Zarządzanie projektami nie jest dla osób o słabym sercu. Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za zarządzanie wszystkim: ludźmi, zasobami, osią czasu i (oczywiście) budżetem. Zarządzanie kosztami projektów jest niezbędną umiejętnością do zarządzania zarówno kosztami bezpośrednimi, jak i pośrednimi nowych projektów. W końcu rentowność pozwala utrzymać otwarte drzwi.
Kontrola kosztów nie jest jednak pozbawiona wyzwań. Skuteczne zarządzanie kosztami wymaga odpowiedniego poziomowania zasobów , utrzymanie się w zakresie projektu i generowanie dokładnych budżetów w pierwszej kolejności.
Jeśli wzdrygasz się na myśl o przeszacowaniu lub niedoszacowaniu kosztów projektu, mamy dla Ciebie rozwiązanie. W tym przewodniku omówimy tajniki zarządzania projektami, udostępnianie metodologii kontroli kosztów i pokażemy, jak kontrolować budżety projektów.
## Co to jest zarządzanie kosztami projektów?
Zarządzanie kosztami projektu to proces planowania, szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów. Cel zarządzania kosztami jest prosty: zakończyć projekt w ramach zatwierdzonego budżetu. Obejmuje to utrzymywanie wydatków na niskim poziomie i dążenie do równowagi między zakresem, czasem i kosztami . 💰
Jednak utrzymanie budżetu jest łatwiejsze do powiedzenia niż zrobienia. Zarządzanie projektami wymaga przestrzegania skrupulatnych procesów szacowania kosztów, aby dokładnie przewidzieć całkowity koszt projektu. Nie tylko to, ale musisz obliczyć koszty bezpośrednie, takie jak robocizna i materiały, oraz trudniejsze koszty pośrednie, takie jak koszty ogólne, aby uzyskać jak najdokładniejszą prognozę.
Na szczęście efektywne zarządzanie kosztami wiąże się z wieloma korzyściami dla Twojego biznesu, w tym:
- Przestrzeganie budżetu: Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu projektami jest utrzymanie kosztów pod kontrolą. Zarządzanie kosztami projektu pomaga uniknąć nadwyżek, które w przeciwnym razie zagroziłyby rentowności firmy
- Lepsza alokacja zasobów: Potrzebujesz pomocy w alokacji zasobów? Zarządzanie kosztami projektów zapewnia, że każdy wydany dolar przyczynia się do powodzenia projektu. Przestań płacić za niewykorzystane subskrypcje lub nieefektywny sprzęt dzięki odpowiedniemu planowi projektu
- Mądrzejsze podejmowanie decyzji: Dokładne szacowanie kosztów w zarządzaniu projektami i regularne monitorowanie pomoże ci podejmować świadome decyzje. Przewidywanie ryzyko finansowe dzięki danym historycznym i podejmuj proaktywne działania, aby uniknąć bólu głowy związanego z przekroczeniem budżetu
- Powodzenie projektów: Wyższe szczeble w Twojej firmie prawdopodobnie zauważą, jeśli większość Twoich projektów znacznie przekroczy budżet. Rentowność jest oznaką powodzenia projektu (przynajmniej dla dyrektora finansowego), a właściwe zarządzanie kosztami projektu jest kluczem. Dokładne koszty i szacunki projektu oraz staranne budżetowanie projektu sprawi, że staniesz się bardziej skutecznym kierownikiem projektu i wyrobisz sobie markę świadomego kosztów lidera, który osiąga wyniki
Zrozumienie procesu zarządzania kosztami projektu
Śledzenie wydatków jest ważne, ale zarządzanie kosztami projektów to znacznie więcej niż liczenie dolarów. Jest to strategiczne podejście, które uwzględnia wszystkie potencjalne koszty w celu zapewnienia powodzenia finansowego projektu. 📈
Każdy lider podchodzi do zarządzania kosztami nieco inaczej, ale podstawowe funkcje zarządzania kosztami projektu zazwyczaj obejmują:
- Oszacowanie kosztów: Dzięki oszacowaniu przewidujesz koszty projektu związane z poszczególnymi zadaniami, personelem i innymi zasobami. Kierownicy projektów często korzystają z technik takich jak szacowanie analogiczne, szacowanie parametryczne i szacowanie oddolne, aby uzyskać te liczby
- Budżetowanie kosztów: W przypadku budżetowania przydziela się dolary do różnych działań w ramach projektu, co przekłada się na koszty projektuszacunki kosztów na wykonalny budżet projektu
- Kontrola kosztów: Budżety są świetne, ale nic nie znaczą, jeśli się je ignoruje. Dzięki kontroli kosztów rzeczywiste wydatki są zgodne z kosztami budżetowymi. Wymaga to monitorowania wydatków, zarządzania odchyleniami kosztów i podejmowania działań naprawczych, aby pozostać na właściwym torze, ale jest to możliwe
- Raportowanie: Jest to moment, w którym kierownik projektu przedkłada raporty finansowe różnym interesariuszom, w tym zespołowi projektowemu i kierownictwu wyższego szczebla. Raporty te są niezbędne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących bieżącego projektu i dostrzegania możliwości zwiększenia wydajności w przyszłości
Budżetowanie jest prawdopodobnie najważniejszą częścią zarządzania projektami. Ma ono ogromny wpływ na wykonalność projektu i oczekiwany zwrot z inwestycji (ROI).
