Jako kierownik projektu lub lider zespołu wiesz, że współpraca, komunikacja i wydajność są kamieniami węgielnymi powodzenia pracy zespołowej. Ale jak skutecznie wdrożyć te praktyki w celu powodzenia zespołu?
W tym miejscu do gry wkracza karta zespołu.
Jest to nie tylko przydatne narzędzie, które pozwala ustawić scenę dla ustawienie celów z całym zespołem ale karta zespołu działa również jak gwiazda północna dla wszystkich działań i obowiązków. W tym kompleksowym przewodniku zagłębimy się w szczegóły tworzenia skutecznej karty zespołu oraz przedstawimy przykłady i najlepsze praktyki, które każdy lider zespołu powinien znać.
Gotowy na podniesienie wydajności swojego teamu?
Czym jest karta zespołu?
Karta zespołu to udokumentowana umowa, która określa cel, zadania i wytyczne dla zespołu pracującego nad projektem. Wyjaśnia role i obowiązki, ustanawia jasne cele i określa oczekiwania wobec członków zespołu.
Potraktuj to jako mapa drogowa projektu prowadząc Teams przez zakręty każdego projektu.
Korzyści z korzystania z karty zespołu
Zastanawiasz się, dlaczego karta zespołu jest niezbędna dla kierowników projektów i liderów zespołów? Oto kilka istotnych powodów, dla których karty zespołu są kluczowe w miejscu pracy:
- Poprawa komunikacji: Karta zespołu zapewnia, że wszyscy obecni i nowi członkowie teamu są na tej samej stronie, redukując nieporozumienia i wspierając otwarty dialog
- Zwiększona wydajność zespołu: Usunięcie wszelkich przeszkód, wąskich gardeł lub marnowania czasu poprzez dokumentowanie procesów i codziennych operacji, aby zespół nie marnował czasu i energii
- Większa odpowiedzialność: Gdy role i obowiązki są jasno określone, członkowie teamu wiedzą, czego się od nich oczekuje i mogą być rozliczani z indywidualnych oczekiwań i ogólnej wydajności. Zapobiega to ucieczkom i zapewnia jasny punkt odniesienia dla wszystkich odpowiedzialnych osób
- Zmniejszenie możliwych konfliktów: Poprzez ustanowienie wytycznych dotyczących podejmowania decyzji i rozwiązywania konfliktów, karta zespołu pozwala skupić się na projekcie. Jest to świetny sposób na zapobieganie sporom i ogólne ukierunkowanie zespołu, ponieważ każdy zna swoją rolę i wie, kto jest za co odpowiedzialny
- Uzyskanie i utrzymanie zgodności: Dobrze opracowana karta zespołu dostosowuje skupienie i wysiłki zespołu do nadrzędnych celów projektu, zwiększając prawdopodobieństwo powodzenia w osiągnięciu celu.
Ryzyko związane z działaniem bez karty zespołu
Chociaż korzyści płynące z posiadania karty zespołu są liczne, istnieją również zagrożenia związane z jej brakiem. Niektóre typowe problemy wynikające z braku karty zespołu obejmują:
- Zamieszanie i nieporozumienia: Bez wyczyszczonych wytycznych i oczekiwań, członkowie Teams mogą różnie rozumieć swoje role i obowiązki, co prowadzi do konfliktów i opóźnień.
- Brak skupienia: Bez zdefiniowanego celu członkowie zespołu mogą stracić z oczu szerszy obraz i ugrzęznąć w nieistotnych zadaniach.
- Spadek wydajności: Brak jasnych procesów i wytycznych dotyczących podejmowania decyzji może prowadzić do marnowania czasu, powielania wysiłków, a nawet niepowodzenia projektu.
- Trudności w zarządzaniu konfliktami: Bez ustalonych metod rozwiązywania konfliktów, nieporozumienia mogą eskalować i stać się szkodliwe dla spójności zespołu i powodzenia projektu.
