![Las 20 mejores herramientas de software de gestión de tareas para mejorar tus flujos de trabajo [Edición 2025]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-21.gif)
Hace unos años, me di cuenta de que el problema no era la carga de trabajo de mi equipo, sino cómo la gestionábamos. Cuando las tareas se acumulaban, los plazos se incumplían y la motivación se resentía, era solo porque no teníamos un sistema claro.
Las investigaciones revelan que hasta un 41 % de los trabajadores experimentan estrés debido a sus elevadas cargas de trabajo.
Encontrar la herramienta de gestión de tareas adecuada transformó por completo nuestro trabajo. Me proporcionó la visibilidad y la estructura necesarias para establecer plazos realistas, equilibrar las cargas de trabajo y ayudar a todos a evitar el agotamiento.
Por eso, mi equipo de ClickUp y yo hemos elaborado esta guía con las 20 mejores herramientas de gestión de tareas. Hemos destacado las funciones clave, los límites y los precios para que puedas encontrar la herramienta perfecta para asignar tareas, priorizar de forma eficaz y mantener tus flujos de trabajo funcionando sin problemas. 🌟
⏰ Resumen de 60 segundos
- ClickUp: el mejor gestor de tareas en general.
- Asana: ideal para equipos remotos.
- Jira: ideal para profesionales de TI con experiencia.
- Monday.com: ideal para equipos de marketing y PMO.
- Trello: ideal para equipos pequeños.
- Hive: el mejor software de gestión de tareas para la colaboración en equipos con múltiples niveles.
- MeisterTask: el mejor para la gestión de tareas Kanban.
- nTask: el mejor software de gestión de tareas para la programación.
- ZenHub: ideal para equipos de software.
- Zoho Projects: ideal para la gestión de proyectos complejos.
- ActiveCollab: ideal para una experiencia de gestión de tareas personalizada para flujos de trabajo basados en clientes.
- Wrike: el mejor para la gestión de flujos de trabajo escalables.
- Todoist: ideal para equipos con un presupuesto limitado.
- ProofHub: ideal para el seguimiento detallado de tareas.
- SmartTask: ideal para gestionar múltiples proyectos.
- HubSpot (HubSpot Task Management): ideal para tareas de CRM.
- Paymo: ideal para tareas y reservas de clientes.
- TimeCamp: ideal para el control de tiempo y las tareas de facturación.
- Any. do: ideal para crear listas de tareas pendientes.
- Smartsheet: ideal para la gestión de tareas en formato hoja de cálculo.
¿Qué debe buscar en un gestor de tareas?
Para equipos colaborativos como el mío, el software de gestión de tareas no solo ayuda a identificar, supervisar y gestionar tareas. Va más allá de ser una simple lista de tareas pendientes y ofrece funciones para colaborar de manera eficiente en flujos de trabajo elaborados para completar metas de manera eficaz.
El mejor software de gestión de tareas permite a mi equipo establecer plazos, priorizar tareas, realizar el seguimiento del progreso y ajustar los calendarios con facilidad, lo que se traduce en una toma de decisiones más fluida. Otras funciones útiles que priorizamos son:
- Flexibilidad: según mi experiencia, un buen software de gestión de tareas siempre tiene una interfaz fácil de usar. Es una ventaja que funcione correctamente en todos los principales sistemas operativos y dispositivos, lo que le da a mi equipo más control sobre el trabajo diario.
- Control del tiempo: Creemos que lo mejor es optar por una solución de gestión de tareas que nos permita mejorar nuestra gestión del tiempo mediante un control de tiempo fluido.
- Automatización de tareas: a medida que tu empresa crece, la automatización desempeña un rol clave en la expansión sostenible de tu base de tareas. El mejor software de gestión de tareas nos permite automatizar las tareas administrativas periódicas, lo que deja a todos más tiempo para centrarse en tareas de alto nivel que exigen un mayor esfuerzo cognitivo.
- Soporte para la comunicación: Como dirijo un equipo distribuido y muy ocupado, valoro las herramientas que facilitan las discusiones productivas relacionadas con las tareas, el uso compartido de archivos y los anuncios instantáneos.
- Informes y análisis: Hemos observado que los programas de gestión de tareas de calidad ofrecen funciones de elaboración de informes para registrar y analizar información (como datos de entrada y salida, ausencias y horas extras) con fines de análisis de la productividad, facturación y gestión de nóminas.
- Integración con otras herramientas: Puede que esto sea una preferencia personal, pero me gusta que mi sistema de gestión de tareas se integre con otros programas que utilizamos, como aplicaciones de mensajería, herramientas de gestión de proyectos y asistentes de escritura, simplemente porque esto elimina el cambio de contexto y facilita mucho la colaboración en equipo y el seguimiento de las tareas 😇.
Los 20 mejores programas de gestión de tareas de un vistazo
No todas las herramientas de gestión de tareas son iguales. Algunas son versátiles, mientras que otras se centran en funciones específicas, como las dependencias entre tareas.
Finalmente, hemos seleccionado los 20 mejores programas de gestión de tareas que no podían faltar en nuestra lista. Los hemos elegido cuidadosamente tras tener en cuenta diversos criterios, como el conjunto de funciones y la asequibilidad, para que puedas encontrar algo que se adapte a tus necesidades inmediatas. 🧐
Aquí tienes un resumen de nuestra lista, seguido de reseñas detalladas y sinceras de cada software:
| Software | Lo mejor para | Funciones destacadas | Nivel gratis |
| ClickUp | Gestión general de proyectos y tareas | Gestión de tareas versátil y con IA, con una excelente relación calidad-precio. | Disponible |
| Asana | Equipos remotos | Creador de flujos de trabajo sin código y seguimiento de tareas entre equipos | Disponible |
| Jira | Profesionales de TI con experiencia | Seguimiento ágil de tareas y múltiples personalizaciones. | Disponible |
| Monday.com | Equipos de marketing y PMO | Gestión de tareas de marketing con supervisión OKR definida. | Disponible (tras una versión de prueba gratuita) |
| Trello | Equipos pequeños | Interfaz sencilla y funciones de automatización de tareas. | Disponible |
| Hive | Colaboración en equipo en múltiples niveles | Paneles de tareas personalizados y múltiples herramientas de comunicación en tiempo real. | Disponible |
| MeisterTask | Gestión de tareas Kanban | Tableros Kanban y cronogramas limpios y estructurados de forma lógica. | Disponible |
| nTask | Planificación visual | Generador de tareas unificado y hojas de programación | No |
| ZenHub | Equipos de software | Conecta las tareas del proyecto con GitHub. | No |
| Zoho Proyectos | Gestión de proyectos complejos | Accede a las tareas desde diferentes aplicaciones de Zoho. | Disponible |
| ActiveCollab | Gestión de tareas personalizada para flujos de trabajo basados en clientes. | Seguimiento de tareas y control de tiempo a nivel de proyecto y gestor de tareas personal. | No |
| Wrike | Gestión de flujos de trabajo escalable | Planificación jerárquica de tareas y elaboración de informes avanzados. | Disponible |
| Todoist | Teams con presupuesto limitado | Tiene compatibilidad con el lenguaje natural para la captura de tareas. | Disponible |
| ProofHub | Seguimiento detallado de tareas | Ofrece informes detallados sobre la finalización de tareas. | No |
| SmartTask | Gestión de múltiples proyectos | Función dedicada «Carteras de proyectos» con paneles intuitivos. | Disponible |
| HubSpot | Tareas de CRM | Genera tareas desde tu bandeja de entrada de correo electrónico. | Disponible |
| Paymo | Tareas y reservas de clientes | Reserva de horarios bien estructurada y flujos de tareas relacionados. | Disponible |
| TimeCamp | Control de tiempo y tareas de facturación | Entradas de tiempo con un solo clic y presupuestación del tiempo dedicado a las tareas. | No |
| Any. Pendiente | Creación de listas de tareas sencillas y planificadores diarios | Listas compartidas para un seguimiento claro de las responsabilidades. | Disponible |
| Smartsheet | Gestión de tareas al estilo de una hoja de cálculo | Permite combinar varias hojas para obtener una panorámica consolidada de las tareas. | Disponible |
Los 20 mejores gestores de tareas
1. ClickUp: el mejor gestor de tareas en general.
Puede que seamos un poco parciales, pero ClickUp ha demostrado repetidamente ser la mejor solución de gestión de tareas tanto para particulares como para profesionales y equipos. G2 lo considera el software de gestión de tareas y de gestión de tareas en equipo mejor valorado, ¡ocupando el primer puesto en más de 15 categorías competitivas!
Lo que hace que ClickUp destaque es su compatibilidad integral con tecnología de IA para gestionar tareas y prioridades, supervisar el progreso y mantener la productividad.
📮ClickUp Insight: Un trabajador del conocimiento típico tiene que conectarse con 6 personas de media para realizar su trabajo. Esto significa ponerse en contacto con 6 contactos clave a diario para recopilar información esencial, alinear prioridades y hacer avanzar los proyectos.
