Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy kierownikiem zespołu, chcesz maksymalnie wykorzystać swój czas w pracy. Ale nawet z najlepszym zespołem, narzędziami i sprzętem, może wydawać się, że w ciągu dnia nie ma wystarczająco dużo godzin, aby zakończyć listę zadań.
W tym miejscu przydają się umiejętności zarządzania zadaniami. W przeciwieństwie do zarządzania czasem, zarządzanie zadaniami koncentruje się mniej na ilości czasu spędzonego na zadaniu, a bardziej na sposobach, aby uczynić zadanie bardziej wydajnym - co, w rozszerzeniu, również oszczędza czas! ⏰
Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zadaniami będziesz wiedzieć, jak:
- Planować zadania
- Ustalać priorytety zadań
- Organizować zadania
Nie jest łatwo odhaczyć wszystko z listy rzeczy do zrobienia, ale wiemy, że jesteś gotowy na to wyzwanie. W tym przewodniku wyjaśnimy, czym są umiejętności zarządzania zadaniami i dlaczego są ważne. Podamy nawet kilka przykładów skutecznych umiejętności zarządzania zadaniami i podzielimy się pięcioma wskazówkami dotyczącymi zarządzania zadaniami, aby usprawnić cykl pracy. 🙌
Czym są umiejętności zarządzania zadaniami?
Zarządzanie zadaniami to umiejętność, którą budujesz z czasem, aby lepiej zarządzać swoim czasem i obowiązkami. Jest to zdolność do zarządzania, organizowania, ustalania priorytetów i zakończenia najważniejszych zadań bez wysiłku. Profesjonaliści w zarządzaniu zadaniami nie próbują zrobić wszystkiego naraz, ale zakończone najważniejsze zadania w czasie, który mają. 🕑
Umiejętności zarządzania zadaniami wymagają połączenia wiedzy opartej na danych i kreatywnego, nieszablonowego myślenia. Zarządzanie zadaniami obejmuje wiele różnych umiejętności i często wymaga odpowiedniego oprogramowanie do zarządzania projektami które można dostosować do swoich potrzeb. Ale aby dać ci lepsze wyobrażenie o niektórych z najważniejszych umiejętności zarządzania zadaniami, zacznij od tych kilku:
- Priorytetyzacja zadań: Ludzie z solidnymi umiejętnościami zarządzania zadaniami potrafią odróżnić pilne zadania od mniej pilnych "nice-to-haves"
- Ustawienie celów: Dzięki umiejętności zarządzania zadaniami będziesz wiedział, jak ustawić duże długoterminowe cele i podzielić je na wykonalne, małe zadania
- Zarządzanie czasem: Umiejętności zarządzania czasem są częścią zarządzania zadaniami. Stając się bardziej wydajnym w swoich cyklach pracy, będziesz w staniezaoszczędzić czas i poprawisz jakość pracy swojego zespołu. Czego tu nie kochać?
- Podążanie za sprawdzonymi metodologiami: Nie próbuj wymyślać koła na nowo. Metodologie zarządzania zadaniami, takie jak tablice Kanban i matryce Eisenhowera, stanowią wsparcie dla solidnego zarządzania zadaniami
Zwiększ przejrzystość projektów i popraw wydajność cyklu pracy dzięki tablicom Kanban w ClickUp
Dlaczego umiejętności zarządzania zadaniami są ważne?
Być może lubisz swój przepływ pracy w obecnej formie. A może pomysł dopracowania zarządzania zadaniami brzmi jak kolejne zadanie do zrobienia na stale rosnącej liście.
Rozumiemy to - wszyscy są zajęci! Ale możliwość szybkiego i efektywnego zakończenia zadań jest warta zachodu. Poświęć trochę czasu na poprawę zarządzania zadaniami, a zobaczysz kilka korzyści.
Zapobieganie lub przezwyciężanie wypalenia zawodowego
Wiemy, że wypalenie zawodowe to złożona kwestia, ale zwiększenie efektywności w pracy to świetny sposób, by przestać czuć się przytłoczonym i pozbawionym motywacji. Jeśli kierujesz zespołem, właściwe zarządzanie zadaniami zmniejsza wypalenie zawodowe poprzez wyeliminowanie skomplikowanych kroków i uciążliwych procesów, które męczą twój zespół.
Dzięki odpowiedniemu połączeniu wszechstronnego narzędzia do zarządzania zadaniami i umiejętności, każdy przestanie kręcić się w kółko i znajdzie energię, by pozostać zmotywowanym. 🏃
Lepsze podejmowanie decyzji
Czy czujesz, że musisz zrobić wszystkie rzeczy w tej chwili? Prawdopodobnie tak nie jest: potrzebujesz tylko pomocy w zidentyfikowaniu najważniejszych zadań w pierwszej kolejności.
