El mejor software de gestión de tareas en 2026: comparación de 10 herramientas

Según un informe sobre la jornada laboral interminable, un trabajador medio recibe 117 correos electrónicos y 153 mensajes de Teams al día. Una buena parte de esos mensajes conlleva una tarea. El software de gestión de tareas sirve para capturarlos antes de que se pierdan.

Cada tarea tiene dos destinatarios. La persona que la realiza necesita registrarla en segundos y ver qué hay que entregar hoy. La persona que la espera necesita saber quién es el responsable y cuándo estará lista. Cuando un equipo adquiere una herramienta diseñada únicamente para el segundo destinatario, las personas que realizan el trabajo mantienen una lista privada aparte. Llamémosla la «lista oculta». El tablero oficial queda obsoleto y las reuniones de estado llenan ese vacío.

Esta guía clasifica 10 herramientas de gestión de tareas según el tipo de usuario al que se dirigen: plataformas para equipos, aplicaciones personales y las pocas que intentan dar servicio a ambos. Para cada herramienta, la pregunta es la misma: ¿las personas que realizan el trabajo introducirán sus tareas aquí o seguirán manteniendo una lista paralela?

❗️El cronograma de Planner requiere un plan de pago. El de monday.com se encarece a medida que tu negocio crece.

Si estás modificando las vistas del cronograma en Planner, Monday parece ser la solución. Pero los equipos que superan las 15 personas en Monday se topan con el mismo obstáculo. Esta lista de control para la migración te guía en el cambio que realmente perdura. 👇🏼

Resumen de los programas de gestión de tareas

¿Qué es un software de gestión de tareas?

El software de gestión de tareas se refiere a una categoría de herramientas en la que la unidad básica es la tarea: algo que puedes crear, asignarte a ti mismo o a un compañero de equipo, asignarle una fecha y realizar el seguimiento hasta que la tarea sea terminada. Los recordatorios, las tareas periódicas y una vista de lo que vence a continuación son las funciones mínimas. Todo lo demás son funciones adicionales.

Dentro de esta categoría, hay dos tipos de productos. Las aplicaciones de tareas personales, como Todoist, TickTick y Things 3, se centran en la lista personal y en la rapidez con la que se puede añadir una idea a ella. Las herramientas de tareas en equipo, como Asana, monday.com, Trello, Microsoft Planner, Jira y Wrike, se centran en proyectos compartidos, propietarios y estado. La «lista oculta» surge en el espacio que hay entre ambas. Una aplicación personal permite registrar información rápidamente, pero el equipo no puede verla; por su parte, una herramienta de equipo es visible para todos, pero el registro de información resulta lento. Algunas plataformas, entre ellas ClickUp, intentan ofrecer a cada persona una vista personal de las tareas que forman parte de los proyectos de equipo.

El proyecto compartido es también donde las herramientas de gestión de tareas empiezan a solaparse con los tipos más amplios de software de gestión de proyectos, pero responden a preguntas diferentes. Un gestor de tareas responde a «¿qué hago a continuación y está terminado?». Una plataforma de gestión de proyectos añade las preguntas que lo rodean: qué tareas dependen de otras, quién tiene capacidad y si todo el proyecto se entregará a tiempo. La diferencia entre la gestión de proyectos y la de tareas es importante a la hora de elegir, ya que una herramienta de proyectos puede resultar demasiado compleja para alguien que solo necesita una lista.

Cómo hemos seleccionado las 10: Una herramienta cumple los requisitos si su objeto principal es una tarea que se pueda crear, asignar, programar y cuyo estado se pueda seguir hasta que esté terminada. También debe incluir recordatorios, tareas periódicas y precios publicados o un plan Free permanente. Las herramientas que no han entrado en la selección, incluidos los entornos de trabajo centrados en documentos como Notion, se encuentran en la sección «A tener en cuenta» al final.

¿Por qué acaban los equipos teniendo listas ocultas?

Se crea una lista paralela cuando añadir una tarea al software de gestión de tareas del equipo lleva más tiempo que anotarla en otro sitio. La gente siempre elige la opción más rápida. La tarea acaba estando en dos sitios, y solo uno de ellos se mantiene actualizado.

Imagina un equipo de marketing de cinco personas que gestiona campañas en un tablero compartido. La diseñadora recibe tres solicitudes al día en Slack. Abrir el tablero, encontrar el proyecto adecuado y rellenar cuatro campos le lleva un minuto, así que, en lugar de eso, anota las solicitudes en la aplicación de notas de su móvil. Su tarjeta en el tablero lleva nueve días indicando «En curso». El responsable de marketing convoca una reunión de seguimiento para averiguar qué está pasando, y la reunión se convierte en el verdadero sistema de seguimiento.

