Czy wiesz, że według następujących danych Oxford English Dictionary , deprioritization został po raz pierwszy wprowadzony jako rzeczownik w latach 70-tych? Co zabawne, często pomijamy to słowo. Zamiast tego skupiamy się na prioritization, wierząc, że tworzenie priorytetów listy do zrobienia jest kluczem do najwyższej wydajności.
Jednak w świecie, w którym profesjonaliści zmagają się z przytłaczającym obciążeniem pracą, istnieje prawda, której nie możemy ominąć - nie można naprawdę nadać priorytetów wszystkim tym "ważnym" zadaniom bez depriorytetyzacji tych, które nie do końca się z nimi mierzą.
W tym artykule zagłębimy się w 10 technik skutecznej depriorytetyzacji obciążenia pracą. Pomogą ci one poprawić samopoczucie, osiągnąć cele przy minimalnym wysiłku, a ostatecznie zwiększyć ogólną wydajność . Wskakujmy! 🤸
Czym jest depriorytetyzacja?
Depriorytetyzacja to aktywny proces reorganizacji i usuwania zadań z agendy. Obejmuje on przetasowanie, przypisanie lub odrzucenie zadań, aby dopasować je do aktualnych celów i priorytetów. 🚩
Podczas depriorytetyzacji ponownie oceniasz swoje zadania - planowane, rozpoczęte lub nad którymi pracowałeś - i decydujesz, czy są one obecnie priorytetem. Jeśli odpowiedź brzmi "nie", nadszedł czas, aby zmienić priorytety .
Podczas gdy priorytetyzacja kieruje twoimi natychmiastowymi inwestycjami czasowymi, depriorytetyzacja określa, które zadania możesz odłożyć na później.
Korzyści z depriorytetyzacji
Opanowanie sztuki depriorytetyzacji oferuje wiele korzyści i służy jako podstawa do zwiększenia wydajności. Jej główne zalety obejmują:
- Zwiększone skupienie: Poprzez zawężenie swoich celów, możesz skupić się wyraźniej na tym, co naprawdę ważne, redukując rozpraszanie uwagi ipoprawiając koncentrację *Zwiększona wydajność: Pewność siebieustalanie priorytetów zadań pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu ialokację zasobów, czego wynikiem jest lepsze wykorzystanie energii
- Zmniejszony stres: Stworzenie łatwiejszej w zarządzaniu listy zadań może złagodzić stres poprzez wyeliminowanie przytłaczającego obciążenia pracą i umożliwienie bardziej zrównoważonego podejścia do obowiązków
- Poczucie osiągnięć: Regularnie zakończone cele o ustalonych priorytetach sprzyjają poczuciu spełnienia,zwiększając motywację i pewność siebie
- Poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: Unikanie nadmiernego zaangażowania i przepracowaniazapobiega wypaleniu zawodowemu i promuje ogólne dobre samopoczucie
Jak wykorzystać depriorytetyzację do poprawy wydajności
Czujesz się zasypany stosem zadań, nie wiesz, którymi zająć się w pierwszej kolejności, a które odłożyć na bok? Depriorytetyzacja to twój rycerz w lśniącej zbroi!
Ale zgadnij co? Istnieje więcej niż jeden sposób na zwiększenie wydajności dzięki tej metodzie. Przygotuj się na 10 przełomowych technik stosowania depriorytetyzacji, aby zwiększyć swoją motywację i pracować mądrzej. A jako bonus przedstawimy kilka niesamowitych narzędzi, które oświetlą ci drogę w tej epickiej podróży! 🕯️
1. Użyj narzędzia do zarządzania zadaniami Zwiększona wydajność pracowników i
efektywne zarządzanie zadaniami idą w parze. Skuteczne zarządzanie zadaniami oznacza pożegnanie się ze spadkami motywacji, wypaleniem zawodowym i stresem związanym z ustalaniem priorytetów i celów. Właśnie dlatego posiadanie solidnego narzędzie do zarządzania zadaniami jest absolutną koniecznością! 🙌
Enter ClickUp -Twoje zadanie do zarządzania i narzędzie wydajności które pomaga ustawić cele, ustalić priorytety i śledzić zadania na jednej platformie! Zadania ClickUp są flagowym zestawem narzędzi platformy zarówno dla współpracy zespołowej i mistrzostwo w wykonywaniu zadań osobistych oferując przydatne funkcje, takie jak
- Cztery poziomy pilności
- Listy do zrobienia
- Szablony blokujące czas
- Śledzenie kamieni milowych dla zwiększenia motywacji
- Kodowanie kolorami dla lepszej organizacji
- Elastyczne ustawienie celów
Zwiększ przejrzystość swoich projektów dzięki konfigurowalnym typom zadań i popraw organizację swoich wysiłków związanych z zarządzaniem projektami
Masz przed sobą duże projekty? Podziel je na mniejsze części za pomocą podzadań! Chcesz edytować kilka zadań jednocześnie? The Pasek narzędzi działań zbiorczych ClickUp wspiera użytkownika.