6 głównych elementów karty zespołu projektowego
Co dokładnie zawiera karta zespołu i skąd wiadomo, czy się sprawdzi? Bez obaw! Oto kompleksowa lista głównych elementów powodzenia kart zespołów:
1. Cel i zadania teamu
Wyraźnie określ cel projektu i nakreśl cele, nad którymi pracuje twój zespół. Pamiętaj, aby być konkretnym - niejasne cele, takie jak "poprawa satysfakcji klienta", nie wystarczą, jeśli chodzi o realistyczne i osiągalne cele zespołu.
Zamiast tego zdecyduj się na Cele SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), takie jak "zwiększenie oceny zadowolenia klientów o 20% w ciągu sześciu miesięcy" Daje to zespołowi projektowemu twardą liczbę do naśladowania, a także jasno określoną oś czasu na osiągnięcie celu. Teraz masz coś, z czym Twój zespół może pracować! 💪
2. Członkowie teamu i ich role
Każdy powinien znać cel swojego teamu. Dlatego też należy sporządzić listę członków zespołu i przypisać im role i obowiązki. Karta zespołu zapewnia, że wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i zapobiega pomijaniu zadań.
Te rodzaje kart projektów zapewniają również kluczowym interesariuszom wspólne zrozumienie obowiązków, dzięki czemu proces współpracy pozostaje otwarty i komunikatywny.
3. Wytyczne dotyczące komunikacji
Ustaw jasne wytyczne dotyczące sposobu komunikacji zespołu, w tym preferowane kanały, oczekiwania dotyczące czasu reakcji i harmonogramy ważnych spotkań zespołu. Na przykład, możesz zdecydować, że członkowie zespołu powinni odpowiadać na e-maile w ciągu 24 godzin i organizować cotygodniowe spotkania za pośrednictwem wideokonferencji.
Komunikuj się ze swoim zespołem bezpośrednio w zadaniu, udostępniaj inne zadania i przesyłaj pliki za pomocą wątków komentarzy w ClickUp!
Szczegóły ostatecznie zależą od Ciebie. Chodzi o to, że szczegóły te muszą być jasno wyczyszczone na piśmie, aby ustalić podstawowe zasady dla całej komunikacji w zespole i ustawieniach grupowych.
4. Procesy decyzyjne
Jakim procesem będzie kierował się Twój team przy podejmowaniu decyzji? Nakreśl, w jaki sposób będzie się to odbywać w przypadku konkretnego projektu. Niezależnie od tego, czy będzie to konsensus, głosowanie większościowe, czy poleganie na uznaniu kierownika projektu, jest to coś, o czym twój zespół nie powinien być pozostawiony w niewiedzy.
Dlaczego? Jest to ważny krok w kierunku zapobiegania wszelkim możliwym nieporozumieniom i zapewnia, że wszyscy zgadzają się z ostateczną decyzją. Wkład każdej osoby jest cenny, ale kiedy przychodzi co do czego, decyzje nadal muszą zostać podjęte.
5. Strategie rozwiązywania konfliktów
Nieporozumienia są nieuniknione, ale dobrze opracowana karta zespołu zawiera strategie rozwiązywania konfliktów w konstruktywny sposób. Pod koniec dnia, chcesz, aby zespół pozytywne środowisko pracy ponieważ to zawsze prowadzi do wysokiej wydajności zespołu.
Rozważ włączenie wytycznych i zasobów dotyczących otwartej komunikacji, aktywnego słuchania i poszukiwania mediacji. Im bardziej proaktywnie podejdziesz do wyszczególnienia możliwych strategii rozwiązywania problemów, tym lepiej poradzisz sobie w przypadku ich wystąpienia.
