

G-Suite (obecnie znany jako Obszar roboczy Google (ang. Google Workspace) ) to zbiór narzędzi Google do zarządzania projektami. I jest Free dla wszystkich użytkowników aplikacji Google.

Warto zauważyć, że każde z nich ma swoje wady ( więcej na ten temat później ), więc zamierzamy podkreślić, w jaki sposób narzędzie do zarządzania projektami takie jak ClickUp może pomóc w zwiększeniu ich funkcji.

PS: ClickUp to narzędzie do zarządzania projektami, które teams w Google use!

Oto spojrzenie na każdą z tych aplikacji Google:

1. Arkusze Google

Większość z nas zna tę aplikację. Arkusze Google to oprogramowanie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych coś jak Microsoft Excel choć nieco mniej onieśmielające!

to, co czyni go wyjątkowym, to fakt, że jest oparty na chmurze

Twój zespół może edytować i współpracować w czasie rzeczywistym na Arkuszu Google, a wszystkie dane i edycje istnieją w jednym miejscu, nawet jeśli Twój zespół jest zdalny! 50% zatrudnionych Amerykanów uważa, że sprawdzanie e-maili w ciągu dnia jest rozpraszające i nie zwiększa ich wydajności. Korzystanie z Arkuszy Google ogranicza powiadomienia i przeciążenie e-mailami, zwiększając wydajność i utrzymując koncentrację zespołu.

Oznacza to, że nie będziesz musiał oglądać kolejnego pliku projektu o nazwie "Final Excel Sheet v4.0" na pulpicie.

uff!

Ale w jaki sposób to pomoże w zarządzaniu projektami **_?

Cały zespół może korzystać ze współdzielonego arkusza kalkulacyjnego Google, aby tworzyć listy zadań i szczegółowe plan projektu który mogą zobaczyć wszyscy członkowie zespołu.

To da im wyobrażenie o celu projektu i sposobie jego realizacji; dzięki temu można przeprowadzić plan projektu i współpracę poprzez Kalendarz w Arkuszach Google .

Można również utworzyć pulpity w Arkuszach Google aby uzyskać przegląd całego projektu, choć będzie to wymagało trochę pracy ręcznej.

**Czego nie można zrobić w Arkuszach Google?

Wyciągnijmy kota z worka.

Arkusze Google to po prostu arkusz kalkulacyjny i nie jest przeznaczony do zarządzania projektami. Oznacza to, że nie ma list do zrobienia, nie ma harmonogramu zadań, nie ma tracker projektów , nic.

to jak próba zbudowania domu za pomocą jednego młotka i gwoździa!

To po prostu nie zadziała.

Jednak to, co może zadziałać, to ClickUp's Widok osadzania .

W tym miejscu można łatwo uzyskać dostęp do Arkuszy Google bez konieczności opuszczania w pełni funkcjonalnego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp.

Jeśli jednak nadal potrzebujesz alternatywy, ClickUp's Widok tabeli ma wszystko, czego potrzebujesz . To jak skrzyżowanie arkusza kalkulacyjnego z narzędziem do zarządzania zadaniami.

Oto do zrobienia:

• Widok szczegółów zadania jednym rzutem oka, takich jak status, osoba przypisana, termin, priorytety itp.
• Zbiorcze zaznaczanie zadań
• Przypinanie i ukrywanie kolumn
• Eksportuj dane z łatwością

Skanuj duże ilości informacji za pomocą widoku tabeli ClickUp

Nie jesteś przekonany? Dowiedz się więcej o zaletach i wadach Zarządzanie projektami w Arkuszach Google .

2. Dokumenty Google

To narzędzie do edycji tekstu ma wsparcie dla edycji w czasie rzeczywistym, co czyni je jednym z najlepszych najlepszych narzędzi do współpracy narzędzia do dokumentów.

**Jak to pomaga w zarządzaniu projektami?

Wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do jednego Dokumentu Google, w którym mogą dodawać swoje edycje, komentarze itp.