Dla zapracowanych pszczół, ClickApp oferuje ponad 35 opcji umożliwiających dostosowanie cyklu pracy bez kodowania. I jakby tego było mało, Automatyzacja ClickUp wkraczają do akcji, by odciążyć nas od ciężkiej pracy. Wybierz spośród ponad 100 gotowych opcji lub stwórz własne reguły automatyzacji.
Aby przyspieszyć ustawienia cyklu pracy i priorytetyzację zadań, skorzystaj z opcji Szablon do prostego zarządzania zadaniami ClickUp . Zapewnia efektywne śledzenie codziennych zadań i celów za pomocą prostej listy do zrobienia. 🥅
Szybki widok i zarządzanie aktywnymi i nieaktywnymi automatyzacjami w przestrzeniach wraz z aktualizacjami i opisami użytkowników
2. Utwórz listę "nie do zrobienia"
Ustalanie priorytetów może być istotą powodzenia w realizacji projektów ale depriorytetyzacja jest równie ważna. Dlatego tworzenie listy "nie do zrobienia " może zdziałać cuda dla Twojej wydajności!
Powiedzmy, że chcesz popracować nad osobistym projektem, ale nie możesz od razu poświęcić mu tyle uwagi, na ile zasługuje. Właśnie wtedy zapisanie go jako zadania "do zrobienia w przyszłym miesiącu" na liście rzeczy do zrobienia może uratować ci życie. 🦸♂️
ClickUp jest jak szwajcarski scyzoryk armii Listy do zrobienia online ! Pomaga tworzyć wielofunkcyjne listy, którymi można zarządzać bez wysiłku z dowolnego miejsca - pulpitu, telefonu lub zakładki przeglądarki. Jest to idealne narzędzie do zapamiętywania tego, co jest następne w harmonogramie, a co można odłożyć na później.
Możesz dostosować te listy dokładnie tak, jak chcesz! Zamień proste listy w plany działania i spersonalizuj je za pomocą:
- Format
- Kolory
- Połączone zadania
- Osoby przypisane
Łatwo organizuj i depriorytetyzuj codzienne zadania dzięki szablonowi listy codziennych zadań do zrobienia ClickUp
Nie musisz nawet zaczynać od zera! Szablon Szablon codziennej listy rzeczy do zrobienia ClickUp usprawnia ten proces, sprawiając, że dodawanie i organizowanie zadań jest szybkie i proste. Dzięki różnym opcjom układania zadań, ustawienia priorytetów i organizowanie cykli pracy to prawdziwa oszczędność czasu.
3. Ustawienie poziomów priorytetów
Dla skutecznej depriorytetyzacji kluczowe jest rozróżnienie zadań, które przynoszą największą i najmniejszą wartość dla organizacji. Pozwala to na ustawienie mniej ważnych zadań na później i skupienie się na tych, które będą miały natychmiastowy wpływ. 🎯
W ClickUp pilność staje się najważniejsza dzięki funkcji czteropoziomowy system priorytetów zaprojektowany w celu kształtowania procesu podejmowania decyzji:
- Pilne: Wymagana natychmiastowa uwaga
- Wysoki: Ważne zadania wymagające szybkiego zakończenia
- Normalny: Może trochę poczekać, ale ważne dla strategicznego planu i badań
- Niski: Zadania o niższym priorytecie lub mniej wrażliwe na czas
Szybkie ustawienie priorytetu zadania w ramach zadania, aby poinformować, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Przypisywanie Priorytet zadania etykiety to pestka - wystarczy kliknąć na ikonę flagi i wybrać poziom pilności z rozwijanej listy. System kodowania kolorami zapewnia szybkie rozpoznanie: czerwone flagi oznaczają pilne zadania, podczas gdy jasnoszare sygnalizują te mniej istotne, gotowe do depriorytetyzacji. 🏳️
Aby skoncentrować uwagę na pilnych sprawach, przechowuj zadania o wysokim priorytecie w aplikacji Schowek na zadania dla łatwego dostępu.
