Tanto si eres una abeja obrera como si diriges un equipo, quieres aprovechar al máximo tu tiempo en el trabajo. Pero incluso con el mejor equipo, las mejores herramientas y el mejor material, puede parecer que no hay suficientes horas al día para completar la lista de tareas.
Ahí es donde las habilidades de gestión de tareas resultan útiles. A diferencia de la gestión del tiempo, la gestión de tareas se centra menos en la cantidad de tiempo dedicado a una tarea y más en las formas de hacer que la tarea sea más eficiente, lo que, por extensión, también ahorra tiempo ⏰
Con una gestión de tareas adecuada, sabrás cómo:
- Programar tareas
- Priorizar tareas
- Organizar tareas
No es fácil tachar todo de tu lista de tareas pendientes, pero sabemos que estás preparado para el reto. En esta guía te explicaremos qué son las habilidades de gestión de tareas y por qué son importantes. Incluso daremos algunos ejemplos de habilidades eficaces de gestión de tareas y compartiremos cinco consejos de gestión de tareas para agilizar tus flujos de trabajo. 🙌
¿Qué son las habilidades de gestión de tareas?
La gestión de tareas es una habilidad que se adquiere con el tiempo para gestionar mejor el tiempo y las obligaciones. Es la capacidad de gestionar, organizar, establecer prioridades y completar tus principales prioridades sin sudar la gota gorda. Los profesionales de la gestión de tareas no intentan hacerlo todo a la vez, sino que completan las tareas más importantes con el tiempo del que disponen. 🕑
Las habilidades de gestión de tareas requieren una mezcla de conocimientos basados en datos y pensamiento creativo y creativo. La gestión de tareas engloba muchas habilidades diferentes y a menudo requiere la adecuada software de gestión de proyectos que se adapte a tus necesidades. Pero para que te hagas una mejor idea de algunas de las habilidades de gestión de tareas más esenciales, empieza por estas pocas:
- Priorizar tareas: Las personas con sólidas habilidades de gestión de tareas pueden distinguir las tareas urgentes de las menos urgentes
- Establecimiento de metas: Con habilidades de gestión de tareas, sabrá cómo establecer grandes metas a largo plazo y dividirlas en pequeñas tareas factibles
- Gestión del tiempo: La gestión del tiempo forma parte de la gestión de tareas. Al ser más eficiente con sus flujos de trabajo, podráahorrarás tiempo y mejorará la calidad del trabajo de su equipo. ¿Qué más se puede pedir?
- Seguir metodologías probadas: No intentes reinventar la rueda. Las metodologías de gestión de tareas como los Tableros Kanban y las Matrices Eisenhower son compatibles con una sólida gestión de tareas
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¿Por qué son importantes las habilidades de gestión de tareas?
Puede que le guste su flujo de trabajo tal y como es ahora. O tal vez la idea de afinar la gestión de tareas suena como otra tarea pendiente en su lista cada vez mayor.
Lo entendemos: ¡todo el mundo está ocupado! Pero poder completar las tareas de forma rápida y eficaz merece la pena. Dedique tiempo a mejorar la gestión de tareas y obtendrá varios beneficios.
Prevenir o superar el agotamiento
Sabemos que el agotamiento es complejo, pero ser más eficiente en el trabajo es una forma estupenda de dejar de sentirse abrumado y desmotivado. Si está al frente de un equipo, gestionar correctamente las tareas reduce el agotamiento al eliminar los pasos complicados y los procesos engorrosos que desgastan a su equipo.
Con la combinación adecuada de una herramienta versátil de gestión de tareas y habilidades, todo el mundo dejará de dar vueltas a las ruedas y encontrará la energía para mantenerse motivado. 🏃
Mejor toma de decisiones
¿Sientes que necesitas hacer todas las cosas ahora mismo? Probablemente no: sólo necesitas ayuda para identificar primero las tareas más importantes.
