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Con el auge de las transformaciones ágiles, la planificación de sprints sigue ganando popularidad, a menudo con resultados convincentes. Las empresas ganan flexibilidad, resuelven grandes problemas y disponen de pausas integradas entre desarrollos en las que pueden evaluar el progreso y recalibrar según sea necesario.
Si eres nuevo en la planificación de sprints, aquí tienes todo lo que necesitas saber. ¿Y si no eres nuevo y solo necesitas un software de gestión de proyectos para empezar? Te lo ponemos fácil, gratis, con las funciones ágiles y de sprint de ClickUp.
¿Qué es la planificación de sprints?
La planificación de sprints es el proceso de identificar qué se quiere lograr en un sprint (las metas) y cómo se va a lograr (el plan) en el próximo sprint, basándose en los objetivos empresariales, el backlog del producto y la capacidad y velocidad del equipo. La reunión de planificación de sprints debe establecer expectativas, dar orientación a los equipos y asegurar que todos estén en sintonía antes de cada sprint.
UN MOMENTO... ¿QUÉ ES UN SPRINT? Si eres nuevo en el mundo ágil, aquí tienes una breve introducción: un sprint es un periodo de tiempo corto (normalmente de dos semanas, aunque también hay sprints de una semana y de cuatro semanas) en el que tu equipo planifica entregar algo.
La idea detrás de los sprints es que, en lugar de planificar todo el año de su equipo de desarrollo y no dejar espacio para la creatividad, la innovación, los cambios del mercado o las emergencias, se planifique la entrega de los elementos de prioridad en un cronograma breve. Esto deja espacio para el crecimiento y los cambios de prioridades. También significa que los equipos están entregando constantemente funciones o productos de prioridad y, a medida que cambian las prioridades, también puede cambiar el trabajo de sus equipos.
Las ventajas de la planificación de sprints
Entonces, ¿por qué tantas empresas están adoptando los sprints últimamente? ¿Qué aporta exactamente esta práctica a sus equipos, a sus clientes y a los resultados de su empresa? Las respuestas son muy interesantes:
Procesos de trabajo más ágiles
La idea central detrás de los sprints es la siguiente: períodos de trabajo cortos y bien definidos significan entregas más rápidas y mayor flexibilidad. Permiten a los equipos convertir los proyectos grandes en hitos más pequeños y manejables, y proporcionan a los líderes puntos de control predefinidos en los que se puede cambiar de rumbo, reordenar las prioridades o incluso descartar proyectos en función de nueva información, como cambios en las metas de la empresa o cambios importantes en el mercado.
Mejor colaboración
Cuanto más claro (y flexible) sea su plan, más fácil será para los equipos colaborar de manera eficaz para terminar las tareas. Además, las pausas incorporadas al finalizar un sprint y comenzar el siguiente proporcionan a los equipos puntos de control automáticos.
CONSEJO DE PRODUCTIVIDAD Psst... El 25 % de los clientes de ClickUp afirmaron que se pasaron a nuestra plataforma porque necesitaban mejores herramientas de colaboración, y el 91 % afirma que la colaboración mejoró tras el cambio.
Se acabaron las conjeturas.
Al proporcionar una orientación clara sobre las metas, los hitos, las responsabilidades del equipo y el valor esperado, la planificación de sprints elimina las conjeturas de nuestros procesos. Esto significa menos tiempo dedicado a plantear preguntas generales a mitad del proyecto (lo que reduce los retrasos) y menos espacio para conjeturas incorrectas sobre lo que quiere la dirección (lo que reduce el trabajo duplicado).
Empleados más felices
Nadie quiere pasar su tiempo de trabajo sin saber con certeza qué debe entregar, para cuándo o cómo se definirá su éxito. Es estresante y resta energía creativa para resolver los problemas reales del trabajo.
Con una lista clara y manejable de los entregables del proyecto y un cronograma finito y razonable (semanas en lugar de meses), los equipos no tienen que adivinar cuáles son sus prioridades, los resultados esperados o en qué deben trabajar. Esto reduce el estrés y la sobrecarga mental (la cantidad de información que las personas retienen en su mente para realizar su trabajo), lo que también contribuye a la productividad.