4. Limit godzin mojej pracy
Czy kiedykolwiek przeładowałeś swój dzień zbyt wieloma priorytetami, pozostawiając cię zdyszanym przed jego końcem? Istnieją dwa powody takiego stanu rzeczy: słabe zarządzanie czasem i zaniedbywanie depriorytetyzacji. ⏳ Śledzenie czasu w projekcie ClickUp funkcje przychodzą na ratunek! Dzięki darmowemu rozszerzeniu do Chrome możesz bez wysiłku śledzić swój czas z pulpitu, telefonu komórkowego lub przeglądarki internetowej. Rozpoczynaj i zatrzymuj czas na różnych urządzeniach i płynnie przełączaj się między zadaniami za pomocą globalnego timera. Z łatwością dodawaj czas wstecz lub twórz wpisy według zakresu dat dzięki ręcznemu śledzeniu czasu.
Śledź czas na swoim koncie ClickUp za pomocą darmowego rozszerzenia do Chrome i uzyskaj przegląd przydzielonego czasu
Uzyskaj szczegółowy widok śledzonego czasu według dnia, tygodnia, miesiąca lub dowolnego niestandardowego zakresu za pomocą kompleksowych arkuszy czasu. Zobacz sumy czasu pogrupowane według dat i uzyskaj dostęp do poszczególnych zadań i wpisów czasu w celu dokładnej analizy alokacji czasu.
Nigdy nie przegap żadnego momentu dzięki Przypomnienia ClickUp ! Otrzymuj powiadomienia za pośrednictwem e-maila, pulpitu lub telefonu komórkowego, aby być na bieżąco z zadaniami. Niestandardowe przypomnienia z:
- Zdjęcia
- Notatki głosowe
- Lokalizacje na mapie
Wykorzystaj integracje z narzędziami takimi jak Kalendarz Google i Outlook, Zoom, Alexa i Microsoft Teams, aby płynnie synchronizować powiadomienia na różnych platformach.
5. Ponowna ocena priorytetów co tydzień
Aby upewnić się, że bieżące zadania otrzymują uwagę, na jaką zasługują, ważne jest, aby często dokonywać ponownej oceny priorytetów. Możesz to zrobić codziennie, na początku lub na końcu dnia. Możesz też nadać ton nadchodzącemu tygodniowi, dokonując przeglądu w piątek po południu i modyfikując priorytety każdego kolejnego dnia. 🌞
Skorzystaj z szablonu matrycy priorytetów ClickUp, aby zidentyfikować krytyczne zadania według pilności, wpływu i ważności
Wyczyszczona i zorganizowana ocena priorytetów to pierwszy krok do oddzielenia mniej pilnych zadań od tych o wysokim priorytecie. Na szczęście Szablon matrycy priorytetów ClickUp oferuje matrycę 2×2 wyposażoną w zmienne Urgency i Importance do płynnego ustalania priorytetów.
Wystarczy dodać nazwy zadań do kolorowych notatek samoprzylepnych w odpowiednich komórkach, aby ustalić priorytety lub zdepriorytetyzować je przy użyciu tych kategorii:
- Wysoka ważność, wysoka pilność: Do zrobienia najpierw
- Niska ważność, wysoka pilność: Do zrobienia w następnej kolejności
- Wysoka ważność, niska pilność: Do zrobienia później
- Niska ważność, niska pilność: Do zrobienia na końcu
6. Podzadanie na priorytety
Czy jesteś rozdarty pomiędzy przygotowaniem kompleksowego analizą finansową lub nakreślenie głównych punktów finansowych? A może rozważasz całkowitą przebudowę interfejsu oprogramowania zamiast dopracowania konkretnej sekcji w celu poprawy komfortu użytkowania?
Depriorytetyzacja nie zawsze oznacza rezygnację z całego zadania - chodzi o reorganizację określonych części w ramach zadania lub projektu. W ten sposób zachowujesz to, co najważniejsze i odpuszczasz resztę. 👋
Jednym z łatwych sposobów radzenia sobie z tym jest tworzenie list kontrolnych zadań i podzadań. Pozwala to na nadanie priorytetu istotnym zadaniom przy jednoczesnej depriorytetyzacji podzadań, które nie wnoszą natychmiastowej wartości do biznesu.
Tworzenie list kontrolnych z zagnieżdżonymi podzadaniami w celu prostego ustalania priorytetów i depriorytetyzacji w ClickUp
Użyj Listy kontrolne zadań ClickUp do usprawnić ten proces . Elementy listy kontrolnej mogą mieć podelementy, które można łatwo organizować poprzez przeciąganie i upuszczanie. W ten sposób zadania o najwyższym priorytecie pozostają na górze, podczas gdy te, które chcesz zdepriorytetyzować, znajdują się na dole. Ponadto zadania można przypisywać, ustawienie ich priorytetów i terminy oraz śledzenie postępów za pomocą pól niestandardowych.