Wszystko to w czasie rzeczywistym!

**Czego nie można zrobić z Dokumentami Google?

Dokumenty Google nie pozwalają na zarządzanie zadaniami. Wszystko sprowadza się do tworzenia i edytowania dokumentów. Jedyne, co można zrobić, to stworzyć plan projektu.

To frustrujące, ale będziesz musiał użyć innego oprogramowania, które pomoże ci zarządzać zadaniami i projektami.

Na szczęście ClickUp posiada Dokumenty które poradzą sobie również z Twoimi zadaniami!

Dzięki ClickUp Docs możesz tworzyć dokumenty i współpracować nad nimi, przechowując je w jednym miejscu.

Powiązane przewodniki 👉_ Wykresy Gantta w Dokumentach Google & Tworzenie osi czasu w Dokumentach Google Oto kilka rzeczy, które ClickUp Docs może zrobić (a Dokumenty Google nie):

• Tworzenie i przypisywanie zadań w Dokumentach
• Przeglądanie powiązań dla bieżącej strony lub całego dokumentu
• Szybki dostęp do szablonów z prawego paska bocznego
• Aktywowanie trybu fokusu w celu zwrócenia uwagi na pojedyncze zdanie, wiersz lub akapit w dokumencie
• Przeformatuj stronę, przeciągając i upuszczając bloki, w tym banery, elementy listy kontrolnej, tabele i inne

Przeciągnij i upuść bloki, aby przeformatować dokument

A jeśli nadal nie możesz rozstać się z Dokumentami Google, zawsze możesz uzyskać do nich dostęp z poziomu ClickUp za pomocą widoku osadzania!

sprawdź te_ alternatywy dla Dokumentów Google

3. Dysk Google Dysk Google to miejsce, w którym można przechowywać i organizować wszystkie Dokumenty Google oraz inne pliki i projekty. Oferuje 15 GB wolnej przestrzeni dyskowej z możliwością pracy w trybie offline.

co można zrobić z Dyskiem Google?

Dostęp do plików na Dysku Google można uzyskać z dowolnego urządzenia, w dowolnym czasie i miejscu.

Jak to pomaga w zarządzaniu_ projektami_?

Pozwala organizować pliki w foldery i podfoldery w celu lepszej strukturyzacji projektu.

Możesz także udostępniać swoje foldery na Dysku Google członkom zespołu, interesariusze ...każdy, naprawdę.

W którym miejscu to nie wystarczy?

Dysk Google jest ograniczony do przechowywania i zarządzania dokumentami.

Nie można tworzyć i przydzielać zadań w ramach Dysku, ani używać go do tworzenia raportów.

Możesz jednak dodać foldery Dysku Google do obszaru roboczego ClickUp, aby upewnić się, że wszystkie pliki znajdują się w tym samym miejscu, co projekty.

4. Slajdy Google

Prezentacje Google mogą być używane do tworzenia atrakcyjnych wizualnie prezentacji .

W rzeczywistości Google Slides i Microsoft Powerpoint są jak rodzeństwo.

I tak jak w przypadku każdej pary rodzeństwa, jest jeden, który zawsze jest lepszy we wszystkim.

W tym przypadku jest to Powerpoint (przepraszam za Slajdy!)

Ale w jaki sposób pomaga on w zarządzaniu projektami?

Korzystając z Google Slides, możesz naszkicować swoją wizję projektu za pomocą diagramów, tabel i innych narzędzi wizualnych.

**Czego nie można zrobić za pomocą Prezentacji Google?

Slajdy mają bardzo mało szablonów, efektów przejścia i efektów specjalnych w porównaniu do swojego powodzenia starszego brata.

Może to stanowić problem, jeśli chcesz stworzyć olśniewającą i kreatywną prezentację.

ujmijmy to w ten sposób: Jeśli prezentacja PowerPoint jest filmem Pixara, to prezentacja Slides jest animacją patyczaków!_

5. Kalendarz Google

możesz mieć fantazyjny kalendarz ścienny, ale kiedy ostatni raz go używałeś?

