Con transformaciones ágiles en auge la planificación de sprints sigue ganando popularidad, a menudo con resultados convincentes. Las empresas ganan flexibilidad, resuelven problemas de gran envergadura y disponen de pausas integradas entre desarrollos en las que pueden evaluar el progreso y recalibrar en caso necesario.
Si eres nuevo en la planificación de sprints, aquí tienes todo lo que necesitas saber. Y si no eres nuevo y sólo necesitas un poco de software de gestión de proyectos para empezar? Con las funciones Sprint y Agile de ClickUp, lo tiene todo cubierto, gratis/a.
¿Qué es la planificación de sprints?
La planificación de sprints es el proceso de identificar qué quiere conseguir en un sprint (sus metas) y cómo lo conseguirá (el plan) en el siguiente sprint basándose en las metas de la empresa, su cartera de productos y la capacidad y velocidad del equipo. La reunión de planificación del sprint debe establecer las expectativas, dar dirección a los equipos y asegurarse de que todo el mundo está en la misma página antes de cada sprint.
**ESPERA UN SEGUNDO... ¿QUÉ ES UN SPRINT? Si eres nuevo en la metodología ágil, aquí tienes una breve introducción: un sprint es un breve periodo de tiempo (normalmente dos semanas, aunque existen sprints de una y cuatro semanas) en el que tu equipo planea entregar algo.
La idea que subyace a los sprints es que, en lugar de planificar todo el año del equipo de desarrollo sin dejar margen para la creatividad, la innovación, los cambios del mercado o las emergencias, se planifica la entrega de elementos prioritarios en un cronograma corto. Esto deja margen para el crecimiento y el cambio de prioridades. También significa que los equipos entregan constantemente funciones o productos prioritarios y que, a medida que cambian las prioridades, también lo hace el trabajo de los equipos.
Ventajas de la planificación de sprints
Entonces, ¿por qué tantas empresas hacen sprints hoy en día? ¿Qué hace exactamente esta práctica por sus equipos, sus clientes y los resultados de su empresa? Las respuestas son bastante atractivas:
Procesos de trabajo más ágiles
La idea central que subyace a los sprints es la siguiente: periodos de trabajo cortos y bien definidos implican una entrega más rápida y una mayor flexibilidad. Permiten a los equipos convertir grandes proyectos en proyectos más pequeños y más ágiles hitos manejables y ofrecen a los directivos puntos de control predefinidos en los que pueden pivotar, cambiar las prioridades o incluso cancelar proyectos en función de nueva información, como cambios en los objetivos de la empresa o cambios importantes en el mercado.
Mostrar las relaciones entre las tareas y las tareas de hito en la vista Gantt en ClickUp
Mejor colaboración
Cuanto más claro (y flexible) sea su plan, más fácil será que los equipos colaboren eficazmente para conseguir que las cosas estén terminadas. Además, las pausas incorporadas cuando finaliza un sprint y comienza el siguiente ofrecen a los equipos puntos de control automáticos.
CONSEJO SOBRE PRODUCTIVIDAD Psst ... 25% de los clientes ClickUp dijo que cambió a nuestra plataforma porque necesitaban mejores herramientas de colaboración y el 91% dice que la colaboración mejoró después de hacer el cambio .
No más conjeturas
Al proporcionar una dirección clara sobre metas, hitos, responsabilidades del equipo y valor esperado, la planificación de sprint elimina las conjeturas de nuestros procesos. Esto significa menos tiempo dedicado a hacer preguntas generales a mitad de proyecto (lo que reduce los retrasos) y menos espacio para conjeturas incorrectas sobre lo que quiere la dirección (lo que reduce la duplicación de trabajo).
Empleados más felices
Nadie quiere dedicar su tiempo de trabajo a la incertidumbre sobre lo que tiene que entregar, para cuándo o cómo se definirá su intento correcto. Es estresante y resta energía creativa a la resolución de los problemas reales del trabajo.
