Nieefektywne procesy są piętą achillesową organizacji. Nie tylko zmniejszają produktywność zespołu, ale także marnują zasoby i powodują powstawanie wąskich gardeł. Z czasem mogą prowadzić do niezadowolenia klientów, niewykorzystanych szans biznesowych i wypalenia pracowników.
Wskazanie nieefektywności jest znacznie łatwiejsze niż określenie kroków, które należy podjąć, aby ją naprawić. Na szczęście nie musisz walić głową w mur, próbując wszystko rozgryźć - szablony usprawnień procesów mogą ci w tym pomóc! Ich gotowe sekcje pozwalają dostosować kuloodporny plan zmian, które przynoszą wartość organizacji i zapewniają płynne żeglowanie po wodach biznesowych. ⛵
W tym artykule przeanalizujemy osiem najlepszych szablonów do organizowania i zarządzania doskonalenie procesów .
Co to jest szablon doskonalenia procesów?
Usprawnianie procesów polega na analizowaniu procesów w organizacji w celu określenia ich wydajności i zdefiniowania konkretnych kroków w celu ich optymalizacji. Dostosowanie planu doskonalenia procesów nie jest jednak łatwym zadaniem. Konieczne jest wyznaczenie konkretnych celów, przydzielić zasoby , zbierać dane i określać najlepszy sposób działania.
Szablony doskonalenia procesów (lub szablony wydajności procesów) to skróty, które pozwalają szybciej dotrzeć do mety. Pomagają one w szczegółowym opisaniu każdego etapu planu i zapewniają, że ćwiczenia mapowania procesów są produktywne i zorientowane na wyniki. 💪
Szablony te utrzymują Cię na właściwej drodze i pozwalają obiektywnie podejść do ćwiczenia usprawniającego, udokumentować każdą procedurę i dostosować plan do celów firmy.
Jak wybrać odpowiedni szablon doskonalenia procesów
W Internecie można znaleźć tysiące szablonów usprawniania procesów. Niestety, nie wszystkie z nich oferują taką samą funkcjonalność.
Warto poszukać szablonu o następujących cechach:
- Możliwość dostosowania: Powinien umożliwiać edycję elementów projektu, aby zapewnić zgodność z metodologiami firmy, określonymi procedurami i celami. Ponadto powinien umożliwiać dodawanie elementów wizualnych, takich jak wykresy lub diagramy, aby lepiej wyjaśnić krok lub punkt
- Zarządzanie danymi: Szablon powinien umożliwiać łatwe gromadzenie, organizowanie i udostępnianie odpowiednich danych
- Opcje współpracy: Powinien zachęcać dowspółpracę zespołową poprzez funkcje takie jak edycja w czasie rzeczywistym,zostawianie komentarzylubtablice cyfrowe *Funkcje dostępności: Powinieneś być w stanie skonfigurować, kto ma dostęp do szablonu w oparciu o ich rolę
- Skalowalność: Powinien być wystarczająco solidny, aby umożliwić nakreślenie wielu planów usprawnienia procesów i pomysłów o różnym stopniu złożoności
8 szablonów planów doskonalenia procesów zwiększających wydajność
Przejrzeliśmy dziesiątki szablonów usprawniających procesy i wybraliśmy osiem najlepszych, które oferują łatwość użycia, funkcjonalność i możliwość dostosowania. Sprawdź je i znajdź coś dla siebie! 🤓
1. Szablon struktury podziału pracy usprawniania procesów ClickUp
Skorzystaj z gotowych kategorii szablonu struktury podziału pracy, aby być na bieżąco z zadaniami związanymi z usprawnianiem procesów biznesowych
Bycie kapitanem statku doskonalenia procesów nie jest wcale łatwe. W Szablon struktury podziału pracy usprawniania procesów ClickUp ułatwia poruszanie się po złożonych projektach i wąskich gardłach. 🚢
Dzięki temu szablonowi możesz zidentyfikować słabe punkty swoich procesów, szczegółowo przedstawić plan gry, przypisać zadania i z łatwością monitorować postępy.