Tutaj z pomocą przychodzi Kalendarz Google.

**W jaki sposób pomaga on w zarządzaniu projektami?

Można go używać do tworzenia kalendarz dla każdego projektu . I można zaplanować wszystkie zadania projektu w dowolnym miejscu kalendarza.

Dodatkowo możesz usprawnić współpracę i komunikację w zespole, wysyłając zaproszenia i planując spotkania za pośrednictwem kalendarza.

**_W czym tkwi problem? Kalendarz Google może stać się trudny do odczytania, jeśli masz zbyt wiele spotkań lub wydarzeń w ciągu dnia.

I szczerze mówiąc, jest dość nudny do oglądania.

A to może być problem, gdy będziesz spędzać godziny wpatrując się w nią każdego tygodnia!

(Ten fantazyjny kalendarz ścienny nie wygląda teraz tak źle, prawda? 😉)_

Oto coś, co wygląda jeszcze lepiej: ClickUp's Integracja z Kalendarzem Google .

Integracja umożliwia dwukierunkową synchronizację między zadaniami ClickUp i Kalendarz Google .

Dzięki temu będziesz otrzymywać przypomnienia w obu kalendarzach, aby nie zapomnieć o żadnym zadaniu ani nie przegapić żadnego terminu.

w końcu dwie głowy są lepsze niż jedna.

Dwukierunkowa synchronizacja między ClickUp i Twoim Kalendarzem

6. Gmail

O ile nie korzystasz jeszcze ze starego, zakurzonego konta AOL, które założyłeś w latach 90-tych, to prawdopodobnie przeszedłeś już na Gmaila.

**Jak jednak Gmail pomaga w zarządzaniu projektami?

Kiedy zarządzasz złożonym projektem, być może będziesz musiał wysłać szczegółowe instrukcje lub informacje zwrotne do członków swojego zespołu.

Gmail pomaga uporządkować wszystkie te instrukcje w jednym e-mailu. Możesz również wysyłać pliki, wideo, obrazy i pliki z Dysku Google - informując wszystkich na bieżąco.

**Czego nie można zrobić za pomocą Gmaila?

W przypadku Gmaila istnieje wiele założeń i niepewności.

Po wysłaniu maila z wyjaśnieniem zadania, użytkownik pozostaje w niepewności.

Nie wiesz, czy:

• zobaczyli je
• zrozumieli je
• dostarczą na czas

A na dodatek: co by było, gdyby Twój e-mail trafił prosto do spamu?

Co ważniejsze, nie można zarządzać projektami przez e-mail. Jest to coś, co może pomóc w komunikacji nad projektami (szczególnie jeśli dodałeś to do pulpitu do użytku offline), ale zdecydowanie nie jest to coś, co może pomóc w zarządzaniu projektami.

Argh!

Wszyscy już przez to przechodziliśmy.

**Więc do zrobienia, aby twoje projekty i e-maile współpracowały ze sobą?

Dzięki aplikacji ClickApp możesz wysyłać i odbierać wiadomości e-mail bezpośrednio z obszaru roboczego.

W ten sposób łatwo jest zarządzać wszystkimi e-mailami bezpośrednio obok projektów, utrzymując wszystko uporządkowane w jednym miejscu.

Koniec z żonglowaniem zakładkami!

7. Formularze Google

Formularze Google są jak "Internet Explorer" narzędzi do ankiet niestandardowych.

Jasne, że nie jest krzykliwy ani najlepszy pod żadnym względem, ale jest to domyślna aplikacja, jeśli chodzi o tworzenie i udostępnianie formularzy. Jest (dyskusyjnie) szybka i łatwa w użyciu, a do zrobienia.

Jak to pomaga w zarządzaniu projektem zarządzanie ?

Formularze Google umożliwiają bardzo wygodne tworzenie ankiet w ciągu kilku minut. W ten sposób możesz poprosić swoich współpracowników, klientów lub sponsorów, aby wypowiedzieli się na temat twoich usług lub projektów.

