Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy kierownikiem zespołu, chcesz maksymalnie wykorzystać swój czas w pracy. Ale nawet z najlepszym zespołem, narzędziami i sprzętem, może wydawać się, że w ciągu dnia nie ma wystarczająco dużo godzin, aby wykonać listę zadań.
W tym miejscu przydają się umiejętności zarządzania zadaniami. W przeciwieństwie do zarządzania czasem, zarządzanie zadaniami koncentruje się mniej na ilości czasu spędzonego na zadaniu, a bardziej na sposobach uczynienia zadania bardziej wydajnym - co, co za tym idzie, również oszczędza czas! ⏰
Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zadaniami będziesz wiedzieć, jak:
- Planować zadania
- Ustalać priorytety zadań
- Organizować zadania
Nie jest łatwo sprawdzić wszystko na liście rzeczy do zrobienia, ale wiemy, że jesteś gotowy na to wyzwanie. W tym przewodniku wyjaśnimy, czym są umiejętności zarządzania zadaniami i dlaczego są ważne. Dorzucimy nawet kilka przykładów skutecznych umiejętności zarządzania zadaniami i podzielimy się pięcioma wskazówkami dotyczącymi zarządzania zadaniami, aby usprawnić przepływ pracy. 🙌
Czym są umiejętności zarządzania zadaniami?
Zarządzanie zadaniami to umiejętność, którą budujesz z czasem, aby lepiej zarządzać swoim czasem i obowiązkami. Jest to zdolność do zarządzania, organizowania, ustalania priorytetów i realizowania najważniejszych zadań bez wysiłku. Profesjonaliści w zarządzaniu zadaniami nie próbują robić wszystkiego naraz, ale wykonują najważniejsze zadania w czasie, który mają. 🕑
Umiejętności zarządzania zadaniami wymagają połączenia wiedzy opartej na danych i kreatywnego, nieszablonowego myślenia. Zarządzanie zadaniami obejmuje tak wiele różnych umiejętności i często wymaga odpowiedniego oprogramowanie do zarządzania projektami które można dostosować do swoich potrzeb. Aby jednak dać ci lepsze wyobrażenie o niektórych z najważniejszych umiejętności zarządzania zadaniami, zacznij od tych kilku:
- Priorytetyzacja zadań: Ludzie z solidnymi umiejętnościami zarządzania zadaniami potrafią odróżnić pilne zadania od mniej pilnych rzeczy do zrobienia
- Wyznaczanie celów: Dzięki umiejętnościom zarządzania zadaniami będziesz wiedział, jak wyznaczać duże, długoterminowe cele i dzielić je na wykonalne, małe zadania
- Zarządzanie czasem: Umiejętności zarządzania czasem są częścią zarządzania zadaniami. Stając się bardziej wydajnym w swoich przepływach pracy, będziesz w staniezaoszczędzić czas i poprawisz jakość pracy swojego zespołu. Czego tu nie kochać?
- Podążanie za sprawdzonymi metodologiami: Nie próbuj wymyślać koła na nowo. Metodologie zarządzania zadaniami, takie jak tablice Kanban i matryce Eisenhowera, wspierają solidne zarządzanie zadaniami
Zwiększ przejrzystość projektu i popraw wydajność przepływu pracy dzięki tablicom Kanban w ClickUp
Dlaczego umiejętności zarządzania zadaniami są ważne?
Być może lubisz swój obecny przepływ pracy. A może pomysł dopracowania zarządzania zadaniami brzmi jak kolejna rzecz do zrobienia na stale rosnącej liście.
Rozumiemy to - wszyscy są zajęci! Ale możliwość szybkiego i wydajnego wykonywania zadań jest tego warta. Poświęć trochę czasu na poprawę zarządzania zadaniami, a zobaczysz kilka korzyści.
Zapobieganie lub przezwyciężanie wypalenia zawodowego
Wiemy, że wypalenie zawodowe to złożona kwestia, ale zwiększenie wydajności w pracy to świetny sposób na to, by przestać czuć się przytłoczonym i pozbawionym motywacji. Jeśli kierujesz zespołem, właściwe zarządzanie zadaniami zmniejsza wypalenie, eliminując skomplikowane kroki i uciążliwe procesy, które wyczerpują zespół.
Dzięki odpowiedniemu połączeniu wszechstronnego narzędzia do zarządzania zadaniami i umiejętności, każdy przestanie kręcić się w kółko i znajdzie energię, by pozostać zmotywowanym. 🏃
Lepsze podejmowanie decyzji
Czy czujesz, że musisz zrobić wszystkie rzeczy w tej chwili? Prawdopodobnie tak nie jest: potrzebujesz tylko pomocy w zidentyfikowaniu najważniejszych zadań w pierwszej kolejności.