Estrategias que puede aprender.
Cuanto mejor documentemos nuestros planes, mejor podremos aprender de ellos. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué no funcionó en absoluto? ¿Qué obstáculos encontramos que podríamos evitar en el futuro?
Los sprints cortos significan que hacemos estas preguntas con más frecuencia (y también aprendemos de ellas con más frecuencia). Los planes bien definidos y los sprints bien documentados significan respuestas más claras cuando hacemos estas preguntas. Y la iteración estratégica significa una mejora constante (y menos atrapados en viejos hábitos).
¿Cuándo debe realizarse la planificación del sprint?
La planificación del sprint debe realizarse antes del sprint y después del refinamiento del backlog, la revisión del sprint y la retrospectiva del sprint anterior (donde aprenderá qué prácticas deben repetir o descartar los equipos del sprint anterior).
¿Cuánto dura una sesión de planificación de sprints?
Por lo general, las reuniones de planificación de sprints duran aproximadamente una hora por cada semana del sprint. (Por ejemplo, si realiza sprints de dos semanas, la reunión debería durar unas dos horas. Si realiza sprints de tres semanas, planifique un bloque de tiempo de tres horas).
Dicho esto, hay formas de hacer que la planificación de sprints sea más breve y agradable. Las empresas deben mantener su backlog perfeccionado y pedir a los directivos que acudan a la reunión con un plan bien definido.
Esto permite a los líderes establecer prioridades y reducir las reuniones a 30 minutos, de modo que puedan centrarse exclusivamente en señalar cualquier elemento que no se vaya a completar o que no se haya completado en el sprint actual. A continuación, el equipo puede revisar las prioridades propuestas a partir del backlog (limpio y refinado) y alcanzar un consenso.
Como con cualquier reunión, cuanto más corta, mejor. Las investigaciones sugieren que la capacidad de atención media es de solo 10 a 18 minutos ( por eso las charlas TED duran 18 minutos o menos ). Aunque dudamos que sus sesiones de planificación sean tan cortas, busque formas de recortar lo superfluo.
CONSEJOS PARA ACORTAR LAS REUNIONES Según FastCompany, algunas de las cosas que hacen los equipos exitosos para evitar que las reuniones se alarguen son: poner un cronómetro, pedir a los asistentes que tomen notas a mano (en lugar de en el ordenador), dejar los teléfonos móviles en la puerta y planear momentos de silencio durante la reunión (¡sí, en serio!).
Si planea hacer algo poco ortodoxo, como prohibir los teléfonos móviles o quitar las sillas, asegúrese de tener un plan de accesibilidad para sus empleados discapacitados. Algunas personas deben sentarse y otras pueden necesitar sus teléfonos para alertas médicas.
¿Quién participa en la planificación de sprints?
Aunque todo el equipo de desarrollo debe participar en la reunión de planificación, los principales responsables de la planificación son el Scrum Master, el propietario del producto y el director de ingeniería.
El Scrum Master dirige el equipo Scrum y se asegura de que tengan todo lo necesario para afrontar el nuevo sprint (preparándolos para el éxito). El Product Owner es el guardián de la visión de su producto y de su backlog.
Deben estar en estrecho contacto con el cliente y son responsables de desarrollar y actualizar el backlog del producto. El director de ingeniería debe participar en cualquier definición del alcance o alineación antes de la reunión.
Además, cabe destacar que los sprints no son solo para sus equipos de desarrollo. McKinsey sugiere implementar transformaciones ágiles en sprints. Y Harvard Business Review afirma que los sprints sirven para resolver grandes problemas. La utilidad de pensar y planificar en intervalos cortos, para más de un tipo de equipo, ha sido demostrada una y otra vez por líderes del sector y las principales instituciones de investigación empresarial.
¿Qué incluye la planificación de sprints?
Metas de ClickUp : Una vez que el propietario del producto ha establecido las metas, la reunión de planificación del sprint es el momento de asegurarse de que el equipo esté al tanto. Cuanto mejor comprendan lo que se pretende conseguir, más exitoso será cada sprint.
