Las tareas aburridas y repetitivas, como resumir los detalles de la llamada después de cada interacción con el cliente o responder repetidamente a las mismas preguntas, pueden hundir a su equipo y perjudicar la productividad.
Pero con la inteligencia artificial (IA), por fin podemos decir adiós a estas tareas mundanas.
Curiosamente, un encuesta de Gartner descubrió que hasta el 80% de los ejecutivos cree que la automatización puede aplicarse a cualquier decisión empresarial. Esto demuestra el increíble potencial de las organizaciones que integran la IA en sus procesos.
En este blog, examinaremos de cerca qué es la automatización de tareas con IA y cómo puede utilizarse para modificar el funcionamiento de su organización. ⬇️
¿Qué es la automatización de tareas con IA?
La automatización de tareas con IA hace referencia al uso de tecnologías de inteligencia artificial para agilizar y realizar tareas (repetitivas) que, por lo general y tradicionalmente, realizan los seres humanos.
Este enfoque aborda la escasez de habilidades y mano de obra al tiempo que aumenta la eficiencia operativa, liberando a los empleados de tareas repetitivas, lo que les permite centrarse en el trabajo estratégico de mayor valor.
El papel y los beneficios de la IA en la automatización de tareas
La automatización mediante IA combina el procesamiento del lenguaje natural (PLN), la optimización robótica de procesos (RPA), la visión por ordenador y otros algoritmos de aprendizaje automático que automatizan eficazmente los procesos empresariales.
Entrenadas en grandes conjuntos de datos no estructurados, estas tecnologías pueden ejecutar tareas complejas sin intervención humana siguiendo reglas predefinidas y adaptándose a las entradas de datos en tiempo real.
Los modelos de aprendizaje automático, que se entrenan sobre los datos, identifican patrones y generan predicciones.
Los algoritmos de PLN permiten a los sistemas comprender y generar lenguaje humano, algo crucial para aplicaciones como los chatbots. Los robots RPA imitan las acciones humanas para realizar tareas repetitivas, mientras que la visión por ordenador procesa la información visual para tomar decisiones basadas en imágenes y vídeos.
Muchas organizaciones utilizan estas automatizaciones de IA con fines empresariales, en funciones que van desde el marketing a la informática atención al cliente .
Por ejemplo, Amazon utiliza IA en los centros de distribución para detectar artículos dañados, triplicando la precisión en comparación con los humanos. Esta IA, entrenada con millones de imágenes, marca los artículos defectuosos para su posterior evaluación, lo que permite revenderlos, donarlos o reutilizarlos en lugar de enviarlos directamente al cliente.
Beneficios de la automatización de la IA
La inteligencia artificial desempeña un papel multidimensional cuando se trata de automatización. Veamos cómo puede beneficiar a su negocio. 👀
- Mejora de la productividad: La IA puede encargarse de tareas repetitivas, lo que permite a tus equipos centrarse en trabajos más importantes que requieren atención humana. Esto reduce su carga de trabajo e impulsa su productividad y la calidad de su trabajo
- Consolidar la toma de decisiones: Al suministrar datos a la IA, puede recibir ayuda para realizar previsiones, identificar tendencias futuras de productos y acceder a información del sector. Estas percepciones y patrones que los ojos humanos podrían pasar por alto ayudan a mejorar su proceso de toma de decisiones
- Ahorro de costes: La automatización mediante IA ayuda a ahorrar costes reduciendo los costes de mano de obra, aumentando la eficiencia y minimizando los errores. Optimiza la utilización de recursos, mejora el mantenimiento predictivo y agiliza las cadenas de suministro, reduciendo así los residuos logísticos y el tiempo de inactividad
¿Cuáles son las diferentes tareas que la IA puede automatizar?
La inteligencia artificial puede automatizar muchos aspectos de las operaciones empresariales, desde algunas tareas sencillas (como las actualizaciones de estado) hasta complejos procesos de inventario de varios niveles.
A continuación se presentan cinco casos de uso que le ayudarán a entender cómo funciona.
1. Gestión de operaciones
dirección de operaciones añadir En el ámbito de las operaciones, la IA puede ayudar a automatizar tareas administrativas como la tramitación de facturas, gestión de documentación y procesamiento de documentos, gestión de cuentas, supervisión de la cadena de suministro y seguimiento del inventario. Esto ayuda a racionalizar las operaciones y a reducir los costes de la cadena de suministro derivados de una mala gestión del inventario. Walmart utiliza la IA para racionalizar su cadena de suministro de varias maneras. La IA ayuda a gestionar el inventario controlando los niveles de existencias y prediciendo la demanda, de modo que se evitan las roturas de stock y los excesos de existencias, manteniendo contentos a los clientes y reduciendo los costes.