Widok listy ClickUp umożliwia filtrowanie według statusu, priorytetu, osoby przypisanej lub dowolnego niestandardowego pola, dzięki czemu wiesz, gdzie znajduje się każde zadanie i co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Dzięki odpowiedniemu zestawowi umiejętności możesz podejmować wysokiej jakości decyzje na autopilocie, aby lepiej wykonywać zadania. W przypadku bardziej złożonych zadań można użyć metody ustalania priorytetów (więcej na ten temat za chwilę), aby zająć się zadaniami we właściwej kolejności.
Zarządzanie zadaniami jest ważne, ponieważ pomaga w ustalaniu harmonogramów, delegowaniu zadań do odpowiednich członków zespołu i ustalaniu realistycznych celów projektu.
Płynniejsze prowadzenie projektów
Wykonywanie plan projektu nie jest dla osób o słabym sercu. Niezależnie od tego, jak dobrze zarządzasz zespołem znalezienie usprawnień, które pomogą wszystkim interesariuszom zaoszczędzić czas i kłopoty, może tylko pomóc. Zarządzanie zadaniami wspiera właściwe zarządzanie projektami poprzez dzielenie dużych pomysłów na wykonalne mikroprocesy. To klucz do szybszej i dokładniejszej realizacji zadań na dużą skalę.
Uzyskaj wymierne wyniki
Jako menedżer potrzebujesz wymiernych wyników. Inwestowanie w umiejętności zarządzania zadaniami w zespole zwiększa wydajność działu i ułatwia ilościowe określenie wkładu wszystkich pracowników.
Błyskawicznie znajduj potrzebne dane dzięki widżetom w ClickUp Dashboards
Zarządzanie zadaniami nie jest możliwe bez danych. Na szczęście, oprogramowanie do śledzenia kamieni milowych sprawia, że dotrzymywanie terminów jest dziecinnie proste. Nawet jeśli zadanie się nie powiedzie, dane powiedzą dokładnie, gdzie coś poszło nie tak, abyś mógł zdecydować, co zrobić inaczej następnym razem.
Zrób więcej w ciągu dnia pracy
Dzień ma tylko 24 godziny i miejmy nadzieję, że spędzisz w pracy tylko 8-10 z nich. Jesteś tylko człowiekiem, więc to naturalne, że nie będziesz w stanie wykonać wszystkich swoich zadań w ograniczonym czasie.
Skuteczne zarządzanie zadaniami nie polega na znalezieniu magicznego sposobu na robienie wszystkiego jednocześnie. Obejmuje ono ustalanie priorytetów zadań według terminu wykonania, delegowanie zadań zespołowi i wybieranie bloku czasu na dogłębną pracę.
Nie ma potrzeby przepracowywania się - dzięki umiejętnościom zarządzania zadaniami zrobisz więcej, gdy jesteś w pracy i będziesz cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.
Przykłady umiejętności zarządzania zadaniami
Umiejętność zarządzania zadaniami to sekretny składnik sukcesu w dzisiejszym dynamicznym miejscu pracy.
Gotowy, by samemu zacząć zarządzać zadaniami? Oto kilka przykładów umiejętności zarządzania zadaniami, nad którymi możesz popracować ze swoim zespołem.
Ustalanie priorytetów zadań
Ustalanie priorytetów zadań jest jedną z najważniejszych umiejętności zarządzania zadaniami. Kiedy wiesz, jak rozpoznać zadania priorytetowe, poświęcasz najpilniejszym sprawom natychmiastową uwagę - i odkładasz pracę o niskim priorytecie na dalszy plan.
Łatwe sortowanie dużych list zadań dzięki szablonowi matrycy Eisenhowera od ClickUp
Jednak ustalanie priorytetów zadań nie każdemu przychodzi naturalnie. Jeśli wszystko wydaje się równie ważne i nie wiesz, jak iść naprzód, użyj techniki ustalania priorytetów zadań, aby uzyskać jasność. Na przykład Szablon matrycy ClickUp Eisenhowera pomaga podzielić zadania na ćwiartki do wykonania, zaplanowania, delegowania i usunięcia.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zadaniami
Śledzenie zadań zespołu na tablicy lub karteczka samoprzylepna to przepis na chaos. Nowoczesne zarządzanie zadaniami wymaga digitalizacji przepływów pracy, projektów i zadań w celu zwiększenia widoczności i odpowiedzialności. 👩💻
Zarządzaj zadaniami i projektami oraz efektywnie współpracuj ze swoim zespołem za pomocą ClickUp Zadania ClickUp łączy wszystkie zadania, dokumenty, tablice, czaty i kalendarze zespołu na jednej platformie. Wystarczy otworzyć harmonogram zadań, aby:
- Tworzyć zadania
- Przypisywać podzadania dla bardziej złożonych działań
- Konfigurować powtarzające się zadania według niestandardowego harmonogramu
- Dodawać zależności między zadaniami
Dostosuj pulpit nawigacyjny ClickUp do swoich potrzeb, korzystając z zaawansowanych funkcji monitorowania i analizy, których potrzebujesz dla swojego zespołu
Co najlepsze, ClickUp wizualizuje postępy w realizacji zadań wszystkich osób w pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym . Nie ma potrzeby przyglądania się każdemu zadaniu, pracownikowi lub projektowi: utwórz niestandardowy pulpit nawigacyjny i ruszaj na wyścigi.