La vista Lista de ClickUp le permite filtrar por estado, prioridad, persona asignada o cualquier campo personalizado para que sepa dónde se encuentra cada tarea y qué necesita atención primero
Con el conjunto de habilidades adecuado, usted toma decisiones de calidad en piloto automático para completar mejor las tareas. Para las tareas más complejas, puede utilizar un método de priorización (más sobre esto en un momento) para hacer frente a las tareas pendientes en el orden correcto.
La gestión de proyectos es importante porque te ayuda a ajustar cronogramas, delegar tareas en los miembros adecuados del equipo y establecer metas realistas para los proyectos.
Llevar a cabo proyectos más fluidos
Ejecutar un plan de proyecto no es para los débiles de corazón. Independientemente de lo bien que gestionar equipos proyectos, la búsqueda de eficiencias que ayuden a todas las partes interesadas a ahorrar tiempo y molestias sólo puede ayudar. La gestión de tareas es compatible con la correcta gestión de proyectos dividiendo las grandes ideas en microprocesos procesables. Es la clave para completar tareas de forma más rápida y precisa.
Obtener resultados medibles
Como gestor, necesita resultados cuantificables. Invertir en las habilidades de gestión de tareas de su equipo aumenta el rendimiento de su departamento y facilita la cuantificación de las contribuciones de todos.
Encuentre al instante los datos que necesita con los widgets de los paneles de ClickUp
La gestión de tareas no es posible sin datos. Afortunadamente, software de seguimiento de hitos facilita el seguimiento y el cumplimiento de los plazos. Incluso si una tarea falla, los datos le dirán exactamente dónde ha ido mal para que pueda decidir qué hacer de forma diferente la próxima vez.
Pendiente de tu jornada laboral
El día sólo tiene 24 horas y, con suerte, sólo pasas entre ocho y diez de ellas en el trabajo. Eres humano, así que es normal que no puedas completar todas tus tareas en un tiempo limitado.
Una gestión eficaz de las tareas no consiste en encontrar una forma mágica de hacerlo todo simultáneamente. Incluye priorizar tareas por fecha límite, delegando en tu equipo y eligiendo un bloque de tiempo para el trabajo en profundidad.
No hay necesidad de trabajar más de la cuenta: con habilidades de gestión de tareas, conseguirás hacer más cosas mientras estás en el trabajo y disfrutarás de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Ejemplos de habilidades de gestión de tareas
Las habilidades de gestión de tareas son el ingrediente secreto del éxito en el ajetreado mundo laboral actual.
¿Está preparado para adoptar la gestión de tareas? Aquí tienes algunos ejemplos de habilidades de gestión de tareas para trabajar con tu equipo.
Priorización de tareas
La priorización de tareas es una de las habilidades de gestión de tareas más importantes. Cuando se sabe identificar las tareas prioritarias, se presta atención inmediata a los asuntos más urgentes y se deja de lado el trabajo menos prioritario.
Ordene fácilmente las listas de tareas con la plantilla de matriz Eisenhower de ClickUp
Pero la priorización de tareas no es algo natural para todo el mundo. Si todo le parece igual de importante y no sabe cómo avanzar, utilice una técnica de priorización de tareas para obtener claridad. Por ejemplo Plantilla de matriz ClickUp Eisenhower le ayuda a dividir las tareas en cuadrantes para Hacer, Programar, Delegar y Eliminar.
Uso del software de gestión de tareas
Seguimiento de las tareas de su equipo en una Pizarra o nota adhesiva es una receta para el caos. La gestión moderna de tareas requiere digitalizar los flujos de trabajo, los proyectos y las tareas para aumentar la visibilidad y la responsabilidad. 👩💻
Gestione tareas y proyectos, y colabore eficazmente con su equipo utilizando ClickUp Tareas de ClickUp reúne todas las Tareas, Documentos, Pizarras, Chats y Calendarios de su equipo en una sola plataforma. Sólo tiene que abrir el programador de tareas para:
- Crear tareas
- Asignar subtareas para elementos de acción más complejos
- Configurar tareas periódicas en un horario personalizado
- Añadir dependencias de tareas
Personalice su panel de ClickUp con las sólidas funciones de seguimiento y análisis que necesita para su equipo
Lo mejor de todo es que ClickUp visualiza el progreso de las tareas de todo el mundo de una sola vez panel en tiempo real . No hay necesidad de mirar en cada tarea, empleado o proyecto: crear un panel personalizado y usted está apagado a las carreras.