También optimiza el movimiento de mercancías, reduciendo costes, aumentando la productividad y acelerando las entregas a las tiendas. En cuanto a los precios, la IA fija los precios en función de la demanda, la competencia y los costes, lo que ayuda a Walmart a mantener su competitividad y maximizar los beneficios.
2. Atención al cliente
a través de Amazon AWS
Casi 90% de los clientes consideran que una respuesta inmediata es una parte esencial del servicio al cliente.
Por eso el sector de la atención al cliente utiliza ampliamente Herramientas CRM de IA y chatbots con IA para responder a consultas repetitivas de los clientes, como "¿Cuándo abre la tienda?" o "¿Se puede devolver este producto?"
La automatización de tareas con IA elimina la carga de dar este tipo de respuestas a los trabajadores humanos, implicándoles sólo en cuestiones complejas. También le ahorra la molestia de contratar trabajadores en turno de noche o de invertir dinero en más empleados en general.
Los avances en IA de Amazon, como Q in Connect y Amazon Connect Contact Lens, demuestran cómo se utiliza la IA para la automatización del servicio de atención al cliente.
Con tan solo unos clics, los líderes de los centros de contacto pueden aprovechar las nuevas capacidades de la IA generativa de Amazon Connect para mejorar los más de 15 millones de interacciones con clientes que se gestionan en Amazon Connect cada día" Pasquale DeMaio vP, Amazon Connect, Aplicaciones AWS
3. Análisis de datos y análisis predictivo
Gran parte de la toma de decisiones se basa en vastos conjuntos de datos, encuestas e informes, que pueden resultar abrumadores para sus colegas humanos debido a su enorme volumen. Aquí es donde la IA adquiere un valor incalculable con sus capacidades de aprendizaje automático, PNL y visión por ordenador.
La automatización de tareas con IA puede analizar con precisión grandes conjuntos de datos y proporcionar la información necesaria, lo que permite a los equipos empresariales centrarse más eficazmente en el trabajo relevante para su campo. Por supuesto, no se puede omitir por completo el elemento humano del proceso de toma de decisiones, especialmente en aspectos como el análisis de sentimientos. Este es el aspecto de la combinación en la práctica:
vía harvard Business Review La IA puede automatizar tareas de marketing como campañas de correo electrónico y texto, gestión de publicaciones en redes sociales, generación de recomendaciones personalizadas de productos o creación de copias para redes sociales. Esto le ayuda a llegar a más clientes en las plataformas adecuadas en el momento oportuno y, en última instancia, a aumentar las ventas.
Además, un reciente estudio de McKinsey prevé que la IA podría suponer hasta un 4,4 billones de dólares de valor a la economía mundial en 2030, siendo el marketing uno de los principales beneficiarios.
En la imagen superior, tenemos a Heinz utilizando una versión de Dall-E para producir campañas visuales galardonadas utilizando IA de texto a imagen y automatizando el proceso de diseño gráfico, o a Coca-Cola utilizando.. Herramientas de creación de contenidos con IA para crear tarjetas de Navidad para una campaña festiva.
**5. Ventas
vía Razorpay Puede utilizar la IA para automatizar tareas de ventas como calificar clientes potenciales, programar citas con clientes potenciales y generar automáticamente correos electrónicos de seguimiento a intervalos fijos. Esto ayuda a su equipo de ventas a cerrar más acuerdos y aumentar los ingresos.
La IA y el aprendizaje automático transforman el sistema de evaluación de clientes potenciales al refinar continuamente los modelos de puntuación para identificar clientes potenciales. Esto permite a los equipos de ventas interactuar con los mejores clientes potenciales en el momento adecuado, aumentando las tasas de conversión y los ingresos.
La IA va más allá de los conjuntos de datos tradicionales y incorpora diversas fuentes de datos, como las redes sociales, las interacciones en el sitio web y la interacción por correo electrónico, para ofrecer una imagen completa de los clientes potenciales.
Por ejemplo, Puntuación de clientes potenciales impulsada por ML de Razorpay ejemplifica esta eficacia, logrando un aumento del 50% en el Valor Bruto de la Mercancía (VBM) mensual, una reducción del 70% en el esfuerzo del equipo y un ciclo de conversión un mes más corto.
