Granice między działami i zdecentralizowana praca mogą sprawić, że zespół będzie chaotyczny. Wyzwania te są jeszcze bardziej widoczne w zespołach zdalnych i hybrydowych, często do tego stopnia, że jest bardzo oczywiste, że w miejscu pracy brakuje synergii współpracy.
Na szczęście najlepsze praktyki współpracy międzyfunkcyjnej stanowią ratunek dla silosowych teamów. Działają one poprzez ułatwianie komunikacji i współpracy w celu zharmonizowania multidyscyplinarnych działów. Marketing zazębia się ze sprzedażą, HR dostosowuje się do IT, silosy rozpadają się i dzieje się magia! 🪄
Niezależnie od tego, czy zmagasz się ze sprzecznymi priorytetami, czkawką komunikacyjną, czy też
opór przed zmianami
ten przewodnik jest dla Ciebie. Zbadamy, w jaki sposób współpraca międzyfunkcyjna ma na celu przełamanie tych barier i promowanie pracy zespołowej i komunikacji między rówieśnikami z różnych działów.
Czym jest współpraca międzyfunkcyjna i do zrobienia czego potrzebuje Teams?
Współpraca międzyfunkcyjna służy jako potężne antidotum na wszechobecną "mentalność silosu ", która ma tendencję do nękania organizacji wielooddziałowych. W silosowych teamach pracownicy mogą powstrzymywać się od udostępniania informacji współpracownikom z innego działu, co podważa wydajność i tłumi innowacje.
W walce z problemami blokującymi postęp, takimi jak silosy i odizolowane kultury pracy, tajną bronią staje się współpraca międzyfunkcyjna. To proaktywne podejście pielęgnuje środowisko, które ma wartość udostępniania wiedzy, motywując inne Teams i obszary funkcjonalne do współpracy w radzeniu sobie ze wspólnymi celami i wyzwaniami.
Współpraca może odbywać się organicznie, na przykład gdy projektant szuka pomocy w dziale sprzedaży, aby lepiej zrozumieć swoich odbiorców. Może być również planowana od samego początku, gdy cały projekt jest zorganizowany tak, aby obejmował współpracę między różnymi funkcjami. 🧑🤝🧑
To tak, jakby otworzyć drzwi oddzielające różne działy, pozwalając na połączenie umiejętności i perspektyw, co ostatecznie wspiera innowacje i usprawnia proces podejmowania decyzji. Współpraca między różnymi funkcjami nie tylko promuje poczucie jedności, ale także przekształca miejsce pracy w bardziej angażujące i satysfakcjonujące środowisko. Główna idea: Połączony wysiłek przewyższa sumę indywidualnych wkładów!
8 powodów, dla których warto wdrożyć współpracę międzyfunkcyjną w swoim Businessie (wraz ze wskazówkami)
Według badania badanie przeprowadzone przez Deloitte 83% zaawansowanych cyfrowo firm wykorzystuje moc cross-functional teams aby zachować "elastyczność" i "utrzymać przewagę konkurencyjną" Podczas gdy firmy na wczesnej scenie również cenią sobie ten rodzaj współpracy, często nie są w stanie wykorzystać odpowiednich zasobów, aby to osiągnąć.
Poniżej przedstawiamy osiem najbardziej godnych uwagi korzyści płynących z wielofunkcyjnej współpracy zespołów. Przeanalizujemy również kilka narzędzia do zarządzania projektami within ClickUp , najwyżej oceniane narzędzie do współpracy i zarządzania pracą, które może pomóc multidyscyplinarnym teamom w osiągnięciu pozycji gwarantującej powodzenie w przyszłości. 🛸
1. Zwiększona innowacyjność i kreatywność w pracy
Współpraca między różnymi funkcjami polega na wykorzystaniu harmonijnego współpracy zespołowej do odkrywania przełomowych pomysłów, które w przeciwnym razie zostałyby zignorowane w odizolowanych działach.
Doskonałym tego przykładem jest to, jak zespoły ds. rozwoju produktu i sprzedaży spotykają się, aby pracować nad funkcjami nowej aplikacji. Ci drudzy są bardziej świadomi niestandardowych bolączek klienta docelowego podczas gdy zespół ds. produktu ma umiejętności kodowania, aby wdrażać kreatywne nowe funkcje. Oba teamy udostępniając swoje perspektywy ostatecznie przyczyniają się do opracowania funkcjonalnego produktu, który z większym prawdopodobieństwem zdobędzie klientów.