La lucha es real: los seguimientos constantes, la confusión entre versiones y los agujeros negros de visibilidad erosionan la productividad del equipo. Una plataforma centralizada como ClickUp reúne las tareas y las conversaciones, las mejora con información y acciones de IA, y pone el contexto al alcance de tu mano al instante.
Cómo utilizamos ClickUp para la gestión práctica de tareas
El uso que mi equipo hace de ClickUp es bastante sencillo. Para empezar, utilizamos tareas de ClickUp para todo, desde la planificación y programación centralizada de tareas hasta el seguimiento de las asignaciones individuales.
Podemos clasificar las tareas del equipo por tipo y establecer el estado de las tareas personalizadas, desde «Pendiente» hasta «Terminada», para facilitar el seguimiento. Podemos utilizar tantos campos personalizados como queramos para establecer plazos, añadir personas asignadas y definir otros detalles que queramos seguir o filtrar. Para cada tarea asignada, nuestro equipo también puede:
- Añade enlaces y comentarios para centralizar el conocimiento contextual y los debates.
- Especifica las dependencias entre tareas para ofrecer visibilidad en la gestión de la programación.
- Defina subtareas y listas de control para respaldar entregables extensos.
- Utiliza @menciones y elementos de acción para delegar tareas y compartir actualizaciones.
Nuestra vista de tareas es, de forma predeterminada, una ventana emergente, pero también podemos minimizarla a una barra lateral o a la bandeja de tareas si queremos mantener accesibles nuestras listas de tareas individuales o realizar un seguimiento del tiempo a medida que avanzamos.
Y, si nos enfrentamos a una carga de trabajo abrumadora, identificamos qué tareas otorgar prioridad y cuáles dejar en segundo plano utilizando ClickUp Task Priorities y sus etiquetas codificadas por colores.
ClickUp Calendar te ayuda a planear los cronogramas de los proyectos, priorizar tareas, realizar el uso compartido de calendarios con tus compañeros, programar y unirte a eventos, y ajustar la duración de los eventos arrastrando y soltando tareas en el calendario. Puedes visualizar tu trabajo en múltiples vistas, incluyendo vistas diarias, semanales o mensuales, y configurar alertas y recordatorios para que siempre cumplas con los plazos.
También aligeramos la carga de trabajo del equipo con ClickUp Automatons, que nos permite automatizar tareas que requieren mucho tiempo, como revisar correos electrónicos u organizar documentos.
La verdadera magia de ClickUp reside en su capacidad para romper las barreras tradicionales entre la comunicación y la ejecución de tareas.
Las herramientas tradicionales de gestión del trabajo obligan a los equipos a hacer malabarismos con múltiples aplicaciones, cambiando constantemente entre plataformas de chat, rastreadores de proyectos y canales de comunicación.
ClickUp Chat rompe con esta fragmentación y crea un espacio de trabajo unificado en el que las conversaciones y las tareas conviven en armonía. Conéctese con su equipo en mensajes directos privados o conversaciones grupales y haga que los proyectos sigan avanzando mediante la lluvia de ideas, el uso compartido de información sobre el progreso y las rápidas videollamadas, todo ello desde ClickUp. Así es como se hace:
- El chat se une a las tareas: vincula las conversaciones directamente con las tareas y los proyectos para obtener contexto al instante.
- Convierta las palabras en acciones: con un solo clic, convierta cualquier mensaje en una tarea y realice un seguimiento de la misma. La IA de ClickUp incluso rellena la descripción y los detalles de la tarea por usted.
- Mantén el orden: los hilos de chat permanecen conectados a tu flujo de trabajo, lo que permite que todos estén en sintonía y se reduzcan los malentendidos.
¡Bonificación! ¿Nuestro secreto para una productividad sin estrés? ClickUp Brain y plantillas prediseñadas.
Además de realizar un seguimiento y priorizar las tareas, ClickUp también nos echa una mano con la gestión de proyectos. Por ejemplo, utilizamos ClickUp Brain, el asistente de IA de la plataforma, para automatizar los resúmenes de proyectos, la planificación de tareas y las reuniones y actualizaciones de tareas.
ClickUp Brain es una red neuronal que conecta las tareas, los documentos y los debates del equipo en la plataforma. Nos ayuda a extraer y resumir información y acciones a través de sencillas indicaciones y preguntas.
Las plantillas personalizables de ClickUp nos ayudan aún más a estandarizar las asignaciones de tareas de forma inmediata. Si eres nuevo en la plataforma, la plantilla de gestión de tareas de ClickUp puede ser un excelente punto de partida. Al descargar esta plantilla gratuita, podrás organizar tus tareas en listas como Acciones pendientes, Ideas y Tareas atrasadas para facilitar la navegación. Abre vistas separadas para realizar el seguimiento de las asignaciones por departamento o etiqueta de prioridad. 🚩
Las mejores funciones de ClickUp
- Más de 1000 plantillas para empezar a gestionar tus tareas con destreza.
- Plataforma intuitiva de programación de tareas con control de tiempo.
- Paneles de ClickUp para el seguimiento de tareas en tiempo real y métricas de productividad.
- ClickUp Metas para establecer KPI de tareas medibles.
- Función de lista de control para la creación fácil de listas de tareas pendientes.
- Múltiples vistas de proyectos, como lista, tabla y cronograma.
- Estados de tareas personalizados para complementar su flujo de trabajo.
- Una barra de acciones en lote para la edición de varias tareas a la vez.
- Niveles de priorización de tareas integrados
- Búsqueda universal y etiquetas para acceder rápidamente a las tareas.
- Proporciona soporte para generar tareas directamente desde ClickUp Docs y Pizarras.
- Se integra con más de 1000 aplicaciones, como Slack, Gmail, Zoom, Outlook y HubSpot.
- Aplicación móvil dedicada para iOS y Android.
Limitaciones de ClickUp
- Lleva tiempo explorar todas sus funciones de gestión de tareas (puede aprovechar el Centro de ayuda de ClickUp para facilitar el aprendizaje).
- Una función dedicada a la elaboración de informes de subtareas sería un gran complemento.
Precios de ClickUp
La mayoría de las funciones de gestión de tareas de ClickUp están disponibles en el plan Free. La relación calidad-precio de las opciones de pago es una de las mejores del mercado.
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 4000 opiniones)
La plataforma ha recibido críticas muy positivas como solución de gestión de tareas. Así es como un usuario describe su experiencia:
Mi función favorita es la función «añadir a» para las tareas, que me permite tener una ubicación central para todos los proyectos importantes. Dentro del proyecto/épico, las subtareas se pueden asignar al espacio/lista correctos para que las realice quien las necesite. Tener una vista general de la ubicación y el estado de cada subtarea es muy valioso para llevar un seguimiento de lo que está completado y lo que no. También es fantástico poder añadir campos personalizados donde los necesite.
2. Asana: ideal para equipos remotos
No hay forma más suave de decirlo: ¡nos encanta Asana como software de gestión de tareas en línea para equipos remotos! Para empezar, podemos utilizar plantillas prediseñadas para organizar nuestros proyectos remotos y coordinar las tareas y las actualizaciones mediante la función centralizada Bandeja de entrada .
A medida que probábamos la herramienta, nos dimos cuenta de que era increíblemente fácil añadir y realizar el seguimiento de las tareas entre equipos en múltiples proyectos. Básicamente, puedo garantizar que la misma tarea nunca se duplica en otro departamento, lo cual es un problema habitual para los equipos remotos.
Su amplia gama de funciones es muy similar a la de ClickUp (puede consultar una comparación detallada entre ClickUp y Asana aquí ). Por ejemplo, puedo añadir descripciones de tareas en forma de listas con viñetas, incrustar archivos para añadir contexto, establecer fechas límite y añadir personas asignadas con unos pocos clics. También es muy fácil crear subtareas, identificar obstáculos y agilizar las aprobaciones de los cambios en las tareas.
Lo que hace que Asana destaque entre sus alternativas para mí es la función Workflow Builder, que nos ofrece una interfaz fluida para crear flujos de trabajo sin necesidad de escribir código, lo que nos ayuda a automatizar las tareas rutinarias y agilizar los proyectos. Este software de gestión de tareas de calidad también cuenta con una lista de mis tareas, que ayuda a priorizar el trabajo promocionando automáticamente las tareas en función de sus fechas límite.
En general, Asana es una herramienta colaborativa de gestión de tareas para cualquier persona que trabaje a distancia: mi equipo distribuido pudo comunicarse directamente dentro de la aplicación, lo que fomentó la colaboración interfuncional con un mínimo de fricciones. Para mayor transparencia, recomendamos añadir a los colaboradores relevantes a las tareas de su equipo para mantenerlos informados sobre el progreso de forma asíncrona.
Las mejores funciones de Asana
- Plantillas para la gestión de tareas
- Herramientas de colaboración aptas para el teletrabajo
- Creador de flujos de trabajo sin código
- Opciones de búsqueda y filtrado para una navegación más sencilla.
