Nikt nie jest doskonały. Ale wyobraź sobie różnicę, jaką każdy w organizacji może zrobić, jeśli sumiennie zbliży się do niej.
Przyznaję, to wciąż może być przesada lub nierealny cel. Mimo to organizacje rozwijają się, gdy istnieją ustrukturyzowane plany, dzięki którym każdy może z czasem stać się lepszy w tym, co robi, pomagając biznesowi i maksymalizując swoją wydajność.
Aby to osiągnąć, potrzebny jest ustrukturyzowany plan zarządzania i poprawy wydajności wszystkich członków zespołu.
Jako menedżer chcesz pomóc swoim teamom odnieść sukces. Przypływ unosi wszystkie łodzie, a jak wie każdy, kto brał udział w projektach grupowych nawet w szkole, zespół może zajść tak daleko, jak jego najsłabsze ogniwo.
Pomaganie zespołowi w doskonaleniu się może być jednak trudne, nawet gdy samemu pracuje się nad listą rzeczy do zrobienia i codziennymi zadaniami. Im bardziej można ustandaryzować ten proces, tym lepiej. I właśnie w tym miejscu do gry wkraczają szablony planów poprawy wydajności.
Czym jest szablon planu poprawy wydajności (PIP)?
Szablon planu poprawy wydajności to ustandaryzowany dokument, który pomaga tobie i każdemu, kim zarządzasz, zbudować strategię rozwijania umiejętności i zwiększania wydajności. Ponieważ jest on ustandaryzowany, jest świetnym narzędziem do zarządzania i poprawy wydajności Szablon HR do zarządzania teamami bez poświęcania zbyt dużej ilości czasu.
Na przykład, można zarządzać zespołem zgodnie z szablonem Metoda OKR ustawiania celów organizacyjnych. Odpowiedni szablon planu poprawy wydajności pomaga ustawić podobne plany dla każdego członka zespołu, co pozwala im pracować nad osiągnięciem wspólnych celów.
Co składa się na dobry szablon planu poprawy wydajności?
Nie ma jednego "najlepszego" szablonu planu poprawy wydajności, ponieważ "najlepszy" zależy całkowicie od tego, czego szukasz. Na przykład, możesz potrzebować szablonu, który będzie regularnie monitorował zaplanowane przeglądy wydajności . Lub potrzebujesz planu poprawy wydajności, który pomoże w lepszej alokacji zasobów .
Możesz chcieć poprawić zarządzanie obciążeniem pracą w całym zespole, ale niezależnie od przypadku, powinien mieć mierzalne cele i jasno nakreślają lub omawiają problemy związane z wydajnością. Mając to na uwadze, najlepsze szablony planów poprawy wydajności do zrobienia mają kilka wspólnych cech, na które można zwrócić uwagę:
- Prosty przegląd: Dzięki temu tworzony raport jest łatwy do przejrzenia, co pozwala każdemu gotowemu natychmiast wyciągnąć to, co jest potrzebne do oceny planów poprawy wydajności.
- Wizualny akcent. Nikt nie lubi długich akapitów lub wielozdaniowych wypunktowań (wiemy, że to ironia), więc im bardziej wizualny jest raport, tym lepiejraportowanie postępów pracownikatym lepiej wyczyszczone oczekiwania.
- Korzyści dla obu stron. Czy plan poprawy wyników ma sekcję "na wynos", która pokazuje dokładnie, co musi się wydarzyć w następnej kolejności? Jest to najlepszy sposób, aby upewnić się, że rekomendacje planu poprawy wydajności faktycznie zostaną zrealizowane, tak aby spełniały oczekiwania.
- Intuicyjne kodowanie kolorami. Możesz być zaskoczony, jak dużą różnicę może zrobić prosty kod kolorystyczny. Czerwony może oznaczać problem niskiej wydajności, żółty - spełnienie oczekiwań, a zielony - wysoką lub akceptowalną wydajność. Odpowiednie kolory pomagają tylko zmniejszyć zamieszanie i ustawić jasne oczekiwania.
- Łatwe dostosowanie w czasie. Nikt nie lubi planu poprawy wydajności pracy, który po utworzeniu nigdy nie może ulec zmianie. W końcu chcesz faktycznie śledzićwydajność pracowników i wszelkie informacje zwrotne, które rekomendujesz! Im bardziej elastyczny szablon, tym lepiej.