Con una lista clara y manejable de resultados del proyecto y un cronograma finito y razonable (semanas en lugar de meses), los equipos no tienen que adivinar sus prioridades, los resultados esperados o en qué deberían estar trabajando. Esto reduce el estrés y la sobrecarga mental (la cantidad de información que la gente tiene en la cabeza para hacer su trabajo), lo que también contribuye a la productividad.
Estrategias de las que puede aprender
Cuanto mejor documentemos nuestros planes, mejor podremos aprender de ellos. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué no funcionó en absoluto? ¿Qué obstáculos hemos encontrado que podamos evitar en el futuro?
Con las relaciones de ClickUp, es sencillo enlazar tareas y documentos desde el entorno de trabajo
Sprints cortos significan que nos hacemos estas preguntas más a menudo (y aprendemos de ellas más a menudo también). Planes bien definidos y sprints bien documentados significan respuestas más claras cuando nos hacemos estas preguntas. Y la iteración estratégica se traduce en una mejora constante (y en un menor estancamiento en los viejos hábitos).
¿Cuándo se debe planificar un sprint?
La planificación de sprints debe realizarse antes del sprint y después del refinamiento del backlog, revisión del sprint y retrospectiva sprint de su sprint anterior (donde aprenderá qué prácticas deben duplicar o desechar los equipos del sprint anterior).
¿Cuánto dura una sesión de planificación de un sprint?
Normalmente, las reuniones de planificación de sprints duran aproximadamente una hora por cada semana del sprint. (Por ejemplo, si haces sprints de dos semanas, tu reunión debería ser de unas dos horas. Si realiza sprints de tres semanas, planifique un bloque de tiempo de tres horas)
Dicho esto, hay maneras de mantener su plan de sprint más corto y más dulce. Las empresas deben mantener su backlog refinado y pedir a la dirección que acuda a la reunión con un plan bien definido.
Esto permite a la dirección establecer prioridades, reduciendo las reuniones a 30 minutos, para que puedan centrarse exclusivamente en conmutadores de función cualquier cosa que no vaya a ser completada/no haya sido completada en el sprint actual. A continuación, el equipo puede revisar las prioridades propuestas en el backlog (limpio y refinado) y llegar a un consenso.
Como en cualquier reunión, cuanto más breve, mejor. Los estudios sugieren que la capacidad de atención media es de sólo 10 a 18 minutos ( por eso las charlas TED duran 18 minutos o menos ). Aunque dudamos de que consiga reducir tanto sus sesiones de planificación, busque formas de recortar gastos.
CONSEJOS PARA QUE LAS REUNIONES SEAN MÁS CORTAS Ajustar un cronómetro, pedir a los asistentes que tomen notas a mano (no en el portátil), dejar los móviles en la puerta y planificar las reuniones en silencio (¡sí, de verdad!) son sólo algunas de las cosas que los equipos con éxito hacen para que las reuniones no se alarguen, según FastCompany .
Si tienes pensado hacer algo poco ortodoxo, como prohibir los móviles o quitar las sillas, asegúrate de tener un plan de accesibilidad para tus empleados discapacitados. Algunas personas deben sentarse y otras pueden necesitar sus teléfonos para alertas médicas.
¿Quién participa en la planificación de los sprints?
Mientras que todo el equipo de desarrollo debe ser parte de su reunión de planificación, los principales planificadores aquí son su Scrum master, propietario del producto, y el director de ingeniería.
El Scrum master lidera la Equipo Scrum y se asegura de que tienen lo que necesitan para el nuevo sprint (ajustándolos para el intento correcto). El propietario del producto es el guardián de su visión del producto y su backlog del producto.
Debe estar en estrecho contacto con el cliente y es responsable de desarrollar y actualizar el backlog del producto. El director de ingeniería debe participar en la definición del alcance o la alineación antes de la reunión.
