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Con el auge de las transformaciones ágiles, la planificación de sprints sigue ganando popularidad, a menudo con resultados convincentes. Las empresas ganan flexibilidad, resuelven grandes problemas y disponen de pausas integradas entre los desarrollos, en las que pueden evaluar los progresos y recalibrar según sea necesario.
Si eres nuevo en la planificación de sprints, aquí tienes todo lo que necesitas saber. ¿Y si no eres nuevo y solo necesitas un software de gestión de proyectos para empezar? Tenemos lo que necesitas, gratis, con las funciones Sprint y ágil de ClickUp.
¿Qué es la planificación de sprints?
La planificación de sprints es el proceso de identificar qué quieres conseguir en un sprint (tus metas) y cómo lo vas a conseguir (el plan) en tu próximo sprint, basándote en los objetivos de la empresa, el backlog del producto y la capacidad y velocidad del equipo. La reunión de planificación de sprints debe establecer expectativas, dar dirección a los equipos y asegurar que todos están en la misma página antes de cada sprint.
UN MOMENTO... ¿QUÉ ES UN SPRINT? Si eres nuevo en el mundo ágil, aquí tienes una breve introducción: un sprint es un periodo de tiempo corto (normalmente dos semanas, aunque también hay sprints de una semana y de cuatro semanas) en el que tu equipo se planifica para entregar algo.
La idea detrás de los sprints es que, en lugar de planificar todo el año de su equipo de desarrollo y no dejar espacio para la creatividad, la innovación, los cambios del mercado o las emergencias, usted planifica la entrega de los elementos prioritarios en un cronograma breve. Esto deja espacio para el crecimiento y los cambios de prioridades. También significa que los equipos están entregando constantemente funciones o productos prioritarios y, a medida que cambian las prioridades, también puede cambiar el trabajo de sus equipos.
Las ventajas de la planificación de sprints
Entonces, ¿por qué tantas empresas están haciendo sprints últimamente? ¿Qué aporta exactamente esta práctica a sus equipos, a sus clientes y a los resultados de su empresa? Las respuestas son muy atractivas:
Procesos de trabajo más ágiles
La idea central detrás de los sprints es la siguiente: periodos de trabajo cortos y bien definidos significan entregas más rápidas y mayor flexibilidad. Permiten a los equipos convertir grandes proyectos en hitos más pequeños y manejables, y proporcionan a los líderes puntos de control predefinidos en los que pueden pivotar, reestablecer prioridades o incluso descartar proyectos en función de nueva información, como cambios en los objetivos de la empresa o cambios importantes en el mercado.
Mejor colaboración
Cuanto más claro (y flexible) sea tu plan, más fácil será para los equipos colaborar de forma eficaz para sacar el trabajo adelante. Además, las pausas integradas al terminar un sprint y comenzar el siguiente proporcionan a los equipos puntos de control automáticos.
CONSEJO DE PRODUCTIVIDAD Psst... El 25 % de los clientes de ClickUp afirmaron que se cambiaron a nuestra plataforma porque necesitaban mejores herramientas de colaboración, y el 91 % afirma que la colaboración mejoró tras el cambio.
Se acabaron las conjeturas
Al proporcionar una dirección clara sobre las metas, los hitos, las responsabilidades del equipo y el valor esperado, la planificación de sprints elimina las conjeturas de nuestros procesos. Esto significa menos tiempo dedicado a hacer preguntas generales a mitad del proyecto (lo que reduce los retrasos) y menos espacio para conjeturas incorrectas sobre lo que quiere el liderazgo (lo que reduce el trabajo duplicado).
Empleados más felices
Nadie quiere pasar su tiempo de trabajo sin saber qué tiene que entregar, cuándo o cómo se definirá el éxito. Es estresante y resta energía creativa para resolver los problemas reales del trabajo.
Con una lista clara y manejable de los entregables del proyecto y un cronograma finito y razonable (semanas en lugar de meses), los equipos no tienen que adivinar cuáles son sus prioridades, los resultados esperados o en qué deben estar trabajando. Esto reduce el estrés y la sobrecarga mental (la cantidad de información que las personas tienen en mente para realizar su trabajo), lo que también contribuye a la productividad.