Pojedyncze zadania
Ludzie uważają wielozadaniowość za najważniejszy element produktywności, ale to nieprawda. Wielozadaniowość rozkłada uwagę na kilka zadań więc każdemu zadaniu poświęcasz tylko ułamek swojej uwagi. Twoja praca zasługuje na 100% skupienia, więc staraj się wykonywać pojedyncze zadania.
Dzięki pojedynczemu zadaniu skupiasz się tylko na jednym zadaniu na raz. Może się to wydawać nieefektywne, ale zdziwiłbyś się, o ile szybciej (i lepiej) pracujesz, gdy poświęcasz całą swoją uwagę jednej rzeczy.
Aby uczynić to jeszcze łatwiejszym, uszereguj swoje zadania w kategorii oprogramowanie do zarządzania zadaniami według priorytetów. O wiele łatwiej jest odhaczać zadania z listy, gdy ma się pod ręką przejrzystą listę główną, na której można podjąć odpowiednie działania.
Zarządzanie zmianami
Wielu kierowników projektów prowadzi swoje zespoły przez zarządzanie zmianą, a solidny zestaw narzędzi do zarządzania zadaniami zdecydowanie to ułatwia.
Na przykład, jeśli Twój zespół korzysta z produktów Microsoft i systemu Windows 10, ale chce przejść na sprzęt Apple i system MacOS, będziesz musiał przeprowadzić swój zespół przez tę dużą zmianę.
Łatwe osadzanie dokumentów, list, kart i innych elementów ClickUp na tablicach Whiteboard
Zamiast pozostawiać swój zespół samemu sobie, zaplanuj wszystko w jednym miejscu Tablica ClickUp . Zapewnia to elastyczną cyfrową przestrzeń do opracowywania nowych procesów i ustalania szczegółów. Co najlepsze, Whiteboards przekształcają się w projekty i zadania za pomocą jednego kliknięcia, więc ich wdrożenie jest dziecinnie proste.
Wyznaczanie celów
Znacznie łatwiej jest realizować zadania o wysokiej wartości, gdy ma się cele. Problem w tym, że wielu menedżerów wyznacza cele i szybko o nich zapomina.
Musisz osiągnąć swoje cele, więc wprowadź je do aplikacja do śledzenia celów dla odpowiedzialności. Aplikacje te śledzą cele krótko- i długoterminowe, pomagając mierzyć postępy na każdym etapie projektu.
Podziel cele, zadania, punkty agile i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym ClickUp 3.0 Dashboard ClickUp Goals idzie o krok dalej, łącząc cele z zadaniami, pokazując bezpośrednią korelację między codziennymi zadaniami a długoterminowymi planami.
Jak poprawić swoje umiejętności zarządzania zadaniami
Potrzebujesz wskazówek dotyczących zarządzania zadaniami? Wypróbuj te wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami i zobacz, jak produktywność Twojego zespołu gwałtownie wzrośnie.
1. Zapisz się na szkolenie
Możemy rozmawiać o zarządzaniu zadaniami przez cały dzień, ale ostatecznie musisz zainwestować we własną wiedzę. Na przykład, jeśli korzystasz z produktów Microsoft, możesz zapisać się na webinar dotyczący rozwiązywania problemów z PowerShell.
Im więcej wiesz o swoich zadaniach, projektach, narzędziach i branży, tym lepiej będziesz przygotowany do pracy z listą rzeczy do zrobienia. Nie wstydź się: zapisz się na warsztaty, konferencje i seminaria dotyczące zarządzania czasem, produktywności i organizacji.