- Se integra con aplicaciones como Slack y Dropbox, así como con ClickUp.
- Aplicación móvil para Android e iOS.
Limitaciones de Asana
- Puede resultar difícil de implementar en equipos grandes.
- Las funciones de almacenamiento y colaboración podrían mejorarse.
Precios de Asana
- Personal: Free Forever (hasta 10 usuarios)
- Starter: 10,99 $ al mes por usuario.
- Avanzado: 24,99 $ al mes por usuario.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Asana
- G2: 4,3/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 000 opiniones)
Muchos usuarios han valorado positivamente la función de recordatorios automáticos de Asana, como este:
Me gusta cómo Asana nos ayuda a crear y asignar tareas a los empleados de nuestro equipo, y también les envía automáticamente recordatorios para que las completen a tiempo. Sus correos electrónicos de recordatorio son muy útiles, ya que así nuestros compañeros de trabajo tienen la lista de tareas pendientes lista sin tener que consultar múltiples plataformas de mensajería y correos electrónicos.
3. Jira: ideal para profesionales de TI con experiencia
Cuando empecé a explorar Jira, me quedó claro que no era tan fácil de usar para principiantes como otras alternativas debido a su conjunto de funciones algo complejo. Pero Jira es un software de gestión de tareas muy popular entre los profesionales con experiencia en sectores como TI, finanzas, marketing y RR. HH., por lo que merecía la pena probarlo.
Para ponerte en contexto, Jira fue lanzado por primera vez por Atlassian como una herramienta de seguimiento de incidencias para desarrolladores de software, pero ahora se ha diversificado hasta convertirse en una herramienta útil tanto para gestores de proyectos como para gestores de tareas. En mi experiencia, me ha parecido una herramienta increíblemente útil para la gestión de proyectos ágil.
Mi equipo intentó configurar un flujo de trabajo de muestra para un proyecto ágil complejo y conseguimos dividirlo todo en sprints manejables. Teníamos la opción de configurar tareas en:
- Proyectos gestionados por la empresa: un flujo de trabajo estándar controlado por el administrador.
- Proyectos gestionados por equipos: un entorno de trabajo más autónomo para equipos independientes.
Las múltiples vistas de Jira, como los tableros y los cronogramas, facilitan el seguimiento de las tareas de sprint y la identificación de obstáculos para garantizar una mejora continua. La herramienta también favorece la colaboración en equipo, ya que permite a los miembros intercambiar ideas e información sobre las tareas entre departamentos a través de flujos de trabajo compartidos.
En cuanto a la productividad, cabe destacar que Jira, al igual que ClickUp, nos permite actualizar el estado de las tareas personalizadas en tiempo real, mientras que su función automaton permite ejecutar acciones manuales en segundo plano. Además, los gestores de proyectos pueden automatizar el trabajo utilizando sus numerosas plantillas de gestión de proyectos. 😀
Consejo: ¡Explora la integración de Jira-ClickUp para gestionar mejor tu flujo de trabajo ágil!
Las mejores funciones de Jira
- Soporte para la automatización del flujo de trabajo
- Múltiples vistas de tareas para equipos ágiles.
- Plantillas para nichos como recursos humanos, marketing y TI.
- Se integra con Atlassian Work Management y otras aplicaciones populares.
- Aplicaciones eficaces de gestión de tareas para Android e iOS.
Limitaciones de Jira
- El sistema puede ser lento en ocasiones.
- La interfaz de usuario y el diseño del panel podrían mejorarse.
Precios de Jira
- Gratis: hasta 10 usuarios.
- Estándar: 8,15 $ al mes por usuario.
- Premium: 16 $ al mes por usuario.
- Corporación: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
La asistencia empresarial de Jira solo está disponible en los planes de pago. Sin embargo, los usuarios del plan Free pueden solicitar asistencia a la comunidad.
Valoraciones y opiniones sobre Jira
- G2: 4,3/5 (más de 5000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 13 000 opiniones)
Lectura adicional: ¡Echa un vistazo a estas alternativas a Jira!
4. Monday.com: ideal para equipos de marketing y PMO.
¿Puede el uso de Monday.com para gestionar tareas hacer que los lunes sean menos terribles? ¡Creemos que sí! Este sencillo software de gestión de tareas ofrece todas las funciones clave, desde vistas múltiples de tareas hasta plantillas de tareas, que encontrarías en la mayoría de las alternativas a Monday.
Sin embargo, lo que más gusta a nuestro equipo de investigación son las funciones específicas de gestión de tareas del software para equipos demarketing y PMO. Por ejemplo, los equipos de marketing pueden beneficiarse de funciones clave como la gestión de activos de marca, los sólidos diagramas de Gantt (para crear cronogramas de tareas) y el seguimiento de campañas. Por su parte, los equipos de PMO confían en funciones para supervisar los OKR, identificar dependencias y realizar un seguimiento del tiempo para la planificación de tareas futuras.
Creo que Monday.com también destaca por su interfaz fluida. Su función de gestión del trabajo te permite crear flujos de trabajo de marketing sin código para funciones específicas como la creación de contenido, las redes sociales y la planificación de eventos.
He consultado a varios gestores de proyectos que utilizan la herramienta y todos ellos han valorado su diseño intuitivo. Por ejemplo, la plataforma les permite tomar decisiones informadas al acceder a panorámicas rápidas del progreso de las tareas en un panel. 📈
Además, Monday.com te permite organizar los entornos de trabajo en proyectos con tareas y subtareas individuales, con opciones de codificación por colores para ayudarte a realizar un seguimiento fácil de las prioridades y el estado de las tareas.
En general, es una potente herramienta de gestión de tareas, muy similar a ClickUp y Asana en cuanto a diseño y conjunto de funciones. Además, la plataforma se integra con las principales herramientas de marketing, así como con otras plataformas colaborativas ( incluido ClickUp ).
Monday.com: mejores funciones
- Incluye más de 200 opciones de automatización.
- Estados de tareas personalizados codificados por colores y niveles de prioridad.
- Plantillas de proyectos fáciles de usar para usuarios
- Configuración de flujos de trabajo sin código
- Ofrece una app móvil para iOS y Android.
- Se integra con más de 200 aplicaciones.
Limitaciones de Monday.com
- La configuración inicial suele ser abrumadora.
- Algunos usuarios tienen dificultades con los recordatorios personalizados y experimentan retrasos en las notificaciones.
Precios de Monday.com
Puede acceder a los siguientes planes registrándose primero para obtener una versión de prueba gratuita de 14 días:
- Gratis: hasta dos usuarios.
- Básico: 9 $ al mes por usuario.
- Estándar: 12 $ al mes por usuario.
- Pro: 19 $ al mes por usuario
- Corporación: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Monday.com
- G2: 4,7/5 (más de 10 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
5. Trello: ideal para equipos pequeños
Soy un fanático de los tableros Kanban, lo que en parte explica por qué siempre me lo paso tan bien usando Trello. Una de las principales razones por las que lo pongo en los primeros puestos de nuestra lista es su simplicidad: la mayoría de los programas de gestión de proyectos no son tan fáciles de aprender como Trello, lo que lo hace perfecto para gestionar tareas lineales a menor escala.
Este buen software de gestión de tareas consiste en mover tareas como notas adhesivas en un tablero Kanban de arrastrar y soltar para facilitar el seguimiento del estado. Las personas pueden utilizarlo para crear listas de tareas personalizadas, mientras que los miembros del equipo pueden confiar en listas de control avanzadas para añadir contexto a las tareas añadiendo fechas límite y personas asignadas.
En lo que respecta a la gestión básica de tareas, este software permite priorizar las tareas mediante rótulos como «alta», «media» o «baja» prioridad. Supongamos que quiero acceder a un lote específico de tareas y preparar un informe de estado rápido: todo lo que tengo que hacer es filtrar estos rótulos.
La herramienta de automatización sin código (¡y muy bonita!) de Trello llamada Butler también es increíblemente cómoda de usar. Incluso los miembros de mi equipo menos expertos en tecnología pueden automatizar tareas periódicas creando reglas, botones y comandos sencillos.
Trello nos permite ver las tareas en calendarios, cronogramas y tablas perfectamente organizadas, lo que suele ser más que suficiente para gestionar las cargas de trabajo en equipos pequeños. Sin embargo, si diriges un equipo más grande o un proyecto más complejo que requiere agilidad y una mayor variedad de vistas del proyecto, las alternativas a Trello con funciones empresariales pueden ser una mejor opción.
Las mejores funciones de Trello
- Butler: una herramienta de automatización sin código.
- Software de seguimiento de tareas basado en Kanban
- Incluye listas de control, calendarios y cronogramas.
- Los códigos de color ayudan a priorizar las tareas.
- Aplicaciones móviles para Android e iOS.
- Se integra con otros sistemas de gestión de tareas como ClickUp y Jira.