Szablon oferuje trzy widoki, które pozwalają spojrzeć na projekt z różnych perspektyw i zapewniają maksymalną przejrzystość i organizację.
Zacznij od widoku Activities - listy, w której podzielisz ćwiczenie usprawniające proces na łatwiejsze do zarządzania działania (zadania). Załóżmy, że skupiasz się na ulepszeniu strony internetowej swojej firmy. Utworzysz zadania takie jak "Identyfikacja celów", "Aktualizacja treści", "Ulepszanie projektu" i "Monitorowanie wydajności"
Podczas tworzenia zadania można podać więcej szczegółów za pomocą Pola niestandardowe ClickUp takie jak osoba przypisana, data rozpoczęcia i zakończenia, status, kluczowi interesariusze i faza projektu. Ostatni atrybut jest domyślnym kryterium grupowania zadań, ale można go zmienić, naciskając przycisk "Grupuj według" w prawym górnym rogu ekranu.
Drugim widokiem oferowanym przez ten szablon jest Board view. Jest to Tablica Kanban zamienia zadania wymienione w poprzednim widoku w karty i sortuje je według statusu (np. Nierozpoczęte, W przeglądzie lub W toku). Użyj funkcji przeciągania i upuszczania ClickUp, aby przenosić karty i zmieniać status zadań za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Na koniec dostępny jest Widok Gantta - wykres Gantta przedstawiający zadania na osi czasu, który pomaga zaplanować obciążenie pracą bez nakładania się zadań. Pobierz ten szablon
2. Szablon mapowania procesów ClickUp
Szablon mapowania procesów ClickUp jest idealny do standaryzacji operacji biznesowych w celu lepszej współpracy zespołowej
Jeśli chcesz, aby Twój projekt usprawnienia procesu zakończył się sukcesem, musisz zmapować każdy krok z laserową precyzją, aby uniknąć nieporozumień i nieporozumień. Szablon Szablon mapowania procesów ClickUp pomaga zaplanować harmonogramy, harmonogramy i obciążenia pracą, aby zwizualizować każdy szczegół i przygotować zespół na sukces.
Na pierwszy rzut oka szablon zadania jest prostym lista rzeczy do zrobienia . Lista ta jest jednak pełna zaawansowanych funkcji, które pozwalają podzielić nawet najbardziej wymagające projekty na łatwe do wykonania fragmenty mapowanie procesów jak profesjonalista.
Domyślna lista rzeczy do zrobienia składa się z 22 podzadań, które pomagają zidentyfikować proces, który chcesz ulepszyć i nakreślić szczegóły, takie jak zaangażowani członkowie zespołu, obowiązki i typ mapy procesu do wykorzystania. Ponieważ ClickUp jest znany ze swoich możliwości dostosowywania, możesz zaktualizować każde podzadanie, aby upewnić się, że jest zgodne z procedurami i celami Twojej firmy.
Kliknij na podzadanie, aby podać więcej szczegółów - utwórz mniejsze listy rzeczy do zrobienia, aby nakreślić działania niezbędne do jego ukończenia, załącz pliki z przydatnymi informacjami i przypisz zadania do określonych członków zespołu. ClickUp pozwala skonfigurować relacje między zadaniami -zapewniają właściwą kolejność, uniemożliwiając rozpoczęcie lub ukończenie zadania przed zadaniem powiązanym.
Szablon umożliwia również śledzić czas i ustalać terminy, aby z łatwością monitorować postępy.
Piękno szablonów zadań ClickUp polega na ich wszechstronności. Po skonfigurowaniu jednego z nich można go powielać i kopiować do innych projektów, aby zaoszczędzić czas. Skopiuj całe zadanie lub tylko jego określone części. ✨ Pobierz ten szablon
3. Szablon audytu i usprawniania procesów ClickUp
Zoptymalizuj swoje procesy biznesowe dzięki kontrolom jakości, analizom i zarządzaniu zmianami za pomocą szablonu audytu procesów ClickUp
Nadszedł czas, aby założyć kapelusz detektywa i dokładnie przeanalizować swoje procesy! Sprawdź, czy niektóre z nich mogłyby zyskać na aktualizacji i ustal plan ulepszeń za pomocą Szablon audytu i usprawniania procesów ClickUp ! 🕵️
Szablon pozwala cofnąć się o krok i uzyskać bezstronny wgląd w procedury. Analizuj wydajność procesu w celu ujawnienia słabych punktów wydajności, obsługa klienta i satysfakcji, budżetowania i dostosowania do wizji interesariuszy, a następnie nakreślić plan ich naprawy.
