En un mundo en el que la capacidad de atención de las personas es similar a la de un pez dorado (o incluso menor), no dedicamos tiempo a leer documentos largos y detallados a menos que nos resulten valiosos. Entonces, ¿cómo convencemos al lector de que el documento es valioso? Ahí es donde entra en juego el resumen ejecutivo.
¿Qué es un resumen ejecutivo?
Un resumen ejecutivo es una versión más breve de un documento corporativo más extenso. Resume los puntos más destacados de un plan Business, una propuesta o un informe para que los ejecutivos puedan captar la esencia y leer más sobre lo que les interesa.
En otras palabras, la versión tl;dr (demasiado largo; no lo leí).
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Un resumen ejecutivo típico incluye:
- Planteamiento del problema
- Solución propuesta
- Resultados esperados
- Conclusión
Esto puede variar en función del motivo por el que redactes un resumen ejecutivo. Tomemos como ejemplo un informe de proyecto. Es posible que tengas que sustituir la solución propuesta y los resultados esperados por las soluciones de ejecución y los resultados reales obtenidos, respectivamente. O, si estás redactando un plan de negocio, una propuesta de investigación o un análisis de mercado, también podrías incluir tu metodología.
Ahora que ya conoce el propósito de un resumen ejecutivo, veamos cómo redactarlo.
Cómo redactar resúmenes ejecutivos y ejemplos
Aunque un resumen ejecutivo no es más que una versión condensada de un informe más extenso, no es fácil de redactar. Debe captar la esencia del informe, resumir los puntos más destacados y contar una historia tan convincente como el informe completo. A continuación se indican algunas formas de lograrlo.
1. Identifique la historia
Limitarse a exponer hechos y datos no resultaría interesante para nadie. Por lo tanto, identifique la historia que realmente tiene un impacto en la vida de las personas. Aunque los términos del sector, como «optimización del flujo de trabajo» o «control de costes», captan la atención de la gente, no cuentan la verdadera historia que hay detrás de sus esfuerzos. Céntrese en esta última.
Si está redactando el resumen ejecutivo de un proyecto de desarrollo de software, puede comenzar con lo que le interesa al lector, como se indica a continuación.
En 2020, la gran empresa minorista gestionaba su inventario en hojas de cálculo. Por lo tanto, cada vez que un cliente preguntaba si un producto estaba en stock, un miembro del personal tenía que recorrer los 5000 pies cuadrados de la tienda para comprobarlo, a menudo con el cliente siguiéndole los pasos. El nuevo sistema de gestión de inventario digital ABC registra las entradas y salidas de stock en línea en tiempo real. El miembro del personal puede comprobarlo y confirmarlo en un instante. Y lo que es más importante, los propios clientes pueden comprobarlo en cualquiera de los 25 quioscos repartidos por la tienda.
En 2020, la gran empresa minorista gestionaba su inventario en hojas de cálculo. Por lo tanto, cada vez que un cliente preguntaba si un producto estaba en stock, un miembro del personal tenía que recorrer los 5000 pies cuadrados de la tienda para comprobarlo, a menudo con el cliente siguiéndole los pasos. El nuevo sistema de gestión de inventario digital ABC registra las entradas y salidas de stock en línea en tiempo real. El miembro del personal puede comprobarlo y confirmarlo en un instante. Y lo que es más importante, los propios clientes pueden comprobarlo en cualquiera de los 25 quioscos repartidos por la tienda.
2. Aportar los datos
Aunque la historia es más importante, los datos no son inútiles. Los datos precisos y relevantes ayudan a establecer la credibilidad. La siguiente sección podría decir lo siguiente en el ejemplo del sistema de gestión de inventario digital ABC.
Desde la implementación del sistema de gestión de inventario ABC, la gran empresa minorista ha experimentado: una reducción del 85 % en el tiempo necesario para comprobar el stock y una reducción del 75 % en el tiempo necesario para localizar la ubicación del stock.