El sprinting no es sólo para los equipos de desarrollo. McKinsey sugiere implementar transformaciones ágiles en sprints . Y Harvard Business Review dice los sprints son para resolver grandes problemas . La utilidad de pensar y planificar en breves periodos -para más de un tipo de equipo- ha sido demostrada una y otra vez por los líderes del sector y las principales instituciones de investigación empresarial.
¿Qué incluye la planificación de sprints? Metas de ClickUp**Una vez que el propietario del producto ha ajustado las metas, la reunión de planificación del sprint es el momento de asegurarse de que el equipo está al tanto. Cuanto mejor entiendan sus objetivos, mayor será el intento correcto de cada sprint.
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Selección del backlog: Preferiblemente antes de la reunión de planificación del sprint, el propietario del producto habrá priorizado el backlog y, durante la reunión, lo hará comunicarán esas prioridades a los Teams .
¿PROBLEMAS PARA MANTENER ORGANIZADO TU BACKLOG? Prueba Listas de ClickUp ¡! No sólo puede reunir sus elementos pendientes en un solo lugar y ordenar las tareas adjuntas a ellos, sino que también puede anidar cada elemento de la lista dentro de carpetas de proyecto específicas, añadir información relevante a cada elemento de la lista (propietarios, adjuntos, etc.), ordenar las tareas por estado y arrastrar y soltar tareas fácilmente para cambiar de estado. Las actualizaciones sencillas y en tiempo real convierten a estas listas en una gran ayuda durante las reuniones de planificación.
Velocidad: ¿Cuál es la velocidad de sus equipos? Cuanto mejor pueda responder a esta pregunta (equipo por equipo), mejor podrá planificar. Utiliza sprints anteriores para calcular la velocidad del equipo para sprints futuros y, durante la reunión de planificación, compruébalo. ¿Creen los equipos que este proyecto podría requerir un cronograma más largo o más corto? Aproveche la reunión para recabar su opinión y evitar una programación insuficiente o excesiva. Capacidad : Hablando de infra o sobre programación, la capacidad es la otra métrica que debe planificar. Para determinar esto, es necesario saber lo que el equipo (o cada miembro del equipo) ya tiene en su plato, lo que puede y no puede ser empujado, y cómo su prioridad se cruza con sus prioridades existentes. (Psst.. Vista Carga de trabajo de ClickUp puede ayudar con esto)
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Para determinar la capacidad, muchos equipos utilizan un sistema como el siguiente puntos de sprint que permite asignar varios puntos que los equipos pueden abordar en un periodo determinado y, a continuación, asignar a cada tarea un valor en puntos para ver cómo encaja en la capacidad total general.
Cabe destacar que plan de capacidad **Se trata de alinear a los equipos en torno al ámbito y el esfuerzo necesarios para conseguir algo terminado. El sistema de puntos ayuda a identificar las grandes discrepancias en la comprensión.
Si un ingeniero dice que el esfuerzo requerido es de dos puntos y otro dice que es de siete, se sabe que a alguien le falta algo. Esto puede ayudar a sacar a la luz dependencias y aclarar suposiciones antes de que empiece el sprint.
Dependencias: Las dependencias entre equipos deben formar parte de tu planificación previa al sprint y deben surgir durante la reunión para asegurarte de que las tienes todas correlacionadas (lo último que quieres es descubrir una enorme dependencia de última hora que descarrile el plan).
Cómo añadir una dependencia a una relación en ClickUp
Tareas: ¿Cómo alcanzaremos la meta que nos hemos fijado? ¿Cuáles son las tareas, los hitos y el orden de las operaciones que tendremos que completar? ¿Quién tiene asignada cada tarea y cómo la llevará a cabo? Su gestor de proyectos ya debería tener un cronograma de gestión de proyectos con las respuestas a estas preguntas. Aproveche el tiempo de la reunión para hacer los ajustes necesarios si su equipo aporta nueva información, estimaciones de tiempo, etc. Métricas Por último, asegúrate de que la reunión responde a una pregunta clave: ¿Cómo sabrás si has tenido éxito? ¿Con qué métricas juzgarás la eficacia del sprint? ¿Qué objetivos deben perseguir exactamente los equipos y las personas?