Selección del backlog: Preferiblemente antes de la reunión de planificación del sprint, el propietario del producto habrá priorizado el backlog y, durante la reunión, comunicará esas prioridades a los equipos.
¿LE COSTÁ MANTENER ORGANIZADO SU BACKLOG? ¡Pruebe las listas de ClickUp! No solo puede reunir sus elementos de backlog en un solo lugar y ordenar las tareas asociadas a ellos, sino que también puede anidar cada elemento de la lista dentro de carpetas de proyectos específicos, añadir información relevante a cada elemento de la lista (propietarios, adjuntos, etc.), ordenar las tareas por estado y arrastrar y soltar tareas fácilmente para cambiar su estado. Las actualizaciones fáciles y en tiempo real hacen que estas listas sean un gran activo durante tu reunión de planificación.
Velocidad: ¿Qué tan rápidos son sus equipos? Cuanto mejor pueda responder a esta pregunta (por equipo), mejor podrá planificar. Utilice los sprints anteriores para calcular la velocidad del equipo para futuros sprints y, durante la reunión de planificación, compruébelo. ¿Creen los equipos que este proyecto podría requerir un cronograma más largo o más corto? Aproveche la reunión para recabar sus opiniones y evitar una programación excesiva o insuficiente.
Capacidad : Hablando de sobrecarga o falta de carga de trabajo, la capacidad es la otra métrica que debes tener en cuenta en tu planificación. Para determinarla, necesitas saber qué tareas tiene el equipo (o cada miembro del equipo) ya asignadas, qué se puede posponer y qué no, y cómo tus prioridades se cruzan con las prioridades existentes. (Psst... La vista Carga de trabajo de ClickUp puede ayudarte con esto).
A la hora de determinar la capacidad, muchos equipos utilizan un sistema como los puntos de sprint, que permite asignar varios puntos que los equipos pueden abordar en un periodo determinado y, a continuación, asignar a cada tarea un valor en puntos para ver cómo encaja en la capacidad total general.
Cabe señalar que la planificación de la capacidad no debe limitarse a determinar las fechas límite. Se trata de alinear a los equipos en cuanto al alcance y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo una tarea. El sistema de puntos ayuda a identificar cualquier discrepancia importante en la comprensión.
Si un ingeniero dice que el esfuerzo necesario es de dos puntos y otro dice que es de siete, es evidente que alguien está pasando algo por alto. Esto puede ayudarle a sacar a la luz las dependencias y aclarar las suposiciones antes de que comience el sprint.
Dependencias: Las dependencias entre equipos deben formar parte de la planificación previa al sprint y deben surgir durante la reunión para asegurarse de que las tiene todas correlacionadas (lo último que desea es descubrir una gran dependencia de última hora que descarrile el plan).
Tareas: ¿Cómo alcanzaremos la meta que nos hemos fijado? ¿Cuáles son las tareas, los hitos y el orden de las operaciones que tendremos que completar? ¿Quién está asignado a cada tarea y cómo la llevará a cabo? Su gestor de proyectos ya debería tener un cronograma de gestión de proyectos con las respuestas a estas preguntas. Aproveche el tiempo de la reunión para realizar los ajustes necesarios si su equipo aporta nueva información, estimaciones de tiempo, etc.
Métricas : Por último, asegúrese de que su reunión responda a una pregunta clave: ¿cómo sabrá si ha tenido éxito? ¿Qué métricas utilizará para evaluar la eficacia del sprint? ¿Qué objetivos concretos deben fijarse los equipos y las personas?
Buenas prácticas para la planificación de sprints
Ahora ya sabe qué es una reunión de planificación de sprints, cuándo celebrarla, quién está a cargo y qué temas se tratan en ella. Ahora, mejórela aún más con algunos consejos de expertos:
1. Sea breve y conciso
A nadie le gustan las reuniones largas, ni siquiera las importantes. Esto significa que, si desea que su reunión tenga el máximo impacto y encuentre menos resistencia, los gestores de proyectos y los líderes deben realizar el trabajo por adelantado para que la reunión sea lo más breve y sencilla posible.
2. Acuda con una agenda clara
Hablando de ser breve y claro, cuanto más clara sea su agenda, más rápida (y mejor) será su reunión. Sepa de qué necesita hablar, en qué orden y con qué prioridad. Y comience con las cosas que requieren mayor atención.