Ta kompleksowa struktura podzielona jest na cztery sekcje:
- Analiza procesu: Pomaga zidentyfikować punkty audytu, określając niezbędne elementydokumentacja procesu i wytyczne dotyczące monitorowania
- Analiza CATWOE: Skrót od Customer (Klient), Actor (Podmiot), Transformation (Transformacja), Worldview (Światopogląd), Owner (Właściciel) i Environment (Środowisko) pozwala zdefiniować perspektywy interesariuszy i zapewnić zgodność procesów z nimi
- Koncepcja modelu: Umożliwia konceptualizację i ocenę procesów w celu zidentyfikowania luk i problemów
- Zarządzanie zmianą: Pomaga nakreślić zmiany prowadzące do usprawnienia procesów
Po zdefiniowaniu zadań w każdej z czterech sekcji, przejdź do widoku Przegląd. Zobaczysz wszystkie swoje zadania pogrupowane według odpowiedniej sekcji i statusu (takie jak Nierozpoczęte, Do zrobienia, W toku, W trakcie przeglądu i Ukończone).
Widok Board to tablica Kanban, która wyświetla zadania jako karty i klasyfikuje je według ich statusu. Karty można przenosić za pomocą prostego przeciągania i upuszczania, aby łatwo zarządzać przepływami pracy . Pobierz ten szablon
4. Szablon procedury ciągłego doskonalenia ClickUp
Przyspiesz tworzenie SOP dzięki temu gotowemu szablonowi od ClickUp - po prostu wprowadź swoje dane i możesz ruszać na wyścigi Ciągłe doskonalenie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania maksymalnej wydajności i efektywności kosztowej. The Szablon SOP ciągłego doskonalenia ClickUp pomaga udokumentować każdy etap planu doskonalenia procesów, upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są w pętli i monitorować postępy planu.
Warto zauważyć, że jest to szablon Doc. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z Dokumenty ClickUp clickUp Docs to unikalna funkcja, która pozwala tworzyć, zarządzać, przechowywać, udostępniać i pracować nad dokumentami z zespołem w ramach ClickUp. W ClickUp Docs możesz tworzyć zadania, dodawać osoby do przydzielenia, dodawać listy rzeczy do zrobienia, korzystać z aplikacji do zarządzania dokumentami, dodawać zadania do listy rzeczy do zrobienia ClickUp AI (asystent pisania oparty na sztucznej inteligencji platformy) i sprawiają, że zarządzanie dokumentami jest dziecinnie proste.
Ten konkretny szablon Doc zawiera pięć sekcji, które pomagają nakreślić szczegóły planu usprawnienia procesu. Domyślne sekcje to:
- Cel: W tym miejscu zdefiniujesz główne powody ustanowienia planu usprawnienia procesu, takie jak zapewnienie, że wszyscy pracownicy są na tej samej stronie, poprawa wydajności lub zmniejszenie ryzyka nieporozumień
- Zakres: W tym miejscu należy wymienić aspekty planu doskonalenia procesów
- Procedura: W tej sekcji należy nakreślić kroki prowadzące do usprawnienia procesów
- Powiązane zasoby: W tym miejscu udzielisz odpowiedzi na potencjalne pytania członków zespołu i załączysz cenne zasoby, które pomogą im poradzić sobie z zadaniami
- Przegląd i poprawki: W tym miejscu należy wspomnieć o właścicielu SOP i podać link do stronyFormularz ClickUp dla żądań zmian Pobierz ten szablon ### 5. Szablon ClickUp DMAIC
Pożegnaj się z nieefektywnymi procesami dzięki szablonowi ClickUp DMAIC
Aby zmienić proces na lepsze, należy Dokreślić cele, Mzmierzyć KPI, Aanalizować dane, Iulepszyć poprzez wdrożenie odpowiednich zmian i Ckontrolować wyniki. The Szablon ClickUp DMAIC pozwala to zrobić i usprawnić procesy bez wysiłku! 🥵
Ten szablon jest oparty na Tablica ClickUp -Cyfrowe płótno, które pozwala wizualizować pomysły, przeprowadzać burze mózgów z członkami zespołu i opracowywać strategie. Pomaga wyrazić swoją kreatywną stronę i utrzymać wzrok na celu - w tym przypadku zidentyfikować nieefektywne procesy i nakreślić kroki w celu ich ulepszenia.