Estrategias que puede aprender
Cuanto mejor documentemos nuestros planes, mejor podremos aprender de ellos. ¿Qué ha funcionado bien? ¿Qué no ha funcionado en absoluto? ¿Qué obstáculos hemos encontrado que podríamos evitar en el futuro?
Los sprints cortos significan que nos hacemos estas preguntas con más frecuencia (y también aprendemos de ellas con más frecuencia). Los planes bien definidos y los sprints bien documentados significan respuestas más claras cuando nos hacemos estas preguntas. Y la iteración estratégica significa una mejora constante (y menos atrapados en viejos hábitos).
¿Cuándo debe realizarse la planificación de sprints?
La planificación de sprints debe realizarse antes del sprint y después del refinamiento del backlog, la revisión del sprint y la retrospectiva del sprint anterior (donde aprenderás qué prácticas deben repetir o descartar los equipos del sprint anterior).
¿Cuánto dura una sesión de planificación de sprints?
Normalmente, las reuniones de planificación de sprints duran aproximadamente una hora por cada semana del sprint. (Por ejemplo, si realiza sprints de dos semanas, la reunión debería durar unas dos horas. Si realiza sprints de tres semanas, planifique un bloque de tres horas)
Dicho esto, hay formas de hacer que la planificación de sprints sea más breve y agradable. Las empresas deben mantener su backlog refinado y pedir a los líderes que acudan a la reunión con un plan bien definido.
Esto permite a los líderes establecer prioridades y reducir las reuniones a 30 minutos, para que puedan centrarse exclusivamente en marcar con conmutadores de función todo lo que no se completará o no se ha completado en el sprint actual. Después, el equipo puede revisar las prioridades propuestas del backlog (limpio y refinado) y llegar a un consenso.
Como con cualquier reunión, cuanto más corta, mejor. Las investigaciones sugieren que la capacidad de atención media es de solo 10 a 18 minutos ( por eso las charlas TED duran 18 minutos o menos ). Aunque dudamos que puedas reducir tus sesiones de planificación tanto, busca formas de recortar lo superfluo.
CONSEJOS PARA ACORTAR LAS REUNIONES Según FastCompany, algunas de las cosas que hacen los equipos exitosos para evitar que las reuniones se alarguen son: ajustar un cronómetro, pedir a los participantes que tomen notas a mano (no en ordenadores portátiles), dejar los teléfonos móviles en la puerta y planificar momentos de silencio durante las reuniones (¡sí, en serio!).
Si tiene pensado hacer algo poco ortodoxo, como prohibir los teléfonos móviles o quitar las sillas, asegúrese de tener un plan para garantizar la accesibilidad de los empleados con discapacidad. Algunas personas deben permanecer sentadas y otras pueden necesitar sus teléfonos para alertas médicas.
¿Quién participa en la planificación de sprints?
Aunque todo el equipo de desarrollo debe participar en la reunión de planificación, los principales planificadores son el Scrum Master, el propietario del producto y el director de ingeniería.
El Scrum Master dirige el equipo Scrum y se asegura de que tengan lo que necesitan para iniciar el nuevo sprint (preparándolos para el éxito). El propietario del producto es el guardián de la visión y la lista de tareas pendientes del producto.
Deben estar en estrecho contacto con el cliente y son responsables de desarrollar y actualizar el backlog del producto. El director de ingeniería debe participar en cualquier definición del alcance o alineación antes de la reunión.
Además, cabe destacar que los sprints no son solo para los equipos de desarrollo. McKinsey sugiere implementar transformaciones ágiles en sprints. Y Harvard Business Review afirma que los sprints sirven para resolver grandes problemas. La utilidad de pensar y planificar en ráfagas cortas, para más de un tipo de equipo, ha sido demostrada una y otra vez por líderes del sector y las principales instituciones de investigación empresarial.
¿Qué incluye la planificación de sprints?
Metas de ClickUp : Una vez que el propietario del producto ha establecido las metas, la reunión de planificación del sprint es el momento de asegurarse de que el equipo está al tanto de todo. Cuanto mejor comprendan lo que se pretende conseguir, más exitoso será cada sprint.