Esta tendencia también se refleja en las opiniones. En G2, un gestor de proyectos describe cómo utiliza TickTick como un sistema personal para mantener en orden las pequeñas tareas en proyectos paralelos. Eso no es un fallo de TickTick, ni de la herramienta para equipos. Se trata de alguien que está creando la capa de captura que el software de su equipo no le proporcionaba.

Tienes tres opciones realistas:

Si tu propia lista es el punto de partida, estos ejemplos de listas de tareas te muestran cómo organizan los demás su vida personal.

¿Qué debes buscar en un software de gestión de tareas?

La herramienta adecuada te permite añadir tareas a tu lista más rápidamente. También debería facilitar la visibilidad para tu equipo, sin necesidad de crear copias adicionales. Por último, su plan Free debería adaptarse al tamaño de tu equipo. Estos seis criterios distinguen a las 10 herramientas de esta lista.

Los mejores programas de gestión de tareas en 2026

El mejor software de gestión de tareas depende del papel que desempeñes en la tarea. Las siete primeras herramientas están pensadas para equipos, empezando por aquella que también ofrece a cada persona una vista personal. Las tres últimas son aplicaciones personales.

1. ClickUp (ideal para mantener vistas personales y de equipo de una misma tarea)

ClickUp ofrece a cada usuario su propia vista de su trabajo y la mantiene vinculada a los proyectos del equipo. La página «Mis tareas» recopila las tareas que se te han asignado, tus recordatorios, los comentarios que te han dirigido y una lista personal para las tareas pendientes que aún no pertenecen a ningún proyecto.

Un responsable puede añadir tareas al LineUp de un compañero de equipo, una lista priorizada de lo que hay que terminar primero que aparece en la página de esa persona. El Planificador te permite arrastrar tareas a franjas horarias junto a los eventos de tu Calendario.

Volvamos a la diseñadora de antes. En pocos segundos, añade una solicitud de Slack a su lista personal. Cuando el responsable de marketing la traslada a la lista de campañas, sigue siendo la misma tarea, por lo que su estado, comentarios y fecha límite permanecen en un solo lugar. Gracias a la función «Tareas en varias listas», también puede permanecer en la cola del equipo de diseño sin necesidad de crear una segunda copia.

ClickUp Brain responde a preguntas sobre tareas en el entorno de trabajo de ClickUp y puede crear o actualizar tareas a partir de una indicación. A los «superagentes» de ClickUp se les pueden asignar tareas y realizar menciones como a cualquier compañero de equipo, y pueden localizar tareas que llevan tiempo sin actualizarse.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde flaquea: La flexibilidad de ClickUp también supone un coste de configuración. Los espacios, las carpetas, las listas, los campos personalizados y las vistas ofrecen al equipo muchas formas de organizar el trabajo, y los equipos que provienen de una herramienta con un único propósito, como una sencilla aplicación de tareas, necesitan tiempo para decidir la estructura.

Lo que opinan los usuarios reales sobre ClickUp

La opinión de un usuario dice:

Me gusta la coherencia, la estructura y la visibilidad de las tareas en ClickUp, y lo fácil que es ver quién es responsable de qué. Lo utilizo para estructurar las descripciones de las tareas con contexto, resultados esperados, recursos y plazos, y para hacer un seguimiento de la propiedad, la responsabilidad y la entrega de los proyectos. Me encantan las plantillas, los documentos, los formularios y las automatizaciones para estandarizar los procesos y reducir las tareas administrativas repetitivas. ClickUp me ayuda a llevar un control de mi trabajo y de las fechas límite, a seguir el progreso y los obstáculos, y a reducir la carga mental y la pérdida de trabajo entre traspasos. La configuración inicial fue bastante sencilla.

2. Asana (ideal para equipos multifuncionales que se rigen por normas)

La gestión de tareas de Asana se basa en reglas: una vez que el equipo acuerda cómo debe avanzar el trabajo, los desencadenantes y las acciones mantienen las tareas al día sin que nadie tenga que estar pendiente de ellas. Todos los planes de pago incluyen reglas ilimitadas, y cada usuario dispone de «Mis tareas», una lista personal con todo lo que se le ha asignado en todos los proyectos. Una tarea también puede pertenecer a varios proyectos, de modo que una tarea de revisión jurídica puede figurar tanto en la cola del lanzamiento del producto como en la del equipo jurídico con un único conjunto de comentarios.