Cómo automatizar tareas con IA
Ya hemos hablado mucho de lo que la automatización de tareas con IA puede hacer por usted, pero ahora vamos a hablar de cómo puede ponerla realmente al servicio de su negocio.
Para empezar con la automatización de la IA, siga estos pasos.
Paso 1: Identificar las tareas que se pueden automatizar
El primer paso consiste en identificar las tareas de su empresa que pueden automatizarse.
Concéntrese en tareas que consumen tiempo, propensas a errores o repetitivas. Sea consciente de lo que está automatizando. No automatice mucho a la vez, ya que puede ser difícil de gestionar.
Además, si acaba de empezar con la automatización, deje las áreas críticas para más adelante, cuando su empresa y sus equipos estén acostumbrados a la automatización de la IA.
Paso 2: Elegir las herramientas adecuadas
Este paso es prácticamente decisivo para su viaje de automatización de la IA. Con tantas Herramientas de automatización de IA elegir la adecuada es clave, en función de lo que necesite y lo que se ajuste a su presupuesto.
Por ejemplo, ClickUp y Asana son opciones sólidas para automatizar tareas y gestionar proyectos. Pero si te centras en AI email marketing y gestión, puede considerar Mailbutler o EmailTree.
Paso 3: Configurar la herramienta
Después de seleccionar una herramienta de automatización de procesos el siguiente paso es configurarla. Esto suele implicar proporcionar a la herramienta datos de formación y configurarla para automatizar las tareas deseadas.
También puedes hablar con tus proveedores de servicios de IA y desarrollar soluciones a medida para tus problemas.
Paso 4: Pruebas y supervisión constantes
Una vez configurada la herramienta de IA, es esencial probar y supervisar el rendimiento de las tareas automatizadas. Esto garantiza que la herramienta funciona correctamente y automatiza con eficacia las tareas deseadas.
Realice auditorías de forma constante para garantizar la seguridad, privacidad y transparencia de los datos.
Por qué ClickUp es La mejor herramienta de automatización de IA
Seleccionar la herramienta adecuada para su viaje de automatización es esencial. Pero aquí está la cosa: ahora puede saltarse el dolor de cabeza de elegir una herramienta de IA diferente para cada tarea.
Sí, existe un software que condensa todas esas funcionalidades en un pequeño y ordenado paquete: ClickUp.
Echemos un vistazo a algunas de sus funciones de IA y automatización más interesantes.
El cerebro de ClickUp
ClickUp Brain es una forma supersencilla y a la vez supereficaz de automatizar una gran variedad de tareas para su organización
ClickUp viene con el innovador asistente de IA incorporado Cerebro ClickUp . Es la primera red neuronal del mundo que integra tareas, documentos y personas en la base de conocimientos de su empresa con IA.
Las tres características principales incluyen:
- Administrador de conocimientos de IA: Formule preguntas y extraiga respuestas automáticamente desde cualquier lugar de su espacio de trabajo ClickUp
- Administrador de proyectos de IA: Gestionar y automatizar múltiples tareas como resumir hilos de chat y actualizaciones para completar tareas, asignaciones, etc
- Escritor de IA: Crear contenido y borradores de respuestas para los clientes de forma automática utilizando el AI Writer
Además, ClickUp Brain se integra con otras herramientas, facilitando la transferencia de datos sin problemas.
Puede utilizar Integraciones de ClickUp para integrar fácilmente aplicaciones populares como HubSpot, GitHub y Twilio o crear webhooks personalizados para cualquier otra aplicación, lo que permite una automatización perfecta en toda su pila digital desde una plataforma centralizada.
ClickUp AI Builder
el AI Builder de ClickUp recibe información en lenguaje natural y automatiza al instante tareas o proyectos de acuerdo con sus especificaciones_
Una característica única que diferencia las capacidades de automatización de ClickUp de las de otras aplicaciones es su interfaz intuitiva AI Builder .
Usando ClickUp Brain, el AI Builder hace automatización del flujo de trabajo sin esfuerzo para cualquier equipo. Solo tienes que describir la automatización que necesitas en un lenguaje sencillo y nuestra IA integrada configurará rápidamente la automatización de tareas en cualquier espacio, carpeta o lista.
ClickUp Tareas Recurrentes
configure Tareas Recurrentes con ClickUp para reprogramar automáticamente las tareas repetitivas_
Y si no quiere perder demasiado tiempo automatizando manualmente tareas sencillas que surgen a diario, semanalmente, mensualmente o en cualquier intervalo fijo, utilice Tareas recurrentes de ClickUp . Puede elegir entre repeticiones Diarias, Semanales, Mensuales, Anuales, Días después o Personalizadas.