6. Wskaźniki wydajności i ocena
Zdefiniuj wskaźniki, których twój zespół będzie używał do oceny wydajności i śledzenia postępów w realizacji celów. Może to obejmować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), takie jak:
- Współczynnik ukończenia projektów: Procent projektów zakończonych na czas i w terminiew zakresie *Przestrzeganie budżetu: Procent projektów zakończonych w ramach przydzielonego budżetu i zasobów
- Częstotliwość zmian zakresu: Liczba zmian zakresu na projekt, wskazująca poziom jasności i stabilności w projekciewymagania projektu *Zadowolenie interesariuszy: Jakościowa miara zadowolenia interesariuszy, w tym klientów i członków Teams, zazwyczaj z oceną wyników poprzez ankiety lub sesje informacji zwrotnych
- Wykorzystanie zasobów: Wydajnealokacja zasobówtakich jak czas członków zespołu i materiały lub zasoby budżetowe projektu
- Wydajność teamu: Wynik lubrezultaty projektu zakończone przez zespoły projektowe, mierzone w stosunku do ustawionych celów w celu skutecznego pomiaru powodzenia
Jak napisać dokument karty zespołu
Gotowy do stworzenia własnej karty zespołu? Wykonaj następujące kroki :
1. Zacznij od konfigurowalnego szablonu karty zespołu
Dobrą wiadomością jest to, że nie musisz tworzyć karty zespołu od podstaw. Każdy lider zespołu musi mieć w swojej tylnej kieszeni konfigurowalny dokument karty zespołu.
Dokumentuj i autoryzuj cały projekt projekt od rozpoczęcia do zamknięcia Niezależnie od tego, czy tworzysz ogólną kartę zespołu, czy też opracowujesz ją specjalnie dla działu, takiego jak zespół marketingowy Szablon karty projektu ClickUp pomaga Teamsom pozostać zorganizowanymi dzięki łatwej do udostępnienia ClickUp Doc aby wszyscy byli na tej samej stronie. Ten zgrabny i niezwykle pomocny Free szablon karty zespołu pozwoli Ci rozpocząć pracę w mgnieniu oka.
2. Zbierz zespół
Po uruchomieniu szablonu karty zespołu zbierz wszystkich członków zespołu, którzy będą zaangażowani w proces planowania lub realizacji projektu. Obejmuje to osoby odpowiedzialne za wykonywanie zadań, a także interesariuszy, którzy mają interes w powodzeniu projektu.
Angażując wszystkich od samego początku, zapewnisz, że wszystkie perspektywy zostaną wzięte pod uwagę i wzmocnisz poczucie własności i zaangażowania w kartę.
3. Określenie celu i zadań zespołu Współpracuj z zespołem aby ustalić cel swojego zespołu i
cele dla projektu . Ten krok jest kluczowy, ponieważ kładzie podwaliny pod wszystko inne w karcie zespołu.
Bądź na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów dzięki jasnym ośmiornicom czasu, mierzalnym celom i automatycznemu śledzeniu postępów
Zacznij od określenia i spisania ogólnego celu projektu. Na przykład, jeśli zespół projektowy opracowuje nową kampanię marketingową, celem może być zwiększenie świadomości marki i zwiększenie sprzedaży. Następnie podziel cel na mniejsze cele SMART, takie jak:
- Zwiększenie ruchu na stronie internetowej o 20% w ciągu najbliższych trzech miesięcy
- Zwiększenie liczby obserwujących w mediach społecznościowych o 15% w ciągu sześciu miesięcy
- Wygenerowanie 10% wzrostu leadów sprzedażowych w ciągu następnego kwartału
Upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie i zgadza się z cyklem pracy, celami i kierunkiem projektu. To dostosowanie określi podstawowe zasady, aby utrzymać koncentrację i motywację zespołu przez cały czas trwania projektu.
4. Zidentyfikuj członków zespołu i przypisz im role
Pracuj ze swoimi zespołami, aby zidentyfikować rolę i obowiązki każdego członka w ramach projektu. Jest to świetna okazja do wykorzystania indywidualnych ustawień umiejętności i obszarów wiedzy.
Role RACI w widoku tablicy ClickUp za pośrednictwem Alladdine Djaidani
Przypisując role w oparciu o mocne strony i odsetki, tworzysz dobrze zaokrąglone Teams, które są gotowe do pracy. Ponadto, po zrobieniu tego można łatwiej zidentyfikować wszelkie luki w umiejętnościach, co pozwala na proaktywne zajęcie się nimi.