Zarządzanie kosztami projektu ma pewien związek z zarządzaniem projektami, wymagając od PM zachowania zakresu prac, czasu i jakości pracy. Odgrywa również dużą rolę w zarządzaniu ryzykiem, ponieważ przekroczenie budżetu stanowi duże ryzyko dla organizacji.
Sprawdzaj alokacje budżetowe, śledź rzeczywiste wydatki i zobacz swoje zyski dzięki ClickUp
Ostatecznie, efektywne zarządzanie kosztami umożliwia zarządzanie zasobami, zapewniając ich mądre wykorzystanie w całym procesie cyklu życia projektu .
Cele Zarządzania kosztami projektów
Każdy kierownik projektu musi rozumieć podstawowe cele zarządzania kosztami projektu, które obejmują:
- Kontrolowanie budżetów: Pierwszym celem zarządzania kosztami jest upewnienie się, że projekt zakończy się zgodnie z budżetem. W praktyce oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za ciągłe monitorowanie, aby uniknąć przekroczenia kosztów
- Optymalizacja zasobów: Uzyskanie największej wartości za swoje pieniądze poprzez efektywne wykorzystanie siły roboczej, materiałów i sprzętu
- Zminimalizowanie ryzyka: Projekty, które generują straty finansowe to ogromne zobowiązanie. Zarządzanie kosztami minimalizuje ryzyko, identyfikując zagrożenia finansowe na wczesnym etapie cyklu życia projektu i pomagając w opracowaniu strategii ich ograniczania
Różne metodologie zarządzania kosztami
Kierownicy projektów mają wiele na głowie, ale kontrola budżetu jest jednym z najważniejszych zadań na liście do zrobienia. Nie musisz jednak radzić sobie z tym samodzielnie. Wystarczy wybrać metodę szacowania jako ramy kontroli budżetu.
Finanse będą się różnić w zależności od projektu, więc wybierz jedną z tych popularnych metodologii zarządzania kosztami, aby znaleźć odpowiednie podejście do swoich typów projektów.
Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM)
Zarządzanie wartością wypracowaną (Earned Value Management) jest techniką, która ocenia zakres, harmonogram i koszt projektu, aby pokazać obiektywną wartość, jaką projekt zwrócił firmie. 🙌
Na przykład, powiedzmy, że masz budżet w wysokości 100 000 $ na 10 miesięcy. Po pięciu miesiącach projekt powinien być zakończony w 50%, przy wydatkach na poziomie 50 000 USD. Jeśli rzeczywisty koszt wynosi 60 000 USD, a projekt jest zakończony tylko w 30%, EVM podkreśli tę różnicę, aby pokazać, że zarówno przekroczyłeś budżet, jak i opóźniłeś postęp projektu.
Analogiczne szacowanie
Ta metodologia zarządzania projektami obejmuje szacowanie kosztów projektu na podstawie danych historycznych z podobnych projektów. Jest to najszybszy sposób na oszacowanie kosztów, ale jest mniej dokładny, ponieważ opiera się w dużej mierze na danych z przeszłości, które nie uwzględniają dzisiejszych warunków.
Oszacowanie parametryczne
Szacunki parametryczne szukają statystycznych relacji między danymi historycznymi i innymi czynnikami finansowymi. Szacowanie parametryczne jest dokładniejsze niż szacowanie analogiczne, ponieważ może identyfikować relacje, chociaż do jego prawidłowego działania potrzeba dużej ilości danych.
Oszacowanie oddolne
Szacowanie oddolne pozwala stworzyć dokładniejszy kosztorys w oparciu o poszczególne komponenty struktury podziału pracy (WBS). Po uzyskaniu sumy dla każdego komponentu, dodaje się je, aby uzyskać całkowity koszt projektu.
### Oszacowanie trzypunktowe
W przypadku szacowania trzypunktowego tworzy się trzy szacunki dla każdego projektu. Szacunki dotyczą najlepszego, najgorszego i najbardziej prawdopodobnego scenariusza. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli w Twoim biznesie występuje duża niepewność. W razie wątpliwości należy zaplanować budżet na najgorszy scenariusz, aby upewnić się, że projekty są wykonalne, nawet jeśli wszystko pójdzie nie tak.