Jeśli chcesz, aby różnorodne talenty w Twoim wielofunkcyjnym teamie połączyły się i stworzyły coś większego, skorzystaj z wielu nowoczesnych narzędzi do cyfrowej współpracy w ClickUp. 🌻
Weź Tablice ClickUp lub Mapy myśli na przykład - są jak most łączący umysły i pomysły, przekształcając innowacje w działanie!
Otrzymujesz nieskończoną liczbę cyfrowych tablic, na których międzyfunkcyjne Teams mogą współpracować podczas burzy mózgów i dyskutować na temat możliwości ich wdrożenia - w czasie rzeczywistym! Czy to planowanie sprintu platforma pozwala wszystkim znaleźć się w tym samym pomieszczeniu, pozwalając im wykazać się pomysłowością!
Współpracuj z klientami lub wewnętrznymi zespołami bardziej efektywnie dzięki wirtualnym Tablicom, aby pobudzać innowacje
Chcesz udostępniać swoje innowacyjne pomysły na różnych platformach? Seamless Integracja ClickUp z zewnętrznymi narzędziami i usługami , takimi jak Dysk Google i Slack usprawnia rozproszone dane i zapobiega powstawaniu silosów.
2. Szybsze rozwiązywanie problemów dzięki bardziej przejrzystym procesom
Jeśli kiedykolwiek oddawałeś się układaniu puzzli, prawdopodobnie spotkałeś się z tym frustrującym momentem, gdy nie możesz dostrzec nieuchwytnego elementu potrzebnego do uzyskania zakończonego obrazu. Tak jest często w przypadku rozwiązywania problemów w zamkniętych działach z powodu słabo udokumentowanych lub monitorowanych procesów - trudno jest wskazać, co jest nie tak.
Jednak dzięki dobrze połączonemu zespołowi podążającemu za przejrzyste procesy łatwiej jest zauważyć, co dokładnie nie działa tak, jak powinno, co szybciej doprowadzi Cię do momentu "ah-ha". 🧩
Podziel złożone projekty na łatwe do zarządzania zadania i nadzoruj całą swoją pracę za pomocą niestandardowych statusów, niestandardowych pól i nie tylko dzięki strukturze podziału pracy w ClickUp
Chcesz ustanowić przejrzyste procesy pracy między działami? Skorzystaj z dokładnego zarządzanie zadaniami w ClickUp. Przerywanie dużych cykli pracy podziel duże przepływy pracy /%ref/ na łatwe do zarządzania zadania, twórz podzadania i śledź postępy, umożliwiając szybkie wykrywanie i rozwiązywanie problemów.
Jeśli zauważysz jakiekolwiek problemy, niestandardowe parametry rozwiązywania problemów za pomocą Pola niestandardowe . Można na przykład kategoryzować i oznaczać kolorami poziomy priorytetów umożliwiając skupienie się w pierwszej kolejności na najbardziej krytycznych problemach. Dodatkowo, dodawanie terminów i Przypomnienia zapewnia terminowe rozwiązywanie problemów we wszystkich działach.
3. Zwiększona wydajność zadań
Wg Badanie Uniwersytetu Stanforda dobrze skoordynowane, współpracujące ze sobą teamy są o 50% bardziej wydajne w zakończonych zadaniach niż odizolowani pracownicy. Dlaczego?
Cóż, najlepsze zespoły wielofunkcyjne nie tracą czasu na powielanie wysiłków, ponieważ ich cykl pracy i obowiązki są jasne. Istnieje również wspólna wiedza na temat standardowych procedur operacyjnych i szacowanego czasu wymaganego do wykonania każdego zadania, co przyczynia się do tego, że zespół działa jak w zegarku!
Jako narzędzie do zarządzania zadaniami , ClickUp pomaga uczynić każdy obszar roboczy bardziej wydajnym, zorganizowanym i dostosowanym do potrzeb działu.