La característica de Tareas Recurrentes también le permite crear especificaciones personalizadas de cuando la tarea debe repetirse, como después de que se haya completado o después de un cierto período de tiempo. Usted tiene mucha libertad con esta característica, ya que prácticamente puede repetir tareas de cualquier manera que usted pueda imaginar.
Biblioteca de Automatización ClickUp
la librería de automatización de ClickUp te ofrece más de 100 opciones de automatización When-Then pre-construidas_
ClickUp viene con una gran cantidad de funciones de automatización bajo Automatización de ClickUp . Incluye plantillas, accesos directos, automatización del correo electrónico, registros de auditoría e integraciones que le ayudarán a agilizar sus tareas diarias.
Hablando de plantillas, ClickUp ofrece más de 100 plantillas prediseñadas en su biblioteca de automatización. Éstas le ayudarán a automatizar rápidamente tareas repetitivas como asignar tareas, publicar comentarios, cambiar estados, mover listas y mucho más.
ClickUp no sólo se encarga de la automatización interna, también es un campeón en atención al cliente. Mejore la eficacia de sus comunicaciones con la automatización del correo electrónico de ClickUp.
Responda a los comentarios de los clientes enviados a través de Formularios ClickUp automáticamente, asegúrese de que sus socios y proveedores estén informados con actualizaciones automáticas del proyecto, y mucho más.
Registros de auditoría de ClickUp
supervise todas las acciones de automatización, incluidos los éxitos y los fracasos, con los registros de auditoría
Si le preocupa perderse en este mar de automatización, ClickUp también tiene una solución para ello.
Con Registros de auditoría de ClickUp con los registros de auditoría de ClickUp, puede realizar fácilmente un seguimiento del estado, las acciones y las ubicaciones de la automatización. También puede verificar los detalles y realizar los ajustes necesarios desde un panel de control unificado, lo que garantiza una gestión perfecta de sus procesos automatizados.
La potente gestión de proyectos de ClickUp combinada con la automatización ha dado grandes resultados a nuestros clientes. Por ejemplo, en STANLEY Security, una empresa global de soluciones de seguridad, ClickUp ayudó a reunir a todos los equipos distribuidos en una única plataforma. Pudieron ahorrar más de 8 horas a la semana y reducir el tiempo de generación de informes en un 50%.
"Podemos personalizar y automatizar ClickUp para adaptarlo a cada iniciativa específica, y nos ha permitido agilizar y simplificar nuestros flujos de trabajo, lo que ha aumentado exponencialmente la capacidad de nuestro equipo."
Connor Nash, Director de Análisis de Experiencia Global, Seguridad STANLEY
Desafíos operativos, éticos y de privacidad de la implantación de la IA
Aunque la automatización de la IA señala indudablemente el advenimiento del futuro, su implantación en las empresas todavía está en bruto. Examinemos algunos de estos retos y exploremos posibles soluciones.
Desafíos operativos
El primero de nuestra lista son los retos operativos que obstaculizan las capacidades de IA en el lugar de trabajo . Veámoslo más de cerca:
- Coste de implantación: Depende de para qué se utilice la IA. El precio será relativamente bajo para la creación de contenidos sencillos o la asistencia. Sin embargo, si necesita analizar grandes conjuntos de datos, necesitará la potencia informática para respaldarlo. Como empresa, podría incurrir en grandes costes de integración de bases de datos y de formación de datos de larga duración. La mejor solución es un servicio SaaS con funcionalidad de IA incorporada y otrosherramientas de automatización del flujo de trabajo.
- Calidad de los datos: La calidad de los resultados de la IA depende de los datos con los que se alimenta. Pero el problema es el siguiente: en muchas empresas, los datos están dispersos, divididos en silos, desorganizados o simplemente son de baja calidad. Y eso es un gran obstáculo para aprovechar las ventajas de la IA. Los llamados "datos sucios" pueden ser obsoletos, inexactos, incompletos o incoherentes. Antes de poder hacer algo útil con ellos, hay que limpiarlos. Esto significa eliminar errores, completar los datos que faltan y asegurarse de que todo es coherente y está actualizado
- Falta de conocimientos técnicos: Adoptar la IA requiere conocimientos técnicos y habilidades de los que carecen muchas organizaciones. Poner en marcha la IA puede resultar complicado sin esos conocimientos, lo que frena todo su potencial. Pero aquí está la solución: es simple, aunque puede requerir algunos recursos: invierta en la formación de sus empleados para manejar estos cambios
- Integración con sistemas heredados: Los sistemas heredados suelen ser incompatibles con la IA. La modificación de estos sistemas para adaptarlos a la IA suele ser compleja y requerir mucho tiempo. La integración dificultosa con los sistemas existentes puede dar lugar a ineficiencias y a un aumento de los costes. Modernizar estos sistemas con un marco operativo eficiente y tecnologías de vanguardia para facilitar la adopción de la IA
Desafíos éticos
Una encuesta de PwC reveló que el 85% de los directores generales creen que la IA cambiará significativamente su negocio en los próximos cinco años, siendo las preocupaciones éticas una cuestión clave.