Las reglas cobran mayor importancia cuando el retraso en una tarea debe afectar a la siguiente. Una pequeña empresa de reformas, por ejemplo, puede establecer una regla para que, cuando se produzca un retraso en una tarea de dependencia, todas las fechas límite posteriores se desplacen en consecuencia, en lugar de que el pintor se presente en una obra que aún no está lista. Ese es el tipo de operaciones en cadena que los equipos de operaciones, marketing y agencias gestionan cada semana, y es ahí donde Asana se sitúa cómodamente a medio camino entre un sencillo tablero y una suite de proyectos más compleja.

La IA de Asana se presenta en forma de «AI Teammates» y «Asana Dash», con cinco solicitudes por usuario al mes en los planes de pago y un límite mensual por cuenta que aumenta según el plan.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Dónde se queda corto: El plan Free de Asana está pensado para una o dos personas, por lo que un equipo no puede probar proyectos compartidos durante mucho tiempo sin pagar. El salto del plan Starter al Advanced es también donde se encuentran las metas, las carteras y la revisión. Los equipos que quieran aplicar la estructura de Asana a todo un departamento deberían optar por el nivel «Advanced» desde el primer día. Si lo estás comparando con la herramienta de Microsoft, esta comparación entre Microsoft Planner y Asana desglosa las diferencias.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Asana

La opinión de un usuario dice:

Soy desarrollador web autónomo y suelo tener unos tres clientes a la vez; antes, dedicaba gran parte de mi semana a responder al mismo correo electrónico: «Hola, ¿qué tal?». Ahora cada cliente tiene su propio proyecto en Asana y los añado como invitados, de modo que solo ven sus propias tareas y nada más. Pueden ver lo que está terminado y lo que queda por hacer, y dejan comentarios directamente en la tarea. El mes pasado, una clienta dijo que nunca había dado el visto bueno a un cambio en la página de inicio. Abrí la tarea y su comentario «tiene buena pinta, adelante» estaba ahí mismo con la fecha, y la conversación se resolvió en aproximadamente un minuto.

3. monday.com (Ideal para equipos que quieran crear sus propios tableros)

monday.com enfoca la gestión de tareas como algo que tú mismo configuras. Un tablero es una tabla de elementos, y tú decides qué columnas incluye: estado, propietario, fecha, prioridad, presupuesto, un enlace o un archivo. Esto lo convierte en una opción ideal para equipos de operaciones, recursos humanos y atención al cliente, cuyas «tareas» difieren de las de un equipo de desarrollo de software, ya que el tablero se adapta al proceso y no al revés.

Cada elemento se puede dividir en subelementos, y los tableros se pueden enlazar entre sí, de modo que una solicitud de un cliente en un tablero puede remitir al trabajo de entrega en otro. Cuando cambia el proceso de un equipo, se añade o se cambia una columna y se deja el resto del tablero tal y como está. Nuestra reseña completa de monday.com abarca la plataforma en su conjunto.

La IA de monday.com se integra en el tablero. Sidekick, el asistente sensible al contexto, responde a preguntas sobre tu trabajo. Las columnas de IA rellenan, clasifican o resumen los datos de cada elemento, y un equipo de agentes de IA se encarga por sí solo del trabajo rutinario.

Funciones destacadas

Precios

Cada plan de pago incluye una asignación mensual de créditos de IA, a partir de 1.000 en el plan Básico. Las funciones de toma de notas en reuniones y las columnas de IA están disponibles a partir del plan Estándar.

Valoraciones

Límites: La automatización está limitada según el plan. El plan Standard incluye 250 acciones de automatización y 250 acciones de integración al mes, un límite que un equipo muy ocupado puede agotar rápidamente; el plan Pro, por su parte, ofrece 25 000 acciones. Los equipos que tengan previsto automatizar la mayoría de los cambios de estado deberían optar por el plan Pro en lugar del Standard. Los equipos con un alto componente de ingeniería que lo comparen con un gestor de incidencias pueden leer este análisis comparativo entre monday.com y Jira.

Lo que opinan los usuarios reales sobre monday.com

La opinión de un usuario dice:

Como responsable de la visibilidad a nivel de programa de múltiples proyectos activos y en fase de desarrollo, monday.com me ha facilitado mucho desglosar el trabajo en tareas y mantener los cronogramas en un solo lugar, en lugar de tener que hacer malabarismos con hojas de cálculo dispersas o presentaciones de estado. El diseño visual del tablero me permite ver de un vistazo en qué punto se encuentra cada proyecto, y poder alternar entre las vistas de cronograma/Gantt y las vistas a nivel de tarea resulta especialmente útil, dependiendo de si tengo que elaborar informes o gestionar la ejecución diaria con el equipo. Además, es lo suficientemente flexible como para adaptar los tableros a diferentes tipos de proyectos, sin que ello suponga una curva de aprendizaje demasiado pronunciada para los nuevos miembros del equipo.