Limitaciones de Trello
- Se vuelve costoso a medida que aumenta el número de usuarios.
- Puede que no tenga compatibilidad con la gestión de proyectos complejos.
Precios de Trello
El plan gratuito de Trello es bastante generoso y admite hasta 10 tableros. Necesitas contratar el nivel Premium para acceder a más vistas y funciones basadas en IA, que son necesarias para una gestión eficaz de las tareas en los entornos de trabajo modernos.
- Free
- Estándar: 5 $ al mes por usuario.
- Premium: 10 $ al mes por usuario.
- Enterprise: 17,5 $ al mes por usuario.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 23 000 opiniones)
Esto es lo que un usuario opinó sobre completar tareas y proyectos con Trello:
Trello proporciona a los proyectos de desarrollo de software una plataforma fluida para gestionar flujos de trabajo ágiles y Kanban. Las tareas se pueden crear y organizar fácilmente gracias a su interfaz intuitiva y a sus tableros, listas y tarjetas personalizables. Aunque la facilidad de uso de Trello es una de sus principales ventajas, es posible que no cuente con todas las complejas funciones de gestión de proyectos de otras aplicaciones más completas.
6. Hive: el mejor software de gestión de tareas para la colaboración en equipos con múltiples niveles.
Cuando empecé a probar Hive, no tenía ni idea de cómo era. La plataforma se anuncia como un software de gestión de proyectos integral con casos de uso que van desde la gestión de proyectos y recursos hasta la interacción con los clientes. Aunque principalmente exploré las funciones de gestión de tareas, puedo afirmar con seguridad que esta herramienta es la mejor en lo que respecta a facilitar la colaboración en equipo.
Hive proporciona a cualquier equipo híbrido una plataforma de gestión de tareas para:
- Asigna, realiza el seguimiento y ejecuta tareas de forma conjunta, independientemente de la ubicación.
- Supervise las próximas tareas en todos los departamentos.
- Optimice la recopilación de datos de tareas con formularios.
- Colabora de forma asíncrona o en directo con Hive Notes y Chat de texto y voz.
Al igual que ClickUp, Hive facilita la colaboración en proyectos al permitir que los compañeros de equipo se comuniquen entre proyectos dejando comentarios en tarjetas de acción o etiquetando a miembros del equipo.
La colaboración aquí es más fluida porque puedes observar tus tareas desde ángulos únicos. Por ejemplo, podemos utilizar la vista Cartera para obtener una panorámica detallada de las tareas de todos los proyectos o la vista Etiqueta para clasificar las subtareas. Pensé que podría concentrarme mejor activando la vista Mis acciones para mostrar mis tareas asignadas de forma concentrada.
También podemos confiar en funciones clave como el estado de las tareas para realizar un seguimiento fácil del progreso, las plantillas para personalizar los diseños de los proyectos y los procesos empresariales, y las notificaciones para no perdernos nada. Además, Hive ofrece Workflows App, una herramienta de automatización de tareas sin código que te ayuda a reducir el trabajo manual y a diseñar flujos de trabajo automatizados personalizados.
Las mejores funciones de Hive
- Herramienta colaborativa de gestión de tareas
- Proporciona soporte para debates individuales, grupales o sobre proyectos.
- Asistente de IA (HiveMind) y plantillas para ayudar con las tareas estándar.
- La vista Mis acciones realiza el seguimiento de todas las tareas que se le han asignado.
- Incluye una herramienta de automatización de tareas sin código.
- Se integra con Dropbox y Google Drive.
Limitaciones de Hive
- La aplicación móvil tiene funciones limitadas.
- La experiencia de usuario puede verse comprometida con muchos colaboradores.
Precios de Hive
El plan gratuito de Hive ofrece compatibilidad con la gestión básica de tareas para todos tus proyectos, pero tendrás que pasarte a un plan de pago para disfrutar de funciones como campos personalizados, etiquetas de tareas y un calendario integrado en la aplicación.
- Free
- Starter: 5 $ al mes por usuario
- Equipos: 12 $ al mes por usuario.
- Corporación: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y reseñas de Hive
- G2: 4,6/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 100 opiniones)
Bonus: ¡Echa un vistazo a estas alternativas a Hive!
7. MeisterTask: el mejor para la gestión de tareas Kanban
La mayoría de las alternativas a MeisterTask incluyen tableros Kanban como una de sus funciones clave. Sin embargo, me gustaría destacar que MeisterTask destaca como software de gestión de tareas basado en Kanban por lo fácil de usar e intuitivo que es. 😻
La herramienta está muy bien diseñada y ofrece tableros personalizados al estilo Kanban que nos permiten organizar y supervisar las tarjetas de tareas. Podemos marcar si las tareas están En curso, Terminadas o en la lista Pendientes (o crear secciones personalizadas). Lo mejor es que también podemos cambiar a una vista de cronograma similar a Gantt para acceder a una programación más lineal.
Estos tableros centralizan todo el trabajo y nos permiten comunicarnos de forma eficaz a través de comentarios sobre las tareas. Podemos mencionar a compañeros de equipo en los comentarios, añadirlos como observadores del proyecto y asignarles tareas directamente desde el tablero. Siempre que gestiones proyectos propensos a cambios, solo tienes que activar las notificaciones en tiempo real para mantener a todo el mundo al tanto de las últimas actualizaciones.
Además de los tableros colaborativos, el software ofrece tableros Kanban personales llamados «Agendas», donde podemos organizar todas las tareas que se nos asignan, así como acceder más rápidamente a las fechas límite y a los archivos importantes.
Muchas opiniones de usuarios de MeisterTask elogian la bonita interfaz de la herramienta. Esto es lo que compartió un usuario verificado:
La colorida interfaz tipo Kanban, las múltiples listas de proyectos que puedes tener, las etiquetas, la integración desde MindMeister, la fácil integración desde otros sitios web para generar tareas. Lo uso en mi teléfono, tableta y iPad.
Las mejores funciones de MeisterTask
- Tableros Kanban fáciles de usar para realizar el seguimiento del progreso de los proyectos.
- Puede servir como software de gestión de tareas personal.
- Colaboración relacionada con las tareas a través de comentarios.
- Paneles de control para realizar el seguimiento de las tareas, datos de control de tiempo y notificaciones.
- Le permite realizar la automatización de tareas periódicas.
- Aplicaciones móviles para iOS y Android.
Limitaciones de MeisterTask
- El software podría beneficiarse de la incorporación de un calendario de flujo de trabajo a sus funciones.
- Las notificaciones pueden retrasarse en los dispositivos móviles.
Precios de MeisterTask
- Básico: gratis (no permite la integración con otras aplicaciones).
- Pro: 6,50 $ al mes por usuario.
- Empresas: 12 $ al mes por usuario.
- Corporación: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre MeisterTask
- G2: 4,6/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 1000 opiniones)
Bonus: ¡Aplicaciones de listas de tareas con IA!
8. nTask: el mejor software de gestión de tareas para la programación
nTask sirve como hub de seguimiento y programación de tareas enfocado a las pymes en tres secciones: tareas pendientes, flujo de trabajo y proyectos. La idea es crear listas de tareas tanto personales como profesionales, así como definir flujos de trabajo para funciones específicas como el diseño, la gestión de fondos y el trabajo autónomo.
En mi opinión, la pestaña Proyectos tiene una interfaz bastante despejada para diseñar calendarios detallados y asignar tareas o listas completas de tareas a tus compañeros de equipo. Si eres nuevo en la plataforma, puedes empezar con una hoja de programación semanal para crear una base de tareas, junto con descripciones y personas asignadas. A continuación, puedes utilizar el Generador de tareas para añadir tareas según sea necesario.
Como herramienta visual de gestión de tareas, mi equipo pudo utilizar nTask para planificar y priorizar tareas en un diseño Kanban, gestionar cronogramas de entrega interconectados y visualizar proyectos con gráficos de Gantt codificados por colores.
Por ejemplo, programamos las tareas estableciendo fechas límite previstas y reales, y creando dependencias y hitos para garantizar su completación a tiempo. A continuación, establecimos prioridades, estados personalizados y notificaciones en tiempo real para garantizar que ninguna acción quedara desatendida.
Las sólidas funciones de control de tiempo de nTask nos ayudan a cumplir con plazos realistas. Puedo supervisar el tiempo dedicado a las tareas y estimar el tiempo que mi equipo necesitará para futuras tareas, lo que facilita la programación (y la facturación) a lo largo del tiempo.
Las mejores funciones de nTask
- Ofrece múltiples vistas de proyectos (tablero, cuadrícula, lista y calendario).
- Seguimiento exhaustivo de tareas
- Gestión visual de tareas y programación de tareas mediante gráficos de Gantt.
- Función de tareas periódicas con repeticiones diarias, semanales o mensuales.
- Se integra con más de 1000 herramientas, como Apple Calendario, Zoom y Microsoft Teams.
- Compatibilidad con Android e iOS.