Zobacz swój tydzień w skrócie i ustal priorytety swoich codziennych zadań w szablonie ClickUp Weekly Checklist Template
Jeśli tworzenie listy kontrolnej od zera wydaje się zniechęcające, wypróbuj szablon Szablon tygodniowej listy kontrolnej ClickUp . Jest idealny dla początkujących i organizuje codzienne zadania w oparciu o niestandardowe statusy. Z łatwością zobaczysz, które zadania są
- Anulowane
- Zakończone
- W trakcie realizacji
- Do zrobienia
Możesz nawet dostosować te statusy - na przykład dodać status "Nie do zrobienia", aby uprościć depriorytetyzację. Ponadto możesz śledzić poziomy priorytetów, terminy, a nawet swój nastrój, aby uniknąć wypalenia. 🔥
7. Wizualizuj swoją dostępność
Kiedy zarządzanie wieloma projektami często wrzucamy zadania bez sprawdzania ich priorytetów. Wynika z tego, że zajmujemy się dziesięcioma zadaniami, które mogłyby poczekać, pomijając te ważniejsze. Wizualizacja swojej dostępności jest kluczem. 🔑
Wykorzystaj Widok obciążenia pracą ClickUp aby zobaczyć obciążenie pracą każdego członka zespołu w wybranych ramach czasowych. Pomaga to wykryć przeciążonych członków, umożliwiając lepszy plan zatrudnienia i udostępnianie zasobów.
Użyj widoku obciążenia pracą wraz z osią czasu, aby bez wysiłku wizualizować swój harmonogram w ClickUp
Tymczasem Widok kalendarza upraszcza planowanie zadań z funkcjami takimi jak
- Przeciągnij i upuść dla łatwej organizacji
- Niestandardowe pola do dostosowywania harmonogramu według dnia, tygodnia lub miesiąca
- Kolorowe etykiety do śledzenia postępów i zapobiegania kolizji priorytetów ⚔️
Użyj widoku Oś czasu do szybkiego przeglądu zadań w jednym wierszu lub Wykres Gantta do szczegółowego harmonogramu projektu i zespołu. Oba oferują różne perspektywy zarządzania czasem, efektywnego zarządzania zadaniami i zapewnienia, że zadania o wysokim priorytecie są wykonywane.
8. Eliminacja czynników rozpraszających
Włączenie depriorytetyzacji do rutyny polega na proaktywnym podejściu do czasu i obciążenia pracą. Właśnie dlatego blokowanie czasu jest idealnym rozwiązaniem - pozwala na stworzyć harmonogram w kalendarzu dla zadań, które mają największe znaczenie. W ten sposób pokażesz swojemu zespołowi, kiedy jesteś dostępny i ochronisz swój harmonogram przed zbytnim zapełnieniem i przytłoczeniem. 😩
Blokowanie czasu dzieli dzień na możliwe do zarządzania "bloki" czasu, z których każdy jest przeznaczony na określone zadanie. W przeciwieństwie do zwykłej listy rzeczy do zrobienia, blokowanie czasu przypisuje konkretne ramy czasowe, w których należy zakończyć określone zadania.
Na szczęście, ClickUp posiada skarbnicę szablony blokujące czas i funkcje, które pozwolą ci poprawić swoją grę w depriorytetyzację.
Zacznij od ustawienia swoich lista zadań -posortuj swoje codzienne zadania na trzy kategorie: To-Do, In Progress i Complete. Możesz pominąć terminy i osoby przypisane, jeśli lista jest tylko dla ciebie.
Dodaj więcej kolumn do śledzenie zadań na podstawie takich czynników jak
- Pora dnia - rano, po południu, wieczorem
- Czas potrzebny na wykonanie każdego zadania
- Kiedy planujesz je do zrobienia
ClickUp Blokowanie harmonogramu Szablon pomaga uporządkować harmonogram poprzez depriorytetyzację zadań w najbardziej pracowite dni
Korzystanie z gotowych szablonów do codziennego, tygodniowego lub miesięcznego blokowania czasu może wiele zmienić i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Sprawdź Szablon do blokowania harmonogramu ClickUp zaprojektowany do zarządzania kalendarzami i depriorytetyzacji zadań.
Zgrabnie dzieli zadania na kategorie Osobiste, Praca, Samoopieka i Spotkania, dzięki czemu organizacja staje się dziecinnie prosta. Dodatkowo, możesz spersonalizować go za pomocą pól niestandardowych, aby zachować spójność informacji.