Z Śledzenie czasu ClickUp dzięki ClickUp możesz śledzić czas dowolnego procesu, dodawać notatki do wykorzystania w przyszłości i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Podobnie jak dobrze naoliwiona maszyna, minimalizuje przestoje i zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów. ⏳
Tworzenie kart czasu pracy i śledzenie czasu pracy w różnych działach w ClickUp
Stwórz repozytorium współdzielonych procesów i dokumentacji na stronie Dokumenty ClickUp i ciesz się szybszymi dostawami, opiniami i aktualizacjami. Dodatkowo, moc Automatyzacja ClickUp na wyciągnięcie ręki oznacza, że możesz pożegnać się z powtarzalnymi zadaniami i zamiast tego skupić się na realizacji wspólnych celów.
Pokochasz Funkcja wykrywania współpracy na żywo w ClickUp jeśli chcesz zapobiec zbędnej pracy. Daje ona znać, jeśli członek zespołu pracuje nad tym samym zadaniem lub dokumentem. Możesz kontynuować współpracę z wieloma kursorami lub poprawić sytuację, jeśli jest to błąd.
4. Lepsza komunikacja i zaangażowanie pracowników
Kiedy ludzie z różnych działów łączą siły, jest to jak tkanie flagi wspólnoty. 🕊️ Komunikacja w zespole jest siłą napędową każdego wielofunkcyjnego zespołu, kształtując jego kulturę i napędzając rozwój. Kluczem do osiągnięcia tych korzyści jest często korzystanie z lokalnych lub spotkania online i sesje burzy mózgów w celu omówienia bieżącej lub przyszłej pracy.
Większość multidyscyplinarnych Teamsów polega na komunikatorach i narzędzia do współpracy aby ułatwić płynny przepływ informacji między członkami Teams.
ClickUp jest idealnym rozwiązaniem zarówno do komunikacji synchronicznej, jak i asynchronicznej. Użyj Komentarze ClickUp w Dokumentach, aby umożliwić asynchroniczne opinie i dyskusje. Możesz nawet usprawnić zatwierdzanie w ramach cyklu pracy dzięki funkcji Funkcja proofingu , centralizująca informacje zwrotne i przyspieszająca proces dostarczania dokumentów, obrazów i wideo.
Jest jeszcze lepiej, gdy zintegrujesz ClickUp z narzędziami takimi jak Zoom , Microsoft Teams , Google Chat i Discord, ułatwiając połączenie z zespołami na różnych platformach!
Rozpoczynaj i dołączaj do spotkań bezpośrednio ze swoich zadań dzięki integracji ClickUp z Zoomem
Co więcej, ClickUp's Widok czatu , Kamienie milowe oraz Wzmianki również zwiększają ogólne zaangażowanie pracowników. Są jak klepnięcie kogoś w ramię w zatłoczonym biurze, zapewniając, że jest częścią rozmowy!
5. Holistyczne podejmowanie decyzji
Podejmowanie decyzji, zwłaszcza tych, które opierają się na wielu perspektywach zespołu, może być wyzwaniem. Jednak to właśnie w takich momentach powiedzenie "dwie głowy są lepsze niż jedna" naprawdę błyszczy.
Dzięki współpracy między zespołami, każda osoba staje się potęgą zbiorowej mądrości, dzięki czemu najlepszy możliwy wynik jest bardziej osiągalny. 🙌
Dobrze przemyślane decyzje muszą być jednak poparte danymi i właśnie w tym miejscu Pulpity ClickUp wkraczają do akcji, aby usprawnić proces podejmowania decyzji w zespole. Pulpity sprawiają, że dane i metryki zespołu są wizualnie dostępne. Dzięki bogactwu raportów i widżetów, lider zespołu zyskuje głębszy wgląd w każdy projekt lub aspekt wydajności, dzięki czemu rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji staje się dziecinnie proste.
Pulpity w ClickUp dają zwinnym kierownikom projektów szybki widok pozostałych zadań i priorytetów zespołu na dany tydzień, a także szczegółowe wykresy burnup i burndown
Możesz również wykorzystać Widoki ClickUp'a 15+ aby zagłębić się w procesy departamentalne w celu podejmowania ważnych decyzji. Na przykład Widok listy pomaga sortować i filtrować ogromne pola danych, podczas gdy widok Tablica Kanban i Kalendarz widoki są uwielbiane przez zwinnych kierowników projektów i liderów zespołów, którzy działają w napiętych terminach.