Una sola tarea
La gente considera que la multitarea es la clave de la productividad, pero no es cierto. Multitarea distribuye tu atención entre varias tareas a la vez, de modo que sólo dedicas una parte a cada tarea. Tu trabajo merece el 100% de tu atención, así que intenta concentrarte en una sola tarea.
Con la monotarea, te centras en una sola tarea a la vez. Puede parecer ineficiente, pero te sorprenderá lo rápido (y mejor) que trabajas cuando dedicas toda tu atención a una sola cosa.
Para hacerlo aún más fácil, ordena tus tareas en tu software de gestión de tareas por prioridad. Es mucho más fácil tachar tareas de la lista cuando se tiene a mano una lista maestra clara y procesable.
Gestión del cambio
Muchos gestores de proyectos guían a sus equipos a través de la gestión de cambios, y un sólido conjunto de herramientas de gestión de tareas sin duda facilita esta tarea.
Por ejemplo, si su equipo utiliza productos de Microsoft y Windows 10, pero quiere cambiar al hardware de Apple y MacOS, tendrá que guiar a su equipo a través de ese gran cambio.
Incrusta fácilmente documentos, listas, tarjetas y mucho más de ClickUp en pizarras
En lugar de dejar que su equipo se las arregle solo, planifíquelo todo en una pizarra Pizarra ClickUp . Esto le proporciona un espacio digital flexible para desarrollar nuevos procesos y concretar detalles. Lo mejor de todo es que las Pizarras se convierten en proyectos y tareas con un solo clic, por lo que su implantación es pan comido.
Ajuste de metas
Es mucho más fácil abordar tareas pendientes de gran valor cuando se tienen metas. El problema es que muchos directivos establecen metas y enseguida se olvidan de ellas.
Tiene que alcanzar sus metas, así que introdúzcalas en una meta app de seguimiento de metas para rendir cuentas. Estas apps realizan un seguimiento de los objetivos a corto y largo plazo, ayudándote a medir el progreso en cada hito del proyecto.
Desglose metas, tareas, puntos ágiles y estados de proyectos en el panel altamente personalizable de ClickUp 3.0 Metas de ClickUp lleva esto un paso más allá enlazando tus metas con tus tareas, mostrando la correlación directa entre tus tareas diarias y tus planes a largo plazo.
Cómo mejorar sus habilidades de gestión de tareas
¿Necesita algunos consejos sobre gestión de tareas? Prueba estos consejos de gestión de tareas y verás cómo se dispara la productividad de tu equipo.
1. Apúntate a la formación
Podemos estar todo el día hablando de la gestión de tareas, pero en última instancia, tienes que invertir en tus propios conocimientos. Por ejemplo, si utilizas productos de Microsoft, puedes apuntarte a un seminario web sobre solución de problemas con PowerShell.
Cuanto más conozcas tus tareas, proyectos, herramientas y sector, mejor preparado estarás para trabajar en tu lista de tareas pendientes. No seas tímido: apúntate a talleres, conferencias y seminarios sobre gestión del tiempo, productividad y organización.