Desde la implementación del sistema de gestión de inventario ABC, la gran empresa minorista ha experimentado: una reducción del 85 % en el tiempo necesario para comprobar el stock y una reducción del 75 % en el tiempo necesario para localizar la ubicación del stock.
3. Amplíe los beneficios
Los datos demuestran que se ha producido una mejora real. Sin embargo, para que el lector comprenda su impacto, debe explicar los beneficios. Esto se puede hacer con situaciones de la vida real o incluso con citas. Por ejemplo,
Adrian, el gerente de atención al cliente de la tienda de Central Park, afirma: «Ahora, desde cualquier lugar (un quiosco, la caja registradora o mi teléfono móvil), puedo comprobar rápidamente el stock y confirmar que tenemos los productos que el cliente necesita. Veo que los clientes están encantados de obtener respuestas al instante».
Adrian, el gerente de servicio al cliente de la tienda de Central Park, dice: «Ahora, desde cualquier lugar (un quiosco, la caja registradora o mi teléfono móvil), puedo comprobar rápidamente el stock y confirmar que tenemos los productos que el cliente necesita. Veo que los clientes están encantados de obtener respuestas al instante».
También puede utilizar datos para ello. Por ejemplo, puede explicar cómo la reducción del tiempo dedicado a comprobar las existencias ha aumentado la productividad del personal, la satisfacción de los clientes o los ingresos de la empresa. O bien, puede incluir aquí sus sugerencias. Basándose en sus observaciones, explique las metodologías de mejora de procesos que recomienda.
4. Concluya con fuerza
Este es el momento de completar la historia. Aquí, hable de cómo su proyecto ha generado cambios en el presente y sienta las bases para un futuro aún más próspero. Podría ser algo como:
El sistema de gestión de inventario ABC marca el primer paso en el camino hacia la transformación digital de la gran superficie minorista. Para el segundo trimestre del próximo año, enlazaremos la solución de la tienda con la plataforma de inventario de comercio electrónico para ofrecer una visibilidad de 360 grados de la situación del stock. Esto también permitiría un nuevo canal de ventas en forma de «Compra online, recoge en tienda» (BOPIS), lo que permitiría el cumplimiento en el mismo día.
El sistema de gestión de inventario ABC marca el primer paso en el viaje de transformación digital de la gran superficie minorista. Para el segundo trimestre del próximo año, enlazaremos la solución de la tienda a la plataforma de inventario de comercio electrónico para ofrecer una visibilidad de 360 grados de la situación del stock. Esto también permitiría un nuevo canal de ventas en forma de «Comprar online, recoger en tienda» (BOPIS), lo que permitiría el cumplimiento en el mismo día.
Buenas prácticas para redactar resúmenes ejecutivos
Mientras redacta su resumen ejecutivo, aquí tiene algunas buenas prácticas que debe tener en cuenta.
Sea breve y sencillo: la extensión puede depender del informe que esté resumiendo, pero es mejor que no supere una página para facilitar la lectura. Además, evite los clichés y la jerga; haga que sea fácil de leer. Un plan Business breve, de menos de una página, es la mejor primera impresión que puede causar.
Céntrese en el público objetivo: no todos los resúmenes ejecutivos son leídos por ejecutivos de empresas. A menudo, es posible que desee dirigir su resumen a compañeros, proveedores, socios o incluso adolescentes. Conozca a su público objetivo y haga que su resumen sea personalizado en consecuencia.
Utiliza la herramienta adecuada: Por supuesto, puedes utilizar el Bloc de notas o un documento de Word para redactar tus resúmenes ejecutivos. Pero dale un impulso con un software de documentos moderno como ClickUp Docs.
- Utilice funciones de formato avanzadas sin complicaciones.
- Diseñe la información crítica con tiras codificadas por colores, botones y mucho más.
- Colabora en tiempo real con comentarios, acciones pendientes y tareas con seguimiento.
- Realice el uso compartido de forma segura con cualquier persona con los controles de acceso adecuados
Elige una plantilla adecuada: si es la primera vez que redactas un resumen ejecutivo, te ayudaremos. Utiliza una de las plantillas de resumen ejecutivo o de redacción de contenidos de ClickUp y ponte a trabajar.