6. Lepsza alokacja zasobów dla całego zespołu
Współpraca krzyżowa w działaniu polega na optymalizacji zasobów. W jaki sposób? Wyobraźmy sobie dziwną sytuację między dwoma współpracownikami, Bobem z IT i Alice z Designu, którzy martwią się o swoje obciążenia pracą.
Biurko Boba jest zawalone pracą i uważa on, że jego działowi przydałoby się więcej stażystów. Alice uważa, że jej dział ma zbyt wielu stażystów i niewystarczające zasoby szkoleniowe, co sprawia, że kręcą kciukami. To klasyczny przykład złej alokacji zasobów w zespole składającym się z wielu działów.
W tym przypadku współpraca międzyfunkcyjna może działać jak mądry mediator, poprawiając sytuację poprzez sprawiedliwą alokację zasobów ludzkich. Koniec z wytykaniem palcami między Bobem i Alice - zapanował pokój, a przerwy na kawę wreszcie obyły się bez dramatów! 😁
Piękno efektywnej alokacji zasobów polega na tym, że nie chodzi tylko o równowagę obciążenia pracą, ale także o zdrowie psychiczne i wydajność wszystkich działów. Pomaga to w dotrzymywaniu terminów, zmniejszeniu wypalenia zawodowego i poprawie satysfakcji z pracy, tworząc w sumie sytuację korzystną zarówno dla teamu, jak i organizacji. ✅
Potrzebujesz pomocy w alokacji zasobów? The Widok zespołu w ClickUp jest jak widok z lotu ptaka na obciążenie zespołu pracą. Zapewnia przejrzystą wizualną reprezentację tego, kto robi co i kiedy, a dzięki możliwości przeciągania i upuszczania zadań między różnymi zasobami, zrównoważenie obciążenia pracą i przydzielanie zadań w oparciu o obciążenie staje się dziecinnie proste.
ClickUp zapewnia uproszczony widok, aby zobaczyć obciążenie pracą całego zespołu lub pojedynczej osoby, aby utrzymać ciągłość pracy
Teraz, jeśli chcesz dostosować oś czasu lub zreorganizować zależności zadań w obrębie działów Widok wykresu Gantta w ClickUp pozwala na zrobienie tego za pomocą kilku kliknięć, czyniąc Twój cykl pracy tak elastycznym, jak to tylko możliwe!
Wyświetlanie relacji między zadaniami w działach w widoku wykresu Gantta w ClickUp
7. Ulepszona nauka i rozwój
W klasie współpracy międzyfunkcyjnej pracownicy stają się zarówno uczniami, jak i nauczycielami. Jest to środowisko, w którym wiedza przepływa swobodnie między kolegami z różnych działów, umożliwiając im zdobywanie nowych umiejętności oraz udostępnianie pomysłów i doświadczeń. To ostatecznie pomaga Teams pozostać odpornymi i zjednoczonymi w obliczu wyzwań rynkowych. 🧑🎓
8. Większa odpowiedzialność i zaufanie
Rozbity team często obwinia się za niepowodzenia, ale zdrowe cross-funkcjonalne zespoły mają lepszą pozycję do ustalania odpowiedzialności i wspólnego wyciągania wniosków z niepowodzeń.
Współpraca międzyfunkcyjna wzmacnia poczucie własności, zapewniając:
- Każdy czuje się odpowiedzialny za określone ustawienie zadań
- Każdy członek zespołu wie, że jest istotnym elementem układanki
- Konflikty między teamami są rozwiązywane szybciej dzięki wspólnemu poczuciu odpowiedzialności
Wspólna praca nad projektami o różnych funkcjach buduje silniejsze relacje i zaufanie między członkami zespołu, sprzyjając pozytywnym i kulturę pracy opartą na współpracy .