3. Empiece por el porqué
Como dice Simon Sinek (famoso por sus charlas TED): «La gente no compra lo que haces, compra por qué lo haces». Se refiere principalmente a los clientes, pero lo mismo se aplica a los equipos internos. Si quieres que se comprometan con un proyecto y se dediquen a él por completo, necesitan saber por qué es importante. ¿Qué metas persiguen y cómo mejoran esas metas la vida de los clientes o los empleados?
4. Alivie la carga de su equipo
Los gestores de proyectos y los jefes de equipo deben facilitar al máximo que el equipo acepte el plan. No utilice la reunión como una sesión de brainstorming ni sobrecargue a los equipos con la tarea de elaborar la hoja de ruta por su cuenta. Presente sugerencias claras y deje que el equipo aporte comentarios útiles. Esta es la forma más eficiente de aprovechar el tiempo y no resta atención ni energía creativa a sus equipos.
5. Defina el éxito
¿Cómo es una sesión de planificación exitosa? ¿Qué quieres que los equipos aprendan? ¿Qué preguntas aclaratorias necesitas que te respondan? ¿El equipo lanza el producto al final de este sprint y cómo afecta eso a tu planificación? Debes acudir a la reunión sabiendo no solo cómo será un sprint exitoso, sino también cómo debe ser una reunión de planificación exitosa al final.
6. Establezca metas realistas
Con el agotamiento y la rotación alcanzando niveles alarmantes, es más importante que nunca ser realista sobre lo que los equipos y las personas pueden lograr. Utilice la velocidad pasada para elaborar su plan, pero también escuche cuando los equipos le digan que necesitan más tiempo o que tienen dificultades para alcanzar sus metas.
Para muchos equipos, establecer una meta realista y alcanzable y una meta ambiciosa con incentivos adicionales puede ayudar a garantizar que los equipos no se quemen las pestañas, sino que alcancen grandes logros.
7. Realice retrospectivas
Cada sprint debe servir de base para los sprints posteriores. ¿Qué hicieron bien los equipos (y se puede repetir)? ¿Qué hay que mejorar? ¿Qué aprendiste de los sprints anteriores? ¿Cómo puedes aplicarlo en el futuro? Las retrospectivas periódicas pueden ayudarte a obtener las respuestas e incorporarlas a la siguiente sesión de planificación.
¡Pruebe estas herramientas retrospectivas!
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Herramientas de planificación de sprints
La planificación de sprints es un trabajo muy estratégico, por lo que es fundamental contar con las herramientas adecuadas. (Sabemos que somos parciales, pero con un impresionante 96 % de nuestros clientes afirmando que son más eficientes tras adoptar nuestras herramientas, creemos que el veredicto es unánime).
Aquí tienes tres plantillas ágiles de ClickUp que pueden resultarte útiles para tu reunión de planificación de sprints:
1. Plantilla de gestión de proyectos ágil de ClickUp
La plantilla de gestión de proyectos ágil de ClickUp le permite ver el progreso de un vistazo, realizar el seguimiento de los sprints y personalizar los estados para satisfacer las necesidades específicas de sus equipos.
2. Plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp
Desde los backlogs hasta los sprints y las retrospectivas, esta plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp reúne todos los elementos de planificación de sprints que necesitas en un solo lugar, fácil de ver y de editar.
3. Plantilla de lluvia de ideas para retrospectivas de sprints de ClickUp
¿Realiza una retrospectiva después de un sprint y antes del siguiente? La plantilla de lluvia de ideas para retrospectivas de sprints de ClickUp tiene todo lo que necesita.
Bonificación: Plantillas para retrospectivas de sprints
¿Listo para empezar?
Las herramientas ágiles y de sprint gratuitas de ClickUp están diseñadas para ayudar a los propietarios de productos y a los líderes de Scrum a planificar con antelación, llevar a cabo reuniones de planificación de sprints y realizar un seguimiento del panorama siempre cambiante de cada proyecto. Y con la ayuda de ClickUp, su equipo puede hacer precisamente eso.
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