4. Trello (ideal para equipos pequeños que quieren poner en marcha un tablero Kanban hoy mismo)

Trello es la forma más rápida de reunir a un equipo en un tablero compartido. Las tarjetas se desplazan de izquierda a derecha por las listas, y eso es prácticamente todo lo que un nuevo usuario necesita aprender. Es la forma clásica de gestión visual de tareas, y resulta ideal para pequeñas agencias, grupos de estudiantes, equipos editoriales y cualquier persona cuyo trabajo tenga tres o cuatro fases.

Trello también se toma muy en serio la lista de tareas pendientes. Su «Bandeja de entrada» es un espacio personal que recoge las tareas pendientes del correo electrónico, Slack y Microsoft Teams antes de que las clasifiques en tableros, y está incluida en el plan Free. Planner, la vista de calendario de Trello, muestra las tarjetas programadas junto a tus eventos. Así, un jefe de equipo puede reenviar un correo electrónico de un cliente, dejarlo en la bandeja de entrada y colocarlo en el tablero adecuado durante la sesión de planificación del lunes. Las plantillas de tableros Kanban ya preparadas te ayudarán si prefieres no diseñar las listas tú mismo.

La IA viene incluida en el plan Standard. La función «Quick Capture», impulsada por IA, convierte los correos electrónicos y los mensajes en tarjetas, y la IA de Trello ayuda a redactar, corregir y generar ideas para las descripciones y los comentarios de las tarjetas.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde se queda corto: Trello no dispone de una forma nativa de enlazar tarjetas que dependan unas de otras, por lo que si una tarjeta se retrasa, las que dependen de ella no avanzan. Además, un tablero grande resulta difícil de leer como cronograma. Los equipos pueden añadir «Power-Ups», y esta guía sobre diagramas de Gantt en Trello explica las soluciones alternativas.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Trello

La opinión de un usuario dice:

Me gusta Trello porque su interfaz de usuario (UI/UX), limpia y visual, facilita la organización de tareas y proyectos. Sus integraciones con otras herramientas de productividad me ayudan a conectar mi flujo de trabajo, y la plataforma funciona de forma fiable para el trabajo diario. Su estructura de precios ofrece un buen retorno de la inversión para los equipos que necesitan una gestión de proyectos flexible. Es fácil incorporar a nuevos usuarios, y los recursos de asistencia disponibles son muy útiles. Las capacidades de IA de Trello también facilitan resumir información, organizar el trabajo y ahorrar tiempo.

5. Microsoft Planner (ideal para equipos que ya utilizan Microsoft 365 y Teams)

Microsoft Planner es el gestor de tareas que ya utilizan muchos equipos. Se incluye con Microsoft 365, funciona dentro de Microsoft Teams y en la web, y sus vistas personales —«Mi día», «Mis tareas» y «Asignadas a mí»— recopilan el trabajo de los planes compartidos. Las tareas asignadas en las notas de las reuniones y en Microsoft Loop también aparecen allí, lo que reduce en parte la brecha de la «lista oculta» para los equipos cuyo trabajo comienza en las reuniones de Teams.

La versión básica incluye las vistas «Cuadrícula», «Tablero», «Calendario» y «Gráficos», listas de control, rótulos y plantillas de planes personalizadas. Cuando el volumen de trabajo supera estas posibilidades, el Plan 1 de Microsoft Planner añade subtareas, carteras de proyectos y Sprints, dependencias entre tareas, metas, hitos y la vista «Cronograma». Estas plantillas de Microsoft Planner muestran cómo son las estructuras de los planes.

La IA de Planner, el «Planner Agent», requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot, que cuesta 30 dólares al mes por usuario. Con ella, puedes asignar tareas rutinarias al agente, generar informes de estado y convertir una meta en una lista de tareas basada en el plan. Las personas que no dispongan de Copilot pueden seguir colaborando en el plan, pero no pueden trabajar con el agente.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde se queda corto: Las funciones de Planner se distribuyen entre diferentes licencias. La vista de cronograma, la vista de personas, las metas y las dependencias requieren el Plan 1, y el Planner Agent necesita Copilot. En un equipo mixto, los usuarios con la versión básica no pueden ver las mismas vistas del mismo plan que el resto, por lo que el plan deja de ser el único lugar al que todos acuden. Los equipos que necesiten una planificación al estilo Gantt pueden comprobar primero cómo funcionan los gráficos de Gantt en Microsoft Planner.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Microsoft Planner