Widok listy ClickUp umożliwia filtrowanie według statusu, priorytetu, osoby przypisanej lub dowolnego niestandardowego pola, dzięki czemu wiesz, gdzie znajduje się każde zadanie i co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Dzięki odpowiedniemu ustawieniu umiejętności, podejmujesz wysokiej jakości decyzje na autopilocie, aby lepiej zakończyć zadania. W przypadku bardziej złożonych zadań można skorzystać z metody ustalania priorytetów (więcej na ten temat za chwilę), aby zająć się zadaniami we właściwej kolejności.
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ pomaga ustawić oś czasu, oddelegować zadania do odpowiednich członków zespołu i ustalić realistyczne cele projektu.
Płynniejsze prowadzenie projektów
Realizacja projektu plan projektu nie jest dla osób o słabym sercu. Niezależnie od tego, jak dobrze zarządzasz teamem projektów, znalezienie usprawnień, które pomogą wszystkim interesariuszom zaoszczędzić czas i kłopoty, może tylko pomóc. Zarządzanie zadaniami stanowi wsparcie dla właściwego zarządzania projektami poprzez dzielenie dużych pomysłów na wykonalne mikroprocesy. To klucz do szybszego i dokładniejszego zakończenia zadań na dużą skalę.
Uzyskaj wymierne wyniki
Jako menedżer potrzebujesz wymiernych wyników. Inwestowanie w umiejętności zarządzania zadaniami w zespole zwiększa wydajność działu i ułatwia ilościowe określenie wkładu wszystkich pracowników.
Błyskawicznie znajduj potrzebne dane dzięki widżetom w ClickUp Dashboards
Zarządzanie zadaniami nie jest możliwe bez danych. Na szczęście, oprogramowanie do śledzenia kamieni milowych ułatwia śledzenie i dotrzymywanie terminów. Nawet jeśli zadanie się nie powiedzie, dane powiedzą ci dokładnie, gdzie coś poszło nie tak, abyś mógł zdecydować, co zrobić inaczej następnym razem.
Do zrobienia więcej w ciągu dnia pracy
Są tylko 24 godziny w ciągu dnia i miejmy nadzieję, że tylko 8-10 z nich spędzasz w pracy. Jesteś tylko człowiekiem, więc to naturalne, że nie będziesz w stanie zakończyć wszystkich swoich zadań w ograniczonym czasie.
Skuteczne zarządzanie zadaniami nie polega na znalezieniu magicznego sposobu do zrobienia wszystkiego jednocześnie. Obejmuje ono ustalanie priorytetów zadań według terminów, oddelegowanie zadań do zespołu i wybranie bloku czasu na dogłębną pracę.
Nie ma potrzeby się przepracowywać - dzięki umiejętności zarządzania zadaniami zrobisz więcej, gdy jesteś w pracy i będziesz cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.
Przykłady umiejętności zarządzania zadaniami
Umiejętność zarządzania zadaniami to sekretny składnik powodzenia w dzisiejszym dynamicznym miejscu pracy.
Gotowy, by samemu zacząć zarządzać zadaniami? Oto kilka przykładów umiejętności zarządzania zadaniami, nad którymi możesz popracować ze swoim zespołem.
Ustalanie priorytetów zadań
Ustalanie priorytetów zadań to jedna z najważniejszych umiejętności zarządzania zadaniami. Kiedy wiesz, jak rozpoznać priorytetowe zadania, poświęcasz najpilniejszym sprawom natychmiastową uwagę - i odkładasz pracę o niskim priorytecie na dalszy plan.
Łatwe sortowanie długich list zadań dzięki szablonowi matrycy Eisenhowera firmy ClickUp
Jednak ustalanie priorytetów zadań nie każdemu przychodzi naturalnie. Jeśli wszystko wydaje ci się równie ważne i nie wiesz, jak iść naprzód, skorzystaj z techniki priorytetyzacji zadań, aby uzyskać jasność. Na przykład Szablon matrycy ClickUp Eisenhowera pomaga podzielić zadania na ćwiartki do zrobienia, zaplanowania, oddelegowania i usunięcia.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zadaniami
Śledzenie zadań swojego zespołu na tablicy lub notatka samoprzylepna to przepis na chaos. Nowoczesne zarządzanie projektami wymaga digitalizacji cykli pracy, projektów i zadań w celu zwiększenia widoczności i odpowiedzialności. 👩💻
Zarządzaj zadaniami i projektami oraz efektywnie współpracuj ze swoim zespołem za pomocą ClickUp Zadania ClickUp przenosi wszystkie zadania, dokumenty, tablice, czaty i kalendarze Twojego zespołu na jedną platformę. Wystarczy otworzyć harmonogram zadań, aby:
- Tworzyć zadania
- Przypisywać podzadania dla bardziej złożonych elementów działań
- Ustawić powtarzające się zadania według niestandardowego harmonogramu
- Dodawać zależności między zadaniami
Niestandardowy pulpit ClickUp z solidnymi funkcjami monitorowania i analizy, których potrzebujesz dla swojego zespołu
Co najlepsze, ClickUp wizualizuje postępy w realizacji zadań wszystkich członków zespołu w jednym miejscu pulpit w czasie rzeczywistym . Nie ma potrzeby zaglądania do każdego zadania, pracownika czy projektu: stwórz niestandardowy pulpit i ruszaj na wyścigi.