**Czego nie można zrobić z Formularzem Google?

Jak każde domyślne narzędzie, Formularze Google mają bardzo ograniczoną funkcję.

(Nic dziwnego, że pierwszą rzeczą, jaką ludzie robią z nowym komputerem, jest upewnienie się, że Internet Explorer nie jest ich przeglądarką do zrobienia)

W formularzach nie ma zbyt wielu pól ani szablonów do wyboru.

Jeśli jednak chcesz tworzyć bardzo szczegółowe i konfigurowalne formularze, ClickUp's Widok formularza jest najlepszy Alternatywa dla formularza Google Forms .

Wystarczy przeciągnąć i upuścić pola potrzebne w formularzu. Do wyboru są takie pola jak nazwa zadania, ocena, etykiety, załączniki, lokalizacja i inne.

podoba Ci się to, co stworzyłeś?

Możesz także zapisać swój ulubiony formularz jako szablon do wykorzystania w przyszłości.

8. Tabele Google

Najnowszy dodatek do "pakietu" narzędzi Google do zarządzania projektami, Tabele Google, może pomóc w zarządzaniu cyklem pracy.

**Jak to pomaga w zarządzaniu projektami?

Tabele Google to dobry sposób na zarządzanie różnymi potokami w lejku i automatyzację niektórych procesów. Na przykład, można użyć Tabel do zrobienia zadań IT i śledzenia ich postępów.

**Czy Tabele Google są idealne?

Chociaż Tabele są zdecydowanie najbardziej skoncentrowanym na projektach narzędziem Google, to wciąż daleko im do ideału. Na przykład, jesteś ograniczony do korzystania z tabeli, nie ma wiele więcej dostępnych.

I chociaż od czasu do czasu potrzebujesz tabel, nie są one wszystkim, czego potrzebujesz do zarządzania projektami. Dlatego warto przyjrzeć się ClickUp's Widok tabeli zamiast.

Zapewnia on wszystkie funkcje oferowane przez Tabele, wraz z możliwością ich publicznego udostępniania i szybkiego przełączania się między innymi widokami. W ten sposób możesz przełączać się między tabelą, listą, tablicą Kanban i nie tylko, a wszystko to w ciągu kilku sekund!

Pięć limitów oprogramowania do zarządzania projektami Google (z rozwiązaniami)

Nie możemy zmienić faktu, że oprogramowanie do zarządzania projektami Google ma kilka poważnych wad. Możemy jednak pomóc ci je obejść.

Problem 1: Brak możliwości śledzenie celówKażdy nowy projekt ma cel lub kilka celów.

Dzięki Kalendarzowi Google możesz:

• oznaczać cele
• zaplanować czas na realizację celów..

I to wszystko!

ale czekaj, co ze śledzeniem i monitorowaniem celów?

Niestety, żadne narzędzie do zarządzania projektami Google nie może zapewnić, że będziesz w stanie realizować swoje cele.

wiemy, że to duże zmartwienie.

Rozwiązanie ClickUp: CeleDzięki funkcji celów ClickUp możesz śledzić, planować i zarządzać każdą możliwą rzeczą. Cele są podzielone na mierzalne zadania. Wszystko, co musisz zrobić, to zakończyć swoje cele, aby spotkać się ze swoim celem!

Masz również mnóstwo elastyczności, jeśli chodzi o te cele.

Twoimi celami mogą być:

• Liczby
• Listy zadań
• Pieniądze
• I prawie wszystko inne, czego potrzebujesz, aby zbliżyć się do osiągnięcia swoich celów!

Cele to mierzalne wyniki

Problem 2: Brak funkcji zarządzania projektami

Chwila... a co z Tabelami Google?

Podczas gdy Tabele mogą pomóc w zarządzaniu zadaniami, nie jest to najlepszy sposób.

Pamiętaj, że pojedynczy projekt składa się z tony zadań. A czasami istnieje wiele projektów realizowanych jednocześnie. W ramach każdego projektu pracuje wiele osób, które wykonują określone zadania.