La IA se enfrenta a muchos problemas éticos, como:
- Privacidad y seguridad de los datos: Los sistemas de IA dependen en gran medida de los datos, y la recopilación, almacenamiento y análisis de grandes cantidades de información personal y sensible plantea problemas de privacidad y seguridad. Salvaguardar estos datos según las leyes locales y garantizar su uso responsable es crucial para mantener la confianza en las tecnologías de IA
- Falta de transparencia en la toma de decisiones de la IA: Los algoritmos de la IA son complejos, y la forma en que llegan a ciertas decisiones puede no estar clara para las personas sin conocimientos técnicos. Esta falta de transparencia puede suscitar preocupaciones sobre sesgos y prejuicios, especialmente en áreas críticas como la sanidad y la justicia penal
- **La automatización impulsada por la IA tiene el potencial de remodelar el mercado laboral. Con la automatización de muchas de las tareas relacionadas con el conocimiento, los trabajadores tendrán que mejorar sus cualificaciones o incluso cambiar de profesión
"La veo (la IA) como un potenciador de la productividad. Destruirá empleo en algunas áreas; es decir, habrá partes de los mercados laborales en las que las tareas puedan sustituirse hasta cierto punto.
Pero entonces también encontrará otras formas de innovar y crear más puestos de trabajo en otros lugares. Quiero decir, esta es la historia del crecimiento económico y la innovación durante cientos de años, que tienes una innovación que es básicamente ahorro de trabajo y que reduce el empleo en algunas áreas, pero luego lo impulsa en otras" Jan Hatzius economista Jefe, Goldman Sachs
¿La solución? Un cambio de perspectiva
Las empresas deben promover la transparencia en la toma de decisiones sobre IA, establecer directrices éticas para su uso y realizar auditorías frecuentes para identificar sesgos. Adoptar medidas para mejorar la cualificación de su mano de obra, de modo que haya poca tracción a la hora de adoptar la automatización de la IA.
En una interesante conversación, Pascal Bornet, Autor de IRREPLACEABLE & Automatización Inteligente habla de un camino intermedio en el que la IA y las habilidades humanas desempeñan el mismo papel en la realización de los trabajos. Destaca la importancia de desarrollar y reforzar las capacidades humanas únicas, denominadas "Humics ", que son difíciles de reproducir por la IA.
Entre ellas están:
- Creatividad genuina: Creación de ideas originales y expresiones artísticas basadas en experiencias humanas, emociones e intuición
- Pensamiento crítico: Análisis de la información, cuestionamiento de los supuestos y formulación de juicios éticos basados en valores y contextos humanos
- Autenticidad social: Establecer relaciones profundas basadas en la confianza, comunicarse con empatía y liderar a los demás con inteligencia emocional
Al centrarse en estas Humics y crear sinergias con la IA, las personas pueden aumentar su valor automatizando las tareas rutinarias y enfatizando la creatividad humana y las habilidades interpersonales.
Bornet también aconseja que los empleados estén "preparados para el cambio", si realmente quieren mantenerse al día en un mundo impredecible y que cambia con rapidez.
Haz que la IA trabaje para ti con ClickUp
La IA es el futuro, de eso no hay duda. ¿Incorporarla a la automatización de su empresa? Eso sí que reducirá costes y liberará tiempo de sus empleados.
Sin embargo, el principal factor decisivo es su elección de Software de automatización de tareas de IA . Puede optar por la vía especializada y buscar la ayuda de distintas aplicaciones de IA para diferentes tareas.
Pero cuando se trata de automatización centralizada, no existe una plataforma tan completa como ClickUp. Es fácil de usar, potente, flexible y rentable. No necesita conocimientos de codificación para incorporar automatizaciones personalizadas o preconstruidas a su flujo de trabajo.
Entonces, ¿qué le retiene aquí? Pruebe ClickUp gratis ¡hoy mismo!