Na przykład, jeśli projekt obejmuje wdrożenie oprogramowanie do zarządzania projektami w organizacji role i obowiązki mogą wyglądać następująco:
- Project Manager: Odpowiedzialny za nadzorowanie całego projektu, zapewnienie, że kamienie milowe są spełnione, ryzyko jest zarządzane, a praca zespołu zakończona
- Specjalista IT: Odpowiedzialny za ocenę wymagań technicznych, konfigurację oprogramowania i integrację z istniejącymi systemami
- Koordynator ds. szkoleń: Zadanie polegające na opracowaniu programu szkoleniowego dla obecnych i nowych członków zespołu, aby mogli nauczyć się oprogramowania
- Ekspert ds. zarządzania zmianą: Opracowuje strategie mające na celu przeciwdziałanie oporowi wobec zmian i zapewnieniepłynne przejście do nowego systemu *Lider ds. komunikacji: tworzyplan komunikacji aby informować każdego członka zespołu o postępach w projekcie i rozwiązywać wszelkie wątpliwości
5. Ustanowienie wytycznych dotyczących komunikacji
W współpraca z zespołem stwórz wytyczne w karcie zespołu dotyczące komunikacji, aby zminimalizować nieporozumienia. Proaktywne podejście do tego czynnika pomaga utrzymać tempo projektu w przypadku jakichkolwiek czkawek.
Podczas tworzenia wytycznych dotyczących komunikacji należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych elementów:
- Preferowane kanały komunikacji: Przedyskutuj, które kanały najlepiej sprawdzają się w przypadku twojego zespołu - niezależnie od tego, czy jest to e-mail, komunikator internetowy czy platforma do zarządzania projektami. Na przykład, możesz zdecydować się na używanie e-maila do formalnych aktualizacji i komunikatorów internetowych do szybkich pytań lub sesji burzy mózgów.
- Harmonogram spotkań: Ustaw regularny harmonogram spotkań, aby wszyscy byli na bieżąco i mogli rozwiązywać pojawiające się problemy. Może to być cotygodniowe spotkanie dotyczące aktualizacji statusu, dwutygodniowa odprawa lub comiesięczny przegląd postępów. Pamiętaj, aby szanować czas wszystkich osób i utrzymywać spotkania w skupieniu i wydajności.
- Oczekiwany czas reakcji: Ustal oczekiwania dotyczące czasu reakcji, biorąc pod uwagę pilność sprawy i obciążenie pracą członków zespołu. Na przykład, można uzgodnić, że e-mail wymaga odpowiedzi w ciągu 24 godzin, podczas gdy wiadomości błyskawiczne powinny być odbierane w ciągu 2 godzin, jeśli to możliwe.
- Udostępnianie informacji: Określ, w jaki sposób i kiedy aktualizacje projektu,dokumentacjai inne zasoby będą udostępniane członkom teamu. Może to obejmować ustawienie wspólnego dysku, korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami lub wysyłanie regularnych raportów o postępach.
6. Określenie procesów decyzyjnych
Omów i uzgodnij ze swoim zespołem procesy decyzyjne, które będą stosowane w trakcie trwania projektu. Ustanowienie jasnego procesu w ramach karty projektu nie tylko pomaga zapobiegać konfliktom, ale także zapewnia, że głos każdego zostanie wysłuchany.
Podczas określania procesów decyzyjnych należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- Model podejmowania decyzji: Zdecyduj się na model, który najlepiej sprawdzi się w twoim zespole, taki jak konsensus, głosowanie większościowe lub wyznaczony decydent. Na przykład, możesz wybrać konsensus dla głównych decyzji dotyczących projektu i głosowanie większościowe dla mniejszych, mniej krytycznych wyborów.
- Proces eskalacji: Nakreśl jasny proces eskalacji w przypadku pojawienia się nieporozumień lub blokad. Może to obejmować sprowadzenie neutralnej strony trzeciej lub eskalację problemu do osoby decyzyjnej wyższego szczebla w organizacji.