Selección de tareas pendientes: Preferiblemente antes de la reunión de planificación del sprint, el propietario del producto habrá priorizado las tareas pendientes y, durante la reunión, comunicará esas prioridades a los equipos.
*¿TIENES PROBLEMAS PARA MANTENER ORGANIZADO TU BACKLOG? Prueba las listas de ClickUp No solo puede reunir los elementos pendientes en un solo lugar y ordenar las tareas adjuntas a ellos, sino que también puede anidar cada elemento de la lista dentro de carpetas de proyectos específicos, añadir información relevante a cada elemento de la lista (propietarios, adjuntos, etc.), ordenar las tareas por estado y arrastrar y soltar tareas fácilmente para cambiar su estado. Las actualizaciones fáciles y en tiempo real hacen que estas listas sean un gran activo durante su reunión de planificación.
Velocidad: ¿Qué tan rápidos son sus equipos? Cuanto mejor pueda responder esta pregunta (por equipo), mejor podrá planificar. Utilice sprints anteriores para calcular la velocidad del equipo para sprints futuros y, durante la reunión de planificación, verifique. ¿Los equipos creen que este proyecto podría requerir un cronograma más largo o más corto? Utilice la reunión para obtener sus opiniones y evitar programar de más o de menos.
Capacidad : Hablando de planificar en exceso o en defecto, la capacidad es la otra métrica que debes tener en cuenta. Para determinarla, necesitas saber qué tiene el equipo (o cada miembro del equipo) entre manos, qué se puede posponer y qué no, y cómo tu prioridad se cruza con sus prioridades existentes. (Psst... La vista Carga de trabajo de ClickUp puede ayudarte con esto)
A la hora de determinar la capacidad, muchos equipos utilizan un sistema como los puntos de sprint, que permite asignar varios puntos que los equipos pueden abordar en un periodo determinado y, a continuación, asignar a cada tarea un valor en puntos para ver cómo encaja en la capacidad total.
Vale la pena señalar que la planificación de la capacidad no debe limitarse a calcular fechas límite. Se trata de alinear a los equipos en cuanto al alcance y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo una tarea. El sistema de puntos ayuda a identificar cualquier discrepancia importante en la comprensión.
Si un ingeniero dice que el esfuerzo necesario es de dos puntos y otro dice que es de siete, es evidente que alguien se está perdiendo algo. Esto puede ayudarle a sacar a la luz las dependencias y aclarar las suposiciones antes de que comience el sprint.
Dependencias: Las dependencias entre equipos deben formar parte de la planificación previa al sprint y deben surgir durante la reunión para garantizar que todas estén correlacionadas (lo último que desea es descubrir una gran dependencia de última hora que descarrile el plan).
Tareas: ¿Cómo alcanzaremos la meta que nos hemos fijado? ¿Cuáles son las tareas, los hitos y el orden de las operaciones que debemos completar? ¿Quién está asignado a cada tarea y cómo la completará? Tu gestor de proyectos ya debería tener un cronograma de gestión de proyectos con las respuestas a estas preguntas. Aprovecha el tiempo de la reunión para hacer los ajustes necesarios si tu equipo aporta nueva información, estimaciones de tiempo, etc.
Métricas : Por último, asegúrate de que la reunión responda a una pregunta clave: ¿cómo sabrás si has tenido éxito? ¿Qué métricas utilizarás para evaluar la eficacia del sprint? ¿Qué deben perseguir exactamente los equipos y las personas?
Buenas prácticas en la planificación de sprints
Ahora ya sabe qué es una reunión de planificación de sprints, cuándo celebrarla, quién está a cargo y qué se trata en ella. Ahora, mejórela aún más con algunos consejos de expertos:
1. Sea breve y conciso
A nadie le gustan las reuniones largas. Ni siquiera las importantes. Esto significa que, si desea que su reunión tenga el máximo impacto y encuentre menos resistencia, los gestores de proyectos y los líderes deben trabajar por adelantado para que la reunión sea lo más breve y sencilla posible.
2. Empiece con una agenda clara
Hablando de ser breve y claro, cuanto más limpia sea tu agenda, más rápida (y mejor) será tu reunión. Sepa de qué necesita hablar, en qué orden y con qué prioridad. Y comience con las cosas que requieren mayor atención.