Szablon składa się z pięciu sekcji w formie karteczek samoprzylepnych:
- Zdefiniuj
- Pomiar
- Analizować
- Ulepszać
- Kontrola
Szablon zawiera instrukcje dotyczące tego, co należy uwzględnić w każdej sekcji. Na przykład w kolumnie Definiuj zobaczysz symbol zastępczy "wstaw problem tutaj". Zastąp go zarysem procesu, który chcesz usprawnić i odpowiednimi szczegółami (np. co sprawia, że jest on nieefektywny i jakie informacje to potwierdzają).
Po zdefiniowaniu problemu w pierwszej kolumnie, użyj drugiej, aby nakreślić mierniki, które pomogą ci ocenić postępy. W trzeciej kolumnie należy zebrać i przeanalizować odpowiednie dane, aby sprawdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem i czy należy wprowadzić jakieś poprawki.
W czwartej kolumnie (Poprawa) definiuje się konkretne rozwiązania problemu. Na przykład, jeśli nieefektywnym procesem jest częsta błędna komunikacja między członkami zespołu, potencjalnym rozwiązaniem może być wykorzystanie platformy współpracy lub ustanowienie nowej hierarchii i struktury raportowania.
W piątej kolumnie obserwujesz sukces zastosowanego rozwiązania. 😍 Pobierz ten szablon
6. Szablon tablicy procesu ClickUp PDCA
Użyj tego wizualnego szablonu, aby podzielić zadania na łatwe do zarządzania części, kategoryzując elementy na cztery etapy: Planuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj
Rozpocznij swoje wysiłki w zakresie doskonalenia procesów dzięki Szablon tablicy procesu ClickUp PDCA .
PDCA to skrót od plan-do-check-act i reprezentuje model wdrażania zmian przy jednoczesnym podkreśleniu współpracy zespołowej i przejrzystości. Ten szablon Whiteboard jest oparty na tym modelu i pozwala podzielić nawet najbardziej złożone projekty na łatwe do zarządzania działania podzielone na cztery etapy: **Planuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj
Pierwszym krokiem korzystania z szablonu jest przejście do widoku Lista i utworzenie zadań. Na przykład, jeśli nieefektywnym procesem jest źle zaprojektowana strona internetowa, możesz skonfigurować zadania takie jak "Tworzenie postów na blogu", "Ulepszanie interfejsu" i "Śledzenie wydajności" Możesz dodawać zadania, terminy ich wykonania i poziomy priorytetów lub dołączyć inne pola niestandardowe, aby podać więcej szczegółów zadania.
Teraz przejdź do widoku Tablicy i utwórz wizualną reprezentację zdefiniowanych zadań. W tym celu naciśnij "ClickUp Cards" na pasku narzędzi po lewej stronie ekranu i znajdź żądane wpisy.
Na przykład zadanie "Tworzenie wpisów na blogu" można dodać do etapu Do, podczas gdy "Śledzenie wydajności" można umieścić w Check. Pobierz ten szablon
7. ClickUp Szablon FMEA procesu Lean Six Sigma
Szybkie wykrywanie potencjalnych zagrożeń i stworzyć plan działania za pomocą szablonu ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma Template
Zidentyfikuj ryzyko procesowe i opracuj plan jego eliminacji za pomocą szablonu ClickUp Szablon FMEA procesu Lean Six Sigma !