Wyobraź sobie teraz zarządzanie tym wszystkim za pomocą tabeli przypominającej arkusz kalkulacyjny, w tym samym czasie.

Przejście do jakiegokolwiek innego narzędzia do zarządzania projektami Google nie zadziała, ponieważ nie mają one żadnych dedykowanych funkcji zarządzania zadaniami.

Notatka: Podczas gdy Zadania Google istnieje, jest to bardziej osobista lista do zrobienia niż oprogramowanie do zarządzania.

Rozwiązanie ClickUp: Potężne funkcje zarządzania zadaniamiDzięki ClickUp możesz podzielić swoje ogromne zadania na małe, łatwe do zarządzania

podzadania . Każde podzadanie może mieć inną nazwę osoba przypisana , priorytet, i termin płatności. Jeśli chcesz, aby wszystko było w porządku (jak Goldilocks 👱🏻‍♀️), pokochasz Listy kontrolne. Są to proste listy rzeczy do zrobienia, które pokazują dokładne kroki, które należy wykonać, aby zakończyć dane zadanie. Nawet kierownicy projektów mają swoje własne listy kontrolne listy kontrolne !

Szybkie przypisywanie elementów listy kontrolnej do członków zespołu Statusy pozwalają śledzić, na jakim etapie znajduje się zadanie. Na przykład, status zadania może być "Do zrobienia", "W trakcie", "Zakończone" lub cokolwiek innego, co chcesz!

Zadania można przypisywać do jednej osoby, Wiele osób przypisanych lub Teams . Zadania te są wyświetlane na pulpicie nawigacyjnym członka zespołu, dzięki czemu wie on, że musi nad nimi pracować.

Kliknij ikonę, aby przypisać zadania do członków zespołu

W ClickUp masz również dostęp do elastycznych widoków zadań . W ten sposób masz zakończoną kontrolę nad tym, jak chcesz widzieć swoje zadania. Możesz wyświetlić swoje zadania w formie uporządkowanej listy do zrobienia, Tablica Kanban , Wykres Gantta lub Kalendarz .

Wszystko zależy od Ciebie.

Spróbuj to zrobić z Tabelą 😎

Problem 3: Nie można planować lub efektywnie planować projektówCzas na szybki quiz:

'Czego najbardziej potrzebujesz podczas zarządzania projektami?"

1. Plan projektu, aby zespół wiedział, jak zakończyć projekt
2. Interaktywnyoś czasu projektudzięki czemu Twój Teams jest świadomy daty rozpoczęcia i terminu realizacji zadania

odpowiedź brzmi: C. Oba

Niestety, narzędzia do zarządzania projektami Google nie oferują obu tych opcji, ponieważ nie są przeznaczone do efektywnego planowania i harmonogramowania projektów.

Rozwiązanie ClickUp: Wykres GanttaWykres Gantta ClickUp jest dokładnie tym, czego potrzebujesz do właściwego planowania projektów i tworzenia osi czasu.

Przenoszenie dat rozpoczęcia i terminów zakończenia wszystkich zawartych zadań

dlaczego?

Ponieważ ten interaktywny wykres Gantta pozwala automatycznie:

• WizualizowaćZależności między zadaniami dzięki czemu wiesz, nad którymi zadaniami powinieneś pracować w pierwszej kolejności
• Śledzenie procentowego postępu, dzięki czemu wiesz, jak blisko lub daleko jesteś do zakończenia projektu
• Oblicz swójŚcieżka krytyczna aby pomóc Ci ukończyć projekt, gdy masz mało czasu

Problem 4: Brak funkcji współpracy

Szukając oprogramowania do zarządzania projektami, nie można pominąć jednego kluczowego aspektu: współpracy.

Niestety, współpraca w Dokumentach Google, Arkuszach Google lub jakiejkolwiek innej aplikacji do zarządzania projektami Google nie jest wystarczająca.