3. Empiece por el porqué
Como dice Simon Sinek (famoso por sus charlas TED): «La gente no compra lo que haces; compra por qué lo haces». Se refiere principalmente a los clientes, pero lo mismo se aplica a los equipos internos. Si quieres que se comprometan con un proyecto y se entreguen al máximo, necesitan saber por qué es importante. ¿Hacia qué metas están trabajando y cómo esas metas mejoran la vida de los clientes o los empleados?
4. Alivie la carga de su equipo
Los gestores de proyectos y los jefes de equipo deben facilitar al máximo que el equipo acepte el plan. No utilices la reunión como una sesión de brainstorming ni sobrecargues a los equipos con la tarea de elaborar la hoja de ruta por su cuenta. Presenta sugerencias claras y deja que el equipo aporte comentarios útiles. Así se aprovecha el tiempo de forma más eficiente y no se resta atención ni energía creativa a los equipos.
5. Defina el éxito
¿Cómo es una sesión de planificación exitosa? ¿Qué quieres que los equipos aprendan? ¿Qué preguntas aclaratorias necesitas que se respondan? ¿El equipo lanza al final de este sprint y cómo afecta eso a tu planificación? Debes entrar en la reunión sabiendo no solo cómo será un sprint exitoso, sino también cómo debe ser una reunión de planificación exitosa al final.
6. Establezca metas realistas
Con el agotamiento y la rotación alcanzando tasas alarmantes, es más importante que nunca ser realista sobre lo que los equipos y las personas pueden lograr. Utiliza la velocidad pasada para elaborar tu plan, pero también escucha cuando los equipos te digan que necesitan más tiempo o que tienen dificultades para alcanzar tus metas.
Para muchos equipos, establecer una meta realista y alcanzable, así como una meta ambiciosa con incentivos adicionales, puede ayudar a garantizar que los equipos no se quemen en el intento, sino que alcancen grandes logros.
7. Realice retrospectivas
Cada sprint debe informar a los sprints que le siguen. ¿Qué hicieron bien los equipos (y es reproducible)? ¿Qué hay que mejorar? ¿Qué aprendiste de los sprints anteriores? ¿Cómo puedes aplicarlo en el futuro? Las retrospectivas periódicas pueden ayudarte a obtener las respuestas e incorporarlas a la siguiente sesión de planificación.
Pruebe estas herramientas retrospectivas!
CONSEJO PROFESIONAL ¿Desea más consejos? Eche un vistazo a esta recopilación de consejos sobre gestión ágil de proyectos de más de 20 expertos.
Herramientas de planificación de sprints
La planificación de sprints es un trabajo muy estratégico, y contar con las herramientas adecuadas es fundamental. (Sabemos que no somos imparciales, pero con un impresionante 96 % de nuestros clientes afirmando que son más eficientes tras adoptar nuestras herramientas, creemos que el veredicto es unánime).
Aquí tienes tres plantillas ágiles de ClickUp que pueden resultarte útiles para tu reunión de planificación de sprints:
1. Plantilla de gestión ágil de proyectos de ClickUp
La plantilla de gestión ágil de proyectos de ClickUp te permite ver el progreso de un vistazo, realizar un seguimiento de los sprints y personalizar los estados para satisfacer las necesidades únicas de tus equipos.
2. Plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp
Desde los trabajos pendientes hasta los sprints y las retrospectivas, esta plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp reúne todos los elementos de planificación de sprints que necesitas en un solo lugar, fácil de ver y editar.
3. Plantilla de lluvia de ideas para retrospectivas de sprints de ClickUp
¿Realiza una retrospectiva después de un sprint y antes del siguiente? La plantilla de lluvia de ideas para retrospectivas de sprints de ClickUp tiene todo lo que necesita.
Bonificación: Plantillas de retrospectiva de sprints
¿Listo para empezar?
Las herramientas gratuitas Sprint y Agile de ClickUp están diseñadas para ayudar a los propietarios de productos y a los líderes de Scrum a planificar con antelación, llevar a cabo reuniones de planificación de sprints y realizar un seguimiento del panorama siempre cambiante de cada proyecto. Y con la ayuda de ClickUp, tu equipo puede hacer precisamente eso.
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