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece información sobre las métricas de su proyecto para ir un paso por delante
Buenas prácticas en la planificación de sprints
Ya sabe qué es una reunión de planificación de sprint, cuándo debe celebrarse, quién está a cargo y qué cubre. Ahora, mejórela aún más con algunos consejos de expertos:
1. Que sea breve y amena
A nadie le gustan las reuniones largas. Ni siquiera las importantes. Esto significa que, si quiere que su reunión tenga la máxima repercusión y encuentre menos resistencia, los jefes de proyecto y los directivos deben hacer el trabajo por adelantado para que la reunión sea lo más breve y sencilla posible.
2. Vaya con una Agenda clara
Hablando de ser breves y claros, cuanto más clara sea la agenda, más rápido (y mejor) irá la reunión. Sepa de qué tiene que hablar, en qué orden y con qué prioridad. Y empieza por lo que requiera más atención.
3. Empieza por qué
Como Simon Sinek (famoso por sus charlas TED) dice : "la gente no compra lo que haces; compra por qué lo haces" Se refiere sobre todo a los clientes, pero lo mismo vale para los equipos internos. Si quieres que se impliquen en un proyecto y lo den todo por él, tienen que saber por qué es importante. ¿Qué metas persiguen y cómo repercuten esas metas en la vida de los clientes o los empleados?
4. Alivie la carga de su equipo
Los jefes de proyecto y de equipo deben facilitar al máximo la aprobación del plan por parte del equipo. No utilice su reunión como un sesión de lluvia de ideas o sobrecargar a los equipos con la tarea de averiguar la hoja de ruta por su cuenta. Presente sugerencias claras y deje que el equipo aporte comentarios útiles. Así se aprovecha mejor el tiempo y no se roba concentración ni energía creativa a los equipos.
5. Definir el intento correcto
¿Qué aspecto tiene una sesión de planificación con éxito? ¿Qué quiere que sepan los equipos? ¿Qué preguntas aclaratorias necesita que le respondan? ¿Va a lanzar el equipo al final de este sprint y cómo afecta eso a su plan? Deberías llegar a la reunión sabiendo no sólo cómo será un sprint exitoso, sino también cómo debería ser una reunión de planificación correcta al final.
6. Metas _realistas
Con el agotamiento y la rotación alcanzando tasas alarmantes, es más importante que nunca ser realista acerca de lo que los equipos y los individuos pueden lograr. Utilice la velocidad del pasado para elaborar su plan, pero también escuche cuando los equipos le digan que necesitarán más tiempo o que tienen dificultades para alcanzar sus metas.
Para muchos equipos, el ajuste de una meta realista y alcanzable y de una meta ambiciosa con incentivos adicionales puede ayudar a garantizar que los equipos no están quemando la vela por los dos extremos, sino que están alcanzando grandes metas.
7. Realizar retrospectivas
Cada sprint debe informar a los sprints que le siguen. ¿Qué han hecho bien los equipos (y se puede duplicar)? ¿Qué necesita algo de trabajo? ¿Qué ha aprendido de los sprints anteriores? ¿Cómo se puede aplicar en el futuro? Las retrospectivas periódicas pueden ayudarle a obtener las respuestas y a incorporarlas a la siguiente sesión de planificación.
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Herramientas de planificación de sprintsPlanificar sprints supone mucho trabajo estratégico, y contar con las herramientas adecuadas es primordial. (Sabemos que somos parciales, pero con la friolera del 96% de nuestros clientes diciendo que son más eficientes después de adoptar nuestras herramientas, creemos que el jurado está sólidamente de acuerdo).
Aquí tiene tres herramientas ClickUp plantillas ágiles que pueden ser útiles para su plan de sprint reunión:
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