Limitaciones de nTask
- Adjuntar documentos e imágenes a las tareas puede resultar complicado.
- La interfaz de usuario podría ser más intuitiva.
Precios de nTask
Puedes acceder a un periodo de prueba de 7 días para todos los planes. Las ONG pueden obtener hasta un 50 % de descuento si se ponen en contacto con el equipo de ventas.
- Premium: 3 $ al mes por usuario.
- Business: 8 $ al mes por usuario.
- Corporación: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre nTask
- G2: 4,4/5 (más de 10 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 100 opiniones)
9. ZenHub: el mejor para equipos de software
ZenHub es una solución de gestión de proyectos dirigida principalmente a equipos de desarrollo de software. Ofrece una integración nativa con GitHub a través de una extensión para los navegadores Google Chrome o Mozilla Firefox. Esto ayuda a reducir los cambios de contexto al mantener las tareas del proyecto conectadas con el código de GitHub.
Además, ZenHub ofrece actualizaciones automáticas de tareas a medida que los usuarios completan tareas en GitHub, lo que agiliza la finalización de tareas al eliminar las comprobaciones manuales del estado de la lista de tareas pendientes de tu equipo. También hay transferencias automáticas para actualizar todos los entornos de trabajo conectados.
Este software de gestión de tareas y herramienta de desarrollo de software en línea reúne las tareas en tableros Kanban intuitivos de arrastrar y soltar, lo que permite a los equipos tener una vista de todas las tareas actuales y su estado.
Utiliza estos tableros para priorizar tareas, realizar el seguimiento de los proyectos y adjuntar solicitudes de validación a los problemas correspondientes. Agrupa los problemas relacionados en Epics o conecta varios repositorios GitHub privados y públicos a un único tablero. 👨🏫
Además, ZenHub ofrece funciones de planificación de sprints, lo que lo convierte en una herramienta muy útil para equipos ágiles. Nos permite establecer ciclos de sprints automatizados, generar automáticamente nuevos sprints con tareas priorizadas y pendientes, y recibir informes periódicos sobre el progreso.
También he oído cosas muy interesantes sobre ZenHub IA (categorización automática de problemas, revisiones de sprints, etc.). Sin embargo, no he podido superar la lista de espera para probar su programa beta.
Las mejores funciones de ZenHub
- Varias funciones clave para equipos ágiles.
- Integración nativa con GitHub
- Ofrece planificación y seguimiento de primavera.
- Tableros con funciones intuitivas de gestión de tareas.
- Automatiza las tareas repetitivas y los traspasos.
- Actúa como una herramienta visual de gestión de tareas con hojas de ruta y cronogramas.
- Se integra con Figma, Miro y Loom.
Limitaciones de ZenHub
- Curva de aprendizaje pronunciada
- La interfaz puede resultar difícil de navegar.
Precios de ZenHub
- Para Teams: 8,33 $ al mes por usuario (facturación anual tras una versión de prueba gratuita de 14 días).
- Para corporaciones: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y opiniones sobre ZenHub
- G2: 4,3/5 (más de 30 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 30 opiniones)
10. Zoho Projects: ideal para la gestión de proyectos complejos.
Zoho Projects es un software de gestión de proyectos fiable con funciones como seguimiento de incidencias, supervisión de equipos, hojas de horas de proyectos y gráficos de utilización de recursos. De entre los distintos casos de uso que hemos analizado, esta plataforma puede ser excelente para gestionar proyectos complejos en sectores como el marketing, la construcción, las tecnologías de la información y la consultoría.
Zoho Projects ofrece un conjunto completo de herramientas para la gestión de tareas que nos ayuda a dividir los proyectos en hitos, listas de tareas y subtareas para facilitar su seguimiento. Esta plataforma de gestión de tareas se centra en los detalles: cada tarea puede tener atributos como personas asignadas, horas de trabajo, prioridades y recordatorios. Además, podemos utilizar hojas de horas y cronómetros para registrar el tiempo dedicado a cada tarea.
Pudimos programar tareas en un calendario y obtener una panorámica de la capacidad de los miembros del equipo simultáneamente. Creo que esto es fundamental para planificar las tareas de forma equilibrada y evitar el riesgo de agotamiento del equipo.
Al igual que muchas alternativas a Zoho, esta herramienta simplifica la organización de tareas al proporcionar tableros de estilo Kanban con tarjetas de tareas que se pueden arrastrar y soltar y estados flexibles. En cuanto a la planificación y el seguimiento de flujos de trabajo complejos, podemos utilizar diagramas de Gantt para identificar tareas detalladas del equipo, establecer dependencias y supervisar los plazos para garantizar que todo se haga a tiempo. ⌛
Creo que utilizar Zoho Projects es ideal para consolidar tu ecosistema de tareas cuando utilizas otras aplicaciones de Zoho, como Zoho Mail o Zoho CRM, ya que la herramienta te ofrece una vista unificada de tus tareas en todas las plataformas asociadas.
Las mejores funciones de Zoho Projects
- Diagramas de Gantt de acceso rápido
- Compatibilidad con múltiples casos de uso de gestión de tareas.
- Flujos de trabajo altamente personalizables con plantillas de proyectos.
- Fácil programación de tareas en calendarios
- Se integra con varias aplicaciones de Zoho, Google y Microsoft.
- Aplicaciones de gestión de tareas (iOS 9. 0+ y Android 4. 1+)
Limitaciones de Zoho Projects
- La configuración inicial puede resultar complicada.
- El software personalizado puede llevar mucho tiempo.
Precios de Zoho Projects para proyectos
- Gratis: hasta tres usuarios.
- Premium: 4 $ al mes por usuario (versión de prueba de 10 días)
- Enterprise: 9 $ al mes por usuario (10 días de versión de prueba)
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Zoho Projects
- G2: 4,3/5 (más de 300 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 400 opiniones)
Las menciones mencionan en su mayoría que el producto es útil, aunque a veces resulta confuso. He aquí un extracto:
Zoho Projects es útil cuando se utiliza para asignar tareas, terminar múltiples proyectos y necesitar saber quién lo hará y cuándo. Permite a las personas entrar y cronometrar el tiempo que les ha llevado terminar las tareas. A veces resulta realmente confuso crear tareas debido a las numerosas y tediosas necesidades que pueden malinterpretarse al intentar asignarlas.
11. ActiveCollab: ideal para una experiencia de gestión de tareas personalizada para flujos de trabajo basados en clientes.
ActiveCollab se centra en aumentar la productividad y cumplir los plazos con facilidad en los flujos de trabajo basados en los clientes. Tanto si se trata de una startup como de un pequeño equipo creativo, la herramienta le permite invitar a un número ilimitado de clientes a la plataforma para mejorar la colaboración y los bucles de retroalimentación. En mi opinión, esto por sí solo puede ayudar a eliminar esas reuniones con clientes y cadenas de correos electrónicos de seguimiento que son tan difíciles de controlar.
¿Mi experiencia? Además de añadir tareas para mi equipo, también pude dividir acciones complejas en subtareas para mis clientes, asegurándome de que todas las tareas asignadas estuvieran terminadas según el plan. Además, vimos funciones para:
- Añade fechas límite, personas asignadas y descripciones detalladas de las tareas.
- Agrupa las tareas según diferentes criterios.
- Duplica las tareas repetitivas
Este software de gestión de tareas en línea solo ofrece tres vistas de proyectos entre las que elegir, lo que es menos de lo que suelen ofrecer las alternativas a ActiveCollab. Aun así, incluye las vistas más utilizadas: el tablero Kanban, el diagrama de Gantt y la vista Lista. 📝
Sé que la automatización es un tema recurrente en este momento, pero vale la pena hacer una mención: ActiveCollab puede reducir el trabajo manual al automatizar tareas periódicas como la redacción de informes semanales. Y, si necesitas asegurarte de que las acciones se completen en un orden fijo, solo tienes que crear dependencias entre varias tareas.
ActiveCollab destaca la importancia de un gestor de tareas personal, que puede resultar útil para los autónomos. Ofrece una página «Mi trabajo» en la que puedes encontrar y organizar tus tareas por proyecto, cliente o fecha límite.
Las hojas de horas de ActiveCollab también me impresionan bastante. Además de obtener una panorámica de todos mis registros de tiempo, puedo acceder al control de tiempo a nivel de proyecto para facilitar la facturación. Incluso puedo revisar mi productividad en términos de comentarios publicados, tareas creadas o cerradas, o fechas límite modificadas.
Las mejores funciones de ActiveCollab
- Excelente software de gestión de tareas personales.
- Herramientas para la automatización de tareas repetitivas
- Dependencias para completar tareas en un orden específico
- Aplicaciones para teléfonos inteligentes Android e iOS.
- Se integra con otras herramientas de gestión de tareas como Asana y Trello.
Limitaciones de ActiveCollab
- La función para el uso compartido de archivos de este software de gestión de tareas podría ser más fácil de usar.
- Añadir más opciones de personalización podría ser beneficioso.