Zanim przejdziemy do funkcjonalności szablonu, należy zauważyć, że Process FMEA i Lean Six Sigma to metodologie doskonalenia procesów. Process FMEA ( Analiza przyczyn i skutków awarii ) obraca się wokół oceny i identyfikacji potencjalnych awarii (ryzyka) w procesie, podczas gdy Lean Six Sigma polega na ich eliminacji. Ten szablon łączy w sobie obie metodologie, aby pomóc Ci osiągnąć gwiazdę w doskonaleniu procesów i zwiększyć wydajność Twojej firmy.
Nie daj się przestraszyć wielu widokom - korzystanie z szablonu i poruszanie się po nim jest łatwe, gdy tylko je zrozumiesz.
Pierwszy widok to FMEA List view, w którym można utworzyć listę potencjalnych błędów (problemów) procesu. Szablon zawiera doskonałe przykłady, które pomagają wprowadzić prawidłowe informacje. Na przykład, masz listę potencjalnych problemów, które mogą wystąpić przy wypłatach gotówki z bankomatu, takich jak niewydawanie gotówki przez urządzenie lub nieprawidłowe działanie ekranu. Każdy problem jest szczegółowo opisany w kolumnach takich jak funkcja, potencjalne skutki awarii, dotkliwość i prawdopodobieństwo wystąpienia.
Widok RPN Computation zawiera listę zadań i ich RPN (numer priorytetu ryzyka). Liczba ta jest obliczana przez pomnożenie szacowanego bezpieczeństwa, prawdopodobieństwa wystąpienia i prawdopodobieństwa wykrycia. Pobierz ten szablon Bonus: Sprawdź Top 10 Six Sigma Templates to Elevate Your Process Improvement Game (10 najlepszych szablonów Six Sigma usprawniających procesy)
8. Szablon planu doskonalenia procesów Word by ProjectManagementDocs
Skorzystaj z szablonu planu usprawnienia procesu Word od ProjectManagementDocs, aby nakreślić swoje plany i udokumentować każdy istotny szczegół
Szablony z zaawansowanymi opcjami i wieloma widokami mogą oferować niesamowitą funkcjonalność, ale nie każdemu przypadną do gustu. Jeśli potrzebujesz prostego narzędzia, które pomoże ci przeanalizować i zarządzać procesami , zidentyfikować problemy i wdrożyć odpowiednie środki, szablon planu usprawnienia procesu Word autorstwa ProjectManagementDocs może być właśnie dla Ciebie.
Ten szablon Word dzieli plan na cztery sekcje:
- Granice procesu
- Konfiguracja procesu
- Metryka procesu
- Cele dlaPoprawiona wydajność W sekcji Process Boundaries należy określić początek i koniec procesu, który ma zostać poddany analizie. W ten sposób można upewnić się, że praca jest bezpośrednio ukierunkowana na proces bez marnowania zasobów.
Sekcja Konfiguracja procesu pomaga wizualnie przedstawić proces, który chcesz ulepszyć. Pozwala to wskazać nieefektywności i określić najlepsze sposoby radzenia sobie z nimi.
W sekcji Process Metrics można zdefiniować kryteria monitorowania wydajności i śledzenia postępów.
Sekcja Target for Improved Performance skupia się na celach i napędza ciągłe doskonalenie. To tutaj ustawisz mierzalne i realistyczne wskaźniki, które chcesz osiągnąć w przyszłości. Pobierz ten szablon
Szablony usprawniające procesy: Skrót do krainy wydajności
Wymienione szablony mogą pomóc w odwróceniu procesów i zapewnieniu ich wydajności i funkcjonalności. Co więcej, szablony te zachęcają do współpracy i pozwalają współpracownikom wnieść swoje dwa grosze i aktywnie uczestniczyć w każdej części procesu.
Szablony ClickUp, które tu widzisz, to tylko fragment możliwości platformy imponującej biblioteki z ponad 1000 opcji -eksploruj je za darmo!