Aprovecha la inteligencia artificial: si has elaborado tu informe con cuidado, puedes redactar tu resumen ejecutivo mucho más rápido con una de las muchas herramientas de redacción basadas en IA. Por ejemplo, ClickUp Brain ofrece una opción de resumen con un solo clic directamente en ClickUp Docs.
¿Qué más? ClickUp Brain te ayuda a generar nuevas ideas, redactar los primeros borradores de tus resúmenes ejecutivos y revisarlos para mayor seguridad.
10 ejemplos de resúmenes ejecutivos
Ahora que hemos hablado de la teoría de la redacción de resúmenes ejecutivos, veamos algunos ejemplos para ver cómo se aplica en la práctica. Aquí hay diez para aprender o imitar.
1. Resumen ejecutivo del informe para la junta directiva
Periódicamente, la junta directiva esperaría ver un informe sobre el rendimiento de la organización. Por lo general, los distintos departamentos redactan sus informes, que se consolidan en un informe para la junta directiva. Un resumen ejecutivo eficaz de este informe incluiría lo siguiente.
- Aspectos destacados
- Ingresos y gastos
- Áreas clave de interés
- Factores críticos para el éxito
- Información financiera
- Desafíos y obstáculos
- Preguntas
Esta plantilla de resumen de informe de ClickUp Tablero reúne todos estos aspectos para que puedas empezar a redactar tu resumen ejecutivo de inmediato. Puedes personalizar esta plantilla gratuita de resumen ejecutivo para adaptarla a tus necesidades y rellenar los datos según corresponda.
2. Ejemplo de resumen ejecutivo de un informe de investigación de McKinsey
McKinsey, una de las consultoras líderes a nivel mundial, publica anualmente decenas de informes de investigación. Para cada uno de ellos, redactan resúmenes ejecutivos, a menudo denominados «en resumen».
En este informe titulado « Rendimiento a través de las personas: transformar el capital humano en ventaja competitiva», el resumen ejecutivo adopta un enfoque doble. Presenta ideas clave en texto en una página y datos en infografías en la siguiente.
Ideas en el texto: El informe comienza abordando directamente el objetivo principal de la investigación. A continuación se muestran las primeras frases.
¿Cómo afecta el desarrollo del talento a los rendimientos financieros de las empresas? Esta investigación concluye que las empresas que se centran tanto en desarrollar el capital humano como en gestionarlo adecuadamente obtienen mejores resultados.
¿Cómo afecta el desarrollo del talento a los rendimientos financieros de las empresas? Esta investigación revela que las empresas que se centran tanto en desarrollar el capital humano como en gestionarlo bien tienen una ventaja en cuanto al rendimiento.
Esta sección resume las ideas clave de la investigación. Los títulos de cada sección se presentan en negrita, lo que facilita la lectura rápida al lector.
Datos en imágenes: La sección de texto va seguida de una infografía con las conclusiones clave extraídas de los datos. En una sola página, presenta de forma atractiva todos los gráficos relevantes para el lector.
En dos páginas, McKinsey ofrece al lector una vista general de lo que puede esperar, personalizada para el mercado objetivo, del documento de 40 páginas.
Puede leer el resumen ejecutivo de este informe en el sitio web de McKinsey.
3. Resumen ejecutivo del informe de estudio de la ONU
El Informe sobre la brecha de adaptación 2023 del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente es un informe de 112 páginas con un resumen ejecutivo bastante detallado, que ocupa ocho páginas. La profundidad de la información y la seriedad de los temas tratados exigen un resumen ejecutivo ampliado.
Sin embargo, los redactores realizan un esfuerzo para hacerlo atractivo con una combinación de tipografía, diseño y gráficos. Comienza con lo siguiente.
A pesar de los claros indicios de que los riesgos y los efectos del cambio climático se están acelerando en todo el mundo, la brecha de financiación para la adaptación se está ampliando y ahora se sitúa entre 194 000 y 366 000 millones de dólares estadounidenses al año. Las necesidades de financiación para la adaptación son entre 10 y 18 veces superiores a los flujos internacionales actuales de financiación pública para la adaptación, al menos un 50 % más de lo que se había estimado anteriormente.