4 kroki do skutecznego zarządzania kosztami projektów
Skuteczne zarządzanie kosztami projektu to wieloetapowy proces, który zapewnia, że projekt pozostanie w budżecie od momentu jego rozpoczęcia do zakończenia. Choć może się to wydawać skomplikowane, proces ten składa się z czterech prostych kroków, które zapewniają całkowitą przejrzystość finansową.
Krok 1: Planowanie zasobów
W fazie planowania należy określić rodzaje i ilości zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Obejmuje to:
- Pracę
- Sprzęt lub wyposażenie
- Materiały
- Subskrypcje oprogramowania
Następnie przygotuj plan alokacji tych zasobów. Najprostszym sposobem na zrobienie tego jest stworzenie struktury podziału pracy, aby podzielić projekt na mniejsze, łatwe do zarządzania części. Następnie należy przypisać zasoby do każdej części projektu. 🛠️
Krok 2: Szacowanie kosztu zasobów
Gdy masz już pojęcie o potrzebnych zasobach, nadszedł czas na oszacowanie ich kosztów. Każdy ma tutaj swoje własne podejście; ważne jest, aby użyć skutecznej techniki szacowania kosztów, takiej jak szacowanie analogiczne lub szacowanie parametryczne, aby kierować swoim rozumowaniem.
Trudno jest spojrzeć w przyszłość, ale spróbuj przewidzieć wszystkie rodzaje kosztów. Koszty bezpośrednie, takie jak robocizna i subskrypcje oprogramowania, są dość łatwe, ale koszty pośrednie, takie jak miesięczny czynsz, są nieco trudniejsze do oszacowania. Mimo to, oba rodzaje kosztów wpływają na zyski, więc nie przeocz podstępnego wpływu kosztów pośrednich.
Krok 3: Określenie budżetu kosztów
Mając koszty w ręku, nadszedł czas, aby określić rzeczywisty budżet kosztów budżet projektu . Jeśli dokonałeś wielu szacunków, uśrednij je, aby uzyskać bardziej kompleksowy budżet projektu. Na tym kroku dobrze jest również ustalić wartości bazowe wydatków, które można wykorzystać jako punkty odniesienia w całym projekcie. Na przykład, jeśli masz całkowity budżet w wysokości $20,000 na dwumiesięczny projekt, po pierwszym miesiącu powinieneś spodziewać się kosztów bazowych w wysokości $10,000.
Oczywiście zawsze zdarzają się nieoczekiwane sytuacje. Do Ciebie, jako osoby zarządzającej projektami, należy planowanie na wypadek niewiadomych. Zawsze uwzględniaj 10% rezerwę na nieprzewidziane wydatki.
Krok 4: Kontrola kosztów i szacowanie kosztów projektu
Planuj, organizuj i realizuj projekty za pomocą wszechstronnego narzędzia do zarządzania projektami ClickUp, aby osiągać udostępniane cele
Po ustaleniu budżetu i kontroli nadszedł czas na wdrożyć techniki zarządzania kosztami projektów . Zamiast śledzenia wszystkiego w czasochłonnym arkuszu kalkulacyjnym Excel, podłącz budżet i dane dotyczące wydajności do oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp . Jest to najprostszy sposób na śledzenie rzeczywistych kosztów w stosunku do kosztów budżetowych - i korygowanie kursu, zanim będzie za późno.
Może się wydawać, że ciężka praca dobiegła końca, ale w miarę postępu projektu należy stale udoskonalać budżet. Korzystaj z danych w czasie rzeczywistym, informacji zwrotnych i rozwoju projektu, aby koszty projektu były jak najbardziej aktualne. Nawet jeśli coś przeoczysz, zawsze możesz wykorzystać te dane do poprawy szacunków kosztów dla przyszłych projektów.
Zarządzanie kosztami projektów Narzędzia i techniki
Zarządzanie kosztami projektu nie musi zajmować wielu godzin. Z odpowiednim narzędzia do zarządzania projektami i technik, będziesz w stanie tworzyć, zarządzać i optymalizować budżety projektów za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Wypróbuj te sztuczki, aby uprościć zarządzanie kosztami projektów.