La opinión de un usuario dice:

Lo que más me gusta es lo fácil que resulta organizar el trabajo con él. Lo utilizo para hacer un seguimiento de las tareas, asignar trabajo, establecer fechas límite y supervisar el progreso sin que todo resulte complicado. La vista Tablero es muy clara, por lo que puedo ver rápidamente qué está pendiente, qué está en curso y qué ya está completado. Al formar parte de Microsoft 365, se integra a la perfección con Teams y otras aplicaciones de Microsoft que utilizo a diario. Esto resulta muy práctico, ya que no tengo que estar saltando de una herramienta a otra solo para consultar tareas y actualizaciones. En general, es una herramienta sólida para mantener organizados los proyectos pequeños y el trabajo diario. Ayuda al equipo a mantenerse coordinado y en sintonía sin añadir una complejidad innecesaria.

6. Jira (ideal para equipos de desarrollo de software que gestionan problemas mediante flujos de trabajo predefinidos)

Jira gestiona las tareas como problemas que avanzan a través de un flujo de trabajo definido por el equipo, y puede hacer que se respete dicho flujo. Se puede impedir que un problema pase directamente de «Abierta» a «Terminada», de modo que primero tenga que pasar por «Desarrollo completado» y «Control de calidad». Para los equipos de ingeniería, esa imposición es la clave: el tablero refleja lo que realmente ha ocurrido con el código, no lo que alguien se ha acordado de actualizar.

Para los ingenieros, esto también elimina la necesidad de mantener una lista privada. El tablero de sprints muestra a cada persona lo que tiene asignado en el sprint actual, y un problema no puede considerarse finalizado hasta que haya superado todos los pasos. Los equipos que trabajan en sprints pueden completar el ciclo completo en Jira, y esta guía sobre la gestión de un ciclo de sprint explica el ritmo a seguir.

Funciones destacadas

Precios

Las funciones de búsqueda, chat y agentes de Rovo están incluidas en todos los planes de pago, con un saldo mensual de 25 créditos de IA por usuario en el plan Estándar y de 70 en el plan Premium. El plan Free, para un máximo de 10 usuarios, no incluye Rovo.

Valoraciones

Dónde se queda corto: Jira está diseñado para equipos que piensan en tickets y flujos de trabajo. Los equipos de marketing, RR. HH. u operaciones suelen considerar que la configuración, los permisos y las pantallas de incidencias son más complejas de lo que su trabajo requiere, por lo que llevan un seguimiento de sus tareas en otro lugar y el tablero de ingeniería solo muestra la mitad del proyecto. Si a tus ingenieros les encanta y el resto lo evita, merece la pena echar un vistazo a estas alternativas a Jira; además , la comparación entre Linear y Jira ofrece una opción más sencilla para los equipos de producto.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Jira

La opinión de un usuario dice:

Jira es muy flexible. Puedo configurar tableros Scrum o Kanban, dividir el trabajo en épicas y tareas, y personalizar los flujos de trabajo para adaptarlos a la forma de trabajar de nuestro equipo. Los paneles y los informes de Sprints facilitan el seguimiento del progreso, y las integraciones con Confluence, Slack y GitHub mantienen todo enlazado a los tickets en un solo lugar.

7. Wrike (Ideal para equipos que gestionan un flujo constante de solicitudes y revisiones)

Wrike está diseñado para equipos que utilizan tareas para hacer un seguimiento de las solicitudes: estudios creativos, departamentos de marketing y grupos de servicios profesionales. El trabajo se divide en tareas con personas asignadas, archivos y calendarios, y los equipos pueden visualizarlo en un tablero Kanban, una tabla tipo hoja de cálculo o un gráfico de Gantt interactivo. El ciclo de retroalimentación es donde Wrike destaca: los editores y revisores pueden dirigir sus preguntas a un compañero concreto directamente desde la propia tarea, en lugar de hacerlo en un hilo de conversación aparte.

Imagina un equipo de diseño interno de 12 personas. Las solicitudes llegan, se convierten en una plantilla con un conjunto estándar de tareas en el plan Business, pasan por el flujo de revisión y se recopilan en un panel de control compartido que el director de marketing revisa los viernes. Ese es el tipo de trabajo que Wrike gestiona bien, y es escalable: el plan Business cubre de 5 a 200 usuarios. Una reseña detallada de Wrike aborda el conjunto más amplio de funciones.