Precios de ActiveCollab
Todos los planes incluyen una versión de prueba gratuita de 14 días. Sin embargo, para disfrutar de funciones como la gestión de la carga de trabajo y la planificación de días libres, es necesario suscribirse al plan más caro.
- Además: 9,5 $ al mes, 3 usuarios al mes.
- Pro: 8 $ al mes por usuario/mes
- Pro+Get Paid: 11,75 $ al mes por usuario.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre ActiveCollab
- G2: 4,2/5 (más de 90 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 300 opiniones)
12. Wrike: el mejor para la gestión de flujos de trabajo escalables.
Wrike es conocido por sus sólidas funciones de gestión de tareas y flujos de trabajo. Pero lo que muchos usuarios pasan por alto es lo maravillosamente escalable que es. Por ejemplo, la plataforma me permite crear una biblioteca de tareas personalizadas que imita nuestros procesos básicos, y podemos utilizarla como base para todos nuestros flujos de trabajo futuros. Y lo mejor es que podemos ampliar esta biblioteca para crear un entorno de trabajo adaptado a un rol, un departamento o incluso un sector.
Durante el tiempo que probamos esta herramienta, creamos listas de tareas multinivel en distintos niveles, como carpetas, hitos, fases y proyectos. Algunos de nosotros incluso creamos paneles personalizados fijando tareas importantes de nuestra lista de tareas pendientes, todas ellas ordenadas automáticamente por prioridad y fecha límite.
Al igual que la mayoría de los competidores de Wrike, la plataforma favorece el trabajo en equipo: podemos colaborar en planes de proyectos, asignación de tareas y toma de decisiones en tiempo real dentro de la plataforma. Además, el software incluye herramientas de revisión integradas para obtener comentarios rápidos y detallados sobre las tareas, así como automatización de tareas para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia en el trabajo.
Además, Wrike permite a los gestores de proyectos crear informes personalizables sobre el rendimiento de las tareas y los equipos. Por ejemplo, pude optimizar aún más los flujos de trabajo analizando los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes en los paneles.
Las mejores funciones de Wrike
- Paneles de control de proyectos completos con informes personalizados.
- Favorece la colaboración en equipo y facilita el intercambio de opiniones.
- Varias vistas de proyectos
- Visualiza las tareas en vistas como el diagrama de Gantt, Kanban y el Calendario.
- Más de 400 integraciones de terceros.
- Automatización de tareas
Limitaciones de Wrike
- Podría ofrecer más opciones de personalización personalizadas de la pantalla.
- Algunos usuarios experimentan problemas con la sincronización de tareas.
Precios de Wrike
Wrike ofrece integraciones y funciones adicionales de seguridad en la nube por un coste adicional, pero todos los siguientes planes incluyen funciones de gestión de tareas:
- Free
- Equipo: 9,80 $ al mes por usuario.
- Empresa: 24,80 $ al mes por usuario.
- Enterprise y Pinnacle: Póngase en contacto con el equipo de ventas.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Wrike
- G2: 4,2/5 (más de 3000 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 2000 opiniones)
13. Todoist: ideal para equipos con un presupuesto limitado.
Aunque muchas de las alternativas a Todoist de nuestra lista ofrecen funciones adicionales de gestión de proyectos, esta veterana aplicación se centra exclusivamente en la gestión de tareas. Creo que Todoist es una de las pocas aplicaciones que se actualiza constantemente dentro de su espacio de mercado. Por ejemplo, ahora podemos crear listas detalladas de tareas diarias y establecer tareas periódicas utilizando lenguaje natural.
La herramienta cumple todos los requisitos para la planificación y gestión básica de tareas: podemos crear tareas y subtareas, determinar prioridades, añadir fechas límite y establecer recordatorios para asegurarnos de que no se pase nada por alto. 👀
Aunque se trata principalmente de una aplicación de gestión de tareas, Todoist puede ayudarte a gestionar proyectos a pequeña escala, ya que incluye funciones para establecer metas, rótulos para clasificar las tareas y descripciones de las tareas para mantener la información centralizada.
Personalmente, me encantó su vista de calendario próximo, que muestra las tareas urgentes y, si alguna es demasiado exigente, puedo usar la función de arrastrar y soltar para reprogramar las asignaciones. Y si necesito centrarme en las tareas del equipo que están pendientes, simplemente voy a la vista de hoy.
Aunque la sencilla navegación y el bajo precio de Todoist lo convierten en una herramienta muy útil para la gestión de tareas personales, también es una buena aplicación de listas de tareas para equipos con un presupuesto ajustado. Sus funciones de gestión de proyectos no son demasiado completas, pero aún así puedes asignar tareas y aprovechar los comentarios para mejorar el trabajo en equipo y la transparencia. Esto es lo que un propietario de una pequeña empresa compartió después de usar la herramienta:
Muy fácil de usar para todos los niveles de conocimientos tecnológicos. Utilizo Todoist varias veces al día y lo hemos integrado en todo nuestro equipo. Hemos experimentado muchas menos posibilidades de que se pierdan u olviden tareas y la gente se mantiene responsable gracias a las notificaciones que recibe al completarlas.
Consejo: ClickUp tiene una práctica función de importación desde Todoist por si necesitas cambiar a una herramienta de gestión de proyectos más completa en el futuro.
Las mejores funciones de Todoist
- Gestión eficiente de las tareas diarias
- Varias vistas de tareas (incluidos tableros Kanban y listas)
- Soporte básico para la colaboración en equipo.
- Navegación sencilla para supervisar el progreso del proyecto.
- Se integra con diversas aplicaciones de productividad y control de tiempo.
- Tiene una app de lista de tareas pendientes para Android e iOS.
Limitaciones de Todoist
- La integración del software con algunas aplicaciones puede resultar complicada.
- Sería beneficioso que la app mostrara las tareas cuando estás desconectado.
Precios de Todoist
- Principiante: Gratis
- Pro: 4 $ al mes por usuario
- Empresa: 6 $ al mes por usuario
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Todoist
- G2: 4,4/5 (más de 700 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 2000 opiniones)
14. ProofHub: el mejor para el seguimiento detallado de tareas
Además de ser una buena herramienta de gestión de tareas, ProofHub es un software de seguimiento de tareas que te permite crear fácilmente listas de tareas y tareas individuales, asignarlas a más de un miembro del equipo y seguir de cerca las fechas límite y las prioridades en todas las categorías de tareas. Me impresiona especialmente la vista Tabla de la plataforma para el seguimiento de tareas, ya que me permite supervisar los porcentajes de progreso de las acciones en diferentes categorías (sin tener que ser un microgestor molesto). 😁
Al igual que las alternativas a ProofHub, el software es totalmente personalizable: podemos crear flujos de trabajo personalizados y utilizar campos personalizados para recopilar cualquier dato relacionado con las tareas que mi equipo considere importante. Los campos personalizados mejoran el seguimiento de las tareas, ya que los personalizamos para realizar un seguimiento de prácticamente cualquier detalle, ya sean plazos o resultados.
Hablando de seguimiento, ProofHub tiene una interfaz intuitiva para crear dependencias entre tareas y garantizar que estas se completen en un orden predeterminado. Si quieres ofrecer más claridad a las personas asignadas, deja comentarios en las tareas o utiliza menciones para guiarlas.
Además, ProofHub ofrece varias opciones de elaboración de informes para ayudarte a conocer mejor el progreso de un proyecto. Puedes mejorar la asignación de recursos analizando los informes de utilización de recursos o realizar el seguimiento del progreso específico de cada proyecto con los informes de finalización de tareas.
Las mejores funciones de ProofHub
- Software multifacético de seguimiento de tareas
- Flujos de trabajo personalizables
- Permite debates relacionados con las tareas a través de comentarios y menciones.
- Informes para evaluar el progreso de las tareas.
- Varias vistas de proyectos, como Kanbans y tablas.
- Compatible con dispositivos móviles
Limitaciones de ProofHub
- Las notificaciones pueden ser difíciles de gestionar.
- Algunos usuarios consideran que sus funciones de personalización son complejas.
Precios de ProofHub
Ten en cuenta que ProofHub actualmente evita el formato de facturación por usuario, lo que puede resultar atractivo para algunos equipos.
- Essential: 45 $ al mes para un número ilimitado de usuarios.
- Control definitivo: 150 $ al mes (o 89 $ al mes por tiempo limitado).
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre ProofHub
- G2: 4,5/5 (más de 80 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 90 opiniones)
15. SmartTask: ideal para la gestión de múltiples proyectos
SmartTask incluye todas las funciones clave que normalmente encontrarías en una herramienta de gestión de tareas. Puedes establecer plazos, añadir dependencias y gestionar tareas en vistas como Calendario, lista y tablero. Destacaría que aquí puedes crear un flujo de trabajo realista optimizando las tareas dependientes, superpuestas e ignoradas; este es el tipo de visibilidad que necesitas cuando tu equipo está gestionando más de cinco proyectos simultáneamente.