A pesar de los claros indicios de que los riesgos y los efectos del cambio climático se están acelerando en todo el mundo, la brecha de financiación para la adaptación se está ampliando y ahora se sitúa entre 194 000 y 366 000 millones de dólares estadounidenses al año. Las necesidades de financiación para la adaptación son entre 10 y 18 veces superiores a los flujos internacionales actuales de financiación pública para la adaptación, al menos un 50 % más de lo que se había estimado anteriormente.
En las páginas siguientes, se presentan gráficos para demostrar los fundamentos de estas conclusiones clave.
4. Resumen ejecutivo del informe de rendimiento del proyecto
Todos los gestores de proyectos crean informes de rendimiento al final de cada semana, mes o trimestre. Estos suelen incluir el seguimiento de tareas, el burn up, el burn down, las horas dedicadas, etc.
Aunque esto se puede escribir en una lista, presentar esta información en una diapositiva con elementos visuales es mucho más eficaz.
Una forma de lograrlo es utilizar las plantillas de resumen de proyectos de ClickUp, que ofrecen plantillas personalizadas para diversos fines de gestión de proyectos.
La otra forma es utilizar los informes dinámicos del panel de ClickUp, que reúne todas las métricas clave y las mantiene actualizadas en tiempo real para que puedas compartirlas con quien desees.
5. Plantilla de resumen ejecutivo para informes de nóminas
Los equipos de recursos humanos o de gestión de personal crean informes de nóminas, normalmente en hojas de cálculo, para cada periodo de pago, ya sea quincenal o mensual. Estos datos también son útiles para elaborar proyecciones financieras. Los responsables financieros de alto nivel suelen crear un resumen ejecutivo con información crítica, como por ejemplo:
- Total de salarios pagados
- Deducciones en todas las categorías
- Gastos salariales acumulados en lo que va de año
- Créditos por tiempo libre remunerado
- Resumen del salario neto
La plantilla de informe resumido de nóminas de ClickUp puede ahorrar tiempo al recopilar automáticamente todos los datos relevantes de la plataforma. Cuando los datos no están disponibles en ClickUp, puedes resaltar cualquier texto para hacer una mención a los miembros del equipo que pueden completar la información correcta.
Una vez completada, puede actualizar los ajustes del documento para controlar el acceso y compartirlo con el equipo directivo al instante.
6. Guía de estilo de contenido de Mailchimp tl;dr
La descripción de una empresa o cómo se proyecta a sí misma suele ser importante para destacar en un mercado saturado. Mailchimp destacó con su guía de estilo. La guía es completa y muy utilizada por equipos de contenido más pequeños que aún no tienen la suya propia.
Mailchimp lo ha hecho público y está disponible bajo una licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial 4. 0 International para que cualquiera pueda adaptarlo a sus necesidades.
Aunque todas las secciones de esta guía de estilo son interesantes y valiosas, a efectos de este artículo, queremos llamar su atención sobre la sección tl;dr, que actúa como un resumen ejecutivo.
Se trata de una lista con viñetas y siete subsecciones, en la que se destacan los fundamentos del estilo de redacción de Mailchimp.
Lo más llamativo de esta versión tl;dr es su simplicidad. Incluso sin elementos visuales, infografías o gráficos, esta página ofrece a los lectores un resumen real y práctico de toda la guía de estilo.
7. Notas de la versión de ClickUp
Cuando hablamos de resumen ejecutivo, casi siempre pensamos en una versión reducida de un documento completo. No tiene por qué ser así.
Para un equipo de ingeniería de software, las notas de la versión son una especie de resumen ejecutivo de todos los cambios y actualizaciones realizados en la última versión.
Tomemos como ejemplo las notas de la versión 3.04 de ClickUp. Cada versión incluye:
- Un resumen organizado y conciso de todos los cambios que se han realizado.