La IA de Wrike se ofrece por niveles. El plan Team incluye AI Essentials: edición de contenido, resúmenes de comentarios, IA para tableros, priorización de la bandeja de entrada en el móvil y reglas de automatización redactadas en lenguaje sencillo. Wrike Copilot y los agentes de IA están disponibles a partir del plan Business, que incluye un paquete inicial de acciones de AI Elite, y los planes superiores añaden más funciones.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Dónde se queda corto: Wrike vende asientos en paquetes en lugar de por unidad: paquetes de cinco a 30 asientos, paquetes de 10 de 30 a 100 y paquetes de 25 a partir de ahí. El plan «Team» tiene un límite de 15 usuarios, por lo que un equipo en crecimiento se ve obligado a cambiar de plan y adquirir un paquete de licencias más amplio prácticamente al mismo tiempo. Los equipos que lo comparen con una herramienta centrada en la planificación pueden consultar el artículo «Microsoft Project vs. Wrike».

Lo que opinan los usuarios reales sobre Wrike

La opinión de un usuario dice:

Wrike resulta muy útil para mantener el trabajo de los proyectos estructurado y con visibilidad. Utilizo habitualmente la asignación de tareas, las fechas límite, las actualizaciones de estado y las vistas de proyecto para comprender las prioridades y realizar el seguimiento del progreso. Disponer de toda esta información en un solo lugar facilita la coordinación, especialmente cuando varias personas colaboran en el mismo proyecto.

8. Todoist (Ideal para personas que registran sus tareas escribiendo una frase)

Todoist es la mejor solución de esta lista para el problema de la captura de tareas. Su función «Añadir rápido» lee una frase y extrae la fecha, la hora, la repetición / periodicidad, el proyecto y la prioridad. Esa rapidez es la razón por la que es la aplicación que la gente utiliza junto a una herramienta de equipo, y por la que aparece tan a menudo como la parte personal de una configuración de dos herramientas.

El plan gratuito «Beginner» incluye cinco proyectos personales, tres vistas con filtros, diseños de tablero y lista, y recordatorios automáticos para tareas con fecha y hora. El plan «Pro» añade 300 proyectos personales, un diseño de calendario, duraciones de las tareas, gestión de bloques de tiempo, plazos, recordatorios personalizados y un historial completo de actividades. Un autónomo, por ejemplo, puede gestionar el trabajo para sus clientes y las tareas domésticas en proyectos separados y reservar tiempo para concentrarse en el calendario. Esta guía sobre la gestión de bloques de tiempo encaja muy bien con esa configuración, y el artículo «Notion vs. Todoist» aborda la alternativa que da prioridad a los documentos.

La IA de Todoist se centra en la captura. Ramble convierte el habla en tareas y Task Capture Assist lee texto, imágenes y documentos, con 10 sesiones al mes en el plan Beginner y uso ilimitado en los planes de pago. El plan Pro incluye Todoist Assist para automatizar tareas rutinarias y Email Assist, que convierte los correos electrónicos reenviados en tareas.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde se queda corto: Las funciones de colaboración de Todoist son limitadas hasta que pasas al plan Business. Cualquier plan permite compartir un proyecto personal con hasta cinco personas, y un equipo gratuito dispone de hasta cinco proyectos de equipo, pero para acceder al entorno de trabajo completo para equipos, con hasta 500 proyectos, roles y carpetas, es necesario el plan Business. Un departamento que necesite propietarios, estado compartido y elaboración de informes entre proyectos se quedará pequeño con esta opción. Para ver cómo se aborda la misma tarea personal con una planificación basada en IA, consulta Motion vs. Todoist.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Todoist

La opinión de un usuario dice:

Me gusta mucho lo sencillo y fácil de usar que es Todoist. Crear tareas, establecer fechas límite y organizar mi lista diaria de tareas me resulta rápido y sencillo. Me ayuda a mantenerme organizado y al día sin que la gestión de tareas resulte complicada ni abrumadora.

9. TickTick (ideal para la planificación personal, con Calendario y cronómetro de concentración integrados)

TickTick reúne las herramientas que la gente suele repartir entre tres aplicaciones personales: una lista de tareas, un calendario y un cronómetro de concentración. Las tareas se pueden clasificar en una matriz de Eisenhower en cuadrantes de urgencia e importancia, programarse en un calendario y gestionarse con un cronómetro Pomodoro que registra el tiempo de concentración dedicado a cada tarea.

Todo este conjunto convierte a TickTick en el lugar ideal para una «lista paralela» bien planificada: una capa de planificación privada que se suma a la herramienta del equipo en lugar de sustituirla. Un responsable puede guardar las notas de las reuniones dentro de cada tarea y consultar el calendario para ver los días en los que se acumula el trabajo, mientras que el estado del equipo se mantiene en el tablero compartido.