Este software me llama especialmente la atención por sus herramientas para gestionar múltiples proyectos simultáneamente en una configuración multifuncional. Su función Project Portfolios te permite crear múltiples tableros para realizar el seguimiento de metas independientes, alineando tus equipos de marketing, ventas y diseño. Para mayor seguridad, incluso puedes realizar el uso compartido de listas de tareas entre equipos para evitar acciones aisladas.
SmartTask facilita la colaboración en equipo al permitirnos comentar las tareas y generar notificaciones en tiempo real para las actualizaciones. También podemos invitar a clientes, proveedores y partes interesadas externas a colaborar en cualquier tarea o proyecto enviándoles una invitación.
Además, proporciona informes en el panel tanto sobre las tareas del proyecto como sobre las ventas, que puedes encontrar fácilmente a través de su barra de búsqueda avanzada. 🔎
Las mejores funciones de SmartTask
- Comunicación interna y externa del equipo
- Establece tareas periódicas (diarias, semanales o mensuales).
- Informes de tareas y ventas
- Permite gestionar tareas en distintos proyectos.
- Control de tiempo para tareas individuales
- Herramientas de gestión de tareas para iOS y Android.
Limitaciones de SmartTask
- La interfaz de usuario y la experiencia de usuario podrían mejorarse.
- Sería útil añadir más integraciones.
Precios de SmartTask
SmartTask puede ofrecer precios con descuento a las ONG que se pongan en contacto con ellos. Las startups que cumplan los requisitos también pueden solicitar un crédito por valor de 1000 $.
- Free Forever
- Premium: 7,99 $ al mes por usuario.
- Business: 10,99 $ al mes por usuario.
- Enterprise: ponte en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre SmartTask
- G2: 4,5/5 (más de 60 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 30 opiniones)
16. HubSpot (HubSpot Task Management): ideal para tareas de CRM.
Admito que HubSpot Task Management dista mucho de ser un gestor de tareas tradicional: se trata más bien de un paquete diseñado para ayudar a los profesionales del marketing a optimizar los procesos de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Ahora bien, sabemos que una CRM eficaz depende del almacenamiento, el seguimiento y la gestión adecuados de las actividades relacionadas con los clientes potenciales y los clientes. HubSpot te ayuda a optimizar estas tareas dispersas para aumentar los ingresos.
Hemos explorado este software en profundidad y podemos confirmar que reduce la necesidad de cambiar entre varias pestañas cuando se habla con clientes potenciales, todo gracias a los paneles que centralizan todo el trabajo de CRM. En cuanto a los casos de uso, utilice los paneles para realizar el seguimiento de los elementos de su lista pendiente, ver los detalles de los clientes potenciales y estar al tanto de las reuniones.
¿Necesitas crear nuevas tareas? Hazlo directamente desde tus flujos de trabajo, tu bandeja de entrada de correo electrónico o tu lista de tareas pendientes. Y si necesitas información sobre el rendimiento de tareas anteriores, como acuerdos cerrados y actividades completadas, aprovecha las herramientas de elaboración de informes de HubSpot. Esta plataforma simplifica la comunicación con plantillas de correo electrónico (para enviar mensajes masivos) y chat en tiempo real para equipos.
Aunque los equipos de ventas y marketing pueden disfrutar del estilo de gestión de tareas de HubSpot, algunas de las alternativas a HubSpot podrían ser una mejor opción para las empresas de TI o finanzas. Incluso puede considerar la integración de HubSpot-ClickUp si desea organizar sus procesos de atención al cliente de forma más diligente.
Las mejores funciones de HubSpot
- Una amplia gama de funciones CRM.
- Chats en directo con el equipo
- Paneles para centralizar el trabajo relacionado con los clientes potenciales.
- Se integra con aplicaciones como WordPress, Gmail y Zapier.
- Aplicación móvil para iOS y Android para HubSpot CRM.
Limitaciones de HubSpot
- Opción limitada para priorizar tareas.
- La automatización del flujo de trabajo es limitada en el plan Free.
Precios de HubSpot
Para particulares y equipos pequeños:
- Free
- Starter: 15 $ al mes
- Profesional: 800 $ al mes
Valoraciones y opiniones sobre HubSpot (CRM)
- G2: 4,4/5 (más de 11 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 4000 opiniones)
17. Paymo: ideal para tareas y reservas de clientes.
Paymo es un sencillo software de gestión de tareas y una aplicación de facturación, todo en uno, por lo que entiendo que resulte muy atractivo para profesionales y autónomos que desean gestionar el trabajo de los clientes, los datos de control de tiempo y los recursos en una sola plataforma. Te permite configurar automáticamente reservas fantasma basadas en los detalles de las tareas que has introducido en el pasado, así como obtener una visión general de todas las reservas del equipo inmediato en una sola pantalla. 🖥️
Paymo también simplifica la gestión de recursos al permitir que varios gestores realicen el trabajo de programación para evitar el exceso o la falta de reservas. Podemos:
- Reserva tiempo por horas para tareas urgentes.
- Acomoda las tareas no programadas con una sencilla función de arrastrar y soltar.
- Visualiza la disponibilidad de nuestro equipo en los cronogramas.
- Envía notificaciones de reservas solo a los miembros del equipo pertinentes.
La plataforma permite a mis empleados ver sus tareas en una sola vista, mientras que nuestros gestores de tareas supervisan tanto sus tareas personales como el trabajo del equipo en vistas separadas. Al igual que con la mayoría de las alternativas a Paymo, disponemos de vistas de proyectos como diagramas de Gantt, tablas y calendarios para visualizar las tareas.
Paymo también fomenta la colaboración en equipo, ya que ofrece una vista detallada de las tareas para chatear en tiempo real sobre las últimas actualizaciones. Por último, Paymo proporciona niveles de prioridad de tareas como crítico, alto, normal o bajo en todos los equipos, que podemos ajustar en función de nuestro compromiso de entrega con los clientes.
Las mejores funciones de Paymo
- Cronogramas para evaluar la disponibilidad de los empleados
- Permite reservar tiempo para las tareas de los clientes por horas.
- Chatear en tiempo real
- Vistas de proyectos como el diagrama de Gantt y el tablero Kanban.
- Se integra con aplicaciones como Slack, Google Calendar y JotForm.
- Compatibilidad con aplicaciones móviles para iOS y Android.
Limitaciones de Paymo
- La aplicación móvil puede resultar difícil de navegar.
- Se necesita tiempo para formar a los empleados en el uso de la plataforma.
Precios de Paymo
- Gratis (para hasta cinco clientes)
- Starter: 5,9 $ al mes por usuario.
- Pequeñas oficinas: 10,9 $ al mes por usuario.
- Business: 16,9 $ al mes por usuario.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Paymo
- G2: 4,6/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 400 opiniones)
18. TimeCamp: el mejor para el control de tiempo y las tareas de facturación.
He hablado con muchos autónomos sobre sus rutinas de gestión de tareas y creo que uno de sus principales problemas es la conexión entre las tareas y las horas registradas, y, en última instancia, con las facturas. Por eso precisamente me he asegurado de incluir esta práctica herramienta todo en uno en nuestra lista.
Mientras que la mayoría de las alternativas a TimeCamp de esta lista incluyen funciones típicas de gestión de tareas y de proyectos, TimeCamp centra su atención en la gestión del tiempo dedicado a las tareas.
Con sus funciones de control de tiempo con un solo clic, puedes realizar un seguimiento de tus horas de trabajo o las de tu equipo sin esfuerzo. Puedes utilizar estos datos para estandarizar los tiempos de trabajos específicos, planificar y crear asignaciones de tareas y presupuestos de facturación, y supervisar la productividad de cada miembro del equipo.
TimeCamp también ofrece funciones para medir la rentabilidad de tus proyectos y realizar el seguimiento de las horas facturables, lo que agiliza la facturación y la gestión de recursos. Básicamente, las tareas que antes tenías que hacer manualmente, como crear facturas y aprobar hojas de horas, se automatizan en esta plataforma.
Aunque este software destaca por el control de tiempo, sigue siendo una herramienta de gestión de tareas. Su producto TimeCamp Planner te ayuda a organizar las tareas y supervisar su progreso en tableros de estilo Kanban.
Si tienes que realizar tareas repetitivas, automatízalas especificando información como fechas límite, personas asignadas y estados de progreso. Además, puedes cambiar de la vista Panorámica de tareas del equipo a la tuya propia utilizando la función Mis tareas, que muestra tus tareas asignadas en una vista de lista, calendario o Cronograma.
Ten en cuenta que las funciones de control de tiempo y gestión de tareas de TimeCamp están disponibles en planes de precios independientes.
Las mejores funciones de TimeCamp
- Herramientas completas de control de tiempo
- Tablero Kanban para un fácil seguimiento de las tareas
- Listas de tareas personales
- Puede automatizar tareas repetitivas.
- Incluye aplicaciones para Android e iOS.