Nie ma znaczenia, jakiego dokładnie szablonu szukasz. Tak długo, jak plan poprawy wydajności udostępnia te cechy, jesteś na dobrym początku.
10 szablonów planów poprawy wydajności
Bez zbędnych ceregieli przejdziemy od razu do sedna sprawy. Podobny do szablony kroków akcji te szablony planów poprawy wydajności wyróżniają się tym, że są gotowe do działania, a jednocześnie są zgodne ze wszystkimi powyższymi najlepszymi praktykami.
Przejdźmy do naszych ulubionych.
1. Szablon planu działań naprawczych ClickUp
Szablon planu działań naprawczych ClickUp
Stworzony w formacie białej tablicy, ten szablon Szablon działań naprawczych ClickUp jest naszym faworytem wśród szablonów PIP ze względu na swój wizualny i przestrzenny charakter. Pełni on funkcję sześciu starannie oznaczonych kolorami sekcji, ułożonych w kolumnach, które mają intuicyjny sens, gdy czyta się je od lewej do prawej:
- Obszary do poprawy: Identyfikacja ogólnych kategorii, w których poszczególni członkowie zespołu mogą się poprawić.
- Problemy i przyczyny źródłowe: Możliwości w każdym obszarze, aby dokładnie zidentyfikować, co poszło nie tak lub słabe problemy z wydajnością, które należy poprawić i dlaczego.
- Możliwe rozwiązania: Bezpośrednie odniesienie się do zidentyfikowanych problemów z wydajnością wraz ze sposobami, w jakie pracownik lub zadanie może poprawić swoją wydajność pracy.
- Pomiar powodzenia: Dodanie odpowiedzialności i oceny do równania, aby ułatwić śledzenie postępów w zakresie zidentyfikowanych rozwiązań i tworzenie mierzalnych celów.
- Właściciele zadań: Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy w ramachprojektów i zadań z wieloma osobami przypisanymi.
- Oś czasu: Terminy ipotencjalne kamienie milowe aby utrzymać wszystkich w zadaniu wdrożenia zidentyfikowanych rozwiązań.
Łącząc kolumny, szablon ten jest ściśle powiązany z Podejście do celów SMART w ClickUp do zarządzania projektami i ludźmi. A jednak wszystko pozostaje na tyle proste, że można stworzyć szybkie plany poprawy nawet najbardziej złożonych problemów.
2. Szablon planu działania dla pracowników ClickUp
Szablon planu działania dla pracowników ClickUp
Szablon planu działania dla pracowników ClickUp ma inne podejście niż szablon działań na tablicy, o którym mowa powyżej. Ten ustrukturyzowany plan działania jest bardziej liniowy i zawiera jasny i prosty przegląd, który identyfikuje imię i nazwisko pracownika, jego rolę i przełożonego wraz z polem daty do wykorzystania w przyszłości.
Stamtąd można przejść bezpośrednio do raportu z incydentu dla konkretnego elementu, który wymaga poprawy wydajności. Raport z incydentu pozwala menedżerowi zawrzeć kilka szczegółów na temat konkretnego wyzwalacza, który powoduje, że pracownik wymaga poprawy wydajności, np. brak celów sprzedażowych lub nieprzestrzeganie protokołów.
Po tym następuje sekcja dotycząca ustaleń, pozwalająca na bardziej szczegółowe informacje na temat tego, co przyniosło dalsze dochodzenie w sprawie incydentu, oraz inicjatyw naprawczych mających na celu spełnienie oczekiwań.
Wreszcie, raport zawiera sekcję przeznaczoną dla menedżerów do bieżącej aktualizacji, zwaną "wskazaniami postępu" W miarę jak pracownik pracuje nad planem poprawy wyników, jest to sekcja, w której powodzenie może być świętowane zarówno przez menedżerów, jak i pracowników.
3. Szablon planu rozwoju pracownika ClickUp
Szablon planu rozwoju pracowników ClickUp
Nie każdy plan poprawy wydajności musi być wyzwalaczem negatywnego incydentu. Proaktywne zarządzanie oznacza pomaganie pracownikom w osiąganiu coraz lepszych wyników w miarę upływu czasu, niezależnie od ich bieżącej wydajności. Właśnie to Szablon planu rozwoju pracowników ClickUp pomaga śledzić.