Wszystko w ClickUp
Organizuj, sortuj i filtruj zadania w widoku tabeli ClickUp 3.0, aby szybciej uzyskać wgląd w całą swoją pracę
Kto ma czas na zarządzanie kosztami w powolnych arkuszach kalkulacyjnych lub notatkach? Nie Ty. ClickUp to ulubione narzędzie wszechświata do zarządzania projektami typu "wszystko w jednym". Pozwól nam zająć się wizualizacją danych, współpracą i oczywiście budżetowaniem. ✨
Polegaj na solidnych funkcjach ClickUp, aby utrzymać harmonogramy projektów na właściwym torze:
- Pulpity: Niezależnie od tego, czy chcesz zobaczyć wskaźniki KPI dotyczące finansów, czy wydajności, masz do dyspozycji Pulpit ClickUp. Twórz niestandardowe pulpity dla każdej fazy projektu, członka zespołu lub działu. Dzięki ClickUp Dashboards widzisz tylko te dane, które są dla Ciebie najważniejsze w jednym, przejrzystym i prostym interfejsie
- Widok tabeli: Żegnaj Excelu. Przełącz się na Widok tabeli ClickUp aby wyświetlać zadania, kamienie milowe, wydatki i nie tylko na tej samej platformie, co czaty zespołu, dokumenty i inne
- Szablony: Zarządzanie kosztami projektów wymaga normalnego przeglądania wielu arkuszy kalkulacyjnych. Zaoszczędź godziny tygodniowo, pozwalając ClickUp zająć się formatowaniem arkuszy kalkulacyjnych za Ciebie. Mamy dziesiątki pomocnych szablonów do zarządzania projektami, ale najbardziej przydatne są te Szablon do zarządzania kosztami projektów ClickUp jest idealny do śledzenia czasu, tworzenia zależności między zadaniami i wielu innych rzeczy
Analiza kosztów wzorce porównawcze
Analiza porównawcza pozwala lepiej zrozumieć, jak dobrze sobie radzisz - przynajmniej w porównaniu - i daje wczesne ostrzeżenie, jeśli projekt przekroczy budżet. Benchmarki kosztowe można czerpać z poprzednich projektów, średnich branżowych lub z początkowych celów projektu. Niezależnie od ustawienia, zaplanuj regularne kontrole budżetu dla swoich projektów.
Komunikuj się z zespołem
Monitoruj aktualizacje projektów, zarządzaj cyklami pracy i współpracuj z zespołem, a wszystko to z obszaru roboczego ClickUp
Jeśli coś wymyka się spod kontroli, to nie czas, by siedzieć cicho. Pozostań w kontakcie ze wszystkimi interesariuszami projektu, zwłaszcza z wyższymi szczeblami, jeśli koszty projektu wymykają się spod kontroli. Łatwiej jest skorygować kurs i uniknąć bólu głowy związanego z możliwymi do uniknięcia nadwyżkami, jeśli odpowiednio wcześnie wyłapiesz problemy i zaalarmujesz zespół.
Inwestuj w ciągłe doskonalenie
Jeśli przekroczyłeś budżet w poprzednim projekcie, wykorzystaj to jako okazję do poprawy w przyszłych projektach. Analizy porealizacyjne projektów dostarczają cennych informacji na temat zarządzania kosztami projektów. Możesz nie być w stanie nic zrobić z pieniędzmi, które już zostały wydane, ale wyciąganie wniosków z poprzednich błędów jest najlepszym sposobem na uniknięcie powtarzania kosztownych błędów.
Generuj dokładniejsze szacunki dzięki ClickUp
Zarządzanie kosztami projektów jest tym, co utrzymuje wydajność i rentowność organizacji. Bez tego ryzykujesz, że wydasz więcej zasobów na projekt niż powinieneś, potencjalnie narażając swój biznes na straty.
Zarządzanie kosztami projektów wymaga dużej ilości danych i starannego, praktycznego zarządzania. Zamiast biernie monitorować koszty w arkuszach kalkulacyjnych, podłącz swoje dane do kompleksowej platformy, takiej jak ClickUp. To najlepszy sposób na kontrolowanie kosztów, monitorowanie postępów projektów i współpracę z zespołem - wszystko na tej samej platformie.
Spróbuj sam:
Stwórz swój darmowy obszar roboczy ClickUp już teraz
.
Często zadawane pytania
**1. Co oznacza zarządzanie kosztami w projekcie?
Zarządzanie kosztami to proces planowania, szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów w projekcie. Ostatecznym celem zarządzania kosztami jest upewnienie się, że projekt nie przekroczy budżetu.
2. Jakie są cztery elementy zarządzania kosztami projektu?
Zarządzanie kosztami projektu wymaga:
- Oszacowania kosztów
- Budżetowanie kosztów
- Kontrola kosztów
- Raportowanie
3. Dlaczego zarządzanie kosztami projektów jest ważne?
Zarządzanie kosztami projektów ma znaczenie, ponieważ określa rentowność projektów i ogólną rentowność organizacji. Skuteczne zarządzanie kosztami zapewnia, że projekty zostaną zakończone w ramach budżetu, ale ma również kluczowe znaczenie dla zarządzania ryzykiem.