- «ClickTips» para ayudar a los lectores a sacar el máximo partido a las nuevas funciones
- Imágenes y capturas de pantalla para mostrar cómo se ven los cambios en la aplicación.
- Enlaces a páginas de ayuda de cada una de esas funciones para que el lector pueda obtener más información.
- Lista de incidencias corregidas
- Y cualquier otro recurso, como seminarios web bajo demanda o formación.
Estas notas de lanzamiento informan a los usuarios y desarrolladores de las últimas actualizaciones de la plataforma ClickUp sin abrumarlos con los detalles.
8. El título y la descripción de un artículo de The New Yorker
La revista The New Yorker publicó un perfil de 10 000 palabras sobre Geoffrey Hinton, informático y psicólogo cognitivo, en su número del 20 de noviembre de 2023, con el título «Metamorfosis». Incluso en formato podcast, dura más de 60 minutos.
Cuando se publicó en línea, necesitaban un título y una descripción que resumieran el artículo de manera que atrajera la atención de los lectores no especializados para que hicieran clic y lo leyeran. El titular capta el conflicto principal que se analiza en el artículo. La descripción presenta al protagonista.
Aunque normalmente no es lo que clasificaríamos como un resumen ejecutivo, es un ejemplo fantástico de cómo captar la esencia de un artículo largo en unas pocas palabras impactantes.
Este resumen ejecutivo sirve de inspiración para los escritores, independientemente del tema sobre el que escriban, para resumir sus puntos principales no solo de forma breve, sino también de manera impactante y atractiva.
9. Resumen ejecutivo del informe de la encuesta de Harvard
En la primavera de 2019, la Universidad de Harvard realizó su primera encuesta sobre la cultura del campus. El resumen ejecutivo del informe sobre las respuestas a esta encuesta es una lectura muy interesante. También es un excelente ejemplo de cómo presentar de forma honesta y auténtica las conclusiones clave, incluso las más desagradables.
El resumen ejecutivo es honesto en múltiples frentes. Admite que:
- 2019 fue la primera vez en la historia que Harvard realizó una encuesta sobre la cultura del campus.
- Tres de cada diez miembros de la comunidad de Harvard no se sienten integrados
- El 34 % de los estudiantes no estaba de acuerdo con la creencia de que Harvard tomará las medidas adecuadas contra las incidencias de acoso y discriminación.
- Las personas pertenecientes a grupos históricamente infrarrepresentados y desfavorecidos manifestaron vistas menos positivas.
Al final, el resumen ejecutivo describe los pasos específicos que Harvard tomará para abordar estas respuestas de la comunidad.
Los gestores de proyectos pueden utilizarla como inspiración para gestionar los resúmenes ejecutivos de proyectos que han salido mal. Ayuda a los líderes a asumir la responsabilidad de lo ocurrido y a crear sistemas para evitar errores en el futuro.
10. Meta resumen ejecutivo con ClickUp Brain (la IA nativa de ClickUp)
No todos los resúmenes ejecutivos tienen que ser redactados manualmente por usted. También puede explorar el uso de plantillas gratuitas para resúmenes ejecutivos. Existen numerosas herramientas que las ofrecen. Docenas de herramientas de IA para la automatización pueden resumir textos en cuestión de segundos.
Esto es lo que ClickUp Brain nos devolvió cuando insertamos el artículo anterior y le pedimos un resumen.
Con ClickUp Brain, puedes elegir el tono (profesional, directo, inspirador, optimista, informal, seguro, amistoso o humorístico) y la creatividad (baja, media y alta) para hacer el resumen personalizado según tus necesidades.
¡Y eso no es todo! Para los gestores de proyectos y los líderes empresariales, ClickUp Brain ofrece una amplia gama de herramientas de redacción y resumen para documentos de alcance, resúmenes de proyectos, agendas de reuniones, declaraciones de trabajo, preguntas de encuestas y mucho más.
Puedes etiquetar a personas para invitarlas a aportar ideas o comentarios. También puedes convertir los comentarios en tareas y gestionarlas sin esfuerzo, todo en un solo lugar.
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