W domyślnym widoku każdy członek zespołu otrzymuje element, który określa status jego planu poprawy wyników, jego podstawowe informacje i jakie możliwości rozwoju zawodowego zostały dla niego zidentyfikowane.
Pomaga to znaleźć przyczynę źródłową określonych problemów i pozwoli zaoszczędzić czas, nakreślając jasną ścieżkę do osiągnięcia oczekiwanych kamieni milowych postępu.
Sekcje od zrobionego do w trakcie pomagają menedżerowi dokładnie śledzić, na jakim etapie znajduje się dany pracownik w danym momencie. Ale to dopiero początek. Szablon zawiera również plan działu, który wchodzi na wyższy poziom celów poprawy i śledzenia w kierunku tych celów.
Tymczasem niestandardowe pola, takie jak wymagania kadrowe, oś czasu i nabyte umiejętności, pomagają menedżerom zawsze być na bieżąco z tym, na czym stoi ich zespół i którzy członkowie najbardziej potrzebują ciągłego rozwoju.
4. Szablon oceny wyników ClickUp
Szablon oceny wydajności ClickUp
Wygląda to jak zwykła agenda, ale to Szablon oceny wydajności od ClickUp posiada ukrytą moc. Poza łatwymi do przejrzenia sekcjami, takimi jak punkty do dyskusji i informacje zwrotne, ten dokument poprawy wydajności pozwala również menedżerom dokładnie określić, które inicjatywy i jakie priorytety są najważniejsze dla członków ich zespołu, gdy starają się zoptymalizować wydajność zespołu w czasie.
A to dopiero początek. Część tego szablonu poświęcona zarządzaniu wydajnością zawiera wykres, który może być wykorzystany przez pracownika i jego współpracowników do oceny siebie i siebie nawzajem w kategoriach takich jak zrozumienie pracy, umiejętności zawodowe i inne. Kody pomiarowe od U dla niezadowalającego do E dla doskonałego sprawiają, że wypełnienie tej sekcji jest proste i łatwe dla wszystkich zaangażowanych.
Wreszcie, szablon ten zawiera sekcję, która powinna być częścią oceny pracy każdego pracownika: osiągnięcia. Podczas gdy każdy potrzebuje poprawy w niektórych obszarach, skupienie się na tych potrzebnych ulepszeniach może sprawić, że łatwo będzie pominąć fakt, że ten pracownik prawdopodobnie świętował duże osiągnięcia i powodzenia w innych.
Uwzględnienie takiej sekcji w szablonie planu poprawy wyników tworzy bardziej pozytywną, zorientowaną na powodzenie kulturę pracy, równoważąc złe z dobrymi.
5. Szablon raportu wydajności ClickUp
Szablon raportu wydajności ClickUp
Ponieważ to Szablon raportowania wydajności przez ClickUp pokazuje, że nie każdy plan poprawy wydajności musi być połączony z wynikami poszczególnych pracowników. Zamiast tego podkreśla on podejście skoncentrowane na projekcie, które pomaga zarządzanemu zespołowi pozostać na dobrej drodze i realizować zadania zgodnie z ich oś czasu i rezultatów .
Sam szablon zawiera łatwy przegląd wielu projektów, co jest szczególnie pomocne dla menedżerów, którzy muszą dokumentować postępy w trakcie realizacji projektu na wielu poziomach. Poza ogólnym przeglądem oczekiwań firmy, zawiera on migawkę dla każdego projektu, który ma być raportowany, która zawiera procent czasu i budżetu wydanego, a także poczynionych postępów.
Wizualny charakter tych liczb sprawia, że szablon ten jest pomocnym raportem dla menedżerów, którzy chcą przekazać przegląd wszystkich zrobionych prac. Ponieważ szablon ten pozostaje przeglądem wysokiego poziomu, szczególnie dobrze sprawdza się w połączeniu z innymi raportami dotyczącymi wydajności projektów.
Na przykład, może być używany do przeglądania wielu zwinnych projektów dla interesariuszy wysokiego szczebla, podczas gdy bardziej szczegółowe raporty, takie jak retrospektywy sprintów można bardziej szczegółowo omówić każdy z tych projektów i ich oczekiwany postęp.