Pojedyncze zadania
Ludzie uważają wielozadaniowość za najważniejszy element wydajności, ale to nieprawda. Wielozadaniowość rozkłada twoją uwagę na kilka zadań na raz, więc każdemu zadaniu poświęcasz tylko ułamek swojej uwagi. Moja praca zasługuje na 100% skupienia, więc zamiast tego spróbuj wykonać jedno zadanie.
Single-tasking pozwala skupić się tylko na jednym zadaniu naraz. Może się to wydawać nieefektywne, ale zdziwiłbyś się, o ile szybciej (i lepiej) pracujesz, gdy poświęcasz całą swoją uwagę jednej rzeczy.
Aby było to jeszcze łatwiejsze, uszereguj swoje zadania na liście oprogramowanie do zarządzania zadaniami według priorytetów. O wiele łatwiej jest odhaczać zadania z listy, gdy ma się pod ręką przejrzystą listę główną, na której można podjąć odpowiednie działania.
Zarządzanie zmianami
Wielu kierowników projektów prowadzi swoje zespoły przez zarządzanie zmianami, a solidny zestaw narzędzi do zarządzania zadaniami zdecydowanie to ułatwia.
Na przykład, jeśli twój zespół korzysta z produktów Microsoft i systemu Windows 10, ale chce przejść na sprzęt Apple i system MacOS, będziesz musiał przeprowadzić swój zespół przez tę dużą zmianę.
Łatwo osadzaj dokumenty, listy, karty i inne elementy ClickUp na tablicach Whiteboard
Zamiast zostawiać swój zespół samemu sobie, zaplanuj wszystko w jednym miejscu Tablica ClickUp . Daje to elastyczną cyfrową przestrzeń do opracowywania nowych procesów i ustalania szczegółów. Co najlepsze, Tablice przekształcają się w projekty i zadania za pomocą jednego kliknięcia, więc ich wdrożenie jest dziecinnie proste.
Ustawienie celów
Znacznie łatwiej jest realizować zadania o wysokiej wartości, gdy ma się cele. Problem w tym, że wielu menedżerów ustawia cele i podpowiedź o nich zapomina.
Musisz osiągnąć swoje cele, więc wpisz je do harmonogramu aplikacji do śledzenia celów dla odpowiedzialności. Aplikacje te śledzą cele krótko- i długoterminowe, pomagając mierzyć postępy w każdym kamieniu milowym projektu.
Podziel cele, zadania, punkty zwinne i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym pulpicie ClickUp 3.0 Dashboard Cele ClickUp idzie o krok dalej, łącząc cele z zadaniami, pokazując bezpośrednią korelację między codziennymi zadaniami a długoterminowymi planami.
Jak poprawić swoje umiejętności zarządzania zadaniami
Potrzebujesz wskazówek dotyczących zarządzania zadaniami? Wypróbuj te wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami i zobacz, jak wydajność twojego zespołu gwałtownie wzrośnie.
1. Zapisz się na szkolenie
Możemy rozmawiać o zarządzaniu zadaniami przez cały dzień, ale ostatecznie musisz zainwestować we własną wiedzę. Na przykład, jeśli korzystasz z produktów Microsoft, możesz zapisać się na webinar dotyczący rozwiązywania problemów z PowerShell.
Im więcej wiesz o swoich zadaniach, projektach, narzędziach i branży, tym lepiej będziesz przygotowany do zrobienia swojej listy rzeczy do zrobienia. Nie wstydź się: zapisz się na warsztaty, konferencje i seminaria na temat zarządzania czasem, wydajności i organizacji.