La página de precios de TickTick incluye las funciones de IA en su comparativa de planes, pero no las describe, así que ten en cuenta que la IA es un factor secundario a la hora de tomar una decisión.

Funciones destacadas

Precios

El plan gratuito incluye nueve listas con 99 tareas cada una, vistas Lista y Kanban, fechas en lenguaje natural, recordatorios y cinco hábitos. El plan Premium amplía estas cifras a 299 listas con 999 tareas cada una y añade múltiples vistas de calendario, una vista de Cronograma, duración de las tareas, recordatorios por correo electrónico y estadísticas completas.

Valoraciones

Donde se queda corto: La función de uso compartido de TickTick está pensada para unas pocas personas, no para un equipo. Una lista compartida admite dos miembros en el plan Free y 29 en el plan Premium, lo que es suficiente para un hogar o un proyecto pequeño, pero no para un departamento. Úsalo como sistema personal y gestiona el estado del equipo en una plataforma diseñada específicamente para equipos.

Lo que opinan los usuarios reales sobre TickTick

La opinión de un usuario dice:

Es fácil de usar y de empezar a utilizar: solo tienes que lanzarte y empezar a crear tareas al instante. Me gusta mucho poder crear subtareas, y todo va rápido y fluido al hacer clic y abrir elementos. Además, ¡es gratuito!

10. Things 3 (Ideal para usuarios de Apple que buscan una lista que solo tengan que comprar una vez)

Things 3, de Cultured Code, es un gestor de tareas personal para Mac, iPhone, Apple Watch, iPad y Vision Pro. Está diseñado para ayudar a una sola persona a planificar el día, gestionar proyectos y trabajar para alcanzar sus metas, y ha ganado dos veces el Apple Design Award. En una categoría repleta de suscripciones mensuales, Things se adquiere mediante un pago único por plataforma.

La aplicación está diseñada en torno a una lista diaria sencilla. Recopilas las tareas en la Bandeja de entrada, eliges cuáles van en «Hoy» y clasificas el resto en proyectos y áreas. Las tareas pueden llegar desde otras aplicaciones a través de la hoja para compartir, desde Recordatorios de Apple o por voz a través de Siri, por lo que puedes registrarlas desde cualquier lugar en el que aparezcan. No incorpora IA, lo que resulta ideal para cualquiera que quiera una lista que no le complique la vida.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Sus limitaciones: Things 3 solo funciona en dispositivos Apple y está diseñado para una sola persona. No hay versión para Windows, Android ni aplicación web, y tampoco permite el uso compartido de proyectos, por lo que no puede ser el sistema de trabajo de un equipo que utilice distintos dispositivos. Todo lo que un compañero de equipo necesite ver debe copiarse manualmente en la herramienta del equipo.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Things 3

La opinión de un usuario dice:

Yo utilizo Things para mi vida personal, como ya he mencionado, y lo integro con Notas y Calendario de Apple (mediante atajos). Para el ámbito empresarial, Todoist es mejor a la hora del uso compartido de tareas, comentarios y adjuntos. Además, ya se integra con el calendario de Google Workspace. Pero Things es perfecto para uso personal o para empresas individuales (por ejemplo, autónomos).

Otras herramientas de gestión de tareas que vale la pena tener en cuenta

Notion (desde 12 $/usuario/mes) gestiona las tareas como filas de una base de datos dentro de las páginas, lo que resulta ideal para equipos que desean tener documentos y tareas en un mismo lugar. Su objeto principal es una página, por lo que no superó la prueba de inclusión en esta lista, y los equipos con muchas tareas acaban creando su propio sistema de gestión de tareas.

Basecamp (desde 15 $ al mes por usuario) reúne tareas pendientes, foros de mensajes y la posibilidad de realizar un uso compartido de la información con los clientes en un único espacio de proyecto, algo que gusta a las agencias por la visibilidad que ofrece a los clientes. El inconveniente es la personalización: los usuarios señalan que es menos configurable que la mayoría de las herramientas aquí presentadas.

Any.do (desde 4,99 $/usuario/mes) es una agenda personal con integración con el Calendario y recordatorios inteligentes en todos los dispositivos. El inconveniente es su falta de profundidad: cubre bien la planificación diaria, pero ofrece muchas menos funciones de gestión de equipos que las herramientas para equipos mencionadas anteriormente.

¿Cómo elegir el software de gestión de tareas adecuado?

Empieza por la lista paralela que ya tiene tu equipo. Pregunta a la persona que tiene más tareas fuera de la herramienta oficial de dónde proceden esas tareas y por qué no las introduce en ella. Su respuesta te indicará cuál de las tres configuraciones mencionadas anteriormente se adapta mejor a tu equipo.