Szablon pozwala zaznaczyć, jak bardzo jesteś zajęty, poprzez ustawienie statusu dostępności jako:
- Free: Jesteś dostępny do zrobienia zadania
- Częściowo zajęty: Jesteś w trakcie zrobienia czegoś, ale jesteś dostępny do rozmów/czatów
- Busy: Nie jesteś dostępny
Pozwala to lepiej zrozumieć własny harmonogram i umożliwia anulowanie lub oddelegowanie zadań w okresach, w których masz już wystarczająco dużo na głowie. 🍽️
9. Komunikuj się ze swoim Teamsem
Jeśli masz trudności z podjęciem decyzji, które zadania należy zdepriorytetyzować, aby pomieścić pracę o wysokim priorytecie, twój zespół może mieć cenne spostrzeżenia. Przy współpracy kilku umysłów, możliwości są niemal nieograniczone.
ClickUp bierze pod uwagę efektywna współpraca super poważnie i oferuje skonsolidowaną platformę wyposażoną we wszystkie niezbędne narzędzia do płynnej komunikacji w zespole !
Wyobraź sobie scenariusz, w którym wszystkie twoje zadania nagle wydają się równie pilne podczas cotygodniowej ponownej oceny. Tablica ClickUp wkraczają do akcji, umożliwiając udostępnianie cyfrowego płótna całemu zespołowi w celu wspólna burza mózgów . 🧠
Kreatywna współpraca z całym zespołem przy użyciu interaktywnych Tablic w ClickUp
Elastyczność i niestandardowe opcje tego narzędzia sprawiają, że tworzenie map potencjalnych rozwiązań to prawdziwa frajda! Możesz kreatywnie rozwiązywać problemy za pomocą wykresów, grafów i kształtów oznaczonych kolorami oraz udostępniać pomysły za pomocą notatek, komentarzy, dokumentów, plików multimedialnych i połączonych linków.
Potrzebujesz natychmiastowej pomocy? Dokumenty ClickUp wspiera Cię dzięki współpraca w czasie rzeczywistym funkcje! Teams mogą wspólnie edytować dokumenty, przypisywać elementy działań, umieszczać etykiety członków w komentarzach i szybko przekształcać tekst w wykonalne zadania - zapewniając płynną organizację i wydajność przez cały czas.
Użyj Docs do wspólnej edycji, komentowania i etykiety w czasie rzeczywistym w ClickUp
ClickUp służy jako platforma typu "wszystko w jednym", eliminując potrzebę przełączania się między pulpitami do zarządzania projektami i aplikacje do przesyłania wiadomości. The Widok czatu umożliwia natychmiastową komunikację i utrzymuje dyskusje dotyczące konkretnych zadań w ujednoliconym wątku - utrzymując wszystkich w połączeniu i zaangażowaniu. 💬
10. Myśl o szerszej perspektywie
Cofnięcie się o krok i uzyskanie panoramicznego widoku projektu może rzucić światło na zarządzanie czasem i wydajność pomagając w bardziej efektywnej depriorytetyzacji.
Enter Pulpity ClickUp -Kompleksowy widok całego projektu! Zanurz się w obciążeniu pracą swojego zespołu, czy to poprzez punkty scrumowe, czy przydzielone zadania. To Twój hub do dyskusji na temat:
- Priorytetyzacji i depriorytetyzacji
- Śledzenie postępu prac
- Oceny wydajności teamu
Uzyskaj 360-stopniowy przegląd swojego projektu za pomocą pulpitów do oceny postępów w ClickUp
Wybieraj spośród ponad 50 kart, aby zaprojektować swój wymarzony pulpit. Wizualizuj swój postęp w preferowanym stylu - używaj wykresów kołowych, liniowych lub paskowych.
Śledź wyniki zespołu w odniesieniu do ustawionego celu i porównuj projekty za pomocą wykresów spalania i wypalania. Udostępnianie pulpitu w obszarze roboczym lub wyświetlanie go na pełnym ekranie w biurze w celu dyskusji zespołu na temat priorytetów zadań. 🖥️
Opanuj sztukę depriorytetyzacji z ClickUp
Tworząc cotygodniową listę zadań, nie zapomnij o mocy depriorytetyzacji wraz z ustawieniem priorytetów. Te 10 skutecznych technik depriorytetyzacji może zwiększyć wydajność pracy , utrzymaj motywację i nadaj priorytet swojemu dobremu samopoczuciu! Zacznij korzystać z ClickUp za darmo i uzyskaj dostęp do zestawu narzędzi do depriorytetyzacji! Z ponad 1000 wstępnie zaprojektowanych szablonów listy zadań, śledzenie terminów i bezproblemowa współpraca w zespole - powodzenie jest na wyciągnięcie ręki. 🏆