Jasne, tabele pozwalają na integrację ze Slackiem i Google Chat, ale nadal będziesz zależny od zewnętrznego narzędzia do podstawowej komunikacji w projekcie.

A ty chcesz mieć możliwość zrobienia czegoś więcej niż tylko udostępniania plików i wysyłania wiadomości.

Rozwiązanie ClickUp: Przypisane komentarzeKomentarze

przenieś współpracę na wyższy poziom.

Dzięki funkcji Assigned Comments możesz przekształcać komentarze w elementy wymagające działania i przydzielać zadania członkom swojego zespołu. Członkowie Teams otrzymają natychmiastowe powiadomienie, dzięki czemu będą mogli od razu przystąpić do działania.

Kliknij ikonę, aby rozwiązać przypisane komentarze

Po rozwiązaniu problemu przez przypisaną osobę, może ona po prostu kliknąć przycisk rozwiąż zadanie, aby uniknąć niepotrzebnych działań następczych.

Problem 5: Brak narzędzi do monitorowania projektów

jako kierownik projektu chcesz wiedzieć, jak przebiega projekt, prawda? Monitorowanie projektu pomaga kontrolować operacje i członków zespołu.

Niestety, nie ma możliwości do zrobienia tego za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami Google.

To znaczy, chyba że chcesz polegać na sortowaniu ton wierszy i tabel!

Pamiętaj jednak, że tabela może zrobić tylko tyle, że w pewnym momencie będziesz potrzebować sposobu na śledzenie i tworzenie wykresów postępów.

Rozwiązania ClickUp: PulpityDzięki pulpitom ClickUp można używać

konfigurowalne widżety aby uzyskać wgląd w członków zespołu, projekty, zadania, Sprinty itd.

Widżetów tych można używać do wizualizacji rekordów sprzedaży liczba zadań na osobę, karty czasu pracy i tak dalej.

czy uwielbiasz Zwinny ?_

Można również uzyskać dostęp do diagramów takich jak Przepływ skumulowany , Wykresy spalania , Wykresy spalania , Wykresy prędkości i wiele innych, aby nadążyć za swoimi projektami.

Korzystaj z konfigurowalnych widżetów, aby uzyskać cenny wgląd w obszar roboczy

Ale to nie wszystko, co ClickUp ma dla Ciebie w zanadrzu.

Oto kilka bardziej ekscytujących funkcji:

• Widok obciążenia pracą : Monitoruj i planuj obciążenie swojego zespołuobciążenie pracą Mapy myśli*: Planuj i organizuj swoje pomysły za pomocątechnika map myśli* Niestandardowe uprawnienia: Współpraca z interesariuszami, sponsorami i osobami z zewnątrz z limitem dostępu
• Automatyzacja : Ustawienie kombinacji wyzwalaczy i działań w celu automatyzacji repetywne zadania icykle pracy* Natywne integracje: połączenie z narzędziami do pracy, takimi jak Evernote, Dokumenty Google i Zoom

Uwaga: W darmowym planie ClickUp otrzymujesz nieograniczoną liczbę użytkowników i nieograniczoną liczbę projektów płatny plan otrzymujesz nie tylko nieograniczoną przestrzeń dyskową, ale także nieograniczoną liczbę integracji!

Wnioski

Jeśli chodzi o wyszukiwarki, Google jest fajnym dzieckiem w bloku.

Ale jeśli chodzi o zarządzanie projektami... nie za bardzo.

Dedykowane narzędzia, takie jak ClickUp, usprawniają system zarządzania projektami, a także pomagają usprawnić cykl pracy.

Oferuje szybkie i łatwe rozwiązania problemów związanych z narzędziami do zarządzania projektami Google.

ale czekaj, to nie wszystko

ClickUp ma wystarczająco dużo funkcji zarządzania projektami, aby dać innym narzędziom do zarządzania projektami, takim jak Jira , Basecamp oraz Evernote też ciężki okres!

I to wszystko do zrobienia za darmo.

A więc pobierz ClickUp za darmo już dziś i pożegnaj się z zarządzaniem projektami!