Najlepsze praktyki dla efektywnej współpracy międzyfunkcyjnej
Aby w pełni wykorzystać potencjał współpracy międzyfunkcyjnej w swojej organizacji, należy przyjąć następujące najlepsze praktyki:
- Wyczyszczona komunikacja w zespole: Ustanowienie otwartych i przejrzystych kanałów komunikacji w celu zapewnienia swobodnego przepływu informacji między Teamsami
- Udostępnianie wspólnych celów: Wyczyszczone i zakomunikowane wspólne cele, aby zapewnić, że wszyscy pracują nad tym samym rezultatem
- Role i obowiązki: Nakreśl role i obowiązki każdego członka zespołu, aby uniknąć nieporozumień i powielania wysiłków
- Regularne spotkania: Zaplanuj regularne spotkania zespołów o różnych funkcjach w celu omówienia postępów, sprostania wyzwaniom i udostępniania aktualizacji
- Szacunek dla różnych perspektyw: Akceptuj i doceniaj różnorodne perspektywy i wiedzę wnoszoną przez każdy zespół, wspierając kulturę szacunku i integracji
- Narzędzia współpracy: Wdrożenienarzędzia do współpracy i technologie ułatwiające udostępnianie informacji i zarządzanie zespołem
- Mechanizm informacji zwrotnej: Stwórz bezpieczną przestrzeń dla członków zespołu do udostępniania swoich pomysłów i obaw, zapewniając ciągłe, wolne od uprzedzeń doskonalenie
- Rozwiązywanie konfliktów: Opracowanie procesu rozwiązywania konfliktów lub nieporozumień, które mogą pojawić się podczas współpracy między działami
- Odpowiedzialność: Ustanowienie jasnej hierarchii w ramach działów, tak aby każdy członek mógł być rozliczany ze swojego wkładu i commitów we wspólny wysiłek
- Świętowanie osiągnięć: Rozpoznawaj i świętuj kamienie milowe oraz organizujdziałania związane z budowaniem zespołu aby zwiększyć morale i motywację
4 szablony skutecznej współpracy międzyfunkcyjnej
Oto cztery Szablony ClickUp zaprojektowane z myślą o usprawnieniu i poprawie współpracy między różnymi teamami, zapewniając powodzenie projektów. 🥳
1. Szablon projektu międzyfunkcyjnego ClickUp
ClickUp Cross-Functional Project Template jest niezbędnym partnerem do zapewnienia zorganizowanej współpracy między zespołami
Potrzebujesz skrótu do adaptacji najlepszych praktyk współpracy międzyfunkcyjnej? Szablon Szablon projektu międzyfunkcyjnego ClickUp może być sprzymierzeńcem Twojego teamu!
Koniec z rozproszonymi dokumentami i zamieszaniem - w tym szablonie folderów znajdziesz dedykowaną przestrzeń dla każdego działu zaangażowanego w projekt, takiego jak:
- Program Management Teams
- Zespół ds. obsługi niestandardowej
- Sales Teams
Każda przestrzeń ma swoją własną listę zadań, co ułatwia użytkownikom skupienie się na obowiązkach departamentów i ogólnych. Prawdziwa magia dzieje się jednak w widoku Gantt. Dostarcza on wizualną mapę oś czasu projektu, pomagając dostrzec potencjalne problemy i wąskie gardła.
W widoku Obciążenie pracą, będziesz miał przejrzysty widok Pól niestandardowych, takich jak Budżet, Pozostały budżet, Firmowe OKR i Dział, umożliwiając efektywne zarządzanie zadaniami i zasobami.
Urgent Tasks działa jak czujny strażnik, chroniąc przed przeoczeniem zadania, podczas gdy Overview oferuje panoramiczny widok krajobrazu projektu. Dzięki Progress Tablica możesz zilustrować postęp projektu w postaci kart na tablicy.
Oprócz widoków, szablon zawiera Project Docs, w tym Program Charter do określania celów i definiowania interesariuszy Protokoły ze spotkań aby uchwycić agendy spotkań i kluczowe wnioski.
2. Szablon ClickUp Cross-Functional Projekt z podziałem na działy
Szablon ten utrzymuje porządek, zapewnia przejrzystość zadań i skutecznie monitoruje postępy
Pomyśl o Szablon projektu wielofunkcyjnego ClickUp z podziałem na działy jako osobisty asystent Twojego zespołu. Wszystko jest uporządkowane i możliwe do śledzenia według działów.