2. Wypróbuj blokowanie czasu
Blokowanie czasu to umiejętność zarządzania zadaniami, w której poświęcasz określoną godzinę lub dzień tygodnia na wykonanie określonego zadania. 📅
Śledzenie czasu, ustawienie szacowanego czasu, dodawanie notatek i widok raportowania czasu z dowolnego miejsca dzięki globalnemu timerowi w ClickUp
Jeśli nie masz pewności, które zadania wymagają własnego bloku czasowego, użyj oprogramowanie do śledzenia czasu aby zobaczyć, jak spędzasz swój czas. Na przykład, jeśli czujesz, że jesteś zawalony e-mailami, spróbuj sprawdzać e-maile tylko dwa razy dziennie, od 8:00 do 9:00 i od 16:00 do 17:00.
Zakończone zadania w zaplanowanym czasie pozwolą ci skupić się na rzeczywistej pracy przez pozostałe sześć godzin dnia roboczego.
Spróbuj Technika Pomodoro dla zwiększenia wydajności. Technika ta polega na ustawieniu timera na 25 minut intensywnej pracy z pięciominutową przerwą, a następnie powtarzaniu procesu aż do zakończenia bloku czasowego.
Połączenie ClickUp z innymi narzędziami do śledzenia czasu w celu usprawnienia cyklu pracy
Jeśli obawiasz się, że Twój zespół będzie Ci przeszkadzał, zablokuj ten czas w kalendarzu, aby nie być dostępnym na spotkania. Integracje ClickUp ułatwiają integrację kalendarza Outlook, Apple lub Google na tej samej platformie, na której zarządzasz swoimi zadaniami.
3. Wykorzystaj technologię zarządzania zadaniami
Mówiliśmy to już wcześniej i powtórzymy to jeszcze raz: nie możesz zarządzać zadaniami, jeśli ich nie śledzisz. Cyfrowa lista rzeczy do zrobienia utrzymuje zespół na tej samej stronie i oferuje pewien stopień odpowiedzialności, którego nie można uzyskać za pomocą notatek Post-It lub papierowych planerów.
Poszukaj rozwiązań do zarządzania zadaniami, takich jak ClickUp, z aplikacją mobilną, aby być na bieżąco z zadaniami w podróży. Integracje API są również pomocne przy przenoszeniu całej pracy i narzędzi na jedną platformę.
Tworzenie niestandardowych automatyzacji, które uruchamiają się na podstawie wyzwalaczy i wybranych warunków w ClickUp
Nie musisz też robić wszystkiego ręcznie. Poszukaj funkcje automatyzacji zadań które można znaleźć w większości aplikacji zapewniających wysoką wydajność. Automatyzacja ClickUp oferuje ponad 100 gotowych reguł, które pozwalają zaoszczędzić czas na przypisywaniu zadań, zmianie statusów i nie tylko - lub tworzyć własne.
4. Użyj szablonów
Gotowe do zrobienia zadania w rekordowym czasie dzięki szablony do zarządzania zadaniami . Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kolorowego raportowanie dzienne lub gotowy format dla RFP, szablony to ogromna oszczędność czasu.
Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp ma wszystkie wbudowane narzędzia, które pozwolą Ci się zorganizować i śledzić postępy
Szablon jest również idealny do organizowania i ustalania priorytetów zadań. Szablon Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp wizualizuje wszystkie zadania, statusy, członków Teams i poziomy priorytetów do monitorować postępy w trakcie realizacji projektu.
5. Oddelegowane
Delegat Zasada Pareto mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% nakładów. Innymi słowy, większość wyników prawdopodobnie pochodzi z jednego projektu lub zadania.
Trudno jest skupić swoją energię na wysiłkach, które mają największy wpływ na wyniki, jeśli jesteś zbyt rozproszony. Zastosuj zasadę 80/20, oddelegowując swojemu zespołowi zadania o niższej wartości. Na przykład, możesz powierzyć jednemu z pracowników odpowiedzialność za sporządzanie notatek lub znalezienie aplikacji do zrobienia listy rzeczy do zrobienia dla zespołu.
Zakończ więcej pracy dzięki ClickUp
Zadania nie powinny onieśmielać. Jeśli twój zespół jest przytłoczony lub zmaga się z trudnymi procesami, zainwestuj w umiejętności zarządzania zadaniami, aby prowadzić bardziej wydajny dział, który robi więcej w krótszym czasie. ✨
Umiejętności zarządzania zadaniami są kluczem, ale potrzebny jest również system do zarządzania zadaniami. ClickUp usprawnia cykl pracy, przenosząc wszystkie zadania, dokumenty, cele, czaty, kalendarze i inne elementy na ujednoliconą platformę.
Zajmij się swoimi zadaniami i zwiększ swoją wydajność dzięki skutecznemu zarządzaniu zadaniami i dostosowywanemu oprogramowaniu do zarządzania zadaniami. Stwórz swój darmowy obszar roboczy ClickUp już teraz.