- Struktura spotkania:Ustanowienie struktury podejmowania decyzji spotkań, które zachęcają do otwartej dyskusji i sprawnego podejmowania decyzji. Może to obejmować ustawienie agendy, przypisanie moderatora i stworzenie procesu rejestrowania i śledzenia decyzji.
- Integralność i uczestnictwo: Zachęcaj wszystkich członków Teams do aktywnego uczestnictwa w procesie decyzyjnymprocesie podejmowania decyzjizapewniając, że różne perspektywy są brane pod uwagę. Może to obejmować pozyskiwanie opinii od cichszych członków zespołu lub stworzenie anonimowego kanału informacji zwrotnej.
7. Tworzenie i dokumentowanie strategii rozwiązywania konfliktów
Posiadanie planu ułatwi poruszanie się w trudnych sytuacjach i utrzymanie pozytywnej dynamiki zespołu - co jest kluczem do powodzenia projektu.
Ustaw priorytety w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co musi być zrobione teraz, a co może poczekać
Zacznij od omówienia typowych rodzajów konfliktów, które mogą wystąpić w projekcie. Nieporozumienia dotyczące priorytetami projektu różne opinie na temat tego, jak podejść do zadania lub konflikty w stylach komunikacji to tylko niektóre przykłady. Następnie należy zbadać potencjalne rozwiązania i strategie radzenia sobie z tymi konfliktami.
Na przykład, możesz zgodzić się na wykorzystanie aktywnego słuchania i otwartej komunikacji jako pierwszego kroku w rozwiązywaniu konfliktów. Zachęcaj członków Teams do otwartego wyrażania swoich uczuć i opinii, jednocześnie będąc otwartym na perspektywy innych.
Inną strategią może być skorzystanie z pomocy neutralnego mediatora, pochodzącego z zespołu lub z zewnątrz, który pomoże ułatwić dyskusje i poprowadzi zespół w kierunku wzajemnie akceptowalnego rozwiązania. Rolą mediatora jest zapewnienie, że głos każdego zostanie wysłuchany oraz promowanie sprawiedliwego i zrównoważonego podejmowania decyzji.
Upewnij się, że strategie rozwiązywania konfliktów są udokumentowane w karcie zespołu, aby wszyscy byli świadomi uzgodnionego podejścia do rozwiązywania konfliktów.
8. Ustawienie wskaźników wydajności i kryteriów oceny
Ściśle współpracując ze swoim zespołem, uzgodnij wskaźniki, które będą wykorzystywane do pomiaru postępów i oceny wydajności. 📈
Zacznij od przeglądu celu i założeń projektu, a następnie zidentyfikuj kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które są zgodne z tymi celami. Na przykład, jeśli jednym z celów projektu jest celów projektu jest poprawa zadowolenia klientów, możesz wybrać takie wskaźniki jak oceny klientów, Net Promoter Score lub liczba zgłoszeń do wsparcia rozwiązanych w określonym czasie.
Po ustaleniu wskaźników KPI, przedyskutuj ze swoim zespołem, w jaki sposób będziesz śledzić i mierzyć postępy. Możesz zdecydować się na użycie wskaźnika narzędzia do zarządzania projektami z możliwościami śledzenia, takimi jak ClickUp lub stworzyć niestandardowy pulpit, który wyświetla najważniejsze wskaźniki.
Śledzenie i monitorowanie zadań, zasobów i postępu projektu w widoku ClickUp Dashboard
Pamiętaj, że widoczność jest kluczem - upewnij się, że wszyscy w zespole mają dostęp do tych informacji i rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji całego projektu.
Wreszcie, ustawienie regularnych odstępów czasu na przegląd wydajności zespołu, takich jak miesięczne lub kwartalne oceny. Pozwoli ci to być na bieżąco z postępami, wprowadzać korekty w razie potrzeby i świętować osiągnięcia zespołu.