Każdy dodany dział otrzymuje dedykowaną przestrzeń na zadania. Na przykład w zakładce Marketing można dodawać zadania związane z kampaniami reklamowymi lub strategiami mediów społecznościowych.
Piękno tego szablonu polega na tym, że oferuje różne widoki dla każdego działu. Możesz przeglądać zadania w formacie listy, zobaczyć je ułożone na Tablicy lub sprawdzić, nad czym wszyscy pracują, korzystając z widoku Box. 👀
Szablon jest idealny do ustawienia zależności zadań między działami, drastycznie skracając czas potrzebny na planowanie złożonych cykli pracy. Użyj widoku Cross-Functional Gantt, aby zwizualizować te zadania na osi czasu.
Domyślne pola niestandardowe dodają więcej głębi do ćwiczeń monitorujących, umożliwiając ocenę wydajności, przypisywanie ról, śledzenie postępów i tasowanie zasobów.
3. Szablon wielofunkcyjnego planu projektu ClickUp
Połącz swój plan projektu między Teams i daj interesariuszom szczegółowe wytyczne, aby osiągnąć powodzenie
Poruszanie się po skomplikowanej sieci międzyfunkcyjnej pracy zespołowej może być dodatkowym wyzwaniem w przypadku obsługi wielu projektów. To właśnie tutaj Szablon wielofunkcyjnego planu projektu ClickUp wkracza jako gwiazda przewodnia, upraszczając planowanie i zarządzanie złożonymi projektami.
Szablon ten rozwija płynną strukturę dostarczania bezpośrednio w ClickUp, oferując zakres funkcji i widoków dostosowanych do wydajności i organizacji. 🌟
Znajdziesz tu dobrze zorganizowany widok listy, który porządkuje Funkcjonalne Rezultaty, grupując działania według ich odpowiedniego zespołu i statusu. Dostępny jest również widok Progress Tablica, będący doskonałym sposobem na śledzenie działań na poszczególnych scenach projektu. I oczywiście widok Gantt odsłania oś czasu projektu, pokazując zależności z krystaliczną przejrzystością. Aby dodać dodatkową warstwę wglądu, widok Product Timeline ujawnia czas trwania działań.
Z łatwością przydzielaj członków zespołu, angażuj interesariuszy, wyznaczaj osoby obserwujące projekt i ustawiaj osoby zatwierdzające dla różnych scen pracy. Eliminuje to nieporozumienia między zespołami i zapewnia spersonalizowany przegląd projektu w celu rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania.
4. Szablon dokumentów ClickUp Teams
Ten szablon jest najlepszym towarzyszem do efektywnej współpracy w zespole i zarządzania wiedzą
Szablon Szablon dokumentów ClickUp Teams jest połączeniem szablonów Notatki ze spotkania i Team Wiki, tworząc potęgę informacji na wyciągnięcie ręki. 👐
Komponent Meeting Notes jest jak ostre ostrze, przecinające paplaninę w celu uchwycenia istoty dyskusji. Zawiera staranną listę uczestników, dostarcza kluczowych połączeń (takich jak nagranie ze spotkania), wskazuje elementy akcji przypisane do poszczególnych osób, a także określa elementy porządku obrad wraz z odpowiadającymi im notatkami.
Szablon ten posiada również kompleksową Team Wiki, centralny hub, w którym można łatwo uzyskać dostęp do nazwisk członków zespołu i zrozumieć ich role w grupie.
Razem, ten szablon hybrydowy jest najlepszym narzędziem do informowania, organizowania i przygotowywania zespołu do działania!
Wykorzystaj współpracę między różnymi funkcjami dzięki ClickUp
Współpraca międzyfunkcyjna to jedna z tych funkcji, która jest powszechnie dostępna, ale tylko nieliczne Teams potrafią nią umiejętnie władać. Wielu menedżerów wciąż nie wie, jak egzekwować udostępnianie odpowiedzialności - a nawet się tego obawia!
Rzymu nie zbudowano w jeden dzień, ale dzięki dedykowanemu podejściu do współpracy możesz zacząć budować swoje imperium innowacji już dziś, wykorzystując moc ClickUp. 🏰 Zarejestruj się, aby uzyskać darmowe konto i uwolnij się od ograniczeń tradycyjnych silosowych cykli pracy!