6. Szablon kwartalnej oceny wyników ClickUp
Kwartalny szablon oceny wyników ClickUp
Podczas gdy Kwartalny szablon oceny wyników ClickUp koncentruje się głównie na retrospektywnej ocenie pracownika, ale zawiera również przykłady planów poprawy wyników w przyszłości.
Udokumentuj, jak radził sobie członek Twojego teamu, co osiągnął i w jaki sposób te spostrzeżenia mogą prowadzić do planu poprawy przed następnym spotkaniem kwartalnym przeglądem wydajności .
7. Szablon planu ClickUp na 30-60-90 dni
Szablon planu ClickUp na 30-60-90 dni
Nowi pracownicy koniecznie potrzebują planu wdrożeniowego, który pomoże im poprawić się w ciągu pierwszych kilku miesięcy pracy w organizacji. Szablon planu ClickUp na 30-60-90 dni pomaga w tym wysiłku, umożliwiając ustawienie celów, które można zrealizować i udokumentowanie postępów nowego członka zespołu w ich realizacji. Zarówno budowanie planu 30-60-90 dniowego i mierzenie postępów są łatwe, podobnie jak udostępnianie planu nowemu pracownikowi. Jest to szczególnie ważne, aby utrzymać i zaplanować regularne wizyty kontrolne. Pomoże to również utrzymać pozytywne nastawienie pracowników.
8. Szablon ścieżki kariery ClickUp
Szablon ścieżki kariery ClickUp
Jeśli zajmujesz się mentoringiem członków swojego zespołu, szablon Szablon ścieżki kariery według ClickUp jest doskonałym narzędziem. Jest bardziej jakościowy narzędzie do oceny wydajności niż większość innych szablonów wzmiankowanych w tym przewodniku, pozwalając ci pracować ze swoim podopiecznym nad budowaniem celów kariery i mierzalnej ścieżki do ich osiągnięcia.
Wszystko to odbywa się w łatwym do zrozumienia, kolorowym wykresie, który ma doskonały sens dla oczekiwań firmy - nawet na pierwszy rzut oka.
9. Szablon formularza oceny pracownika ClickUp
Szablon formularza oceny pracownika ClickUp
Ustawienie jako interaktywny formularz, Szablon formularza oceny pracownika ClickUp działa dzięki swojej prostocie. Wypełniasz formularz, który wypełnia widok oparty na liście, który działa jako ocena.
Tymczasem niestandardowe pola, takie jak otrzymane nagrody i kamienie milowe, umiejętność pracy z zespołem, umiejętności techniczne i inne niestandardowe pola pomagają dokładnie określić, gdzie pracownik odniósł sukces, gdzie potrzebne są ulepszenia, a także ogólne oczekiwania firmy dotyczące wydajności pracy.
10. Szablon planu poprawy wydajności Microsoft Word by Template.net
Przez szablon.net
Szablon Microsoft Word Performance Improvement Plan (PIP) od Template.net to kompleksowy, edytowalny i nadający się do druku dokument zaprojektowany, aby pomóc firmom i organizacjom zwiększyć wydajność pracowników. Szablon ten służy jako ustrukturyzowany przewodnik dla menedżerów w celu nakreślenia obszarów poprawy, ustawienia jasnych oczekiwań i zdefiniowania mierzalnych celów dla pracowników osiągających słabe wyniki.
Korzyści z szablonów planów poprawy wyników dla Teams HR
Plany poprawy wydajności (PIP) to skuteczny sposób na zapewnienie, że pracownicy mają spotkania z oczekiwaniami i celami ustawionymi przez organizację. Są one istotną częścią każdego Zespołu HR zestaw narzędzi. Dobrze przygotowany szablon PIP może być wsparciem dla powodzenia procesu poprawy wyników poprzez zapewnienie spójnego formatu i struktury dla teamów do pracy.
Korzystanie z szablonu PIP usprawnia proces opracowywania, wdrażania i zarządzania planem poprawy wydajności. Zapewniając kompleksowe ramy, do których pracownicy mogą się odwoływać podczas tworzenia własnego planu, upraszcza to kroki wymagane do zmaksymalizowania skuteczności PIP. Dostęp do aktualnego szablonu PIP zapewnia, że pracownicy spełniają oczekiwania i cele organizacji, jednocześnie pozwalając na elastyczność.