- TimeCamp (no TimeCamp Planner) se integra con herramientas como: ClickUp (puede utilizar esta integración para cronometrar sus tareas de ClickUp y disfrutar de una facturación precisa) Google Calendar Slack
- ClickUp (puede utilizar esta integración para cronometrar sus tareas de ClickUp y disfrutar de una facturación precisa).
- Google Calendar
- Slack
- ClickUp (puede utilizar esta integración para cronometrar sus tareas de ClickUp y disfrutar de una facturación precisa).
- Google Calendar
- Slack
Limitaciones de TimeCamp
- La interfaz de usuario y el tiempo de carga del servidor podrían mejorar.
- La herramienta puede presentar errores en ocasiones.
Precios de TimeCamp (para TimeCamp Planner)
- Starter: 2,99 $ al mes por usuario (ideal para autónomos)
- Premium: 4,99 $ al mes por usuario (ideal para empresas que realizan el seguimiento de la rentabilidad).
- Ultimate: 7,99 $ al mes por usuario (para la elaboración de mejores informes analíticos).
- Enterprise: 11,99 $ al mes por usuario (para mayor seguridad e integraciones personalizadas)
Valoraciones y opiniones sobre TimeCamp
- G2: 4,7/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 500 opiniones)
19. Any. do: ideal para crear listas de tareas pendientes.
Any. do se especializa en proporcionar listas de tareas fáciles de usar para ayudarte a alcanzar tus metas personales o profesionales de manera eficiente. Está dirigido a personas, familias y equipos, y está disponible en más de 10 plataformas, incluyendo Mac, Safari y iPad.
Durante el tiempo que utilicé esta herramienta, pude organizar mis tareas pendientes en listas y proyectos separados, todos codificados por colores para establecer prioridades claras y determinar las categorías de tareas. Podemos mejorar nuestras listas de tareas con:
- Subtareas y adjuntos para una mayor conciencia de las tareas.
- Plazos y recordatorios
Compartir responsabilidades también es sencillo: solo tienes que compartir una lista de tareas con tus compañeros de equipo o familiares para colaborar en la realización de las tareas. Por ejemplo, puedes asignar diferentes elementos de una lista de la compra a los miembros de tu familia y realizar un seguimiento de la lista para asegurarte de que completan la tarea con éxito. Si hay algún asunto urgente que desees discutir, utiliza la función de chat para chatear en tiempo real.
Para las empresas que buscan una herramienta de gestión de tareas con capacidades de gestión de proyectos, Any.do es una opción sólida, ya que también ofrece funciones como flujos de trabajo personalizables, vistas, plantillas predefinidas y potentes integraciones con otras herramientas de trabajo.
Sin embargo, si desea funciones de flujo de trabajo más completas, explore algunas alternativas más avanzadas a Any.do.
Any. funciones pendientes
- Proporciona listas de tareas sencillas.
- Ideal como gestor de tareas diarias.
- Te permite realizar el uso compartido de listas con equipos, familiares y amigos.
- Recordatorios para completar las tareas a tiempo.
- Tiene aplicaciones para iOS y Android.
- Se integra con otras herramientas de gestión de tareas como ClickUp y Asana (a través de Zapier).
Cualquiera. Limitaciones.
- Algunos usuarios desean más integraciones (como con el Calendario de Microsoft).
- Funciones avanzadas limitadas para este intervalo de precios.
Precios de Any. do Pendiente
Recuerda contratar un plan Familiar o Teams para acceder a las listas compartidas.
- Free
- Premium: 2,99 $ al mes por usuario.
- Familia: 8,33 $ al mes por cuatro usuarios.
- Equipos: 4,99 $ al mes por usuario.
Todos los precios indicados se refieren a valores aproximados facturados anualmente*.
Any. valoraciones y opiniones pendientes
- G2: 4,2/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 100 opiniones)
En el momento de revisar esta herramienta, observamos algunas opiniones menos positivas de usuarios de Android e iOS, principalmente sobre algunos elementos de la experiencia de usuario. Sin embargo, las opiniones sobre las funciones generales son bastante positivas. Esto es lo que opinaba un director del equipo de ventas que utiliza el producto:
Con Any. do, organizar mis tareas es sencillo y rápido. La app funciona bien y hace lo que se supone que debe hacer: establecer recordatorios diarios y programar tareas para mantenerme al día de lo que hay que hacer. Me encantan las aplicaciones que ofrecen un diseño profesional sencillo y minimalista.
20. Smartsheet: ideal para la gestión de tareas en formato hoja de cálculo.
Smartsheet es una herramienta de gestión de tareas similar a una hoja de cálculo. Es ideal para aquellos que se sienten cómodos realizando el seguimiento de tareas en Excel, pero están dispuestos a cambiar a una herramienta con cálculos menos complicados. La herramienta es muy popular en los sectores de la construcción, la sanidad y la educación, donde la gestión de tareas consiste en trabajar con datos dispersos.
Al igual que ClickUp, Smartsheet ofrece herramientas completas de gestión de proyectos y tareas para manejar diferentes flujos de trabajo. Por ejemplo, te permite programar tareas, crear subtareas, asignar recursos y realizar un seguimiento eficiente de las asignaciones desde una sola plataforma. ✅
Aquí, las tareas se representan en hojas de cálculo para proyectos individuales. Al igual que la mayoría de las alternativas a Smartsheet, podemos añadir información básica sobre las tareas, como fechas límite y personas asignadas, en campos y columnas claros. También podemos combinar varias hojas de cálculo para tener una vista consolidada de nuestras tareas en todas las categorías.
Sin embargo, no se trata de hojas de cálculo tradicionales, sino que también ofrecen las funciones avanzadas de una herramienta moderna de gestión de tareas. Por ejemplo, podemos utilizar casillas de selección, listas desplegables y comentarios para interactuar con las tareas en Smartsheet.
Este es un excelente software de gestión de tareas para equipos que trabajan en proyectos extensos, ya que incluye plantillas para la gestión ágil de proyectos, el seguimiento de OKR, la elaboración de presupuestos y la gestión de recursos.
También tiene compatibilidad con la automatización de tareas, la colaboración en tiempo real y análisis avanzados. Además, se integra con servicios que quizá ya utilicemos, como Google Workspace y Microsoft Teams.
Lectura adicional: ¡Explora ClickUp vs. Smartsheet!
Las mejores funciones de Smartsheet
- Herramienta de gestión de proyectos basada en hojas de cálculo.
- Funcionalidades avanzadas para supervisar proyectos complejos.
- Permite la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo.
- Plantillas para la gestión ágil de proyectos
- Se integra con numerosas aplicaciones de comunicación, visualización de datos y entrega de proyectos.
- Disponible como app para iOS o Android.
Limitaciones de Smartsheet
- Los usuarios pueden tener dificultades para familiarizarse con las funciones avanzadas.
- Podría beneficiarse de añadir más opciones de plantillas.
Precios de Smartsheet
- Gratis (para hasta dos editores de tareas)
- Pro: 7 $ al mes por usuario.
- Business: 25 $ al mes por usuario.
- Corporación: ponte en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual*.
Valoraciones y opiniones sobre Smartsheet
- G2: 4,4/5 (más de 14 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3000 opiniones)
Aprovecha las mejores aplicaciones de gestión de tareas
Nuestra experiencia de primera mano con estas herramientas ha sido emocionante y enriquecedora. Creemos que cada una de estas opciones entiende a sus usuarios objetivo y se esfuerza por satisfacer sus necesidades. Sin embargo, si aún le cuesta encontrar la opción ideal, haga una lista de lo que realmente prioriza en una plataforma de gestión de tareas.
Por lo general, un buen software de gestión de tareas ofrece funciones que te ayudan a planificar, organizar, realizar el seguimiento y asignar tareas, pero no deberías tener que pagar una fortuna por ellas. Algunas funciones, como los recordatorios, la automatización y las vistas de tareas, son lo mínimo imprescindible y las encontramos en casi todas las herramientas que hemos analizado.
Lo que puedes explorar son las funcionalidades generales que obtienes por un precio determinado. Digamos que la herramienta A te ofrece 30 funciones avanzadas y la herramienta B, más popular, te ofrece 25 funciones avanzadas por el mismo precio: ¡ya sabes cuál elegir!
Por último, las mejores herramientas de gestión de tareas deben facilitarte la vida, no al contrario, así que asegúrate de que la herramienta que elijas sea fácil de implementar y divertida de usar durante el trabajo. 🥳
Si no consigues decidirte, nos atreveremos a recomendarte que pruebes ClickUp. Cuenta con todas las funciones que necesitas para optimizar la gestión de tareas con el mínimo esfuerzo. Tanto si deseas establecer metas, realizar el seguimiento y asignar tareas, gestionar el tiempo, reducir el trabajo manual o comunicarte con tu equipo, las posibilidades son infinitas.
Regístrate hoy mismo en ClickUp y disfruta del mejor conjunto de herramientas que puede ofrecer un software gratuito de gestión de tareas. 💖