Przykład Karty Teams
Aby zilustrować omówione koncepcje, przyjrzyjmy się hipotetycznemu przykładowi karty zespołu dla zespołu zajmującego się projektowaniem stron internetowych.
- Cel zespołu: Poprawa doświadczenia użytkownika i zwiększenie sprzedaży online poprzez przeprojektowanie strony internetowej.
- Cele: Zwiększenie współczynnika konwersji witryny o 15% i zmniejszenie współczynnika odrzuceń o 10% w ciągu trzech miesięcy.
- Członkowie i role w Teams:
- Kierownik projektu: Nadzoruje projekty i koordynuje wysiłki zespołu
- Projektant stron internetowych: Tworzy projekty wizualne i układ strony internetowej
- Web developer: Wdraża projekty i funkcje strony internetowej
- Autor zawartości: Opracowuje angażujące teksty dla każdej strony internetowej
- Specjalista ds. UX: Przeprowadza testy z użytkownikami i dostarcza rekomendacje w celu optymalizacji doświadczenia użytkownika.
- Wytyczne dotyczące spotkań: Cotygodniowe spotkania w formie wideokonferencji, codzienne aktualizacje za pośrednictwem Slack i e-mail w przypadku niepilnej komunikacji.
Procesy decyzyjne: Decyzje podejmowane są w drodze konsensusu, przy czym kierownik projektu ma ostateczny głos w przypadku braku porozumienia.
Strategie rozwiązywania konfliktów: Otwarta komunikacja, aktywne słuchanie i mediacja w razie potrzeby.
Wskaźniki wydajności: Współczynnik konwersji strony internetowej, współczynnik odrzuceń i wyniki satysfakcji użytkowników z ankiet przeprowadzonych po uruchomieniu.
Wskazówki dotyczące wdrażania i utrzymywania Karty Teams
Po opracowaniu karty zespołu ważne jest, aby upewnić się, że pozostaje ona żywym, oddychającym dokumentem, który prowadzi zespół przez cały projekt. Oto kilka wskazówek do zrobienia tego:
- **Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją i wspierają kartę zespołu. Zachęcaj do otwartego dialogu i odpowiadaj na wszelkie pojawiające się wątpliwości lub pytania.
- Regularnie przeglądaj i aktualizuj kartę: W miarę postępu projektu ważne jest, aby okresowo przeglądać kartę zespołu, aby upewnić się, że jest ona nadal aktualna. Zaktualizuj dokument w razie potrzeby, aby odzwierciedlić zmiany w zakresie projektu, celach lub składzie zespołu.
- Odwoływanie się do karty zespołu: Zachęcaj swój zespół do odwoływania się do karty przez cały czas trwania projektu, zwłaszcza w okresach niepewności lub sporów. Pomoże to utrzymać zgodność z celami projektu i zapewni, że wszyscy współpracują efektywnie.
- Zachęcaj do swobodnej komunikacji i przekazywania informacji zwrotnych: Wspieraj kulturę otwartej komunikacji w zespole, w której członkowie czują się komfortowo udostępniając swoje przemyślenia i obawy dotyczące projektu. Pomoże to nie tylko rozwiązać wszelkie pojawiające się problemy, ale także stworzy środowisko oparte na zaufaniu i współpracy.
Stwórz skuteczną kartę Teams z ClickUp
Opracowanie skutecznej karty zespołu jest kluczowym krokiem do zapewnienia powodzenia zespołu. Poprzez dostarczenie wyczyszczone mapa drogowa który określa role, obowiązki i oczekiwania, dobrze przygotowana karta zespołu znacznie poprawia komunikację, współpracę i wyniki projektu.
Skorzystaj z ClickUp Docs, aby stworzyć kompleksową kartę zespołu lub zbuduj tablicę karty zespołu w Whiteboards, aby uzyskać bardziej wizualną reprezentację lub oś czasu. Pozwól ClickUp poprowadzić Cię w kierunku stworzenia własnej karty zespołu i przekonaj się, jak pozytywny wpływ ma ona na wydajność Twojego zespołu i ogólne powodzenie projektu.