Korzystając z szablonu PIP, ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne elementy zostały uwzględnione. Oprócz ustawienia oczekiwań i nakreślenia konkretnych celów, powinien on również zawierać informacje dotyczące oś czasu, obowiązków i konsekwencji.
Jak stworzyć plan poprawy wydajności
- Określenie oczekiwań: Jest to pierwszy krok w tworzeniu PIP i ważne jest, aby upewnić się, że oczekiwania są jasne i konkretne.
- Ustal cele: Ustawienie mierzalnych celów pomaga skupić się na planie i może być wykorzystywane jako punkty odniesienia w całym procesie.
- Wyznacz oś czasu: Określ, jak długo potrwa proces PIP, a także kiedy i w jaki sposób postępy powinny być weryfikowane.
- Przydzielenie zasobów: Upewnienie się, że istnieje wystarczająca ilość zasobów do wsparcia celów planu, takich jak dodatkowe szkolenia lub coaching.
- Przydziel obowiązki: Wyraźnie określ, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania w ramach procesu PIP.
- Monitorowanie postępów: Śledzenie postępów i dostarczanie informacji zwrotnych w celu zapewnienia, że cele są realizowane.
- Weryfikacja planu: Regularnie sprawdzaj proces PIP, aby ocenić, czy konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian.
- Wyznacz konsekwencje: Jeśli cele nie zostaną osiągnięte, ważne jest posiadanie systemu odpowiedzialności z jasno określonymi konsekwencjami za ich nieprzestrzeganie.
Przykłady planów poprawy wydajności
Plany poprawy wyników (PIP) są potężnym narzędziem, które zespoły HR mogą wykorzystać do rozwiązania problemu słabych wyników i absencji. Szablon PIP to świetny sposób na rozpoczęcie, gdy nie wiesz, od czego zacząć. Poniżej przedstawiamy sytuacje, w których opłaca się stworzyć własny szablon PIP:
- Gdy pracownik był wielokrotnie ostrzeżony o słabych wynikach pracy
- Gdy wydajność pracownika jest poniżej oczekiwań
- Gdy pracownik nie dotrzymuje terminów lub celów
- Gdy występuje rozbieżność między oczekiwaną a rzeczywistą wydajnością
- Gdy pojawiają się skargi od niestandardowych klientów lub współpracowników dotyczące zachowania lub postawy pracownika
Kiedy należy unikać stosowania planów poprawy wydajności
Chociaż szablony PIP są cennym źródłem informacji dla zespołów HR, istnieją pewne sytuacje, w których najlepiej jest ich unikać:
- Gdy wyniki pracownika wynikają z problemu pozostającego poza jego kontrolą.
- Jeśli źródłem problemu jest niewłaściwa komunikacja lub brak zasobów.
- Gdy postęp pracownika wymaga dodatkowego szkolenia, mentoringu lub coachingu, zanim będzie on w stanie poprawić swoje wyniki.
- Jeśli zakres obowiązków pracownika uległ zmianie i nie jest już
Zwiększ wydajność swojego zespołu dzięki szablonom PIP
Który menedżer nie chciałby, aby jego zespół funkcjonował jak dobrze naoliwiona maszyna? Oczywiście osiągnięcie takiego stanu to ciężka praca. Każda pomoc w maksymalizacji wydajności i produktywności każdego z członków teamu jest niezbędna. To właśnie sprawia, że szablon planu poprawy wydajności jest tak ważnym narzędziem w skrzynce narzędziowej każdego menedżera.
Szablony planów działania można wykorzystać do naprawienia konkretnego błędu lub stworzenia bardziej ogólnego planu rozwoju. Jest to równie dobre narzędzie do wdrażania nowych pracowników, jak i do połączenia wydajności z bieżącymi projektami.
Musisz tylko wiedzieć, jakiego szablonu użyć, a ten wybór może ci w tym pomóc.
Mówiąc o zarządzaniu zespołem jak dobrze naoliwioną maszyną: właściwe zarządzanie projektami i narzędzie wydajności może pomóc i tobie - zwłaszcza, że jest darmowe na zawsze. Chcesz dowiedzieć się więcej o ClickUp i zacząć korzystać z powyższych szablonów? Zarejestruj się, aby zacząć już dziś .