2. Wypróbuj blokowanie czasu
Blokowanie czasu to umiejętność zarządzania zadaniami, która polega na poświęceniu określonej godziny lub dnia tygodnia na wykonanie określonego zadania. 📅
Śledź czas, ustalaj szacunki, dodawaj notatki i przeglądaj raporty swojego czasu z dowolnego miejsca dzięki globalnemu licznikowi czasu w ClickUp
Jeśli nie masz pewności, które zadania wymagają własnego bloku czasowego, użyj oprogramowanie do śledzenia czasu aby zobaczyć, jak spędzasz swój czas. Na przykład, jeśli czujesz, że jesteś zawalony wiadomościami e-mail, spróbuj sprawdzać je tylko dwa razy dziennie, od 8:00 do 9:00 rano i od 16:00 do 17:00 po południu.
Wykonywanie zadań w zaplanowanym czasie pozwala skupić się na rzeczywistej pracy przez pozostałe sześć godzin dnia roboczego.
Spróbuj Technika Pomodoro dla zwiększenia produktywności. W tej technice ustawia się minutnik na 25 minut intensywnej pracy z pięciominutową przerwą, a następnie powtarza się proces aż do zakończenia bloku czasowego.
Połącz ClickUp z innymi narzędziami do śledzenia czasu pracy w celu usprawnienia przepływu pracy
Jeśli obawiasz się, że Twój zespół będzie Ci przeszkadzał, zablokuj ten czas w kalendarzu, aby nie być dostępnym na spotkania. Integracje ClickUp ułatwiają integrację kalendarza Outlook, Apple lub Google na tej samej platformie, na której zarządzasz swoimi zadaniami.
3. Wykorzystaj technologię zarządzania zadaniami
Mówiliśmy to już wcześniej i powtórzymy to jeszcze raz: nie możesz zarządzać zadaniami, jeśli ich nie śledzisz. Cyfrowa lista rzeczy do zrobienia utrzymuje zespół na tej samej stronie i oferuje stopień odpowiedzialności, którego nie można uzyskać za pomocą karteczek samoprzylepnych lub papierowych planerów.
Poszukaj rozwiązań do zarządzania zadaniami, takich jak ClickUp, z aplikacją mobilną, aby być na bieżąco z zadaniami w podróży. Integracje API są również pomocne przy przenoszeniu całej pracy i narzędzi na jedną platformę.
Tworzenie niestandardowych automatyzacji, które uruchamiają się w oparciu o wybrane wyzwalacze i warunki w ClickUp
Nie musisz też robić wszystkiego ręcznie. Poszukaj funkcje automatyzacji zadań które można znaleźć w większości solidnych aplikacji zwiększających produktywność. Automatyzacja ClickUp oferuje ponad 100 gotowych reguł, które pozwalają zaoszczędzić czas na przypisywaniu zadań, zmianie statusów i nie tylko - lub tworzyć własne.
4. Użyj szablonów
Wykonuj zadania w rekordowym czasie dzięki szablony zarządzania zadaniami . Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kolorowego raport dzienny lub gotowe formatowanie RFP, szablony to ogromna oszczędność czasu.
Szablon do zarządzania zadaniami od ClickUp posiada wszystkie wbudowane narzędzia, dzięki którym będziesz zorganizowany i na bieżąco
Szablon jest również idealny do organizowania i ustalania priorytetów zadań. Szablon Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp wizualizuje wszystkie zadania, statusy, członków zespołu i poziomy priorytetów, aby monitorować postępy projektu.
5. Delegat
Delegat Zasada Pareto mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% nakładów. Innymi słowy, większość wyników prawdopodobnie pochodzi z jednego projektu lub zadania.
Trudno jest skupić swoją energię na wysiłkach, które mają największy wpływ na wyniki, jeśli jesteś zbyt rozproszony. Zastosuj zasadę 80/20, delegując zadania o niższej wartości do swojego zespołu. Na przykład, możesz powierzyć jednemu z pracowników odpowiedzialność za sporządzanie notatek lub znalezienie aplikacji z listą rzeczy do zrobienia dla zespołu.
Zakończ więcej pracy z Clickup
Zadania nie powinny onieśmielać. Jeśli Twój zespół jest przytłoczony lub zmaga się z trudnymi procesami, zainwestuj w umiejętności zarządzania zadaniami, aby prowadzić bardziej wydajny dział, który robi więcej w krótszym czasie. ✨
Umiejętności zarządzania zadaniami są kluczowe, ale potrzebny jest również system do zarządzania zadaniami. ClickUp usprawnia przepływ pracy, przenosząc wszystkie zadania, dokumenty, cele, czaty, kalendarze i inne elementy na ujednoliconą platformę.
Zajmij się swoimi zadaniami i zwiększ swoją produktywność dzięki skutecznemu zarządzaniu zadaniami i konfigurowalnemu oprogramowaniu do zarządzania zadaniami. Stwórz swój darmowy ClickUp Workspace już teraz.