La rapidez suele ser parte de la respuesta. El análisis de Capterra sobre un año de opiniones sobre gestión de tareas sitúa el rendimiento lento del sistema en lo más alto de su lista de retos habituales, y una herramienta lenta es la forma más rápida de acabar pasando las tareas a una aplicación de notas.

Antes de cambiar, lleva a cabo un proyecto real con la nueva herramienta durante dos semanas con todo el equipo, incluida la persona que actualmente lleva la lista paralela. Si al final de la segunda semana esa persona sigue anotando tareas en otro sitio, el proceso de registro es demasiado lento, independientemente de lo que diga la lista de funciones.

Coloca cada tarea donde el equipo pueda verla

El error más costoso es comprar una herramienta diseñada para el seguimiento y esperar que el registro se haga por sí solo. Cuando añadir una tarea lleva más tiempo que anotarla, la lista oculta vuelve a aparecer, el tablero se queda obsoleto y las reuniones de seguimiento vuelven a hacerse cargo del control.

Sea cual sea la herramienta que elijas, evalúala en función de lo que ocurra en esas reuniones. Cuando el tablero está al día, la persona que espera una tarea puede ver quién es el responsable y cuándo estará lista sin tener que preguntar. Cuando las reuniones no dejan de crecer, las tareas están en otro sitio.

ClickUp se ha diseñado precisamente para resolver este problema. La «Lista personal», el «Bloc de notas» y las tareas del «Chat» ofrecen a cada persona un lugar rápido donde anotar su trabajo, y cada una de esas tareas es la misma que el equipo realiza en sus proyectos de seguimiento. La página «Mis tareas» y «LineUp» muestran a cada persona qué debe terminar primero, y los «Superagentes» pueden señalar las tareas que llevan tiempo sin actualizarse, antes de que sea necesario celebrar una reunión para averiguarlo.

Preguntas frecuentes sobre los mejores programas de gestión de tareas

¿Cuál es la mejor aplicación gratuita de gestión de tareas?

La mejor aplicación gratuita de gestión de tareas depende del tamaño del equipo. Para un equipo, el plan Free Forever de ClickUp incluye tareas ilimitadas y miembros ilimitados, mientras que el plan Free de Trello admite hasta 10 colaboradores por entorno de trabajo. Para una sola persona, el plan Free «Beginner» de Todoist incluye cinco proyectos personales con recordatorios, y el plan Free de TickTick incluye nueve listas con un calendario y un temporizador Pomodoro.

¿Tiene Office 365 un gestor de tareas?

Sí. Microsoft Planner se incluye con Microsoft 365 y funciona en Microsoft Teams y en la web, con las vistas «Mi día», «Mis tareas», «Tablero», «Cuadrícula», «Calendario» y «Gráficos». La vista «Cronograma», la vista «Personas», las metas y las dependencias requieren el plan Planner 1, que cuesta 10 $ al mes por usuario con facturación anual, y el agente de Planner necesita una licencia de Microsoft 365 Copilot.

¿Cuáles son las mejores herramientas de IA para la gestión de tareas?

La IA más potente para la gestión de tareas se basa en tus datos reales de tareas. A los «Super Agents» de ClickUp se les pueden asignar tareas y realizar menciones con @; Asana incluye un cupo mensual de solicitudes de IA en los planes de pago, con solicitudes adicionales a 0,50 $ cada una; monday.com incluye créditos mensuales de IA en los planes de pago; y Ramble, de Todoist, convierte el habla en tareas. Comprueba cómo se mide el uso de la IA en cada herramienta, ya que los créditos, las solicitudes y las licencias independientes modifican el precio real.

¿Cuál es el mejor software de gestión de tareas para pequeñas empresas?

Para una pequeña empresa, el mejor software de gestión de tareas es aquel cuyo plan gratuito o básico cubra a todo tu equipo. ClickUp, Trello y Jira tienen planes gratuitos que sirven para más de dos personas, y el plan gratuito de Wrike no tiene límite de usuarios, pero limita las tareas activas a 200. Los planes gratuitos de Asana y monday.com se limitan a dos.

¿Qué es una buena aplicación de gestión de tareas personales?

Todoist, TickTick y Things 3 son las mejores aplicaciones de gestión de tareas personales. Todoist es la más rápida para introducir tareas en lenguaje sencillo; TickTick incluye un Calendario, un registro de hábitos y un cronómetro Pomodoro; y Things 3 es una compra única para dispositivos Apple. Si tus tareas personales también deben aparecer en proyectos en equipo, una plataforma como ClickUp te permite gestionar ambas cosas en la misma tarea.