2. Prueba a bloquear el tiempo
El bloqueo del tiempo es una habilidad de gestión de tareas en la que dedicas una hora o un día concreto de la semana a una tarea determinada. 📅
Realice el seguimiento del tiempo, establezca estimaciones, añada notas y vea informes de su tiempo desde cualquier lugar con el cronómetro global de ClickUp
Si no está seguro de qué tareas requieren su propio bloque de tiempo, utilice software de control de tiempo para ver cómo empleas tu tiempo. Por ejemplo, si sientes que estás saturado de correos electrónicos, prueba a revisar el correo electrónico sólo dos veces al día, de 8 a 9 de la mañana y de 4 a 5 de la tarde.
Completar las tareas a una hora programada te libera para centrarte en el trabajo real durante las otras seis horas de tu jornada laboral.
Prueba el Técnica Pomodoro para aumentar la productividad. Con esta técnica, se ajusta un cronómetro para 25 minutos de trabajo profundo con un descanso de cinco minutos y luego se repite el proceso hasta que se acaba el bloque de tiempo.
Conecte ClickUp a otras herramientas de control de tiempo para agilizar el flujo de trabajo
Si le preocupa que su equipo le interrumpa, bloquee este tiempo en su calendario para no estar disponible para reuniones. Integraciones de ClickUp facilitan la integración de su Outlook, Apple o Google Calendar en la misma plataforma en la que gestiona sus tareas.
3. Adopte la tecnología de gestión de tareas
Lo hemos dicho antes, y lo diremos de nuevo: no puedes gestionar tareas si no las estás siguiendo. Una lista digital de tareas pendientes mantiene a su equipo en la misma página y ofrece un grado de responsabilidad que no puede conseguir con notas Post-It o planificadores de papel.
Busque soluciones de gestión de tareas como ClickUp con una aplicación móvil para estar al tanto de sus tareas sobre la marcha. Las integraciones API también son útiles para reunir todo tu trabajo y herramientas en una sola plataforma.
Cree Automatizaciones Personalizadas que se desencadenan en base a Disparadores y Condiciones de su elección en ClickUp
Tampoco necesita hacerlo todo manualmente. Busque funciones de automatización de tareas que encontrarás en la mayoría de las apps de productividad. Automatizaciones ClickUp ofrece más de 100 reglas ya creadas para ahorrar tiempo asignando tareas, cambiando estados y mucho más, o cree las suyas propias.
4. Utilice plantillas
Haga las cosas terminadas en un tiempo récord con plantillas de gestión de tareas . Tanto si necesita un código de colores informe diario o un formato ya preparado para una solicitud de propuestas, las plantillas suponen un enorme ahorro de tiempo.
La plantilla de gestión de tareas de ClickUp cuenta con todas las herramientas integradas para mantenerle organizado y al día
Una plantilla también es perfecta para organizar y priorizar tareas. En Plantilla de gestión de tareas de ClickUp visualiza todas las tareas, estados, miembros del equipo y niveles de prioridad para supervisar el progreso de su proyecto.
5. Delegado
El Principio de Pareto afirma que el 80% de tus resultados proceden del 20% de tus aportaciones. En otras palabras, es probable que la mayoría de los resultados procedan de un solo proyecto o tarea.
Es difícil concentrar tu energía en los esfuerzos que más mueven la aguja si estás demasiado disperso. Aplique la regla del 80/20 delegando en su equipo tareas de menor valor. Por ejemplo, puedes encargar a un empleado que tome notas o que busque una app, lista de tareas pendientes para el equipo.
Termina más trabajo con Clickup
Las tareas no deben intimidar. Si su equipo está abrumado o lucha contra procesos quisquillosos, invierta en habilidades de gestión de tareas para dirigir un departamento más eficiente que haga más en menos tiempo. ✨
Las habilidades de gestión de tareas son clave, pero también necesita un sistema para gestionar sus tareas. ClickUp agiliza su flujo de trabajo al reunir todas las Tareas, Documentos, Metas, Chats, Calendarios y más en una plataforma unificada.
Haga frente a sus tareas y aumente su productividad con una gestión de tareas eficaz y un software de gestión de tareas personalizable. Crea tu entorno de trabajo de ClickUp gratis/a ahora.